Tài liệu Qt043 - một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty in tạp chí cộng sản

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi c¶m ¬n §Ó hoµn thµnh tèt chuyªn ®Ò thùc tËp nµy ch¸u xin ch©n thµnh c¶m ¬n ban l·nh ®¹o C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n ,B¸c vµ c¸c anh chÞ phßng TCHC-TH ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì ch¸u trong suèt qu¸ tr×nh thùc tËp.Qua ®©y ,em xin ch©n thµnh c¸m ¬n GS.TS , Ph¹m §øc Thµnh ®· ®ång ý vµ tËn t×nh híng dÉn em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Lêi nãi ®Çu Trong qu¸ tr×nh më cöa vµ héi nhËp níc ta ®· b¾t tay lµm b¹n víi nhiÒu níc, c¸c doanh nghiÖp cña chóng ta cã nhiÒu c¬ héi ®Ó ph¸t triÓn nhng Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 còng ph¶i ®¬ng ®Çu víi nhiÒu khã kh¨n thö th¸ch ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng ®îc .Trong sù c¹nh tranh gay g¾t ®ã cµng ngµy ngêi ta cµng nhËn ra tÇm quan träng cña nguån lùc con ngêi ,®ã chÝnh lµ nguån tµi s¶n quý b¸u cña doanh nghiÖp .Nguån nh©n lùc lµ mét trong 3 yÕu tè ®Çu vµo c¬ b¶n nhÊt cu¶ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh .Nhng th«ng thêng khi nh¾c ®Õn nguån nh©n lùc lµ chóng ta nghÜ ngay tíi nh÷ng ngêi c«ng nh©n s¶n xuÊt ,nh÷ng ngêi trùc tiÕp s¶n xuÊt ra s¶n phÈm dÞch vô ma quªn ®i mét bé phËn nguån nh©n lùc v« cïng quan träng kh«ng thÓ thiÕu trong bÊt kú c«ng ty nµo ,®ã chÝnh lµ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý .Tuy hä kh«ng ph¶i lµ ngêi trùc tiÕp t¹o ra s¶n phÈm nhng hä gi÷ mét vai trß quan träng trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh sù ho¹t ®éng cña c«ng ty .Bé m¸y qu¶n lý ®îc vÝ nh nh÷ng ngêi cÇm l¸i híng con thuyÒn s¶n xuÊt kinh doanh ®i ®óng híng ,®¹t hiÖu qu¶ cao .C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña mét tæ chøc kh«ng ph¶i lµ bÊt biÕn mµ lµ kh¶ biÕn .Nã tuú thuéc vµo sù biÕn ®éng cña m«i trêng bªn trong vµ bªn ngoµi.Khi c¸c yÕu tè nµy thay ®æi sÏ kÐo theo sù thay ®æi cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý .Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay cña cuéc c¸ch m¹ng khoa häc c«ng nghÖ th«ng tin th× sù t¸c ®éng cña c¸c yÕu tè nµy cµng m¹nh .ChÝnh v× thÕ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lu«n lu«n cÇn ®îc hoµn thiÖn .Sù hoµn thiÖn nµy sÏ gióp cho tæ chøc n©ng cao h¬n n÷a hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh ,tiÕp tôc tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®i lªn ,n©ng cao kh¶ n¨ng chiÕn th¾ng trong c¹nh tranh . Lµ mét C«ng ty trùc thuéc Bé biªn tËp T¹p chÝ Céng s¶n ,phôc vô c«ng t¸c tuyªn truyÒn cña §¶ng,C«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n lµ mét c«ng ty cã bÒ dµy kinh nghiÖm trong ngµnh in ,lu«n thùc hiÖn tèt nhiÖm vô cña §¶ng vµ Nhµ Níc giao phã .Tuy nhiªn do viÖc chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ tËp trung sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng cã sù qu¶n lý cña Nhµ Níc ,c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty cha cã sù thay ®æi ®Ó thÝch øng nªn cßn nhiÒu bÊt cËp trong c«ng t¸c l·nh ®¹o vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña c«ng ty .V× vËy trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty em ®· quyÕt ®Þnh chän ®Ò tµi “Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i c«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n” lµm chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp cña m×nh . Chuyªn ®Ò gåm 3 ch¬ng : Ch¬ng 1 :C¬ së lý luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ch¬ng 2 :Ph©n tÝch thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i c«ng ty In T¹p chÝ Céng S¶n . Ch¬ng 3 :Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng Ty In T¹p chÝ Céng S¶n . MÆc dï ®· rÊt cè g¾ng nhng do h¹n chÕ vÒ thêi gian ,tr×nh ®é , nguån sè liÖu nªn ch¾c ch¾n bµi viÕt cña em sÏ kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt .Em rÊt mong nhËn ®îc nh÷ng gãp ý cña c¸c thÇy c« vµ c¸c c« chó trong toµn C«ng Ty ®Ó em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy .Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Ch¬ng 1:C¬ së lý luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . I.C¸c kh¸i niÖm . 1.Qu¶n lý . Qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ lªn ®èi tîng qu¶n lý nh»m ®¹t môc tiªu ®Æt ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i trêng . Qu¶n lý bao gåm c¸c ®iÒu kiÖn : -Ph¶i cã mét chñ thÓ qu¶n lý t¹o ra t¸c ®éng vµ mét ®èi tîng qu¶n lý nhËn t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý t¹o ra . -Ph¶i cã môc tiªu x¸c ®Þnh cho c¶ ®èi tîng vµ chñ thÓ .Môc tiªu nµy lµ c¨n cø ®Ó chñ thÓ qu¶n lý t¹o ra t¸c ®éng . -Chñ thÓ ph¶i thùc hµnh viÖc r¸c ®éng . 