Tài liệu Quản trị nhân sự công ty tnhh yang lin global việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP H QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH Ngành: TE C YANG LIN GLOBAL VIỆT NAM QUẢN TRỊ KINH DOANH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP H U Chuyên ngành: Giảng viên hướng dẫn : TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG Sinh viên thực hiện MSSV: 0854010064 : ĐINH THỊ DUNG Lớp: 08DQD1 Thành Phố Hồ Chí Minh, 2012 i LỜI CẢM ƠN Qua thời gian dài nghiên cứu và học tập tại trường Đại học Kỹ Thuật Công Nghệ TPHCM (HUTECH) tôi đã được các thầy cô trong trường chỉ dạy chân thành và tận tình, những người đã truyền đạt cho tôi những kiến thức cơ bản cũng như chuyên sâu về ngành quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị nhân sự nói riêng. Đồng thời khi thực tập và làm luận văn tại Công Ty TNHH Yang Lin Global Việt Nam tôi cũng nhận được sự nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong Công ty và đã cung c ấp những thông tin vô cùng cần thiết giúp cho tôi hoàn thành tốt đề tài luận văn tốt nghiệp về công tác quản trị nhân sự của mình. TE C H Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã b ảo ban dạy dỗ trong quá trình học tập tại trường, đặc biệt là sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn: Tiến sĩ Trương Quang Dũng. Cảm ơn Ban Giám đốc, các cán bộ công nhân viên của Công Ty TNHH Yang Lin Global Việt Nam đã nhi ệt tình giúpđ ỡ, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt đề tài này. H U Tôi xin chân thành cảm ơn! ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng luận văn này là kết quả nghiên cứu và đúc kết của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của thầy TS Trương Quang Dũng , không sao chép của bất kỳ ai. Nội dung luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các bộ luật, sách báo, giáo trình, tạp chí và các trang web theo danh mục tài liệu của luận văn. Các thông tin này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên tác phẩm, thời gian, địa điểm phát hành. H U TE C H Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế của nhà trường, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Sinh viên Đinh Thị Dung iii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên : Đinh Thị Dung MSSV : 0854010064 Khoá : Lớp : 08DQD1 2008 - 2012 H ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... C ......... .......................................................................................................................... TE ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... U ......... .......................................................................................................................... H ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... ......... .......................................................................................................................... Chữ kí của GVHD iv MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1 Quản trị doanh nghiệp 1.1.1.Khái niệm .................................................................................................. 2 1.1.2.Các chức năng của quản trị doanh nghiệp ................................................ 2 1.2. Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm .................................................................................................. 4 H 1.2.2. Vai trò của quản trị nhân sự ..................................................................... 4 1.2.3. Chức năng của quản trị nhân sự .................................................................... 5 C 1.3 . Nội dung của quản trị nhân sự 1.3.1. Hoạch định và phân tích công việc ........................................................... 6 TE 1.3.2. Tuyển dụng nhân sự .................................................................................. 8 1.3.3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ..................................................... 11 1.3.4. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự ................................................................... 15 U 1.4. Những thách thức của quản trị nhân sự.......................................................... 16 H Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH YANG LIN GLOBAL VN 2.1. Giới thiệu về công ty 2.1.1. Lịch sử hình thành công ty ............................................................... 18 2.1.2. Chức năng các bộ phận trong công ty ............................................... 19 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty .............................................................. 21 2.1.4. Các ngành nghề kinh doanh của công ty .......................................... 22 2.1.5. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ...................................... 23 2.2. Thực trạng quản trị nhân sự của công ty 2.2.1. Thực trạng tuyển dụng nhân sự 2.2.1.1. Cơ cấu nhân sự ......................................................................... 