Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở viện máy và dụng cụ công nghiệp

  • Số trang: 58 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24635 tài liệu

Mô tả:

Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trƣờng, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng nhƣ cán bộ nhân viên trong Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Trƣớc tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trƣờng Đại Học Thƣơng Mại đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức đƣợc tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bƣớc vào đời một cách vững chắc và tự tin. Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo, TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, ngƣời đã dành rất nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hƣớng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban Giám đốc cùng toàn thể cô chú, anh chị công tác tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Viện để em có thể nắm bắt đƣợc những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp luôn dồi dào sức khỏe, đạt đƣợc nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Mặc dù, em đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong phạm vi và khả năng cho phép, do kiến thức và khả năng còn nhiều hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự thông cảm, đóng góp và tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn để em có thể hoàn thiện hơn khóa luận của mình. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mai Thƣ GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ ii SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... ii MỤC LỤC .................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .......................................................... v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ..................................................................................... vii Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .......................................................1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................ 1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ..............................................................................1 1.3. Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu ...............................................................................2 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................2 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.6. Kết cấu đề tài ............................................................................................................3 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƢ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP .................5 2.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................................5 2.1.1. Khái niệm cơ bản ...................................................................................................5 2.1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý ................................................................ 8 2.1.3. Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ...........................................9 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp ...................................................................................................................18 2.2.1. Giới thiệu chung về Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp....................................18 2.2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp ..............................................................................................................20 Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƢ Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP ......................................29 3.1. Đặt bài toán .............................................................................................................29 3.1.1. Yêu cầu về nghiệp vụ .......................................................................................... 29 3.1.2. Yêu cầu về chức năng .......................................................................................... 32 3.1.3. Yêu cầu về cơ sở dữ liệu .....................................................................................32 3.1.4. Yêu cầu về giao diện ........................................................................................... 33 3.2. Phân tích hệ thống ..................................................................................................33 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng ................................................................................33 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ iii SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu .......................................................................................... 34 3.2.3. Mô hình liên kết thực thể ER ..............................................................................35 3.2.4. Mô hình quan hệ dữ liệu ...................................................................................... 37 3.3. Thiết kế hệ thống quản lý kho vật tƣ hàng hóa ...................................................... 39 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu .......................................................................................... 39 3.3.2. Thiết kế giao diện ................................................................................................ 42 Phần 4: KẾT LUẬN ....................................................................................................47 4.1. Kết luận chung ........................................................................................................47 4.2. Một số đề xuất định hƣớng phát triển.....................................................................47 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 49 PHỤ LỤC ................................................................................................................... viii GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ iv SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang 2 Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp 3 Hình 2.3. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 11 4 Hình 2.4. Sơ đồ tổ chức Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp 19 5 Hình 2.5. Sơ đồ công ty mẹ - công ty thành viên 20 6 Hình 2.6. Biên bản giao nhận vật tƣ thiết bị kiêm phiếu bảo hành 22 7 Hình 2.7. Phiếu nhập kho 23 8 Hình 2.8. Danh sách hợp đồng mua hàng 24 9 Hình 2.9. Phiếu xuất kho 25 10 Hình 2.10. Danh sách hợp đồng bán hàng 26 11 Hình 2.11. Thẻ kho 27 12 Hình 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng 33 13 Hình 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 34 14 Hình 3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 35 15 37 16 Hình 3.4. Mô hình liên kết thực thể ER của hệ thống Hình 3.5. Mô hình quan hệ dữ liệu của hệ thống 17 Bảng 3.1. Table TÀI KHOẢN 39 18 Bảng 3.2. Table NHẬT KÝ 39 19 Bảng 3.3. Table NHÂN VIÊN 39 20 Bảng 3.4. Table NHÀ CUNG CẤP 39 21 Bảng 3.5. Table KHÁCH HÀNG 40 22 Bảng 3.6. Table VẬT TƢ HÀNG HÓA 40 23 Bảng 3.7. Table CHI TIẾT VẬT TƢ HÀNG HÓA 40 24 Bảng 3.8. Table HỢP ĐỒNG MUA 40 25 Bảng 3.9. Table HỢP ĐỒNG BÁN 41 26 Bảng 3.10. Table PHIẾU NHẬP 41 27 Bảng 3.11. Table PHIẾU XUẤT 41 28 Bảng 3.12. Table THẺ KHO 42 29 Bảng 3.13. Table PHIẾU GIAO HÀNG KIÊM PHIẾU BẢO HÀNH 42 1 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ v 6 8 38 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 30 Hình 3.6. Giao diện kết nối với SQL Server 44 31 Hình 3.7. Giao diện đăng nhập hệ thống 44 32 45 33 Hình 3.8. Giao diện chƣơng trình chính Hình 3.9. Giao diện thay đổi mật khẩu 34 Hình 3.10. Giao diện đăng ký và phân quyền sử dụng 46 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ vi 45 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG VIỆT 1 BC – TK Báo cáo- Thống kê 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 DL Dữ liệu 4 HĐ Hợp đồng 5 HQT CSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 6 HT Hệ thống 7 HTTT Hệ thống thông tin 8 KH Khách hàng 9 MK Mật khẩu 10 NCC Nhà cung cấp 11 NXB Nhà xuất bản 12 N-X-T Nhập- xuất- tồn 13 PBH Phiếu bảo hành 14 PGH Phiếu giao hàng 15 PQ Phân quyền 16 TNHH1TV Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 17 TT Thông tin 18 VTHH Vật tƣ hàng hóa STT GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ vii SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Xã hội hiện nay đang phát triển không ngừng. Kéo theo đó, nhu cầu và đòi hỏi của con ngƣời cũng ngày càng cao hơn. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp trong nền kinh tế phải luôn đổi mới và hoàn thiện mình, việc quản lí doanh nghiệp sao cho chặt chẽ trở thành một nhu cầu cấp thiết. Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, ngành công nghệ thông tin đang ngày một phát triển và trở nên phổ biến. Công nghệ thông tin cung cấp cho doanh nghiệp những giải pháp quản lý nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, thay thế cho việc tính toán, lƣu trữ dữ liệu bằng các phƣơng pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực, trong đó quản lý kho là một lĩnh vực quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc này không dễ thực hiện nếu chỉ sử dụng phƣơng pháp quản lý kho thủ công truyền thống. Vì vậy, các giải pháp công nghệ thông tin trở thành nhu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp. Từ thực tế trên, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” với mục đích vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Qua đó, trau dồi thêm kiến thức cho bản thân cũng nhƣ tích lũy kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Quản lý kho là một trong những vấn đề có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin nhƣ hiện nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý kho, một số công trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho đã đƣợc thực hiện. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Thị Hƣờng, Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic với những chức năng của một chƣơng trình thông dụng (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê, báo cáo). Phần mềm đƣợc xây dựng trên môi trƣờng kém bảo mật thông tin, tốc độ xử lý sẽ giảm nếu dữ liệu vào lớn. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 1 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech” của tác giả Vƣơng Ngọc Quỳnh, Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên HQT CSDL Microsoft Access, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. Phần mềm này chỉ áp dụng đƣợc với một lƣợng dữ liệu vừa đủ, khi lƣợng lƣu trữ tăng phần mềm sẽ không đáp ứng đƣợc. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “HTTT quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng HQT CSDL Visual Foxpro 7.0” của tác giả Nguyễn Chí Thanh, Trƣờng Đại học Khoa Học Tự Nhiên. Đề tài này thƣờng chỉ đƣợc áp dụng cho các cửa hàng có quy mô nhỏ. Phần mềm đƣợc xây dựng trên môi trƣờng máy đơn, kém về bảo mật và không thực thi với ứng dụng mạng. 1.3. Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thông qua quá trình phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện trạng quản lý kho vật tƣ của doanh nghiệp, từ đó đƣa ra đƣợc ƣu, nhƣợc điểm của công tác quản lý kho vật tƣ của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đề xuất phân tích, thiết kế HTTT quản lý kho vật tƣ tại doanh nghiệp. Đề tài còn đƣa ra một số định hƣớng, giải pháp về quản lý kho vật tƣ tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Kết quả cần đạt đƣợc sau khi thực hiện đề tài: Tin học hóa hoạt động quản lý kho vật tƣ của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tƣ trong doanh nghiệp mà không tốn nhiều công sức, giải quyết vấn đề: giúp ngƣời quản lí cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đƣợc đặt ra đó là công tác quản lý kho vật tƣ, hệ thống thông tin trong quản lý kho vật tƣ, phần mềm ứng dụng cho quản lý kho vật tƣ trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu Không gian: Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Thời gian: Từ ngày 4/3/2013 đến 28/4/2013. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 2 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu Dựa vào những kiến thức đã học và thực tế tại doanh nghiệp, em đã lựa chọn các phƣơng pháp sau để thực hiện đề tài: Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của qui trình sẽ đƣợc phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phƣơng pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của qui trình quản lý kho trong thời điểm hiện tại và định hƣớng phát triển trong tƣơng lai. Phƣơng pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của doanh nghiệp; trực tiếp đến kho của doanh nghiệp để quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế. Phƣơng pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu. 1.6. Kết cấu đề tài Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm bốn phần: Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong phần đầu của khóa luận chỉ rõ tính cấp thiết của đề tài, chỉ ra các phƣơng pháp nghiên cứu sẽ đƣợc sử dụng trong đề tài, các mục tiêu, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. Ngoài ra có chỉ ra một vài công trình nghiên cứu có cùng nội dung với đề tài đang thực hiện, từ đó chỉ ra các ƣu, nhƣợc điểm của các công trình đó để có thể rút ra đƣợc những công việc cần làm ở đề tài này. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Trong phần này sẽ nêu ra những lý thuyết liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu. Tiếp đó sẽ giới thiệu chung về doanh nghiệp, nêu ra thực trạng công tác quản lý kho vật tƣ hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, từ đó có thể đánh giá đƣợc các ƣu, nhƣợc điểm của hệ thống hiện tại và đề xuất giải pháp giải quyết. Phần III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Sau khi tìm hiểu kỹ thực trạng và đánh giá đƣợc ƣu, nhƣợc điểm của công tác quản lý kho vật tƣ hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, đề xuất ra đƣợc giải GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 3 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế pháp giải quyết ở phần 2, phần 3 sẽ chỉ rõ các bƣớc tiếp theo của việc phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho vật tƣ tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Phần IV: Kết luận Phần này sẽ tổng hợp, chỉ rõ ra các khía cạnh, nội dung mà bài khóa luận đã làm đƣợc. Ngoài ra, phần cuối cùng của bài khóa luận cũng nêu ra một số kiến nghị cho doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý kho. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 4 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƢ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 2.1. Cơ sở lý luận 2.1.1. Khái niệm cơ bản Dữ liệu Dữ liệu là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tƣợng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là giá trị thô, chƣa có ý nghĩa với ngƣời sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết đƣợc mối liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu diễn dƣới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh). Thông tin Thông tin là ý nghĩa đƣợc rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của ngƣời sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu đƣợc tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tƣợng cụ thể, trong 1 ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hƣớng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trƣờng ngoài. Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp ngƣời, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:  Hệ xử lý dữ liệu: Lƣu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.  Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con ngƣời trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.  Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.  Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đƣa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 5 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và đƣợc chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. Các thành phần của hệ thống thông tin: Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con ngƣời. Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)  Con ngƣời: Con ngƣời là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm đƣợc coi là đối tƣợng trung tâm còn con ngƣời đóng vai trò quyết định. Con ngƣời là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con ngƣời ở đây đƣợc chia thành hai nhóm chính:  Ngƣời xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm ngƣời làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.  Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, ngƣời thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 6 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, đƣợc sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.  Phần mềm: Phần mềm (chƣơng trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm đƣợc viết thông qua ngôn ngữ lập trình.  Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan đƣợc lƣu trữ trên các thiết bị lƣu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều ngƣời sử dụng hay nhiều chƣơng trình ứng dụng với mục đích khác nhau.  Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị đƣợc nối với nhau bằng các đƣờng truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy đƣợc. Ngƣợc lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy đƣợc. Chúng đƣợc hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, nhƣ việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lƣu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. Vai trò của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp:  HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...)  HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trƣờng, đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tƣơng tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài.  HTTT có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trƣờng ngoài, đƣa thông tin ra môi trƣờng ngoài.  HTTT có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp.  HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trƣờng hoặc từ hệ tác nghiệp). GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 7 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  HTTT có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi trƣờng bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức đƣợc đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lƣợng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin. 2.1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS) là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nhƣ lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trƣớc. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp: Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)  Các hệ thống ở mức chiến lƣợc: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lƣợc. ESS hệ thống tƣơng tác cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp.  Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý nhƣ lập GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 8 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa tri thức của con ngƣời với khả năng của môi trƣờng, cải thiện chất lƣợng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định.  Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) là các hệ thống đƣợc thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lƣu trữ, gửi thông báo, tài liệu và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.  Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lƣu trữ dữ liệu giao dịch giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hàng ngày. 2.1.3. Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 2.1.3.1. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đƣa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: - Khảo sát hệ thống đang làm gì. - Đƣa ra đánh giá về hiện trạng. - Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ƣu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 9 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: - Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng đƣợc các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. - Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng đƣợc lƣợc đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lƣu trữ lâu dài các dữ liệu đƣợc sử dụng trong hệ thống. Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lƣợc đồ thu đƣợc ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lƣợc đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế các kiểm soát - Thiết kế phần mềm Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: Lập kế hoạch cài đặt  Biến đổi dữ liệu  Huấn luyện  Các phƣơng pháp cài đặt  Biên soạn tài liệu về hệ thống. 2.1.3.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống đƣợc phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic. Áp dụng phƣơng thức biến đổi: - Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống cũ. - Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống mới Bằng cách trả lời: Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc nhƣ thế nào, làm gì? Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc nhƣ thế nào? GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 10 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Mô tả hệ thống cũ làm việc nhƣ thế nào? Mức vật lý Mô tả hệ thống mới làm việc nhƣ thế nào? Phân tích hệ thống Mức logic Mô tả hệ thống cũ làm gì? Thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống Mô tả hệ thống mới làm gì? Hình 2.3. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ) 2.1.3.3. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.  Phân tích hệ thống thông tin Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trƣờng của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống. Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với ngƣời sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.  Phân tích chức năng Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy đƣợc những chức năng, ƣu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 11 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  Biểu đồ phân cấp chức năng - Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc đƣợc chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Thành phần: + Các chức năng: Đƣợc ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và đƣợc ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.  Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu. - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: + Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. + Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống + Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. - Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: + Chức năng (Tiến trình)  Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin nhƣ tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới đƣợc sinh ra thì đó chƣa phải là chức năng trong BLD.  Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.  Biểu diễn: Tên chức năng + Luồng dữ liệu  Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý.  Cách đặt tên: Danh từ + tính từ Luồng dữ liệu  Biểu diễn: GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 12 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra đƣợc thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý. Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau. + Kho dữ liệu:  Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng.  Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho)  Biểu diễn: Kho dữ liệu Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu Vào Ra Đƣa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Cập nhật Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa cập nhật lại thông tin + Tác nhân ngoài  Tác nhân ngoài là một ngƣời hoặc một nhóm ngƣời nằm ngoài hệ thống nhƣng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ môi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nguồn cug cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống.  Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần). Biểu thị cho một bộ phận, mộtphòng ban hoặc tổ chức.  Biểu diễn: Tên tác nhân Tên tác nhân + Tác nhân trong  Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét nhƣng đƣợc trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 13 SV: Nguyễn Thị Mai Thư Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau đƣợc chỉ ra nhờ ký hiệu này.  Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ  Biểu diễn: Tác nhân trong Tác nhân trong - Các quy tắc xây dựng BLD Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của nó. Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngƣợc lại, tiến trình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó. Các đối tƣợng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể đƣợc vẽ lặp lại. Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra. Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy không cần viết tên luồng. Nhƣng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đó phải đặt tên cho luồng. Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tƣợng chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn) Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tƣợng chỉ có cái vào thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích) - Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngƣời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, ngƣời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ 14 SV: Nguyễn Thị Mai Thư
- Xem thêm -