2.Tæ chøc . Tæ chøc thêng ®îc hiÓu nh lµ tËp hîp cña hai hay nhiÒu ngêi cïng ho¹t ®éng trong nh÷ng h×nh th¸i c¬ cÊu nhÊt ®Þnh ®Ó ®¹t ®îc nh÷ng môc ®Ých chung . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 C¸c tæ chøc ®ang tån t¹i trong x· héi v« cïng phong phó vµ ®a d¹ng .Cã thÓ cã rÊt nhiÒu lo¹i h×nh tæ chøc kh¸c nhau tuú theo tiªu thøc ph©n lo¹i,nhng chung quy l¹i mét tæ chøc thêng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau : -Mäi tæ chøc ®Òu mang tÝnh môc ®Ých .Tæ chøc hiÕm khi mang trong m×nh mét môc ®Ých tù th©n mµ lµ c«ng cô ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc ®Ých nhÊt ®Þnh .§©y lµ yÕu tè c¬ b¶n nhÊt cña bÊt kú tæ chøc nµo .MÆc dï môc ®Ých cña c¸c tæ chøc kh¸c nhau cã thÓ kh¸c nhau ,nhng kh«ng cã môc ®Ých th× tæ chøc dÏ kh«ng cã lý do ®Ó tån t¹i . -Mäi tæ chøc ®Òu ho¹t ®éng theo nh÷ng c¸ch thøc nhÊt ®Þnh ®Ó ®¹t ®îc môc ®Ých –c¸c kÕ ho¹ch .ThiÕu kÕ ho¹ch nh»m x¸c ®Þnh nh÷ng ®iÒu cÇn ph¶i lµm ®Ó thùc hiÖn môc ®Ých ,kh«ng tæ chøc nµo cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn hiÖu qu¶ . -Mäi tæ chøc ®Òu ho¹t ®éng trong mèi quan hÖ t¬ng t¸c víi c¸c tæ chøc kh¸c .Mét doanh nghiÖp sÏ cÇn vèn ,nguyªn vËt liÖu ,n¨ng lîng ,m¸y mãc ,th«ng tin...... tõ c¸c nhµ cung cÊp ,cÇn ho¹t ®éng trong khu«n khæ qu¶n trÞ vÜ m« cña Nhµ Níc ,cÇn hîp t¸c hoÆc c¹nh tranh víi doanh nghiÖp kh¸c ,cÇn c¸c hé gia ®×nh vµ tæ chøc mua s¶n phÈm cña hä . -Cuèi cïng ,mäi tæ chøc ®Òu cÇn nh÷ng nhµ qu¶n trÞ ,chÞu tr¸ch nhiÖm liªn kÕt,phèi hîp nh÷ng con ngêi bªn trong vµ bªn ngoµi tæ chøc cïng nh÷ng nguån lùc kh¸c ®Ó ®¹t môc ®Ých víi hiÖu qu¶ cao .Vai trß cña nh÷ng nhµ qu¶n trÞ cã thÓ râ nÐt ë tæ chøc nµy h¬n tæ chøc kh¸c nhng thiÕu hä tæ chøc sÏ gÆp lóng tóng . 3.C¬ cÊu tæ chøc . C¬ cÊu tæ chøc lµ h×nh thøc tån t¹i cña tæ chøc ,biÓu thÞ sù x¾p ®Æt theo mét trËt tù nµo ®ã cña c¸c bé phËn trong tæ chøc cïng c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng . 4.Bé m¸y qu¶n lý . Bé m¸y qu¶n lý lµ mét tæ chøc con trong mét tæ chøc ,lµ c¬ quan ®iÒu khiÓn ho¹t ®éng cña toµn bé tæ chøc .Bé m¸y qu¶n lý bao gåm :mét tËp thÓ ngêi lao ®éng cïng víi c¸c ph¬ng tiÖn qu¶n lý ®îc liªn kÕt theo mét sè nguyªn t¾c ,quy t¾c nhÊt ®Þnh nh»m ®¹t ®îc c¸c môc tiªu ®· ®Þnh . 5.Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ qu¸ tr×nh dùa trªn c¸c chøc n¨ng ,nhiÖm vô ®· ®îc x¸c ®Þnh cña bé m¸y qu¶n lý ®Ó x¾p xÕp vÒ lùc lîng ,bè trÝ vÒ c¬ Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 cÊu ,x©y dùng vÒ m« h×nh vµ gióp cho toµn bé hÖ thèng qu¶n lý ho¹t ®éng nh mét chØnh thÓ cã hiÖu qu¶ nhÊt . 6.C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét tæng thÓ c¸c bé phËn hîp thµnh ,c¸c bé phËn nµy cã mèi liªn hÖ mËt h÷u c¬ phô thuéc lÉn nhau ®îc chuyªn m«n ho¸ ,thùc hiÖn c¸c phÇn viÖc qu¶n trÞ nhÊt ®Þnh víi nh÷ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ môc tiªu chung cña tæ chøc . 7.Lao ®éng qu¶n lý . Lao ®éng qu¶n lý lµ hät ®éng hay nãi c¸ch kh¸c lµ lao ®éng cña nh÷ng ngêi thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý trong mçi tæ chøc nhÊt ®Þnh . Ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý :  ëng . C¨n cø theo cÊp qu¶n lý : Qu¶n lý doanh nghiÖp :Gi¸m ®èc ,Phã gi¸m ®èc ,KÕ to¸n tr- - L·nh ®¹o doanh nghiÖp :Trëng phßng ,Phã phßng vµ t¬ng ®- - Viªn chøc chuyªn m«n nghiÖp vô :c¸c nh©n viªn .  C¨n cø theo chøc n¨ng ,nhiÖm vô : ¬ng . - Lao ®éng cña c¸n bé l·nh ®¹o :lµ lao ®éng cña nh÷ng ngêi ®øng ®Çu tæ chøc ,cã quyÒn ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý ,tæ chøc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ quyÕt ®Þnh cña m×nh . Lao ®éng cña c¸c chuyªn gia :lµ lao ®éng cña nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é chuyªn m«n s©u vÒ c¸c lÜnh vùc chuyªn m«n trong qu¶n lý ,lµm nhiÖm vô chuÈn bÞ vµ ®Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n ,quyÕt ®Þnh cho c¸n bé l·nh ®¹o. Lao ®éng cña c¸c nh©n viªn nghiÖp vô :lµ lao ®éng cña nh÷ng ngêi lµm c«ng t¸c sù vô ,chñ yÕu phôc vô th«ng tin vµ gióp viÖc cho c¸n bé l·nh ®¹o vµ chuyªn gia .  C¨n cø vµ ph¹m vi bao qu¸t cña nhiÖm vô : Lao ®éng qu¶n lý tæng hîp :chÞu tr¸ch nhiÖm toµn diÖn vÒ c¸c mÆt cña tæ chøc .§ã thêng lµ lao ®éng cña cÊp trëng . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lao ®éng qu¶n lý chøc n¨ng :ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mét hoÆc mét sè lÜnh vùc trong ho¹t ®éng cña tæ chøc .§ã lµ lao ®éng cña c¸c cÊp phã vµ c¸c bé phËn qu¶n lý chøc n¨ng . Lao ®éng t¸c nghiÖp cô thÓ lµ lao ®éng cña nh©n viªn qu¶n lý thõa hµnh nh :c¸c nh©n viªn kiÓm tra ,®¸nh gi¸ ...  C¨n cø theo lÜnh vùc chuyªn m«n : Lao ®éng qu¶n lý kinh tÕ ,qu¶n lý x· héi , qu¶n lý an ninh quèc phßng ... II-Mét sè vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . 1.Nguyªn t¾c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . 1.1 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý g¾n víi ph¬ng híng ,môc ®Ých cña hÖ thèng . Ph¬ng híng,môc ®Ých cña hÖ thèng quy ®Þnh c¸ch thøc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña hÖ thèng .ChÝnh nã quy ®Þnh c¸c bé phËn hîp thµnh trong tæ chøc c¶u hÖ thèng .ChÝnh v× thÕ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i g¾n víi môc tiªu vµ ph¬ng híng ho¹t ®éng cña hÖ thèng .Cã g¾n víi môc tiªu vµ ph¬ng híng th× bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng míi hiÖu qu¶ . 1.2 Chuyªn m«n ho¸ vµ c©n ®èi . Theo nguyªn t¾c nµy th× tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i x¸c ®Þnh râ ph¹m vi ,chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c bé phËn trong hÖ thèng vµ ph¶i ®¶m b¶o sù c©n ®èi ,lo¹i trõ nh÷ng chøc n¨ng ,nhiÖm vô chång chÐo ,trïng lÆp ,thiÕu ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm râ rµng .MÆt kh¸c sè lîng c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i hîp lý ®Ó phï hîp víi thùc tÕ . 1.3 Linh ho¹t vµ thÝch nghi víi m«i trêng . Theo nguyªn t¾c nµy th× tæ chøc bé m¸y qu¶n lý kh«ng ®îc b¶o thñ ,tr× trÖ ,quan liªu mµ lu«n ph¶i linh ho¹t ,thÝch øng víi nh÷ng thay ®æi hay biÕn ®éng cña c¸c yÕu tè t¸c ®éng .Tuy nhiªn cÇn ph¶i hiÓu ®óng sù thay ®æi ë ®©y kh«ng ph¶i lµ thay ®æi toµn bé mµ ®ã chØ lµ nh÷ng biÕn ®æi nhá trong c¬ cÊu ®Ó thÝch nghi víi m«i trêng míi ,®Ó kh«ng bÞ m«i trêng ®µo th¶i .Sù linh ho¹t ®îc thÓ hiÖn trong viÖc thݪt kÕ c¸c bé phËn phï hîp víi Ýt ®Çu mèi trung gian ,sè lîng cÊp qu¶n lý phï hîp vµ ®¶m b¶o cho mçi bé phËn mét Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 møc ®é tù do s¸ng t¹o ®Ó ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao nhÊt vµ ph¸t triÓn ®îc tµi n¨ng cña c¸n bé ,c«ng nh©n viªn chøc trong tõng bé phËn . Nãi nh vËy kh«ng cã nghÜa lµ c¬ cÊu tæ chøc chÞu sù chi phèi cña m«i trêng mµ trong mét chõng mùc cña sù thay ®æi nã t¸c ®éng vµo m«i trêng theo nh÷ng híng nhÊt ®Þnh phï hîp víi môc ®Ých cña m×nh . 1.4 B¶o ®¶m tÝnh hiÖu qu¶ qu¶n lý. HiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc lu«n lµ môc ®Ých vµ môc tiªu tiÕn tíi cña bÊt kú tæ chøc nµo .Mçi tæ chøc lu«n ®Æt ra cho m×nh nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh ®Ó ®¹t tíi .V× thÕ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i : -T¨ng cêng sù l·nh ®¹o tËp trung thèng nhÊt ë cÊp cao nhÊt ,ph¸t huy ®îc tÝnh tÝch cùc cña c¸c c¬ quan qu¶n lý ë c¸c cÊp ,khiÕn cho hä tËn t©m tËn lùc víi c«ng viÖc vµ phèi hîp chÆt chÏ víi nhau trong c«ng viÖc .Dùa trªn nguyªn t¾c n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý ®Ó x¸c ®Þnh biªn chÕ tæ chøc vµ chÕ ®é qu¶n lý .§¶m b¶o phèi hîp gi÷a c¸c cÊp mét c¸ch tèt nhÊt ,ph¶i lùa chän ph¬ng thøc truyÒn tin ,trao ®æi nghiÖp vô trong doanh nghiÖp mét c¸ch nhanh nhÊt vµ ph©n c«ng hîp lý ®Ó mçi bé phËn ,mçi c«ng viÖc ®Òu cã ngêi phô tr¸ch . - G¾n c¸c cÊp qu¶n lý thµnh mét d©y xÝch ,Tr¸ch nhiÖm ,quyÒn h¹n gi÷a c¸c bé phËn ,c¸c cÊp râ rµng ,g¾n bã víi nhau .Mçi cÊp chØ cã mét ngêi ra lÖnh,tr¸nh m©u thuÉn vµ lµm tæn hao c«ng søc vµ ph¶i t¨ng cêng sù hîp t¸c trong doanh nghiÖp . -Gän nhÑ ,ph¶i cã ®Þnh biªn râ rµng ,tæ chøc c«ng viÖc vµ biÖn ph¸p kiÓm tra . 1.5 TÝnh hÖ thèng . TÝnh hÖ thèng ®îc thÓ hiÖn ë : -TÝnh tËp hîp :C¬ cÊu tæ chøc trong doanh nghiÖp do nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau nh nh©n lùc ,vËt lc, th«ng tin ... hîp thµnh . -TÝnh liªn hÖ :C¸c yÕu tè t¹o nªn tËp hîp ®ã lu«n cã mèi liªn hÖ víi nhau .Trong tæ chøc ,c¸c yÕu tè lu«n t¸c ®éng qua l¹i ,bæ xung cho nhau trong mét chØnh thÓ thèng nhÊt .YÕu tè nµy chÞu sù chi phèi cña c¸c yÕu tè kh¸c vµ ngîc l¹i .