Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi, các dữ liệu, lập luận, phân tích, đánh giá và kết quả trong luận án là trung thực. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nội dung đã trình bày trong luận án này. Tác giả luận án ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................... i MỤC LỤC ............................................................................................................ ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ...................................................................... vi DANH MỤC BẢNG ............................................................................................ vii DANH MỤC HÌNH .............................................................................................. ix MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 i. Tính cấp thiết của đề tài luận án ......................................................................... 1 ii. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 5 iii. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 6 iv. Ý nghĩa khoa học và những đóng góp của luận án ........................................... 7 v. Kết cấu luận án ................................................................................................... 8 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN ............................................................................................ 10 1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ...................................................... 10 1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán................................................. 10 1.1.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán ................................................... 15 1.1.3. Các hướng nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán ............................ 16 1.2. Tổng quan nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện .................. 24 1.2.1. Giới thiệu khái quát về bệnh viện ........................................................... 24 1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán bệnh viện trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể .................................................................................................... 27 1.2.3. Các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện ....................... 30 1.3. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện công Việt Nam....... 33 1.3.1. Đặc điểm quản lý tài chính tại các bệnh viện công ................................ 33 1.3.2. Các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công Việt Nam 38 CHƯƠNG 2. THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU ........................................................... 46 iii 2.1. Bối cảnh nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu ............................................. 46 2.1.1. Bối cảnh nghiên cứu ............................................................................... 46 2.1.2. Các giả thuyết nghiên cứu ...................................................................... 50 2.2. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 58 2.2.1. Phương pháp nghiên cứu định tính ......................................................... 58 2.2.2. Phương pháp nghiên cứu định lượng ..................................................... 62 2.3. Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin kế toán.......................................... 66 CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ NHẬN DIỆN YÊU CẦU MỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG .................................................................... 69 3.1. Phân tích mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và các hệ thống thông tin chức năng khác tại bệnh viện công theo cách tiếp cận chu trình .................... 69 3.1.1. Chu trình cung ứng ................................................................................. 69 3.1.2. Chu trình khám và điều trị ...................................................................... 71 3.1.3. Chu trình thu viện phí ............................................................................. 75 3.1.4. Chu trình tài chính .................................................................................. 77 3.2. Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo cách tiếp cận tổng thể và đa chiều ............................................... 