Tài liệu Quản lý nhân lực hành chính xã phường tại thành phố thái nguyên

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH TÔ THỊ DUNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC HÀNH CHÍNH XÃ PHƯỜNG TẠI THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN LUÂN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ THÁI NGUYÊN - 2011 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH TÔ THỊ DUNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC HÀNH CHÍNH XÃ PHƯỜNG TẠI THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ MÃ NGÀNH: LUÂN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn THÁI NGUYÊN - 2011 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. ................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu: của đề tài: ..................................................................... 2 3. Đối tƣợng nghiên cứu........................................................................................ 3 4. Phạm vi nghiên cứu. .......................................................................................... 3 5. Ý nghĩa khoa học của đề tài: ............................................................................. 3 6. Kết cấu của đề tài. ............................................................................................. 3 CHƢƠNG 1........................................................................................................... 4 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....................... 4 1.1.Một số vấn đề lý luận về quản lý nhân lực trong các tổ chức ......................... 4 1.1.1.Khái niệm quản lý nhân lực trong các tổ chức............................................. 4 1.1.2. Vai trò của quản lý nhân lực trong các tổ chức . ........................................ 5 1.1.3.Nội dung cơ bản của quản lý nhân lực trong các tổ chức ........................... 6 1.1.3.1. Phân tích công việc .................................................................................. 6 1.1.3.2.Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong một tổ chức ................................... 10 1.1.3.3. Tuyển dụng nguồn lao động cho tổ chức ............................................... 12 1.1.3.4. Sắp xếp và sử dụng lao động.................................................................. 13 1.1.3.5. Đào tạo và phát triển nhân lực. .............................................................. 14 1.1.3.6. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự : ................................................................ 18 1.2.Một số vấn đề lý luận về chính quyền cấp xã, phƣờng ................................. 23 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của chính quyền cấp xã, phƣờng ......................... 23 1.2.2. Vị trí, vai trò của cán bộ hành chính xã, phƣờng ...................................... 28 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ hành chính xã, phƣờng ....................... 32 1.3. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................. 40 CHƢƠNG 2......................................................................................................... 42 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC HÀNH CHÍNH XÃ PHƢỜNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN .......................................... 42 2.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội của thành phố Thái Nguyên ................... 42 2.1.1. Đặc điểm tự nhiên Thành phố Thái Nguyên: ............................................ 42 2.1.2. Vị trí địa lý ................................................................................................ 42 2.1.3 Khí hậu và thủy văn ................................................................................... 42 2.1.4.Tài nguyên Thái Nguyên ............................................................................ 43 2.1.4.1. Tài nguyên đất ........................................................................................ 43 2.1.4.2. Tài nguyên rừng ..................................................................................... 