Tài liệu Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử

Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------- TRẦN THỊ HỒNG THÚY QUẢN LÝ RỦI RO CHO BÀI TOÁN CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỦ Chuyên ngành: Công nghệ thông tin LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Vũ Thị Hương Giang Hà Nội - 2013 Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 1 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử LỜI CAM ĐOAN Tôi - Trần Thị Hồng Thúy - học viên lớp Cao học 10B CNTT- HV Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội - cam kết Luận văn tốt nghiệp là công trình nghiên cứu của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của TS. Vũ Thị Hương Giang, Viện CNTT-TT, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Các kết quả nêu trong Luận văn tốt nghiệp là trung thực, không sao chép toàn văn của bất kỳ công trình nào khác. Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2013 Học viên: Trần Thị Hồng Thúy Lớp : Cao Học 10BCNTTHV 10-12 Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 2 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo, TS. Vũ Thị Hương Giang, viện Công nghệ Thông tin và Truyền thông, trường Đại học Bách khoa Hà Nội, đã khuyến khích và tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Nhờ sự quan tâm chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của cô, tôi mới có thể hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy cô giáo trường Đại học Bách Khoa Hà Nội nói chung và Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông nói chung đã tận tình giảng dạy truyền đạt cho tôi những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong suốt những năm học vừa qua. Tôi cũng xin cảm ơn đồng nghiệp trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện về thời gian để tôi có thể học tập và hoàn thành luận văn. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân đã hết lòng giúp đỡ hỗ trợ về vật chất lẫn tinh thần giúp tôi yên tâm học tập và nghiên cứu trong suốt quá trình học tập và thực hiện luận văn. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 3 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2 LỜI CẢM ƠN .........................................................................................................3 MỤC LỤC ..............................................................................................................4 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ......................................................................6 DANH MỤC CÁC BẢNG ......................................................................................7 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ .................................................................................8 MỞ ĐẦU ................................................................................................................9 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................9 2. Mục đích nghiên cứu ....................................................................................9 3. Nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................9 4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................10 5. Phạm vi nghiên cứu ....................................................................................10 6. Cấu trúc luận văn........................................................................................10 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN ..................................................................................11 1.1. Bài toán quản lý công văn ...........................................................................11 1.1.1. Định nghĩa............................................................................................ 