Tài liệu QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN

BÀI 2 QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN TS. Nguyễn Thị Hồng Thắm Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0016101206 1 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Trong môi trường kinh doanh ngày càng hội nhập sâu rộng của nước nhà, những áp lực cạnh tranh từ trong và ngoài nước đã buộc nhiều hãng phải xem xét các cách khác nhau để cắt giảm chi phí và loại trừ lãng phí. Tuy cắt giảm chi phí, họ vẫn phải tìm kiếm những ý tưởng sáng tạo. Nhiều công ty trong đó có công ty An Duy đã thực hiện điều này bằng việc giảm các cấp quản trị và tăng phạm vi kiểm soát. Cấu trúc phẳng hơn này có những lợi thế của giảm chi phí bằng việc loại trừ một số công việc quản trị và tăng ý tưởng bằng việc trao cho các cá nhân nhiều quyền lực hơn để ra quyết định. Hãy cho biết áp lực nào khiến công ty An Duy phải tiến hành thay đổi. Họ thay đổi cái gì? Lợi ích của việc thay đổi? Ai có thể không thích sự thay đổi này? v1.0016101206 2 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Lý thuyết:  Vì sao cần quản trị sự thay đổi?  Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi.  Phân tích hiện trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi.  Lập kế hoạch thay đổi.  Tổ chức thay đổi theo kế hoạch. • Khi thực hành người học cần trả lời được câu hỏi:  Lý do tổ chức phải thay đổi là gì?  Các bước thực hiện sự thay đổi.  Khi thực hiện sự thay đổi các tổ chức phải chú ý những gì? v1.0016101206 3 NỘI DUNG Vì sao cần quản trị sự thay đổi Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi Phân tích hiện trạng Lập kế hoạch thay đổi Tổ chức thay đổi theo kế hoạch v1.0016101206 4 1. VÌ SAO CẦN QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 1.1. Khái niệm về quản trị sự thay đổi 1.2. Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi 1.3. Chu trình tiến hành thay đổi 1.4. Các nguyên tắc thay đổi hiệu quả 1.5. Lựa chọn phương pháp tiếp cận sự thay đổi v1.0016101206 5 1.1. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI • Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động. • Quản trị sự thay đổi: nhận thức trước thay đổi của môi trường để chủ động thay đổi. • Quản trị sự thay đổi: mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp. v1.0016101206 6 1.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI • Môi trường kinh doanh ngày càng biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới hoạt động kinh doanh và cung cách quản trị. • Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp thay đổi chủ động, đúng hướng và đúng thời điểm cần thiết. • Các tổ chức thành công đã quản trị sự thay đổi hiệu quả, nếu chống lại sự thay đổi sẽ đi vào con đường dẫn tới sụp đổ. v1.0016101206 7 1.3. CHU TRÌNH TIẾN HÀNH THAY ĐỔI Chu trình tiến hành thay đổi là quá trình liên tục theo chu trình khép kín gồm: Phát hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi. • Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi: Xác định hiện trạng, các lực lượng ngăn cản và thúc đẩy. • Hoạch định thay đổi: Xác định trạng thái mới, xác định giải pháp. • Tổ chức thực hiện sự thay đổi: Tạo ra trạng thái mới. v1.0016101206 8 1.4. CÁC NGUYÊN TẮC THAY ĐỔI HIỆU QUẢ • Phá vỡ quy tắc cũ; • Học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác; • Không ép buộc nhân viên phục tùng kế hoạch thay đổi mà tìm cách thu phục những người chống đối; • Tìm kiếm những người tiên phong; • Nắm lấy những cơ hội thành công ngay từ ban đầu; • Tiếp cận được nguồn thông tin cần thiết. v1.0016101206 9 1.5. LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN SỰ THAY ĐỔI • Các phương pháp tiếp cận sự thay đổi  Thuyết E: Phương pháp tiếp cận về kinh tế: Tăng tối đa và nhanh chóng giá trị cho các cổ đông. Thuyết này thường tiến hành thay đổi từ trên xuống.  