Tài liệu Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng trung ương đảng thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC _____ Trang LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 11 1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 11 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 11 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 11 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng 13 1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng và Nhà nước 14 1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 15 1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử 20 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử 20 1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử 21 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử 23 1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng 24 1.3.1 Tài liệu điện tử đến 24 1.3.2 Tài liệu điện tử đi 30 1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ 35 1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy 40 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 42 2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 42 2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 48 2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 59 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 61 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử đi 64 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội bộ 65 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử 66 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN 69 HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 69 3.1.1 Những kết quả đạt được 69 3.1.2 Một số hạn chế 71 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng 77 3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử 77 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án khi được duyệt 79 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của 84 Văn phòng Trung ương Đảng 3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực 85 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 95 MỞ ĐẦU 1- Mục đích, ý nghĩa của đề tài Từ một vài thập kỷ gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến bộ khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông; thế giới đang biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu. Thông tin đang trở thành nguồn tài nguyên quan trọng của xã hội. Tài liệu điện tử trở thành một phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu và ngày càng phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết các ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương ở nước ta. Trong một số cơ quan tài liệu điện tử thay thế dần dần tài liệu bằng giấy và đã trở thành tài sản rất có giá trị của quốc gia. Ở nước ta hiện nay, các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước bắt đầu tiếp cận nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong khi lưu trữ các nước như: Anh, Mỹ, Trung Quốc đều đã tiến hành nghiên cứu từ những năm 70 của thế kỷ trước…. Tất cả các nội dung từ khái niệm, đặc điểm, tính chất tài liệu điện tử, đến các yêu cầu, nguyên tắc, giải pháp quản lý, về nội dung nghiệp vụ và giải pháp công nghệ đối với khoa học lưu trữ Việt Nam mới ở giai đoạn khởi đầu. Đối với hệ thống tổ chức Đảng: Từ năm 2000 đến nay, trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức của Đảng, hệ thống văn bản điện tử đã bước đầu hình thành. Theo Quy định của Văn phòng Trung ương Đảng số 01QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 về việc gửi nhận văn bản trên mạng thông mạng thông tin diện rộng của đảng và Quy định về công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26-11-2008, cũng không quy định việc quản lý tài liệu điện tử. Vấn đề đặt ra là cơ sở pháp lý tài liệu điện tử trong các cơ quan Đảng nói chung và Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng chưa được quy định cụ thể; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử, phương thức quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng gặp rất nhiều khó khăn; thiếu sự am hiểu, thiếu văn bản chỉ đạo, thiếu giải pháp quản lý. Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu giấy và tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc quản lý tài liệu điện tử ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng. Nhưng trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế. Chính vì lý do trên, mà tôi đã chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về quản lý tài liệu điện tử hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cơ quan Đảng và các tỉnh, thành ủy. 2- Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: - Nghiên cứu các nguồn tài liệu điện tử và hoạt động quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương, qua đó chứng minh rằng ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng. - Khảo sát và đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. 