Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại công ty cổ phần dược hậu giang

  • Số trang: 61 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 51 |
  • Lượt tải: 0
minhtuan

Đã đăng 15929 tài liệu

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH  LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU DƯỢC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HẬU GIANG Giáo viên hướng dẫn: ThS. ĐINH CÔNG THÀNH Sinh viên thực hiện: HUỲNH THỊ KIM THOA Mã số SV: 4094440 Lớp: QTKD Thương Mại – K35 Cần Thơ 2013 Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang LỜI CẢM TẠ Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Cần Thơ, với sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của quý Thầy Cô đã giúp em trang bị được nhiều kiến thức bổ ích và hoàn thành tốt chương trình đào tạo cũng như đề tài tốt nghiệp của mình. Xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của các thầy cô Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh, đặc biệt em xin gởi lời cảm ơn đến thầy Đinh Công Thành đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Chân thành cảm ơn đến Cô Trần Trang Khánh Nhung – Trưởng Phòng Cung ứng – và các anh, chị trong Phòng Cung ứng của Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang đã tạo điều kiện cho em được thực tập và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tập để có thể hoàn thành đề tài này. Do còn hạn hẹp về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nên đề tài không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của quý Thầy Cô để bài viết được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống của mình. Chân thành cảm ơn! Ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực hiện Huỳnh Thị Kim Thoa GVHD: Đinh Công Thành Trang i SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP                            ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Ngày…. tháng…. năm 2013 Thủ trưởng đơn vị (ký tên và đóng dấu) GVHD: Đinh Công Thành Trang ii SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN                         ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Ngày…. tháng…. năm… 2013 Giáo viên hướng dẫn (ký và ghi họ tên) GVHD: Đinh Công Thành Trang iii SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN                            ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Ngày…. tháng…. năm… 2013 Giáo viên phản biện (ký và ghi họ tên) GVHD: Đinh Công Thành Trang iv SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan rằng luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của em, các số liệu và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực và không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực hiện Huỳnh Thị Kim Thoa GVHD: Đinh Công Thành Trang v SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU...........................................................................................1 1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu........................................................................................1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................2 1.2.1 Mục tiêu chung ............................................................................................2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ............................................................................................2 1.3 Phạm vi nghiên cứu............................................................................................2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.......................3 2.1 Cơ sở lý luận ......................................................................................................3 2.1.1 Một số khái niệm .........................................................................................3 2.1.2 Quy trình nghiệp vụ cung ứng......................................................................4 2.1.3 Mục tiêu, vai trò và ý nghĩa của cung ứng nguyên vật liệu trong công ty .....8 2.1.4 Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng .............................................10 2.2 Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................11 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu .....................................................................11 2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu..........................................................................11 CHƯƠNG 3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY VÀ PHÒNG CUNG ỨNG ..........................12 3.