Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện triễn lãm

  • Số trang: 45 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 220 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA TM-DL-MARKETING. ♦ TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRIỄN LÃM Môn : Quản trị rủi ro Giảng viên : GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân Lớp : Marketing-k34 1 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân MỤC LỤC Danh sách nhóm ……………………………………………………………… 3 1 Phần mở đầu …………………………………………………………………... 4 2 Cơ sở lý luận …………………………………………………………………... 5 2.1 Giới thiệu đề tài ……………………………………………………………… 5 2.2 Khái niệm, vai trò MICE ................................................................................. 6 2.2.1 Khái niệm MICE …………………………………………………………... 6 2.2.2 Vai trò MICE ……………………………………………………………… 6 2.2.3 Sự bùng nổ của MICE trên toàn thế giới ...................................................... 6 2.2.4 Khái niệm, vai trò của từng yếu tố trong MICE …………………………... 7 2.3 Qui trình tổ chức hội chợ, triễn lãm ………………………………………… 12 2.3.1 Tiếp nhận thông tin khách hàng …………………………………………... 13 2.3.2 Ý tưởng Format, nội dung chương trình ………………………………….. 14 2.3.3 Viết kịch bản cho chương trình …………………………………………… 14 2.3.4 Tổ chức Event và theo dõi Event …………………………………………. 17 3 Nghiên cứu vấn đề …………………………………………………………….. 21 4 Giải pháp phòng ngừa, hạn chế ……………………………………………….. 44 5 Hạn chế của đề tài ……………………………………………………………. 45 2 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Danh sách các thành viên trong nhóm 1. Nguyễn Xuân Chương Mar 1 2. Lê Ngọc Trâm Mar 1 3. Phạm Thị Kiều Dung Mar 2 4. Tống Thị Kim Huệ Mar 2 5. Nguyễn Thị Hồng Hạnh Mar 2 6. Phạm Xuân Thủy Mar 2 7. Trần Thúy Quỳnh Ngân Mar 3 3 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 1. Phần mở đầu: 1.1 Mục đích: Nghiên cứu các rủi ro có thể xảy ra trong việc tổ chức sự kiện triển lãm cũng như các giải pháp cho vấn đề đó. 1.2 Ý nghĩa: Biết được các rủi rỏ để có giải pháp thích hợp, giúp cho việc Tổ chức sự kiện triễn lãm được tốt nhất có thể. 1.3 Đối tượng và phạm vi áp dụng : 1.3.1 Đối tượng : các sự kiện triễn lãm. 1.3.2 Phạm vi áp dụng : 1.3.3 1.4 Phương pháp: phân tích. Bố cục: 1.4.1 Cơ sở lý luận của đề tài 1.4.2 Khái niệm, qui trình thực hiện và quản trị rủi ro 1.4.3 Case study, bài học kinh nghiệm 1.4.4 Giải pháp, hạn chế của đề tài. 4 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 2. Cơ sở lý luận 2.1 Giới thiệu đề tài Hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí là hàng ngày, trên thế giới có hàng trăm Event được diễn ra. Đó có thể là những event trong hoạt động của một doanh nghiệp, của nhiều doanh nghiệp, trên một quốc gia hay mở rộng trên toàn cầu. Vậy Event là gì? Event nói chung là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Thế giới Event sôi động với các loại hình, mục đích khác nhau. Hiện nay, có rất nhiều cách phân chia các loại hình Event khác nhau nhưng không có cách phân chia nào mang tính chính xác hoàn toàn mà đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối. Nhìn chung, dựa vào vai trò có thể phân biệt một số loại hình Event như Event Marketing, Event MICE, Event Public và một số loại hình khác như các chương trình ca nhạc, gameshow truyền hình hay các cuộc thi… Event Marketing là những hoạt động có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales), tương tác với khách hàng hay định vị thương hiệu trên thị trường. Phụ thuộc vào mục đích của chiến lược Marketing mà Event Marketing có thể được chia thành PR hay Brand Activation. Event PR là các sự kiện nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng và thu hút giới truyền thông. Tiêu biểu như các hoạt động thông cáo báo chí, lễ khai trương… Brand Activation là các sự kiện nhằm kích hoạt thương hiệu, được đánh dấu ở những thời điểm quan trọng như giới thiệu sản phẩm mới (Event launch product), trình diễn (Event show) hay event tại các điểm bán (Shopper Event). Event Public là những sự kiện mang tính cộng đồng, các sự kiện của vùng miền quốc gia. Điển hình là các sự kiện như Festival, lễ tranh cử, tổng tuyển cử… Event MICE là những hoạt động có quy mô lớn nhỏ khác nhau như hội nghị cổ đông doanh nghiệp, các chương trình hội chợ, triển lãm… mang tính địa phương hay quốc tế. Các hoạt động của MICE gói gọn trong 4 chữ cái M (Meeting), I (Incentive) – C (Conference) – E (Exhibitions). Với mỗi chữ cái lại mang màu sắc riêng với các hoạt 5 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân động đa dạng, phong phú. Các hoạt động MICE trên thế giới và Việt Nam nói riêng có những bước tiến rõ rệt về mặt chất cũng như mặt lượng. Sự phát triển của MICE được ví như một vụ nổ bom trên toàn thế giới. Minh chứng cho vấn đề này đó là diện tích các địa điểm tổ chức các sự kiện MICE tăng nhanh. Đặc biệt là khu vực Asia với mức tăng lên đến 20% chỉ trong 4 năm từ 2006 đến 2010. MICE là sự phối hợp của nhiều bên agency, supplier, sponsor … với số lượng lớn mang tính quốc tế cao và thuộc các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế. Trong từng gia đoạn, từng bước tiến để thực hiện một event MICE luôn tiềm ẩn những rủi ro. Vì thế, công tác quản trị rủi ro tỏ ra cấp thiết và trở nên phức tạp hơn. 2.2 Khái niệm - vai trò MICE 2.2.1 Khái niệm: MICE là viết tắt của Meeting - Incentive - Conference – Exhibitions. Tên đầy đủ là Meeting Incentive Conference Event. MICE là hoạt động phối hợp giữa các lĩnh vực thương mại, vận tải, tài chính và du lịch đã hình thành và phát triển ở các quốc gia Âu Mỹ hơn một thế kỉ. MICE thực chất là sản phẩm của một tổ chức, bên cạnh ý nghĩa riêng của từng MICE, họ còn tạo ra nhằm sở hữu các hoạt động tài trợ, kích thích nhu cầu về dịch vụ, kéo theo sự phát triển của các dịch vụ kèm theo. 2.2.2 Vai trò của MICE: MICE đáp ứng nhu cầu tìm kiếm đối tác, phát triển việc kinh doanh và phát triển thị trường. Đặc trưng của MICE là ba cao, ba lớn và ba lợi ích. Ba cao gồm tiềm năng phát triển cao, giá trị cộng thêm cao, lợi ích của sự đổi mới cao. Ba lớn đó là sản lượng lớn, cơ hội lớn cho nhân viên, các hiệp hội công nghiệp phát triển lớn. Ba lợi ích không gì khác ngoài hiệu quả sử dụng tài sản, hiệu quả về nguồn nhân lực và hiệu quả sử dụng công nghệ. 2.2.3 Sự bùng nổ của MICE trên toàn thế giới: Theo thống kê của hiệp hội ICCA (International Congress & Convention Association), trên toàn thế giới có tổng cộng 400.000 hội nghị và triển lãm được tổ chức hằng năm. Hiệp hội UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) chỉ ra rằng 6 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân hằng năm MICE có tổng chi phí lên đến 1.16 nghìn tỷ USD (trong đó có 400 tỷ USD cho hội nghị và 760 tỷ USD cho triển lãm) Một báo cáo 2007 của UEI cho rằng trên toàn thế giới có tổng cộng 1062 hội trường triễn lãm chiếm 27.6 triệu m2 . Năm 2010 con số này đã lên đến 1104 hội trường với tổng diện tích là 31.1 triệu m2 . Ngày nay, nhiều quốc gia trên thế giới đã đưa MICE bước những bước tiến dài hơn, điều này có nghĩa là sự phát triển kinh tế linh hoạt hơn. Hiện tại, Singapore vẫn là quốc gia có MICE mạnh nhất khu vực Đông Nam Á. Tại Việt Nam, khai thác thị trường MICE là một trong những mục tiêu của chiến lược phát triển. Tuy nhiên, Việt Nam vẫn chưa có tổ chức chính thức nhằm tiến hành việc