11 a. Công văn ( Official Document)...................................................................11 b. Quản lý công văn (Official Document management) ..................................12 1.1.2. Mô hình quản lý công văn ....................................................................12 a. Quản lý công văn thủ công: .......................................................................12 b. Hệ thống quản lý và trao đổi công văn.......................................................16 1.1.3. Một số công cụ quản lý và trao đổi công văn phổ biến..........................22 1.2. Các rủi ro về an toàn thông tin mà hệ thống quản lý và trao đổi công văn có thể gặp phải .......................................................................................................27 Kết chương............................................................................................................29 CHƯƠNG II: ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ TRAO ĐỔI CÔNG VĂN THEO CHUẨN ISO/IEC 27005 ..........30 2.1. Định hướng giải pháp.................................................................................30 2.1.1. Quy trình quản lý rủi ro theo chuẩn ISO/IEC 27005 ............................. 30 2.1.2. Đề xuất áp dụng chuẩn ISO/IEC 27005 vào bài toán quản lý rủi ro cho hệ thống quản lý trao đổi công văn.....................................................................32 2.2. Thiết lập ngữ cảnh (Context establishment).................................................33 2.2.1. Thiết lập ngữ cảnh hệ thống..................................................................33 2.2.2.Thiết lập ngữ cảnh chuẩn tài liệu ...........................................................33 2.2.3. Thiết lập ngữ cảnh cho các tiêu chí đánh giá rủi ro ............................... 34 2.2.4. Thiết lập ngữ cảnh cho các tiêu chí tác động rủi ro ............................... 34 2.2.5. Thiết lập ngữ cảnh cho các tiêu chí chấp nhận rủi ro............................. 34 2.3. Đánh giá rủi ro an toàn cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn..............35 2.3.1. Nhận dạng rủi ro...................................................................................35 2.3.2. Ước lượng các rủi ro.............................................................................38 2.3.3. Định giá rủi ro ......................................................................................43 2.4. Xử lý rủi ro cho hệ thống Quản lý và trao đổi công văn .............................. 47 Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 4 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử 2.4.1. Xử lý rủi ro theo tiêu chí mức độ quan trọng của các rủi ro...................49 2.4.2. Xử lý rủi ro theo tiêu chí yêu cầu pháp lý .............................................54 2.4.3. Xử lý rủi ro theo tiêu chí khả năng và hậu quả xảy ra rủi ro ..................55 2.4.4. Xử lý rủi ro theo tiêu chí chi phí ...........................................................58 2.5. Chấp nhận rủi ro hệ thống Quản lý công văn...............................................61 2.5.1. Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí mức độ quan trọng của các rủi ro...........63 2.5.2. Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí khả năng và hậu quả xảy ra rủi ro ..........69 2.5.3. Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí chi phí ...................................................73 2.5.4. Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí yêu cầu pháp lý......................................78 2.6. Truyền đạt rủi ro hệ thống Quản lý công văn..............................................78 2.7. Theo dõi và xem lại rủi ro ...........................................................................79 2.7.1.Theo dõi và xem lại các nhân tố rủi ro ...................................................79 2.7.2. Theo dõi, xem lại và cải tiến quản lý rủi ro ..........................................79 Kết chương............................................................................................................81 CHƯƠNG III: THỬ NGHIỆM QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO THEO CHUẨN ISO/IEC 27005 CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CỦA TRƯỜNG HÙNG VƯƠNG....................................................................................................82 3.1. Mô tả hệ thống ............................................................................................ 82 3.2. Các kịch bản rủi ro ......................................................................................87 Kết chương............................................................................................................88 KẾT LUẬN...........................................................................................................90 1. Các nội dung đã hoàn thành trong luận văn.................................................90 2. Các đóng góp khoa học...............................................................................90 3. Hướng phát triển luận văn...........................................................................90 TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................91 TÓM TẮT LUẬN VĂN........................................................................................92 THESIS SUMARY ............................................................................................... 