Tài liệu Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường thcs hương gián, huyện yên dũng, tỉnh bắc giang bằng phần mềm pmis

LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Nhân dịp hoàn thành khóa luận, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc TS. Nguyễn Lệ Nhung ( Trưởng bộ môn Quản trị văn phòng – Khoa Hệ thống thông tin kinh tế) đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái Nguyên đã hết lòng dậy dỗ về kiến thức chuyên môn và truyền đạt kinh nghiệm quý báu để tôi có được kiến thức thực hiện đề tài tốt nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức trường THCS Hương Gián đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành khóa luận. Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài, song do thời gian có hạn trong việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu, đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn cùng toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa để tôi học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và giúp cho bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./. Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016 Sinh viên thực hiện Nghiêm Quỳnh Trang 1 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1. Những nội dung trong báo cáo này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn. 2. Những tham khảo trong bài báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, thời gian, địa điểm công bố. 3. Những sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hoặc gian trá tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016 Sinh viên thực hiện Nghiêm Quỳnh Trang 2 MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................................... 8 1.Lí do chọn đề tài ................................................................................................... 11 2.Mục đích nghiên cứu ............................................................................................ 13 3. Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài. .................................. 13 4. Nhiệm vụ đề tài.................................................................................................... 14 5. Bố cục của đề tài ................................................................................................. 14 Chương 1: Tổng quan về trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang.................................................................................................................16 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang.......................................................................................16 2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũngtỉnh Bắc Giang……………………………………....................................................................19 Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang.......................................................................................21 1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ ................................................................. ......21 1.1. Vai trò của việc quản lý hồ sơ............................................................................22 1.2. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ.........................................................24 3 1.3. Kỹ năng lập hồ sơ.............................................................................................26 2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng-tỉnh Bắc Giang..............................................................................................33 3. Những thuận lợi và khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián.............................................................................................................39 4 Một số giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián.......................................42 Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis......................................47 1. Lựa chọn phần mềm...........................................................................................48 2. Mô tả p/m....................................................................................................49 3. Chạy chương trình.......................................................................................51 KẾT LUẬN ........................................................................................................... 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 63 4 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Chụp màn hình làm việc chính của phần mềm Pmis Hình 2: Mở chương trình quản lý cán bộ giáo viên ngành Giáo dục và đào tạo. Hình 3: Nội dung trong phần mềm. Hình 4: Thông tin trong phần mềm Hình 4.1: Thông tin trong phần mềm Hình 4.2: Thông tin trong phần mềm Hình 4.3: Thông tin trong phần mềm 5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư CB, CC, VC Cán bộ, công chức, viên chức HK Hạnh kiểm HL Học lực TLLT Tài liệu lưu trữ THCS Trung học cơ sở TTSX Tiên tiến xuất sắc TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam UBND Ủy ban nhân dân 6 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, hồ sơ cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư (CTVT) ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay bởi lẽ nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Quản lý hồ sơ là một trong những khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư cần được tổ chức hợp lý và tự động hoá nhằm nâng cao chất lượng quản lý. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ (TLLT) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” (Theo Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ Việt Nam). “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”. (Theo Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 06 năm 2006) CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa... của con người. Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin 7 bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Ứng dụng CNTT trong CTVT là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đến, đi và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được tìm nhanh chóng chính xác;nâng cao năng suất hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan, là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai 8 trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ: Quản lý hồ sơ, Tiếp nhận và xử lý công văn đi, công văn đến, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản… Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy, công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Quản lý văn bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước. 1. Lí do chọn đề tài Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản, quản lý hồ sơ và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia. Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào côngtác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. 9 Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”. Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân…”. Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”. Dựa trên cơ sở pháp lý “Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội”. (Chỉ thị 58/CT/TW của Bộ Chính trị khoá VIII) Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước Hướng dẫn 9584/BGDĐT-CNTT ngày 07/9/2007 thực hiện nhiệm vụ năm học 2007–2008 về CNTT và phát động lấy năm học 2008–2009 sẽ là năm học CNTT và nêu rõ: “Triển khai tin học hóa quản lý đến từng trường phổ thông” . Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường 4 Văn bản số 12966/BGD-ĐT-CNTT ngày 10/12/2007 của Bộ GD-ĐT về việc đẩy mạnh triển khai một số hoạt động về CNTT Chỉ thị số 47/2008/CTBGDĐT ngày 13/8/2008 về nhiệm vụ trọng tâm năm 2008 – 2009 của Bộ Giáo dục và Đào tạo xác định năm học 2008 – 2009 là “Năm học đẩy mạnh ứng dụng CNTT và nêu rõ: “… đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục” Trong công tác Văn thư công tác quản lý hồ sơ là một khâu rất quan trọng nó đóng góp một phần không nhỏ vào những kết quả đạt được tại đơn vị. Đặc biệt là quản lý hồ sơ nhân sự. Yếu tố con người có một ý nghĩa đặ biệt. Nhận thức được tầm quan trọng đó lãnh đạo nhà trường đã ngày càng quan tâm và chú trọng đến côn tác văn thu mà cụ thể là khâu lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ tài chính, hồ sơ cán bộ công nhân 10 viên trong nhà trường để qua đó khai thác triệt để nguồn nhân lực sẵn có một cách hiệu quả nhất. Phân công công việc đúng trình độ đúng chuyên môn, hợp tình hợp lý từ đó khích lệ cá nhân mỗi người yêu công việc của mình hơn, hăng say phấn đấu một cách nhiệt huyết. Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong quá trình làm việc tại các cơ quan hành chính nói chung và trường THCS Hương Gián thành phố Bắc Giang nói riêng nên trong bài báo cáo khóa luận cho khóa học lớp Đại học Quản trị văn phòng em lựa chọn việc ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ nhân sự của Cán bộ, giáo viên và nhân viên tại nhà trường để nghiên cứu với tên đề tài như sau: “Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián – huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis". 2. Mục đích nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ hồ sơ nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin - một xu hướng phát triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đề tài này đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về công tác Quản lý hồ sơ, quản lý hồ sơ nhân sự của trường THCS Hương Gián, đưa ra các giải pháp cụ thể để làm tốt hơn việc ứng dụng CNTT trong qua trình làm việc, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào để xây dựng và nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ tại nhà trường. 3. Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài Đối tượng: Các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự của nhà trường trên phần mềm Pmis Phạm vi nghiên cứu: Trường THCS Hương Gián Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể. 11 Trong quá trình thực hiện đề tài bản thân em có được những thuận lợi như: Đã có một số những anh chị đi trước nghiên cứu về vấn đề này, được sự quan tâm của Khoa, cũng như Ban giám hiệu trường THCS Hương Gián đã tạo điều kiện cho em được nghiên cứu tại trường. Tuy nhiên cũng gặp phải một số khó khăn như: Vốn kiến thức còn hạn chế và chương trình nghiên cứu còn khá mới mẻ, thời gian nghiên cứu còn hạn chế… Do vậy sẽ không tránh khỏi nhưng sai sót. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đặc biệt là các cô chú, anh chị của trường THCS Hương Gián đã giúp em hoàn thành đề tài. 4. Nhiệm vụ đề tài - Thông qua việc nghiên cứu đề tài giới thiệu tổng quan về trường THCS Hương Gián, Huyện Yên Dũng, Tp. Bắc Giang. - Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián và từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự tại đơn vị. - Ứng dụng phần mềm Pmis trong quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THCS Hương Gián, Huyện Yên Dũng, tp Bắc Giang. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận của đề tài, phần nội dung của đề tài gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 2.2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên tại trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 12 2.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ 2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián. Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis. 1.1. Lựa chọn phần mềm 2.2. Mô tả p/m 3.3. Chạy chương trình 13 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG THCS HƯƠNG GIÁN – HUYỆN YÊN DŨNG – TỈNH BẮC GIANG * Địa giới hành chính. Hương Gián nằm về phía Đông Bắc Huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang, cách khu trung tâm Huyện 8 Km về phía Đông Bắc. Phía Đông Bắc giáp Thị trấn Tân Dân. Phía Tây giáp xã Dĩnh Trì - Huyện Lạng Giang. Phía Nam Giáp dòng sông Thương và xã Tân Liễu. Phía Bắc giáp 2 xã Dĩnh Trì và Thái Đào - Huyện Lạng Giang. Xã Hương Gián có tổng diện tích đất tự nhiên là: 863,67 ha. Dân số hiện nay là: 9.316 nhân khẩu. Với diện tích đất canh tác là: 520,18 ha. Tổng diện tích đất canh tác bình quân là 418,7 m2/nhân khẩu. Số diện tích còn lại là đất thổ cư và đất chuyên dùng khác. Tóm lại: Hương gián là xã có địa dư thuận lợi cho việc phát triển kinh tế nông nghiệp, phát triển ngành nghề như: Kinh doanh, dịch vụ và nghề phụ khác phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường. 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Giánhuyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang. a. Chức năng của trường Trường THCS Hương Gián là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ thống giáo dục quốc dân. Trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Trường THCS Hương Gián là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ. Đồng thời trường THCS Hương Gián chịu sự quản lý của phòng giáo dục huyện về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường phổ thông của Bộ giáo dục và đào tạo. 14 Chức năng văn bản: + Chức năng thông tin - Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện. - Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước đặt ra. - Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo. - Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời. + Chức năng pháp lý - Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. - Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ). + Chức năng quản lý - Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. - Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý. 15 + Chức năng văn hóa – xã hội - Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức nâng văn hóa. - Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. - Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu. + Các chức năng khác - Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại. - Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề… - Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức… b. Nhiệm vụ, quyền hạn Trường THCS Hương Gián có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: - Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THCS và cấp THPT do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục. - Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật. - Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo. - Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công 16 - Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục. - Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước. - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội. - Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục. - Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang a. Cơ cấu tổ chức trường THCS Hương Gián b. Lề lối làm việc Trường THCS Hương Gián làm việc theo chế độ Thủ trưởng; Hiệu trưởng là Thủ trưởng cơ quan; giúp việc cho Hiệu trưởng có các Phó Hiệu trưởng. Các Phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền giải quyết một số công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng. 17 * Mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức Trường THCS Hương Gián được tổ chức theo mô hình trực tuyến: Người lãnh đạo cao nhất là Hiệu trưởng trường, trực tiếp chỉ đạo hoạt động tới 2 Hiệu phó trường phụ trách mảng văn hóa – xã hội và chuyên môn. 2 hiệu phó cùng điều hành hoạt động của các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ, Văn phòng.... Bên cạnh đó Hiệu trưởng cũng trực tiếp chỉ đạo các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ, Văn phòng ....và kế toán trong một vài vấn đề cụ thể. Quan hệ trong Trường THCS Hương Gián là mối quan hệ hai chiều. Cấp trên chỉ đạo cấp dưới và cấp dưới được phản hồi lại khi cần thiết, cấp dưới có thể đề xuất ý kiến phù hợp vớii tình hình thực tế thay vì chỉ nhận ý kiến chỉ đạo của cấp trên Hai Phó hiệu trưởng cùng phối hợp với nhau để thực hiện chỉ đạo của Hiệu trưởng trong những vấn đề có liên quan. Các tổ cùng phối hợp để hoàn thành chỉ đạo của hai Phó hiệu trưởng và Hiệu trưởng. 18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG THCS HƯƠNG GIÁN – HUYỆN YÊN DŨNG – TỈNH BẮC GIANG 1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ Hồ sơ là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành. Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….) Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét laị các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý , bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự. Quản lý hồ sơ giáo viên: Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá cán bộ công chức, các chứng nhận khen thưởng, thi đua. Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán bộ giáo viên công nhân viên tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm kịp thời. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm Vnedu ( phân hệ quản lý nhân sự) trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo, nơi ở. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc 19 Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. 1.1. Vai trò của việc quản lý hồ sơ Giảm chi phí mua sắm thiết bị Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc… Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị. Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu. - Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước: + Phân loại hồ sơ: 20