SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH
Mã số: ................................
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN
Người thực hiện:
NGUYỄN THỊ LÝ
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục
- Phương pháp dạy học bộ môn: .............................
- Lĩnh vực khác:
Có đính kèm:
Mô hình Đĩa CD(DVD) Phim ảnh
Văn thư-Lưu trữ
Hiện vật khác
Năm học: 2014 - 2015
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ LÝ
2. Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN
5. Điện thoại: 0613 868 367 (CQ)
6. E-mail:
[email protected]
7. Chức vụ: Tổ trưởng chuyên môn
8. Đơn vị công tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân
- Năm nhận bằng: 2012
- Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ
- Số năm có kinh nghiệm: 18
-
Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây
2
MỤC LỤC
I. PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................. Trang 04
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................ Trang 04
2. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu ............................................................. Trang 04
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ................................................... Trang 05
4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................ Trang 06
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ............................................ Trang 06
1. Những tồn tại và nguyên nhân, hạn chế .......................................... Trang 07
2. Các giải pháp nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu ............. Trang 07
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN .............................................................. Trang 08
1. Yêu cầu .......................................................................................... Trang 08
2. Nguyên tắc xác định giá trị lài liệu lưu trữ ...................................... Trang 08
3. Phân tích kỹ năng hướng dẫn.......................................................... Trang 09
4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ............................................ Trang 11
5. Lập hồ sơ........................................................................................ Trang 13
6. Hệ Thống hóa hồ sơ ....................................................................... Trang 14
7. Biên mục hồ sơ ............................................................................... Trang 14
8. Thủ tục tiêu hiểu tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa ................ Trang 15
9. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, hộp ........................................... Trang 16
IV. TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU ......................... Trang 16
V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ..................... Trang 17
VI. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI ........................................................... Trang 19
VII. KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ ................................................... Trang 20
VIII. PHỤ LỤC (kèm theo) ......................................................... Trang 21-35
3
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt
như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác.
Việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm
tài liệu cho từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo
quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức
quan trọng của công tác lưu trữ và đóng vai trò quyết định giá trị của tài liệu nên
yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, thận trọng. Nếu không sẽ dẫn
đến tình trạng tổn thất tài liệu trong kho lưu trữ. Mặt khác có thể dẫn đến việc lựa
chọn tài liệu không chính xác.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để xác định
giá trị tài liệu thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học, giá trị chính
trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu để lưu
giữ trong kho lưu trữ của cơ quan.
2. Mục đích, ý nghĩa và yêu cầu
2.1. Mục đích, ý nghĩa
- Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được ấp dụng để xác định
giá trị tài liệu lưu trữ thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học, giá
trị chính trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài
liệu và lưu giữ trong hệ thống kho lưu trữ của cơ quan.
- Trên cơ sở lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quản trong hệ
thống các kho lưu trữ tài liệu cơ quan, có cơ sở để lược bớt những tài liệu hết
hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông lưu trữ.
4
- Cần xác định rõ mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là để lựa
chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, chứ không phải mục đích đầu tiên là
loại ra tài liệu, việc loại ra chỉ là hệ quả mà thôi.
2.2. Ý nghĩa
- Xác định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu
lưu trữ. Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được
những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào kho lưu trữ, do đó góp phần tối
ưu hoá thành phần của Phông lưu trữ cơ quan.
- Đối với công tác phân loại tài liệu, việc xác định tài liệu lưu trữ sẽ tạo
điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã
góp phần tích cực giúp cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối
tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được
nhanh chóng và hiệu quả nhất.
2.3. Yêu cầu
- Xác định giá trị tài liệu chính là quyết định số phận tài liệu, những tài liệu
nào được lưu giữ lại và được bảo quản trong kho lưu trữ thì chúng có giá trị lịch
sử cao, đòi hỏi người làm công tác xác định giá trị tài liệu phải hết sức thận trọng
(yêu cầu về phẩm chất).
- Để có thể tiến hành công tác xác định tài liệu một cách khách quan, chính
xác và khoa học, thì những người trực tiếp làm công việc này phải nắm vững
những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn đang được áp dụng phổ
biến trong thực tiễn xác định giá trị tài liệu ở cơ quan (yêu cầu về chuyên môn).