27 v 2.2.1.2. Phân bổ nhân sự ....................................................................... 29 2.2.1.3. Quy trình tuyển dụng ............................................................... 31 2.2.2. Thực trạng đào tạo và phát triển nhân sự 2.2.2.1. Thực trạng đào tạo nhân sự ..................................................... 32 2.2.2.2. Thực trạng phát triển nhân sự ................................................. 34 2.2.3. Thực trạng đãi ngộ nhân sự 2.2.3.1. Đãi ngộ vật chất ...................................................................... 35 2.2.3.2. Đãi ngộ tinh thần ..................................................................... 36 H 2.3. Đánh giá chung về tình hình quản trị nhân sự của công ty 2.3.1. Hoạch định và phân tích công việc ................................................... 37 C 2.3.2. Tuyển dụng nhân sự .......................................................................... 38 TE 2.3.3. Đào tạo và phát triển nhân sự ............................................................ 39 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự ................................................................................. 40 U Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 3.1. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai H 3.1.1. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai .......................... 41 3.1.2. Định hướng quản trị nhân sự trong tương lai ................................... 42 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác quản trị nhân sự 3.2.1 Nhóm giải pháp về hoạch định và phân tích công việc .................... 43 3.2.2. Nhóm giải pháp về tuyển dụng nhân sự ........................................... 44 3.2.3.Nhóm giải pháp về đào tạo và phát triển nhân sự .............................. 46 3.2.4. Nhóm giải pháp về đãi ngộ nhân sự .................................................. 50 KẾT LUẬN .................................................................................................. 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 55 vi DANH SÁCH BẢNG , BIỂU ĐỒ Danh sách bảng sử dụng trong bài : 1. Bảng 2.1 : Bảng doanh thu và chi phí qua các năm từ 2008 đến 2010 2. Bảng 2.2: Bảng doanh thu của công ty qua các năm 2008 đến 2010 3. Bảng 2.3: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 4. Bảng 2.4 : Bảng tổng hợp cơ cấu nhân sự của công ty từ năm 2008 đến 2011 5. Bảng 2.5 : Bảng phân bổ nhân sự của công ty từ năm 2009 đến 2011. C H 6. Bảng 2.6 : Bảng thống kê kết quả tập huấn của nhân sự trong năm 2011 Danh sách biểu đồ sử dụng trong bài: TE 7. Biểu đồ 2.1 : Biểu đồ thể hiện doanh thu và chi phí từ 2008 đến 2010 8. Biểu đồ 2.2 : Biểu đồ thể hiện doanh thu công ty từ 2008 đến 2010 H U 9. Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện kết quả tập huấn nhân sự năm 2011 NAM 揚 林 實 業 責 任 有 限 公 司人 事 機 構 組 織 圖 董 事 會 (5) 總 經 理 (1) H 副 總 經 理 (1) TE C 總 工 程 師 (1) 廠 長 (1) U 副 廠 長 (1) II I H 組 長 (1) 組 長 (1) 副 組 長 (1) T 裁 切 (3) 研 磨 (3) 洗 滌 (1) KHO AN 鑽 孔 (2) KINH DOANH 業 務 科 (8) P. KỸ THUẬT 後 制 程 (13) 前 制 程 (12) (1) 總 務 (5) 會 計 部 (4) TP KỸ THUẬT 副 組 長 (1) IN 印 刷 (3) N 強 化 (8) (2) 包 裝 (6) 裝 腳 (2) 端子 焊接 (1) C .V U 工務 (4)Ï 品 管 (3) NG. VU XN K 業 務 (2) 報 關 (1) 司 機 (5) KTT P 購 買 會 計 (1) KTT N 購 買 會 計 (1) KTV TÖ 物資 會計 (1) PH VU (2)Ï KHO 出納 (1) 原物 倉管 (1) 守 衛 (4) NHÂN SỰ THU MUA 1 LỜI MỞ ĐẦU TE C H 1. Lí do chọn đề tài: Như chúng ta đã bi ết, trong mọi nguồn lực thì nguồn nhân sự là quan trọng nhất trong một tổ chức. Nguồn nhân sự có vai trò rất lớn trong việc thành bại của một tổ chức. Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt hiện nay khi mà luôn có những thay đổi chóng mặt, những xu hướng mới, những cơ hội và thách thức mới thì mỗi tổ chức phải linh hoạt để thích ứng. Do vậy, các nhân viên ngày nay cần thiết phải trang bị một kiến thức mới, một công nghệ mới và một tư duy mới. Từ đó, chúng ta thấy rõ nhu cầu cần thiết của tổ chức trong việc quản lý một đội ngũ nhân viên m ới thỏa mãn yêu cầu của công việc trong thời buổi hiện nay. Đặc biệt là trong nền kinh tế Việt Nam đang mở cửa với nền kinh tế thế giới thì nhu cầu đó càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Chỉ khi nào các doanh nghiệp, công ty Việt Nam có một nguồn nhân sự đủ mạnh thì mới có thể tồn tại và phát triển trên thị trường và sau đó là hòa nhập vào nền kinh tế thế giới.Chính vì cảm thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác quản trị nhân sự nên tôi đã ch ọn đề tài “Quản trị nhân sự của công ty TNHH Yang Lin Global Việt Nam” để tìm hiểu rõ hơn về công tác quản trị nhân sự của công ty. 2. Mục tiêu nghiên cứu: U Dựa trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản và thực trạng của công tác quản trị nhân sự của công ty, phát hiện ra những ưu điểm và những mặt còn tồn tại để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác quản trị nhân sự, giúp cho công ty có được đội ngũ lao động chất lượng cao. H 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối tượng nghiên cứu : Thực trạng của công tác quản trị nhân sự của công ty TNHH Yang Lin Global Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu tài liệu cũng như thực trạng của công ty trong giai đoạn 2008- 2011 và một số tư liệu của những năm trước đó có liên quan. 4. Phương pháp nghiên cứu: Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng là: Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn thu thập thông tin thực tế. 5. Kết cấu đề tài của tôi gồm 3 chương : Chương 1: Cơ sở lí luận về quản trị nhân sự. Chương 2: Thực trạng quản trị nhân sự của công ty TNHH Yang Lin Global Việt Nam. Chương 3: Các giải pháp nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự công ty. 2 Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1 Quản trị doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm C H Theo Mary Parker Follett: “Quản trị doanh nghiệp là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Theo Koontz và O' Donnel: “Quản trị doanh nghiệp là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định". Theo James Stoner và Stephen Robbín: “Quản trị doanh nghiệp là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đ ạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhìn chung ,quản trị doanh nghiệp được hiểu là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu xác định thông qua sự nỗ lực của người khác trong cùng một tổ chức. TE 1.1.2. Các chức năng của quản trị: H U  Hoạch định: Là quá trình xác định các mục tiêu của doanh nghiệp và đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu đó. Như vậy chức năng hoạch định là nhằm xây dựng mục tiêu phát triển tương lai của doanh nghiệp. Tạo cơ sở tiền đề cho các hoạt động kinh doanh, đề ra các nguyên tắc ứng phó với tình hình và sự biến đổi trên thị trường tạo điều kiện rõ ràng cho việc kiểm tra thực hiện. Hoạch định là hoạt động quan trọng quyết định đến sự thành bại trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Hoạch định là một quá trình, một tâm trạng, một hành động hướng về tương lai.  Tổ chức: Là việc xác lập mô hình, phân công và giao nhiệm vụ cho mỗi cấp và cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Tổ chức còn bao gồm việc uỷ nhiệm cho các cấp quản trị và cho các nhân viên điều hành để họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả. Đó là việc xác lập những khuôn mẫu và mối quan hệ tương tác giữa các phần mà mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đảm nhận. Bởi vậy bộ máy tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp cần phải được xây dựng trên những nguyên tắc và yêu cầu nhất định. 3  Lãnh đạo: Là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Nó bao gồm việc chỉ định đúng tài nguyên và cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu cầu kỹ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đ ạo là tìm đư ợc sự cân bằng giữa yêu cầu của nhân sự và hiệu quả sản xuất. Bao gồm nhiều hoạt động nhằm thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp và tạo lập sinh khí cho tổ chức qua việc tối đa hoá hiệu suất công việc. Nó bao gồm việc ra chỉ thị, huấn luyện và duy trì kỷ luật trong toàn bộ máy, gây ảnh hưởng và tạo hứng thú với các nhân viên cấp dưới, khuyến khích động viên để tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái. H U TE C H  Kiểm tra : Là chức năng để đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự chệch hướng có khả năng diễn ra hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỷ luật và môi trường không rắc rối. Kiểm tra bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và đưa ra những hành động tương ứng kịp thời. Bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn và lượng hoá các kết quả đạt được, tiến hành các hoạt động điều chỉnh nếu kết quả không đúng với mục tiêu ấn định. Việc lượng hoá các thành quả đạt được bao gồm trong nó việc đánh giá công tác quản trị, kiểm điểm chính sách và giao tiếp nhân sự, xét duyệt các báo cáo về chi phí và về các nghiệp vụ tài chính. Kiểm soát có vai trò rất quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh, được tiến hành trước, trong và sau khi thực hiện hoạt động kinh doanh. Các chức năng của quản trị doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Trong các chức năng của quản trị doanh nghiệp thì hai chức năng hoạch định và tổ chức là quan trọng nhất không chỉ vì chúng quyết định đến tương lai và sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp mà cò vì hai chức năng này rất khó phát hiện ra sai sót, thời gian phát hiện ra sai sót càng dài thì chi phí trả cho sự khắc phục những sai sót ấy càng lớn. 1.2 Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm Theo giáo sư người Mỹ Dimock :“Quản trị nhân sự là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó các nhà quản trị và nhân viên trong doanh nghiệp dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát triển doanh nghiệp”. 4 Còn theo giáo sư Felix Migro cho r ằng :“Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó. Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của công ty”. Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. H U TE C H 1.2.2. Vai trò của quản trị nhân sự Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đ ề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình đ ộ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng: “Mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là m ột trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp . 1.2.3. Chức năng của quản trị nhân sự Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy , quản trị nhân sự có các chức năng rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đó là: Thứ nhất là thu hút nguồn nhân lực để đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc để có thể tuyển đúng người cho đúng việc. Nhóm chức năng này gồm hoạch định nhu cầu nhân viên, phân tích công việc và tuyển dụng nhân sự. 5 Thứ hai là đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ tay nghề cần thiết. Nhóm chức năng này có các hoạt động như : hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành chi công nhân. Bồi dưỡng, nâng cao trình dộ nghiệp vụ, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ chuyên môn. Đồng thời cập nhập phương pháp quản lý mới, hiện đại cho cán bộ quản lý. Thứ ba là kích thích động viên nhân viên và duy trì nguồn nhân lực . Nhóm chức năng này có các hoạt động như : xây dựng và quản lý hệ thống thang lương, bảng lương. Thiết lập và áp dụng các chính sách tiền thưởng, thăng tiến , kỷ luật, phúc lợi, phụ cấp. Đồng thời đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên. Ba chức năng cơ bản trên có tầm quan trọng như nhau,có mối quan hệ chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp lẫn nhau, phục vụ cho mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực. H 1.3.Nội dung của quản trị nhân sự QUẢN TRỊ NHÂN SỰ H U TE C Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện các nội dung cơ bản sau : HOẠCH ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐÃI NGỘ NHÂN VIÊN 6 1.3.1. Hoạch định và phân tích công việc 1.3.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực  Khái niệm: Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đề ra các chính sách và thực hiện các chương trình , hoạt động nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên, cùng các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. H  Ý nghĩa hoạch định nguồn nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực có ý nghĩa r ất quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Thứ nhất, giải quyết tình trạng vừa thừa, vừa thiếu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Thứ hai, doanh nghiệp luôn ở thế chủ động về nhân lực trong mọi tình huống bất ngờ. Thứ ba,tránh rủi ro trong sử dụng lao động. Đồng thời, giúp các nhà quản trị xác định rõ ràng phương hướng hoạt động doanh nghiệp. H U TE C  Quy trình hoạch định nguồn nhân lực: Bước 1: Phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài: Đó là chính sách của Chính phủ, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu của thị trường, đối thủ cạnh tranh, sự tiến bộ của khoa học công nghệ…. Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp: Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Khi phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau:  Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống: - Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân. - Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu. - Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật …)  Những yếu tố phân tích về mặt quá trình: - Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên. - Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc. - Môi trường văn hóa của doanh nghiệp. - Phong cách quản lý. - Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã vạch ra. - Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp. - Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bước 3: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực và cân đối cung cầu : Chúng ta cần dự báo xem nguồn nhân lực của công ty đủ , thừa hay thiếu lao động. 7 Bước 4: Lập kế hoạch hành động và xây dựng chính sách nguồn nhân lực. - Nếu công ty thừa lao động thì cần thực hiện các chính sách như : giảm giờ làm, vận động nghỉ phép, nghỉ chờ việc, vận động nghỉ hưu sớm hoặc là cho nghỉ việc khi cần thiết. - Nếu công ty thiếu lao động thì cần: vận động không nghỉ phép, kéo dài hợp đồng,tăng giờ làm, kí hợp đồng với công ty vệ tinh, thuê lao động tạm thời hoặc là tuyển thêm lao động mới. Bước 5: Lập và duyệt ngân sách : Sau khi xác định nhu cầu nhân lực thì cần có kế hoạch tuyển dụng thêm hay tinh giảm lao động dư thừa, bố trí lại cơ cấu tổ chức như thế nào cho phù hợp, đề bạt hay thuyên chuyển nhân viên…. C 1.3.1.2. Phân tích công việc H Bước 6: Kiểm tra, đánh giá các kế hoạch nhân sự : Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Sau đó phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện. U TE  Khái niệm: Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những công việc cụ thể trong tổ chức, doanh nghiệp để xây dựng bản công việc và bản tiêu chuẩn công việc. H  Ý nghĩa: Đối với nhà quản trị, phân tích công việc sẽ làm căn cứ để hoạch định nguồn nhân lực, để tuyển dụng nhân sự, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đào tạo và phát triển, trả lương, trả thưởng và bố trí công việc đúng người. Đối với nhân viên, phân tích công việc sẽ giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu công việc, tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn.  