78 3.2.1. Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và các phần hành kế toán ............ 79 3.2.2. Mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch toán .......................................................................................... 81 3.3. Nhận diện yêu cầu mới đối với hệ thống thông tin kế toán .......................... 84 3.3.1. Về nội dung thông tin cần được cung cấp bổ sung ................................ 85 3.3.2. Về phương thức xử lý thông tin.............................................................. 86 3.3.3. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công hiện nay ... 87 3.3.4. Kết quả nghiên cứu về mối quan hệ giữa khả năng cung cấp thông tin và phương thức xử lý thông tin ................................................................................. 94 3.4. Kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công ......................................................... 95 iv 3.4.1. Đánh giá thang đo ................................................................................... 96 3.4.2. Kiểm định mô hình và các giả thuyết nghiên cứu ................................ 101 3.4.3. Hàm ý của kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán ........................................................................... 103 3.5. Định hướng thiết kế hệ thống thông tin kế toán dựa trên các kết quả nghiên cứu ...................................................................................................................... 105 CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG .......................................................................................... 107 4.1. Xây dựng bộ mã các đối tượng ................................................................... 107 4.1.1. Khai thác và vận dụng các bộ mã chuẩn của ngành ............................. 107 4.1.2. Xây dựng các bộ mã riêng của bệnh viện ............................................. 107 4.2. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng .................... 110 4.2.1. Tổ chức CSDL ...................................................................................... 110 4.2.2. Tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý nhập kho thuốc, vật tư y tế ........... 112 4.3. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình khám và điều trị......... 116 4.3.1. Nguyên tắc tổ chức cơ sở dữ liệu và hạch toán chi phí ........................ 117 4.3.2. Thiết kế hệ thống thông tin theo dõi từng bệnh nhân ........................... 122 4.3.3. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo khoa điều trị ................................................................................................ 123 4.3.4. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo từng lần khám và chỉ định .......................................................................... 125 4.3.5. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo từng loại chi phí .......................................................................................... 125 4.3.6. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo đợt điều trị .................................................................................................. 129 4.3.7. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí và tính giá thành từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế, từng trường hợp bệnh ....................................... 131 4.4. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí................ 138 4.5. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính ..................... 145 v 4.5.1. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán tiền lương ............... 145 4.5.2. Thiết kế hệ thống thông tin đối với tài sản cố định .............................. 148 4.5.3. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để xác định kết quả tài chính ....... 150 4.5.4. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để cung cấp thông tin kế toán tổng hợp và chi tiết ............................................................................................................ 153 4.6. Đề xuất triển khai thiết kế hệ thống thông tin kế toán ............................... 156 4.6.1. Những khó khăn ................................................................................... 156 4.6.2. Các đề xuất ........................................................................................... 