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải
cần có một bộ phận văn thư - lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều
đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, kiến thức chuyên môn chưa
đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.
5
3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là các hồ sơ lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của Trường PT Dân Tộc Nội Trú tỉnh.
3.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ những nguyên tắc, phương pháp cần thiết của
công tác xác định giá trị tài liệu, từ đó xây dựng nên một hệ thống các tiêu chuẩn
hợp lý để làm thước đo cho quá trình xác định giá trị tài liệu.
- Từ nghiên cứu trên, tiến hành việc xác định thời hạn bảo quản cho các
loai tài liệu, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản trong
kho lưu trữ của cơ quan.
- Tổ chức kiểm tra kết quả của việc xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ các
tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa
4. Phương pháp nghiên cứu:
Dựa vào Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Luật Lưu trữ năm 2011.
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bản quản hồ sơ.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức
quan trọng của công tác lưu trữ và đóng vai trò quyết định giá trị của tài liệu nên
yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, thận trọng. Nếu không sẽ dẫn
đến tình trạng tổn thất tài liệu trong kho lưu trữ. Mặt khác có thể dẫn đến việc lựa
chọn tài liệu không chính xác.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để xác định
giá trị tài liệu thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học, giá trị chính
trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu để lưu
giữ trong kho lưu trữ của cơ quan.
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá
trình hoạt động quản lý của cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào được sản sinh ra
để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất
6
định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ,
phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác
nhau (tính khách quan).
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tài liệu được sản sinh ra ngày càng
nhiều, rất phong phú về nội dung và rất đa dạng về hình thúc cũng như loại hình.
Từ đó, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, vị trí của từng cơ quan mà tài liệu hình
thành ra không giống nhau và phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ đã chỉ ra rằng, giá trị của tài liệu
lưu trữ có thể được đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tuỳ theo giá trị của chúng
về từng mặt. Để có thể lựa chọn, bảo quản những tài liệu thật sự có giá trị thì cơ
quan sản sinh ra tài liệu cần phải trực tiếp tiến hành công tác xác định giá trị tài
liệu.
1. Những tồn tại và nguyên nhân, hạn chế
Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, gồm nhiều
thể loại, của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và
được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó để trong tình
trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên
cứu để giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan và việc bảo quản, giữ gìn văn
bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài chưa sắp xếp khoa học.
Cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư lưu trữ, mức độ xác định tài liệu lưu trữ và các phương thức chưa xác định đúng
nên hiệu quả lưu trữ tài liệu chưa cao. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công
tác lưu trữ tài liệu như: bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu.
2. Các giải pháp nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu
- Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác xác định tài liệu lưu trữ, coi đây là khâu
nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực
hiện, xác định tài liệu của Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc Xác định giá trị tài liệu thuộc phạm vi
quản lý. Tài liệu sau khi được xác định phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: được
phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ
7
sơ được hoàn thiện và hệ thông hóa; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và
Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trong công tác xác định giá trị trài liệu của các cơ quan, cần quan tâm
biên soạn các tài liệu hướng dẫn, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị
trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu, xác
định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…
- Triển khai công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ với các mức độ khác
nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh,
chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa
hồ sơ tài liệu của cơ quan đơn vị phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối
lượng tài liệu và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị
vĩnh viễn lưu trữ lịch sử.
Sau khi hoàn thành công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan, cần phải
viết báo cáo kết quả nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm
về nghiệp vụ, cách tổ chức và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi xác
định tài liệu lưu trữ.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Yêu cầu
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
2. Nguyên tắc
- Tài liệu của từng đơn vị (phòng, ban) hình thành phông phải được chỉnh
lý và sắp xếp riêng biệt;
8
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc.
- Tài liệu sau khi xác định giá trị phải phản ánh được các hoạt động của
từng đơn vị ( phòng ban) hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài
liệu.
3. Phân tích các kỹ năng và hướng dẫn
Để thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu tại cơ quan cần thực hiện
trình tự và các bước sau đây:
a) Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời
hạn tính bằng số lượng năm;
- Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
b) Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu: bao gồm các công việc cụ
thể sau:
- Nắm vững nội dung các nguyên tắc, phương pháp cũng như các tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu
- Xây dựng các bảng hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu giai đoạn
văn thư hiện hành, tài liệu lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ lịch sử.
- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi tài liệu hình thành trong hoạt động
của các cơ quan.
- Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
để bảo quản.
- Tổ chức kiểm tra, tiêu hủy những tài liệu hết giá trị.
c) Công tác xác định giá trị tài liệu tại cơ quan
Hàng năm, khi cơ quan ban hành danh mục hồ sơ thì các bộ phận chuyên
môn đã có dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ của từng bộ phận như:
- Đối với bộ phận văn thư: Xác định thời hạn bảo quản tài liệu đối với các
tập lưu văn bản đi, đến.
9
- Đối với các bộ phận chuyên môn: Xác định thời hạn bảo quản tài liệu đối
với các hồ sơ do bộ phận mình giải quyết.
Việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan được thực hiện theo
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bản quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
d) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
* Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Hiệu trưởng trường PTDTNT tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng.
- Cán bộ Văn thư-Lưu trữ cơ quan làm thư ký.
- Đại diện các bộ phận chuyên môn tại cơ quan có tài liệu làm ủy viên.
* Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu.
- Bảng mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
- Bảng danh mục tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
- Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng trường PTDTNT tỉnh quyết định.
đ) Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của trường PTDTNT tỉnh đảm bảo đúng
quy định và được Hiệu trưởng có ý kiến thẩm định bằng văn bản phê duyệt. Đồng
thời thực hiện đúng quy trình như sau:
- Cán bộ Lưu trữ lập danh mục tài liệu hết giá trị và bảng thuyết minh về
tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ xét hủy tài liệu gồm có: Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu; Danh mục
tài liệu hết giá trị; Bảng thuyết minh về tài liệu hết giá trị; Mục lục hồ sơ, tài liệu
giữ lại; dự thảo quyết định.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Thẩm tra thực tế tài liệu hết giá trị.
- Hoàn thiện các văn bản, hồ sơ.
- Tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu.
10
- Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về việc tài liệu hết giá trị theo quy định.
4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Từ những nguyên tắc các phương pháp phân tích ở trên trong xác định giá
trị tài liệu mang tính định hướng thì chúng ta còn nghiên cứu xây dựng nên các
tiêu chuẩn được sử dụng như những thước đo cụ thể để xác định giá trị cho tài
liệu. Tiêu chuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào đó.
- Tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng tới chất lượng cuối cùng của bất kỳ một công
việc nào. Việc xác định đúng đắn những tiêu chuẩn dùng để đánh giá sẽ có tác
dụng rất lớn hoặc ngược lại sẽ có những tác hại lớn trong hoạt động thực tiễn.
- Nội dung của các tiêu chuẩn được hình thành trên những yếu tố mang
tính khách quan và đều có thể thay đổi thực tiễn của cuộc sống xã hội.
- Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa
trên các yêu cầu chính như sau:
+ Phải có cơ sở lý luận khoa học
+ Phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính xã hội đó
+ Phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.
a) Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu
- Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhát và được vận dụng thường xuyên nhất
trong công tác xác định giá trị tài liệu. Nhìn dưới góc độ chung nhất thì các tài
liệu mang nội dung có ý nghĩa nhất là những tài liệu phản ánh về chủ trương,
đường lối của Đảng, Nhà nước, những tài liệu phản ánh quá trình và kết quả thực
hiện những chủ trương, đường lối đó vào trong thực tế.
- Nhìn trong phạm vi cụ thể, thì phải xem xét các tài liệu đó trong mối
quan hệ với cơ quan hình thành nên tài liệu về các mặt: chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn cụ thể của cơ quan đã tạo nên những tài liệu đó.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu là một tiêu chuẩn quan trọng để
xác định giá trị tài liệu của tất cả tài liệu lưu trữ được sản sinh ra ở bất kỳ cơ quan
nào và thời gian nào. Bản chất rõ ràng nhất của tính chất này chính là nội dung
thông tin chứa đựng bên trong tài liệu. Tuy nhiên bên cạnh việc căn cứ vào nội
dung tài liệu thì phải chú ý đến ý nghĩa của chúng qua hoạt động thực tiễn.
