Tài liệu Quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học sư phạm tp. hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH Nguyễn Thị Lan Anh QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Thành phố Hồ Chí Minh – 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH Nguyễn Thị Lan Anh QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC Mã ngành: 60 14 01 14 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HỒ VĂN LIÊN Thành phố Hồ Chí Minh – 2015 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan phần nghiên cứu và thực hiện luận văn là do chính tôi thực hiện, không sao chép từ công trình nghiên cứu nào. Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Lời cảm ơn Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được hoàn thành với sự giúp đỡ rất nhiều từ Quý Thầy Cô, các bạn học viên lớp Cao học QLGD K24, Trường ĐHSP Tp.Hồ Chí Minh và bạn bè, người thân. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến: TS. Hồ Văn Liên - người hướng dẫn khoa học đã luôn tận tình hướng dẫn, động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Quý thầy cô giảng dạy, hướng dẫn học tập cho lớp cao học Quản Lý Giáo Dục K24 đã giảng dạy cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu cho đề tài này. Ban chủ nhiệm và Giảng viên các Khoa trong trường, đặc biệt là các Thầy Cô chuyên viên của phòng Tổ chức – Hành chính cùng các bạn sinh viên đã tận tình hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đã động viên và hỗ trợ tôi trong thời gian học tập cũng như khi thực hiện luận văn này. Tp. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2015 Người làm luận văn Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình vẽ, đồ thị MỞ ĐẦU Trang 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................... 3 3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu........................................................... 3 4. Giả thuyết khoa học .................................................................................... 3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 4 6. Phương pháp luận nghiên cứu ................................................................... 4 7. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................. 7 1.2. Các khái niệm cơ bản ....................................................................... 10 1.2.1. Công tác văn thư, lưu trữ.............................................................. 10 1.2.2. Quản lý ......................................................................................... 12 1.2.3. Quản lý giáo dục........................................................................... 14 1.2.4. Quản lý trường học....................................................................... 15 1.2.5. Quản lý công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường...................... 16 1.3. Công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học .................................... 16 1.3.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ .................................. 16 1.3.2. Những yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ.......................... 18 1.4. Quản lý công tác văn thư lưu trữ .................................................... 20 1.4.1. Chủ thể, khách thể và đối tượng quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học ........................................................................................... 20 1.4.2. Mục tiêu quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học ....... 23 1.4.3. Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học ....... 23 1.4.4. Các nguyên tắc và phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ31 1.4.5. Các chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ .......................... 33 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác văn thư lưu trữ ....... 36 1.5.1. Cơ chế quản lý công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường .......... 36 1.5.2. Năng lực và phẩm chất của cán bộ quản lý và những người làm công tác văn thư lưu trữ ..................................................................................... 37 1.5.3. Cơ sở vật chất, điều kiện phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ .. 37 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH ........... 40 2.1. Khái quát về trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh ............ 40 2.2. Mô tả mẫu khảo sát .......................................................................... 43 2.3. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh ............................................................................................... 45 2.4. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh ............................................................................. 50 2.4.1. Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ 50 2.4.2. Thực trạng thực hiện các chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ 60 2.4.3. Những khó khăn và thuận lợi trong việc quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh .................................... 64 2.5. Đánh giá thực trạng .......................................................................... 66 2.5.1. Ưu điểm ........................................................................................ 66 2.5.2. Hạn chế ......................................................................................... 67 2.5.3. Nguyên nhân thực trạng ............................................................... 67 Chương 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH ..................... 71 3.1. Cơ sở đề xuất biện pháp ................................................................... 71 3.1.1. Cơ sở lý luận................................................................................. 71 3.1.2. Cơ sở thực tiễn ............................................................................. 71 3.2. Nguyên tắc đề xuất các biện pháp ................................................... 71 3.2.1. Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống – cấu trúc .............................. 71 3.2.2. Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học .............................................. 72 3.2.3. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi và hiệu quả .............................. 72 3.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh................................. 72 3.3.1. Biện pháp tác động vào nhận thức ............................................... 72 3.3.2. Biện pháp phát triển đội ngũ nhân sự........................................... 73 3.3.3. Biện pháp hoàn thiện các chức năng quản lý ............................... 74 3.3.4. Biện pháp pháp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin............................................................................................ 75 3.3.5. Biện pháp tăng cường sự phối hợp trong công tác văn thư lưu trữ76 3.4. Kết quả khảo sát tính khả thi và tính cần thiết của các biện pháp77 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết đầy đủ Viết tắt Cán bộ quản lý CBQL Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh ĐHSP TP.HCM Điểm trung bình ĐTB Giảng viên GV Sinh viên SV Văn thư Lưu trữ VTLT DANH MỤC CÁC BẢNG STT Tên bảng Trang Bảng 2.1. Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng khảo sát là CBQL, GV và Trợ lý giáo vụ ) 42 Bảng 2.2. Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng chuyên viên) 42 Bảng 2.3. Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng sinh viên) 42 Bảng 2.4. Các yêu cầu trong công tác VTLT 47 Bảng 2.5. Đánh giá chung về công tác VTLT 48 Bảng 2.6. Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác văn thư 49 Bảng 2.7. Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác lưu trữ 52 Bảng 2.8. Kết quả khảo sát thực trạng quản lý đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư 53 Bảng 2.9. Kết quả khảo sát thực trạng quản lý các điều kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư lưu trữ 55 Bảng 2.10. Kết quả khảo sát thực trạng quản lý các điều kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư lưu trữ (đối với SV) 57 Bảng 2.11. Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các nguyên tắc và phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ 58 Bảng 2.12. Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ 59 Bảng 2.13 Kết quả khảo sát khó khăn và thuận lợi 63 Bảng 3.1 Kết quả khảo sát tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 76 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ STT Tên bảng Trang Hình 1.1. Sơ đồ khái niệm quản lý 13 Hình 1.2. Sơ đồ quản lý xây dựng và ban hành văn bản 23 Hình 1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào một số khâu của công tác văn thư lưu trữ 31 Hình 1.4. Lập kế hoạch công tác VTLT 34 Biểu đồ 2.1. Kết quả khảo sát về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 44 Biểu đồ 2.2. Kết quả khảo sát về Mức độ quan tâm đến công tác VTLT 45 Biểu đồ 2.3. Kết quả khảo sát ý kiến về mức độ cần thiết tìm hiểu về hoạt động VTLT 46 Biểu đồ 2.4. Đánh giá chung của SV về công tác VTLT 48 Biểu đồ 2.5 Kết quả khảo sát nội dung đóng góp ý kiến 65 Biểu đồ 3.1 Tính cần thiết của biện pháp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 81 Biểu đồ 3.2 Tính khả thi của biện pháp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 81