Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại thành phố hồ chí minh

  • Số trang: 112 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 28 |
  • Lượt tải: 0
sakura

Đã đăng 9677 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM TRẦN THỊ PHƯƠNG LIÊN PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH : KINH DOANH NGOẠI THƯƠNG MÃ SỐ : 60.34.10 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC GS.TS. NGUYỄN ĐÔNG PHONG TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 - Trang i - LỜI CẢM ƠN Trước hết tôi xin được tỏ lòng biết ơn và gửi lời cảm ơn chân thành đến GS.TS Nguyễn Đông Phong, Giảng viên hướng dẫn khoa học, người đã trực tiếp hướng dẫn thực hiện đề tài luận văn “Phát triển DV TCSK tại TP.HCM”, đã tận tình chỉ bảo và định hướng cho tôi tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài liệu, xử lý và phân tích số liệu, giải quyết vấn đề,... nhờ đó tôi mới có thể hoàn thành luận văn cao học của mình. Ngoài ra, trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài tôi còn nhận được nhiều sự quan tâm góp ý, hỗ trợ quý báu của quý thầy cô, đồng nghiệp, bạn bè và người thân. Đặc biệt tôi xin được cảm ơn các anh, chị đang làm việc tại các DN có nhu cầu TCSK và các DN kinh doanh DV quảng cáo tại TP.HCM đã cho tôi những ý kiến đánh giá khách quan để tôi có được những kết quả xác thực trong bài nghiên cứu này. Trân trọng. Người thực hiện Trần Thị Phương Liên - Trang ii - LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là do chính tôi nghiên cứu và thực hiện. Các số liệu và thông tin trong luận văn này đều có nguồn gốc, trung thực và được phép công bố. Tác giả luận văn Trần Thị Phương Liên - Trang iii - DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Agency : DN kinh doanh, cung ứng dịch vụ quảng cáo/Tổ chức sự kiện 2. ATL : Above The Line 3. BTC : Ban Tổ Chức 4. BTL : Below The Line 5. Client : DN sử dụng dịch vụ quảng cáo/ Tổ chức sự kiện 6. DN : Doanh nghiệp 7. DV : Dịch vụ 8. Event : Sự kiện 9. KH : Khách hàng 10. NXB : Nhà xuất bản 11. QC : Quảng cáo 12. Supplier : Nhà cung cấp 13. SK : Sự kiện 14. TCSK : Tổ chức sự kiện 15. TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh - Trang iv - DANH MỤC CÁC BẢNG T Trang Bảng 2.1.1.3. So sánh các loại hình cung cấp DV quảng cáo 31 Bảng 2.1.2.1. Mẫu khảo sát doanh nghiệp cung ứng DV TCSK 35 Bảng 2.1.3.1: Mẫu khảo sát các doanh nghiệp sử dụng DV TCSK 46 Bảng 2.1.3.3: Mức độ quan trọng của công cụ TCSK 47 Bảng 2.1.3.6: Các đánh giá các công ty cung ứng DV TCSK 51 - Trang v - DANH MỤC CÁC HÌNH - BIỂU ĐỒ Trang Hình 1.2.4. Các nhân tố tác động đến sự phát triển của DV TCSK 25 Biểu đồ 2.1.1.1. Sự lựa chọn nghề nghiệp của sinh viên 28 Biểu đồ 2.1.1.2: Các DV cung ứng bởi công ty quảng cáo 29 Biểu đồ 2.1.2.2: Các DV cung ứng bởi công ty quảng cáo 37 Biểu đồ 2.1.2.3: Đối tượng Khách hàng cung ứng 38 Biểu đồ 2.1.2.4: Các chính sách công ty quảng cáo áp dụng 40 Biểu đồ 2.1.2.5: Các yếu tố giúp doanh nghiệp thắng thầu 41 Biểu đồ 2.1.2.6: Những khó khăn khi cung ứng DV 43 Biểu đồ 2.1.2.7: Định hướng phát triển của doanh nghiệp 44 Biểu đồ: 2.1.2.8: Mức phí dịch vụ công ty QC đang áp dụng 45 Biểu đồ 2.1.3.2: Các công cụ Marketing trong doanh nghiệp 47 Biểu đồ 2.1.3.4: Nguồn lực khi thực hiện chương trình SK 48 Biểu đồ 2.1.3.5: Lý do doanh nghiệp sử dụng DV TCSK 50 Biểu đồ 2.1.3.7: Các yếu tố cân nhắc khi lựa chọn DV TCSK 52 Biểu đồ 2.1.3.8: Mức phí DV DN sử dụng DV đề nghị 53 Biểu đồ 2.1.3.9: Những đề xuất của DN sử dụng DV TCSK 54 - Trang vi - MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ i LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................ iii DANH MỤC CÁC BẢNG ...................................................................................... iv DANH MỤC CÁC HÌNH - BIỂU ĐỒ .....................................................................v MỞ ĐẦU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................2 1.3 TÍNH MỚI VÀ ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ..................2 1.3.1 Về mặt lý luận ..............................................................................................2 1.3.2 Về mặt thực tiễn ...........................................................................................3 1.4 ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................3 