2 - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng. 3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đề tài sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề sau: - Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng. - Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng, từ đó nêu lên những ưu điểm và hạn chế. - Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử hiện hành nhằm nâng cao hiệu quả của việc bảo quản khai thác và sử dụng tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các loại hình tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc điểm và ý nghĩa của nó cũng như thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng từ khi hợp nhất (năm 2007) đến nay. 4- Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý tài liệu điện tử hiện hành là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Các nghiên cứu chính thức đã được công bố về quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam không có nhiều vì quản lý tài liệu điện tử là vấn đề khó, khá phức tạp đối với cơ quan, tổ chức Đảng nói chung và các cơ quan quản lý lưu trữ Đảng nói riêng. Một số bài viết như: 3 Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài, Cục Lưu trữ đã xây dựng phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ trên nền hệ điều hành MSDOS và hệ quản trị dữ liệu FOXPRO. Phần mềm đã được triển khai áp dụng thí điểm tại một số văn phòng cấp ủy để quản lý công văn đi, công văn đến và công văn nội bộ (thay cho sổ đăng ký công văn đi, đến), trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, tạo lập hồ sơ và biên mục hồ sơ; đồng thời cho phép tạo lập, cập nhật và quản trị các cơ sở dữ liệu quản lý mục lục hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”. Nội dung các báo cáo chủ yếu đề cập về tài liệu lưu trữ điện tử ở các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay. Qua đó tìm ra những ưu điểm cần phát huy, khuyết điểm để khắc phục và tìm hiểu một số kinh nghiệm về lưu trữ tài liệu điện tử ở các cơ quan lưu trữ nước ngoài để từng bước học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết về lưu trữ tài liệu điện tử cho cán bộ lưu trữ Việt Nam và khuyến nghị với Nhà nước những giải pháp về lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ta hiện nay. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học về “Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11/2005. Nội dung các báo cáo đề cập đến thực trạng công tác văn thư của các cơ quan Đảng và nhà nước, các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay và những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục để đẩy mạnh cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước. “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng. Nội dung bài viết đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử. 4 “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi. Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ, mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam. “Những vấn đề thực tiễn trong giao dịch điện tử của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam” của bà Phạm Thị Chuyền. Bài viết trình bày tóm tắt nội dung một số văn bản của Ngân hàng nhà nước về giao dịch thanh toán điện tử; các chương trình thanh toán liên ngân hàng, song phương với các ngân hàng bạn, thanh toán với khách hàng bằng chương trình Homebanking, rút tiền tự động. Trên cơ sở phân tích những mặt ưu điểm và các khó khăn, vướng mắc trong giao dịch điện tử, tác giả đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý nhà nước về giao dịch điện tử. - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Đây là một đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập một cách đầy đủ, toàn diện nhất từ trước đến nay tới các khía cạnh của vấn đề quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước. - Nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ”. Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp cơ sở của tác giả Vũ Hồng Mây, công tác tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung 5 ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài đã được nghiệm thu và các kết quả nghiên cứu đề tài đang trong giai đoạn triển khai. Hiện nay, việc nghiên cứu công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng như một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng là một vấn đề mang tính thời sự, một mặt sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính của Văn phòng Trung ương Đảng, mặt khác góp phần vào việc khẳng định khả năng xây dựng nền hành chính nhà nước Việt Nam theo hướng điện tử hoá. 6- Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn. Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành như việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển giao tài liệu điện tử tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. - Vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mô tả chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành và đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. 7- Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau: - Luật Lưu trữ của các nước và tổ chức quốc tế, phần quy định về tài liệu điện tử. 6 - Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các văn bản do Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương. - Nguồn tài liệu điện tử đi và đến được cập nhật trong cơ sở dữ liệu công văn đi, đến tại Văn phòng Trung ương Đảng. - Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử; các bài viết liên quan tới tài liệu điện tử tại các Hội nghị khoa học và đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam. - Các sách về tài liệu điện tử; các luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện tử. 8- Những đóng góp của luận văn Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau: Thứ nhất, luận văn đã khái quát được các nguồn tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử. Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử như là một công cụ giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và các cơ quan đảng nói chung. Thứ hai, luận văn cũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả việc khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. 9- Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương. Phần mở đầu giới thiệu khái quát về luận văn, mục đích ý nghĩa của đề tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, các nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài và phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu về bố cục của luận văn. 7 Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Đây là chương mở đầu làm nhiệm vụ dẫn luận cho nội dung chính của đề tài. Trong chương này, chúng tôi trình bày những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan đảng và nhà nước. Làm rõ các nguồn tài liệu giấy và tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; và các phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Trong chương này, luận văn nêu tổng quan về khái niệm, đặc điểm của tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử. Trình bày về tính ưu việt của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy tại Văn phòng Trung ương Đảng. Muốn quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng được tốt phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ và lâu dài thì một trong những giải pháp đã được lựa chọn là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử. Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Trong chương này, luận văn đã trình bày và có sự phân tích về mục tiêu của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu của hoạt động khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử để phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Đồng thời trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm và hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Chương 3: Một số nhận xét và các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Sau khi nghiên cứu về tình hình công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng, tại chương 3, luận văn đi sâu vào phân tích những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần được khắc phục. Luận văn cũng đã chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại và giải pháp để khắc phục những tồn tại. 8 Một phần cũng rất quan trọng mà luận văn đã thực hiện, đó là đề xuất các giải pháp trên cơ sở việc ban hành các văn bản pháp quy để quản lý tập trung thống nhất tài liệu điện tử, nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử. Bên cạnh đó là nguồn lực con người và các trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý tài liệu điện tử. Phần kết luận nêu tóm tắt kết quả của luận văn trên cơ sở các nhiệm vụ đặt ra ở phần mở đầu. Đồng thời chỉ ra những vấn đề đã được giải quyết và những hạn chế cần được tiếp tục thực hiện trong thời gian tới tại Văn phòng Trung ương Đảng trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành, góp phần phát huy vai trò của tài liệu lưu trữ Đảng trong công cuộc bảo vệ và xây dựng đất nước. Ngoài ra để minh họa thêm cho đề tài, luận văn của chúng tôi còn có thêm phần phụ lục gồm một số Luật liên quan đến tài liệu điện tử của trong nước; các văn bản quy định của Đảng, Nhà nước và Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ. Cuối cùng, vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý, chỉ giáo của các nhà khoa học và của người đọc. Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, của các cán bộ, nhân viên lưu trữ đang làm việc tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ nhân viên Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. Đặc biệt, là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo của Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn tất cả sự giúp đỡ ấy. 9 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời và lãnh đạo của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng. Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đặc biệt là sau Đại hội X, thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng, Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X đã ban hành nghị quyết về đổi mới, 10 kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan Đảng, định hướng về đổi mới tổ chức bộ máy Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; Bộ Chính trị đã lần lượt ban hành: Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11-4-2007 về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng. Căn cứ vào các văn bản trên thì kể từ ngày 21-8-2007 Văn phòng Trung ương Đảng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ mới với đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên, chức năng và nhiệm vụ được mở rộng hơn, thành phần và nội dung tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động sẽ đa dạng và phong phú hơn. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính trị thì chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được quy định như sau: Chức năng: Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Nhiệm vụ: - Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. 11 Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư. Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí công việc hằng ngày của Đảng. - Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác: về lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ. - Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương. Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ, công tác tài chính, tài sản của Đảng ở văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, các cơ quan đảng ở Trung ương. Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của văn phòng cấp uỷ địa phương.... - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao [38]. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa phương I (tại Hà Nội), Vụ Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Cục Quản trị A, Cục Quản trị T78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh), Cục Quản trị T26 (tại Đà Nẵng), Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ. Ngoài 21 đơn vị trên, trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng còn có Ban Quản lí dự án các công trình của Đảng ở Trung ương đang tiếp tục quản lí một số dự án đang triển khai và sẽ giải thể khi dự án hoàn thành. Bên cạnh đó, Văn phòng Trung ương Đảng còn có 3 doanh nghiệp trực thuộc là Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ hoạt động 12 theo luật doanh nghiệp và một số tổ chức đoàn thể như: Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan. Trong các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có một số đơn vị đủ tư cách pháp nhân là một đơn vị hoạt động độc lập như: Cục Quản trị A, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ là các đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng là một đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng, hoạt động theo Luật Báo chí. Việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng thành Văn phòng Trung ương Đảng đã làm thay đổi căn bản về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng so với trước, đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên nhiều, các lĩnh vực hoạt động cũng đa dạng và phức tạp hơn. Trong các đơn vị trực thuộc trên, có thể phân thành 3 nhóm căn cứ vào các đặc trưng cơ bản về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị như sau: Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, nghiên cứu (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng theo chức năng, nhiệm vụ được giao, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên hoặc chuyên viên kết hợp thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II và Vụ Địa phương III. Các đơn vị trên hàng ngày sẽ sản sinh ra các tài liệu điện tử có nội dung tham mưu và nghiên cứu. Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng bao gồm: Vụ Thư ký, Vụ Hành chính, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Trung tâm Công nghệ thông tin, Cục Lưu trữ. Các đơn vị trên hàng ngày sẽ sản sinh ra các tài liệu điện tử có nội dung tham mưu và phục vụ. Nhóm các đơn vị có chức năng về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu cần (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý và triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tài chính, Cục Quản trị A, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị - Tài vụ, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Ban Quản lý dự án các công trình xây dựng của Đảng ở Trung ương. Các đơn vị trên trong quá trình hoạt động, hình thành nên các tài liệu điện tử có nội dung về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu cần. 13 Ngoài ra còn có Tạp chí Văn phòng cấp uỷ là cơ quan tuyên truyền của Văn phòng Trung ương Đảng, phản ánh tình hình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng cấp uỷ các cấp cũng sản sinh ra các tài liệu điện tử. 1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng và Nhà nước Văn phòng Trung ương Đảng có mối quan hệ công tác với các ban Trung ương Đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương. Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Mặt khác Văn phòng Trung ương Đảng là nơi tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ. Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương. 1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng. Hàng ngày, Văn phòng Trung ương Đảng tiếp nhận các văn bản của các cơ quan gửi đến cũng như phát hành một số lượng rất lớn các văn bản chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và của Văn phòng Trung ương Đảng trả lời ý kiến của các cấp, các 14 ngành gửi xin ý kiến và trao đổi công việc, có thể chia thành 3 loại như sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ. Văn bản do Văn phòng Trung ương Đảng nhận được từ các nơi khác gửi đến được gọi tắt là công văn "đến". Văn bản do cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng gửi cho nơi khác, được đăng ký tại bộ phận Vụ Hành chính được gọi tắt là công văn "đi". Tất cả các công văn “đến” và công văn “đi” của Văn phòng Trung ương Đảng đều phải đăng ký thống nhất ở Phòng Văn thư và Phòng Hành chính thuộc Vụ Hành chính. Vụ Hành chính chỉ trình lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng những văn bản đã đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn "đến" và "đi" đã đăng ký tại Vụ Hành chính. Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích điều hành và quản lý công tác nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, chuyên môn và thông báo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đối với những đơn vị trực thuộc để biết và thực hiện các công việc nội bộ cơ quan hoặc để báo cáo đề nghị lên lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng hoặc để trao đổi công việc với các đơn vị khác trong Văn phòng Trung ương Đảng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao. Hoạt động này đã hình thành nên một nguồn văn bản được lưu hành trong nội bộ Văn phòng Trung ương Đảng. * Tài liệu đến Tài liệu đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng và được tiếp nhận tại bộ phận Vụ Hành chính. Theo Quy định số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26/11/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng: Khi có văn bản gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về số lượng, thể loại, số và ký hiệu văn bản tiếp nhận, đối chiếu bì của công văn và ký nhận vào sổ giao nhận công văn. Nếu thấy có sự sai sót thì cán bộ văn thư gửi trả lại cho bưu điện hoặc người chuyển giao văn bản. Trong trường hợp nghi ngờ văn bản bị tiết lộ bí mật thì cán bộ văn thư lập biên bản báo cáo với Trưởng phòng Văn thư để quy trách nhiệm và trả lại công văn cho nơi gửi. Sau khi làm thủ tục nhận văn bản, cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì công văn (ưu tiên những văn bản đóng dấu khẩn). Đối với đơn thư khiếu tố nặc danh… người có trách nhiệm bóc bì chuyển cho Vụ Thư từ -Tiếp dân để 15 xử lý. Văn bản sau khi được bóc bì sẽ được đóng dấu đến, ghi số đến cho công văn và đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến trên mạng. Số đến của công văn được đánh số liên tục theo thứ tự từ 01 của văn bản đến đầu tiên trong