11
b) Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
- Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì tài liệu lưu trữ muốn trở thành nguồn sử
liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung
thông tin bên trong của tài liệu.
- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở 2 mặt: nội dung và hình
thức. Về mặt hình thức chính là các yếu tố thông tin đảm bảo cho tính hợp pháp
của tài liệu (tác giả, tên loại, chữ ký, con dấu…); những tài liệu nào thiếu những
yếu tố thông tin này thì không thể lưu giữ lại, trừ những trường hợp đặc biệt.
- Đối với những tài liệu mà hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội
dung văn bản (VD như các bản hợp đồng …) thì thời hạn bảo quản của chúng
thường cao hơn thời hạn có hiệu lực của văn bản).
c) Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu:
- Tiêu chuẩn này được vận dụng để xem xét giá trị của các tài liệu mà vì
một lý do nào đó bị hư hỏng gây nên những khó khăn nhất định cho việc sử dụng
(rách nát, mờ nhoè…). Đối với những tài liệu này, nếu chúng còn giá trị sử dụng
cao thì có thể được phục chế hoặc sao chụp lại. Đối với những tài liệu quá rách
nát, mờ chữ mà không phục chế được thì buộc phải tiêu huỷ, nhưng phải trên cơ
sở đồng ý của một Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hiện tượng này thường gặp
trong các kho lưu trữ có điều kiện thời tiết khắc nghiệt, do điều kiện bảo quản
không đảm bảo cho công tác bảo quản an toàn .
d) Tiêu chuẩn về Tác giả tài liệu
- Tác giả tài liệu có thể là cơ quan hoặc cá nhân sản sinh ra tài liệu.
- Trong quá trình hoạt động của 1 cơ quan có thể hình thành tài liệu trên cơ
sở là tài liệu do chính cơ quan đó sản sinh ra hoặc do các cơ quan khác sản sinh
ra.
- Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu thì tài liệu nào do
chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị hơn so với các tài khác vì nó phản ánh trực
tiếp và chủ yếu nhất chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trong số những tài liệu
còn lại (cấp trên gửi xuống, ngang cấp gửi đến, cấp dưới gửi lên) thì thường các
tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hệ thống quản lý của mình là
12
những tài liệu có giá trị cao nhất, sau đó mới đến các cơ quan ngang cấp và cấp
dưới.
- Thực tế công tác xác định giá trị tài liệu cho thấy, tài liệu do chính cơ
quan sản sinh ra thường được đánh giá cao nhất, có nghĩa nó được giữ lại nhiều
nhất trong toàn bộ thành phần tài liệu của 1 phông lưu trữ cơ quan.
g) Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể
đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi,
bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra.
- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phần chính:
phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi
phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người tham gia
thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được
thống nhất .
- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;
+ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu .
+ Danh mục hồ sơ của đơn vị .
5. Lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác
định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem
xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá
trị, cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối
hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.
13
Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành
các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.
b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại,
lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ
sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời
hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.
Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một
tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và
những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ .
6. Hệ thống hoá hồ sơ
Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối
với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một
số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa
chính xác hoặc không thống nhất.
7. Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
a) Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu,
từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được
đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh
nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi
đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái
La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15
thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ
sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
b) Viết mục lục văn bản:
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục
văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ
14
theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo
Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
c) Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng)
và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng
từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ
theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo
Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Việc
đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm
trở lên).
d) Viết bìa hồ sơ:
Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ
chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông,
số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn
bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN
01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày
07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
8. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
8.1. Thống kê tài liệu hết giá trị
- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành
các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết
giá trị. Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý:
+ Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục
từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông;
+ Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết.
8.2. Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
15
- Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản
phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ
sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập
hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức
tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:
+ Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan;
+ Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.
9. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp
(cặp)
- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ
được đánh liên tục trong toàn phông:
- Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
- Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực
đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo
mẫu đính kèm, có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù
hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.
IV. YÊU CẦU VỀ TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Trang thiết bị trong kho vừa là phương tiện bảo quản, vừa là phương tiện
quản lý tài liệu.