93 Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 5 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Từ viết tắt VB CV VT LĐ TPCM CSDL HSCV CNTT NA A Giải nghĩa Văn bản Chuyên viên Văn thư Lãnh đạo Trưởng phòng chuyên môn Cơ sở dữ liệu Hồ sơ công việc Công nghệ thông tin None Accept- Không chấp nhận Accept - Chấp nhận Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 6 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1. 1: Các chức năng chính của hệ thống quản lý và trao đổi công văn...........20 Bảng 2.1 : Những rủi ro phát sinh từ người dùng...................................................36 Bảng 2.2 : Những rủi ro phát sinh từ các yếu tố bên ngoài.....................................36 Bảng 2.3: Những rủi ro trong quy trình nhận công văn đến...................................37 Bảng 2.4: Những rủi ro trong quy trình chuyển công văn đi ..................................37 Bảng 2.5 : Rủi ro liên quan tới phần cứng và phần mềm........................................37 Bảng 2.6 : Rủi ro liên quan tới bảo mật hệ thống ...................................................38 Bảng 2.7:Ước lượng định lượng cho các rủi ro liên quan đến người dùng hệ thống39 Bảng 2.8 : Ước lượng định tính cho các rủi ro liên quan đến người dùng hệ thống 39 Bảng 2.9 : Hậu quả và khả năng xảy ra của các rủi ro liên quan đến người dùng hệ thống .....................................................................................................................39 Bảng 2.10: Ước lượng định lượng của các rủi ro bởi yếu tố bên ngoài hệ thống ....40 Bảng 2.11: Ước lượng định tính của các rủi ro bởi yếu tố bên ngoài hệ thống .......40 Bảng 2.12: Đánh giá hậu quả và khả năng xảy ra của các rủi ro bởi yếu tố bên ngoài hệ thống.................................................................................................................40 Bảng 2.13: Ước lượng định lượng các rủi ro trong quy trình nghiệp vụ hệ thống...41 Bảng 2.14 : Ước lượng định tính các rủi ro trong quy trình nghiệp vụ của hệ thống .............................................................................................................................. 41 Bảng 2.15: Đánh giá hậu quả và khả năng xảy ra của các rủi ro trong quy trình nghiệp vụ của hệ thống..........................................................................................41 Bảng 2.16 : Ước lượng định lượng các rủi ro của hệ thống phần cứng và phần mềm .............................................................................................................................. 42 Bảng 2.17: Ước lượng định tính các rủi ro của hệ thống phần cứng và phần mềm .42 Bảng 2.18 : Đánh giá hậu quả và khả năng xảy ra các rủi ro của hệ thống phần cứng và phần mềm .........................................................................................................42 Bảng 2.19: Ước lượng định tính các rủi ro liên quan đến quá trình bảo mật hệ thống .............................................................................................................................. 43 Bảng 2.20 : Đánh giá hậu quả và khả năng xảy ra các rủi ro liên quan đến quá trình bảo mật của hệ thống............................................................................................. 43 Bảng 2.21: Rủi ro và kịch bản có thể dẫn tới rủi ro ................................................45 Bảng 2.22: Danh sách các rủi ro được sắp theo tiêu chí mức độ quan trọng của các rủi ro .....................................................................................................................46 Bảng 2.23: Danh sách các rủi ro được sắp theo tiêu chí các yêu cầu pháp lý..........46 Bảng 2.24: Danh sách các rủi ro được sắp theo tiêu chí khả năng và hậu quả xảy ra rủi ro .....................................................................................................................46 Bảng 2.25: Danh sách các rủi ro được sắp theo tiêu chí chi phí chấp nhận rủi ro ...47 