§«i khi sù t¸c ®éng cã thÓ dÉn ®Õn xung ®ét ,tuy nhiªn sù xung ®ét ®ã l¹i lµ c¬ së ®Ó t¹o ra mét c¸i míi thÝch hîp h¬n ,®¶m b¶o tæ chøc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 -TÝnh môc ®Ých :Mäi tæ chøc ®Òu cã mét môc ®Ých nhÊt ®Þnh ,râ rµng .Môc ®Ých cña tæ chøc lµ c¸i mµ mäi ngêi trong tæ chøc ®Òu cè g¾ng ®Ó ®¹t tíi .Tuy nhiªn tuú tõng tæ chøc kh¸c nhau mµ môc ®Ých còng kh¸c nhau (mét tæ chøc tham gia s¶n xuÊt th× môc ®Ých lµ ®¹t lîi nhuËn tèi ®a cßn c¸c tæ chøc phóc lîi x· héi th× môc ®Ých lµ phôc vô ®îc nhiÒu c¸c c«ng t¸c x· héi ) ,nhng trong mäi tæ chøc th× môc ®Ých ho¹t ®éng lu«n ®îc x¸c ®Þnh mét c¸ch ro rµng . -TÝnh thÝch øng víi m«i trêng :Mäi tæ chøc lu«n chÞu sù t¸c ®éng cña hai m«i trêng lµ m«i trêng bªn trong vµ bªn ngoµi .Trong ®ã m«i trêng bªn ngoµi h×nh thµnh nªn m«i trêng bªn trong cña doanh nghiÖp ,t¸c ®éng lªn m«i trêng bªn trong vµ ¶nh hëng gi¸n tiÕp ®Õn doanh nghiÖp .Song doanh nghiÖp chØ cã thÓ t¸c ®éng ®Õn m«i trêng bªn trong mµ kh«ng thÓ (hoÆc chÝ Ýt ) t¸c ®éng lµm biÕn ®æi m«i trêng bªn ngoµi ,mµ nã chØ thay ®æi cho thÝch øng víi tríc nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng bªn ngoµi ,tõ ®ã ®iÒu chØnh vµ t¸c ®éng ®Õn m«i trêng bªn trong . -TÝnh chØnh thÓ :C¸c yÕu tè tæ chøc nªn doanh nghiÖp kÕt hîp víi nhau mét c¸ch h÷u c¬ ,ph¸t huy hiÖu qu¶ cña mét chØnh thÓ ,®ã kh«ng ph¶i lµ dµn tr¶i hoÆc céng l¹i mét c¸ch gi¶n ®¬n . §Ó ®¶m b¶o ®îc nguyªn t¾c trªn ,c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp cÇn ph¶i :T¨ng cêng ®îc mèi liªn hÖ däc vµ ngang ,mçi bé phËn trong tæ chøc võa ph¶i phôc tïng sù l·nh ®¹o thèng nhÊt võa ph¶i cã tÝnh linh ho¹t ,chñ ®éng ,tÝch cùc ®Ó ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cña chØnh thÓ .Sù phôc tïng thÓ hiÖn sù chÊp hµnh néi quy ,quy ®Þnh tõ trªn ®a xuèng t¹o nªn mét chØnh thÓ thèng nhÊt .Tuy nhiªn sù phôc tïng trªn c¬ së sù linh ho¹t bëi lÏ kh«ng ph¶i lóc nµo mäi sù vËt còng nh nhau mµ lu«n biÕn ®éng ,v× thÕ trong qu¸ tr×nh ¸p dông c¸c bé phËn cÇn cã sù linh ho¹t ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n . 2.Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc . ViÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc ph¶i b¶o ®¶m nh÷ng yªu cÇu sau : - TÝnh môc tiªu :mét cÊu tæ chøc ®îc coi lµ cã kÕt qu¶ nÕu thùc sù trë thµnh c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña tæ chøc . - TÝnh tèi u :Trong c¬ cÊu tæ chøc cã ®Çy ®ñ c¸c ph©n hÖ ,bé phËn vµ con ngêi (kh«ng thõa mµ còng kh«ng thiÕu )®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cÇn Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 thiÕt .Gi÷a c¸c bé phËn vµ cÊp tæ chøc ®Òu thiÕt lËp ®îc nh÷ng mèi quan hÖ hîp lý víi sè cÊp nhá nhÊt . --TÝnh tin cËy :C¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c ,kÞp thêi ,®µy ®ñ cña tÊt c¶ th«ng tin ®îc sö dông trong tæ chøc ,nhê ®ã ®¶m b¶o phèi hîp tèt c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn trong tæ chøc . - TÝnh linh ho¹t :§îc coi lµ mét hÖ tÜnh c¬ cÊu tæ chøc ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong tæ chøc còng nh ngoµi m«i trêng . - TÝnh hiÖu qu¶ :C¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu cña tæ chøc víi chi phÝ thÊp nhÊt . 3.Mét sè kiÓu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . 3.1 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn . C¬ cÊu theo thùc tuyÕn lµ mét m« h×nh tæ chøc qu¶n lý ,trong ®ã nhµ qu¶n trÞ ra quyÕt ®Þnh vµ gi¸m s¸t trùc tiÕp ®èi víi cÊp díi vµ ngîc l¹i ,mçi ngêi cÊp díi chØ nhËn sù ®iÒu hµnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tríc mét ngêi l·nh ®¹o trùc tiÕp cÊp trªn . C¬ cÊu theo trùc tuyÕn ®îc minh häa qua s¬ ®å sau : Ngêi l·nh ®¹o A Ngêi l·nh ®¹o B1 Ngêi l·nh ®¹o C1 Ngêi l·nh ®¹o C2 Lª Duy Tíng - QTNL 43B Ngêi l·nh ®¹o B2 Ngêi l·nh ®¹o C3 Ngêi l·nh ®¹o C4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 §Æc ®iÓm c¬ b¶n cña lo¹i h×nh nµy lµ :Mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc bé m¸y ®îc thùc hiÖn theo trùc tuyÕn .Ngêi thõa hµnh chØ nhËn mÖnh lÖnh tõ mét ngêi phô tr¸ch trùc tiÕp .Lµ mét m¾t xÝch trong d©y chuyÒn chØ huy ,mçi nhµ qu¶n trÞ víi quyÒn h¹n trùc tuyÕn cã quyÒn ra quyÕt ®Þnh cho cÊp díi trùc tiÕp vµ nhËn sù b¸o c¸o cña hä . Trong thùc tÕ ,trùc tuyÕn cßn ®îc dïng ®Ó chØ c¸c bé phËn cã mèi quan hÖ trùc tiÕp víi viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña tæ chøc nh bé phËn thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ dÞch vô ,s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n phÈm .Ngêi ®øng ®Çu bé phËn trùc tuyÕn ®îc gäi lµ nhµ qu¶n trÞ trùc tuyÕn hay qu¶n trÞ t¸c nghiÖp . C¬ trùc tuyÕn cã u ®iÓm lµ t¹o thuËn lîi cho viÖc ¸p dông chÕ ®é thñ trëng ,tËp trung ,thèng nhÊt ,lµm cho tæ chøc nhanh nh¹y linh ho¹t víi sù thay ®æi cña m«i trêng vµ cã chi phÝ qu¶n lý doang nghiÖp thÊp .MÆt kh¸c theo c¬ cÊu nµy nh÷ng ngêi chÞu sù l·nh ®¹o rÊt ®Ï thùc hiÖn mÖnh lÖnh v× cã sù thèng nhÊt trong mÖnh lÖnh ph¸t ra .Tuy nhiªn c¬ cÊu theo trùc tuyÕn l¹i h¹n chÕ viÖc sö dông c¸c chuyªn gia cã tr×nh ®é nghiÖp vô cao vÒ tõng mÆt qu¶n lý vµ ®ßi hái ngêi l·nh ®¹o ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn ®Ó chØ ®¹o tÊt c¶ c¸c bé phËn qu¶n lý chuyªn m«n .Nhng trong thùc tÕ th× kh¶ n¨ng cña con ngêi cã h¹n nªn nh÷ng quyÕt ®Þnh ®a ra mang tÝnh rñi ro cao . Do ®ã c¬ cÊu nµy thêng ®îc ¸p dông cho c¸c ®¬n vÞ cã quy m« nhá vµ viÖc qu¶n lý kh«ng qu¸ phøc t¹p . 