Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty tnhh truyền thông mật mã

  • Số trang: 61 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP PHẦN MỞ ĐẦU a. Đặt vấn đề: Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng . Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân. Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể. http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) . ( theo phân tích của báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tấn) Công ty TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống còn của công ty. Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty Mật Mã mang lại chủ yếu là từ các mối quan hệ. Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanh thu chủ yếu. Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định hướng phát triển mới trong tương lai. Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương lai. b. Mục tiêu nghiên cứu: Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:  Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty.  Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty. Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:  Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.  Những điều được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu.  Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty. 1 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH  c. ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Hiểu rõ được thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty. Phƣơng pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách: - Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty. - Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người. Đối tượng nghiên cứu: - Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế của công ty Truyền Thông Mật Mã. - Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty. d. Hạn chế của đề tài: Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn. e. Kết cấu đề tài: Đề tài sẽ gồm 4 phần chính. Thứ nhất là nêu lên một số vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam nhằm giúp chúng ta có kiến thức cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện và để có một cái nhìn nhận tổng quát về tình hình tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay. Sau đó là giới thiệu về đơn vị thực tập để thấy được những vấn đề trong cấc trúc hoạt động của công ty để từ đó có cơ sở để phân tích thực trạng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty và đưa ra giải pháp tổng thể cho quy trình tổ chức sự kiện. 2 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. 1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức. ( trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch ) 1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp. Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:  Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên….  Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm… Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.  Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. 3 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP  Crisic Management: quản lý khủng hỏang.  Government Relations: quan hệ với chính phủ.  Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.  Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.  Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện. Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công. Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng. Hội chợ. Hội nghị, hội thảo, họp báo. Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng. Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang. Chương trình team building… Các kỳ nghỉ, các ngày lễ. Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu. Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering). Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao) Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: o Theo địa điểm làm event. Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm… Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao… 4 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH o Theo mục đích của event. a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ… ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá… b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm. c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt. Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu. d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng. Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới. e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty. Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính: - Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo. - Hai là: quảng bá cho thương hiệu. - Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau. f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi. Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. 5 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận. b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận. - Event do nội bộ công ty tự tổ chức. Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa… Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện. 1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện. Hình thành concept Thiết kế sự kiện Lập kế họach Triển khai thực hiện và giám sát Kết thúc Tiến hành tổ chức Đánh giá 6 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện ( Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm -đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện ) Bƣớc 1: hình thành concept  Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp.  Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event.  Đối tượng chính của event.  Địa điểm.  Thời gian diễn ra sự kiện.  Ngân sách.  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả. Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). Bƣớc 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo. Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point. - Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá. Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Nội dung chính thường gồm: 7 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP - Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần. - Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình. - Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn. - Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thiết phục. Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event. - Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm… - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ. - Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event. - Cấu trúc nhân sự nhóm là event. - Kinh phí dự kiến. - Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event. Tại sao họ nên chọn agency của bạn. Bước 3: lập kế họach Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện-giám sát các họat động đó một cách chi tiết nhất. Kế họach càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện. Địa điểm Ăn uống, quà tặng Đội hậu cần Đội kỹ thuật Đội tổ chức Đội F&B Đội trang trí 8 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Event manager + điều hành chương trình Thiết kế sắp xếp Tiền tài trợ, tiền vé Đội giao tế Đội tài chính đối ngọai Báo chí, khách mời Đội thu ngân Nội dung chương Đội chương trình trình, người biểu diễn Đội hành chính , giấy tờ Giấy phép, in ấn Hình 2:mô hình tổ chức nhân sự cho một event (Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm - đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện ) Giải thích sơ đồ nhân sự: - Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí toàn bộ sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân khấu,….Thường thì đội kỹ thuật và đội trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty event. Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trình chiếu power point. - Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn…. xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện. - Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chương trình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình. Và giải thích tất cả các vấn đề thắc mắc cuả họ. Nếu chương trình này do công ty event tự tổ chức thì do công ty event đảm nhiệm toàn bộ công việc giao tế, còn nếu chương trình được làm cho khách hàng thì công việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp. 9 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH - ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ xin công văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ thuê mặt bằng….để cho chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn trong nội dung chương trình đã đề ra. - Event manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành toàn bộ đội ngũ thực hiện chương trình, người quản lý chương trình phải nắm hết toàn bộ tiến độ công việc đang diễn ra từ việc nhận thông tin từ các đội, để có thiệp can thiệp kịp thời giải quyết các tình huống xấu có thể xảy ra. Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach : Những công việc cần làm: kế họach tài chính, kế họach truyền thông, kế họach tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế họach biểu diễn, vấn đề an ninh, ngọai giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng event mà có kế họach có danh sách những việc cần làm khác nhau. Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event . Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.  Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ phận..  Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngòai (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)  Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang đựơc triển khai. Bước 5: tiến hành tổ chức  Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn.  Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải qyết tại chỗ. 10 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Bước 6: kết thúc. Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng(repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… Bước 7: đánh giá Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. II. Tình Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam. 2.1. Tình hình chung và những cột mốc về event. 2.1.1 Tình hình chung Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng. Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA ( là công ty nghiên cứu chuyên nghiệp được hình thành từ giám đốc nghiên cứu, giám đốc tiếp thị, giám đốc fieldword từng tu nghiệp ở nước ngoài, từng làm việc cho các công ty nghiên cứu thị trường và các công ty sản xuất đa quốc gia như AC NIELSEN, PHILIP MORRIS, UNILEVER, LAVIE, NFO. Từ năm 2002, FTA là thành viên chính thức của ESOMAR là hiệp hội các công ty nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp thế giới với chuẩn chất lượng ICC/ESOMAR) cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã gần mức 5000 công ty. Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu quả trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, Big Solution. Trong khi đó những công ty chuyên tổ chức sự kiện đựơc thành lập từ những công ty quảng cáo đang ngày một phát triển theo cấp số nhân. 11 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo bài bản, chính quy mà chủ yếu là học về sự thành bại của mỗi event và từ chính đòi hỏi của khách hàng. Tuy nhiên, gần đây đã có một số trung tâm chuyên tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp và có một bước tiến sâu hơn. Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx Một vài hình ảnh về các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution. - Pro event : là công ty chuyên về tổ chức các buổi hòa nhạc, lễ hội, sự kiện của công ty, hay các sự kiện đặc biệt. Hiện tại công ty có tổng cộng 7 chi nhánh, bên cạnh đó công ty còn cung cấp các thiết bị âm thanh, đèn chiếu sáng cho các sự kiện quang trọng. - Công ty Le Bros: được thành lập từ tháng 9/2002 với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo chủ chốt của HQ Vision. Le Bros hiện nay đã trở thành một trong những công ty quảng cáo, PR và tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Khách hàng của Le Bros bao gồm nhiều tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp Việt Nam lớn, các tổ chức quốc tế, các cơ quan nhà nước và nhiều cơ quan truyền thông. Kinh nghiệm của Le Bros bao trùm nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, từ dầu khí đến viễn thông, từ ô tô - xe máy đến hàng điện tử; từ ngân hàng, tài chính, bảo hiểm đến truyền thôn; từ hàng xa xỉ đến các lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh… Le Bros còn khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông cho các show thời trang, đặc biệt là các chương trình của Đẹp Fashion Show . - Công ty Cool Events: công ty đã từng tổ chức một số show diễn như “ Đêm Trắng” nhằm ủng hộ phong trào vì nạn nhân chất độc màu da cam do báo Tuổi Trẻ, NVH Sinh Viên TP.HCM và công ty Cool Events tổ chức hay đêm hội ngộ của Sao Mai điểm hẹn. 12 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH - ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Công ty Big Solution: cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến quảng cáo, thiết kế đồ họa Thiết kế đồ hoạ là mảng thiết kế logo, maquette, brochure, tờ rơi, nhãn mác... 2.1.2 Những cột mốc về event - Năm 1990: cuộc thi tiếng hát truyền hình lần thứ nhất do Đài Phát Thanh Truyền Hình TP.HCM tổ chức, đây có thể được xem là event lớn đầu tiên tại Việt Nam. - Năm 1994: chương trình duyên dáng Việt Nam lần 1 do báo Thanh Niên tổ chức là event lớn thứ 2 tại Việt Nam, chương trình này hòan thiện khỏang 70% các khâu tổ chức, đặt nền móng cho nghề event và các họat động liên quan. - Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển và hòan thiện không ngừng của nghề event cũng như các họat động liên quan (họp báo, ra mắt sản phẩm mới..) như lễ ra mắt nhà máy Cocacola Việt Nam, sự xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng (Trương Ngọc Hữu, Beckham, Birain), event ra mắt Ford Focus (mô hình Ford Focus bay) tại nhà thi đấu quân khu 7. - Gần đây nhất năm 2009, có thể kể đến sự kiện tổ chức quy mô cũng tại nhà thi đấu quân khu 7 cho nhãn hàng Clearmen, sự kiện đã rất thu hút giới trẻ do sự kết hợp độc đáo giữa cuộc thi tâng bóng nghệ thuật free style với show nhạc rock hòanh tráng. nguồn: http://f-event.com.vn/f@rum/showthread.php?t=1025 2.2. Xu hƣớng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.  Xu hướng dùng tổ chức sự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp. 13 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một họat động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay. Đây là một công việc rất quan trọng đối với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng một cách nhanh, hiệu quả nhất và nói lên họ là ai. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hế sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất “Pollynne Ibasco-một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá hương hiệu, tổ chức event cho biết ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và để lại dấu ấn. Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam.  Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng doanh nghiệp. Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại…, nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này. Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức event có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt, với tính thẩm mỹ, sáng tạo cao. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu của sản phẩm và thậm chí thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Cũng chính vì lý do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc lựa chọn nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event. 14 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH 2.3. ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Đặc tính của các doanh nghiệp họat động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam. Chỉ cần lên mạng tìm kiếm với từ khóa là công ty tổ chức sự kiện, thì chúng ta sẽ nhận được một danh sách dài các công ty có đầy đủ website, hình ảnh, những chương trình đã làm…. một cách đầy đủ. Qua đó cũng thấy dược rằng thị trường này đang rất là hấp dẫn.Tuy nhiên tất cả những thông tin về các doanh nghiệp cung cấp trên mạng có thật sự là đúng với thực lực của công ty hay không là điều đáng phải nói. Hay nói cách khác đó là những hình thức PR của các công ty, họ đã thổi phồng thực lực của mình lên quá mức cũng chỉ nhằm mục đích quảng bá đối với khách hàng, để khách hàng tìm đến với họ. Nghề tổ chức sự kiện là một nghề mới ,nó thật sự dành cho những người năng động nên rất thích hợp cho giới trẻ. Chính vì thế mà đội ngũ nhân viên trong các công ty tổ chức sự kiện thường chiếm từ độ tuổi 22-30tuổi. Và các công ty thuê nhân viên cũng là dựa vào kinh nghiệm bản thân trải nghiệm trong quá trình đi làm mà không cần thông qua đào tạo. Ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì số lượng các công ty tổ chức sự kiện đã lên con số khỏang 5000 công ty. Đây là một con số khủng khiếp cho thấy sự phát triển với tốc độ như vũ bão. Nhưng số lượng ở đây lại không đi cùng với chất lượng vì thực sự tính ra chỉ có 250 doanh nghiệp thực sự là có lãi. Qua tất cả những điều trên cho thấy được một phần nào năng lực của các công ty tổ chức sự kiện ở thành phồ Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung. Đây là điều đáng để các công ty tổ chức sự kiện cần xem xét lại cách thức làm việc của mình và có hướng đi chính xác trong thời gian dài hạn. 2.4. Nhu cầu của thị trƣờng. So với quảng cáo , thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớ n hơn nhiề u, không chỉ bao gồm nhu cầ u của các tổ chức xã hô ̣i , phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hô ̣i càng phát triể n, nhu cầ u về tổ chức sự kiê ̣n càng cao. Viê ̣t nam gầ n 90 triê ̣u dân, hơn 60 tỉnh thành , hơn 500 quâ ̣n huyê ̣n với hàn g chu ̣c ngàn thôn xã , nề n kinh tế nước ta la ̣i bao gồ m nhiề u thành phầ n với hàng trăn ngàn doanh nghiê ̣p thuô ̣c các ngành với nhu cầ u rấ t đa da ̣ng về tổ chức sự kiê ̣n. 15 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời , với hơn 60 dân tô ̣c ở các miề n khác nhau nên nề n văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú . Hơn nữa, Viê ̣t Nam còn là nơi giao thoa của các nề n văn hóa lớn như Trung Hoa , Ấn Độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đạ i phong phú và đa dạng hơn . Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện , làm quy mô nhu cầ u tăng cao hơn với nhiề u phân đoa ̣n hơn . Nhu cầ u và mong muố n là rấ t lớn . Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiệ n lớn nhỏ có nhu cầ u tổ chưc . Tuy nhiên khả năng cung ứng hiê ̣n này là có ha ̣n . Phầ n lớn các sự kiê ̣n đươ ̣c tổ chức đề u rơi vào các tổ chức kinh tế xã hô ̣i , các doanh nghiệp , các cơ quan khố i công quyề n . Số còn la ̣i là rấ t í t rơi vào khu vực tư nhân có thu nhâ ̣p cao hoă ̣c rơi vào những loa ̣i sự kiê ̣n bấ t khả khán như ma chay , hiế u hỷ , v.v…Tuy nhiên khi kinh tế phát triể n , thu nhâ ̣p của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loa ̣i dich ̣ vu ̣ này sẽ tăng lên nhiề u. Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầ u về chi tiêu cho tổ chức sự kiê ̣n ở nước ta hàng năm lên tới hàng chu ̣c tỉ đồ ng . Trong hô ̣i nhâ ̣p, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắ c tô ̣c thì quy mô sẽ tăng lên nhiề u và mức tăng trưởng của thi ̣trường này cũng rấ t cao . Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh. 2.5. Cạnh tranh trong dich vu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp Chính vì có quá nhiều các công ty tổ chức sự kiện nên các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ.Và các công ty sẽ phải cạnh tranh nhau gay gay gắt hơn không chỉ về mặt chất lượng dịch vụ mà cả về giá cả. Các công ty agency cũng sẽ dựa vào mối quan hệ quen biết sẵn có của mình trong việc giới thiệu và chào bán các chương trình. Nên các công ty dịch vụ càng mở rộng mối quan hệ của mình càng nhiều càng tốt. 2.6. So sánh tính chuyên nghiệp công ty events Việt Nam với thế giới Trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đòan quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị quảng cáo địa phương, việc phát triển các công ty quảng cáo / truyền thông tiếp thị tại Việt Nam là một thách thức lớn. Hiện nay một số công ty event Việt Nam với niềm say mê, tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị đã có một vị trí khá vững trong ngành tuy nhiên con số này còn quá khiêm tốn so với các công ty nước ngòai. Đối với các công ty Việt Nam hiểu rõ tâm lý và văn hóa người Việt Nam lại không thể tạo ra những chương trình thực sự đỉnh cho chính người Việt, hiển nhiên là trình độ kỹ thuật và khả năng sáng tạo của chúng ta không hề thua kém. Đã có một số sự kiện tạo được tiếng vang và có thể gọi là thành công của event Việt Nam như chương 16 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP trình quảng cáo bằng xe đạp đôi cho nhãn hiệu sữa Dutch Lady, chương trình thử sản phẩm đồng lọat tại 20 tụ điểm công cộng trên toàn quốc gây tính chú ý cao của mạng điện thọai S-fone, và hàng lọat các họat động giới thiệu sản phẩm mới với sự tương hỗ của các họat động giải trí và ngôi sao gây tính chú ý cao cho điện thọai di động Samsung, Motorola….ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu nhưng để bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của events là một trở ngại lớn của công ty events việt nam. Theo giám đốc khách hàng của một công ty events chia sẻ: “ tính phức tạp của các chương trình quảng bá đòi hỏi phải xuất sắc trong thực hiện. Hiển nhiên luôn sáng tạo, nhưng sáng tạo đó là phải khả thi, và đặc biệt là phải tương thích với môi trường thực tế. Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật trong thực hiện là một thách thức cao. Bất cứ kết quả xấu nào cũng có thể gây phản cảm về hình ảnh thương hiệu với công chúng. Lúc đó chương trình xem như thất bại” Việc sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện tiếp thị rất khác với sự sáng tạo của các phim quảng cáo, các ý tưởng ở đây đòi hỏi phải độc đáo tuy nhiên phải hết sức hợp lý trong bối cảnh không gian, thời gian…nhằm đảm bảo giảm thiểu các rủi ro, vì phim quảng cáo thì có thể quay lại nhưng sự kiện thì không thể tổ chức lại. Chính vì thế mà tính chuyên nghiệp của chúng ta và thế giới là một khỏan cách không thể phủ nhận. 2.7. Nhận xét. Nhìn chung vấn đề cung và cầu dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam rất nhiều và đa dạng. Nhưng vấn đề đặt ra ở đây nhìn chung là các công ty dịch vụ vẫn chưa cung cấp được một chất lượng hòan hảo như yêu cầu của các khách hàng doanh nghiệp. Mặt khác bên cầu thì muốn bỏ ra số tiền với mức thấp nhưng lại luôn đòi hỏi nhiều qúa mức đối với bên cung phải cung cấp chất lượng tốt theo mình yêu cầu, nên các công ty dịch vụ khó lòng đáp ứng thỏa mãn hết các yêu cầu của thượng đế. Chính vì thế mà nhìn chung hai bên vẫn chưa tìm thấy tiếng nói tương đồng với nhau.Và nhìn một cách tổng quát thì các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ của mình, và phải có giải pháp tốt hơn để tránh tình trạng bán không được chương trình mà còn bị ăn cắp ý tưởng . 17 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. 2.1. Giới thiệu về công ty. Công ty TNHH MẬT MÃ là một công ty họat động trong mãng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triển thương hiệu, kỹ năng xây dựng kế họach marketing, PR truyền thông, quảng cáo…từ cơ bản đến chuyên sâu. Công ty luôn nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng cáo hiệu quả cao nhất. Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và là một văn hóa độc đáo của công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngành kinh doanh công nghệ cao này. 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển. Tên công ty: MẬT MÃ Pháp nhân: TNHH Năm thành lập: tháng 9/2008 Giám đốc: Ông Vũ Hòang Lâm Vốn điều lệ: 450.000.000 VNĐ Giấy phép kinh doanh số: 4103011312 do Sở Kế họach Đầu tư TP.HCM cấp ngày 5/9 /2008 Web: www.matma.com.vn Mật Mã ban đầu có tên là Ngọc Việt được thành lập và chính thức họat động năm 2008, khi đó do ba ông: Vũ Hoàng Lâm, Nguyễn Hùng Cường, Trần Minh Tiến cùng hùn vốn thành lập công ty. Sau đó ông Vũ Hoàng Lâm mua lại toàn bộ số cổ phần của ông Cường và Tiến để tự mình làm chủ và vẫn đặt trụ sở văn tại Ngọc Việt cũ, từ đó nó bắt đầu đổi tên thành Mật Mã từ tháng 1/2010. Cũng với lĩnh vực hoạt động chính là tổ chức sự kiện và in ấn. Tự mình đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty và xưởng in ấn khi tuổi đời của ông Lâm còn trẻ (26 tuổi) và chuyên ngành học trước kia của ông là cơ khí tại đại học Bách Khoa TP.HCM nên kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo công ty của ông còn yếu . Nên trong quá trình hoạt động đổi tên thành MẬT MÃ công ty thật sự gặp rất 18 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP nhiều khó khăn, tuy vẫn có những hợp đồng quảng cáo lớn nhưng lãnh đạo không giám bức phá làm vì ngại ngùng trong vấn đề thu hồi nợ nên hợp đồng bị hủy, đó là điều rất đáng buồn. Và trong thời gian sắp tới công ty đang và sẽ chạy một số chương trình event để khẳng định thêm tên tuổi của mình, đồng thời thuê những đội ngũ có tài để đưa công ty phát triển lên cao hơn. Định hƣớng. 2.3. 2.3.1. Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp tòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia. 2.3.2. Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông. 2.3.3. Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệu. Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo. Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững. 19 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH 2.4. ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Cơ cấu tổ chức. Giám đốc Quản lý nhân sự & tài chính Trưởng phòng Trưởng phòng Quảng lý kinh doanh event xưởng in ấn Trợ lý Nhân viên Kế tóan kinh doanh Nhân viên công ty Nhân viên Nguồn: phòng quản lý nhân sự công ty Chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí: - Giám đốc: ông Vũ Hoàng Lâm Nhiệm vụ: o Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. o Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty. o Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban. o Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên. o Giải quyết các vấn đề trong công ty. - Quản lý nhân sự và tài chính: ông Trần Minh Tiến Nhiệm vụ : o Tìm và tuyển dụng nhân sự cho công ty. o Đánh giá năng lực của nhân viên và đưa ra quyết định lên ban giám đốc. 20 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy
- Xem thêm -