xúc tiến và phát triển MICE. Hàng năm, tại các thành phố lớn như Hà Nội, Tp.HCM, Đà Nẵng… đã diễn ra rất nhiều các event trong lĩnh vực MICE như hội nghị toàn cầu World Cargo Alliance do Công ty TNHH Intuitive Logistic resources đồng tổ chức bởi Vietnam Airline, hội chợ quốc tế Đồ Gỗ và Mỹ Nghệ Xuất Khẩu Việt Nam tổ chức bởi HAWA, triễn lãm quốc tế các thiết bị văn phòng thí nghiệm và khoa học do ITEC kết hợp với IMAG tổ chức…. Hãng hàng không quốc gia Việt Nam Airlines và Saigontourism cùng các khách sạn 5 sao ở Việt nam như: New World, Sofitel, Sheraton, Legend, Equaterial đã thành lập nên “Vietnam – Meetings – Incentives club”. Câu lạc bộ đã tổ chức tiếp thị tại các hội chợ quốc tế như: AIME tại Úc, IT & CMA tại Thái Lan, IMEX tại Đức, EITBM tại Thụy Sỹ. Nhìn chung, Việt Nam có nhiều tiềm năng để phát triển lĩnh vực MICE và cần có sự đầu tư đúng mực vào lĩnh vực này nhằm phát triển một cách bền vững. 2.2.4 Khái niệm – vai trò của từng yếu tố trong MICE M – Meeting (Đại hội) M ở đây được hiểu là một Đại hội được tổ chức nhằm thu hút sự tham dự của nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để gặp gỡ, giới thiệu mục đích và truyền thông cho một chuỗi event sắp được diễn ra sắp tới. Vì mục tiêu truyền thông mà Meeting thường có quy mô lớn để đem lại hiệu quà truyền thông cao. I - Incentives (Xúc tiến) 7 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Bao gồm các chuyến đi nhằm mục đích xúc tiến thương mại được tổ chức bởi các doanh nghiệp/ ngành/ quốc gia như là một phần của chương trình xây dựng và phát triển các sản phẩm – dịch của doanh nghiệp/ ngành/ quốc gia đó. C – Conference/ Convention (hội nghị/ hội nghị thỏa hiệp) Về cơ bản C lớn hơn M và thường được tổ chức cho nhiều doanh nghiệp/ tổ chức đến từ một vùng hoặc tất cả các vùng trên thế giới đến để gặp gỡ, thỏa thuận các vấn đề cùng quan tâm. Như Công ước Ủy ban Công nghiệp thế giới có nêu trong bảng thuật ngữ Công nghiệp APEX (CIC, 2003), C – là hội nghị có sự tham gia nhằm đưa ra thảo luận về ý kiến để thiết kế, giải quyết vấn đề; là một sự kiện được sử dụng để truyền đạt thông điệp, mở ra một cuộc tranh luận hoặc cung cấp công khai một số biểu quyết cụ thể. Do được tổ chức nhằm giải quyết một mục tiêu cụ thể nên Hội nghị thường có quy mô nhỏ hơn Đại hội. E – Event/ Exhibition E cũng là một event được tổ chức sau chuỗi event M – I – C đã được diễn ra trước đó. Các event giai đoạn này có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, có thể sẽ là các ngày hội, lễ hội (Festival) nhưng cũng có thể là các Triển lãm – Hội chợ. Trong đó, Event tổ chức bằng hình thức Triển lãm – Hội chợ thương mại là phổ biến hơn cả nếu là các MICE thuộc về thương mại. Do M – C có quy cách tổ chức gần giống nhau, trong khi E thì hoàn khác biệt nên Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức M.I.C.E sẽ có sự phân biệt rõ ràng thành Tổ chức chuyên tổ chức Hội nghị (Meeting – Conference Organizer) và Tổ chức chuyên tổ chức Triển lãm – Hội chợ (Exhibition Organizer) Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ. Ngoài ra còn có thể có Triển lãm - Hội chợ phi thương mại, do chính phủ tổ chức, nhằm khuyếch trương hình ảnh, nâng cao vị thế của khu vực, của quốc gia đó. 8 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Trong chữ E, có nhiều hình thức có thể được doanh nghiệp/ tổ chức lựa chọn thực hiện tùy theo mục đích thực hiện và quy mô muốn tổ chức. Có thể phân loại thành: Hội chợ thương mại – Trdade Fair, Triển lãm – Trade show, Triển lãm quốc tế - Expo 1. Fair / Trade Fair – Hội chợ / Hội chợ thương mại Định nghĩa: Hội chợ thương mại được tổ chức để các nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ tiếp cận với nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng. Mục đích chính của các tổ chức tham gia hội chợ là để trực tiếp tiêu thu sản phẩm, dịch vụ của mình. Đối tượng doanh nghiệp tham gia: doanh nghiệp trong và ngoài nước Đối tượng tham dự mục tiêu: người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp trong và ngoài nước. Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD: Hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao, hội chợ bán lẻ hàng Thái Lan… 2. Trade show – Triển lãm thương mại Định nghĩa: Triển lãm thương mại thường được tổ chức để các doanh nghiệp trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hiện có hoặc mới nhất. Mục đích chính: trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hay một công nghệ hiện có hoặc mới phát triển và không thực hiện bán hàng. Mục tiêu: quảng bá hình ảnh trong nước Đối tượng tham gia: doanh nghiệp trong nước, nước ngoài Đối tượng tham dự mục tiêu: công chúng trong nước, doanh nghiệp trong nước Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD: Triển lãm hàng Thái Lan, Triển lãm Vietbuild… 3. Expo / Exposition – Triển lãm Quốc tế 9 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Định nghĩa: tương tự với Triển lãm Mục đích: có thể nói khó phân biệt rõ ràng được Expo và triển lãm bởi vì nó đơn thuần là giống nhau về mục đích thực hiện. Tại các Expo, các doanh nghiệp/tổ chức tham gia sẽ trình bày những sản phẩm, dịch vụ mới nhất, những công nghệ tiên tiến nhất để người tham quan chiêm ngưỡng và đánh giá. Mục tiêu: quảng bá hình ảnh công ty/ khu vực/ quốc gia ra thế giới Đối tượng tham gia: tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Đối tượng tham dự: người tiêu dùng/ doanh nghiệp trong và ngoài nước tùy theo mục đích của từng Expo. Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD:  Quy mô địa phương, quốc gia: triển lãm Hà Nội Expo, Japan Expo…  Quy mô ngành: triển lãm Quốc tế chuyên ngành Y dược, triển lãm Quốc tế Kỷ nguyên công nghệ số (ngành Công nghệ thông tin)  Quy mô toàn cầu: World Expo – Thượng Hải 2010 với sự góp mặt của 189 sảnh đường triển lãm xây dựng bởi 189 quốc gia. Vai trò của Triển lãm – Hội chợ: Triển lãm – Hội chợ mang một vai trò quan trọng trong tiến trình xúc tiến thương mại của các doanh nghiệp. Triển lãm – Hội chợ thực tế là một hoạt động xúc tiến thương mại của ngành/ doanh nghiệp, ngoài ra với hình thức Triển lãm – hội chợ phi thương mại thì đó là hoạt động xúc tiến về mặt chính trị, xã hội của khu vực/ quốc gia. Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh có tác động khá lớn tới hoạt động của doanh nghiệp, như:  Định hướng cho sự phát triển công nghiệp và chuyển giao công nghệ  Đẩy mạnh công nghiệp vùng và quốc gia thông qua việc trưng bày hàng hoá  Tìm kiếm đầu tư trong nước và nước ngoài. 10 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn của khu vực/ quốc gia có tác động lớn tới sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương và quốc gia đó:  Kích thích chi tiêu cho các khách sạn, nhà hàng địa phương, giao thông vận tải ...  Tạo công ăn việc làm – trực tiếp, ở trong những trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng... và gián tiếp qua việc hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  Hỗ trợ việc quảng bá hình ảnh của vùng/ quốc gia đó. Để đạt được những vai trò đó, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa những hoạt động có thể thực hiện khi diễn ra Triển lãm – Hội chợ:  Trưng bày và giới thiệu sản phẩm – dịch vụ đến rộng rãi người tiêu dùng và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận những thị trường hoàn toàn mới nếu đó là các Expo được tổ chức tại các khu vực, quốc gia khác.  