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty.................................12 3.1.1 Giới thiệu về công ty..................................................................................12 3.1.2 Nhiệm vụ chức năng của các phòng ban ....................................................16 3.1.3 Hệ thống phân phối....................................................................................18 3.1.4 Hình thức kinh doanh.................................................................................20 3.1.5 Tình hình nhân sự ......................................................................................20 3.2 Giới thiệu chung về phòng cung ứng ................................................................21 3.2.1 Sơ đồ tổ chức.............................................................................................21 3.2.2 Trách nhiệm, quyền hạn.............................................................................21 3.2.3 Tình hình nhân sự ......................................................................................22 3.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang ..........22 3.3.1 Phân tích tình hình doanh thu.....................................................................24 3.3.2 Phân tích tình hình chi phí .........................................................................25 3.3.3 Phân tích tình hình lợi nhuận .....................................................................26 3.4 Tốc độ tăng trưởng của Công ty cổ phần Dược Hậu Giang...............................26 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HẬU GIANG.....................................................................................27 4.1 Thực trạng của hoạt động cung ứng trong 3 năm từ 2010 – 2012......................27 4.1.1 Quy trình thu mua nguyên liệu tại công ty..................................................27 4.1.2 Tình hình sử dụng nguyên liệu của công ty trong 3 năm 2010 – 2012 ........32 4.1.3 Tình hình nhập khẩu nguyên liệu ...............................................................34 4.1.4 Thị trường cung ứng nguyên liệu ...............................................................35 4.2 Đánh giá kết quả của hoạt động cung ứng ........................................................36 4.2.1 Tính chính xác trong việc dự báo nhu cầu ..................................................36 4.2.2 Khả năng cung cấp nguyên liệu của nhà cung ứng .....................................37 4.2.3 Khả năng đáp ứng nguyên liệu so với năng lực sản xuất ............................37 GVHD: Đinh Công Thành Trang vi SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang 4.3 Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng....................................................38 4.3.1 Yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp........................................................39 4.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp..........................................................39 CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG ....44 5.1 Những thành tựu đạt được và tồn tại cần khắc phục..........................................44 5.1.1 Những thành công cần phát huy.................................................................44 5.1.2 Những tồn tại cần khắc phục......................................................................44 5.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng.......................................45 5.2.1 Nâng cao năng lực sản xuất........................................................................45 5.2.2 Chủ động nguồn nguyên liệu và giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu ....................................................................................................45 5.2.3 Phát triển, duy trì các nguồn cung cấp ổn định và bền vững .......................45 5.2.4 Phối hợp nhịp nhàng và liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty ...........................................................................................................................46 5.2.5 Dự trữ nguyên phụ liệu ở mức tối ưu .........................................................47 5.2.6 Chiến lược vận tải thích hợp ......................................................................47 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................................48 6.1. Kết luận...........................................................................................................48 6.2. Kiến nghị.........................................................................................................48 6.2.1 Đối với công ty ..........................................................................................48 6.2.2 Đối với Nhà nước ......................................................................................49 TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................50 GVHD: Đinh Công Thành Trang vii SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang DANH MỤC BIỂU BẢNG Trang Bảng 3.1 Tổng số nhân sự của DHG Pharma qua các năm 2010 – 2012.....................20 Bảng 3.2 Tình hình nhân sự phòng cung ứng .............................................................22 Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Dược Hậu Giang trong 3 năm 2010 – 2012 .......................................................................................................23 Bảng 3.4 Kết quả thực hiện so với kế hoạch kinh doanh trong 3 năm 2010 – 2012 ....24 Bảng 3.5 Cấu trúc chi phí của DHG Pharma qua các năm 2010 – 2012 .....................25 Bảng 4.1 Tình hình sử dụng một số nguyên liệu của DHG Pharma trong 3 năm 2010 – 2012...........................................................................................................................33 Bảng 4.2 Danh sách một số loại nguyên liệu và giá trị nhập khẩu của từng loại trong 3 năm 2010 – 2012 .......................................................................................................34 Bảng 4.3 Tổng giá trị nhập khẩu nguyên liệu trong 3 năm 2010 – 2012 .....................35 Bảng 4.4 Danh sách một số nhà cung ứng dược liệu ngoài nước................................36 Bảng 4.5 Sản lượng sản xuất thuốc thực tế theo dạng bào chế giai đoạn 2010 – 2012 .... ..................................................................................................................................38 Bảng 4.6 Thống kê giá trung bình của một số loại nguyên liệu chủ yếu của các năm 2010 – 2012...............................................................................................................42 GVHD: Đinh Công Thành Trang viii SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang DANH MỤC HÌNH Trang Hình 2.1 Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung ứng............................................................6 Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Dược Hậu Giang........................15 Hình 3.2 Sơ đồ hệ thống kênh phân phối của DHG – Pharma ....................................18 Hình 3.3 Cơ cấu nhân sự DHG Pharma phân theo chức năng.....................................20 Hình 3.4 Sơ đồ tổ chức Phòng cung ứng ....................................................................21 Hình 3.5 Đồ thị biểu diễn kết quả kinh doanh của DHG Pharma trong 3 năm 2010 – 2012...........................................................................................................................24 Hình 3.6 Tốc độ tăng trưởng của DHG Pharma qua các năm .....................................26 Hình 4.1 Quy trình thu mua nguyên liệu ....................................................................27 Hình 4.2 Quy trình thực hiện nhu cầu sản phẩm.........................................................28 Hình 4.3 Tiến trình lựa chọn nhà cung ứng ................................................................29 Hình 4.4 Tiến trình mua hàng ....................................................................................31 Hình 4.5 Quá trình tiếp nhận hàng hóa.......................................................................32 Hình 4.6 Đồ thị về năng lực sản xuất của Công ty cổ phần Dược Hậu Giang qua các năm từ 2006 – 2012 ...................................................................................................37 GVHD: Đinh Công Thành Trang ix SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DHG Pharma Công ty cổ phần Dược Hậu Giang. ASEAN Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á. CPI Chỉ số giá tiêu dùng. GDP Tổng giá trị sản phẩm quốc nôi. GMP Thực hành tốt sản xuất thuốc. GLP Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc. GSP Thực hành tốt bảo quản thuốc. GPP Thực hành tốt quản lý nhà thuốc. SOP Quy trình điều hành chuẩn. ISO 9001:2000 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. ISO/IEC 17025 Tiêu chuẩn quốc tế quy định về những yêu cầu chung đối với năng lực của phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn. GVHD: Đinh Công Thành Trang x SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu Cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì hoạt động cung ứng cũng ngày càng phát triển và hoàn thiện. Từ chỗ chỉ là hoạt động mua bán đơn giản, được thực hiện bằng tay, đến nay cung ứng đã được khẳng định là một nghề chuyên môn, năng động. Các nhà quản trị cung ứng đang thực sự trở thành các nhà quản trị sản xuất từ bên ngoài của tổ chức, góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì vai trò của cung ứng trong doanh nghiệp ngày càng được khẳng định. Mọi doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ,…và cung ứng chính là hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu đó của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức. Trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa với nền kinh tế thế giới, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, cung ứng đã thực sự trở thành vũ khí sắc bén giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nếu hoạt động cung ứng tốt: cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, thiết bị, nguyên liệu,… thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng với năng suất cao, tiết kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành thấp, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng và nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức. Cùng với hoạt động cung ứng tốt thì nguồn nguyên liệu tốt và ổn định cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này càng quan trọng hơn khi sản phẩm làm ra lại là dược phẩm vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Hiện nay, tuy ngành dược phẩm đang trong tình trạng phát triển mạnh nhưng vẫn còn phát triển chưa cân đối. Tuy ngành dược nước ta tập trung vào công nghiệp điều chế thuốc nhưng ta vẫn chưa xây dựng được ngành sản xuất nguyên liệu. Theo Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế), hiện Việt Nam mới đáp ứng được 50,18% nhu cầu sử dụng thuốc, nhưng 90% nguyên liệu sản xuất phải nhập khẩu từ nước ngoài. Sự phụ thuộc này khiến ngành dược Việt Nam đang gặp không ít rủi ro do biến động tỷ giá, giá cả nguyên liệu, rủi ro chất lượng nguyên liệu . Năm 2012, Việt Nam đã chi trên 3,5 tỷ USD để nhập khẩu dược phẩm và nguyên phụ liệu dược phẩm, trong đó, kim ngạch nhập khẩu dược phẩm chiếm 50% tỷ trọng, với 1,7 tỷ USD, tăng 20,72% so với năm 2011, tính riêng tháng 12/2012, kim ngạch nhập khẩu dược phẩm tăng 3,4% so với tháng liền kề trước đó là 152,3 triệu USD. Việc phụ thuộc quá nhiều vào nguồn dược liệu nước ngoài khiến cho giá thuốc trong nước luôn chịu tác động từ biến động giá của Thế giới và tỷ giá giữa VND và ngoại tệ. Trước tình hình đó thì việc tìm và hợp tác với các nhà cung ứng để có được một nguồn nguyên liệu ổn định với giá cả cạnh tranh là điểm quyết định mấu chốt trong cuộc chạy đua trên thị trường dược phẩm. Tại thời điểm mà tiến bộ khoa học ngày càng không ngừng phát triển thì việc cạnh tranh bằng công nghệ kỹ thuật không còn đóng vai trò quyết định, thay vào đó chuỗi cung ứng và quản lý tốt chuỗi cung ứng mới đóng vai trò chiến lược trong việc cạnh tranh. Chính vì điều đó mà vai trò của hoạt động cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang càng quan trọng. Thấy được tầm quan trọng của GVHD: Đinh Công Thành Trang 1 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang hoạt động cung ứng nguyên liệu dược tại công ty, đề tài “Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang” sẽ góp phần làm rõ thực trạng cũng như những tồn tại, hạn chế trong hoạt động cung ứng hiện tại, từ đó đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động cung ứng tại công ty. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng và đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng nguyên liệu dược tại công ty Cổ phần Dược Hậu Giang (DHG Pharma) trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2012, từ đó đề ra những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu hoạt động cung ứng nguyên liệu tại công ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm. - Phân tích thực trạng và đánh giá kết quả của hoạt động cung ứng nguyên liệu dược tại công ty. - Phân tích và xác định những nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng. - Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng tại công ty. 1.3 Phạm vi nghiên cứu Đề tài được thực hiện tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang trong khoảng thời gian từ tháng 12/2012 – 02/2013. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động cung ứng nguyên liệu cùng với quy trình cung ứng đã và đang được áp dụng tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang. Ngoài ra cách thức quản lý và điều hành hoạt động của phòng cung ứng cũng là đối tượng nghiên cứu của đề tài. GVHD: Đinh Công Thành Trang 2 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số khái niệm * Cung ứng là gì? Theo giáo trình Kinh tế doanh nghiệp thương mại của trường đại học Thương Mại do PGS.TS Phạm Công Đoàn – TS.Nguyễn Cảnh Lịch đồng chủ biên, cung ứng hàng hóa trong doạnh nghiệp thương mại được hiểu như sau: “Cung ứng hàng hóa là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại”. Bám sát vào định nghĩa trên và thay thế “hàng hóa” bằng “nguyên liệu” ta có thể hiểu “cung ứng nguyên liệu chính là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”. Một định nghĩa khác theo sách Quản trị cung ứng do PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (chủ biên) và PGS.TS Bùi Lê Hà (biên soạn),2002 thì hoạt động cung ứng được đề cập như sau: Trong thực tế khi nói đến hoạt động cung ứng, người ta có thể dùng các từ: - Mua hàng/ Mua sắm (Purchasing) - Thu mua (Procurement) - Quản trị cung ứng (Supply management) Ba khái niệm này hoàn toàn không trùng khớp với nhau mà là ba bước phát triển của hoạt động cung ứng. 2.1.1.1 Mua hàng/ Mua sắm (Purchasing) là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ,… để phục vụ cho hoạt động của tổ chức. * Các hoạt động đó bao gồm: - Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc,… cần cung cấp. - Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ tổ chức, xác định lượng hàng hóa thực sự cần mua. - Xác định các nhà cung ứng tiềm năng. - Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng. - Đàm