1.Cặp đựng tài liệu
Theo tiêu chuẩn ngành số TCN 03-1997 (quyết định số 74-QĐ/KHKT
ngày 4/8/1997 của Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước)- thì cặp đựng tài liệu có
kích thước: chiều dài 340 ± 2mm, chiều rộng 260 mm ± 2mm, chiều dày 100 ±
2mm. Vật liệu làm cặp là bìa các tông cứng loại tốt, dày 1,5- 2mm.
2.Hộp đựng tài liệu
Hộp đựng tài liệu sử dụng phổ biến hiện nay là hộp lồng hoặc hộp có nắp.
Hộp có kích thước chiều dài 360 mm, chiều rộng 260 mm, chiều dày 120 mm.
Vật liệu làm hộp là bìa các tông cứng.
16
3.Giá để tài liệu
Giá để tài liệu phải bảo đảm chắc, bền, không bị mối mọt… và tiết kiệm
diện tích kho tàng. Giá trong kho lưu trữ thường dùng giá 2 mặt (giá đôi). Kích
thước giá đôi: cao 2m, dài 4m (mỗi khoang 1m), rộng 0,8 m (giá đôi). Giá được
làm bằng gỗ tốt (gỗ lim) hoặc bằng kim loại (sắt, nhôm). Một số kho lưu trữ đã
sử dụng giá di động.
4.Tủ đựng tài liệu
Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở cơ quan hiện
hành. Trong kho lưu trữ có các loại tủ đặc biệt để bảo quản các loại hình tài liệu
đặc biệt: tủ đựng bản can, tủ bảo quản ảnh theo kích thước, tủ đựng bản vẽ kỹ
thuật, tủ đựng bản đồ…
V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thông kê, kiểm
tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng. Giúp cán bộ lưu trữ nắm chắc địa chỉ, số lượng,
chất lượng của tài liệu nhằm phục vụ quản lý và phục vụ khai thác tài liệu nhanh
chóng.
1.1.Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo phương án chỉnh lý và xác định giá
trị tài liệu.
Tuy nhiên việc sắp xếp tài liệu trong hố sơ phải tuân theo kỹ thuật bảo
quản. Hồ sơ phải lấy khổ giấy A4 làm chuẩn, mỗi hồ sơ chỉ nên dày 2-3 cm. Nếu
hồ sơ quá dày, thì chia thành nhiều đơn vị bảo quản. Hồ sơ có thể đóng quyển
hoặc không đóng quyển.
Nếu trong hồ sơ có nhiều tờ tài liệu có kích thước nhỏ hơn khổ A4, thì nên
dàn đều chúng trong khổ A4, không để hồ sơ chỗ dày, chỗ mỏng.
Nếu trong hồ sơ có tờ tài liệu có kích thước lớn hơn khổ A4, thì được gấp
lại theo khổ A4. Lưu ý cách gấp tài liệu cho hồ sơ đóng tập hay không
đóng tập. Tài liệu kỹ thuật thường hay phải gấp, càng phải chú ý hơn về qui định
cách gấp bản vẽ kỹ thuật.
17
Tài liệu kỹ thuật lại có những cách bảo quản bản vẽ đặc biệt: đặt nằm
phẳng, cuộn tròn, treo trong các tủ chuyên dụng.
1.2.Sắp xếp tài liệu lên giá
Hồ sơ tài liệu trước khi xếp lên giá thường được đặt trong cặp ba dây, bó
gói, hộp… đã đánh số thứ tự.
Tài liệu sắp xếp lên giá theo phông hoặc theo thứ tự thời gian nhập kho.
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên gía là phải: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Người ta
thường xếp tài liệu lên giá theo từng khoang, từng giá theo nguyên tắc: từ trái qua
phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vao trong (đôi khi việc sắp xếp tài liệu lưu trữ
khác với sắp xếp tài liệu hiện hành).
Giá xếp trong kho lưu trữ có thể xếp hàng một hoặc hàng đôi, nhung phải
xếp xa tường ( để cách ẩm, để chống mối, dễ quét dọn…), phải vuông góc với
cửa sổ (để lấy sáng, để thông gió…).
Hệ thống chiếu sáng, hệ thống thông gió, hệ thống báo cháy, hệ thống chữa
cháy… phải đi qua khe giữa 2 giá.
