CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ
QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, Thương mại quốc tế ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình
quốc tế hóa, toàn cầu hóa, và nó trở thành một xu hướng tất yếu của thế giới.
Thương mại quốc tế phát huy những lợi thế của đất nước, tận dụng những tiềm năng
về con người, vốn, tài nguyên thiên nhiên, khoa học kĩ thuật và giúp các quốc gia có
cơ hội học hỏi, tận dụng những kinh nghiệm, công nghệ hiện đại của các quốc gia
khác trên thế giới. Thương mại quốc tế còn mở rộng phạm vi trao đổi hàng hóa cho
các quốc gia, thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia giúp giảm bớt rủi ro khi nền
kinh tế của một số đối tác thương mại lớn bị suy yếu. Với tư cách là thành viên của
WTO, Việt Nam đang hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới, hoạt động thương
mại quốc tế tạo tiền đề để phát triển nền kinh tế - xã hội.Việc gia nhập WTO, tham
gia vào các tổ chức thương mại; tuân thủ các Hiệp định thương mại song phương đã
kí kết đem lại nhiều cơ hội và thách thức cho Việt Nam.Nó ảnh hưởng không nhỏ
tới hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp tham gia thương
mại quốc tế. Trong đó, nghiệp vụ giao nhận nói chung và nhận hàng nhập khẩu nói
riêng có vai trò quan trọng trong chuỗi các nghiệp vụ của quá trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu. Quá trình nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều nghiệp vụ khác
nhau có liên quan tới nhau, và bị chi phối bởi nhiều nhân tố khác nhau.Vì thế cần có
những biện pháp hiệu quả để quản trị quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Việc quản trị qui trình nhận hàng nhập khẩu có vai trò rất quan trọng và ảnh
hưởng tới thành công của các doanh nghiệp. Nó làm tiền đề, cơ sở cho các nhà quản
trị quản lí một cách tốt nhất, chặt chẽ nhất, thực hiện một cách đầy đủ, hợp lí, có
khoa học từng bước thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Thông qua kết quả điều tra sơ bộ thu thập tại Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công
nghiệp quốc phòng, em nhận thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa không nhỏ của
việc tiến hành nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ
thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
Việc đi sâu nghiên cứu sẽ giúp bộ phận nhập khẩu thấy được hạn chế từ đó đề ra
1
giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của
Tổng công ty trong thời gian tới.
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình hoàn thiện đề tài, em đã tìm hiểu về các nội dung trong giáo
trình “Tác nghiệp thương mại quốc tế” của trường Đại học Thương mại, các bài viết
nghiên cứu xung quanh vấn đề giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, các đề tài
nghiên cứu khoa học và các luận văn khóa trước tại trường Đại học Thương mại và
các bài viết, bài báo về Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
Em nhận thấy các bài viết chủ yếu nghiên cứu về hoàn thiện quy trình hợp đồng
thì không đi sâu nghiên cứu tới quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu.Bên cạnh đó
các bài viết chủ yếu là đưa ra các biện pháp khắc phục và nâng cao quy trình thực
hiện hợp đồng thương mại quốc tế mà chưa đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện
quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Mặt khác, các đề tài nghiên cứu trước chưa nghiên cứu mặt hàng muối tinh thể,
đó là mặt hàng nhập khẩu có điều kiện chịu hạn ngạch thuế nhập khẩu.Với tầm
quan trọng của quy trình nhận hàng nhập khẩu trong công tác thực hiện hợp đồng.
Các luận văn tại trường Đại học Thương mại em đã tham khảo:
“ Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH
Sao Phương Đông Việt Nam” của Hoàng Thị Nhiên– K42E4
“ Quản trị quy trình nhận hàng máy móc thiết bị nhập khẩu từ thị trường Trung
Quốc tại Công ty cổ phần thương mại công nghệ vật tư khoa học kỹ thuật & công
trình” của Bùi Thị Phương – K42E2.