phán với nhà cung ứng tiềm năng. - Phân tích các đề nghị. - Lựa chọn nhà cung ứng. - Soạn thảo đơn đặt hàng/ hợp đồng. - Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc. - Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng. 2.1.1.2 Thu mua (Procuremennt) là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng các chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược. * Cụ thể thu mua bao gồm các hoạt động: - Tham gia vào việc phát triển nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật. GVHD: Đinh Công Thành Trang 3 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang - Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị. - Thực hiện các nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu. - Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng. - Quản trị chất lượng của các nhà cung ứng. - Quản lý quá trình vận chuyển. - Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng sử dụng lại các nguyên vật liệu,… 2.1.1.3 Quản trị cung ứng (Supply Management) là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật, thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lược. * Những hoạt động cụ thể của quản trị cung ứng là: - Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trước với nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhóm chức năng chéo. - Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua. - Sử dụng nhóm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chọn nhà cung ứng. - Sử dụng thỏa thuận hai bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các nhà cung ứng để phát triển mối quan hệ thân thiết và mối quan hệ có lợi cho cả đôi bên với những nhà cung ứng chủ yếu cũng như để quản lý chất lượng và chi phí. - Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng của công ty. - Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho nguyên vật liệu chủ yếu. - Tiếp tuc quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng. - Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp. 2.1.2 Quy trình nghiệp vụ cung ứng 2.1.2.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị a) Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý hàng tồn kho. Phòng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở: - Phiếu yêu cầu vật tư - Bảng dự toán nhu cầu vật tư Trong trường hợp nhu cầu chỉ phát sinh một lần, thì có thể sử dụng bản kê vật tư kỹ thuật. Nhu cầu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng công thức: * Trường hợp 1: chỉ sản xuất một loại sản phẩm Nj = p x q j Trong đó: Nj: Nhu cầu vật tư j để sản xuất sản phẩm p: số sản phẩm cần sản xuất qj: mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm * Trường hợp 2: sản xuất nhiều loại sản phẩm Nj = p i x q j (i = 1, n) Trong đó: Nj: Nhu cầu vật tư j để sản xuất sản phẩm Pi: số sản phẩm i cần sản xuất qj: mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm i GVHD: Đinh Công Thành Trang 4 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang b) Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hoàn chỉnh và tính chính xác của chúng. Trên cơ sở đó tổng hợp nhu cầu của từng loại vật tư. Điều đặt biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ ràng, đầy đủ, chính xác. c) Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm Xác định nhu cầu là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng nên nó mang một ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc đảm bảo vật tư cho sản xuất có được kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại,… hay không, một phần lớn do việc tính toán nhu cầu vật tư quyết định. Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức – Tồn kho – Lượng vật tư mà tổ chức/ doanh nghiệp có thể tự sản xuất. Vì vậy để xác định lượng vật tư cần mua thì sau khi tổng hợp được nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể, tiếp theo bộ phận cung ứng phải kiểm tra hàng tồn kho (kiểm tra trên sổ sách giấy tờ, máy tính và đối chiếu với tồn kho thực tế). Nếu loại vật tư nào trong kho còn đủ đáp ứng nhu cầu thực tế thì không cần mua thêm. Tiếp đó một vấn đề hết sức quan trọng cần phải giải quyết là tự sản xuất hay đi mua? Để giải quyết việc này thì bộ phận cung ứng hay nhóm chức năng chéo cần cân nhắc kỹ các yếu tố: - Năng lực nhàn rỗi của tổ chức/ doanh nghiệp. - Khả năng làm việc tại nhà (nhân lực, trang thiết bị, các khả năng trong tương lai) - Yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế (chi phí cần tăng thêm; phân bố chi phí quản lý như thế nào,…) - Độ tin cậy của các nguồn cung ứng. - Các mối quan hệ thương mại. - Điều kiện làm việc ổn định. - Sử dụng các nguồn lực khác. * Căn cứ để xác định nhu cầu vật tư: - Kế hoạch sản xuất – kinh doanh Kế hoạch sản xuất – kinh doanh là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch cho cung ứng vật tư. Mục tiêu của kế hoạch sản xuất là sắp xếp sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của công ty, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong công ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt, đúng