3.2 C¬ cÊu theo chc n¨ng . C¬ cÊu theo chøc n¨ng lµ lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc trong ®ã tõng chøc n¨ng qu¶n lý ®îc t¸ch riªng do mét bé ph©n mét c¬ quan ®¶m nhËn .C¬ cÊu nµy cã ®Æc ®iÓm lµ nh÷ng nh©n viªn chøc n¨ng ph¶i lµ ngêi am hiÓu chuyªn m«n vµ thµnh th¹o nghiÖp vô trong ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh . S¬ ®å c¬ cÊu theo chøc n¨ng : Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ngêi l·nh ®¹o A Kh©u chøc n¨ng A1 Ngêi l·nh ®¹o B1 Kh©u chøc n¨ng A2 Ngêi l·nh ®¹o B2 Ngêi l·nh ®¹o B3 C¬ cÊu nµy cã u ®iÓm lµ :Thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ c¸c chc n¨ng qu¶n lý ,thu hót ®îc c¸c chuyªn gia cã kiÕn thøc s©u vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n vµo c«ng t¸c qu¶n lý ,tr¸nh ®îc sù bè trÝ chång chÐo chøc n¨ng ,nhiÖm vô gi÷a c¸c bé phËn .Thóc ®Èy sù chuyªn m«n ho¸ kü n¨ng nghÒ nghiÖp ,n©ng cao chÊt lîng vµ kü n¨ng gi¶i quyÕt vÊn ®Ò .Cac quyÕt ®Þnh ®a ra cã ®é rñi ro thÊp h¬n so víi c¬ cÊu trùc tuyÕn .Tuy nhiªn c¬ cÊu theo chøc n¨ng lµm cho cÊp díi ph¶i phôc tïng nhiÒu ®Çu mèi chØ ®¹o kh¸c nhau cña cïng mét c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn do ®Ô lµm suy yÕu chÕ ®é thñ trëng ,c¸c nhµ qu¶n lý trë thµnh c¸c chuyªn gia trong lÜnh vùc hÑp . 3.3 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn – chøc n¨ng . C¬ cÊu nµy lµ sù kÕt hîp cña c¬ cÊu theo trùc tuyÕn vµ c¬ cÊu theo chøc n¨ng .Theo ®ã ,mèi quan hÖ gi÷a cÊp díi vµ cÊp trªn lµ mét ®êng th¼ng cßn c¸c bé phËn chøc n¨ng chØ lµm nhiÖm vô chuÈn bÞ nh÷ng lêi chØ dÉn ,nh÷ng lêi khuyªn vµ kiÓm tra sù ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn trùc tuyÕn . S¬ ®å c¬ cÊu theo trùc tuyÕn –chøc n¨ng : Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ngêi l·nh ®¹o A Kh©u chøc n¨ng A1 Kh©u chøc n¨ng A2 Ngêi l·nh ®¹o B1 Ngêi l·nh ®¹o B2 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn chøc n¨ng sÏ thu hót c¸c chuyªn gia vµo viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n ,do ®ã gi¶m bít g¸nh nÆng cho nhµ qu¶n lý .Tuy nhiªn c¬ cÊu nµy sÏ lµm cho sè c¬ quan chøc n¨ng trong tæ chøc t¨ng lªn do ®ã lµm cho bé m¸y qu¶n lý cång kÒnh ,nhiÒu ®Çu mèi vµ ®ßi hái ngêi l·nh ®¹o ph¶i lu«n ®iÒu hoµ phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn ®Ó kh¾c phôc hiÖn tîng kh«ng ¨n khíp ,côc bé cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng . 3.4 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn – tham mu . C¬ cÊu nµy cã ®Æc ®iÓm lµ ngêi l·nh ®¹o ra mÖnh lÖnh vµ chÞu hoµn toµn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ quyÕt ®Þnh cña m×nh ,khi gÆp c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p ngêi l·nh ®¹o ph¶i tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c chuyªn gia ë bé phËn tham mu gióp viÖc . S¬ ®å trùc tuyÕn –tham mu : Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Tæng gi¸m ®èc Trî lý TG§ P.TG§ Marketing P.TG§ s¶n xuÊt P.TG§ tµi chÝnh Qu¶n trÞ nh©n sù Qu¶n trÞ s¶n xuÊt Qu¶n trÞ vËt t Qu¶n ®èc A Qu¶n ®èc B Qu¶n ®èc C Quan hÖ trùc tuyÕn th«ng thêng Quan hÖ tham mu C¬ cÊu nµy cho phÐp ngêi l·nh ®¹o tËn dông ®îc nh÷ng tµi n¨ng ,chuyªn m«n cña c¸c chuyªn gia ,gi¶m bít sù phøc t¹p cña c¬ cÊu tæ chøc .Nhng nã ®ßi hái ngêi l·nh ®¹o ph¶i t×m vµ tuyÓn chän ®îc nh÷ng chuyªn gia giái trong c¸c lÜnh vùc vµ ®¬ng nhiªn chi phÝ ®Ó chän ®îc nh÷ng chuyªn gia nµy lµ rÊt lín . 3.5 C¬ cÊu theo ch¬ng tr×nh – môc tiªu . Trong c¬ cÊu theo ch¬ng tr×nh –môc tiªu ,c¸c ngµnh cã quan hÖ ®Õn viÖc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh –môc tiªu ®îc liªn kÕt l¹i vµ cã mét c¬ quan ®Ó qu¶n lý thèng nhÊt ch¬ng tr×nh gäi lµ ban chñ nhiÖm ch¬ng tr×nh môc tiªu .Ban chñ nhiÖm ch¬ng tr×nh –môc tiªu cã nhiÖm vô ®iÒu hoµ phèi hîp c¸c thµnh viªn ,c¸c nguån dù tr÷ ,gi¶i quyÕt c¸c quan hÖ lîi Ých ... nh»m ®¹t ®îc môc tiªu cña ch¬ng tr×nh ®· x¸c ®Þnh . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å c¬ cÊu theo ch¬ng tr×nh –môc tiªu .(A lµ c¬ quan thõa hµnh ) Ngêi l·nh ®¹o chung Ngµnh ,®Þa ph¬ng A1 Ngêi l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh Ngµnh ,®Þa ph¬ng A2 ¦u ®iÓm cña lo¹i h×nh nµy lµ :§¶m b¶o sù phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c ngµnh ,c¸c ®Þa ph¬ng tham gia ch¬ng tr×nh theo mét môc tiªu nhÊt ®Þnh mµ kh«ng ph¶i thµnh lËp thªm mét bé m¸y míi .C¬ quan qu¶n lý ch¬ng tr×nh tæ chøc gän nhÑ .Sau khi hoµn thµnh ch¬ng tr×nh ,c¸c bé phËn chuyªn tr¸ch qu¶n lý ch¬ng tr×nh gi¶i thÓ ,c¸c ngµnh ,®Þa ph¬ng vÉn ho¹t ®éng b×nh thêng . Tuy nhiªn c¬ cÊu nµy ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh ®ã lµ sù n¾m b¾t th«ng tin ,tr×nh ®é x©y dùng ch¬ng tr×nh vµ sù ®iÒu hµnh cña ban chñ nhiÖm.MÆt kh¸c c¬ cÊu theo ch¬ng tr×nh –môc tiªu dÔ x¶y ra xung ®ét gi÷a môc tiªu ch¬ng tr×nh vµ môc tiªu cña tæ chøc . 3.6 C¬ cÊu ma trËn . C¬ cÊu ma trËn lµ kiÓu c¬ cÊu qu¶n lý hiÖu qu¶ ,hiÖn ®¹i .C¬ cÊu nµy ®îc x©y dùng b»ng c¸ch kÕt hîp c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ ch¬ng tr×nh – môc tiªu .ViÖc qu¶n lý theo tõng lÜnh vùc ho¹t ®éng cña tæ chøc :Nghiªn cøu khoa häc ,kh¶o s¸t ,thiÕt kÕ ,s¶n xuÊt ,cung øng ...®îc x©y dùng phï hîp víi c¬ cÊu trùc tuyÕn .ViÖc qu¶n lý c¸c ch¬ng tr×nh ®îc tæ chøc phï hîp víi c¬ cÊu ch¬ng tr×nh – môc tiªu .Trong c¬ cÊu nµy ,cac c¸n bé qu¶n trÞ theo chøc n¨ng vµ theo s¶n phÈm ®Òu cã vÞ thÕ ngang nhau .Hä chÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o cho cïng mét cÊp l·nh ®¹o vµ cã thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh thuéc lÜnh vùc mµ hä phô tr¸ch . S¬ ®å c¬ cÊu theo ma trËn trong kü thuËt : Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Tæng gi¸m ®èc PTG§ marketing Trëng phßng thiÕt kÕ PTG§ kü thuËt Trëng phßng c¬ khÝ PTG§ tµi chÝnh Trëng phßng ®iÖn PTGs¶n xuÊt Trëng phßng thuû lùc A B A :Chñ nhiÖm cña ®Ò ¸n 1. B :Chñ nhiÖm cña ®Ò ¸n 2 . Trong c¬ cÊu ma trËn nh©n viªn trong tæ chøc chÞu sù l·nh ®¹o cña hai ngêi l·nh ®¹o :Gi¸m ®èc bé phËn chuyªn m«n vµ l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh .Trong ch¬ng tr×nh nµy ngêi l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh lµm viÖc víi chuyªn gia kh«ng díi quyÒn m×nh ,hä trùc thuéc quyÒn cña ngêi l·nh ®¹o trùc tuyÕn ,Ngêi l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh quyÕt ®Þnh c¸i g× vµ khi nµo ph¶i lµm theo ch¬ng tr×nh cô thÓ ,cßn nh÷ng ngêi l·nh ®¹o trùc tuyÕn th× quyÕt ®Þnh ai sÏ thùc hiÖn vµ thùc hiÖn nh thÕ nµo c«ng t¸c nµy hoÆc c«ng t¸c kh¸c . §Ó h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc ma trËn ,khi x¸c ®Þnh c¬ cÊu theo chiÒu ngang cÇn ph¶i lùa chän vµ bæ nhiÖm ngêi l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh vµ cÊp phã cña hä theo tõng quan hÖ ,phï hîp víi c¬ cÊu ch¬ng tr×nh .X¸c ®Þnh vµ bæ nhiÖm nh÷ng ngêi thùc hiÖn cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm trong mçi bé phËn chuyªn m«n hãa ,tæ chøc phßng ,ban chuyªn m«n ho¸ ®Ó qu¶n lý ch¬ng tr×nh .Tæ chøc c¸c mèi liªn hÖ vµ c¸c luång th«ng tin . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ¦u ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc theo ma trËn lµ :gi¶m bít c«ng viÖc cña ngêi l·nh ®¹o cÊp trªn b»ng c¸ch giao cho cÊp qu¶n lý trung gian quyÒn ra quyÕt ®Þnh trong ®iÒu kiÖn duy tr× sù thèng nhÊt gi÷a c«ng t¸c phèi hîp vµ kiÓm tra nh÷ng quyÕt ®Þnh vÒ tæ chøc kü thuËt chñ chèt ë cÊp trªn .B¶o ®¶m tÝnh mÒm dÎo vµ linh ho¹t ®Ó sñ dông c¸c nguån lùc khi thùc hiÖn mét sè ch¬ng tr×nh trong ph¹m vi tæ chøc :Xo¸ bá nh÷ng kh©u vµ c¬ cÊu trung gian trong viÖc qu¶n lý c¸c ch¬ng tr×nh vÒ mÆt nghiÖp vô .T¨ng cêng tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n cña ngêi l·nh ®¹o ®èi víi ch¬ng tr×nh nãi chung còng nh víi tõng yÕu tè cña ch¬ng tr×nh .C¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ linh ho¹t ®iÒu ®éng nh©n sù gi÷a c¸c bé phËn ,®em l¹i kiÕn thøc chuyªn s©u vÒ c¸c lo¹i s¶n phÈm – dù ¸n ,thóc ®Èy sù hîp t¸c gi÷a c¸c bé phËn trong tæ chøc ,cho phÐp tæ chøc ¸p dông c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý hiÖn ®¹i .MÆt kh¸c c¬ cÊu ma trËn cßn t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ph©n bæ mét c¸ch cã hiÖu qu¶ c¸c chuyªn gia vµ tËn dông ®îc tÝnh hiÖu qu¶ nhê quy m« th«ng qua viÖc cung cÊp cho tæ chøc nh÷ng ngêi cã tµi n¨ng nhÊt vµ sö dông hä nh»m mang l¹i hiÖu qña cao . Tuy nhiªn c¬ cÊu nµy cßn mét sè h¹n chÕ :khi tæ chøc ¸p dông m« h×nh c¬ cÊu theo ma trËn lµm cho nh©n viªn díi quyÒn l©m vµo t×nh tr¹ng bèi rèi khi ph¶i nhËn nh÷ng mÖnh lÖnh tr¸i ngîc nhau tõ hai cÊp qu¶n lý .MÆt kh¸c khi cã sù trïng l¾p vÒ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ qu¶n trÞ s÷ t¹o ra c¸c xung ®ét .H¬n n÷a ®©y lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu phøc t¹p vµ kh«ng bÒn v÷ng ,nã dÔ bÞ thay ®æi tríc nh÷ng t¸c ®éng cña m«i trêng . C¸ch tæ chøc theo ma trËn mang l¹i triÓn väng lín cho nhiÒu tæ chøc trong ®iÒu kiÖn m«i trêng thay ®æi nhanh víi nhiÒu yÕu tè bÊt ®Þnh .