Tài liệu Quản lý văn bản trường cđsp trung ương

MỤC LỤC MỞ ĐẦU..............................................................................................................2 1. Tính cấp thiết của đề tài....................................................................................2 2. Mục đích nghiên cứu.........................................................................................3 3. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................3 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu............................................3 6. Tính mới của đề tài............................................................................................4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.................................................................5 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................................................6 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN”...............6 1.1. Cơ sở lý luận.................................................................................................6 1.1.1. Một số khái niệm.........................................................................................6 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến................................................................7 1.1.3. Phần mềm máy tính...................................................................................10 1.2. Cơ sở thực tiễn của việc thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”................................................................................................................11 1.2.1. Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”..........................................................................11 1.2.2. Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đi, đến.......................................................................................12 1.2.3. Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương...........................................................................................13 Chương II: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN.....................................................................................................15 2.1. Phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý văn bản đi, đến”..........................15 2.1.1. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đi, đến............15 2.1.2. Phân tích về mặt chức năng......................................................................16 2.1.3. Phân tích về mặt dữ liệu............................................................................22 2.1.4. Sơ đồ quan hệ............................................................................................27 2.1.5. Xây dựng và triển khai chương trình.......................................................28 2.2. Thực nghiệm phần mềm............................................................................35 2.2.1. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” trong quá trình giảng dạy các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản............................35 2.2.2. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác quản lý văn bản của trường tại phòng Văn thư...............................................................35 KẾT LUẬN CHƯƠNG II.................................................................................37 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...........................................................................38 1. Kết luận...........................................................................................................38 2. Kiến nghị.........................................................................................................38 3. Hướng phát triển của đề tài.............................................................................38 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................40 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư có nhiều học phần cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” như: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, Công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Đảng. Từ trước đến nay, khi dạy các học trên vì không có phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” nên giảng viên chỉ hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý bằng sổ hoặc mô tả hình ảnh giao diện về “Quản lý văn bản đi và đến” trên máy tính. Do đó, khi đi thực tập thậm chí sau khi tốt nghiệp SV chưa biết cách quản lý văn bản đi, đến trên máy vi tính. Điều đó làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu của xã hội của SV thấp nên cơ hội về việc làm của SV còn hạn chế. Để giúp SV có kỹ năng giải quyết văn bản trên máy tính, tăng cơ hội về việc làm cho họ đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cần có phần mềm trên để phục vụ hoạt động dạy và học các học phần trên của SV. Bên cạnh đó, công tác quản lý văn bản của trường đang thực hiện bằng sổ nên có nhiều bất cập xảy ra, do đó cũng cần phải có phần mềm này để quản lý các văn bản đi và đến của trường. Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm phần mềm của nhiều công ty phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm mang đặc thù riêng của từng cơ quan, nó đáp ứng tốt ở cơ quan này nhưng lại không tốt ở cơ quan khác, hơn nữa giá thành sản phẩm phần mềm rất cao và chi phí bảo trì tốn kém. Phần mềm "Quản lý văn bản đi, đến" được thiết kế theo nhu cầu sử dụng của từng môn học cũng như yêu cầu sử dụng của người trực tiếp quản lý văn bản, đặc biệt là vấn đề chèn số văn bản đi đã được giải quyết trong khi đó các phần mềm khác không đáp ứng chức năng này. Việc cài đặt cũng như bảo trì phần mềm sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.Vì thế việc tạo ra phần mềm đáp ứng công tác giảng dạy cũng như công tác quản lý văn bản của Nhà trường là rất cần thiết. 2 2. Mục đích nghiên cứu - Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” phục vụ hoạt động giảng dạy các học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. - Phục vụ công tác văn thư lưu trữ của nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường, giúp cho việc quản lý văn bản, phân phối văn bản cũng như công tác lưu trữ được an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. 3. Đối tượng nghiên cứu - Văn bản đi và văn bản đến 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.2. Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.3. Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài. 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 5.1. Cách tiếp cận Tiếp cận các phần mềm mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan khác đang sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường CĐSPTW, nhu cầu sử dụng trong các học phần có liên quan để tiến hành triển khai phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường CĐSPTW và của Khoa Quản lý – Văn thư. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý luận của đề tài. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài như: Trong công tác giảng dạy các học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho ra những 3 chức năng đáp ứng nhu cầu và sát nhất để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân tích và thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ của công tác văn thư và thực nghiệm tại phòng văn thư của Nhà trường. 5.3. Phạm vi nghiên cứu Qua tình hình thực tế các học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi tạo ra phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương. 6. Tính mới của đề tài - Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được đưa lên phần mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian. - Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý văn bản một cách trực quan nhất. 4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Từ 1/1-1/3/2015: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài Từ 2/3 đến 1/6/2015 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Từ 2/7/2015 -1/8/2015 Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường. Từ 2/8/2015-15/10/2015 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần 1 và thực nghiệm lần 2: Trong quá trình giảng dạy một số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản Tháng 11/2015 Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài Tháng 12/2015 Nghiệm thu đề tài 5 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do nhà trường ban hành gửi cho các cơ quan khác. 1.1.1.2. Văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do các cơ quan khác ban hành gửi đến cho trường. 1.1.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài. 1.1.1.4. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.5. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 1.1.1.6. Phần mềm máy tính 6 Phần mềm máy tính là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó. 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến 1.1.2.1. Các yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi, đến Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thống nhất: các nghiệp vụ về quản lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản; mẫu về các loại sổ (giao diện) đăng ký văn bản, cách ghi chép (cập nhật) thông tin văn bản,... đều phải tuân theo quy định chung của cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện theo cách riêng của mình. - Chính xác: các nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số và ký hiệu...Đây là yêu cầu quan trọng đối với công tác quản lý văn bản. - Nhanh chóng, kịp thời: văn bản là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu văn bản không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây tổn thất cho cơ quan, Nhà nước hoặc là thiệt hại đến lợi ích của công nhân viên. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản phải được nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn. - An toàn: không được để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu trong công tác quản lý văn bản như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Các cơ quan, tổ chức phải cụ thể hóa các quy định về bảo đảm an toàn văn bản. 1.1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 22/ 11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến như sau: 7 - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. - Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. 