1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................................3 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu......................................................................................3 1.5 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..............................................................3 1.6 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI ...............................................................................4 Chƣơng 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ DỊCH VỤ TCSK TRONG NỀN KINH TẾ .................6 1.1. TỔNG QUAN VỀ TCSK VÀ DV TCSK ...................................................6 1.1.1. Tổng quan về TCSK ....................................................................................6 1.1.1.1. Khái niệm về TCSK .....................................................................................6 1.1.1.2. Vai trò của TCSK ........................................................................................6 1.1.1.3. Phân loại TCSK ...........................................................................................7 1.1.1.4. Quy trình TCSK ..........................................................................................8 1.1.2. Tổng quan về DV TCSK ............................................................................17 - Trang vii - 1.1.2.1. Khái niệm DV TCSK .................................................................................17 1.1.2.2. Đặc điểm của DV TCSK ............................................................................18 1.1.2.3. Vai trò của DV TCSK ................................................................................18 1.2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƢỜNG .....................20 1.2.1. Lý thuyết cung – cầu về DV TCSK ..........................................................20 1.2.1.1. Lý thuyết cung DV TCSK .........................................................................20 1.2.1.2. Lý thuyết cầu DV TCSK ...........................................................................21 1.2.1.3. Mối quan hệ cung – cầu đối với sự phát triển của DV TCSK ...............21 1.2.2. Cơ sở lý thuyết về cạnh tranh tác động đến DV TCSK ..........................22 1.2.3. Các yếu tố vĩ mô tác động đến sự phát triển DV TCSK .........................23 1.2.4. Các nhân tố tác động đến sự phát triển của DV TCSK .........................24 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TCSK TẠI TP. HCM .....................26 2.1. TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP. HCM .........................26 2.1.1. Tình hình chung .........................................................................................26 2.1.2. Kết quả khảo sát tình hình cung ứng DV TCSK ....................................35 2.1.2.1. Mẫu nghiên cứu ..........................................................................................35 2.1.2.2. Dịch vụ cung ứng........................................................................................36 2.1.2.3. Khách hàng .................................................................................................38 2.1.2.4. Chính sách kinh doanh ..............................................................................39 2.1.2.5. Yếu tố quan trọng giúp thắng thầu một dự án TCSK ............................41 2.1.2.6. Những khó khăn khi cung ứng DV ..........................................................41 2.1.2.7. Định hƣớng phát triển ...............................................................................44 2.1.2.8. Phí dịch vụ ..................................................................................................45 2.1.2.9. Tìm kiếm Khách hàng ..............................................................................45 2.1.3. Kết quả khảo sát tình hình sử dụng DV TCSK.......................................46 2.1.3.1. Mẫu nghiên cứu ..........................................................................................46 2.1.3.2. Các công cụ marketing doanh nghiệp đã sử dụng ..................................46 2.1.3.3. Mức độ quan trọng của TCSK trong doanh nghiệp ...............................47 - Trang viii - 2.1.3.4. Nguồn lực khi thực hiện ............................................................................48 2.1.3.5. Lý do DN sử dụng DV TCSK của các công ty quảng cáo. .....................48 2.1.3.6. Đánh giá công ty cung ứng DV TCSK .....................................................50 2.1.3.7. Yếu tố cân nhắc khi lựa chọn DN cung ứng DV TCSK .........................52 2.1.3.8. Phí Dịch Vụ .................................................................................................52 2.1.3.9. Đề xuất của doanh nghiệp .........................................................................53 2.2. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ SỰ PHÁT TRIỂN DV TCSK .......................55 2.2.1. Những điểm mạnh cần phát huy ..............................................................55 2.2.2. Những điểm yếu cần khắc phục ...............................................................56 2.2.3. Những thuận lợi cần nắm bắt ...................................................................57 2.2.4. Những khó khăn cần giải quyết. ..............................................................57 Chƣơng 3 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ................................................................................59 KẾT LUẬN ..............................................................................................................69 HẠN CHẾ VÀ CÁC HƢỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO .............................70 PHỤ LỤC 1: Tài liệu tham khảo ...........................................................................71 PHỤ LỤC 2: Các trích dẫn ....................................................................................74 PHỤ LỤC 3: Bảng thăm dò ý kiến dành cho DN kinh doanh DV TCSK .........75 PHỤ LỤC 4: Bảng thăm dò ý kiến dành cho DN sử dụn DV TCSK .................78 PHỤ LỤC 5: Kết quả khảo sát doanh nghiệp kinh doanh DV TCSK ...............81 PHỤ LỤC 6: Kết quả khảo sát doanh nghiệp sử dụng DV TCSK .....................85 PHỤ LỤC 7: Danh sách DN kinh doanh DV TCSK tham gia khảo sát ............89 PHỤ LỤC 8: Danh sách DB sử dụng DV TCSK tham gia khảo sát ..................94 PHỤ LỤC 9: Quy trình thực hiện TCSK .............................................................99 PHỤ LỤC 10: Thủ tục xin phép TCSK ..............................................................100 PHỤ LỤC 11: Bảng tiêu chuẩn đánh giá Agency ..............................................103 - Trang 1 - MỞ ĐẦU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ Có thể nói các sự kiện (SK) diễn ra hàng ngày trong đời sống kinh tế xã hội trên rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn, từ cách tổ chức đơn giản đến cầu kỳ long trọng (ví dụ như các buổi sinh nhật, lễ hội, các cuộc thi, ca nhạc, đón nhận huân chương, tung sản phẩm mới, …). Chính vì thế mà nhu cầu TCSK cũng khá phong phú, đa dạng. Kinh tế văn hóa xã hội phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện (TCSK) càng lớn. Một thị trường rộng mở và ngày càng phát triển ở nước ta đang đòi hỏi phải có sự đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu lớn. Ngành kinh doanh DV TCSK đã tạo ra nhiều cơ hội cho các DN và sự thành đạt của các nhà quản trị. Mỗi cá nhân, gia đình khi có nhu cầu về TCSK như tổ chức sinh nhật, ma chay, hiếu hỉ… các chủ thể thường tổ chức theo tục lệ, văn hóa địa phương. Và do khách mời cũng chỉ là người thân, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp nên công tác tổ chức cũng không cần thiết phải quá cầu kỳ, xa lạ. Đôi khi một số gia đình có điều kiện kinh tế cũng tìm đến các nhà tổ chức (nhà hàng, khách sạn,..) nhưng nhìn chung thì cũng chỉ chú trọng đến tiệc tùng tiếp đãi khách chứ cũng chưa chú trọng nhiều đến nội dung chương trình. Còn đối với các tổ chức, các DN khi có nhu cầu về TCSK, họ thường cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định là nên tự tổ chức hay tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm. Một khi họ đã thuê DV TCSK tức là họ tin tưởng rằng chính các nhà tổ chức này sẽ phải vạch ra cho họ một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm mang đến cho các khách tham dự SK những trải nghiệm tích cực, đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại. Như vậy, các nhà TCSK luôn phải nắm bắt những nhu cầu riêng biệt của từng cá nhân, tổ chức, để đáp ứng những nhu cầu đó một cách chuyên nghiệp nhất. Tuy nhiên, việc kinh doanh DV TCSK cũng rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro cho nên sự thỏa mãn về nhu cầu này còn thấp, còn mất cân đối về mặt cung cầu - Trang 2 - trên thị trường. Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy TCSK là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, hoạt động TCSK của TP.HCM nói riêng và cả nước nói chung chưa được quy hoạch chiến lược phát triển ngành trong dài hạn. Chính vì thế mà việc nghiên cứu những nguyên lý và kỹ năng về TCSK để vận dụng tổ chức thành công một SK như mong muốn đang là vấn đề cần thiết được đặt ra đối với những người quan tâm trong những năm gần đây. Để nhìn nhận đối tượng này chính xác và giúp cho hoạt động TCSK được thuận lợi, mang lại hiệu quả cao hơn cho người sở hữu SK và Nhà tổ chức, tác giả đã thực hiện đề tài: “Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh” nhằm khái quát các vấn đề lý luận và hệ thống hóa các hoạt động kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ sau đó nhìn nhận, đánh giá, tổng hợp và đề xuất với các cơ quan quản lý chuyên ngành, hiệp hội các DN có nhu cầu và các DN cung ứng DV TCSK tại TP.HCM. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Nghiên cứu phát triển DVTCSK tại TP.HCM được thực hiện nhằm mục tiêu: − Nghiên cứu nhu cầu sử dụng DV TCSK của các DN tại TP.HCM, phân tích tiềm năng và cơ hội cho sự phát triển của thị trường TCSK. − Phân tích tình hình phát triển DV TCSK tại TP. HCM trong thời gian qua nhằm tìm ra những hạn chế và vướng mắc đang cản trở sự phát triển của thị trường. − Kiến nghị những giải pháp phát triển thị trường TCSK góp phần vào sự phát triển hoạt động kinh doanh của DN cũng như sự phát triển chung của xã hội. 1.3 TÍNH MỚI VÀ ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Về mặt lý luận Nghiên cứu đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về TCSK và DV TCSK. Kết hợp giữa lý thuyết cung và cầu trong kinh tế học, lý thuyết cạnh tranh kết hợp - Trang 3 - với mô hình nghiên cứu các nhân tố tác động đến phía cung và phía cầu của DV TCSK để phân tích, đánh giá thực trạng của thị trường DV TCSK tại TP.HCM. 1.3.2 Về mặt thực tiễn Thứ nhất, Đề tài đã phác họa được tình hình phát triển DV TCSK từ phía cung và phía cầu của DV TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua. Thứ hai, nghiên cứu đã đề xuất các quan điểm phát triển, nhóm giải pháp và kiến nghị cho sự phát triển của DV TCSK tại TP.HCM 1.4 ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu − DN cung cấp DV TCSK. Đó là các đơn vị có tham gia vào thị trường cung cấp DV TCSK. − DN sử dụng DV TCSK. Đó là các đơn vị có nhu cầu sử dụng DV TCSK trên thị trường 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại TP.HCM, nơi có hoạt động TCSK sôi nổi nhất cả nước: Có thể thấy thành phố này là nơi “đất lành” cho các ngành sản xuất thương mại DV nói chung và cho ngành quảng cáo nói riêng... Trong đó hoạt động DV TCSK và PR chiếm 58% trong các DV cung ứng bởi các công ty quảng cáo [1]. − Các số liệu thứ cấp được thu thập tập trung tại TP.HCM từ năm 2002 đến nay. Tác giả chọn thời điểm năm 2002 do đây là thời điểm Pháp lệnh Quảng cáo có hiệu lực thực thi, là thời điểm khẳng định sự quan tâm của Nhà nước đối với sự phát triển và tầm quan trọng của hoạt động quảng cáo trong nền kinh tế thị trường, tạo nền móng đầu tiên cho sự ra đời của hệ thống pháp luật về quảng cáo. − Nghiên cứu chỉ tập trung vào hoạt động TCSK của các doanh nghiệp chứ không chú trọng vào nghiên cứu các hoạt động TCSK của các cá nhân, chính quyền, đoàn thể. 1.5 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nghiên cứu sử dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp khác nhau: - Trang 4 - − Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp định tính và định lượng. Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua kỹ thuật thảo luận nhóm tập trung. Thông tin thu thập từ nghiên cứu định tính nhằm khám phá bổ sung điều chỉnh thang đo những nhân tố tác động đến sự phát triển DV TCSK. Nghiên cứu định lượng sơ bộ được thực hiện bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp. Thông tin từ nghiên cứu định lượng dung để sàng lọc các biến quan sát dung để đo lường các nhân tố tác động đến DV TCSK. − Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định lượng thông qua phỏng vấn trực tiếp các DN đã sử dụng DV TCSK với số mẫu là 102 và các DN kinh doanh DV TCSK với số mẫu là 80. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên mang tính thuận tiện. Ngoài ra, nghiên cứu còn sử dụng một số phƣơng pháp khác: − Phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp: dựa trên dữ liệu và thông tin thu thập được, kết hợp với những kiến thức đã được học tập, những kinh nghiệm công tác của bản thân, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích để hệ thống hóa các vấn đề, sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động của DV TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua. − Phương pháp chuyên gia: đối với các vấn đề liên quan đến nội dung nghiên cứu, tác giả đã trực tiếp thảo luận, tham khảo ý kiến của một số chuyên gia trong lĩnh vực TCSK và một số chuyên gia trong các lĩnh vực có liên quan. Nguồn thông tin phục vụ nghiên cứu: − Thông tin thứ cấp: Thông tin từ Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam, Hội Quảng Cáo TP.HCM, các website, sách, báo, tạp chí chuyên ngành. − Thông tin sơ cấp: Thu thập và xử lý bảng câu hỏi phỏng vấn và xử lý bằng phần mềm Excel và SPSS. 1.6 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Đề tài bao gồm Lời mở đầu, Kết luận và 3 chương LỜI MỞ ĐẦU: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu CHƢƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT TRIỂN DV TCSK - Trang 5 - Nội dung chính của chương này đề cập đến các vấn đề mang tính lý luận liên quan đến hoạt động TCSK như khái niệm TCSK, vai trò của TCSK, quy trình TCSK, khái niệm DV TCSK, đặc điểm của DV TCSK, vai trò của DV TCSK, các lý thuyết về phát triển và xu hướng phát triển thị trường DV TCSK. CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP. HCM Đề cập đến hoạt động TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua để từ đó phân tích các nhân tố tác động đến hoạt động phát triển DV TCSK và đánh giá chung về hoạt động DV TCSK tại TP.HCM. CHƢƠNG 3: KIẾN NGHỊ PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP.HCM Trong chương này trình bày về quan điểm đưa ra các kiến nghị phát triển DV TCSK, các kiến nghị cũng như các hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo. KẾT LUẬN: Tổng kết các vấn đề của bài báo cáo. - Trang 6 - Chƣơng 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ DỊCH VỤ TCSK TRONG NỀN KINH TẾ 1.1. TỔNG QUAN VỀ TCSK VÀ DV TCSK 1.1.1. Tổng quan về TCSK 1.1.1.1. Khái niệm về TCSK Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho DN. TCSK được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau: − Theo cách tiếp cận về mặt xã hội học: TCSK là một hoạt động nhằm truyền đạt thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu để kích thích họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà TCSK đó đã đề xuất. − Theo cách tiếp cận về mặt kinh tế học: TCSK là hoạt động nhằm trình bày cho khán giả có được những hiểu biết cần thiết về hàng hoá, dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp thông qua buổi sự kiện. − Theo cách tiếp cận về mặt hành vi: TCSK là một quá trình để truyền tin về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cho các khách hàng cuối cùng hoặc người trung gian trong một khoảng không gian và thời gian nhất định. Mỗi cách tiếp cận nói trên đều có những điểm hợp lý nhưng cũng có những thiếu sót nhất định. Nếu chỉ xác định mục đích của TCSK là hành động “mua hàng hoá dịch vụ” thì sẽ không bao quát hết phạm vi của hoạt động TCSK. Hoặc nếu chỉ xác định mục đích của TCSK là truyền đạt thông tin thì sự kiện đó chưa đạt hết mục tiêu tổ chức của nó. Tuy nhiên, cách tiếp cận nào cũng có thể thấy rằng, TCSK có bản chất truyền đạt thông tin và bản chất thương mại. 1.1.1.2. Vai trò của TCSK SK là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh. - Trang 7 - Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các DN, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc truyền tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, tạo cơ hội giải trí, củng cố uy tín của tổ chức, định vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng,… Tùy theo mục tiêu khác nhau mà SK được chia thành những loại hình khác nhau. Dưới đây là một số loại SK điển hình, gắn với từng mục tiêu [2] − Họp, Hội thảo: Tập hợp một số thành viên để trao đổi thông tin, quan điểm; Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới; Trao đổi ý kiến; Tìm kiếm sự đồng thuận; Tìm giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng. − SK đoàn thể: Tuyên dương (Thành