43 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 2.1.4.3. Tài nguyên khoáng sản........................................................................... 44 2.1.4.4. Tiềm năng du lịch .................................................................................. 44 2.1.4.5. Nguồn nhân lực ...................................................................................... 44 2.2.Đặc điểm kinh tế xã hội................................................................................. 45 2.2.1.Tình hình nhân khẩu và lao động ............................................................... 45 2.2.2. Tình hình phát triển kinh tế: ...................................................................... 46 2.2.3.Cơ cấu kinh tế............................................................................................. 47 2.2.4. Hệ thống kết cấu hạ tầng ........................................................................... 47 2.3. Phân tích thực trạng quản lý nhân lực hành chính xã phƣờng tại Thái Nguyên ................................................................................................................ 49 2.3.2. Thực trạng công tác phân tích công việc .................................................. 55 2.3.3. Thực trạng công tác lập kế hoạch và xác định nhu cầu nhân lực ............. 56 2.3.4. Thực trạng về công tác tuyển dụng tại các xã, phƣờng ............................ 57 2.3.6.Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nhân lực ................................... 63 2.3.7. Thực trạng công tác đãi ngộ lao động tại các đơn vị: ............................... 67 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÂN LỰC HÀNH CHÍNH XÃ PHƢỜNG TẠI THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN...............79 3.1. Quan điểm , phƣơng hƣớng, chiến lƣợc về quản lý nhân lực hành chính công ..................................................................................................................... 79 3.1.1. Quan điểm quản lý nhân lực hành chính công .......................................... 79 3.1.2. Phƣơng hƣớng chiến lƣợc về nguồn nhân lực hành chính công ............... 80 3.2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quản trị nhân lực hành chính xã, phƣờng tại thành phố Thái Nguyên .............................................................. 86 3.2.1. Xây dựng đội ngũ cán bộ cơ sở đạt chuẩn hóa ......................................... 86 3.2.2. Thực hiện việc lập kế hoạch và phân tích công việc vào các xã phƣờng trên toàn thành phố .............................................................................................. 87 3.2.3. Sở nội vụ tuyển dụng nhân sự đúng theo nhu cầu của đơn vị, đơn vị nhấn mạnh việc xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng : ...................... 88 3.2.4. Đổi mới công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ chính quyền cấp xã, phƣờng: ............................................................................................................................. 88 3.2.5. Đổi mới chế độ, chính sách đối với cán bộ chính quyền cấp xã, phƣờng 90 3.2.6. Nâng cao chất lƣợng của đội ngũ cán bộ chính quyền cấp xã gắn với quá trình đổi mới tổ chức, hoạt động của chính quyền cấp xã, phƣờng .................... 93 4.Những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lƣợng nhân lực hành chính xã phƣờng ................................................................................................................. 94 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc .................................................................... 7 Sơ đồ 1.2: Các bƣớc của phân tích công việc ....................................................... 7 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ chế tuyển dụng nhân viên ................................................... 12 Sơ đồ1.4: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên ................................................ 13 Sơ đồ 1.5: Xác định nhu cầu đào tạo................................................................... 15 Sơ đồ 1.6: Quy trình đào tạo và phát triển. ......................................................... 