Vì vậy, thông qua việc tham khảo các tài liệu từ các đề tài nghiên cứu của khóa
trước cùng với việc thực tập tại Tổng công ty, em đi sâu nghiên cứu với tên đề tài: “
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường
Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng”.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích khái quát một số vấn đề cơ bản:
Hệ thống hóa cơ sở lí thuyết về giao nhận hàng hóa nhập khẩu và các bước
trong quản trị nhận hàng nhập khẩu.
2
Đi sâu tìm hiểu phân tích, đánh giá thực tế hoạt động nhận hàng nhập khẩu và
quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu bằng đường biển theo điều
kiện CIF cảng Hải Phòng từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ
thuật công nghiệp quốc phòng.
Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình nhận hàng muối tinh thể
nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp
quốc phòng.
1.4. Đối tƣợng nghiên cứu
Nội dung quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường
Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian:
Quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện
CIF cảng Hải Phòng từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật
công nghiệp quốc phòng.
Về thời gian:
Quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của
Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng từ năm 2009 – 2011, định
hướng tới năm 2015.
1.6. Phƣơng pháp nghiên cứu
a. Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu thứ cấp:
Thu thập dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty từ
năm 2009 – 2011.
Các số liệu liên quan tới thực trạng quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể
của Tổng công ty từ năm 2009 – 2011.
Từ trang website của Tổng công ty và các bài viết về Tổng công ty.
Phương pháp sơ đồ hóa, bảng biểu.
b. Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp quan sát: là phương pháp ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc
các hành vi ứng xử của con người. Phương pháp này được dùng kết hợp với các
phương pháp khác để kiểm tra chéo độ chính xác của các dữ liệu thu thập.
3
Phương pháp phỏng vấn cá nhân trực tiếp: là phương pháp nhân viên điều tra
đến gặp trực tiếp đối tượng được điều tra để phỏng vấn theo bảng câu hỏi đã soạn
sẵn.
Áp dụng khi hiện tượng nghiên cứu phức tập, cần phải thu thập nhiều dữ liệu,
khi muốn thăm dò ý kiến đối tượng qua các câu hỏi trắc ngắn gọn và có thể trả lời
nhanh được.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục
sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt,, tài kiệu tham khảo, phụ lục thì nội dung khóa
luận chia làm 4 chương như sau:
Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Chương 2 : Một số vấn đề lí luận cơ bản về quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu của công ty kinh doanh xuất nhập khẩu.
Chương 3 : Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập
khẩu từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc
phòng.
Chương 4 : Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện
công tác quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung
Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
4
CHƢƠNG 2: MỘT SỐ VẤN LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH
NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY KINH DOANH
XUẤT NHẬP KHẨU
2.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và quản trị quy
trình nhận hàng nhập khẩu.
2.1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
2.1.1.1. Khái niệm về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Theo quy tắc mẫu của liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận – FIATA về dịch
vụ giao nhận thì “Giao nhận hàng hóa là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận
chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như
các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài
chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan tới hàng hóa”.
2.1.1.2. Cơ sở pháp lý của việc tiếp nhận hàng nhập khẩu.
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và tiếp nhận hàng nhập khẩu
nói riêng phải dựa trên cơ sở pháp lý của:
Các quy phạm pháp luật quốc tế như: Công ước quốc tế về vận đơn, vận tải;
Công ước Viena 1980 của Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế;
bộ nguyên tắc về hợp đồng thương mại quốc tế của Unidroit…
Các quy phạm pháp luật quốc gia về giao nhận – vận tải, các loại hợp đồng, các
văn bản điều hành quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế như :
Luật thương mại 2005, Luật sửa đổi một số điều của Luật Hải quan được thông qua
tại kỳ họp thứ 7 quốc hội XI, Luật hàng không dân dụng Việt Nam, Luật hàng hải
Việt Nam năm 2005.