tích công trạng); Cảm ơn (Khách hàng, nhà cung cấp); Gặp gỡ, giao lưu; Giới thiệu sản phẩm, Ghi nhận thương hiệu; Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian,…) − Gây quỹ: Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…); Tạo ý thức trong công chúng; Thu hút nhà tài trợ mới; Thu hút người ủng hộ; Tăng tình nguyện viên. − Khuyến khích: Ghi nhận doanh số bán và thảo luận các vấn đề liên quan; Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai; Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc; Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác. − SK đặc biệt: Gây sự chú ý trong giới truyền thông; Gây ý thức trong công chúng; Thu hút khách hàng mới; Giới thiệu sản phẩm; Trao phần thưởng, tặng phẩm. 1.1.1.3. Phân loại TCSK Tùy theo mục đích và không gian tổ chức mà TCSK được phân loại như sau: − Phân loại TCSK theo mục đích TCSK: Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công; Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng; Hội chợ; Hội nghị, hội thảo, họp báo; Diễn trình, phát biểu của lãnh đạo trước công chúng; Biểu diễn - Trang 8 - nghệ thuật, trình diễn thời trang; Chương trình hoạt động nhóm; Các ngày nghỉ, ngày lễ; Kỷ niệm ngày thành lập, nhận danh hiệu; Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; Tổ chức các trò chơi hoặc các cuộc thi − 1.1.1.4. Phân loại theo không gian tổ chức: SK trong nhà; SK ngoài trời Quy trình TCSK TCSK được coi là một quá trình hoạt động. Quá trình này có thể kéo dài về thời gian, (từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động SK) tiếp đến là không gian cụ thể (những nơi diễn ra các hoạt động trên). Trong quá trình đó, các hoạt động SK được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ như phòng, sân khấu, bàn ghế,…Những hoạt động khác nhằm tạo ra DV như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng vận chuyển, khách sạn,… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động của SK, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới SK [3].TCSK được thực hiện theo ba giai đoạn [4] như sau: a. Giai đoạn chuẩn bị: − Xác định mục tiêu SK: Trước khi tổ chức bất kỳ một SK nào, Nhà tổ chức cũng phải làm rõ mục tiêu của việc TCSK đó là gì. Từ mục tiêu của SK, nhà tổ chức sẽ xác định được quy mô thiết kế, tổ chức và các hoạt động của SK. Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho TCSK thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham dự SK và các đối tượng quan tâm. Một SK được tổ chức thường hướng tới nhiều mục tiêu. Bởi vậy, các nhà quản trị cần phải xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên thực hiện. Hơn nữa cũng cần phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp hay không, các mục tiêu này có gắn liền với quy mô và ngân sách TCSK hay không. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích của SK nhưng nếu có quá nhiều mục tiêu thì mục đích TCSK không rõ ràng và không tập trung. Tùy theo các loại SK khác nhau mà nhà TCSK nhắm tới những mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của SK ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện SK. - Trang 9 - Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Do đó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy SK mới mang lại thành công cao. − Lên ý tƣởng thực hiện: Ý tưởng là một việc rất quan trọng khi thiết kế bất kỳ một kế hoạch SK nào bởi nó sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho nhà tổ chức để đáp ứng kỳ vọng của khách mời. Ý tưởng cần tập trung vào kết quả và mục đích của thiết kế, mục tiêu kinh doanh và tính thẩm mỹ của dự án. Ý tưởng sẽ cho phép nhà tổ chức tập trung chính xác vào cái cần đạt được trước khi bắt tay vào bất cứ việc gì của dự án. Một bảng phác thảo ý tưởng tốt sẽ đảm bảo có được một kế hoạch chi tiết, hội tụ được những việc cần thiết. Ý tưởng sẽ phải chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật định, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, các nguồn lực,… và các vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt,… Để có được ý tưởng tốt cần phải xác định và hướng tới: lĩnh vực kinh doanh, lịch sử phát triển, định vị sản phẩm, đối tượng khách mời,… − Lập ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của TCSK. Ngân sách quyết định việc TCSK có thể được thực hiện hay không cũng như ảnh hưởng đến mục tiêu SK, quy mô SK. Khi lập ngân sách cần phải: + Xác định ngân sách có bao nhiêu: nhà tổ chức cần thu xếp có đủ ngân sách hay không, dù là SK lớn hay nhỏ. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để TCSK vì như vậy sẽ dễ dẫn đến tác dụng ngược chiều và hậu quả thì không lường hết được. + Cần phải xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm TCSK để lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép. + Xác định các danh mục hàng hóa và DV cần thiết cho SK về số lượng, chất lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại các danh mục bắt buộc cần phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép thì có thể lựa chọn và bổ sung lại những danh mục những hàng hóa DV đã loại trừ ban đầu để đảm bảo chương trình được trọn vẹn. Ngược lại, nếu ngân sách thiếu hụt, - Trang 10 - nhà tổ chức sẽ phải rà soát lại danh mục hàng hóa, DV đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa DV kém mức độ cần thiết đối với TCSK, đảm bảo tương ứng với ngân sách dự toán. Trên thực tế, các SK có thể khác nhau về tính chất, quy mô do đó mà danh mục hàng hóa, DV cho từng SK cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà TCSK cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi SK cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó. − Lập kế hoạch: Các công việc trong giai đoạn này là rất nhiều do vậy BTC phải tính toán thật kỹ lưỡng, không được bỏ sót hạng mục nào. Việc đầu tiên BTC cần phải xác định các hoạt động trong TCSK. Đây là công việc quan trọng, là căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này có đạt được mục tiêu của SK hay không. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động TCSK cụ thể nào, những hoạt động SK nào được xác định trong SK, thời gian thực hiện, các SK này tạo nên khung chương trình TCSK như thế nào. Các thành viên trong BTC dựa vào khung chương trình buổi TCSK để lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận sao cho đảm bảo tính khách quan, không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của TCSK. − Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị TCSK và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát hết và tránh để sai sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì TCSK không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi, từ hạng mục công việc chính, nhà tổ chức tiếp tục xác định các hạng mục công việc phụ trợ. Như thế cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau. − Xác định thời gian cho việc chuẩn bị TCSK: Cần phải lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị TCSK, Trước hết, cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu TCSK là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà TCSK cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan - Trang 11 - trọng. Sau đó xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của DN, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức phải có phương cách chuẩn bị cho thích hợp. Các phương pháp đó là: phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song, phương pháp kết hợp. − Hình dung SK: Hình dung SK là yếu tố quan trọng để bảo đảm cho SK thành công. Đây được coi như một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của SK, chúng giúp ta thấy trước được những vị trí công việc trong SK phát sinh và Nhà TCSK có thể giải quyết các mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Cố gắng hình dung SK từ đầu đến cuối và cần có khả năng xuyên suốt SK. Hình dung SK giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch TCSK của DN. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của SK, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng. − Tạo hình ảnh ấn tƣợng cho SK: Cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung đưa vào SK để xác định những giá trị mà SK mang lại. Từ đó xác định những nội dung nào, yếu tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm SK thành công. SK cần đảm bảo những yêu cầu sau đây: + Xác định được nội dung, yếu tố cần ưu tiên + Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của SK và của tổ chức sở hữu SK trong công chúng + Xác định môi trường SK và tạo bầu không khí trong thực hiện SK luôn mới lạ + Chuỗi giá trị SK mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự − Kế hoạch phân bổ ngân sách: Công việc này rất quan trọng và cần phải được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho SK. Ngân sách được
- Xem thêm -