Bảng 2.26: Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí mức độ quan trọng của các rủi ro..........68 Bảng 2.27: Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí khả năng và hậu quả xảy ra rủi ro ........72 Bảng 2.28: Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí chi phí .................................................77 Bảng 2.29. Chấp nhận rủi ro theo tiêu chí yêu cầu pháp lý.....................................78 Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 7 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1. Lưu đồ quy trình tổ chức và quản lý công văn đến .Error! Bookmark not defined. Hình 1.2. Lưu đồ quy trình tổ chức và quản lý công văn đi....Error! Bookmark not defined. Hình 1. 3: Các module của hệ thống quản lý công văn...........Error! Bookmark not defined. Hình 1. 4: Quy trình văn bản trong hệ thống quản lý và trao đổi công văn...... Error! Bookmark not defined. Hình 2.1. Quy trình quản lý rủi ro theo chuẩn ISO/IEC 27005..... Error! Bookmark not defined. Hình 3.1. Form đăng nhập hệ thống.........................Error! Bookmark not defined. Hình 3.2. Form chức năng quản lý văn bản..............Error! Bookmark not defined. Hình 3.3. Form chức năng quản lý email ................Error! Bookmark not defined. Hình 3.4. Form chức năng quản trị hệ thống............Error! Bookmark not defined. Hình 3.5. Form chức năng lịch công tác ..................Error! Bookmark not defined. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 8 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 9 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Chính phủ điện tử (e-government) là việc ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ truyền thông (ICT- Information and Communications Technology) để nâng cao hiệu quả hoạt động của các chức năng và dịch vụ của chính phủ. Ngày nay, việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước phát triển nhanh chóng và từng bước được cải thiện, hướng tới việc xây dựng một chính phủ điện tử toàn diện và hiệu quả. Bài toán quản lí công văn là một trong những bài toán thuộc về Chính phủ điện tử cần được giải quyết, vì nó là bài toán ứng dụng ICT trong việc quản lí văn bản đi và đến của Chính phủ, từ các cơ quan, các Sở, ban ngành Nhà nước cũng như phần lớn các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cho dù quản lí công văn thủ công hay ứng dụng CNTT trong quá trình quản lí không tránh khỏi những rủi ro. Rủi ro ở đây là những điều không mong muốn xảy ra trong quy trình cũng như trong hệ thống quản lý công văn làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức,…Vì vậy, quản lý rủi ro là một vấn đề quan trọng nên việc đẩy mạnh quản lý rủi ro là con đường hiệu quả để đảm bảo an toàn cho hệ thống Chính phủ Điện tử nói chung cũng như hệ thống quản lí công văn nói riêng. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích của luận văn là dựa trên chuẩn quản lý rủi ro về an toàn hệ thống thông tin, xây dựng đánh giá rủi ro cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu về các hệ thống quản lý và trao đổi công văn và vai trò của nó trong Chính phủ điện tử. Tìm hiểu và xác định các rủi ro cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn Tìm hiểu các chuẩn quản lý rủi ro có khả năng áp dụng hệ thống quản lý và trao đổi công văn Đề xuất quy trình áp dụng quản lý rủi ro về tính an toàn cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 10 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử Thử nghiệm áp dụng quy trình nói trên cho ứng dụng quản lý công văn tại Đại học Hùng Vương. 4. Phương pháp nghiên cứu Xác định các rủi ro đặc trưng của hệ thống quản lý công văn . Dựa trên quy trình chuẩn ISO/IEC 27005 đề xuất quy trình quản lý rủi ro phù hợp với các rủi ro đặc trưng nói trên. Thử nghiệm quy trình cho hệ thống quản lý công văn tại trường Đại học Hùng Vương. 5. Phạm vi nghiên cứu Cơ sở lý thuyết: áp dụng theo chuẩn ISO/IEC 27005, chuẩn quản lý rủi ro an toàn hệ thống thông tin. Phạm vi áp dụng: Hệ thống quản lý công văn tại Đại học Hùng Vương. 