1.1.2.3. Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến a) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Soạn thảo → Duyệt bản thảo → Hoàn chỉnh bản thảo, in văn bản → Trình ký, ký văn bản → Kiểm tra → Đăng ký văn bản → nhân bản và đóng dấu → Tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản → Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng. Trong quy trình trên, các bước: đăng ký văn bản, tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản, lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Như vậy Phần mềm đã giúp người dùng rút ngắn các quy trình quản lý văn bản, đảm bảo chính xác, an toàn và tiết kiệm không gian lưu trữ (văn bản giấy phải lưu lại trong các tủ gây mất diện tích) b) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến 8 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến bao gồm các bước sau: Tiếp nhận văn bản → Kiểm tra và phân loại văn bản → Bóc bì văn bản → Đóng dấu đến → Đăng ký văn bản đến → Trình văn bản đến → Phân phối và chuyển giao văn bản → Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến. Trong quy trình trên, các bước: Đăng ký văn bản đến, Phân phối và chuyển giao văn bản, Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. c) Việc sử dụng phần mềm vào một số bước trong quy trình quản lý văn bản * Đăng ký văn bản đi, đến: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV văn bản đi, đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đi, đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đi, đến theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đến và cách đăng ký văn bản đi, đến kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, III, VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Đăng ký văn bản đi, đến phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. - Đăng ký văn bản đi, đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV việc đăng ký văn bản đi, đến phải bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính đảm bảo các yêu cầu của sau: - Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. - Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. - Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý. - Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến. 9 Như vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến (tức là phần mềm quản lý văn bản đi, đến) phải thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, III, VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV. * Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản đi: sau khi hoàn thiện các thành phần thể thức của văn bản, bộ phận văn thư scan văn bản đưa vào hệ thống quản lý văn bản. * Phân phối, chuyển giao, giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản đi, đến: sau khi đóng dấu đến và đăng ký văn bản, văn thư scan văn bản đưa vào hệ thống, hệ thống tự động chuyển đến lãnh đạo, lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo và phân phối văn bản, văn bản tự động chuyển đến các tài khoản của lãnh đạo các đơn vị được phân phối. Sau khi các đơn vị giải quyết xong thì tích vào ô đã xử lý, lãnh đạo cơ quan sẽ nhận được thông tin xử lý văn bản đến của các đơn vị có liên quan. 1.1.3. Phần mềm máy tính 1.1.3.1. Vai trò của phần mềm máy tính Phần mềm máy tính mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn. Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” giúp cho quá trình giải quyết văn bản diễn ra nhanh chóng, kịp thời và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn bản đồng thời tiết kiệm được chi phí (giảm chi phí cho việc in ấn văn bản). 1.1.3.2. Các loại phần mềm máy tính Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thi được. Có nhiều nhóm phần mềm máy tính khác nhau. Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như là phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng. 10 - Phần mềm hệ thống dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính, ví dụ như các hệ điều hành máy tính Windows, Linux, Unix, các thư viện động (còn gọi là thư viện liên kết động; tiếng Anh: dynamic linked library DLL) của hệ điều hành, các trình điều khiển (driver), phần sụn (firmware) và BIOS. Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng. - Phần mềm ứng dụng để người sử dụng có thể hoàn thành một hay nhiều công việc nào đó, ví dụ như các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Open office), phần mềm doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềm cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích, hay các loại phần mềm độc hại. Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” thuộc nhóm phần mềm ứng dụng. 1.2. Cơ sở thực tiễn của việc thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 1.2.1. Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 1.2.1.1. Học phần Nghiệp vụ văn thư trong chương trình đào tạo Quản trị văn phòng và Lưu trữ học Nội dung của học phần bao gồm 5 chương: Chương 1: Tổng quan về Công tác văn thư Chương 2: Quản lý văn bản đi Chương 3: Quản lý văn bản đến Chương 4: Quản lý và sử dụng con dấu Chương 5: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trong học phần này, việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được áp dụng ở chương 2, chương 3 và chương 5 giúp cho sinh viên trực quan hiểu rõ hơn nữa về quy trình quản lý văn bản đi và đến. 1.2.1.2. Học phần Quản lý văn bản và con dấu trong chương trình đào tạo Thư ký văn phòng 11 Nội dung của học phần bao gồm 4 chương: Chương 1: Tổng quan về Công tác văn thư Chương 2: Quản lý văn bản đi Chương 3: Quản lý văn bản đến Chương 4: Quản lý và sử dụng con dấu Trong học phần này, việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được sử dụng trong chương 2 và chương 3. 1.2.1.3. Học phần Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong ba chương trình đào tạo Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng và Lưu trữ học Nội dung của học phần bao gồm 4 chương trong đó có 2 chương liên quan đến việc sử dụng phần mềm đó là: Chương 1: Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Chương 2: Ứng dụng công nghệ thông tin vào Công tác lưu trữ 1.2.1.4. Học phần Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong chương trình đào tạo của ngành Thư ký văn phòng Nội dung của học phần bao gồm 3 chương trong đó có 1 chương liên quan đến việc sử dụng phần mềm đó là: Chương 3: Phương pháp lập hồ sơ 1.2.2. Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đi, đến Khi giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản, các giảng viên chỉ có thể sưu tầm, giới thiệu cho sinh viên ảnh của các giao diện phần mềm và hướng dẫn mô phỏng cách nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Với việc giảng dạy như trên sinh viên mới chỉ được rèn luyện kỹ năng quản lý văn bản thủ công. Bên cạnh đó sinh viên chỉ nghe, xem và nghi nhớ cách thức đăng ký văn bản vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đến trên máy tính. Riêng đối với học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, trước đây Khoa Quản lý - Văn thư mời giảng viên trường Đại học Nội vụ thỉnh giảng. Khi giảng dạy học phần này giảng viên sẽ giới thiệu phần mềm của 12 họ, dạy xong họ xóa đi. Bắt đầu từ năm học 2014 - 2015, theo chủ trương của nhà trường, khoa Quản lý Văn thư không mời giảng viên ngoài nữa mà mời giảng giảng viên khoa Công nghệ dạy học phần này. Không có phần mềm, giảng viên chỉ đơn thuần giảng về phần lý thuyết và dạy sinh viên kẻ các cột dữ liệu trên máy tính và nhập dữ liệu vào. Như vậy, rất nhiều nội dung của học phần giảng viên khó truyền tải và sinh viên không lĩnh hội hết được như: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi và quản lý giải quyết công việc của cơ quan; phân quyền giải quyết công việc; thanh kiểm tra việc giải quyết công việc của cán bộ nhân viên trong cơ quan; lập và lưu trữ hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ... 1.2.3. Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương 1.2.3.1 Quản lý văn bản nội bộ, đi Công tác quản lý văn bản đi, đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương không sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Quy trình quản lý văn bản đi, đến được thực hiện như sau: - Các đơn vị trong trường có liên quan được giao nhiệm vụ soạn văn bản sẽ tiến hành soạn thảo văn bản sau đó in ra giấy, trình viên chức văn thư. Viên chức văn thư kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản, nếu sai thì phải đem về sửa lại và trình tiếp, nếu văn bản trình bày đúng sẽ được đánh số vào văn bản. - Văn bản được đánh số sẽ đưa trình lãnh đạo trường ký. - Văn bản có chữ ký của lãnh đạo trường được chụp dấu (thông thường 3 bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo trường). - Văn thư đăng ký vào dữ liệu tự thiết kế bằng Excel trên máy tính, lưu 1 bản chính tại phòng Văn thư. Các văn bản lưu sắp xếp theo tháng. - Các đơn vị trong trường tự photo văn bản gửi đến các đơn vị có liên quan đối với văn bản nội bộ, viên chức văn thư làm thủ tục chuyển phát đến cơ quan, tổ chức nhận văn bản đối với văn bản đi. 13 1.2.3.2) Quy trình quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản, kiểm tra và phân loại văn bản, bóc bì văn bản, đóng dấu đến (đối với văn bản chuyển đến bằng con đường bưu điện). Tải văn bản về máy tính của phòng văn thư, in ra giấy, đóng dấu đến (đối với văn bản cập nhật qua mạng internet). - Đăng ký văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương được thực hiện bằng sổ theo mẫu của Thông tư số 07/2012/TT-BNV. - Trình văn bản đến: Viên chức văn thư trình văn bản đến lãnh đạo nhà trường để xin chỉ đạo phân phối. Lãnh đạo ghi ý kiến chỉ đạo phân phối vào phía trên lề trái văn bản. - Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo trường, viên chức văn thư photo văn bản gửi đến lãnh đạo các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan giải quyết. 