157 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 160 DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC ĐÃ CÔNG BỐ ………...... 164 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………….… 166 DANH MỤC PHỤ LỤC ……………………………………………………... 181 vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt tiếng Việt BCTC: Báo cáo tài chính BHYT: Bảo hiểm y tế CLS: Cận lâm sàng CSDL: Cơ sở dữ liệu CNTT: Công nghệ thông tin DVKT: Dịch vụ kỹ thuật ĐVSN: Đơn vị sự nghiệp HTTT: Hệ thống thông tin HTTTKT: Hệ thống thông tin kế toán NSNN: Ngân sách Nhà nước SXKD: Sản xuất kinh doanh TK: Tài khoản TSCĐ: Tài sản cố định VTYT: Vật tư y tế Viết tắt tiếng Anh CFA: Confirmatory Factor Analysis - Phân tích nhân tố khẳng định EFA: Exploratory Factor Analysis - Phân tích nhân tố khám phá ERP: Enterprise Resourses Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp IQ: Information Quality - Chất lượng thông tin PU: Perceived Usefullness - Nhận thức về tính hữu ích SQ: System Quality – Chất lượng hệ thống TF: Task Fulfillment - Đảm bảo chức năng US: User satisfaction - Sự hài lòng của người sử dụng vii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Quy trình quản lý tài chính tài các bệnh viện công ............................. 37 Bảng 2.1. Danh sách bệnh viện tham gia nghiên cứu điển hình .......................... 59 Bảng 2.2. Dung lượng và phân bổ mẫu khảo sát cán bộ quản lý ......................... 64 Bảng 2.3. Dung lượng và phân bổ mẫu khảo sát kế toán bệnh viện .................... 65 Bảng 3.1. Kết quả khảo sát sự cần thiết phải cung cấp thông tin về các nội dung 85 Bảng 3.2. Kết quả khảo sát yêu cầu về phương thức xử lý thông tin kế toán...... 87 Bảng 3.3. Kết quả khảo sát tình hình cung cấp thông tin về viện phí.................. 88 Bảng 3.4. Kết quả khảo sát tình hình hạch toán và cung cấp thông tin về chi phí 90 Bảng 3.5. Kết quả khảo sát mức độ ứng dụng CNTT .......................................... 92 Bảng 3.6. Phân tích tương quan giữa “Giá thành từng trường hợp bệnh” và phần mềm quản lý tổng thể ........................................................................................... 95 Bảng 3.7. Kết quả phân tích EFA ........................................................................ 98 Bảng 3.8. Độ tin cậy tổng hợp và phương sai trích của các thang đo ................ 100 Bảng 3.9. Kết quả kiểm định giả thuyết ............................................................. 101 Bảng 3.10. Mối quan hệ giữa các nhân tố .......................................................... 103 Bảng 4.1. Đề xuất xây dựng bộ mã một số đối tượng chủ yếu .......................... 108 Bảng 4.2. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU ......................... 110 Bảng 4.3. Cấu trúc tập tin PHIEU_NHAP_KHO .............................................. 112 Bảng 4.4. Cấu trúc tập tin CHI_TIET_PNK ...................................................... 113 Bảng 4.5. Cấu trúc tập tin NHAT_KY ............................................................... 114 Bảng 4.6. Cấu trúc tập tin CHI_TIET_NK ........................................................ 114 Bảng 4.7. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_NHA_CUNG_CAP ......................... 116 Bảng 4.8. Nội dung danh mục chi phí trong các bệnh viện công ...................... 119 Bảng 4.9. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_GIUONG_BENH ............................ 123 Bảng 4.10. Cấu trúc tập tin CHUYEN_KHOA_BUONG ................................. 124 Bảng 4.11. Cấu trúc tập tin CHI_DINH_THUOC ............................................. 126 viii Bảng 4.12. Cấu trúc tập tin CHI_DINH_DVKT_CLS ...................................... 129 Bảng 4.13. Cấu trúc tập tin CHI_TIET_CHI_PHI_KCB .................................. 132 Bảng 4.14. Chi phí theo phương pháp Top-down .............................................. 136 Bảng 4.15. Cấu trúc tập tin THANH_TOAN_RA_VIEN ................................. 140 Bảng 4.16. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_NOI_DUNG_THANH_TOAN ..... 141 Bảng 4.17. Cấu trúc tập tin BIEN_LAI_THU_VIEN_PHI ............................... 141 Bảng 4.18. Cấu trúc tập tin THEO_DOI_TAM_UNG ...................................... 143 Bảng 4.19. Cấu trúc tập tin LUONG_VA _THU_NHAP ................................. 147 Bảng 4.20. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_TSCD............................................. 148 Bảng 4.21. Cấu trúc tập tin KHAU_HAO_TSCĐ ............................................. 