2.1.1.3. Các phương thức nhận hàng nhập khẩu trong thương mại quốc tế
a, Phương thức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Đặc điểm của vận tải đƣờng biển
Vận tải đường biển ra đời khá sớm (thế kỉ thứ V trước công nguyên) so với các
phương thức vận tải khác.Và ngày nay nó trở thành phương thức vận chuyển phổ
biến.
5
Đặc điểm kỹ thuật của vận tải biển như :
- Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong
buôn bán quốc tế.
- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn, không bị hạn chế như các
công cụ của các phương thức vận tải khác.
Ƣu, nhƣợc điểm của phƣơng thức vận tải đƣờng biển
- Ưu điểm :
+ Là phương thức chủ đạo trong vận chuyển hàng hóa quốc tế chiếm 80%.
Đồng thời là phương thức vận tải có giá cước thấp hơn rất nhiều so với phương thức
vận tải khác và lượng chuyên chở lớn.
- Nhược điểm :
+ Tốc độ vận chuyển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tàu biển còn
hạn chế.
+ Vận tải biển còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên.
Vì vậy, vận tải biển thích hợp với những hàng hóa lớn, vận chuyển với khoảng
cách xa và không yêu cầu thời gian giao hàng nhanh chóng.
Nguyên tắc nhận hàng tại cảng biển
- Việc giao nhận hàng tại cảng do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng ký giữa
chủ hàng hoặc người đại diện của chủ hàng.
- Trong trường hợp hàng giao thẳng không lưu kho bãi của cảng thì chủ hàng
giao nhận hàng hóa trực tiếp với tàu, đồng thời thanh toán mọi chi phí liên quan với
người vận chuyển nhưng phải thông báo với cảng thời gian tàu đến cảng, địa điểm
xếp dỡ, chi phí xếp dỡ ( trong trường hợp dùng thiết bị xếp dỡ của cảng và các chi
phí khác).
- Việc xếp dỡ hàng hóa ở cảng do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng xếp dỡ
giữa chủ hàng với cảng.
- Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện của mình và công nhân của mình
vào để xếp dỡ hàng hóa thì phải được sự cho phép của cảng và phải trả cho cảng
một số chi phí (phí giao thông, phí cầu cảng) trong trường hợp cảng đại diện cho
6
chủ hàng để nhận hàng từ tàu về theo nguyên tắc cảng nhận theo nguyên tắc nào thì
giao theo nguyên tắc đó.
Các chứng từ thƣờng sử dụng trong nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng
biển
- Tờ khai hải quan ( Entry – Carnel – Customs Declaration)
Là khai báo của chủ hàng cho hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng
hóa. Theo điều lệ Hải quan Việt Nam tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan
Hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu: Tờ khai hải quan phải được đính kèm với
giấy phép xuất nhập khẩu, bản kê chi tiết hàng hóa, vận đơn.
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người
gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Vận đơn
đường biển có 3 chức năng cơ bản: là biên lai của người vận tải về việc đã nhận
hàng hóa để chở, là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển, là chứng chỉ
về quyền sở hữu hàng hóa.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của
người bán yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn
phải nêu rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở
giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chở hàng.
- Hợp đồng nhập khẩu (Contract)
Là sự thỏa thuận giữa các đơn sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác
nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụ nhận quyền sở
hữu hàng hóa do bên khác gọi là bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán
tiền hàng cho bên bán.
- Phiếu đóng gói (Packinglist)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng.Phiếu đóng
gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi
để trong một túi ngoài bao bì.
- Giấy chứng nhận xuất nhập khẩu (Export/ Import Licence)
7
Là chứng từ do Bộ Thương mại cấp, bộ quản lý chuyên ngành cho phép xuất
khẩu hay nhập khẩu một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất
định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền (Phòng thương mại và công nghiệp)
cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác cho hàng hóa.
- Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Là chứng từ do đại lý lập theo mẫu. Số liệu trong D/O phù hợp với vận đơn
gốc, sau khi người nhận hàng xuất trình vận đơn gốc và các giấy tờ phù hợp theo
quy định như giấy giới thiệu của cơ quan, giấy tờ tùy thân của người được giới
thiệu, đại lý kiểm tra sau đó cấp phát lệnh cho người nhận hàng. Lệnh giao hàng
được lập thành 3 bản để người nhận hàng tiến hành lập các thủ tục với hải quan, với
kho cảng để nhận hàng.
- Bảng kê chi tiết (Specification)
Là chứng từ về chi tiết hàng hóa trong kiện hàng.Nó tạo điều kiện thuận lợi
cho việc kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô
hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau.
b, Phƣơng thức nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container
Đặc điểm của phƣơng thức vận chuyển bằng Container
- Có hình dáng cố định, bền, chắc, có thể sử dụng nhiều lần.
- Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở hàng hóa bằng một
hoặc nhiều phương tiện vận tải. Hàng hóa không phải xếp dỡ ở cảng dọc đường.
- Có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp dỡ và thay đổi từ công cụ vận tải
này sang công cụ vận tải khác.
- Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp dỡ hàng.
Ƣu, nhƣợc điểm của phƣơng thức vận tải bằng Container
- Ưu điểm :
+ Container được thiết kế với rất nhiều kiểu dáng và tùy thuộc vào công
dụng chuyên chở, vì vậy có khả năng bảo vệ hàng hóa chuyên chở với khoảng cách
xa là tốt.
8
+ Container có thiết kế thiết bị để thuận lợi cho việc xếp dỡ hàng, và để thay
đổi dễ dàng từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác.
- Nhược điểm:
+ Giá thành vận chuyển cao.
+ Giá thành bảo dưỡng Container cao.
+ Trọng lượng vỏ cao, vì vậy vận chuyển cũng tốn chi phí.
+ Qui trình đóng gói hàng hóa vào Container cũng đòi hỏi cả một qui trình
nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh những tổn thất khi vận
chuyển.
+ Không phải hàng hóa nào cũng phù hợp với vận chuyển bằng Container do
cấu tạo ban đầu sẵn có của Container.
Vì vậy, những hàng hóa có thể chở bằng Container bao gồm những mặt hàng có
thể tích hợp lý và phù hợp với các điều kiện bảo quản của Container như: đồ gỗ,
quặng sắt…
2.2. Phân định nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng
biển
2.2.1. Ý nghĩa của việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và nhận hàng hóa nhập khẩu nói
riêng là một nghiệp vụ rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng thương mại
quốc tế.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu có liên quan đến các nghiệp vụ như: Thuê
phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hóa, kiểm tra bộ chứng từ, làm thủ tục hải
quan cho hàng hóa. Trong đó có những nghĩa vụ của người mua đã được thỏa thuận
và ghi trong hợp đồng thương mại, đồng thời thông qua lịch tàu đến, các thông số
của tàu, bộ chứng từ mà bên bán cung cấp tiến hành nhận hàng, kiểm tra hàng.
Chính vì thế, để tiếp nhận hàng nhập khẩu tốt thì công tác quản trị quy trình
nhận hàng nhập khẩu có vai trò quan trọng. Việc quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu tốt giúp cho việc tiến hành giao nhận thuận lợi, tránh những sai lầm, nêu rõ
trách nhiệm của cán bộ giao nhận, giúp việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
trở nên đơn giản và đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
9
2.2.2.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
- Yếu tố con người:
Con người là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, tạo nên tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có đội ngũnhân
viên giỏi, có tinh thần trách nhiệm thì doanh nghiệp sẽ rất thuận lợi trong hoạt động
kinh doanh nói chung và tránh phạm phải những sai lầm trong nghiệp vụ của mình.
- Nguồn lực tài chính
Nguồn lực tài chính giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh của
mình.Nếu có nguồn tài chính ổn định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tốt khả năng
thanh toán và chủ động hơn trong viêc đưa ra chiến lược kinh doanh cho doanh
nghiệp mình.Đặc biệt, trong hoạt động xuất nhập khẩu vốn là yếu tố quan trọng để
đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp, tạo niềm tin cho đối tác.