Tìm đối tác, cơ hôi kinh doanh, những mối quan hệ trong thương mại mới.  Tiếp cận các doanh nghiệp khác để nhìn nhận và phân tích khả năng cạnh tranh.  Tiếp cận và đối thoại với cơ quan chức năng, chính phủ ở khu vực tổ chức Triển lãm – Hội chợ. Phương pháp Triển lãm – hội chợ so với những phương thức xúc tiến thương mại khác có nhiều lợi ích vượt trội có thể kể ra như sau:  Tập trung mục tiêu cao độ Hội chợ triển lãm thương mại là sàn marketing và bán hàng sử dụng chi phí hiệu quả nhất bởi doanh nghiệp xuất hiện tiếp xúc trực tiếp trước người tiêu dùng và người tiêu dùng có thể tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.  Linh hoạt Hội chợ triển lãm cung cấp một môi trường linh hoạt cao, trong đó hàng loạt mục tiêu bán hàng và tiếp thị có thể thực hiện cùng lúc trong thời gian diễn ra Triển lãm – hội chợ. Từ bán hàng và khuyếch trương sản phẩm mới, xây dựng hình ảnh thương hiệu, duy trì mối quan hệ khách hàng cho đến tiếp xúc với người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh và cả 11 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân việc tham gia tài trợ, tổ chức buổi seminar và các cuộc thi, và giải thưởng… các doanh nghiệp đều có thể tận dụng triển lãm – hội chợ để thực hiện.  Quá trình giao tiếp hai chiều Không giống như những tạp chí và thư, Hội chợ triển lãm là một quá trình giao tiếp hai chiều. Khách tham quan có thể đưa câu hỏi, thử thách và tranh luận. Nhà triển lãm có thể đưa và tìm kiếm thông tin. Điều quan trọng nhất là việc kinh doanh được thực hiện trực tiếp (mặt đối mặt) – cách hiệu quả nhất đê xây dựng và giữ vững mối quan hệ khách hàng.  Một phương tiện truyền thông đa chiều Tại một hội chợ triển lãm, những nhà cung cấp có thể chứng minh những lợi ích của sản phẩm và khách hàng có thể nhìn, sờ, nếm, ngửi, nghe và tự đánh giá.  Tiếp cận thị trường nhanh nhất Hội chợ triển lãm cung cấp khối lượng giao dịch lớn, cho phép có thể chiếm được một thị phần lớn trên thị trường trong một khoảng thời gian ngắn. Đó cũng là phương thức nhanh nhất và có chi phí hiệu quả nhất trong việc thăm dò và xâm nhập thị trường xuất khẩu 2.3 Quy trình tổ chức hội chợ, triễn lãm 12 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Trong quy trình làm event thì rủi ro có thể xuất hiện ở tất cả các khâu, tuy nhiên việc quản trị rủi ro nên tập trung vào 6 bước: 2.3.1 Tiếp nhận thông tin khách hàng -> Họp teamwork XD ý tưởng  Nếu trường hợp hội chợ triễn lãm do một đơn vị thuê một Agency để thực hiện thì bên doanh nghiệp thuê sẽ đưa ra các yêu cầu để Agency triển khai nội dung. Một số lưu ý: o Quý trình làm việc giữa hai bên không rõ ràng gây nên sự thiếu hụt thông tin và bên triển khai làm nội dung và ý tưởng không được khách hàng chấp thuận o Mất uy tín và gây thiệt hại cho công ty sau này khi xảy ra sự cố trong quá trình làm việc.  Nếu trường hợp hội chợ và triễn lãm là sản phẩm của chính đơn vị tổ chức thì trong công ty sẽ lập một team dự án để lập nội dung và triển khai ý tưởng. Các rủi ro có thể gặp phải là: o Nội dung làm ra không phù hợp phải chỉnh sửa nhiều lần o Khi làm ra nhưng lại bị các yếu tố khác tác động như yếu tố văn hóa, chính trị, xã hội làm nội dung bị thay đổi hoặc bị bác bỏ. Nội dung của một sự kiện nói chung và hội chợ - triễn lãm nói riêng chịu ảnh hưởng của các yếu tố sau:  Các yếu tố vĩ mô: 13 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân a) Luật pháp (regulation): Tìm hiểu luật pháp tại nơi dự đinh làm event và khoảng thời gian làm event đó tránh rủi ro bị can thiệp từ phía cơ quan nhà nước .Ngoài ra