Thuyết O: Phương pháp tiếp cận về năng lực tổ chức: Mục tiêu thay đổi của thuyết O là phát triển một môi trường văn hóa mà ở đó các nhân viên đều có cơ hội học tập và nâng cao khả năng, thể hiện năng lực tối đa của bản thân. • Lựa chọn quan điểm thay đổi thích hợp Không có phương pháp tiếp cận nào đảm bảo chắc chắn thành công, vì vậy cần tránh sử dụng riêng lẻ từng thuyết trên, nên kết hợp những điểm phù hợp của cả hai thuyết với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. v1.0016101206 10 2. NHẬN DIỆN CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN THAY ĐỔI 2.1. Nhận diện nhu cầu thay đổi 2.2. Các nhân tố thúc đẩy sự thay đổi 2.3. Các nhân tố cản trở sự thay đổi v1.0016101206 11 2.1. NHẬN DIỆN NHU CẦU THAY ĐỔI • Có thể rõ rệt thông qua các dấu hiệu cụ thể. • Dấu hiệu nhận diện “kém” rõ ràng. • Dấu hiệu nhận diện khá mờ nhạt: trường hợp của các doanh nghiệp tiên tiến. • Doanh nghiệp đang rất tốt: thay đổi để tránh bị đi sau trong cạnh tranh. v1.0016101206 12 2.2. CÁC NHÂN TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI • Cạnh tranh; • Những mục tiêu thực hiện cao; • Công nghệ kỹ thuật, thiết bị mới; • Người lao động có những kỹ năng và kiến thức mới; • Ước muốn ảnh hưởng và phần thưởng nhiều hơn. v1.0016101206 13 2.3. CÁC NHÂN TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI • Sự tự mãn; • Chuẩn mực về sản lượng; • Sự quen thuộc với môi trường hiện tại; • Cần phải học những kỹ năng mới; • Sự mất đi ảnh hưởng và giảm thu nhập; • Tính ì. v1.0016101206 14 3. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 3.1. Mục đích 3.2. Nhiệm vụ 3.3. Yêu cầu 3.4. Thời điểm và nơi tiến hành 3.5. Nội dung phân tích v1.0016101206 15 3.1. MỤC ĐÍCH • Phát hiện nhu cầu thay đổi. • Đánh giá tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở thay đổi. v1.0016101206 16 3.2. NHIỆM VỤ • Phát hiện và khẳng định nhu cầu thay đổi: nhu cầu phải mang tính thuyết phục. • So sánh tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở để trả lời câu hỏi: đối tượng nào cần thay đổi? Đã đúng thời điểm thay đổi chưa? Hình thành bước đầu giải pháp vượt qua cản trở và khuyến khích lực lượng thúc đẩy sự thay đổi. v1.0016101206 17 3.3. YÊU CẦU • Khách quan, toàn diện. • Đầy đủ chứng cứ. • Áp dụng các phương pháp thích hợp với từng đối tượng. v1.0016101206 18 3.4. THỜI ĐIỂM VÀ NƠI TIẾN HÀNH • Phân tích hiện trạng được tiến hành ở thời điểm xuất hiện các hiện tượng không bình thường, khi có các báo cáo bất thường hoặc khi xuất hiện các dấu hiệu khác thường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. • Phân tích hiện trạng ở nơi chịu tác động của thay đổi. v1.0016101206 19 3.5. NỘI DUNG PHÂN TÍCH • Phân tích nhu cầu thay đổi. • Phân tích từng áp lực thúc đẩy và cản trở. • Kết luận liệu có cần thay đổi hay không, mức độ thay đổi, cường độ và xu hướng diễn biến của các lực lượng cản trở và thúc đẩy, từ đó xác định thời điểm tiến hành thay đổi. v1.0016101206 20