150 Bảng 4.22. Nguồn thu của các hoạt động tại bệnh viện ..................................... 152 Bảng 4.23. Xác định chệnh lệch thu chi riêng ................................................... 153 Bảng 4.24. Cấu trúc tập tin SO_CAI ................................................................. 154 ix DANH MỤC HÌNH Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán ................................. 14 Hình 1.2. Mô tả hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện................................... 26 Hình 1.3. Liên kết dữ liệu trong hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện ................ 29 Hình 2.1. Mô hình nghiên cứu đề xuất về các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện ....................................................................................... 56 Hình 3.1. Mối quan hệ chức năng trong chu trình cung ứng ............................... 71 Hình 3.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình khám và điều trị ......... 75 Hình 3.3. Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và đối tượng kế toán ................. 80 Hình 3.4. Mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT ................................. 84 Hình 3.5. Kết quả CFA của các thang đo............................................................. 99 Hình 3.6. Kết quả mô hình cấu trúc SEM chuẩn hóa......................................... 102 Hình 4.1. Sơ đồ liên kết dữ liệu chỉ định điều trị trong mỗi lần khám .............. 130 Hình 4.2. Sơ đồ liên kết dữ liệu để xác định chi phí thuốc bệnh nhân phải trả . 139 Hình 4.3. Sơ đồ liên kết dữ liệu xác định viện phí của từng bệnh nhân ............ 142 1 MỞ ĐẦU i. Tính cấp thiết của đề tài luận án Bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ y tế, thực hiện hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y học. Tại Việt Nam, bệnh viện công được xem là xương sống của hệ thống y tế, với 910 bệnh viện, chiếm hơn 85% tổng số các bệnh viện trong cả nước (Tổng cục thống kê, 2012). Bệnh viện công là đơn vị sự nghiệp (ĐVSN) công lập, được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất và cấp kinh phí hoạt động để thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân. Trong những năm qua, hoạt động của các bệnh viện công đã và đang có những thay đổi đáng kể dưới tác động của cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo tinh thần Nghị định 43/2006/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 43). Trong đó, cơ chế tự chủ về tài chính đã cho phép các bệnh viện công được chủ động trong việc sử dụng nguồn kinh phí do Nhà nước cấp và các khoản thu được để lại để thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh trên cơ sở tiết kiệm chi phí, tự chủ trong việc phân phối khoản chênh lệch thu chi nhằm từng bước tăng cường cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ, cải thiện và nâng cao đời sống cán bộ viên chức của đơn vị. Với chức năng thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán cũng như các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán tài chính hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) có vai trò rất quan trọng đối với công tác quản lý tài chính của bất kỳ đơn vị nào. Đối với các ĐVSN nói chung, các bệnh viện công nói riêng, một HTTTKT tốt sẽ đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin về hoạt động tài chính của bệnh viện cho những người quản lý các cấp tại bệnh viện, các cơ quan quản lý Nhà nước về y tế và các đối tượng khác có liên quan đến hoạt động của bệnh viện giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. HTTTKT thực hiện chức năng ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn kinh phí của bệnh viện, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn kinh phí trong các bệnh viện công. Bên cạnh đó, 2 việc tổ chức HTTTKT, nhất là trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sẽ giúp cho các bệnh viện có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Hiện nay, trong điều kiện chuyển đổi cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ, HTTTKT tại các bệnh viện công cần có những thay đổi để đáp ứng được các yêu cầu về thông tin kế toán của các cấp quản lý và các bộ phận tác nghiệp. Xuất phát từ thực tế đó, những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu về kế toán tại các bệnh viện công. Những nghiên cứu này đã mô tả một bức tranh toàn cảnh về tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện công tại Việt Nam, nhận diện những thành công và hạn chế, bất