viêc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước trước ngày 01 tháng 10 của năm trước năm tổ chức. Hoặc phải đăng ký trước ngày khai mạc hội chợ, triển lãm thương mại chậm nhất 30 (ba mươi) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc 45 (bốn mươi lăm) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài. b)Khu vực tổ chức (site choise): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón khách cũng như phải ước lượng trước được lượng visitor. c)Văn hoá riêng của khách hàng (client culture): lưu ý văn hóa từng nước, vùng miền… d)Nguồn lực (resource): cân đối nguồn lực bên trong và bên ngoài để tránh rủi ro trong thiếu hụt nhân lực và không có thời gian đào tạo  Các yếu tố vi mô a) Địa điểm tổ chức (venue): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón khách cũng như địa điểm có thể back-up phương án dự phòng. b) Cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker): confirm và check list liên tục trong quá trình làm event c) Cách trang trí (decoration): không những phải đi kèm với chủ đề mà còn phải đồng bộ và thống nhất với nhau nếu làm theo kiểu dịch vụ MICE. d) Âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) => Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với khách hàng, đề xuất các phương án cũng như dự phòng các phương án phòng ngừa và lập dự trù kinh phí phù hợp. 2.3.2 Ý tưởng Format -> Nội dung chương trình Team lên ý tưởng và nội dung hoặc team dự án sẽ lên những ý tưởng khái quát cho chương trình và dựng lên khái quát những gì sẽ tổ chức để được duyệt dự án từ khách hàng hoặc ban giám đốc sau đó sẽ đi đến giai đoạn thiết lập kịch bản và nội dung chi tiết cho sự kiện 2.3.3 Viết kịch bản chi tiết cho chương trình: 2.3.3.1 Viết kịch bản cho sự kiện và kịch bản cho MC: Mọi diễn biến của sự kiện sẽ được viết ra dạng kịch bản gồm có các công việc, thời gian, tiến trình thực hiện và yêu cầu công việc của từng bộ phận đảm nhiệm các chức năng. Trong sự kiện về hội chợ triển lãm thì kịch bản sẽ phân công cho các bộ phận như: 14 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân o Quản trị dự án – nội dung. o Bên khách hàng – bên ban giám đốc o Bộ phận tổ chức thực hiện o Bộ phận PR o Bộ phận kỹ thuật o Bộ phận an ninh o Bộ phận tiếp tân o Bộ phận đại diện bên khách mời : chính phủ, bên đoàn doanh nghiệp, tài trợ .v.v. o Bộ phận logistic o Bộ phận các đơn vị tham gia triễn lãm 2.3.3.2 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện:  Liệt kê một số công tác tổ chức cần thực hiện trong khâu chuẩn bị. Ví dụ: một số nội dung cần chuẩn bị trong sự kiện của tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG. Bộ Phận Công việc Event content in both English & Vietnamese: Marketing PR & - Conference program - Event website - E-news for sponsors/attendee - Slide Power point - Brochure - Leaflet - Marketing letter - Speaker invitation - Advertising Art work - Supporting letters from endorse organizations (Ministries, HCMC PP Committee, Economic organizations) - News release send to media partner - Media sponsor list with benefits & 15 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân responsibility Partners Sponsorship Attendee - Target receiver list - Database for email and leaflet - Online: Facebook, Linked In, email list - Messages for online marketing - Create invitation for cooperation as coorganizers - Send invitation for cooperation as coorganizers to partners - Follow up the agreement - Client prospect list - Client approach status - Confirmed clients status - Revenue - List of target attendee - VIP List - Invitation online/print  Lên danh sách các công tác tổ chức thực hiện – checklist và phân công công