17 Sơ đồ 1.7: Sơ đồ quá trình đạt đƣợc sự khen thƣởng ......................................... 22 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ bộ máy hành chính nhà nƣớc ................................................. 27 Sơ đồ 1.9: Sơ đồ bộ máy hành chính xã, phƣờng ............................................... 39 Sơ đồ 1.10 : Sơ đồ cơ cấu quản lý hành chính phƣờng ..................................... 40 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Diện tích đất tự nhiên của tỉnh năm 2010........................................... 43 Bảng 2.2 Phân tổ lao động theo ngành kinh tế qua các năm 2008-2010 ............ 45 Bảng 2.3: Tình hình Phát triển kinh tế thành phố Thái Nguyên giai đoạn 20082010 ..................................................................................................................... 46 Bảng 2.4: Cơ cấu kinh tế Thành phố Thái Nguyên giai đoạn 2008-2010 ......... 47 Bảng 2.5: Trình độ văn hóa của cán bộ chuyên trách thành phố Thái Nguyên .. 49 Bảng 2.6: Trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên trách Thành phố Thái Nguyên ................................................................................................................ 50 Bảng 2.7: Trình độ lý luận chính trị của cán bộ chuyên trách Thành phố Thái Nguyên ................................................................................................................ 50 Bảng 2.8: Trình độ quản lý nhà nƣớc của cán bộ chuyên trách Thành phố Thái Nguyên ................................................................................................................ 51 Bảng 2.9: Trình độ tin học của cán bộ chuyên trách thành phố Thái Nguyên ... 51 Bảng 2.10 .Trình độ văn hóa của cán bộ công chức thành phố Thái Nguyên .... 52 Bảng 2.11. Trình độ chuyên môn của cán bộ công chức thành phố Thái Nguyên ............................................................................................................................. 52 Bảng 2.12 .Trình độ lý luận chính trị của cán bộ công chức thành phố Thái Nguyên ................................................................................................................ 53 Bảng 2.13 .Trình độ quản lý nhà nƣớc của cán bộ công chức thành phố Thái Nguyên ................................................................................................................ 53 Bảng 2.14 .Trình độ tin học của cán bộ công chức thành phố Thái Nguyên ...... 53 Bảng 2.15: Thực trạng công tác phân tích công việc của cán bộ quản lý nhân sự ở thành phố Thái Nguyên .................................................................................... 55 Bảng 2.16: Thực trạng công tác lâp kế hoạch của bộ phận hành chính .............. 56 Bảng 2.17: Mức độ hài lòng của nhân viên kế toán về vị trí công việc:............. 63 Bảng 2.18: Các lớp đào tạo và số lƣợng cán bộ xã phƣờng theo học trong 2 năm (2009-2010) ................................................................................................. 64 Bảng 2.19: Thực trạng công tác đào tạo ............................................................. 67 Bảng 2.20: Bảng lƣơng Cán bộ cấp xã................................................................ 69 Bảng: 2.21. Trình độ học vấn và chuyên môn của cán bộ chủ chốt ................... 72 Bảng: 2.27. Trình độ chính trị của cán bộ chủ chốt cảu thành phố Thái Nguyên ............................................................................................................................. 74 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn Luận văn thạc sỹ LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Quản lý nhân lực là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng, vì mọi quản lý suy cho cùng cũng là quản lý con ngƣời. Thật vậy quản lý nhân lực có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, nó có mặt ở tất cả các phòng ban, các đơn vị. Nghị quyết Hội nghị Trung ƣơng 3 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa VIII nêu rõ: “Cán bộ là nhân tố quyết định sự thành bại của cách mạng, gắn liền với vận mệnh của Đảng, của đất nước là khâu then chốt trong công tác xây dựng Đảng…”. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã từng khẳng định: Có cán bộ tốt, việc gì cũng xong. Mọi việc thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém. Chính quyền cơ sở là nơi trực tiếp thực hiện các chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc. Nếu Chính quyền cơ sở làm việc có hiệu quả thì đƣờng lối chính sách pháp luật của Đảng, và Nhà nƣớc sẽ dễ dàng đi vào cuộc sống, trở thành hoạt động thực tế của nhân dân, tạo ra sự phấn khởi, tin tƣởng của nhân dân vào Đảng và Nhà nƣớc đồng thời tạo ra sự hiểu biết thông cảm lẫn nhau giữa Đảng, Nhà nƣớc và nhân dân. Ngƣợc lại nếu chính quyền cở sở không giải quyết một cách thấu đáo những vƣớng mắc của nhân dân, các cán bộ cơ sở làm việc không tốt có thể làm bùng phát sự phản ứng tiêu cực của nhân dân đối với Chính quyền, với chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Chính quyền cấp cơ sở, là cấp chính quyền gần dân nhất, giải quyết trực tiếp, hàng ngày, hàng giờ những vấn đề liên quan thiết thực tới đời sống nhân dân, do đó đội ngũ cán bộ xã, phƣờng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng. Họ là những ngƣời trực tiếp lắng nghe, giải quyết, đề xuất lên cấp trên những đề xuất, nhu cầu chính đáng của ngƣời dân. Cán bộ chính quyền cấp cơ sở chuyển tải các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc tới ngƣời dân mà không qua bất kỳ một cấp trung gian nào. Không có một cấp chính quyền nào có mối liên hệ mật thiết với nhân dân nhƣ chính quyền cấp cơ sở Ở nƣớc ta, chính quyền cơ sở (hay chính quyền Xã, Phƣờng, Thị trấn) luôn đƣợc coi là thực thể tồn tại khách quan, cần thiết trong hệ thống bộ máy 1 Luận văn thạc sỹ chính quyền Nhà nƣớc, nó tồn tại nhƣ một tất yếu lịch sử, là cơ sở cho sự phát triển Nhà nƣớc, là nơi cung cấp nhân lực, vật lực, tài lực cho sự phát triển mọi mặt của đất nƣớc. Vì vậy, chính quyền cơ sở đóng vai trò hết sức quan trọng đảm bảo sự phát triển bền vững của quốc gia. Trong hệ thống chính quyền Nhà nƣớc, chính quyền cơ sở là chính quyền Nhà nƣớc thấp nhất dƣới cấp Xã, Phƣờng, thị trấn không còn cấp hành chính lãnh thổ nào.[10] ; [17]. ; [31]. Sau 5 năm thực hiện Nghị quyết Trung ƣơng và các nghị định của Chính phủ, các cấp ủy đã coi trọng và đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dƣỡng, quy hoạch và không ngừng nâng cao trình độ, kiến thức các mặt của đội ngũ cán bộ ở cơ sở. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ xã, phƣờng, thị trấn từng bƣớc đƣợc phát triển cả số lƣợng và chất lƣợng. Tuy nhiên mọi mong mỏi của ngƣời dân chƣa đƣợc thỏa đáng Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng đó và đặc biệt dƣới sự hƣớng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Thị Minh Thọ, em đã chọn đề tài “Quản lý nhân lực hành chính xã phƣờng tại thành phố Thái Nguyên” Hiện nay công tác quản lý nhân lực hành chính xã phƣờng trên địa bàn thành phố Thái Nguyên chƣa có tác giả nào nghiên cứu 2. Mục đích nghiên cứu: của đề tài: *Mục tiêu tổng quát: - Nghiên cứu bộ máy quản lý hành chính xã phƣòng, đƣa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhân lực tại xã phƣờng thành phố Thái Nguyên *Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống đƣợc cơ sở lý luận về công tác quản lý nhân lực trong bộ máy chính quyền cơ sở - Phân tích đƣợc thực trạng công tác quản lý nhân lực trong khối hành chính Xã, Phƣờng trên địa bàn Thành phố Thái Nguyên - Đề xuất đƣợc số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhân lực ở Xã, Phƣờng trên địa bàn Thành phố Thái Nguyên 2 Luận văn thạc sỹ 3. Đối tƣợng nghiên cứu. - Đối tƣợng nghiên cứu là cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách ở các phƣờng xã trên địa bàn thành phố Thái Nguyên 4. Phạm vi nghiên cứu. - Phạm vi nghiên cứu : Tình hình quản lý nhân lực ở Phƣờng Phan Đình Phùng, phƣờngTân Thịnh, xã Phúc Trìu - Phạm vi thời gian: Các tài liệu, số liệu phục vụ cho nghiên cứu đề tài đƣợc thu thập trong giai đoạn từ năm 2008-2010, số liệu điều tra trong năm 2010 5. Ý nghĩa khoa học của đề tài: - Đề tài góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý nguồn nhân lực trong chính