-
Điều kiện cơ sở kỹ thuật
Điều kiện cơ sở kỹ thuật là yếu tố quan trọng.Nó giúp cho quá trình nhận hàng
của doanh nghiệp trôi chảy, thể hiện được khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
cũng như tiềm năng của doanh nghiệp.Điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật đầy đủ sẽ
tạo điều kiện môi trường làm việc tốt cho nhân viên, giúp phát huy được các khả
năng của nhân viên.
- Yếu tố văn hóa
Văn hóa doanh nghiệp là phong cách làm việc, là thái độ và chế độ lãnh đạo của
doanh nghiệp đối với con người trong doanh nghiệp cũng như đối với hoạt động của
nó.Đây là yếu tố tạo nên tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên và thành tích
công việc của doanh nghiệp.
2.2.2.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
- Luật pháp và chính sách quản lý, chính sách thuế của Nhà nước.
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu chịu tác động của Luật Việt Nam, Luật hàng
hải Việt Nam cũng như những tập quán, các Công ước Quốc tế về chuyên chở hàng
hóa bằng đường biển, các Công ước Quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận
đơn đường biển. Các hiệp định đa phương, song phương, các thỏa thuận về đối xử
tối huệ quốc, chế độ đãi ngộ quốc gia được quy định cho từng mặt hàng cụ thể xuất
xứ từ các quốc gia hoặc theo thể chế khu vực thương mại tự do AFTA, WTO, liên
10
minh thuế quan mà có sự áp mã tính thuế suất khác nhau, chính sách thuế quan của
từng quốc gia đối với các mặt hàng nhập khẩu.
- Nhà cung cấp
Nhà cung cấp có ảnh hưởng tới nguồn hàng của công ty cũng như các chứng từ
liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty.Nếu có nhiều nhà cung cấp thì
doanh nghiệp có nhiều cơ hội để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất đáp ứng nhu
cầu của mình.Nhưng đôi khi số lượng nhà cung cấp hạn chế, điều này ảnh hưởng tới
nguồn cung của doanh nghiệp khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong lựa
chọn của mình.
- Cơ sở vật chất, giao thông, thông tin liên lạc
Hệ thống giao thông vận tải có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.Nếu hệ thống này tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tránh phải
gặp những rủi ro có thể xảy ra. Hệ thống thông tin liên lạc tạo điều kiện cho các bên
biết được thông tin của nhau, giúp các bên liên lạc với nhau dễ dàng nhanh chóng,
rút ngắn khoảng cách về thời gian cà không gian.
- Khách hàng
Khách hàng có ảnh hưởng tới lượng cung cầu của doanh nghiệp.Các doanh
nghiệp có nhiều đối thủ cạnh tranh thì quyền lực thương lượng của khách hàng càng
lớn.Nhu cầu của khách hàng cũng ảnh hưởng tới các chiến lược về giá, chi phí của
doanh nghiệp và việc xây dựng thương hiệu trong lòng khách hàng của các doanh
nghiệp.
- Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ các thị trường chung
với doanh nghiệp. Nó tạo sức ép cho doanh nghiệp về giá và các điều kiện mua
hàng.Các đối thủ cạnh tranh luôn giành giật nhà cung ứng làm cho lượng hàng cung
ứng cho doanh nghiệp cũng giảm buộc doanh nghiệp phải có kế hoạch mua hàng và
nhận hàng hiệu quả để có thể cạnh tranh tốt trên thị trường.
2.2.3. Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
11
Tiến hành nghiên cứu công tác quản trị các công việc trong quy trình nhận hàng
nhập khẩu được tiến hành theo quy trình sau:
12
Hình 2.1. Quy trình nhận hàng nhập khẩu
Lập kế hoạch nhận hàng
Tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
khảukhẩu
Sau khi nhận hàng tại cảng
Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu
a, Lập kế hoạch nhận hàng
Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu là quá trình nhà quản trị ấn định những mục
tiêu của công tác nhận hàng và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục
tiêu đó. Công ty nhập khẩu tiến hành kế hoạch nhận hàng nhập khẩu theo những
công việc sau:
Xác định những mục tiêu của việc nhận hàng nhập khẩu
- Hàng nhập về phục vụ kinh doanh thời vụ hay lâu dài để từ đó có kế hoạch
mua hàng chuyển phát nhanh hay mua hàng theo cách thông thường.