6. Cấu trúc luận văn Chương 1: Tổng quan. Chương này trình bày tổng quan về bài toán quản lý công văn, mô hình triển khai quản lý công văn tại các đơn vị, tổ chức và một số công cụ quản lý và trao đổi công văn phổ biến. Từ đó đưa ra các rủi ro về an toàn của hệ thống quản lý và trao đổi công văn. Chương 2: Đề xuất quy trình quản lý rủi ro cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn theo chuẩn ISO/IEC 27005. Chương này dựa trên các rủi ro ở chương 1, đưa ra đề xuất quy trình quản lý rủi ro phù hợp đó là quy trình quản lý rủi ro theo chuẩn ISO/IEC 27005 và áp dụng quy trình này để quản lý rủi ro cho hệ thống quản lý và trao đổi công văn nhằm giảm thiểu các rủi ro đó đến mức chấp nhận được của hệ thống. Chương 3: Thử nghiệm quy trình quản lý rủi ro theo chuẩn ISO/IEC 27005 cho hệ thống quản lý công văn của trường Đại học Hùng Vương. Chương này đưa ra thử nghiệm quy trình này đối với hệ thống quản lý công văn của trường Đại học Hùng Vương. Từ đó nêu vai trò của quản lý rủi ro trong hệ thống trên. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 11 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử CHƯƠNG I: TỔNG QUAN Hiện nay, mục tiêu quan trọng trong quá trình hiện đại hóa của các cơ quan, tổ chức là việc áp dụng các giải pháp Chính phủ Điện tử. Những giải pháp này một mặt giúp hỗ trợ quy trình trao đổi giữa công dân với các cơ quan chính phủ, giữa các cơ quan chính phủ với nhau, mặt khác tăng hiệu quả bên trong quy trình của chính phủ. Việc thực hiện các quy trình này phụ thuộc rất lớn vào việc xử lý và chuyển giao các tài liệu, công văn và thực hiện quản lý công văn. Vì vậy, trong chương này sẽ làm sáng tỏ về bài toán quản lý công văn, mô hình quản lý công văn thủ công và sử dụng hệ thống quản lý và trao đổi công văn; một số công cụ quản lý và trao đổi công văn phổ biến. Từ đó đưa ra các rủi ro của hệ thống quản lý và trao đổi công văn. 1.1. Bài toán quản lý công văn 1.1.1. Định nghĩa a. Công văn ( Official Document) Có rất nhiều khái niệm về công văn khác nhau. Nhưng khái niệm phổ biến nhất: Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp [5]. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi. Công văn được chia thành 3 loại như sau:  Công văn hướng dẫn: dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công văn hướng dẫn gồm có 3 phần: đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết luận.  Công văn giải thích: dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản như: nghị quyết, chỉ thị,…về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu sai hoặc thực hiện không Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 12 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử đúng hoặc không thống nhất. Công văn giải thích được viết theo yêu cầu của các nơi nhận công văn. Công văn giải thích cũng gồm có 3 phần: đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết luận.  Công văn chỉ đạo: là văn bản của cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện. b. Quản lý công văn (Official Document management) Quản lý công văn là công việc liên quan đến nhiều người thực hiện, trong đó công văn được chuyến đến, chuyển đi và ký duyệt … và lưu trữ công văn thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm, báo cáo sau này. Bài toán quản lí công văn là bài toán cần giải quyết của tất cả các cơ quan, các sở, ban ngành Nhà nước cũng như chủ yếu phần lớn các doanh nghiệp. Vấn đề cần giải quyết của bài toán là xử lí nhanh, đảm bảo công văn gửi đi phải chính xác, thông tin được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, báo cáo,…Các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống quản lí và trao đổi công văn nhằm tin học hóa trong việc quản lí giấy tờ, văn bản của cơ quan, đơn vị mình thay thế môi trường làm việc thủ công cổ điển mà con người phải vùi đầu vào đóng giấy tờ, sổ sách. 1.1.2. Mô hình quản lý công văn a. Quản lý công văn thủ công:  Quản lý công văn đến. Quản lý công văn đến là công việc mà các đối tượng thực hiện ở đây chủ yếu là Văn thư và Ban Lãnh đạo. Bao gồm các công việc đó là: Văn thư tiếp nhận công văn đến một cách kịp thời sau đó chuyển cho các cấp khác nhau của tổ chức và phản hồi theo trình tự ngược lại; Văn thư lưu công văn đến vào sổ để dễ dàng theo dõi và tra cứu khi cần. Quy trình tổ chức và quản lý công văn đến diễn ra như sau: Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 13 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử Các Trách nhiệm thực hiện bước 1. VT Trình tự công việc VT tiếp nhận công văn đến 2. VT 3. Đăng ký công văn đến: vào sổ, quét, đính kèm văn bản và chuyển cho lãnh đạo LĐ xử lý, chuyển trực tiếp cho LĐ LĐ phòng, ban chuyên môn hoặc CV xử lý (nếu phải sao gửi thì LĐ chuyển yêu cầu xuống cho VT xử lý) 4. VT VT in sổ công văn đến lưu và theo dõi