quyền cấp xã. Đặc biệt là chính quyền cơ sở ở thành phố Thái Nuyên. - Trên cơ sở đánh giá những thực trạng, đề xuất các phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng trong công tác quản lý đội ngũ cán bộ chính quyền cấp cơ sở, đáp ứng nhiệm vụ cách mạng hiện nay đối với một tỉnh trung du miền núi, đa dạng các loại hình kinh tế nhƣ tỉnh Thái Nguyên - Đề tài có thể làm tƣ liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề này. 6. Kết cấu của đề tài. Nội dung chủ yếu của khoá luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan tài liệu và phƣơng pháp nghiên cứu Chƣơng 2: Thực trạng về quản lý nhân lực hành chính xã, phƣờng tại Thành phố Thái Nguyên Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhân lực hành chính xã, phƣờng tại thành phố Thái Nguyên 3 Luận văn thạc sỹ CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.1.Một số vấn đề lý luận về quản lý nhân lực trong các tổ chức 1.1.1.Khái niệm quản lý nhân lực trong các tổ chức Quản lý nguồn nhân lực tổ chức là quản lý con ngƣời có liên quan đến hoạt động của tổ chức Quản lý nhân sự là quản lý con ngƣời trong tổ chức.Trong nhiều trƣờng hợp, có thể sử dụng hai thuật ngữ quản lý nguồn nhân lực và quản lý nhân sự thay thế cho nhau. Nhƣng nếu đi sâu vào ý nghĩa của hai cụm từ quản lý nguồn nhân lực và quản lý nhân sự , thì có những sự khác nhau.[ 16, trg 7] Quản lý nhân sự. Đây là một khái niệm đƣợc sử dụng từ lâu khi các nhà quản lý phải quản lý ngƣời trong tổ chức. Quản lý nhân sự đƣợc hiểu nhiều hơn về khía cạnh hành chính. Đó là những hoạt động các nguyên tắc quy định của tổ chức, cơ quan nhƣ tiền lƣơng, tiền thƣởng, nghỉ phép, nghỉ lễ để quản lý con ngƣời nhằm làm cho họ thực hiện các hoạt động của họ một cách tốt nhất.[ 16, trg 8] Nhƣ vậy, quản lý nhân sự đặt vấn đề đến từng con ngƣời cụ thể trong tổ chức, muốn chỉ các khả năng tác động đến đội ngũ hiện có để họ đáp ứng đƣợc đòi hỏi của tổ chức [ 16, trg 10] Trong khi đó, quản lý nguồn lực mang ý nghĩa rộng hơn quản lý nhân sự. Quản lý nguồn nhân lực mang tính chất khái quát và xem tổ chức nhƣ là một thực thể cần có tác động từ bên ngoài cần có tác động từ bên ngoài và kết hợp với bên trong để quản lý Quản lý nguồn nhân lực là bƣớc phát triển cao hơn của quản lý nhân sự khi nó đề cập đến cả việc quản lý các mối quan hệ con ngƣời sản xuất, lao động, và cả quan hệ với những ngƣời từ bên ngoài sẽ vào làm việc cho tổ chức (nguồn dự trữ hay tiềm năng của tổ chức ), đề cập đến yếu tố thị trƣờng lao động của tổ chức. Chính vì vậy có ngƣời gọi quản lý nguồn nhân lực là quản lý quan hệ sản xuất 4 Luận văn thạc sỹ Nhƣ vậy, nguồn nhân lực trong một tổ chức không chỉ là những con ngƣời đang làm việc trong tổ chức mà còn nhằm chỉ những nguồn nhân lực khác có thể bổ sung cho tổ chức. Điều đó cũng có nghĩa là khi nói đến quản lý nguồn nhân lực của tổ chức cũng nhằm khả năng tác động của tổ chức đến lực lƣợng lao động tiềm năng bên ngoài tổ chức Quản lý nguồn nhân lực hiểu theo khái niệm vĩ mô khi đặt nguồn nhân lực của tổ chức trong tổng thể nguồn nhân lực quốc gia. Nhƣ vậy, yếu tố nguồn nhân lực tổ chức phát triển phụ thuộc không chỉ yếu tố bên trong của tổ chức mà còn chứa đựng nhiều yếu tố bên ngoài của tổ chức [ 16 trg 10] 1.1.2. Vai trò của quản lý nhân lực trong các tổ chức . Yếu tố giúp ta nhận biết đƣợc một tổ chức hoạt động tốt hay không tốt, thành công hay không chính là lực lƣợng nhân sự của nó. Mọi thứ còn lại nhƣ máy móc, thiết bị, của cải vật chất, kỹ thuật công nghệ đều có thể mua đƣợc, học hỏi đƣợc, sao chép đƣợc nhƣng con ngƣời thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Quản lý nhân lực góp phần vào giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho ngƣời lao động hƣởng thành quả họ làm ra Quản lý nhân lực gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân lực. Quản lý nhân lực là một thành tố quan trọng của chức năng quản lý, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản lý nhân lực hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản lý nào cũng có nhân viên dƣới quyền vì thế đều phải có quản lý nhân lực. Cung cách quản lý nhân lực tạo ra bầu không khí văn hoá cho một tổ chức. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một tổ chức Quản lý nhân lực có vai trò to lớn đối với các hoạt động một tổ chức , quyết định kết quả hoạt động của một tổ chức. [16 trg31] 5 Luận văn thạc sỹ 1.1.3.Nội dung cơ bản của quản lý nhân lực trong các tổ chức Trong xu thế chung của sự phát triển, hoạt động quản lý nguồn nhân lực phải đối đầu với nhiều thách thức và do đó tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực đã đƣợc chuyên môn hóa giống nhƣ các hoạt động của một đơn vị sản xuất, kinh doanh phân công cho từng bộ phận cụ thể. Hoạt động quản lý nguồn nhân lực ngày càng liên hệ với nhiều nội dung của xây dựng tổ chức cũng nhƣ bố trí nhân sự cho tổ chức. Một số nội dung quản lý nguồn nhân lực đƣợc nhiều tổ chức quan tâm là: - Phân tích công việc - Kế hoạch hóa nhân lực trong tổ chức , chiến lƣợc hóa nhân lực trong tƣơng lai - Tuyển dụng nhân lực cho tổ chức - Đánh giá và đãi ngộ dân sự - Đào tạo và phát triển nhân lực. [16 trg 6] 1.1.3.1. Phân tích công việc * Khái niệm và mục đích của phân tích công việc. - Khái niệm: Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lƣờng giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà ngƣời thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một nội dung quan trọng của quản trị nhân lực, nó ảnh hƣởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân lực. [16 trg 50] . * Tác dụng của phân tích công việc. - Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn của ngƣời lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục đƣợc thì cần phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. - Việc phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. Các nhà quản lý nhân lực sẽ sử dụng thông tin này để lập kế hoạch nguồn nhân lực và tuyển dụng lao động. - Việc phân tích công việc còn chỉ ra đƣợc những nội dung và chƣơng trình cần đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân lực, cũng nhƣ để định giá công việc làm cơ sở cho việc xác định mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc. 6 Luận văn thạc sỹ - Với các mức hiệu quả tối thiểu, đó là cơ sở để đánh giá thành tích, đánh giá kết quả của ngƣời lao động đảm đƣơng vị trí. Ta có thể thấy đƣợc các điểm chính của phân tích công việc qua sơ đồ sau: Các nhiệm vụ cụ thể Điều kiện làm việc cụ thể Các trách nhiệm cụ thể - Kế hoạch hoá NNL - Tuyển dụng nhân viên -Đào tạo, phát triển - Trả công ………… Phiếu mô tả công việc Phân tích công việc Phiếu tiêu chuẩn công việc Phiếu yêu cầu công việc Kỹ năng thực hành Kiến thức ký thuyết Khả năng cần thiết khác Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc Nguồn: [24 trg 37] * Nội dung của phân tích công việc: Phân tích công việc đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau: Mô tả công việc Xác định công việc Tiêu chuẩn về nhân lực Đánh giá công việc Xếp loại công việc Sơ đồ 1.2: Các bƣớc của phân tích công việc - Mô tả công việc: Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động thƣờng xuyên và đột xuất, các phƣơng tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong công việc… Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau: - Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc đƣợc thực hiện nhƣ thế nào tại nơi làm việc. 7 Luận văn thạc sỹ - Tiếp xúc trao đổi: Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện với chính những ngƣời làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ. Cuộc tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập đƣợc những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết các vấn đề chƣa rõ ràng. Trong khi quan sát có thể sử dụng một số dụng cụ cần thiết nhƣ: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ. - Bản câu hỏi: Theo phƣơng pháp này các bản câu hỏi đƣợc thảo ra phát rộng rãi cho các công nhân viên và những ngƣời có liên quan đến công việc để họ trả lời. Câu hỏi đƣa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhƣng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ. - Xác định công việc: Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thƣờng xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lƣợng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập đƣợc từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ xung. Từ đó xác định đƣợc bản mô tả công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc. - Đề ra các tiêu chuẩn về nhân lực: Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà ngƣời đảm nhận công việc phải đạt đƣợc. Đối với các công việc khác nhau, số lƣợng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau. Những yêu cầu hay đƣợc đề cập đến: - Sức khoẻ (thể lực và trí lực). - Trình độ học vấn. - Tuổi tác, kinh nghiệm. - Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình. Các tiêu chuẩn đƣa ra sẽ đƣợc xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn. - Đánh giá công việc. 8 Luận văn thạc sỹ Là việc đo lƣờng và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc. Việc đánh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc đƣợc đánh giá sẽ là căn cứ để xác định mức lƣơng tƣơng xứng cho công việc này. Chất lƣợng của công tác đánh giá phụ thuộc vào phƣơng pháp đánh giá. Có 2 nhóm phƣơng pháp đánh giá: Nhóm 1: Các phƣơng pháp tổng quát. +) Phƣơng pháp đánh giá tất cả các công việc cùng một lúc: Hội đồng đánh giá sẽ họp lại để cùng xem xét các bản mô tả công việc và bàn bạc để đi đến kết luận về mức độ phức tạp và tầm quan trọng của công việc. +) Phƣơng pháp so sánh từng cặp: Việc đánh giá đƣợc tiến hành bằng cách so sánh lần lƣợt một công việc này với công việc khác. +) Ngoài ra còn có một số phƣơng pháp khác: Phƣơng pháp đánh giá theo các công việc chủ chốt, phƣơng pháp đánh giá theo mức độ độc lập tự chủ khi thực hiện công việc… Nhóm 2: Các phƣơng pháp phân tích. Xem xét các công việc theo từng yếu tố riêng biệt, sau đó tổng hợp lại thành một đánh giá chung. +) Phƣơng pháp cho điểm: Mỗi yếu tố đƣợc đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tƣơng đƣơng với một số điểm nhất định. +) Phƣơng pháp Corbin: +) Phƣơng pháp Hay Metra: +) Phƣơng pháp Hay Metra:Hệ thống điểm đƣợc trình bày dƣới dạng 3 ma trận. Mảng 1: Khả năng: Là toàn bộ những năng lực và phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc. Mảng 2: Óc sáng tạo: Thể hiện mức độ sáng tạo, tƣ duy cần thiết để có thể phân tích, đánh giá, dẫn dắt vấn đề. Mảng 3: Trách nhiệm đối với kết quả cuối cùng. 9 Luận văn thạc sỹ Theo phƣơng pháp này kết quả công việc cần đánh giá là tổng số điểm cộng lại từ 3 ma trận trên. - Xếp loại công việc. Những công việc đƣợc đánh giá tƣơng đƣơng nhau sẽ đƣợc xếp lại thành một nhóm. Việc xếp loại nhƣ thế này tiện cho các nhà quản trị trong việc quản trị nhân lực. [16 trg 58] 1.1.3.2.Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong một tổ chức * Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực Khái niệm Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (viết tắt là KHHNNL) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng đƣợc các nhu cầu đó. KHHNNL gồm: ƣớc tính xem cần bao nhiêu ngƣời có trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra (Cầu nhân lực); ƣớc tính có bao nhiêu ngƣời sẽ làm việc cho tổ chức (Cung nhân lực); Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tƣơng lai.[16 trg 65] Vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lƣợc nguồn nhân lực. Lực lƣợng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng đƣợc nhận biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức. KHHNNL của tổ chức có vai trò quan trọng nhƣ kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức. Tuy vậy, đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhƣng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một tổ chức có lực lƣợng lao động với kỹ năng, trình độ lành nghề cao. Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành kế hoạch hóa chiến lƣợc nguồn nhân lực. Kế hoạch hóa chiến lƣợc nguồn nhân lực là quá trình xây dựng các chiến lƣợc nguồn nhân lực và 10 Luận văn thạc sỹ thiết lập các chƣơng trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lƣợc nguồn nhân lực đó. Do đó, vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực là giúp cho tổ chức đạt đƣợc mục tiêu công việc. Kế hoạch chiến lƣợc nguồn nhân lực của tổ chức một khi đƣợc xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức. Cụ thể, KHHNNL giúp cho tổ chức chủ động thấy trƣớc đƣợc các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hƣớng tƣơng lai của tổ chức; tăng cƣờng sự tham gia của những ngƣời quản lý trực tuyến vào quá trình kế hoạch hóa chiến lƣợc; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức. Sự thành công của chiến lƣợc nguồn nhân lực tuỳ thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các chiến lƣợc đó đƣợc sử dụng. Nói cách khác, chiến lƣợc nguồn nhân lực có ảnh hƣởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lƣợc nguồn nhân lực với chiến lƣợc tổng thể của tổ chức; đặc trƣng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trƣờng. Do đó, khi ra các quyết định nguồn nhân lực phải quan tâm đến các chiến lƣợc khác của tổ chức nhƣ: ..chiến lƣợc tài chính, thị trƣờng, sản phẩm cũng nhƣ các thay đổi của môi trƣờng kinh doanh.[16 trg 67] Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả của tổ chức. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của tổ chức. Để đạt đƣợc các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những ngƣời lao động với kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Ví dụ, để tuyển mộ những ngƣời lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại lao động nào cần tuyển? Bao nhiêu ngƣời? Khi nào?... trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế hoạch chiến lƣợc kinh doanh của tổ chức.[16 trg 69] Kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực 11 Luận văn thạc sỹ 1.1.3.3. Tuyển dụng nguồn lao động cho tổ chức Ngày nay, ngƣời lao động quyết định sự tồn tại phát triển của các tổ chức, bởi vì họ là những ngƣời đã nghiên cứu, thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm dịch vụ với chất lƣợng cao, và cũng chính họ ở một vai trò khác lại là ngƣời lựa chọn, tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ có chất lƣợng đó. Hay nói cách khác, ngƣời lao động sẽ quyết định mọi sự thành bại các tổ chức. Do đó, chiến lƣợc tuyển dụng ngƣời lao động cho tổ chức trở thành một trong các chiến lƣợc quan trọng nhất của các tổ chức. [24 trg 71] * Khái niệm và mục đích tuyển dụng. - Khái niệm: Tuyển dụng lao động là một quá trình, nghiên cứu, thu hút, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. - Mục đích: Mục đích của việc tuyển chọn rất rõ ràng, trong số những ngƣời tham gia dự tuyển, các tổ chức sẽ tìm chọn một hoặc một số ngƣời phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển [24 trg 71] Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ chế tuyển dụng nhân viên Tổ chức có nhu cầu về lao động cần tuyển dụng Cung về lao động trên thị trƣờng lao động . Xác định các yêu cầu của ngƣời đảm nhiệm vị trí: Đào tạo, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân. Không phù hợp Các yếu tố sẵn có của ngƣời dự tuyển: Đào tạo, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân So sánh, đánh giá: Có đáp ứng đƣợc không? Phù hợp nhất, Thoả mãn nhất Không tuyển Tuyển dụng Nguồn: [24 trg 72] 12 Không phù hợp Luận văn thạc sỹ * Quy trình tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng đƣợc mô tả theo sơ đồ sau đây Xác định nhu cầu Tính chi phí tuyển dụng Phân tích vị trí cần tuyển Quyết định chính thức Xác định tiêu chuẩn, yêu cầu Thử việc Thăm dò các nguồn tuyển Quyết định tuyển dụng Thu hồ sơ Thông báo Phỏng vấn Sơ đồ1.4: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên Nguồn: [24 trg 75] 1.1.3.4. Sắp xếp và sử dụng lao động. Đào tạo và lựa chọn chƣa đủ để đảm bảo phát huy chất lƣợng của đội ngũ ngƣời lao động. Vấn đề sắp xếp và bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Việc bố trí cán bộ cũng nhƣ cán bộ quản lý phải đƣợc thể hiện ở kết quả cuối cùng, đó là hiệu quả và chất lƣợng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận. - Mục đích: Đảm bảo sự phù hợp cao nhất giữa yêu cầu của công việc và năng lực của ngƣời lao động. Đảm bảo sự tƣơng xứng giữa công việc và ngƣời thực hiện công việc. Đảm bảo cho mọi công việc đƣợc thực hiện tốt. - Nguyên tắc sắp xếp, bố trí ngƣời lao động: +) Sắp xếp theo nghề nghiệp đƣợc đào tạo. Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí cho phù hợp. Mọi công việc đều do ngƣời đƣợc đào tạo phù hợp đảm nhận. 13