- Nhận hàng tại thời điểm “nóng” như: thời gian chuẩn bị tăng thuế nhập khẩu
cho mặt hàng, thời gian áp dụng quota nhập khẩu cho mặt hàng đó…
- Nhận hàng về dự trữ.
Chuẩn bị về nhân sự nhận hàng
Xác định số người, tên người trực tiếp ra cảng nhận hàng, người nào hoàn
thiện giấy tờ để nhận hàng, làm thủ tục thông quan hàng hóa, người nào sẽ đi cùng
hải quan để kiểm tra về thực tế hàng hóa tại cảng, người nào sẽ chịu trách nhiệm
giải quyết những khiếu nại khi có trường hợp xấu xảy ra trong quá trình nhận hàng.
Xác định về nội dung của công việc nhận hàng nhập khẩu
- Khoảng thời gian để tiến hành nhận hàng.
- Thời gian kết thúc quy trình nhận hàng đó.
- Nhập khẩu hàng hóa với tỷ lệ dự trữ hợp lý là bao nhiêu?
13
- Phương thức nhận hàng nhập khẩu tốt nhât? Thời gian để thuê phương tiện vận
chuyển hàng hóa về kho.
- Bộ chứng từ để nhận hàng nhập khẩu.
Xem xét tình hình hiện tại của công ty
- Khả năng thanh toán của công ty.
- Khả năng dự trữ và tỷ lệ dự trữ hiệu quả.
- Khả năng về việc lập và hoàn thành bộ chứng từ.
Lựa chọn phương tiện vận tải
Để vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho, công ty quyết định thuê các phương
tiện vận tải bên ngoài hay sử dụng phương tiện vận tải của chính công ty.
Tính toán những rủi ro
- Rủi ro trong vận chuyển hàng hóa.
- Rủi ro trong nhận hàng thiếu, không đúng chủng loại.
- Rủi ro không nhận được hàng do chứng từ không hợp lệ.
- Rủi ro trong mất hàng và hàng bị hư hỏng.
Tiến hành lập kế hoạch những công việc cần làm
- Kế hoạch cho công tác chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu.
- Kế hoạch phân công nhân sự đi nhận hàng.
- Kế hoạch dự trữ hàng hóa.
- Kế hoach vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, các vận dụng cần thiết để tiến hành
kiểm hàng hóa.
b, Tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển
Công tác tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
được tiến hành theo quy trình sau:
Hình 2.2. Quy trình tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành nhận hàng nhập khẩu
Làm thủ tục hải quan
Tiến hành nhận hàng với cảng
14
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành nhận hàng nhập khẩu
- Lập và hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu hàng hóa.
- Ủy thác và phân công nhân sự tiến hành nhận hàng nhập khẩu hàng hóa tại địa
điểm giao hàng quy định trong hợp đồng.
- Chuẩn bị kho chứa hàng và chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho công tác kiểm
tra hàng hóa.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của
người bán (nếu mua FOB, CFR, FCA…).
- Theo dõi lịch tàu để còn phản ứng nhanh với những thay đổi về đường đi của
tàu để không làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
Làm thủ tục hải quan
Khi làm thủ tục hải quan người khai hải quan nộp, xuất trình cho cơ quan hải
quan hồ sơ hải quan như sau:
- Tờ khai hải quan: nộp 02 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương
hợp đồng: nộp 01 bản sao, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu nhập khẩu uỷ thác):
nộp 01 bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Hóa đơn thương mại: nộp 01 bản chính
- Vận tải đơn: nộp 01 bản sao chụp từ bản gốc
-Tuỳ từng trường hợp cụ thể dưới đây, người khai hải quan nộp thêm, xuất trình
các chứng từ sau:
+ Bản kê chi tiết hàng hoá đối với hàng hoá có nhiều chủng loại hoặc đóng gói
không đồng nhất: nộp 01 bản chính hoặc bản có giá trị tương đương.
+Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): nộp 1 bản gốc.
- Lệnh giao hàng: 01 bản chính
- Giấy báo nhận hàng: 01 bản chính
- Giấy giới thiệu của cơ quan
15
Tiến hành giao nhận hàng hóa
Trường hợp hàng không phải lưu kho, lưu bãi
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với
tàu. Để tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải
trao cho cảng một số chứng từ:
+ Bảng lược khai hàng hóa (2 bản)
+ Sơ đồ xếp hàng (2 bản)
+ Chi tiết hầm hàng (2 bản)
+ Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có).
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu.
- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận
hàng.
- Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan
kiểm hóa. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì thì mời hải quan áp tải hàng về
kho.
- Làm thủ tục hải quan.
- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa.
Trường hợp hàng phải lưu kho, lưu bãi
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy
giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery order).
Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hóa đơn và phiếu đóng gói
đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây
lưu 1 bản D/O.
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.
Bộ phận này giữu 1 bản D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
+ Xuất trình và nộp các chứng từ nhập khẩu
16
+ Chủ hàng ký nhận vào giấy thông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30
ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể
mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.
c, Sau khi nhận hàng tại cảng
Sau khi nhận hàng tại cảng, công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa về kho riêng
của mình hoặc kho mà công ty thuê ngoài. Trong quá trình vận chuyển, nhà quản trị
cần giám sát chặt chẽ quá trình hàng được vận chuyển về kho, quá trình hàng được
dỡ khỏi phương tiện vận tải và đem lưu kho. Thủ kho hoặc trưởng bộ phận kho tiến
hành nhập số lượng hàng thực nhập, lập phiếu nhận hàng có đủ chữ ký của các cán
bộ liên quan.
Đối với những hàng hóa miễn kiểm, có trường hợp doanh nghiệp mượn
Container để vận chuyển hàng về kho đến khi bốc dỡ hàng từ Container vào kho
mới phát hiện hàng không đúng như trong hợp đồng. Như vậy, nhân viên giao nhận
và cán bộ kho phải báo cáo lên nhà quản trị và cơ sở đó để nhà quản trị liên lạc lại
với đối tác để có những thỏa thuận và hướng giải quyết phù hợp.
Nếu sau khi nhận hàng mà phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ,
thiếu hụt, mất mát, thì sẽ lập hồ sơ khiếu nại trong thời gian được quyền khiếu nại
tùy vào tình trạng hàng hóa mà gửi tới các bên liên quan.
d, Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu
Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu để đảm bảo cả 2 bên trong hợp đồng
thương mại quốc tế tránh những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng. Giám
sát quyết định đến sự thành công của thực hiện hợp đồng. Đối với việc thực hiện
hợp đồng thương mại quốc tế nói chung và việc quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu nói riêng, giám sát có vai trò quan trọng để có được những quyết định đúng
đắn đối với các bước để tiến hành nó một cách hiệu quả, thuận lợi.
Nội dung giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu:
- Giám sát về thời gian hàng đến: đường đi của một đơn hàng phải qua nhiều
khâu và xử lý nhiều thông tin có liên quan, vì vậy, cách thức truyền tin và xử ký
thông tin có ảnh hưởng lớn tới quá trình tiếp nhận hàng hóa. Công ty cần liên lạc
chặt chẽ với đại lý hãng tàu, để nắm bắt những thay đổi về lịch trình vận chuyển
17
cũng như thời gian có thể tiến hành giao nhận để tiết kiệm chi phí và nguồn lực do
phải lưu kho quá lâu, hoặc chưa nhận được hàng nên phải chờ đợi.
