Tài liệu Quản lý chi phí và thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI T H Ư Ơ N G KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TÊ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÁC CÔNG TY cổ PHẦN VIỆT NAM í ; Sinh viên thực hiện : Đặng Thị Nhung Lớp : Anh1 Khoa : 42 - QTKD Giáo viên hướng dẫn : ThS. Trần Thị Kim Anh HÀ NỘI - li/ 2007 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 LỜI CẢM Ơ N Em xin chán thành cảm ơn tới các thày có giáo, tới khoa Quản trị Kinh doanh Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội đã dìu dắt và dạy do em trong suôi 4 năm học qua. Đặc biệt, là xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo hướng dân, Th.s Trân Thị Kim Anh đã giúp đỡ em tận tình để em hoàn thành bản khoa luận này. Sinh viên thực hiện Đặng Thị Nhung Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 MỤC LỤC LỜI M Ở ĐẦU Ì Chương 1: C ơ S Ở LÍ L U Ậ N V È C H I PHÍ V À Q U Ả N L Ý C H I PHÍ 3 ì. Tổng quan về chi phí 3 1. Khái niệm chi phí 3 2. Phân loại chi phí 3 2.1. Phăn loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. 4 2.2. Phân loại chi phi theo chức năng hoạt động. ố 2.3. Phân loại chi phi theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh. 7 2.4. Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối lượng chịu chi phí. 8 2.5. Các cách phân loại chi phi khác. li. Q u ă n lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí 9 10 1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí 10 2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí 11 3. Các biện pháp quản lý chi phí 12 3.1. Xây dựng định mức chi phí và tập dự toán ngân sách 3.1.1 Xây dựng định mức chi phí 3.1.2 Lập dự toán sản xu t kinh doanh 12 12 17 3.2. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí 20 3.2.1. Trung tâm quản lý chi phí 20 3.2.2. M ã chi phí 21 3.3. Phương pháp chì phí mục tiêu (Target Cost) 22 3.4. Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động-ABC (Activiíy based costing) 27 Khoa luận tốt nghiệp K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Chương 2: T H Ự C T R Ạ N G Q U Ả N L Ý C H I P H Í T Ạ I C Á C C Ô N G T Y CỎ PHÀN V Ệ T NAM ì. Tổng quan về các công ty cổ phần V i ệ t N a m 33 33 1. Khái niệm và những đặc trưng cơ bản của công ty cổ phần 33 2. N h ữ n g lợi thế và hạn chế của công ty cổ phần 35 3. Khái quát quá trình hình thành công ty cỗ phần ỏ- V i ệ t N a m 38 4. Lĩnh vởc hoạt động của công ty cổ phần 43 5. Đ ặ c điểm cơ chế quản lý k i n h tế tài chính ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí li. T h ở c trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần V i ệ t N a m 44 46 1. Nhận thức về chi phí và tầm quan trọng của quản lý chi phí trong hoạt động k i n h doanh 1.1. Công tác nhận diện chi phí. 1.2. Nhận thức tầm quan trọng của quản lý chi phí 2. Cách thức quản lý chi phí 2.1. Việc tuân thủ định mức và dự toán chi phí. 47 47 48 50 51 2.2. Việc thực hiện quản lý chi phí qua các trung tâm quản lý chì phi.... 52 2.3. Việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại (phương pháp ABC, phương pháp chi phi mục tiêu) 53 ỉ. T h ở c trạng về t h u thập thông t i n chi phí 55 4. T h ụ c t r ạ n g x ử lý thông t i n 55 Chương 3: M Ộ T S Ố G I Ả I P H Á P N H Ằ M H O À N T H I Ệ N H Ệ T H Ố N G Q U Ả N L Ý em PHÍ T Ạ I C Á C C Ô N G T Y C Ỏ P H Â N V I Ệ T N A M 1. G i ả i pháp t ừ phía N h à nước 60 61 LI. Xây dựng mô hình kế toán quản trị tại Việt Nam. 61 1.1.1. Mô hình kế toán quản trị trên thế giới Ì. Ì .2. Yêu cầu của việc xây dởng kế toán quản trị tại Việt Nam 1.1.3. N ộ i dung xây dởng kế toán quàn trị 61 63 63 Khoa luận tốt nghiệp K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh 1.2. Một số giải pháp cho việc xây dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp 2. Giải pháp từ phía công ty cỗ phần Việt Nam 65 67 2.1. Xây dựng dự toán ngân sách cho các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa 2.2. Áp dụng phương pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ 67 70 2.3. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU T H A M K H Ả O 77 80 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Quản lý là tất yếu khách quan của nền sản xuất xã hội, nhưng muôn quản lý được cần phải có các thông t i n và thông t i n hữu ích. Đ ố i v ớ i các doanh nghiệp thông tin nói chung và thông tin chi phí nói riêng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu được của hoạt động quản lý. Đặc biệt trong x u thế hội nhập hiện nay, k h i các doanh nghiệp Việt Nam nỗ lồc tìm ra l ợ i thế cạnh tranh nhất định cho riêng mình để đảm bảo có được vị thế vững chắc trong một sân chơi chung đã và đang tồn tại những đôi thủ cạnh tranh nặng ký thật không đơn giản, và càng đòi hỏi phải quản lý hiệu quả hơn. B ờ i chính các đối thủ cạnh tranh cũng sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh tương tồ. Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những "nước cờ" m à doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý chi phí và tiết kiệm chi phí ngày càng hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình có giá cả phù hợp v ớ i khách hàng nhưng chất lượng luôn được đảm bảo và không ngừng được cải thiện. Quản lý chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả nhất. V à chính trong x u thế hội nhập, toàn cầu hoa nền kinh tế như hiện nay, loại hình công t y cổ phần, được đánh giá là loại hình doanh nghiệp có nhiều ưu điểm nổi bật và là x u hướng phát triển tất yếu trong thời kỳ này. Chính vì vậy Nhà nước ta đã có rất nhiêu chính sách khuyến khích cô phần hoa các doanh nghiệp Nhà nước và tạo điều kiện để loại hình công ty này phát triển. Số lượng công ty cổ phần được hình thành và hoạt động ngày càng nhiều, cùng cạnh tranh bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác góp phần tạo ra sồ tăng trường và phát triển kinh tế đất nước. Trong điều kiện đó việc để các công ty cổ phần hoạt động ngày càng hiệu quả, để bắt kịp và g i ữ vững vị thế trong nền kinh tế hội nhập thì việc nâng cao chất lượng quản lý chi phí ờ mỗi công ty càng trờ nên quan trọng hơn bao giờ hết. Ì Khoa luận tốt nghiệp K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh T ừ thực tiễn trên nên em đã chọn đề tài: "Quản lý chi phí và thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam". Đ ố i tượng và phạm v i nghiên cứu của đề tài - Lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí. - Nghiên cứu thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam (chủ yếu các công ty có quy m ô vốn vừa và nhỏ), từ đó đưa ra một số đề xuât đế các công ty cố phần áp d ng các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả hơn. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp biện chứng duy vật - Phương pháp logic - Phương pháp tổng hợp phân tích - Phương pháp khảo sát K ế t cấu của luận văn Chương Ì: Những lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí. Chương 2: Đánh giá thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam. Chương 3: Đ e xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam. Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 Chương Ì C ơ SỞ LÍ LUẬN VÈ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ ì. Tổng quan về chi phí 1. Khái niệm chi phí Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số OI- Chuẩn mực chung, chi phí được định nghĩa như sau: Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản n ợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sậ hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sậ hữu. Từ định nghĩa như vậy, có thể thấy ngay kiểm soát và tiết kiệm chi phí tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chi phí là một trong những thông t i n quan trọng hàng đầu trong quá trình tố chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và đứng trên giác độ kế toán, các thông tin m à các nhà quản trị cần hầu hết đều có liên quan đến chi phí. D ư ớ i góc độ quản lý hay dưới góc độ kế toán quản trị, chi phí không đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế toán tài chính như trên, m à nó đựơc nhìn nhận theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiếm soát và ra quyết định. Theo đó chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền v ớ i hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính đế thực hiện một dự án hoặc những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. 2. Phân loại chi phí về lý thuyết có nhiều tiêu thức phân loại chi phí, mỗi tiêu thức đều có ý nghĩa khác nhau đối v ớ i quá trình quản trị doanh nghiệp. 3 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 2.1. Phân loại chi phi theo cách ứng xử của chi phí. Theo cách phân loại này, căn cứ vào m ố i quan hệ của chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh, chi phí chia thành 2 dạng cơ bản: * Chi phí biến đổi hay còn gọi là biến phí đó là các khoản chi phí thường tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hay quy m ô hoạt động, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm... Chi phí biến địi có đặc điểm là tỷ lệ thuận với khối lượng sản phàm sản xuất, nhưng k h i tính cho một đơn vị kết quả thì cố định. Do vậy để kiểm soát các khoản chi phí biến địi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xây dựng định mức chi phí biến địi cho mỗi đơn vị kết quả sản xuất. . L Tịng biến phí -len p n i d ơ n VỊ Y = a /Y = ax Mức độ hoạt động / Mức đô hc^at động - Chi phí biến địi của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: chi phí biến địi tuyến tính và chi phí biến địi cấp bậc. + Chi phí biến đối tuyến tính đó là các khoản chi phí biến địi hoàn toàn tý lệ thuận với kết quả sản xuất, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng đê sản xuât sàn phẩm, hoa hồng cho người bán hàng tính theo doanh thu. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát biến phí một cách chặt chẽ hơn. + Chi phí biến địi cấp bậc đó là các khoản chi phí cũng thay địi nhưng gắn với phạm v i và quy m ô của hoạt động. Ví dụ chi phí vật liệu phụ dùng để bảo dưỡng máy móc thiết bị. Những chi phí này cũng thay địi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay địi khi quy m ô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đến một phạm v i nhất định. 4 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 * Chi phí cố định hay còn gọi là định phí đó là các khoản chi phí thường không thay đổi trong phạm v i giới hạn của quy m ô hoạt động. Chi phí cố định có đặc điểm là xét trong giới hạn của quy m ô hoạt động thì tổng chi phí không thay đổi, nhưng trong giới hạn đó m à sản lượng sản phẩm sản xuất thay đổi thì chi phí cố định tính cho Ì đơn vị sản phẩm thay đổi. Định phí tính ừên một đơn vị mậc độ họat