§iÓm mÊu chèt lµm cho c¬ cÊu ma trËn ph¸t huy t¸c dông lµ sù râ rµng trong mèi quan hÖ quyÒn h¹n gi÷a c¸c c¸n bé qu¶n trÞ vµ c¬ chÕ phèi hîp. C¬ cÊu ma trËn chØ ¸p dông khi : -Tæ chøc gÆp ph¶i ¸p lùc tõ bªn ngoµi trong viÖc tËp trung nh÷ng nç lùc ®¸p øng nh÷ng yÕu tè t¸c ®éng tõ bªn ngoµi vµ sù ho¹t ®éng bªn trong tæ chøc . - Tæ chøc gÆp ph¶i ¸p lùc vÒ n¨ng lùc xö lý th«ng tin cao . - Tæ chøc gÆp ph¶i ¸p lùc vÒ chia sÎ nguån lùc . 4. C¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Trong qu¸ tr×nh vËn ®éng c¬ cÊu tæ chøc lu«n chÞu sù t¸c ®éng rÊt nhiÒu yÕu tè nh :khoa häc c«ng nghÖ ,chÝnh s¸ch cña Nhµ níc ...C¸c yÕu tè nµy ®îc tËp hîp thµnh 2 nhãm chÝnh lµ yÕu tè kh¸ch quan vµ yÕu tè chñ quan .Khi c¸c yÕu tè nµy thay ®æi sÏ lµm cho tæ chøc ph¶i tù ®iÒu chØnh c¬ cÊu tæ chøc cho phï hîp b»ng c¸ch gi¶i thÓ ,bæ xung ,s¸t nhËp hoÆc thªm mét sè bé phËn ... 4.1 Nhòng yÕu tè kh¸ch quan . Nh÷ng yÕu tè kh¸ch quan lµ nh÷ng yÕu tè mµ tæ chøc kh«ng thÓ thay ®æi còng nh dù ®o¸n vµ kiÓm so¸t ®îc nã .C¸c yÕu tè nµy gåm : -Nh÷ng quy ®Þnh cña Nhµ níc vÒ hÖ thèng tæ chøc vµ sù ph©n cÊp cña nã . - Khèi lîng c«ng viÖc ®îc giao . - Tr×nh ®é c«ng nghÖ ,kü thuËt vµ møc ®é trang bÞ lao ®éng . - §Þa bµn ho¹t ®éng cña tæ chøc . -M«i trêng ho¹t ®éng cña tæ chøc . Tuy lµ bÊt biÕn nhng tæ chøc hoµn toµn cã thÓ tù thay ®æi cho phï hîp víi nh÷ng yÕu tè nµy ,khi ®ã tæ chøc sÏ tËn dông ®îc nguån lùc s½n cã nh»m ph¸t huy tèi ®a hiÖu qu¶ . 4.2 Nh÷ng yÕu tè chñ quan . C¸c yÕu tè chñ quan lµ nh÷ng yÕu tè ë bªn trong tæ chøc .§©y lµ nh÷ng yÕu tè cã ¶nh hëng m¹nh ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý .H¬n n÷a ®©y lµ c¸c yÕu tè mµ tæ chøc hoµn toµn cã thÓ kiÓm so¸t ,®iÒu chØnh ,thay ®æi theo híng cña m×nh .C¸c yÕu tè nµy gåm : -Tr×nh ®é cña ngêi lao ®éng qu¶n lý . - ¶nh hëng cña c¬ cÊu tæ chøc cò . -Tr×nh ®é ,n¨ng lùc cña c¸n bé ë bé phËn tham mu tæ chøc . - Quan hÖ bªn trong tæ chøc . - Môc tiªu ,ph¬ng híng cña tæ chøc . 5.C¸c yÕu tè cÇn quan t©m khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . 5.1 Qu¸ tr×nh thiÕt kÕ tæ chøc . ThiÕt kÕ tæ chøc lµ qu¸ tr×nh lùa chän vµ triÓn khai mét c¬ cÊu tæ chøc cho phï hîp víi chiÕn lîc vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn m«i trêng cña tæ chøc .§ã lµ Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 qu¸ tr×nh liªn tôc v× chiÕn lîc cã thÓ thay ®æi ,m«i trêng cã thÓ thay ®æi vµ c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc kh«ng ph¶i bao giê còng ®em l¹i kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ nh mong muèn .Dï lµ h×nh thµnh mét c¬ cÊu míi ,hoµn thiÖn hay ®æi míi c¬ cÊu hiÖn t¹i ,c¸c nhµ qu¶n trÞ còng cÇn thùc hiÖn c¸c bíc sau : L«gic cña qu¸ tr×nh thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc : Nghiªn cøu vµ dù b¸o c¸c yÕu tè ¶nh hëng lªn c¬ cÊu tæ chøc nh»m x¸c ®Þnh m« h×nh c¬ cÊu tæng qu¸t Chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc X©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ cña c¬ cÊu ThÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc 5.2 Mét sè yÕu tè cÇn quan t©m : 5.2.1 Chuyªn m«n ho¸ . Chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc ®Ó chØ møc ®é ë ®ã c¸c c«ng viÖc cu¶ tæ chøc ®îc ph©n chia thµnh nh÷ng bíc c«ng viÖc hoÆc nh÷ng nhiÖm vô kh¸c nhau ®îc thùc hiÖn bëi nh÷ng ngêi lao ®éng kh¸c nhau . B¶n chÊt cña chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc lµ :Mét c«ng viÖc trän vÑn kh«ng chØ do mét c¸ nh©n thùc hiÖn mµ nã ®îc chia thµnh c¸c bíc ,mçi bíc ®îc mét c¸ nh©n hoµn tÊt . ¦u ®iÓm cña chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc lµ :Tæ chøc cã thÓ gi¶m ®îc chÝ phÝ ®µo t¹o ,hiÖu qu¶ vµ n¨ng suÊt lao ®éng cña ngêi lao ®éng ®îc n©ng cao . Tuy nhiªn chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc cã thÓ ¶nh hëng t¬i n¨ng suÊt lao ®éng ,sù tho¶ m·n trong c«ng viÖc vµ tèc ®é lu©n chuyÓn lao ®éng nÕu qu¸ møc cho phÐp . Mét trong nh÷ng yªu cÇu khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc lµ c¬ cÊu ®ã ph¶i phèi hîp ®îc nh÷ng nhiÖm vô vµ c«ng viÖc ®Ó ®¹t ®îc kÕt qu¶ mµ tæ chøc mong muèn .