- Giám sát quy trình kiểm tra hàng nhập khẩu: kiểm tra hàng nhập khẩu có vai
trò quan trọng, đây là giai đoạn quan trọng để có thể đảm bảo nhận hàng đúng và
đảm bảo chất lượng theo như ký kết trong hợp đồng.
- Giám sát quy trình vận chuyển hàng về kho: việc giám sát quy trình vận
chuyển hàng về kho riêng bao gồm: giám sát việc thuê phương tiện vận chuyển
hàng về kho riêng, việc thuê công nhân bốc dỡ hàng, và giám sát quy trình dỡ hàng
để nhập hàng vào kho. Giám sát quy trình vận chuyển hàng về kho để đảm bảo hàng
không bị thất thoát cũng như có được lộ trình vận chuyển hợp lý, tiết kiệm chi phí
nhất cho công ty.
- Giám sát công tác phòng ngừa rủi ro cho hàng hóa nhập khẩu: hàng nhập khẩu
chịu nhiều rủi ro do khoảng cách về mặt địa lý và khác biệt về điều kiện tự nhiên,
hàng hóa có thể bị hỏng, mất, hoặc biến chất. Đặc biệt, đối với những công ty nhận
hàng nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện CIF khi mà rủi ro hàng hóa được chuyển từ
người XK sang người NK ngay khi hàng được giao lên tàu tại cảng đi thì việc giám
sát công tác phòng ngừa rủi ro sẽ giúp công ty có những biện pháp phòng ngừa rủi
ro hợp lý cũng như để hạn chế tối đa những tổn thất có thể xảy ra đối với nhà NK.
18
CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN
HÀNG MUỐI TINH THỂ NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƢỜNG TRUNG QUỐC
TẠI TỔNG CÔNG TY KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP QUỐC
PHÒNG
3.1. Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc
phòng
Tổng công ty Kinh tế Kỹ thuật công nghiệp quốc phòng được thành lập theo
Quyết định số 3035/ QĐ- BQP, hoạt động theo hình thức công ty mẹ- công ty con
trên cơ sở tổ chức lại Công ty TNHH một thành viên Vật tư công nghiệp quốc
phòng
Tên đầy đủ: Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng
Tên viết tắt: GAET
Năm thành lập: 15/6/2000
Địa chỉ: 102 Kim Mã Thượng, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại
: 04.38325377/ 38328507/ 069.832495
Fax
: 04. 38327710
Email
:
[email protected]
Website
: www.gaet.com.vn
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh: 0100283055
Vốn điều lệ: 500.000.000.000 VND ( ~ 26,316,000 USD)
Lĩnh vực kinh doanh: thương mại – dịch vụ
Tiền thân của GAET là Cục Vật tư nhiên liệu (Tổng cục Hậu Cần), Cục Cung
ứng Vật tư (Tổng cục kỹ thuật), với nhiệm vụ quan trọng là cung cấp đảm bảo vũ
khí, vật tư, nhiên liệu phục vụ cho cuộc kháng chiến giải phóng dân tộc. Không chỉ
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong những năm kháng chiến chống Mỹ, GEAT còn
là 1 trong những doanh nghiệp đi đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thời kỳ
hội nhập.
Tuy nhiều lần thay đổi tên gọi, cơ quan chủ quản cũng như phạm vi hoạt động
nhưng GAET luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị trọng tâm xuyên suốt đó
là: đảm bảo mua sắm, tạo nguồn, quản lí, kinh doanh vật tư, kĩ thuật, khí tài phục vụ
19
cho quân đội vànền kinh tế quốc dân. Hiện nay GAET có 9 đơn vị thành viên, 3
công ty cổ phần, 1 công ty liên kết, 3 văn phòng đại diện tại : miền Trung, miền
Nam, và nước ngoài.
Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:
Hình 3.1.SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA TỔNG CÔNG TY
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Lao động)
3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
3.2.1. Các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng có 28 ngành nghề kinh
doanh. Một số ngành nghề kinh doanh chính của tổng công ty đó là:
20