lịch trình đã định, với tổng chi phí thấp nhất. - Mức và định mức sử dụng vật tư + Mức sử dụng nguyên vật liệu là lượng hao phí nguyên vật liệu cần thiết cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (hoặc hoàn thành một khối lượng công việc) đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định, trong các điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch. + Định mức sử dụng vật tư là một quá trình hoạt động thống nhất được tổ chức có khoa học và có kế hoạch để xây dựng mức sử dụng vật tư và áp dụng mức ấy vào sản xuất. d) Dự báo nhu cầu Dự báo nhu cầu là báo trước khả năng sẽ xảy ra cho kỳ tương lai bằng một số liệu thống kê cụ thể, hay bằng một viễn cảnh được mô tả bằng lời văn hoặc bằng một cách mô tả nào khác trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng của hiện tượng nghiên cứu trong quá khứ và hiện tại. GVHD: Đinh Công Thành Trang 5 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang Dự báo nhu cầu có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động cung ứng vật tư, kết quả dự báo giúp: - Dự báo được nhu cầu vật tư, một khi chưa có được số liệu chính xác về kế hoạch sản xuất và mức sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm. - Lập được kế hoạch cung ứng vật tư. - Tính toán được lượng dự trữ cần thiết. Từ đó giúp giảm được chi phí cho hoạt động cung ứng, tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả hoạt động cung ứng nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. 2.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cung ứng Ngay sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu lựa chọn nhà cung ứng. - Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên thì điều tra thêm để chọn nguồn cung ứng tốt nhất. - Đối với loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải đầu tư nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng. Giai đoạn khảo sát Giai đoạn lựa chọn Giai đoạn đàm phán Giai đoạn thử Không Đạt yêu cầu Có Quan hệ lâu dài Hình 2.1 Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung ứng * Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung ứng - Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có); - Các thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin; - Các thông tin có được qua các cuộc điều tra; - Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư; - Xin ý kiến các chuyên gia,… * Giai đoạn lựa chọn: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành: - Xử lý, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của các nhà cung cấp; - So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu; - Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được; - Chọn nhà cung cấp chính thức. GVHD: Đinh Công Thành Trang 6 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang * Giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng: Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị - Giai đoạn tiếp xúc - Giai đoạn đàm phán - Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng - Giai đoạn rút kinh nghiệm. * Giai đoạn thử nghiệm: Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn. - Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu - Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác. 2.1.2.3 Soạn thảo đơn đặt hàng Sau khi chọn được nhà cung ứng thì tiến hành lập đơn đặt hàng/ hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng một trong hai cách sau: - Cách 1: Người mua lập đơn hàng – quá trình giao dịch bằng thư, fax, email,… (hoàn giá) – nhà cung ứng chấp nhận đơn đặt hàng/ ký hợp đồng. - Cách 2: Người mua lập đơn đặt hàng – quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp – ký kết hợp đồng cung ứng. 2.1.2.4 Tổ chức thực hiện đơn hàng/ hợp đồng Khi đơn hàng đã được chấp nhận/ hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng thường xuyên nhắc nhở nhà cung ứng để họ giao hàng theo đúng yêu cầu. Và tùy từng trường hợp cụ thể, sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/ hợp đồng. * Trường hợp 1: Nguồn cung ứng nội địa - Nhận hàng tại cơ sở của người bán/ nhà cung ứng + Đến cơ sở của người bán nhận hàng. + Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa cả về mặt số lượng và chất lượng. + Kiểm tra hóa đơn và các chứng từ khác. + Đối chiếu hàng hóa với chứng từ. + Nhận hàng – thanh toán. + Vận chuyển hàng về. - Người bán/ nhà cung ứng giao hàng tại cơ sở của người mua/ người đặt hàng. Kiểm tra xem hàng được giao có phải là hàng của mình không, bằng cách kiểm tra các ghi chú của nhà cung ứng so với đơn đặt hàng. Nếu tất cả đều khớp thì tiến hành các bước tiếp theo sau: + Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải. + Kiểm tra hàng hóa được giao có khớp với đơn đặt hàng hay không. + Ký vào các chứng từ cần thiết. + Ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho. + Kiểm tra kỹ hóa đơn và tiến hành thanh toán. + Đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm. + Hoàn tất đơn đặt hàng, lưu trữ hồ sơ. * Trường hợp 2: Nguồn