cập về tổ chức bộ máy kế toán, chứng từ, tài khoản (TK), báo cáo kế toán, công tác kế toán quản trị cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác kế toán (Lê Kim Ngọc, 2009; Lê Thị Thanh Hương, 2012; Bùi Thị Yến Linh, 2014). Các nghiên cứu trên cũng phân tích nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại các bệnh viện công trên phương diện khách quan như cơ chế, chính sách, thiếu các quy định, hướng dẫn và phương diện chủ quan như nhận thức của lãnh đạo các bệnh viện công còn chậm đổi mới, trình độ nhân viên kế toán chưa đồng đều và chưa được quan tâm đúng mức, mức độ ứng độ CNTT chưa cao, vấn đề phối hợp công việc giữa các bộ phận chưa tốt... Xuất phát từ thực tế công tác kế toán tại các bệnh viện công, hệ thống các giải pháp chi tiết nhằm hoàn thiện HTTTKT trên phương diện kế toán tài chính, gồm các nội dung về chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán được đề xuất. Các đề xuất này là khá rõ nét, phù hợp với điều kiện thực tế tại các bệnh viện công hiện nay nên hoàn toàn có thể triển khai áp dụng trong thực tế. Bên cạnh đó, cũng đã có các nghiên cứu đưa ra định hướng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (Lê Thị Thanh Hương, 2012) và ứng dụng CNTT trong công tác kế toán (Lê Kim Ngọc, 2009; Bùi Thị Yến Linh, 2014). Ngoài những thành công nêu trên, cách tiếp cận vấn đề nghiên cứu về HTTTKT trong các bệnh viện công tại Việt Nam thời gian qua còn thiên về mô tả thực trạng với các phương pháp nghiên cứu phổ biến là nghiên cứu trường hợp, quan 3 sát và phỏng vấn số ít. Bên cạnh đó, các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chưa dựa trên việc khảo sát, nhận diện yêu cầu của người sử dụng thông tin kế toán nên chưa thật sự thuyết phục. Ngoài ra, theo xu hướng hiện nay, để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán thì việc ứng dụng CNTT tại các bệnh viện công không chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ mà cần hướng đến ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Đây là giải pháp hoàn chỉnh cho việc hoàn thiện HTTTKT tại các bệnh viện công như nghiên cứu của Lê Kim Ngọc (2009) đã chỉ rõ. Tuy nhiên, Lê Kim Ngọc (2009) cũng chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện phân hệ quản lý tài chính chứ chưa đưa ra cách tiếp cận và giải pháp thiết kế cụ thể HTTTKT trong điều kiện áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Thêm vào đó, sau nhiều năm thực hiện, cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 43 được áp dụng chung cho tất cả các loại hình ĐVSN công lập nên đã bộc lộ những bất cập, không phát huy được tính tích cực đối với các bệnh viện công do những đặc thù trong hoạt động của bệnh viện và chính sách giá viện phí (Bộ Y tế và Ngân hàng Thế giới, 2011). Các bệnh viện công được chủ động tăng nguồn thu viện phí nhưng Bộ Y tế lại quy định giá viện phí chỉ đủ bù đắp các khoản chi phí trực tiếp như tiền thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao… để thực hiện dịch vụ nên nguồn thu này được sử dụng gần như toàn bộ để phục vụ hoạt động khám và điều trị trực tiếp cho bệnh nhân. Cho nên, để đảm bảo chất lượng dịch vụ khám và điều trị, bệnh viện không thể thực hiện “tiết kiệm” các khoản chi phí trực tiếp để gia tăng chênh lệch thu chi. Đây là điểm khác biệt giữa các bệnh viện công với các ĐVSN có thu khác (Trương Bá Thanh và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2014). Do đó, để giải quyết bài toán thu nhập cho người lao động, tạo động lực phát triển, các bệnh viện công có xu hướng tập trung đầu tư vào lĩnh vực sinh lợi cao, phục vụ nhóm bệnh nhân có khả năng chi trả (Viện chiến lược và chính sách y tế, 2009). Đây có thể sẽ là động cơ để các bệnh viện công sử dụng các nguồn lực đã được Nhà nước đầu tư cho hoạt động dịch vụ, từ đó tạo ra xu hướng dịch chuyển các nguồn lực vật chất và con người để phát triển mạnh loại hình này. Trong khi đó, hệ thống kế toán đang áp dụng tại các bệnh viện công chưa cho phép hạch toán tách biệt giữa hoạt động khám và điều trị theo chức năng nhiệm vụ 4 và khám và điều trị dịch vụ. Sự nhập nhằng, khó kiểm soát hoạt động khám và điều trị dịch vụ hiện đang là mối quan tâm của xã hội đối với các bệnh viện công hiện nay. Trước những bất cập của cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 43 đối với các bệnh viện công, sau một thời gian chuẩn bị, Chính phủ (2012) đã ban hành Nghị định 85/2012/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 85) quy định riêng về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các