Quy trình phân tích công việc Bước 1: Xác định mục tiêu của phân tích công việc: Từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở như : các sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, các văn bản chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các bộ phận, các biểu đồ quy trình, bản mô tả công việc… 8 H U TE C H Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để phân tích công việc: Nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin: Tùy theo mức độ chính xác của công việc, loại hình công việc, khả năng tài chính của doanh nghiệp chúng ta có thể lựa chọn các phương pháp sau: - Phương pháp phỏng vấn - Phương pháp trả lời bản câu hỏi - Phương pháp quan sát Bước 5: Xử lý thông tin.: Thông tin thu thập được để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc đó hoặc nhà quản trị trực tiếp công việc đó. Bước 6: Soạn thảo bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trí làm việc cụ thể. Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích… của người thực hiện công việc.Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động. Qua tìm hiểu bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, người lao động hiểu rõ tổ chức tuyển dụng yêu cầu gì? Bản thân phải chuẩn bị thế nào (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…)? Quan hệ công việc ra sao (ai phụ trách, tương tác với ai…)? Có các nghĩa vụ và được hưởng các quyền lợi gì?... Với người sử dụng lao động, bản mô tả và tiêu chuẩn công việc giúp xác định mức độ cần thiết hay quan trọng của một vị trí công tác, định hướng và các tiêu chí chọn lọc một ứng viên phù hợp với công việc, lên kế hoạch bồi dưỡng và phát triển kỹ năng, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc, chăm sóc đội ngũ nhân sự… 1.3.2. Tuyển dụng nhân sự  Khái niệm Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Tuyển dụng nhân sự không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân sự, và cũng không chỉ là công việc đơn giản bổ sung người lao động cho doanh nghiệp, mà đó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận. Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp 9 giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, phải có sự định hướng rõ ràng, phù hợp của lãnh đạo doanh nghiệp. Mục đích chủ yếu của tuyển dụng nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. U TE C H  Các nguồn lực tuyển dụng Các doanh nghiệp thường tuyển dụng nhân lực từ hai nguồn, ở bên trong doanh nghiệp và ở thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp. + Nguồn nhân lực từ trong doanh nghiệp: là những người đang làm việc cho doanh nghiệp. Họ thường được lựa chọn cho những vị trí công việc cao hơn mà họ đang đảm nhận. Với nguồn nhân lực này, doanh nghiệp hiểu rất rõ về khả năng, tính cách của họ, nên việc chọn lựa dễ hơn, chính xác hơn. Khi lựa chọn nguồn nhân lực này, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo, chi phí tuyển dụng và vẫn duy trì được công việc như cũ, và kích thích được tinh thần, khả năng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi sử dụng nguồn nhân lực này, doanh nghiệp sẽ không tha y đổi được chất lượng nguồn nhân lực. + Nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp: rất đa dạng, phong phú như sinh viên các trường đại học, cao đẳng, các trung tâm dạy nghề, những lao động tự do hay những lao động đang làm việc trong các tổ chức khác. Với nguồn nhân lực rộng lớn này, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn, nhưng lại cũng khó khăn lựa chọn hơn. Khi tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp phải mất chi phí tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn...Nguồn nhân lực này sẽ làm thay đổi chất lượng lao động của doanh nghiệp. H  Các hình thức tuyển dụng Các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng nhân sự khác nhau, tùy vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp: tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, thông qua sự giới thiệu, thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm, thông qua các hội chợ việc làm hoặc tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng. - Tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông: đây là hình thức tuyển dụng phố biến nhất. Doanh nghiệp đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh truyền hình, đài phát thanh, mạng internet, báo...Tùy vào yêu cầu và tính chất công việc, nhu cầu nhân sự, mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp hoặc kết hợp nhiều hình thức với nhau. - Tuyển dụng thông qua giới thiệu: Qua giới thiệu từ người quen, từ các thành viên trong doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những người phù hợp khá nhanh chóng và cụ thể. Tuy nhiên hình thức tuyển dụng này chỉ ở quy mô hẹp. 10 - Tuyển dụng thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: Hình thức này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về quản trị nhân sự. Doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu tới các trung tâm môi giới, giới thiệu việc làm và các trung tâm này sẽ đảm nhận việc tuyển chọn nhân sự phù hợp với doanh nghiệp - Tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm: Với hình thức tuyển dụng này, nhà tuyển dụng và ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhau, có cơ hội trao đổi, thấu hiểu, để từ đó mở ra cơ hội lựa chọn tốt hơn. - Tuyển dụng trực tiếp từ các trường cao đẳng, đại học: Doanh nghiệp cử người tới tận các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề để tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp. H U TE C H  Quy trình tuyển dụng nhân sự Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng. - Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. - Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự . - Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. Bước 2: Thông báo tuyển dụng. Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau: - Quảng cáo trên báo, đài, tivi. - Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động. - Thông báo tại doanh nghiệp. Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng. Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ. - Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu. - Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp . Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên. 11 H U TE C H Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định vấn đề. - Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. - Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay… - Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng… - Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý v ới từng ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất. Bước 5: Kiểm tra sức khoẻ. Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình đ ộ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuy ển dụng. Nhận một người có sức khoẻ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp . Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định. Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động. Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc… Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng làm quen với công việc mới. 1.3.3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực  Khái niệm: Đào tạo nguồn nhân lực : Là hoạt động làm cho con người trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định. Là quá trình học tập để làm cho người lao động có thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả hơn trong công tác của họ. Đào tạo nguồn nhân lực là cần thiết cho sự thành công của tổ chức và sự phát triển chức năng của con người. Việc đào tạo nguồn nhân lực không chỉ được thực hiện bên trong một tổ chức, mà còn bao gồm một loạt những hoạt động khác được thực hiện từ bên ngoài, như: học việc, học nghề và hành nghề. Kết quả của quá trình đào tạo nguồn nhân lực sẽ nâng cao chất lượng, phát triển nguồn nhân lực đó. Phát triển nguồn nhân lực là các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển. Là quá trình trang bị kiến thức 12 nhất định về chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, để họ có thể đảm nhiệm được một công việc nhất định. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là hoạt động nhằm trang bị kiến thức căn bản hay huấn luyện, nâng cao kỹ năng thành thạo nghề nghiệp cho công nhân viên. U TE C H  Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển: Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn v ề công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao kh ả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. Đào tạo và phát triển là điều kiện quyết định để một tổ chức có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp: - Nâng cao năng suất lao động , hiệu quả thực hiện công việc. - Nâng cao chất lượng của thực hiện công việc. - Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám sát. - Nâng cao tính tự ổn định và năng động của tổ chức. - Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, - Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. - Tạo cho người lao động có cách nhìn , cách tư duy mới trong công việc của họ , là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc. H  Quy trình đào tạo và phát triển: Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo: Nhu cầu đào tạo thường được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thực hiện các nghiên cứu: - Phân tích doanh nghiệp : Hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức. - Phân tích tác nghiệp: Xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt cho công việc. - Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chú trọng đến các kỹ năng và các đặc tính của nhân viên, đucợ sử dụng để xác định ai là người cần thiết được đào tạo. Bước 2: Thiết kế chương trình/ tài liệu đào tạo. - Chọn một chương trình huấn luyện phù hợp. - Thiết kế nội dung chương trình sát thực với mục đích , yêu cầu của doanh nghiệp.