năm và kết thúc là số cuối cùng của văn bản được gửi đến cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng trong năm. Như đã nêu ở trên, văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình, Văn phòng Trung ương Đảng thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, để báo cáo, để hướng dẫn hoặc để xin ý kiến chỉ đạo.... Trên cơ sở thực tế nguồn văn bản đến và được đăng ký tại bộ phận Văn thư và bộ phân Hành chính thuộc Vụ Hành chính, có thể phân tách các văn bản đến thành những loại văn bản sau: - Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn bản liên quan tới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp tới lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách. Cụ thể như: + Luật của Quốc hội: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự.... + Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh cán bộ công chức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.... + Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. + Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cũng nhận được các văn bản hành chính thông thường khác của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; văn bản của các cơ quan khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản của Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước các văn bản hành chính thông thường khác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ..... - Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các ban, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức chính trị, xã hội và các cơ quan Trung ương khác. Cụ thể như: Các quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo, tờ trình, hướng dẫn, kế hoạch, thông báo, công văn, thư mời, …. những văn bản này phản ánh rõ nét 16 mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan nhà nước khác thông qua các vấn đề như : chỉ đạo thực hiện, báo cáo tình hình, đề nghị phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc, thông báo..... Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng như các cục, vụ, trung tâm, công ty ... Những văn bản này được hình thành trong quá trình các cơ quan, đơn vị đó thực hiện các nhiệm vụ được Văn phòng Trung ương Đảng giao. Những văn bản đó bao gồm các loại như quyết định, tờ trình, công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo.... nội dung chủ yếu là để thông báo kế hoạch công tác, báo cáo tình hình công tác, báo cáo về tiến độ thực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí triển khai kế hoạch, xin điều chỉnh kế hoạch.... - Văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương. Trong quá trình hoạt động, các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ thường xuyên báo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của mình với Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ, Văn phòng Trung ương Đảng còn nhận được các văn bản của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Nội dung chủ yếu của các văn bản này là báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách và xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.... Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồm các quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn tờ trình, kế hoạch.... - Văn bản của các ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ, các tập đoàn và Tổng Công ty, Trường Đại học, Trung tâm, Tổng Cục, Cục, Viện, các tổ chức khác... và các cá nhân gửi đến. Nội dung của các văn bản này chủ yếu tập trung vào việc xin ý kiến về hướng dẫn chế độ, chính sách về các lĩnh vực hoạt động do Văn phòng Trung ương Đảng đảm nhiệm... Hình thức của các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, công văn hành chính, báo cáo, kế hoạch... * Tài liệu đi Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng được quyền ban hành các loại văn bản. Theo quy 17 định thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng ban hành các thể loại văn bản sau: + Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Chương trình…. + Văn phòng Trung ương Đảng ban hành: Biên bản, Báo cáo, Công văn, Kế hoạch, Tờ trình, Thông báo, Kết luận, Hướng dẫn …. Những văn bản này được sử dụng vào mục đích ban hành các chủ trương, chính sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, các mặt công tác đối với các cơ quan đơn vị cấp dưới. Giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới và các cơ quan khác thực hiện những quy định về quản lý ngành, lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách. Ngoài những văn bản được ban hành theo thẩm quyền, để phục vụ hoạt động quản lý của mình, Văn phòng Trung ương Đảng còn sử dụng các loại văn bản hành chính thông thường khác như: công văn hành chính, kế hoạch, điều lệ, quy chế, tờ trình, báo cáo, thông báo. Nội dung của các văn bản này tập trung chủ yếu vào việc xây dựng các kế hoạch hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng liên quan tới các hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng; quyết định các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức, cán bộ, đề ra các kế hoạch thực hiện, báo cáo công tác của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan làm nhiệm vụ giám sát, các cơ quan, đơn vị hữu quan... Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên quan tới đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo. Văn bản được dự thảo xong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách nhiệm và chỉnh sửa. Văn bản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem xét và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng xem xét ký phát hành. Trường hợp các văn bản của Trung ương thì đồng chí lãnh đạo được phân công phụ trách ngành, lĩnh vực sẽ thẩm định và trình đồng chí Thường trực Ban Bí thư hoặc đồng chí Tổng Bí thư ký ban hành. 18