Tài liệu QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục lục: A. B. C. D. Quy định tài chính chung của Công ty Quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ Công ty Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính Quy trình lưu chuyển chứng từ HÀ NỘI – NGÀY … THÁNG … NĂM 20… A. QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG I. QUY ĐỊNH CHUNG 1. Dự trù kế hoạch ngân sách : o o o o o o Định kỳ hàng năm (vào cuối qúy 4 năm trước) các trưởng phòng, ban lên kế hoạch ngân sách (bao gồm kế hoạch doanh thu và chi phí) của phòng, ban mình gửi về pḥng TC-KT để tổng hợp, cân đối và lên kế hoạch ngân sách của toàn công ty. Trên cơ sở đó, Tổng Giám đốc tŕnh bày kế hoạch ngân sách trong năm trước Hội Đồng Quản Trị trong cuộc họp cuối cùng của năm trước. Căn cứ kế hoạch đă được duyệt, Kế toán trưởng lên kế hoạch chi tiết phần kinh phí hoạt động cho năm tới và thông qua Tổng Giám đốc rồi gởi về cho các phòng, ban. Các phòng, ban căn cứ trên bảng kế hoạch chung lên dự trù kinh phí hàng tháng và gởi về cho Pḥng TCKT trước ngày 30 hàng tháng. Pḥng TCKT tổng hợp lại kinh phí toàn công ty gởi các thành viên liên quan tham khảo chậm nhất vào ngày 10 của đầu tháng kế tiếp. Các Phó Tổng Giám đốc được ủy quyền có toàn quyền sử dụng ngân sách đă được duyệt trong phạm vi bộ phận ḿnh phụ trách nhằm tạo tính chủ động cao hơn cho cho các cấp trong giải quyết công việc. Riêng khi thực hiện ngân sách cho đầu tư th́ phải báo cáo và được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc để đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể. 2. Hạn mức chi phí: 2.1. Hạn mức sử dụng điện thoại: 2.1.1. Hạn mức sử dụng điện thoại di động: Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động theo các hạn mức sau: • • • • • Tổng Giám đốc : 2.000.000 đ/tháng Phó Tổng giám đốc : 1.500.000 đ/tháng Giám đốc sản xuất, trưởng các pḥng ban : 400.000 đ/tháng Lái xe : 150.000 đ/tháng Các trường hợp khác do Tổng Giám Đốc quyết định. Số thuê bao ĐTDĐ là một ID đối với mỗi chức danh, và ID sẽ được giữ ổn định cho từng vị trí tương ứng với chức danh đó. Trong trường hợp sử dụng vượt hạn mức, người sử dụng phải làm giải tŕnh cho cấp có thẩm quyền duyệt. Nếu do công việc phát sinh, cấp thẩm quyền đồng ư duyệt chi. Pḥng TCKT sẽ hạch toán vào chi phí của pḥng ban đó. Nếu bất hợp lư, không có cấp thẩm quyền duyệt, cá nhân đó phải hoàn lại phần sử dụng vượt định mức. Khi chuyển công tác, hạn mức sẽ điều chỉnh phù hợp vị trí mới. Trong trường hợp tạm nghỉ trong thời gian quá 1 tháng theo quy định của Luật Lao động (nghỉ sanh, nghỉ ốm.) hoặc theo sự chấp thuận của công ty th́ hạn mức điện thoại di động tạm thời ngừng áp dụng. 2.1.2. Hạn mức sử dụng điện thoại bàn: Nhằm sử dụng tài sản được công ty trang bị một cách tiết kiệm và hiệu qủa nhất, các pḥng ban cần nêu cao ư thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại bàn vào việc riêng, một số trường hợp công ty sẽ khoá hướng gọi di động hoặc liên tỉnh. 2.2. Hạn mức công tác phí: 2.2.1. Một số qui định : Công tác phí là một khoản chi phí trả cho nhân viên công ty được cử đi công tác trong và ngoài nước để trả tiền vé tàu ,xe cho bản thân và cước hành lư, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có), chi phí cho nhân viên trong những ngày đi đường và ở nơi đến làm việc. o o o o o o o Công tác phí sẽ được trả trên cơ sở chi phí hợp lư với các hóa đơn thanh toán không vượt quá mức quy định cho từng cấp bậc. Ngoài phụ cấp căn bản và tiền ăn (được quy định dưới đây), các hóa đơn không hợp lệ hay các khoản chi không có chứng từ đều không được chấp nhận, ngoại trừ các khoản chi đă được duyệt trước khi thực hiện. Đối với Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc: chi phí ăn uống để tiếp khách xem như chi phí marketing không nằm trong chi phí công tác. Phụ cấp cơ bản chỉ được tính khi đi công tác có nghỉ qua đêm tại nơi công tác. trường hợp công tác trong ngày sẽ không được tính phụ cấp cơ bản. Nếu các chi phí thực tế hợp lư với các hóa đơn hợp lệ vượt quá số tiền được qui định cho từng chức vụ, ảnh hưởng bởi các yếu tố liên quan khác như: điều kiện sống, giá cả của từng vùng sẽ được Tổng Giám đốc xem xét cho từng trường hợp. Trước khi đi công tác ngoài phạm vi làm việc (TP Hà Nội), cá nhân được cử đi công tác cần điền vào phiếu Lệnh Công tác và được xác nhận của người phụ trách trực tiếp. Trường hợp các thành viên Ban Tổng Giám đốc đi công tác sẽ do thư kư hoặc trợ lư Ban Giám đốc lập. Lệnh Công tác do pḥng hành chính nhân sự in ấn, quản lư và giao cho từng bộ phận sử dụng. Lệnh Công tác là cơ sở để Pḥng TCKT chi tạm ứng công tác hoặc thanh toán công tác phí theo mức được qui định trong qui định này. 2.2.2.Nội dung công tác phí: Công tác phí bao gồm những nội dung sau: o o o Tiền vé máy bay, vé tàu, xe, đi và về từ cơ quan đến nơi công tác. Phụ cấp công tác phí, tiền ăn, tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày Các khoản chi công tác phí nói trên được thanh toán theo qui định cụ thể sau đây: 1. Công tác phí trong nước : a. Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe: Nhân viên đi công tác bằng các phương tiện giao thông nhà nước, hợp doanh, tư nhân, nếu có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp th́ được thanh toán theo giá cước qui định. Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé máy bay, vé tàu, xe, cước qua phà, đ ̣ ngang, lệ phí sân bay, phí cầu đường và cước hành lư (nếu có). Nếu nhân viên tự túc phương tiện đi công tác th́ được thanh toán tiền tàu xe theo gía cước vận tải ô tô hành khách hiện hành tại địa phương cho số km thực đi. b. Phụ cấp công tác phí: o Phụ cấp cơ bản: Phụ cấp cơ bản nhằm hỗ trợ nhân viên khi đi công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn b́ nh thường hàng ngày và thuê chỗ nghỉ lại tại nơi đến công tác. Mức phụ cấp qui định như sau : o Phụ cấp cơ bản: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 300.000 VNĐ/ ngày + Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 50.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân : 20.000 VND/ ngày : 350.000 VNĐ/ ngày + Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 250.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân 150.000 VND/ ngày c. Chi phí lưu trú, khách sạn: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : d. Phụ cấp công tác khác: o Phụ cấp công tác khác (xăng xe công tác) chỉ áp dụng cho những nhân viên thường xuyên phải đi lại công tác bằng phương tiện cá nhân nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày, mức phụ cấp dược áp dụng như sau: + Thường xuyên công tác trên 20 ngày/tháng : 100.000 VND/tháng + Thường xuyên công tác từ 10 đến dưới 20 ngày : 50.000 VND/ tháng + Thường xuyên công tác từ 5 đến dưới 10 ngày : 20.000 VND/ tháng + Công tác dưới 05 ngày không tính phụ cấp. o o Mức phụ cấp được chi theo bảng chấm công ngày công tác thực tế của pḥng HCNS và chi vào kỳ thanh toán tiền lương cuối tháng. Các pḥng, ban, bộ phận có nhân viên được hưởng chế độ phụ cấp này phải lập danh sách tŕnh Tổng giám đốc kư duyệt làm cơ sở cho việc thanh toán. khi có sự thay đổi nhân sự cần phải điều chỉnh hoặc do yêu cầu, nhiệm vụ cần bố trí công tác khác, các bộ phận phải lập lại danh sách để điều chỉnh kịp thời. 2. Công tác phí nước ngoài: Cán bộ công nhân viên được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài được hưởng các khoản sau đây : o o Chi phí chuyên chở khứ hồi, kể cả hành lư và tài liệu. Chi phí ăn uống tối đa được duyệt cho từng ngày, yêu cầu đảm bảo chứng từ hợp là: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 150 USD + Các nhân viên khác : 50 USD + Ban Tổng Giám Đốc, HĐQT : 100 USD + Các nhân viên khác : 50 USD o o Chi phí lưu trú khách sạn (ngày): Phụ cấp cơ bản: + Ban Giám đốc, HĐQT: • • • 50 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày, 70 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, 100 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên. + Các nhân viên khác: • • • o o 30 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày, 50 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, 70 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên Chi phí đi lại, lệ phí sân bay được thanh toán khi xuất tŕnh chứng từ đầy đủ. Các chi phí công tác phải được dự trù và ghi rơ từng loại trong phiếu đề nghị tạm ứng và được cấp có thẩm quyền duyệt trước khi cá nhân đó đi công tác hoặc trước khi thực hiện tác vụ. 2.2.3.Qui định sử dụng phương tiện công tác: Cự ly dưới 50 km : Phương tiện sử dụng là các phương tiện cá nhân hoặc phương tiện vận tải công cộng khác trừ phần qui định tại điểm b dưới đây. Các nhân viên từ cấp trưởng pḥng trở lên khi đi giao dịch và thủ qũi khi đi rút tiền tại Ngân hàng được phép sử dụng ô tô nếu cần thiết. • • Cự ly trên 50 km : Tùy trường hợp và tính chất công việc, công ty sẽ bố trí phương tiện công tác, phương tiện vận tải công cộng hoặc thuê xe ô tô trên cơ sở đề nghị của các bộ phận cho phù hợp. 2.3. Chi phí khác: o Chi phí tiếp khách, giao tế, quà biếu sẽ do cấp có thẩm quyền duyệt tùy theo tính chất công việc. II. THẨM QUYỀN DUYỆT Tổng Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao nhất trong toàn Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc quy định ủy quyền cho các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban trong từng lĩnh vực cụ thể và cho các trường hợp đặc biệt khác. o o o o o o Kế toán trưởng là người được Tổng Giám đốc ủy quyền để xem xét toàn bộ hoạt động thu chi tài chính. Trong một số trường hợp, Kế toán trưởng có thể xin ư kiến Tổng Giám đốc trước khi kư duyệt chứng từ. Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi phí nằm trong kế hoạch đă được Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Kế toán trưởng được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi trên khi Tổng Giám đốc đi vắng và phải báo cáo cho Tổng giám đốc để được xác nhận lại trên chứng từ đă duyệt, ngoại trừ trường hợp Kế toán trưởng đă được ủy quyền bằng văn bản của Tổng giám đốc về quyền duyệt chi. Trường hợp các pḥng ban hoán chuyển mục đích sử dụng chi phí phải được sự đồng ư của Tổng giám đốc. Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban phải giải tŕnh nội dung các khoản chi khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Tổng giám đốc cho toàn bộ chi phí hoạt động của pḥng ban ḿnh. Ban Tổng giám đốc có thẩm quyền duyệt chi các loại chi bất thường, đặc biệt. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp, hợp lư của các loại chứng từ trước khi thanh toán. Đối với các chứng từ không hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, mặc dù chứng từ đă được cấp có thẩm quyền duyệt chi. Các trường hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc duyệt chi. III. THỦ TỤC CHỨNG TỪ, NỘI DUNG THANH TOÁN o Các pḥng ban khi lập chứng từ thanh toán với Pḥng TCKT phải ghi rơ loại chi phí để theo dơi. Riêng đối với các khoản chi thực hiện dự án, công tŕnh o (chi phí vật tư,hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân công, ca máy thi công, các chi phí vật chất khác... cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công tŕnh nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán cũng như đẩy nhanh tiến tŕnh thực hiện công việc. Pḥng TCKT có trách nhiệm giám sát từng loại chi phí cụ thể của các pḥng ban trong toàn Công ty, đối chiếu báo cáo định kỳ. Các pḥng ban phải tự theo dơi khoản chi cụ thể của pḥng ban ḿnh và đối chiếu với Pḥng TCKT khi thực cần thiết. - Hóa đơn thanh toán phải có đủ các yếu tố : tên đơn vị bán, địa chỉ, con dấu,mă số thuế của đơn vị bán; tên công ty mua (Cty Cổ Phần Nước Và Môi Trường), địa chỉ, mă số thuế người mua (0302490128). - Hoá đơn thanh toán có dấu hiệu tẩy xoá, sửa chữa… bất cứ h́ nh thức va noi dung nào đều được coi là không hợp lệ. o o o o o Chứng từ hóa đơn có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên yêu cầu phải có hóa đơn đỏ (Bộ Tài chính) hay hóa đơn đặc thù của đơn vị bán. Trong trường hợp không thể có hóa đơn đỏ th́ sử dụng hóa đơn bán lẻ có đóng dấu của đơn vị với giá trị thanh toán không quá 100.000 VNĐ. Các chứng từ có giá trị thấp phải đảm bảo tính hợp lư. Đối với các khoản tạm ứng, phải giải tŕnh chậm nhất vào ngày cuối của mỗi tháng. Trong trường hợp công việc c ̣n đang thực hiện không thể giải tŕnh, cá nhân tạm ứng phải lập phiếu đề xuất tŕnh Tổng giám đốc duyệt và gửi về cho Pḥng TCKT trước ngày cuối của mỗi tháng. Để tạm ứng các khoản tiếp theo, phải thanh toán dứt điểm (đối với những công việc đă hoàn thành) các khoản đă tạm ứng trước đó hoặc phải giải tŕnh chi tiết (đối với công việc c ̣n đang dở dang), nếu không pḥng TC-KT sẽ từ chối thực hiện, ngoại trừ có ư kiến chỉ đạo khác từ Tổng Giám Đốc. Nội dung thanh toán phải tuân thủ các Qui định quản lư tài chính của công ty có hiệu lực hiện hành( con hieu luc thi hanh). Các trường hợp đặc biệt khác do Ban Giám đốc quyết định. IV. CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG 1. Mẫu 01 : "Phiếu đề nghị tạm ứng" Được sử dụng khi các bộ phận hay cá nhân cần ứng trước tiền cho hoạt động liên quan trực tiếp đến công ty, đi công tác bên ngoài (phục vụ cho dự án), hoặc khi cần đề xuất sử dụng chi phí trong giao tiếp, quà biếu. Tổng Giám đốc hay người có thẩm quyền phải kư duyệt trước khi tạm ứng. Mẫu này c ̣n được áp dụng trong trường hợp các cá nhân có nhu cầu tạm ứng sử dụng mục đích riêng. 2. Mẫu 02 : "Phiếu đề nghị thanh toán" or “Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng” Giải trình, liệt kê tất cả các khoản chi có liên quan (đính kèm chứng từ) để Phòng TCKT giải chi nợ tạm ứng hoặc thanh toán những khoản chi tiêu. Được sử dụng để giải trình các khoản chi đã có tạm ứng trước hoặc không tạm ứng trước. Giải trình này chỉ được thanh toán khi có chữ kí duyệt cuối cùng của Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền. 3. Mẫu 03 : "Phiếu đề xuất" Dùng để đề xuất một số công việc khác bằng tiền, không nằm trong các mẫu nêu trên (tạm ứng, thanh toán). 