Hình 1.1. Lưu đồ quy trình tổ chức và quản lý công văn đến B1: VT tiếp nhận công văn đến và phân chia chúng thành các loại riêng. B2: Đối với công văn gửi đến cơ quan đều phải đóng dấu điền đầy đủ thông tin trên mẫu dấu và vào sổ đăng ký công văn đến; nếu công văn có dấu "Mật" không được bóc mà chỉ vào sổ rồi gửi ngay cho LĐ; nếu công văn không có dấu "Mật" nếu công văn khẩn thì VT phải chuyển ngay cho LĐ cơ quan. B3: LĐ xem nội dung công văn và phân cho LĐ Phòng ban xử lý công việc. LĐ phòng ban xác định xem lĩnh vực công việc do CV nào phụ trách thì giao cho CV đó giải quyết. Nếu công văn nào cần phải sao gửi cho các đơn vị khác thì LĐ gửi yêu cầu xuống cho VT xử lý và thực hiện. B4: VT in sổ công văn đến để lưu và tra cứu theo quy định. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 14 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử  Quản lý công văn đi Quản lý công văn đi là công việc mà đối tượng thực hiện ở đây chủ yếu là cán bộ chuyên viên trong cơ quan/tổ chức, văn thư, trưởng phòng chuyên môn, ban Lãnh đạo. Quy trình tổ chức và quản lý công văn đi diễn ra như sau: Các bước Trách nhiệm thực hiện 1 CV 2 TPCM 3 LĐ Trình tự công việc CV soạn công văn dự thảo chuyển cho TPCM TPCM xem xét, cho ý kiến chuyển cho LĐ xem xét LĐ xem xét, nếu cần sửa trao đổi lại với phòng chuyên môn và thực hiện lại bước 1, nếu không có vấn đề gì LĐ xác nhận hoàn thành công văn VT VT vào số công văn đi, in ra và xin chữ ký LĐ 5 VT Gửi công văn theo địa chỉ nơi nhận có thể chuyển tay, fax, hoặc qua đường bưu điện.. 6 VT 4 VT in sổ đăng ký công văn đi để lưu và theo dõi Hình 1.2. Lưu đồ quy trình tổ chức và quản lý công văn đi B1: Cán bộ, CV được giao trực tiếp xử lý công việc có trách nhiệm xây dựng công văn dự thảo, rồi chuyển cho TPCM xem xét và cho ý kiến. Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 15 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử B2: TPCM xem xét cho ý kiến, nếu cần chỉnh sửa thì chuyển lại cho CV và quay lại bước 1. Nếu không tham gia ý kiến thì TPCM chuyển công văn dự thảo cho LĐ xem xét. B3: LĐ duyệt, xem xét các công văn dự thảo, trường hợp công văn dự thảo không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của LĐ (quay lại bước 2). B4: Sau khi LĐ ký duyệt, VT có trách nhiệm vào sổ đăng ký công văn đi và xác định số lượng công văn để nhân bản, đóng dấu. VT có trách nhiệm kiểm tra thể thức công văn lần cuối ; Tuyệt đối không để tình trạng ban hành công văn sai về thể thức, không rõ chữ, ngược trang, không đóng dấu... B5: Sau khi đã hoành thành B4, VT căn cứ nơi nhận gửi công văn đi theo đường công văn (có thể theo đường công văn, bưu điện hoặc fax tùy theo yêu cầu). B6: VT và CV được giao trực tiếp xử lý hồ sơ, công văn có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành. VT in Sổ đăng ký công văn đi để lưu và tra cứu . Quy trình quản lý công văn đi và đến ở trên là quy trình quản lý công văn sử dụng các thao tác thủ công để thực hiện việc chuyển và nhận công văn từ trong nội bộ cơ quan hay từ các cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới và ngược lại. Quy trình này có sự tham gia của nhiều đối tượng, bao gồm: văn thư, chuyên viên, trưởng phòng chuyên môn, ban Lãnh đạo,...và gồm nhiều bước thực hiện để hoàn thành việc quản lý công văn đi và đến. Chính vì vậy, mà nó gặp không ít các rủi ro khi thực hiện làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tổ chức, chẳng hạn như: rủi ro gặp phải từ quy trình soạn thảo công văn đi, chuyên viên soạn thảo công văn đi nhưng không có chữ ký LĐ; rủi ro trong quy trình thực hiện công văn đến, văn thư tiếp nhận công văn đến nhưng trình Lãnh đạo xử lý nhưng Lãnh đạo đi vắng làm chậm tiến độ thực hiện công việc trong công văn, hay văn thư nhận công văn đến nhưng quên không vào sổ làm khó khăn cho việc tìm kiếm và tra cứu sau này,... Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 16 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử Từ quy trình quản lý công văn thực tế công việc hàng ngày, chuyển vào nghiệp vụ quản lý công văn trên mạng sẽ giảm bớt thủ tục, nhanh gọn hơn, áp dụng cho hệ thống quản lý nhỏ, sau đây là mô hình quản lý và trao đổi công văn dựa trên hệ thống website. b. Hệ thống quản lý và trao đổi công văn Xử lý công văn là một trong những chức năng cơ bản của văn phòng chính phủ nói chung và các cơ quan, tổ chức nói riêng. Tài liệu được xử lý một cách hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả quản lý của họ. Hệ thống quản lý công văn là một hệ thống sử dụng máy tính để theo dõi và lưu trữ các tài liệu điện tử, các hình ảnh của các tài liệu giấy, cho phép tổ chức sắp xếp hợp lí các hoạt động và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Sử dụng hệ thống quản lý và trao đổi công văn nhằm loại bỏ các tài liệu giấy trong thời gian tương lai; nâng cao chất lượng in ấn công văn, giám sát luồng công việc với công văn, tăng cường quản lý tài liệu, dễ dàng truy cập vào các tệp tin đã lưu trữ và truy vấn, nâng cao quét hình ảnh, tự động đánh số tài liệu và mã vạch. Hệ thống này được thiết kế để đơn giản hóa quy trình làm việc với công văn và nhấn mạnh người sử dụng vào các trang web hoạt động thân thiện và các thủ tục lưu trữ tự động.  Các chức năng chung của hệ thống Dựa theo văn bản số 1654/BTTTT-ƯDCNTT của Bộ Thông tin và Truyền thông về ứng dụng quản lý và trao đổi công văn, hệ thống được chia thành 9 chức năng chính như sau[4]: STT Tên chức năng Mô tả 1 Quản trị danh mục Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ công văn, HSCV, danh mục loại công văn, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 17 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử 2 Quản lý công văn đến 2.1 Nhập công văn đến vào hệ thống 2.2 Chuyển xử lý công văn đến theo quy trình được duyệt 2.3 Ghi ý kiến chỉ đạo Cho phép định nghĩa và phân loại các loại công văn đến, nhập các thuộc tính công văn đến, nhập nội dung toàn văn của công văn đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm của LĐ 2.4 Theo dõi tình trạng xử lý công văn đến Hỗ trợ LĐ các cấp tùy theo thẩm quyền theo dõi tình trạng xử lý Công văn đến (và cả Công văn đi) theo các trạng thái:  Công văn trong hạn đã xử lý.  Công văn trong hạn đang xử lý.  Công văn trong hạn chưa xử lý  Công văn quá hạn đã xử lý.  Công văn quá hạn đang xử lý.  Công văn quá hạn chưa xử lý.  Công văn đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý công văn bằng ngày hiện tại)  Công văn đến hạn đang xử lý. Cho phép ghi vết xử lý công văn 2.5 Tìm kiếm, Tra cứu công văn đến Tìm kiếm công văn theo các thuộc tính công văn, tìm kiếm toàn văn Tra cứu công văn theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 18 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử 3 3.1 Quản lý công văn đi Quản lý quá trình soạn Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hướng thảo, dự thảo công văn dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP: đi  Tạo lập dự thảo công văn đi  Chỉnh sửa dự thảo công văn đi  Thẩm tra công văn đi  Tra cứu, tìm kiếm dự thảo công văn đi  Cho phép ghi vết xử lý công văn  3.2 Quản lý quá trình phát hành công văn đi Và các chức năng khác Quá trình soạn thảo công văn đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:  Tự động cập nhật các thông tin công văn đi  Nhập các thông tin bổ sung cho công văn đi  Nhập nội dung toàn công văn đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét công văn)  4 Quản lý giao việc 4.1 Tạo công việc và giao việc Tra cứu, tìm kiếm công văn đi Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:  Công việc trong hạn đang xử lý 4.2 Theo dõi tình trạng xử lý công việc  Công việc trong hạn chưa phân xử lý  Công việc quá hạn đã phân xử lý  Công việc quá hạn chưa phân xử lý Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 19 Quản lý rủi ro cho bài toán chính phủ điện tử các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý. 4.3 Ghi ý kiến của LĐ 4.4 Xử lý công việc được giao Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở mục 4.2 Quản lý VB nội bộ Quản lý VB nội bộ thực hiện các chức năng: 5  Tạo lập VB nội bộ.  Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ.  Chuyển VT cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thống báo, cần xin ý kiến  Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ  6 6.1 Và các chức năng khác Quản lý HSCV Quản lý thư mục lưu trữ HSCV Quản lý thư mục lưu trữ HSCV bao gồm:  Lập thư mục lưu HSCV  Sửa/xóa thư mục lưu HSCV  6.2 Quản lý HSCV Phân quyền thư mục HSCV Quản lý HSCV bao gồm:  Tạo lập HSCV: Hồ sơ xử lý văn bản, Hồ sơ giải quyết công việc, Hồ sơ soạn thảo văn bản, Hồ sơ văn bản liên quan, Hồ sơ theo dõi hồi báo, …  Sửa/xóa HSCV  Phân quyền HSCV  Gắn/bỏ các tài liệu trong Hồ sơ  Cập nhật kết quả xử lý HSCV  Và các chức năng khác Trần Thị Hồng Thúy - Lớp cao học CNTTHV 10-12- ĐH Bách Khoa Hà Nội 20