cung ứng ở nước ngoài/ nhập khẩu + Thực hiện các công việc bước đầu của khâu thanh toán. + Xin giấy phép/ làm thủ tục nhập khẩu. GVHD: Đinh Công Thành Trang 7 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang + Thuê phương tiện vận tải. + Mua bảo hiểm hàng hóa. + Kiểm tra chứng từ - nhận bộ chứng từ. + Làm thủ tục hải quan. + Nhận hàng. + Kiểm tra hàng nhập khẩu. + Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại. + Hoàn tất thủ tục thanh toán. + Thanh lý hợp đồng. 2.1.2.5 Nhập kho nguyên liệu – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu Sau khi tiếp nhận nguyên liệu, bộ phận kho – quản lý vật tư của Phòng cung ứng cần làm tốt các công việc: - Nhập kho. - Bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại nguyên liệu). - Cấp nguyên liệu cho các bộ phận có nhu cầu. 2.1.3 Mục tiêu, vai trò và ý nghĩa của cung ứng nguyên vật liệu trong công ty 2.1.3.1 Mục tiêu của quản trị cung ứng - Ở cấp cao: Các nhà lãnh đạo yêu cầu bộ phận cung ứng phải đạt được mục tiêu “5 đúng” : + Đúng chất lượng – of the Right Quality. + Đúng nhà cung ứng – from the Right Supplier. + Đúng số lượng – in the Right Quantity. + Đúng thời điểm – at the Right Time. + Đúng giá – at the Right Price. - Ở bộ phận quản trị chiến lược, người ta đặt ra 8 mục tiêu: + Đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tuc, ổn định. + Mua được hàng với giá cả cạnh tranh. + Mua hàng một cách khôn ngoan. + Dự trữ ở mưc tối ưu. + Phát triển nguồn cung ứng hữu hiệu và đáng tin cậy. + Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng hiện có. + Tăng cường hợp tác với các phòng ban khác trong công ty. + Thu mua hàng một cách có hiệu quả. Cụ thể:  Đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục, ổn định.  Mua được hàng với giá cạnh tranh.  Mua hàng một cách khôn ngoan.  Dự trữ ở mức tối ưu.  Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy.  Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện có.  Tăng cường hợp tác với các phòng ban khác trong công ty.  Thực hiện mua hàng – cung ứng một cách có hiệu quả. - Ở bộ phận cung ứng: (bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính chiến thuật) Mục tiêu của bộ phận này là hoàn thành tốt các kế hoạch mua hàng/ cung ứng được lập ra. 2.1.3.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh * Cung ứng là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong mọi tổ chức: GVHD: Đinh Công Thành Trang 8 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu dược tại Công ty cổ phần Dược Hậu Giang Mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều cần có các hoạt động sau: - Sáng tạo (Creation): phải có ý tưởng và khả năng sáng tạo không ngừng - Tài chính (Finance): thu hút vốn và quản lý nguồn vốn - Nhân sự (Personel): quản lý nguồn nhân lực - Mua hàng (Purchasing): thu mua nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ,… để phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp - Sản xuất, chế biến (Conversion): tổ chức sản xuất, chế biến nguyên vật liệu thành sản phẩm - Phân phối (Distribution): tiếp nhận và bán các hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp làm ra Như vậy mọi doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ,… Cung ứng là hoạt động nhằm đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp – cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức. * Cung ứng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu của doanh nghiệp là tạo ra nhiều lợi nhuận. Để đạt mục tiêu đó, cần có: Machines – máy móc Manpower – nhân lực 5M Materials – nguyên vật liệu Money – tiền Management – quản lý Trong đó, hoạt động cung ứng đảm bảo 2 yếu tố: máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu. Nếu hoạt động cung ứng tốt: cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu; với máy móc đạt chất lượng tốt, công nghệ tiên tiến, nguyên vật liệu tốt, giá rẻ,… thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng, với năng suất cao, tiết kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức. * Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc cho sản xuất có 2 nguồn: - Nguồn 1: doanh nghiệp tự sản xuất - Nguồn 2: thu mua, đặt hàng từ bên ngoài Cùng với sự phát triển của phân công lao động xã hội thì nguồn 2 ngày càng trở nên quan trọng hơn. Nếu cung ứng làm tốt chức năng của mình: cung cấp nguyên vật liệu đúng tên gọi và chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian và với chi phí thấp, thì sản xuất sẽ tiến hành liên tục, nhịp nhàng, mang lại hiệu quả cao; còn ngược lại thì sản xuất sẽ bị gián đoạn và hiệu quả thấp. Do vậy cung ứng chính là người điều phối sản xuất từ bên ngoài. 2.1.3.3 Ý nghĩa của quản trị cung ứng - Đảm bảo cho sản xuất tiến hành một cách liên tục, nhịp nhàng. - Tạo điều kiện nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, kích thích các hoạt động sang tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra các năng lực sản xuất mới. GVHD: Đinh Công Thành Trang 9 SVTH: Huỳnh Thị Kim Thoa
- Xem thêm -