4. Mẫu 04 : "Kế hoạch ngân sách" Dùng để lập kế hoạch ngân sách, kinh phí hoạt động của các pḥng, ban. Riêng ngân sách cho đầu tư không nằm trong kế hoạch ngân sách này mà sẽ được báo cáo để được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc nhằm đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể. 5. Mẫu 05 : "Lệnh công tác" Dùng để xác nhận thời thời gian và địa điểm công tác của CBNV, làm cơ sở cho Pḥng TCKT thanh toán chế độ công tác phí và các khoản chi phí khác. Ghi chú : Riêng mẫu 02 phải ghi rơ loại chi cho từng hóa đơn. Qui định này có hiệu lực kể từ ngày __ / __ /2011 , cho đến khi có thay đổi khác bằng văn bản. Băi bỏ những văn bản ban hành trước đây. TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký QUYẾT ĐỊNH (V/v : Ban hành quy trình Kế toán & Kiểm toán nội bộ Công ty) • • • • Căn cứ điều lệ Công ty Căn cứ luật kế toán Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc Công ty; Căn cứ vào quy mô và tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổng Giám đốc Công ty Quyết định Điều 1: Ban hành quy trình kế toán & kiểm toán nội bộ Công ty bao gồm các phần sau: • • Quy trình kế toán; Quy trình kiểm toán nội bộ Điều 2: Các nội dung cụ thể của quy trình: B. QUY TRÌNH KẾ TOÁN 1/. Thực hiện quy chế thu chi: Bộ phận kế toán cần quy định rõ quy chế thu chi, bao gồm trình tự thực hiện và các chứng từ có liên quan. QUY CHẾ THU CHI a/. Lập chứng từ kế toán: Để việc thu chi được tiến hành nhanh chóng, người thực hiện nghiệp vụ này cần tiến hành lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh hoặc đã hoàn thành. Mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Ví dụ: Người thực hiện thu chi trực tiếp hoặc thu hộ, chi hộ cần lập giấy đề nghị kèm các chứng từ chứng minh có liên quan đến việc thu chi. Chứng từ kế toán cần ghi đủ các yếu tố sau: 1. Tên gọi của chứng từ (Thu, chi, hoá đơn,…) 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Số liệu chứng từ 4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ 5. Nội dung chứng từ phát sinh 6. Ghi rõ số lượng và giá trị (bằng số, bằng chữ) 7. Chữ ký của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung chứng từ Chứng từ kế toán cần lập đủ các liên tùy theo yêu cầu lưu giữ của cá nhân và công ty để đối chiếu khi cần thiết. Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ gốc và chứng từ tự lập) đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị. b/. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị đề nghị hoặc được giám đốc đơn vị ban hành thành nội quy công ty. Bao gồm các bước: - Lập chứng từ kế toán và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ. - Kiểm tra chứng từ kế toán - Ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Hiện nay, theo trình tự được sử dụng tại công ty có thể chia thành các bước như sau: Bước 1: Lập chứng từ kế toán thu Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán Kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra chứng từ kế toán gồm: 1. Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các nội dung ghi chép trên chứng từ 2. Tính hợp lệ, hợp pháp của nội dung công việc phát sinh 3. Tính chính xác của số liệu, dữ kiện ghi trên nội dung chứng từ 4. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập chứng từ. Kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện nội dung phát sinh vi phạm nội quy quy định của công ty, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của nhà nước thì kế toán thanh toán được quyền từ chối không thực hiện, đồng thời báo ngay kế toán trưởng và giám đốc biết để kịp thời xử lý công việc. Đối với các chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc số liệu không rõ ràng, kế toán thanh toán phải trả lại và hướng dẫn người lập chứng từ bổ sung thủ tục, sửa đổi, điều chỉnh cho chính xác. Sau khi trình ký duyệt chứng từ, kế toán thanh toán vào sổ kế toán thu chi hoặc sổ cái (nếu kế toán tổng hợp kiêm nhiệm) và chuyển giao cho thủ quỹ tiến hành thu chi. Theo quy định hiện hành, các chứng từ thu chi phải bao gồm các chữ ký: - Phiếu thu: tối thiểu 4 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc Tổng Giám đốc) - Phiếu chi: gồm đủ 5 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng, Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán thanh toán và thủ quỹ phải đối chiếu số liệu thu chi quỹ, kiểm tra lượng tiền tồn quỹ và ký xác nhận số liệu quỹ. Bước 3: Nghiệp vụ quỹ tiền mặt Khi nhận chứng từ do kế toán thanh toán chuyển giao, thủ quỹ cần phải: * Kiểm tra đầy đủ chữ ký theo quy định * Nếu phát hiện có sai sót về nội dung ghi chép hay số liệu ghi trên chứng từ chưa rõ ràng có thể đề nghị kế toán thanh toán bổ sung các chi tiết có liên quan hoặc xác nhận lại số Iiệu chính xác của kế toán trưởng hoặc Tổng Giám đốc. Thủ quỹ được quyền từ chối thu chi nếu chưa đủ các chữ ký theo quy định hoặc nội dung số liệu ghi chép chưa rõ ràng. - Thủ quỹ không chịu trách nhiệm về nội dung hợp lệ, hợp pháp của chứng từ hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ phải đối chiếu với kế toán thanh toán về lượng thu chi đã phát sinh, xác định tồn quỹ… dưới sự giám sát của kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp (nếu được kế toán trưởng uỷ nhiệm thay mặt) - Thủ quỹ được giữ một liên chứng từ thu chi để chứng minh nghiệp vụ quỹ. Trường hợp nhằm đơn giản hoá thủ tục, khi chuyển giao phải có ký nhận của kế toán tổng hợp và thủ quỹ hết trách nhiệm khi chuyển giao. Bước 4: Kế toán tổng hợp - Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ theo sổ quỹ. Nếu đúng, phải ký xác nhận chứng từ thủ quỹ mới được nhận chứng từ. Xác nhận cần ghi rõ: số lượng chứng từ thu, số lượng chứng từ chi được chuyển giao trong kỳ - Sau khi nhận chứng từ, kế toán tổng hợp đề xuất với kế toán trưởng về việc định khoản các nghiệp vụ, tiến hành vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. - Hàng tháng, tổ chức đóng bộ chứng từ lưu trong tháng. Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ chứng từ. - Tham gia cùng kế toán trưởng về việc lập cân đối kế toán và phân tích tình hình hoạt động công ty. - Phối hợp với kế toán báo thuế để chuẩn bị chứng từ hợp lệ, hợp pháp báo thuế. Khi giao nhận chứng từ cho kế toán khai thuế phải tuân thủ nguyên tắc ký giao nhận, ghi rõ vào sổ kế toán số lượng chứng từ giao nhận. Bước 5: Kế toán thuế Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết, vào tình hình số liệu thực tế đã thực hiện hợp đồng và vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ được kế toán tổng hợp bàn giao: - Kế toán thuế lập cân đối khai thuế của hợp đồng, đề xuất cho kế toán trưởng phương án bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. - Phối hợp với các bộ phận thực hiện hợp đồng để tìm biện pháp thu được các hoá đơn chứng minh thực tế nghiệp vụ phát sinh với tỷ lệ cao nhất. - Lập và gửi các báo cáo thuế theo quy định cho cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. - Lập sổ sách và chịu trách nhiệm chính về việc lưu trữ các chứng từ chứng minh số liệu hợp đồng đã thực hiện với các cơ quan có liên quan. - Cùng với kế toán trưởng liên hệ làm việc với các cơ quan chức năng, bảo vệ, chứng minh các số liệu hợp đồng đã kê khai. Bước 6: Kế toán vật tư - tiền lương: * Kế toán vật tư tiền lương: Đối với các công ty có lượng luân chuyển vật tư và khối lượng tiền lương lớn, cần có vai trò của kế toán vật tư tiền lương để hỗ trợ cho kế toán trưởng và kế toán thanh toán giải quyết việc thanh toán được chính xác. - Tổ chức kiểm tra, theo dõi số lượng lao động, mức lương, thể thức thanh toán lương. Bảo đảm tính chính xác và hợp lý trong việc trả lương lao động. - Đề xuất các biện pháp tối ưu về BHXH, bảo hộ lao động, BHYT đối với lao động toàn công ty. - Kế toán lao động tiền lương vật tư phải là người am hiểu về chính sách sử dụng lao động, am hiểu về nghiệp vụ xuất nhập và bảo quản vật tư. - Là người chịu trách nhiệm theo dõi và ký xác nhận các số liệu liên quan đến vật tư, lao động tiền lương, giúp kế toán thanh toán và kế toán trưởng thanh toán được chính xác. Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ, kế toán trưởng được bố trí kiêm nhiệm phần hành hoặc các phần hành được bố trí phụ giúp KT tổng hợp và KT thuế hoàn chỉnh hệ thống sổ sách. 2/. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên phòng KTTC: 2.1/ Kế toán thanh toán: - Tổ chức, hướng dẫn việc lập và kiểm tra chứng từ được lập để thanh toán - Phối hợp với kế toán vật tư- tiền lương, thủ quỹ, quản lý nhà hàng, chi đúng theo quy trình thống nhất của công ty. - Phối hợp với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền mặt, bao gồm: phát sinh và tồn quỹ. Thường xuyên kiểm tra tồn quỹ cùng thủ quỹ. - Chịu trách nhiệm vào sổ kế toán thu chi đầy đủ và thường xuyên đối chiếu cùng số quỹ tiền mặt - Trình ký cho kế toán trưởng và ban giám đốc, luân chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đúng phần hành. - Chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc thu chi, đảm bảo không chi vượt, thu thiếu. 2.2/. Thủ quỹ: - Kiểm tra đầy đủ chữ ký và nội dung ghi chép chứng từ theo quy định trước khi thanh toán. - Sau khi thanh toán phải đảm bảo chữ ký của người giao dịch - Hàng ngày, phải đối chiếu với kế toán thanh toán về các phát sinh thu chi trong ngày, xác định tồn quỹ và kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế - Chịu trách nhiệm về việc an toàn của quỹ tiền mặt, tổ chức an toàn việc giao nhận tiền - Báo cáo kế toán trưởng và được quyền từ chối giao nhận tiền nếu không đủ điều kiện an toàn (giao dịch tại ngân hàng, tại cơ quan khách hàng,…) - Định kỳ hoặc đột xuất phải chịu trách nhiệm về tồn quỹ khi công ty tổ chức kiểm tra - Vào sổ quỹ tiền mặt đầy đủ kèm theo chứng từ chứng minh. Trường hợp bàn giao chứng từ. , phải có ký nhận số lượng phiếu giao nhận trực tiếp vào sổ quỹ tiền mặt hoặc biên bản rời (phải lưu giữ để chứng minh) đồng thời xác nhận tồn quỹ tiền mặt đến thời điểm bàn giao 2.3/. Kế toán vật tư- lao động, tiền lương: * Lao động, tiền lương: - Nắm vững các chính sách về lao động tiền lương, tham mưu cho kế toán trưởng các chế độ về BHXH, BHYT, bảo hộ tai nạn lao động,... và về chế độ lương của công ty. * Kế toán vật tư: - Tổ chức và theo dõi việc nhập xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị tại công ty và chịu trách nhiệm chính về việc cung cấp các số liệu kho - Tổ chức liên hệ với bộ phận vật tư để có: giá mua vật tư được duyệt để làm cơ sở giá thanh toán - Tổ chức nhận chứng từ nhập xuất vật tư tại nhà hàng để