việc. o Nếu mô hình quản trị công ty theo chức năng thì người phụ trách dự án sẽ phân công và đưa về các bên phòng ban để thực hiện theo từng giai đoạn và sẽ báo cáo công việc về để trưởng dự án nắm tình hình 16 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân o Nếu mô hình quản trị công ty theo dự án thì sẽ thành lập một team phụ trách dự án đó và mọi người sẽ cùng nhau triển khai các công việc được liệt kê ra và phối hợp với các bên hỗ trợ để thực hiện  Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline: được đưa ra trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án để đảm bảo mọi công việc được đi theo đúng thời gian trong kế hoạch và đẩy nhanh tiến độ với những quy chuẩn về thời gian tránh bị chồng chéo công việc.  Một số công việc đối với bên thứ 3 o Bên hỗ trợ Set up o Nhà cung ứng :  In ấn offset  In ấn hiflex, PP  Thi công  Cung cấp nhân sự  Cung cấp các tiết mục entertainment  Cung cấp âm thanh, ánh sáng, máy chiếu (kỹ thuật)  Khác: quà tặng, hoa cài áo, đồng phục, bộđàm… o Bên cho thuê địa điểm o Bên xin giấy phép  Phòng trừ khủng hoảng rủi ro: Những rủi ro của một sự kiện sẽ được dự phòng ở khâu này để đưa ra các phương án giải quyết. Một số dạng rủi ro có thể được gom lại như sau: o Rủi ro có thể phòng tránh: Những rủi ro này có thể hoạch định và dự phòng các phương án giải quyết trước để khi xảy ra sẽ có biện pháp xử lý nhanh nhất: các vấn đề về người tham dự, bên tham dự sự kiện, o Rủi ro xảy ra có thể giảm thiểu: Những rủi ro này có thể xảy ra trong sự kiện nhưng có thể có những giải pháp làm hạn chế thiệt hại như: đồ ăn, nước uống, thời tiết, nhân lực .v.v. o Rủi ro phải chấp nhận nếu xảy ra: những rủi ro này có thể xảy ra hoặc không nhưng nếu xảy ra sẽ không thể phong ngừa được như: thời tiết, thiên tai, sự cố về cơ sở vật chất… 2.3.4 Tổ chức event và theo dõi event. 2.3.4.1 Trước event: Trước khi event diễn ra cần phải đọc lại các quy định tài chính mô tả trong hợp đồng với khách hàng và các điều kiện có liên quan đến việc tổ chức sự kiện.Sau đó lập nên 1 rà soát lại những yếu tố sau:  Bên tổ chức: o triển khai thực hiện thi công setup o thành lập văn phòng hỗ trợ thông tin 17 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân o Phân các khu chức năng đảm bảo các công việc trong checklist và time line dựa trên kịch bản:  Setup:  Leaflet, brochure  Vị trí các booth, các gian hàng  ác ổ cắm điện và cáp  Internet, wifi  Đồ trang trí  Vị trí gửi xe  Bảng hướng dẫn, sơ đồ  Logistic  F& B  Đội ngũ bảo vệ, kiểm soát vé…  Hồ sơ, thiêt bị, dụng cụ  PR  Thông tin lên báo  Thông tin nhà báo  Đón các đơn vị báo đài  tiếp tân,  đón doanh nghiệp và bên khách mời. o Đảm bảo mối liên hệ với nơi tổ chức và bên tổ chức với bên tham gia.  Đối với hội thảo nằm trong sự kiện: o Chuẩn bị các khâu tổ chức cho hội thảo:  Setup: khu phòng tổ chức, khu đón tiếp, hành lang, khu bên ngoài, đi lại, khu sân khấu .v.v.  Logistic: giấy tờ, sổ ghi chép, nước uống,  Kỹ thuật: máy móc, âm thanh, ánh sáng, slide, tai nghe phiên dịch  Tiếp tân: bố trí phối hợp dựa trên khu vực setup và đào tạo huấn luyện o Chuẩn bị nội dung hội thảo  Đăng ký / tiếp nhận  Phát biểu khai mạc  Trình bày;  Câu hỏi và câu trả lời  bài thuyết trình / báo cáo…( đảm bảo những thông tin luôn cập nhật với sự phát triển trong lĩnh vực cũng như những thông tin mà đại biểu sẽ trình bày).Vì vậy nên xem xét từ những event khác để có thể cập nhật thông tin tốt nhất.  Sự kiện kết luận / thảo luận 18 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân  Giờ café ,nghỉ trưa (nếu có) o Một số điểm cần chú ý:  Việc set-up thời gian cho event còn phải lưu ý đến khách hàng mục tiêu: bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ tham gia sự kiện, tổ chức nửa ngày, cả ngày hay 2 buổi sáng liên tiếp…Cần lưu ý là tránh tổ chức event vào thứ 2 và nên ưu tiên chọn ngày nghỉ lễ, cuối tuần.  