động (sàn phẩm) tỷ lệ nghịch với mậc độ hoạt động: mậc độ hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị mậc độ hoạt động càng giảm. N h ư vậy dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp muốn giảm chi phí cần khai thác hết công suất của các tài sản cố định đã đầu tư, vì hầu như các tài sản cố định đều tạo ra các khoản chi phí cố định. Tổng định phi Định phí đơn Mậc độ hoạt động Mậc độ hoạt động Chi phí Cố định của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: Định phí thuộc tính và định phí bắt buộc. - Định phí thuộc tính đó là các khoản chi phí cố định thường gắn v ớ i hoạt động của các bộ phận trong tổ chậc doanh nghiệp, ví dụ như chi phí thuê nhà xưởng của các phân xướng, chi phí quảng cáo, nghiên cậu, giao dịch,... Do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí thuộc tính cũng mất đi. - Định phí bắt buộc là các khoản chi phí thường gắn v ớ i cấu trúc của một tổ chậc kinh tế, do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí bắt buộc vẫn phát sinh, ví dụ tiền thuê văn phòng hoạt động của doanh nghiệp. Hai đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc: + Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Chúng không thế cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn. 5 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 Các nhà quản trị kinh doanh muốn kiểm soát các khoản chi phí cố định thường căn cứ vào mức độ của quy m ô hoạt động và công suất cùa các tài sản đang sử dụng. * Chi phí hỗn hợp đó là các khoản chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí. Thường ờ mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp thể hiện định phí, khi vượt khữi mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí. Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hỗn họp thường thế hiện như chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp: - Doanh nghiệp thiết kế, xây dựng các m ô hình chi phí trong moi quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận. - Phân tích chi phí, phân tích điểm hoa vốn để ra quyết định kinh doanh nhanh chóng. - Xác định đúng đắn phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng các loại chi phí. 2.2. Phăn loại chi phí theo chức năng hoạt động. Theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp, chi phí chia thành 2 dạng cơ bản: - Chi phi sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm v i sản xuất của các doanh nghiệp, thuộc chi phí sản xuât bao gôm: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. K h i nhận diện khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta thường dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. B ờ i chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm m à còn bao gồm những chi phí liên quan với quá trinh phục vụ quản lý sản xuất, công việc văn phòng, công việc hành chính. Trong quản lý chi phí, để đễ dàng nhận diện chi phí nguyên vật 6 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên giá thành định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm, còn chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó thiết lập định mức theo từng loại m à đòi hỏi phải tập hợp chung rồi m ớ i phân bố. + Chi phí nhãn công trực tiếp bao gồm tiề n lương chính, tiền lương phụ, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân... trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Chi phí nhân công trực tiêp chủ yếu mang tính chất biến phí do vậy các nhà quản trị kinh doanh xây dựng định mức cho các khoản chi phí này để góp phần kiếm soát chi phí. + Chi phí sản xuất chung thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí nguyên, nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất tại phân xưởng; chi phí lao động gián tiếp phục vụ quản lý sản xuất tại phân xưởng; chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất; chi phí dịch vụ mua ngoài... - Chi phí ngoài sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi sản xuất của doanh nghiệp, chi phí này thường bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Chi phí bán hàng là những phí tôn cần thiết nhằm thúc đấy quá trình lưu thông hàng hoa, nhằm đảm bảo đưa hàng đến tay người tiêu dung. Chi phí bán hàng thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí nguyên nhiên vật liệu dùng trong bộ phân bán hàng... + Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều yếu tố chi phítất cả những chi phí liên quan đèn công việc hành chính, quản trị ờ phạm v i toàn doanh nghiệp. Cách phân chia chi phí theo chức năng hoạt động và từng yếu tố chi phí có ý nghĩa đối v ớ i các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chi phí nhằm đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh. 2.3. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh. - Chi phí sản phẩm đó là các khoản chi phí gắn liền v ớ i quá trình sản xuất hay quá trình mua hàng. Đ ố i với một đơn vị sản xuất chi phí sản phẩm 7 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đ ố i v ớ i một đơn vị kinh doanh thương mại chi phí sản phàm chính là giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đắp của chi phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau. Vì vậy khi xác định chi phí sản phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyến tiếp và mặc độ chuyến tiếp của chúng. - Chi phí thời kỳ thường liên quan và ảnh hường đến l ợ i nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ.Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hoa mua vào m à chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận. Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí quảng cáo, ... Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương đối chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. 2.4. Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối tượng chịu chi phí - Chi phí trực tiếp đó là các khoản chi phí m à kế toán có thế tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp... M ộ t đối tượng chịu chi phí m à có tỷ trọng chi phí trực tiếp cao thì độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của các đối tượng càng cao. - Chi phí gián tiếp đó là các khoản chi phí m à kế toán không thể tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phi, do vậy đối với từng yếu tố chi phí gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, tiền lương của nhân viên phân xướng... Đ ộ chính xác của chi phí gián tiếp cần phân bổ còn phụ thuộc vào tiêu thặc phân bố. Tiêu thặc phân bổ phải lựa chọn cho phù họp và thường dựa vào những căn cặ khoa học như: Thuận tiện cho việc tính toán, thống nhất cả kỳ hạch toán, có tính đại diện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bổ. 8 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 2.5. Các cách phân loại chi phí khác. - Theo quyền kiểm soát: Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiếm soát được. + Chi phí kiếm soát được đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm v i quyên của các nhà quản trị đối v ớ i các khoản chi phí đó. N h ư vậy đối với các nhà quản trị cao có phạm v i quyền hạn rộng rãi đối v ớ i chi phí hơn các nhà quản trị thấp. + Chi phí không kiểm soát được đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi kiếm soát của các cấp quản trị doanh nghiệp. + Sự nhận thức đâu là dòng chi phí kiểm soát được và đâu là dòng chi phí không kiểm soát được tuy thuộc vào hai nhân tô cơ bản: • Đặc điểm phát sinh chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân biệt chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được giúp các nhà quàn trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác hơn, tránh bị động về vốn và tài sản. - Chi phí chênh lệch: Các nhà quản lý thưừng phải đứng trước sự lựa chọn các phương án khác nhau, quyết định sẽ hình thành chủ yếu dựa trên cơ sừ chi phí tồn tại từng phương án, nhưng thực tế lại có những chi phí có ở phương án này nhưng chi có một phần hoặc không có ở phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành nên chi phí chênh lệch và chính nó sẽ là căn cứ để ngưừi quản lý chọn phương án. - Chi phí cơ hội: đó là lợi ích bị mất đi vì chọn phương án và hành động này thay cho hành động và phương án khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên bất cứ một sổ sách kế toán nào nhưng lại là cơ sừ rất cần thiết để lựa chọn một phương án hành động này thay cho một phương án hành động khác. 9 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 - Chi phi chìm: là những chi phí phát sinh trong quá k h ứ m à doanh nghiệp phải chịu và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lựa chọn phương án kinh doanh nào. li. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí 1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí Quàn lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch; tổ chức thực hiện kế hoạch; và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sủ đó để ra quyêt định. Các quyêt định này lại được cụ thế hoa vào các kế hoạch của giai đoạn tiếp theo. Đ ể thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sủ để ra quyết định. Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình quản lý chung. Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm được đầy đủ các thông t i n về chi phí, hiểu được "hành v i " hay bản chất, sự biến động của chi phí. T ù những thông tin về chi phí, ngưủi quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí (ở ở sản phàm, hay ủ cơ cấu to chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý.ẶTrên cơ sủ đó ngưủi quản lý sẽ đưa ra những quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh các khoản chi phí cho doanh nghiệp và cần tiếp tục được quản lý. Như vậy quản lý chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống đòi hỏi các biện pháp phù họp tính chất cùa chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị. Còn nếu hiểu theo quan điểm quản lý trên, quản lý chi phí cũng gồm ba bước cơ bản: lập kế hoạch chi phí; triển khai thực hiện kế hoạch; kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí. Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của 10 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. T ừ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cụ thể cho mỗi hoạt động. Trên cơ sờ lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. V à bước cuối cùng cỉa quy trinh quàn lý chi phí là kiểm soát chi phí. K i ể m soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn, m à vẫn duy tri được hiệu quả. Đ e kiểm soát chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đầy đỉ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định cỉa doanh nghiệp. B ờ i hầu hét các quyết định cỉa doanh nghiệp ờ trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định m ở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới, ... đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy tổ chức tập họp phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí. 2. N ộ i dung và v a i trò cỉa quản lý chi phí T ừ khái niệm về chi phí, có thế thấy quản lý chi phí bao gôm những nội dung cụ thể sau: - Hạch toán đầy đỉ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông t i n về chi phí cho các bộ phận có liên quan; - Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sờ đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thòi vẫn đảm bảo được hiệu quà cỉa hoạt động kinh doanh; - Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn von cỉa doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông t i n về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng cỉa từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, li Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 từng thị trường để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. V ớ i nội dung như trên, quản lý chi phí có vai trò đặc biệt trong hoạt động kinh doanh của m ỗ i doanh nghiệp. Quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp, từ đó chi ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kở. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngan hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tông quát cũng như từng khía cạnh cụ thế cùa các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất... N h ư vậy quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sờ hữu m à còn góp phân quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động cơ cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3. Các biện pháp quản lý chi phí N h ư đã trình bày, để quản lý chi phí hiệu quả nhất, người quản lý cần thu thập đầy đủ những thông tin về chi phí. Càng biết và hiểu nhiều về chi phí trong doanh nghiệp mình, người quản lý càng dễ dàng trả lời được những câu hỏi liên quan đến những chi phí, đoán trước được khó khăn và kiểm soát chi phí. M u ố n vậy các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác để xử lý. 3.1. Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách 3.1.1 Xây dựng định mức chi phi Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết. Nhưng làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? V à nên giảm 12 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là họp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí, cần quyết định khoản nào cần chi- r ồ i kiểm soát các khoản chi trong thực tể để đạt được chi phí định mức đã đề ra. Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thế. M ỉ i sản phẩm chế tạo hoặc dịch vụ đều có một định mức phí. Định mức chi phí là khoản chi phí được định trước bang cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thê. Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi d ự kiến là bao nhiêu m à còn xác định nên chi trong trường hợp nào. a. Công dụng của chì phí định mức - Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vỉ muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số g i ờ công - Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sờ để đánh giá. - Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối v ớ i việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. Định mức chi phí có thể áp dụng cho mọi khoản chi ờ doanh nghiệp, có thể bao gồm: - Chi phí lao động trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí chung (có thể là chi phí cố định hay chi phí biến đổi) Lưu ý rằng chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. b.Phương pháp xác định chi phi định mức: * Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sàn xuất 13 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Khoa luận tốt nghiệp K42 sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp * Phương pháp phân tích so liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù họp hay chưa, nếu không họp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại. * Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mờc cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp c. Hai loại định mức thường sử dụng là: định mờc lý tường và định mờc dự kiến. - Định mờc lý tưởng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, hiếm khi ta có được điều kiện hoàn hảo, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiếm soát của chúng ta. Định mờc lý tưởng có thể giúp ta thấy rõ những điểm khác biệt chính nhưng đối với nhiều người định mờc lý tường dễ gây nản lòng vì mục tiêu có thể quá cao. - Định mờc d ự kiến thường dễ áp đụng hơn. Đây là các định mờc mang tính thực tế, vì chúng cho phép một mờc độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu như đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác, thì doanh nghiệp dễ đạt được định mờc dự kiến. d. Định mức chi phí và các doanh nghiệp phi sản xuất Một hệ thống xác định định mờc chi phí toàn diện thường ít phô biến ở các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ so với các doanh nghiệp sản xuất, nhưng dù sao trong nhiều ngành phi sản xuất, việc đặt ra các định mờc lượng là cần thiết giúp doanh nghiệp đánh giá năng suất thực tế Xây dựng định mức chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại: - Phân loại chi phí theo cách ờng xử. - Xác định mờc biến phí trên một đơn vị doanh thu: Tổng biến phí/tổng doanh thu. 14