2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều phải có chế độ quản lý tài liệu chặt chẽ, thể hiện bằng
các nội qui, qui định cụ thể…nhằm bảo vệ an toàn và kiểm tra chặt chẽ số lượng,
chất lượng tài liệu.
Nội dung gồm:
- Qui chế vệ sinh, khử trùng: Xác định thời gian lau chùi, quét dọn, làm vệ
sinh cặp hộp, giá tủ, tài liệu, kho tàng…;định kỳ luân phiên khử trùng tài liệu có
trong kho… ;tài liệu trước khi nhập kho phải qua khâu vệ sinh, khử trùng…
- Qui chế phòng chống ẩm: có sổ sách theo dõi nhiệt dộ-độ ẩm trong, ngoài
kho; có sổ sách theo dõi kết quả hoạt động của việc thông gió, chạy máy hạ ẩm
(hoặc tăng ẩm), có sổ sách theo dõi việc bảo dưỡng, sửa chữa máy đo, máy chống
ẩm (hoặc tăng ẩm). Phát hiện và sửa chữa kịp thời những nơi có thể gây ra ẩm
ướt cho tài liệu. Có phương án di chuyển tài liệu khi xẩy ra ngập, lụt…
- Qui chế phòng cháy, chữa cháy: có nội qui, qui định cụ thể việc phòng
cháy ở trong kho, ngoài kho, tại phòng sử dụng tài liệu; có phương án
18
chữa cháy và phương án di chuyển tài liệu, người, đồ đạc… khi có đám cháy xẩy
ra; có sổ sách theo dõi kiểm định, sửa chữa, khả năng hoạt động của các dụng cụ
báo cháy, chữa cháy; hàng năm phải tập huấn cho toàn thể mọi người trong cơ
quan biết việc chữa cháy và phương án chữa cháy; lập đội chữa cháy…
- Qui chế kiểm tra: có qui định chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số
lượng, chất lượng của tài liệu được quản lý trong kho; có sổ sách theo dõi người
ra vào kho; có nội qui ra vào kho; có qui định cho người lạ vào kho…; có sổ xuất
nhập tài liệu khi mang tài liệu ra chỉnh lý hoặc phục vụ khai thác sử dụng; quản
lý chặt chẽ sổ sách thống kê tài liệu…
- Qui chế trong quá trình bảo quản, phục chế tài liệu: phải có biện pháp cụ
thể để thực hiện tốt các yêu cầu tối ưu cho tài liệu; phải có qui trình, qui phạm khi
thực hiện các biện pháp bảo quản, phục chế tài liệu, nhất là những biện pháp có
sử dụng hoá chất để tránh làm hư hỏng thêm cho tài liệu (và cả cho người); nếu
muốn áp dụng tiến bộ kỹ thuật, phải được áp dụng thử trên các tài liệu trùng thừa,
ít giá trị và có đủ thời gian theo dõi, đánh giá, kết luận…
VI. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Kết quả đạt được trong công tác xác định giá trị tài liệu, xử lý khoa học kỹ
thuật tài liệu lưu trữ đã tạo bước ngoặc trong công tác quản lý và tổ chức khai
thác xử dụng tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý, xác định giá trị, đã tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động
thực tiễn .
Xác định giá trị tài liệu đã tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của cơ quan hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài
liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang
thiết bị, phương tiên bảo quản.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đã kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị
tài liệu… để tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng các
tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
19
Kết quả của công tác xác định giá trị tài liệu đã sắp xếp được một số tài
liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, bào quản
tài liệu và để giải quyết các yêu cầu công việc của nhà trường có hiệu quả cao.
VII. KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ
Qua việc xác định giá trị tài liệu đã giúp cho kho lưu trữ cơ quan lưu giữ
được những tài liệu còn giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị.
Việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm
tài liệu cho từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo
quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có
hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc,
trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết
cho công tác văn thư-lưu trữ; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ để
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ
nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp.
Kính trình Hội đồng thẩm định xem xét và đóng góp ý kiến để đề tài được
hoàn thiện hơn trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Trảng Bom, ngày 07 tháng 5 năm 2015
Người Thực Hiện
Nguyễn Thị Lý
20
.PDF 
37 
286 
115 