ĐVSN y tế công lập và quy định giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập. Với những quy định riêng về cơ chế quản lý tài chính và chính sách điều chỉnh giá viện phí theo hướng tính đủ chi phí đã và sẽ tạo ra những biến đổi sâu sắc trong hoạt động của các bệnh công nói chung, của HTTTKT nói riêng. Khi đó, vai trò của HTTTKT rất quan trọng, không chỉ đơn thuần là việc hạch toán thu chi và quyết toán kinh phí mà hơn cả là phải cung cấp được các thông tin cần thiết cho các cấp quản lý trong công tác điều hành hoạt động của từng bệnh viện một cách tối ưu, hiệu quả. Song song với việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính một cách chính xác, kịp thời theo yêu cầu của các cấp quản lý, HTTTKT trong các bệnh viện phải chú trọng công tác kế toán quản trị, đặc biệt quản trị chi phí. Do đó, cần tiếp tục có những nghiên cứu sâu hơn về HTTTKT tại các bệnh viện công, đặc biệt là nhận diện được những yêu cầu mới của hệ thống này trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay. Bên cạnh đó, kinh nghiệm quốc tế cho thấy chỉ riêng việc tạo ra cơ chế tự chủ tài chính không giúp các bệnh viện cải thiện được hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu hiệu quả mà cần phải tăng cường năng lực quản lý, đặc biệt chú trọng hoàn thiện hệ thống thông tin (HTTT) quản lý bệnh viện (Bộ Y tế và Ngân hàng thế giới, 2011). Do đó, việc ứng dụng những tiến bộ của CNTT được xem là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để nâng cao chất lượng hoạt động của các bệnh viện công (Bộ Y tế, 2010). Hiện nay đã có một số phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện được áp dụng thành công tại một số bệnh viện lớn, tuy nhiên vì những lý do liên quan đến bảo mật giải pháp công nghệ mà chưa có những công bố chính thức các nghiên cứu liên quan đến thiết kế HTTTKT trong các bệnh viện công. Trong khi đó, việc trang bị các phần mềm quản lý tổng thể vượt quá khả năng tài chính của rất nhiều bệnh viện công, nhất 5 là các bệnh viện có quy mô nhỏ, ở tuyến quận, huyện. Do đó, nghiên cứu và công bố các nội dung giúp các bệnh viện công thiết kế được HTTTKT đáp ứng tốt các yêu cầu mới theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể là rất có ý nghĩa. Việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể sẽ tác động rất lớn đến HTTTKT của bệnh viện. Khi đó, HTTTKT là một bộ phận không thể tách rời với hệ thống quản lý tổng thể, là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của bệnh viện. Việc vẫn tiếp tục tổ chức hệ thống kế toán theo các phần hành như hiện nay có thể sẽ không phù hợp, không phát huy vai trò của kế toán trong điều kiện mới. Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện HTTTKT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản lý ở các bệnh viện công nhất là trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay. HTTTKT cần phải đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu mới trong quản lý cũng như phù hợp với cơ chế chính sách về tài chính đối với các bệnh viện công. Do đó, việc thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về HTTTKT để xác định các yêu cầu mới, phân tích đánh giá hệ thống hiện tại nhằm hướng đến việc thiết kế và xây dựng HTTTKT phát huy được đầy đủ vai trò chức năng của hệ thống là hết sức cần thiết. Chính vì thế, đề tài “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG” được tác giả chọn làm đề tài luận án tiến sĩ. ii. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu tổng quát được xác định là: Phân tích và thiết kế HTTTKT dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT để hỗ trợ cho việc quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động của các bệnh viện công trong cơ chế tự chủ tài chính hiện nay. Để đạt được mục tiêu đó, tác giả xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau: 6 - Tổng hợp và phát triển những lý luận về HTTTKT nói chung, HTTTKT bệnh viện nói riêng trong điều kiện ứng dụng CNTT theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. - Nhận diện yêu cầu mới và phân tích, đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu mới về nội dung thông tin cũng như phương thức xử lý thông tin của HTTTKT tại các bệnh viện công trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính. - Xác định các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện. - Định hướng và thực hiện thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT nhằm đáp ứng được các yêu cầu mới đặt ra đối với HTTTKT. iii. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: “HTTTKT tại các bệnh viện công trong điều kiện ứng dụng CNTT”. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào nghiên cứu, khảo sát các bệnh viện công được xếp hạng từ hạng III trở lên. Thời gian thực hiện khảo sát các bệnh viện công trong năm 2013. Hoạt động trong các bệnh viện công rất đa dạng bao gồm hoạt động khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo, xây dựng cơ bản và các hoạt động dịch vụ khác. Với đối tượng nghiên cứu đã xác định, luận án đi sâu nghiên cứu HTTTKT có liên quan đến hoạt động chủ yếu nhất của bệnh viện là hoạt động khám chữa bệnh. Việc phân tích và thiết kế HTTTKT nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin tại các bệnh viện công có liên quan đến rất nhiều đối tượng sử dụng thông tin. Để phù hợp với mục tiêu nghiên cứu và khả năng thực tế trong việc thực hiện nghiên cứu, luận án giới hạn đối tượng khảo sát trong điều tra diện rộng là lãnh đạo bệnh viện, lãnh đạo quản lý tại bộ phận kế toán và các khoa/phòng, đây là đối tượng chủ yếu sử dụng các thông tin kế toán để ra các quyết định quản lý. Bên cạnh đó, đề tài cũng giới hạn việc thiết kế HTTTKT chủ yếu tập trung nội dung quan trọng nhất là thiết kế cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) và mối quan hệ giữa các tập tin này. 7 iv. Ý nghĩa khoa học và những đóng góp của luận án Về mặt lý luận đề tài có những đóng góp sau: Thứ nhất, hệ thống hóa và phát triển những lý luận về HTTTKT nói chung, HTTTKT bệnh viện nói riêng: Thông qua việc tổng hợp và phát triển các cách tiếp cận nghiên cứu khác nhau về HTTTKT góp phần bổ sung các kiến thức nhằm làm rõ nội dung, bản chất của HTTTKT - một lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ ở Việt Nam. Thứ hai, nhận diện và tổ chức các chu trình kế toán trong các bệnh viện công: Trên cơ sở đặc điểm hoạt động của bệnh viện công, luận án đề xuất tổ chức HTTTKT tại các bệnh viện công theo bốn chu trình: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí và chu trình tài chính. Thứ ba, xây dựng mô hình các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện: Nghiên cứu này đã xây dựng và kiểm định mô hình các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện thông qua sự hài lòng của người sử dụng HTTTKT. Bên cạnh ba nhân tố được các nghiên cứu trước xác định là chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống, nhận thức về tính hữu ích của HTTTKT, nghiên cứu này đề xuất thêm nhân tố “đảm bảo chức năng” phù hợp với thực tiễn nhận thức về HTTTKT và đặc thù hoạt động của bệnh viện tại Việt Nam. Bên cạnh những điểm mới và đóng góp về mặt lý luận, luận án cũng có ý nghĩa thực tiễn nhất định: Thứ nhất, kết quả nghiên cứu nhận diện được những yêu cầu mới về nội dung thông tin và phương thức xử lý thông tin trên cơ sở tổng hợp ý kiến khảo sát 238 cán bộ quản lý các cấp và đánh giá thực tế công tác kế toán thông qua điều tra 125 bệnh viện công trên khắp cả nước. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị để điều chỉnh, bổ sung thiết kế HTTTKT nhằm đáp ứng các yêu cầu mới đối với HTTTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay. Thứ hai, nhận diện và phân loại các chi phí phát sinh trong hoạt động của các bệnh viện công từ đó thiết kế các TK chi tiết về chi phí theo hướng kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí đồng thời đề xuất việc phân bổ chi phí chung 8 theo phương pháp Top-down để hướng đến xác định giá thành từng loại dịch vụ y tế, từng trường hợp bệnh, kết quả tài chính riêng cho từng loại hoạt động… Thứ ba, thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện công bao gồm việc thiết kế bộ mã các đối tượng, cấu trúc các tập tin CSDL và mối liên hệ giữa các CSDL cũng như xây dựng quy trình xử lý thông tin theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Đây sẽ là tài liệu tham khảo có ý nghĩa, làm cơ sở để các bệnh viện công vận dụng thiết kế HTTTKT đáp ứng được các yêu cầu mới về thông tin của các đối tượng sử dụng. v. Kết cấu luận án Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài luận án được tổ chức thành bốn chương với nội dung chính như sau: Mở đầu Giới thiệu khái quát về đề tài gồm tính cấp thiết, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, các phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa khoa học và những đóng góp của luận án. Chương 1. Tổng quan nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện Chương này thực hiện tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài nhằm xác định những