1.2.3.2. Nhận xét thực trạng quản lý văn bản đi, đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương a) Ưu điểm: Với quy trình trên, viên chức văn thư và các viên chức khác đều có thể tham gia vào quá trình giải quyết văn bản ngay cả khi sử dụng máy tính không thành thạo. Dễ cho việc chèn số văn bản đi trong tình hình thực tế xảy ra việc phải chèn số nhiều. b) Nhược điểm - Không phù hợp với thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hoá tự động hoá. Các thao tác cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai sót, mất mát hư hỏng. - Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn. - Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách, bảo quản không tốt dễ dẫn đến hư hỏng làm mất thông tin. - Không kiểm tra và đôn đốc được việc giải quyết văn bản. - Tốn kinh phí cho việc in, photo văn bản để gửi cho các đơn vị. 14 Chương II THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN 2.1. Phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý văn bản đi, đến” 2.1.1. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đi, đến 2.1.1.1. Đối với văn bản đến Khi có một văn bản mới được gửi đến (qua đường bưu điện, máy fax, qua internet), nhân viên phòng hành chính sẽ tiếp nhận văn bản, scan văn bản và lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào phần mềm quản lý bằng quyền văn thư: Ngày đến, số đến, Ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung… Sau khi đã cập nhật thông tin văn bản đến vào phần mềm thì ở quyền của lãnh đạo cơ quan sẽ xuất hiện văn bản mới chưa phân công xử lý, khi đó lãnh đạo sẽ phân công xử lý văn bản đó bao gồm đơn vị xử lý chính và các đơn vị phối hợp xử lý. Khi lãnh đạo phân công xong thì các quyền của user phòng ban và khoa sẽ nhận được phân công và tiến hành xử lý văn bản. Nếu xử lý xong thì nhấn xử lý và kết thúc quá trình xử lý văn bản đến. 2.1.1.2. Đối với văn bản đi Văn bản đi (bao gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển đến phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin: Ngày ban hành, loại văn bản, số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận…trước khi được gửi đi. Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm văn bản đến và đi… Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo: ngày ban hành, theo trích yếu, theo loại văn bản, theo số ký hiệu vb, sổ văn bản. 2.1.1.3. Các đối tượng sử dụng Có 04 đối tượng sử dụng ứng dụng là lãnh đạo trường, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo khoa, văn thư; thuộc vào các nhóm sau: - Lãnh đạo trường (Hiệu Trưởng, Phó Hiệu Trưởng), - Lãnh đạo các phòng ban (trưởng phòng, phó phòng), - Lãnh đạo khoa (trưởng khoa, phó trưởng khoa), - Văn thư nhà trường. 15 Các đối tượng sẽ có các thao tác khác nhau trong chương trình quản lý văn bản và điều hành: - Lãnh đạo : có thể xem các văn bản đi, đến và thực hiện việc phân phối văn bản, đưa ra ý kiến chỉ đạo, xem tất cả vb đến và đi trong hệ thống, theo dõi quá trình xử lý văn bản khi phân phối. - Đối với văn thư : có thể thực hiện thêm mới, sửa, xóa văn bản, thêm mới, sửa, xóa loại văn bản; Phòng ban; Lĩnh vực văn bản; Sổ văn bản. - Đối với lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo khoa : có thể thực hiện nhận văn bản đã được phân phối, lập hồ sơ các văn bản đã được phân phối. 2.1.2. Phân tích về mặt chức năng 2.1.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý văn bản và điều hành QL hệ thống HS cá nhân Đổi MK QL danh mục QL văn bản đi QL văn bản đến QL hồ sơ Phòng ban Vào sổ VB Vào sổ VB Tạo mới HS Lĩnh vực DS văn bản DS văn bản DS hồ sơ Nhóm ND Loại văn bản Phân quyền Sổ văn bản Tra cứu Theo dõi Tra cứu sổ VB Theo dõi KQ xử lý VB đến Phân phối Trợ giúp 2.1.2.2. Biều đồ luồng dữ liệu 16 a) Mức ngữ cảnh Y/c xử lý Báo cáo/KQ thực hiện Lãnh đạo Ý kiến chỉ đạo/Y/c xử lý Thông tin vb 0. QLVB và điều hành Thông tin vb Lãnh đạo phòng, khoa KQ thực hiện Kết quả Văn thư b) Mức đỉnh YC/KQ TT văn bản đến Văn thư YC/KQ 4.QL VB đến VB đi Mã TT Theo dõi Mã Mã KQ Mã Mã Loại VB LV VB Sổ VB Phân quyền Mã 2.QL danh mục 6.Tra cứu Văn thư Phòng ban Mã Hồ sơ Sổ VB YC/KQ 5.QL hồ sơ Mã 7.Theo dõi Mã TT VB đi 3.QL VB đi VB đến Lãnh đạo Văn thư Người dùng Nhóm ND YC/KQ TT tra cứu 1.QL hệ thống YC/KQ TT danh mục Văn thư TT Lãnh đạo 17 c) Mức dưới đỉnh * QL hệ thống Lãnh đạo Lãnh đạo YC xử lý/tt quản lý KQ/TT xử lý KQ YC đổi MK 1.1.QLHS cá nhân Người dùng Mã, mật khẩu Lãnh đạo 1.2.Đổi mật khẩu TT quản lý YC đổi MK Nhóm người dùng Mã KQ Văn thư Mã nhóm KQ/TT xử lý 1.4.Phân quyền 1.3.QL nhóm ND Trợ giúp Phân quyền Yêu cầu Lãnh đạo Kết quả Văn thư 1.5.Trợ giúp Kết quả Yêu cầu 18 *QL danh mục Văn thư Phòng ban TT quản lý Lĩnh vực VB Kết quả TT quản lý 2.2.QL Lĩnh vực Loại VB Kết quả TT quản lý Kết quả 2.1.QL phòng ban Văn thư Văn thư Sổ VB Kết quả Văn thư TT quản lý 2.3.QL Loại vb 2.4.QL Sổ VB *QL văn bản đi Loại VB Văn thư TT VB đi Ma loại Văn thư VB đi Kết quả 3.1.Vào sổ VB đi Ma VB Kết quả/tìm kiếm Lãnh đạo Kết quả/tìm kiếm TT DSVB đi 3.2.DS VB đi TT DSVB đi 19 * QL văn bản đến TT VB đến Văn thư Loại VB Mã loại Kết quả Văn thư 4.1.Vào sổ VB đến TT KQ TT DS vb đến Phòng ban Vb đến Mã PBan Mã VB Mã VB 4.2.QL DSVB đến 4.3.Phân phối TT chỉ đạo KQ xử lý VB Lãnh đạo * Quản lý hồ sơ TT KQ Lãnh đạo Yêu cầu 5.1.Tạo mới HS Mã VB đến Mã VB đi Mã LV Mã loại Lĩnh vực VB Loại VB Hồ sơ 5.2.DS hồ sơ TT KQ Yêu cầu Lãnh đạo 20