§Ó phèi hîp nh÷ng nhiÖm vô c«ng viÖc ®ã ,nhµ qu¶n lý cÇn Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ph¶i quan t©m ®Õn c¸c yÕu tè chñ chèt sau :Bé phËn ho¸ ,ph¹m vi qu¶n lý vµ hÖ thèng ®iÒu hµnh .Nh÷ng yÕu tè nµy tËp trung vµo viÖc nhãm nh÷ng nhiÖm vô ,c«ng viÖc sao cho phï hîp ,thiÕt lËp quy m« qu¶n lý vµ hÖ thèng quan hÖ b¸o c¸o gi÷a nh÷ng ngêi lao ®éng trong tæ chøc . 5.2.2Bé phËn ho¸ . ViÖc tËp hîp nh÷ng c«ng viÖc sau khi ®îc ph©n c«ng th«ng qua chuyªn m«n ho¸ ®Ó c¸c nhiÖm vô chung ®îc phèi hîp víi nhau gäi lµ bé ph©n ho¸ . C¸c ph¬ng ph¸p bé phËn ho¸ : *Bé phËn ho¸ theo chøc n¨ng :Lµ viÖc tËp hîp vµ phèi hîp c¸c nhiÖm vô ,c«ng viÖc dùa trªn c¸c chøc n¨ng kinh doanh . Bé phËn hãa theo chøc n¨ng lµm cho ngêi lao ®éng trong cung mét phßng ban cã thÓ thêng xuyªn phèi hîp ,giao tiÕp vµ hîp t¸c víi nhau ®Ó chia sÎ nh÷ng kinh nghiÖm,khã kh¨n c¬ héi mµ hä gÆp nhau khi thùc hiÖn c«ng viÖc .MÆt kh¸c cßn gãp phÇn gi¶m sù trïng lÆp nh÷ng nguån lùc khan hiÕm trong tæ chøc vµ sö dông c¸c nguån lùc nµy tèi ®a .Tuy nhiªn bé phËn ho¸ theo chøc n¨ng lµn cho nh÷ng ngêi lao ®éng ë nh÷ng phßng ban kh¸c nhau h¹n chÕ trao ®æi th«ng tin vµ hîp t¸c víi nhau . * Bé phËn ho¸ theo s¶n phÈm : Nh÷ng ngêi lao ®éng cïng lµm viÖc víi mét lo¹i s¶n phÈm hay dÞch vô sÏ lµ nh÷ng thµnh viªn cña cung mét bé phËn mµ kh«ng quan t©m ®Õn chøc n¨ng kinh doanh cña hä . ¦u ®iÓm cña bé phËn ho¸ theo s¶n phÈm lµ gãp phÇn t¨ng cêng sù giao tiÕp ,sù t¬ng t¸c gi÷a nh÷ng ngêi lao ®éng cïng s¶n xuÊt ra mét lo¹i s¶n phÈm .Ngêi lao ®éng ë tõng bé phËn s¶n xuÊt t¨ng cêng tr¸ch nhiÖm cña hä ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt v× tÊt c¶ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt liªn quan ®Õn mét lo¹i s¶n phÈm cô thÓ ®îc ®Æt díi sù chØ ®¹o cña mét ngêi qu¶n lý .T¨ng cêng sù linh ho¹t vµ thÝch nghi cña tæ chøc vµ viÖc ®¸p øng nhu cÇu cña nhãm kh¸ch hµng quan träng . Nhîc ®iÓm cña bé phËn ho¸ theo s¶n phÈm :Cã thÓ cã sù trïng l¾p cña c¸c nç lùc khi mçi bé phËn cè g¾ng gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò t¬ng tù nhau .Môc tiªu cña c¸c bé phËn ®îc u tiªn h¬n lµ lîi Ých cña toµn bé tæ chøc .Kh«ng huy ®éng ®îc nhãm c¸ nh©n ®îc ®µo t¹o ë tr×nh ®é cao cã cung chuyªn m«n ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ì khã kh¨n mµ tæ chøc gÆp ph¶i vµ ®µo Lª Duy Tíng - QTNL 43B Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 t¹o nh©n viªn míi .C¸c bé phËn trong tæ chøc cã thÓ m©u thuÉn víi nhau khi cïng thùc hiÖn nh÷ng dù ¸n chung hoÆc trao ®æi nguån lùc víi nhau . * Bé phËn ho¸ theo khu vùc ®Þa lý vµ l·nh thæ . Bé phËn hãa theo khu vùc ®Þa lý vµ l·nh thæ lµ nhãm ho¹t ®éng hay nhãm ngêi lao ®éng ®îc tæ chøc theo vung ®Þa lý . Bé phËn ho¸ theo khu vùc ®Þa lý vµl·nh thæ cho phÐp tæ chøc tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vµ bao phñ thÞ trêng tiªu thô hiÖu qu¶ h¬n .Tuy nhiªn sù giao tiÕp ,liªn l¹c vµ phèi hîp gi÷a nh÷ng bé phËn trong tæ chøc cã kÐm hiÖu qu¶ . *Bé phËn ho¸ theo kh¸ch hµng . Bé phËn ho¸ theo kh¸ch hµng lµ nhãm nh÷ng nhiÖm vô ,c«ng viÖc ®îc tËp hîp theo kh¸ch hµng cô thÓ mµ tæ chøc ®ã híng tíi . Bé phËn ho¸ theo kh¸ch hµng cho phÐp tæ chøc phèi hîp hiÖu qu¶ nhÊt c¸c c«ng viÖc nh»m tho¶ m·n nhu cÇu kh¸ch hµng .Tuy nhiªn bé phËn ho¸ theo kh¸ch hµng cã thÓ dÉn tíi viÖc Ýt chuyªn s©u vµo qu¸ tr×nh ho¹t ®éng vµ nh÷ng ngêi lao ®éng trong tæ chøc cÇn ph¶i linh ho¹t ®Ó thùc hiÖn bÊt kú c«ng viÖc cÇn thiÕt nµo nh»m t¨ng cêng quan hÖ víi kh¸ch hµng . 5.2.3 Ph¹m vi qu¶n lý . a.kh¸i niÖm : ph¹m vi qu¶n lý lµ sè nh©n viªn ë c¸c cÊp mµ mét ngêi qu¶n lý cã thÓ ®iÒu hµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ . b .Ph¹m vi qu¶n lý réng vµ hÑp :  Ph¹m vi qu¶n lý réng : Ph¹m vi qu¶n lý ®îc x¸c ®Þnh lµ réng khi cã sè lîng lín nh©n viªn chÞu sù gi¸m s¸t trùc tiÕp cña mét ngêi qu¶n lý . Ph¹m vi qu¶n lý réng phï hîp víi viÖc ®Èy m¹ng gi¶m chi phÝ ,t¨ng tèc ®é ra quyÕt ®Þnh ,n©ng cao tÝnh linh ho¹t ,gÇn gòi h¬n víi kh¸ch hµng vµ trao quyÒn cho nh©n viªn cña c¸c c«ng ty . Tæ chøc cã ph¹m vi qu¶n lý réng sÏ linh ho¹t h¬n vµ ngêi qu¶n lý co nhiÒu c¬ héi gÇn gòi víi kh¸ch hµng vµ tiÕp cËn nhanh víi thÞ trêng h¬n nhng ngêi qu¶n lý cã ph¹m vi qu¶n lý réng th× cã thÓ gÆp khã kh¨n trong viÖc kiÓm so¸t nh©n viªn mét c¸ch chÆt chÏ .  Ph¹m vi qu¶n lý hÑp : Lª Duy Tíng - QTNL 43B