nội dung nghiên mà đề tài sẽ kế thừa và phát triển cũng như những cơ sở lý luận làm nền tảng nghiên cứu của đề tài. Chương 2. Thiết kế nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu tổng quan, chương này xây dựng các giả thuyết nghiên cứu và xác định các phương pháp nghiên cứu áp dụng để đạt được các mục tiêu nghiên cứu. Chương 3. Kết quả phân tích và nhận diện yêu cầu mới đối với HTTTKT trong các bệnh viện công Chương 3 phân tích mối quan hệ giữa HTTTKT với các HTTT chức năng khác cũng như mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT nhằm hiểu rõ bản chất của HTTTKT tại các bệnh viện công. Sau đó, chương này trình bày kết quả nhận 9 diện các yêu cầu mới đối với HTTTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính cũng như đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu mới này của HTTTKT hiện nay. Cuối cùng, kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện thông qua sự hài lòng của người sử dụng được công bố. Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, chương này cũng xác định các định hướng trong việc thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện công. Chương 4. Thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện công Chương này sẽ trình bày các nội dung thiết kế HTTTKT theo từng chu trình: cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính. Ngoài việc thiết kế bộ mã các đối tượng, cấu trúc các tập tin CSDL và mối liên hệ giữa các CSDL tại các bệnh viện công được thiết kế cụ thể nhằm xây dựng và hoàn thiện HTTTKT đáp ứng các yêu cầu mới của hệ thống trong điều kiện hiện nay. Kết luận Phần này sẽ hệ thống lại các kết quả nghiên cứu, nhận diện những điểm mới về mặt lý luận và thực tiễn cũng như những hạn chế của luận án, đồng thời gợi mở các hướng nghiên cứu mới liên quan. 10 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN 1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT. Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định (Romney và Steinbart, 2012; Richard, Galinas và Wheeler, 2012; Salehi và cộng sự, 2010; Boochholdt, 1999; ...). Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào. Điều này chỉ thực hiện tốt khi nhận thức đúng bản chất của HTTTKT. HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp. Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận để hiểu được bản chất của HTTTKT. 1.1.1.1. Tiếp cận theo phần hành kế toán Hiện nay để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán người ta thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành. Toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng phần hành nhất định như phần hành kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ, kế toán tổng hợp... Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông 11 tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán. Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập. Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất và còn được xem là cách tiếp cận theo phần hành. 1.1.1.2. Tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự hình thành và tồn tại của HTTTKT cho dù hệ thống đó được thực hiện thủ công hay ứng dụng CNTT hiện đại. Tiếp cận HTTTKT chú trọng đến yếu tố con người cũng là một cách tiếp cận phổ biến, trong đó hướng nghiên cứu chủ yếu là các mô hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Mô hình tổ chức công tác kế toán liên quan đến phân công trách nhiệm trong xử lý thông tin kế toán giữa các cấp trong một hệ thống quản lý tùy thuộc vào phân cấp quản lý tài chính. Việc phân công công tác kế toán giữa các cấp quản lý và trong nội bộ từng cấp là cơ sở hình thành nên bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có quan hệ mật thiết với nhau nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán của một tổ chức (Đoàn Xuân Tiên, 2006; Ngô Hà Tấn, Nguyễn Hữu Cường, 2010). Cách thức tổ chức bộ máy kế toán phổ biến là tổ chức theo các phần hành kế toán nhằm theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán cụ thể. Việc tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chính vì thế nghiên cứu về HTTTKT không thể không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Cách tiếp cận theo hướng tổ chức bộ máy kế toán thể hiện được sự phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành phục vụ cho công việc kiểm tra và bảo vệ tài sản. Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ chú trọng đến yếu tố con người và tổ chức bộ máy nhân sự trong hoạt động kế toán, chưa thể hiện rõ nét các mối liên hệ giữa việc