làm căn cứ thanh toán - Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất các kho - Đảm bảo đầy đủ sổ sách, thẻ kho ghi chép số liệu kho. - Ký xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của giá trị vật tư thực nhập giúp cho việc thanh toán được thuận lợi. 2.4/ Kế toán tổng hợp: - Thông thường, kế toán tổng hợp là người được chỉ định ký thay kế toán trưởng trong trường hợp kế toán trưởng vắng mặt, xử lý các vấn đề vướng mắc về thanh toán, luân chuyển chứng từ trước khi báo cáo kế toán trưởng. - Là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ của bộ phận kế toán. - Kế toán tổng hợp là người hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ, hệ thống sổ sách của toàn công ty. Lập các báo biểu kế toán, cùng kế toán trưởng tham gia việc điều hành hợp đồng về mặt kinh tế. Căn cứ quy trình hiện nay, kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ sau: a- Tiếp nhận, tìm hiểu, lưu trữ các hợp đồng, các văn bản do kế toán trưởng chuyển giao để tổ chức và theo dõi việc thực hiện. b- Định kỳ, tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ từ các phần hành kế toán có liên quan, phân loại chứng từ và đề nghị với kế toán trưởng phần định khoản chứng từ gốc. c- Căn cứ chứng từ gốc, mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán đã thống nhất với kế toán trưởng sử dụng trong công ty. d- Hàng tháng lập báo biểu kế toán trình kế toán trưởng. Hàng năm, lập báo cáo năm hoạt động e- Hàng tháng, đóng bộ chứng từ chi tiết để lưu trữ theo tháng. Hàng năm, đóng bộ các hợp đồng và văn bản liên quan, các báo cáo kế toán để lưu trữ theo năm. f- Định kỳ (tuần, tháng), tổ chức bàn giao chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho kế toán khai thuế. Chú ý khâu giao nhận tránh bị thất lạc chứng từ gốc. g- Cùng kế toán trưởng, chịu trách nhiệm giải trình, chứng minh và phân tích số liệu tình hình hoạt động của công ty do bộ phận kế toán báo cáo. - Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán tổng hợp được đề nghị từ 2 năm đến 5 năm tuỳ theo tình hình từng công ty, cá biệt có nơi áp dụng 1 năm nhưng thường xảy ra thiếu sót tài liệu cho năm sau. - Nếu việc mở sổ sách theo dõi (gồm sổ cái, sổ chi tiết), lập bảng cân đối ,... được thực hiện bằng vi tính phải chú ý khâu lưu trữ. - Nếu việc mở sổ sách bằng tay thì khối lượng kế toán tổng hợp khá căng thẳng do phải ghi chép trùng lắp nhiều lần, thường kế toán trưởng được quyền điều động nội bộ các phần hành khác để phụ giúp kế toán tổng hợp ghi chép sổ sách Riêng phần hành lập cân đối tổng hợp và phân tích theo dõi tình hình hoạt động phải trực tiếp do kế toán tổng hợp thực hiện. 2.5/ Kế toán thuế: - Là người đại diện kế toán trưởng giao dịch với các cơ quan chức năng về việc giải trình hoạt động của công ty - Là người thực hiện nhiệm vụ khai báo các số liệu hoạt động theo yêu cầu quản lý và nhà nước và chịu trách nhiệm chứng minh, phân tích và bảo vệ các số liệu đã kê khai. Kế toán thuế có nhiệm vụ: - Tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, các hợp đồng và các văn bản liên quan từ kế toán tổng hợp. - Tìm hiểu tình hình hợp đồng, phân loại chứng từ và đề xuất với kế toán trưởng về định khoản - Đề xuất với kế toán trưởng biện pháp bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ (thay cho các chứng từ chưa hợp lệ) để có cơ sở kê khai thuế đầy đủ, đúng tình hình kinh doanh. - Mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán của nhà nước - Kê khai báo thuế hàng tháng, hàng năm và cung cấp số liệu hoạt động theo yêu cầu của cơ quan chức năng. - Hàng tháng, năm đóng bộ chứng từ để lưu giữ theo quy định - Cùng kế toán trưởng chịu trách nhiệm chuẩn bị cho khâu giải trình, chứng minh, phân tích và bảo vệ số liệu tình hình hoạt động của công ty đối với cơ quan chức năng. - Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán được quy định từ 5 năm (chứng từ giản đơn) đến 10 năm - Việc mở sổ sách và lập các báo cáo thuế thường phải thực hiện bằng tay, nếu kế toán thuế không cập nhật kịp thời, kế toán trưởng có thể bố trí phần hành khác phụ giúp khâu ghi chép. Riêng phần hành tập hợp, phân loại, bổ sung chứng từ, cân đối tổng hợp và phân tích tình hình phải trực tiếp do kế toán thuế phụ trách không thể thay thế được. 2.6/ Kế toán trưởng: - Về nguyên tắc, kế toán trưởng chỉ chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán để ghi chép số liệu thực thu, thực chi, nhập xuất vật tư tại đơn vị để định khoản vào hệ thống sổ sách, lập các báo biểu kế toán phản ánh tình hình hoạt động. Đó là vai trò chính của bộ phận kế toán. Kế toán trưởng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: 1/. Đối với bên ngoài: - Tổ chức tham gia việc tiếp xúc với bên đối tác cùng lãnh đạo đơn vị để việc nhận hợp đồng kinh tế có tính chất cạnh tranh cao, trong đó vai trò kế toán trưởng tham mưu ban giám đốc có tính quyết định ở các mặt: giá cả, chính sách chế độ hợp đồng KT, thuế, hiệu quả kinh tế và đồng vốn thực hiện. Do đó HĐKT cần phải được thông qua kế toán trưởng trước khi ký kết và đóng dấu phát hành. Tốt nhất nên quy định rõ các thành phần tham dự bàn bạc HĐKT tại đơn vị trong hai trường hợp: * Trường hợp 1: cần quyết định ký kết nhanh * Trường hợp 2: có thời gian bàn bạc, phân tích Chú ý: HĐQT cần phân cấp thẩm quyền ký kết HĐKT của BGĐ: trong phạm vi nào phải thông qua HĐQT, phạm vi nào cần thống nhất với kế toán trưởng (không thông qua HĐQT), thường là các hợp đồng với giá trị nhỏ. - Tổ chức cân đối tài chính để thực hiện hợp đồng cùng BGĐ và HĐQT - Tham gia phương án thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế mang lại cho đơn vị. - Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận khác của công ty được nhịp nhàng, không gây ách tắc. - Tổ chức tham gia quyết toán cá hợp đồng đã thực hiện, chú ý trong lĩnh vực xây dựng bộ phận kế toán cần tham gia cả khâu nghiệm thu, bàn giao và giá cả quyết toán. 2/. Đối với bên trong: - Căn cứ tình hình hoạt động, quyết định các quy trình kế toán tại đơn vị và chịu trách nhiệm về quyết định này. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình thu chi, nhập xuất, lưu trữ chứng từ và các quy chế có liên quan. - Quyết định về việc kiêm nhiệm nhiệm vụ của các phần hành, đảm bảo việc thực hiện công tác kế toán được trôi chảy. - Cung cấp các số liệu về tình hình hoạt động tại đơn vị và các báo biểu kế toán. Như đã nêu phần trên, các số liệu kế toán chỉ phản ánh chính xác tình hình đã thực hiện do đó không thể phản ánh tổng quát tình hình hoạt động của đơn vị đang được định hướng Bộ phận kế toán cân nhắc, tham gia bàn bạc để lập phân tích tình hình hoạt động của đơn vị. Báo cáo phân tích này là chung của đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp kèm với báo cáo kế toán đã có các chỉ tiêu thực hiện. Điều này giúp HĐQT và ban lãnh đạo nắm được tình hình chung, định hướng được những vấn đề cần bám sát chỉ đạo thực hiện (dự kiến) để mang lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị (bộ phận kế toán chỉ chịu trách nhiệm về số liệu có trong báo biểu kế toán quy định) Chịu trách nhiệm khai báo thuế và cung cấp các dữ liệu cần thiết cho cơ quan chức năng, phân tích, chứng minh và bảo vệ các số liệu đã cung cấp. Tham mưu cho BGĐ và HĐQT về phương án tổ chức SXKD tại đơn vị, để hoạt động ngày càng có hiệu quả. QUY TRÌNH KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ Việc kiểm tra kế toán nội bộ cần xây dựng thành một quy trình, tránh tình trạng: 1/. Các báo cáo kế toán được lập không ai thông qua, không ai thẩm định xác nhận đúng sai, số liệu không được sử dụng đúng nơi, đúng lúc gây lãng phí công sức và không có tác dụng quản lý. 2/. Mặt khác, nên tránh tình trạng nơi nào cũng đòi hỏi bộ phận kế toán cung cấp số liệu, vi phạm nguyên tắc bảo mật của công ty, gây phản tác dụng về mặt quản lý. Trước hết cần phải thống nhất quy trình kiểm tra kiểm toán nội bộ. Theo quy định hiện nay, quy trình kiểm tra gồm các giai đoạn: a./ Kiểm tra đột xuất: Việc kiểm tra này sử dụng cho các công đoạn cần kiểm tra nhanh, tránh sự thất thoát tiền hàng, vật tư,...Ví dụ: kiểm tra quỹ tiền mặt, kiểm tra vật tư, nhân công tại công trình. Trong trường hợp tại thời điểm kiểm tra đột xuất có thất thoát tiền hàng, vật tư, lao động thì bộ phận quản lý trực tiếp tại khâu thất thoát phải chịu trách nhiệm. b/. Kiểm tra thường xuyên: Là những việc kiểm tra được thực hiện thường xuyên cho từng bộ phận Ví dụ: Giữa kế toán và thủ quỹ kiểm tra đối chiếu quỹ, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu các bộ phận phần hành, kế toán trưởng kiểm tra số liệu báo cáo của kế toán tổng hợp và kế toán phần hành * Kiểm tra khối lượng hoàn thành thực tế với chi phí thực tế đã chi ra * Kiểm tra khối lượng vật tư và nhân công đã sử dụng so với dự toán thi công * Kiểm tra việc sử dụng NVL, phụ liệu có đúng với quy chuẩn hay không. Việc kiểm tra đột xuất và thường xuyên có thể tổ chức cho các trưởng phó bộ phận tham gia kiểm tra chéo. c/. Kiểm tra định kỳ: Căn cứ các báo cáo do bộ phận kế toán lập, HĐQT và BGĐ cần tổ chức một bộ phận độc lập, có chuyên môn thẩm tra lại số liệu để xác định chấp nhận số liệu báo cáo hay phải sửa đổi bổ sung. Về nguyên tắc, các số liệu báo cáo phải kèm theo và khớp đúng với sổ sách chứng minh. Các số liệu ghi trên sổ sách phải có chứng từ chi tiết chứng minh, đó là trách nhiệm của bộ phận kế toán ghi chép và tổng hợp. Riêng nội dung và quyết định thu chi phải do BGĐ là người ra quyết định, bộ phận kế toán chỉ ghi nhận lại chứng từ. Bộ phận kế toán chỉ bị quy trách nhiệm khi việc thực hiện nghiệp vụ sai với nội dung hợp đồng đã ký kết vì đã thông qua hội đồng quản trị. Do đó cần quy định thành phần để thông qua việc ký kết HĐKT là rất quan trọng để các bộ phận phần hành theo dõi thực hiện. Trong tất cả các trường hợp, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cung cấp và chứng minh các số liệu kế toán đã phát sinh. Do đó, việc cung cấp số liệu của kế toán phần hành nhất thiết phải thông qua kế toán trưởng. HĐQT, BGĐ khi xét thấy cần thiết, căn cứ vào các báo cáo đã lập có thể yêu cầu bộ phận kế toán trực tiếp đối chiếu các công nợ, có ghi nhận để chứng minh về mặt số liệu. Điều 3: Điều khoản thi hành: • • Quyết định này có hiệu lực từ ngày được HĐQT ký duyệt thông qua. Các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm thi hành quyết định này. Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, CƠ CHẾ ĐIỀU HÀNH PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Trong nền kinh tế thị trường , nhất là trong xu hướng vận động toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới như hiện nay, việc mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc gia và khu vực trở thành điều kiện bắt buộc của sự phát triển. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt đó,vấn đề tài chính trở thành vấn đề hàng đầu của mỗi tổ chức cũng như của mỗi cá nhân trong cộng đồng, với ư nghĩa đó, quản trị tài chính và công tác kế toán có vai tṛ đặc biệt quan trọng, rất hữu ích và cũng đầy thách thức. Để thuận lợi trong công tác điều hành, quản lư cũng như nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ của pḥng TC-KT trong cơ cấu tổ chức quản lư của công ty phù hợp với t́nh h́ nh chung, nay công ty ban hành qui chế về “Tổ chức hoạt động- cơ chế điều hành pḥng TC-KT”. CHƯƠNG I: NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều 1: Cơ cấu tổ chức và điều hành Pḥng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lư kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng • • • • Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô và phạm vi hoạt động của Công ty Phù hợp với yêu cầu về khả năng quản lư, tŕnh độ chuyên môn Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu qủa. Điều 2: Việc phân công tổ chức và tên gọi chức danh điều hành quản lư, chức danh công việc của pḥng TCKT theo chỉ định của Ban Giám Đốc Công ty. Điều 3: Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu đối với từng chức danh điều hành quản lư được xác định rơ ràng, làm cơ sở cho các cán bộ được phân công, điều hành và xử lư công việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc của Pḥng TCKT. CHƯƠNG II : NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Điều 4: Nhiệm vụ của pḥng tài chính - kế toán : • • Ghi chép,tính toán, phản ánh số hiện có, t́nh h́ nh luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá tŕnh và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra t́nh h́ nh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ ǵn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những qui định do nhà nước ban hành. • Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dơi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Điều 5: Các phần việc kế toán: 5.1. Công việc kế toán của công ty gồm hai phần : phần kế toán tổng hợp và phần kế toán chi tiết. Phần kế toán tổng hợp chỉ ghi số tiền để phản ánh tổng quát t́nh h́ nh tài sản và hoạt động của công ty, phần kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng hiện vật hoặc thời gian lao động để chi tiết hoá và minh họa cho phần kế toán tổng hợp. 5.2. Chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ kế toán. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lư phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đă thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế toán. 5.3. Tài khoản và sổ kế toán : Tài khoản kế toán được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính qui định và được chi tiết hoá theo yêu cầu quản lư của công ty. Sổ kế toán gồm sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp và sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết. 5.4. Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh t́nh h́ nh tài sản , t́nh h́ nh về kết qủa hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định. 5.5. Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán 5.6. Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá tŕnh sử dụng cũng như lưu trữ. CHƯƠNG III: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH Điều 6 : Pḥng TCKT tổ chức theo mô h́ nh kế toán tập trung : Toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lư thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại pḥng TCKT. Điều 7 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng TCKT: (đính kèm) Điều 8 : Nhiệm vụ của Kế toán trưởng: 8.1. Nhiệm vụ điều hành: • • Là người lănh đạo cao nhất của pḥng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của pḥng do ḿnh phụ trách. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lư chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm được toàn bộ t́nh h́ nh tài chính của công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.