Ngoài ra việc kiểm tra kĩ các bảng hướng dẫn, sơ đồ bố trí …  Riêng đối với hội thảo thì phải đo lường chính xác thời gian cho bài thuyết trình, báo cáo bao gồm cả thời gian cho Q & A, thời gian di chuyển giữa các đại biểu…và đặc biết là thời gian set-up trước khi hội thảo bắt đầu.  Đối với triển lãm: Giữ mối liên hệ đối với triễn lãm 2.3.4.2 Trong event:  Đảm bảo tiến độ diễn ra đúng như thời gian đã hoạch định. Rủi ro chủ yếu xảy ra trong giai đoạn này và gây thiệt hại nhiều nhất. Cần đảm bảo các khu vực và phân công nhân sự để điều phối và xử lý các công việc và rủi ro có thể xảy ra. o Đơn vị nơi tổ chức: đảm bảo thông tin để có sự cố thì xử lý kịp thời o Các đơn vị tham gia: đảm bảo đúng thời gian đến và thực hiện các hoạt động cam kết trong khuôn khổ cung cấp và phù hợp o Người tham dự: tổ chức đón tiếp và kiểm soát dòng người tránh xô xát và mất trật tự, an ninh o Đơn vị tổ chức: phối hợp công việc các bên đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch và tránh xảy ra nhầm lẫn hay sự cố. o Đón tiếp khách mời và doanh nghiệp: lưu lại thông tin, đảm bảo an ninh và dẫn đoàn.  Khu vực hội thảo: o Trước khi đại biểu tới:  Họp team nắm tình hình, phổ biến nhiệm vụ và vị trí.  Đứng bàn tiếp tân và chuẩn bị các giấy tờ và vật phẩm cho người tham dự  kiểm tra các phòng hội thảo  kiểm tra hội trường  chăm sóc của các diễn giả chính và bàn hàng đầu trong đại sảnh;  kiểm tra lại thiết bị liên lạc.  đáp ứng với các vấn đề kỹ thuật như thiết bị, chiếu sáng, sưởi ấm, âm nhạc. o Khi đại biểu tới: 19 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm  GV: Đoàn Thị Hồng Vân Chuẩn bị người tiếp đón, tài liệu cũng như chỗ ngồi thoải mái cho đại biểu Hướng dẫn vào hội trường Chăm sóc khách mời Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách tham dự Đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo kịch bản     Một số lưu ý o Làm chủ và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến : đại biểu, team, Người liên hệ của địa điểm (đối với phòng và phục vụ) và các nhân viên khác (cloakroom, phục vụ, kỹ thuật viên); Bất kỳ người nào có nhu cầu đặc biệt (đối với yêu cầu chế độ ăn uống hoặc truy cập); Nhiếp ảnh / quay phim. o Xác định người chịu trách nhiệm về thời gian trong mỗi phòng để chỉ ra chủ trì. Nếu thời gian không được giữ lại, bạn sẽ phải sắp xếp lại thời gian cho ăn uống và cảnh báo cho phục vụ nhân viên về sự chậm trễ ngay khi bạn có thể. o Đối với dịch vụ ăn uống thì chắc chắn rằng các yêu cầu chế độ ăn uống được đáp ứng. Nếu cần có thể thuê thêm nhà cung cấp.. o Quản trị rủi ro trong giai đoạn này phải luôn đi kèm với phương án dự phòng :  Đối với triển lãm: + tăng hoặc giảm đột xuất đơn vị tham gia;  + vị trí và thiết kế các booth không đúng yêu cầu + Âm thanh, ánh sáng không phù hợp Đối với hội nghị: + Khách mời hủy hoặc đến trể chương trình + Khách mời nói sai nội dung đã đưa ra + Báo chí và các kênh truyền thông lộn xộn… o Ngoài việc phối hợp với bên thiết kế, sản xuất, thi công thì việc cân đối nhân lực là rất quan trọng. Nếu nhân lực trong công ty không đủ thì có thể thuê một số nhân viên thời vụ để đảm bảo công việc diễn ra tốt. 2.3.4.3 Sau event Một số công việc:      Gửi lời cảm ơn đến các đại biểu , khách mời Kiểm tra thiết bị Gửi email hoặc tài liệu về hội nghị đến các đại biểu không thể tham dự Trả lời các phản hồi đối với khách hàng, người tham dự Báo cáo event với khách hàng – ban giám đốc 20
- Xem thêm -