TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----[\ [\-----
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN MÁY TÍNH HOÀN LONG
SV Thực hiện:
Trần Thị Thúy An
MSSV: 10702001
GV Hướng Dẫn:
Th.S Nguyễn Cao Tùng
Thành Phố Hồ Chí Minh – Tháng 8 Năm 2011
i
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, các ứng dụng tin học nhằm phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công
nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế
tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể
sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.
Ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với
sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần được sử
dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc
phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa
học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi chưa đưa máy
tính vào.
Quản lý bán hàng là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như
không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng hoá
của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ
công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều
khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông
tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ
liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lại rất tốn kém về thời gian,
công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ
giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người
quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”.
Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết
định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “ Quản Lý Hàng Hoá ”.
1
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn CÔNG TY CP MÁY TÍNH HOÀN LONG – Chi nhánh
101 Sương Nguyệt Ánh và các anh chị quản lí tại Chi nhánh 101 đã giúp đỡ cho em
tìm hiểu các nghiệp vụ - qui trình bán hàng để em có thể thực hiện được đề tài này.
Em xin chân thành cám ơn thầy NGUYỄN CAO TÙNG, thầy đã hỗ trợ em trong việc
hệ thống lại kiến thức để có thể hoàn chỉnh đề tài.
Trong suốt quá trình làm luận văn, vì kiến thức vẫn còn hạn hẹp nên sẽ không tránh
khỏi những sai xót. Và vì thời gian làm khóa luận có hạn nên em không thể hiện một
cách đầy đủ tính năng của Quản lí Bán Hàng, mong các thầy cô thông cảm!
Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy và quý công ty để em có thể hoàn
chỉnh và phát triển đề tài này vào ứng dụng trong thực tế!
Xin chân thành cám ơn!
2
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
TP.HCM, ngày .......tháng.......năm 2011
Xác nhận của GVHD
3
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
TP.HCM, ngày .......tháng.......năm 2011
Xác nhận của GVPB
4
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................... 1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................... 2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ................................................ 8
I. Giới thiệu về công ty CP Máy Tính Hoàn Long ................................................... 8
II. Phân tích hiện trạng ............................................................................................... 9
III. Qui trình nghiệp vụ..............................................................................................10
1. Qui trình xử lí đơn đặt hàng của các đại lí khác ..............................................10
2. Qui trình bán hàng ...........................................................................................12
3. Qui trình nhập hàng hóa vào kho .....................................................................14
4. Mô tả và thiết kế qui trình nghiệp vụ ...............................................................16
5. Các biểu mẫu....................................................................................................18
IV. Xác định yêu cầu tin học hóa ..............................................................................20
1. Bộ phận bán hàng.............................................................................................20
2. Bộ phận thu ngân .............................................................................................20
3. Bộ phận kho .....................................................................................................21
4. Bộ phận quản lí ................................................................................................21
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............ 22
I. Phân tích mức ý niệm ..........................................................................................22
1. Mô hình ý niệm dữ liệu truyền thông ..............................................................22
2. Mô hình ý niệm dữ liệu ....................................................................................28
5. Mô hình ý niệm xử lí........................................................................................40
5
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
6. Các qui tắc........................................................................................................44
II. Phân tích mức tổ chức .........................................................................................45
1. Mô hình tổ chức xử lí bán hàng .......................................................................45
2. Mô hình xử lí nhập hàng ..................................................................................46
3. Mô hình vật lí dữ liệu .............................................................. 47
CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP LUẬN & ............. 48
CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP TRÌNH ................................................. 48
I. Tổng quan về hệ thống thông tin .........................................................................48
1. Khái niệm hệ thống ..........................................................................................48
2. Khái niệm hệ thống thông tin của một tổ chức ................................................49
3. Hệ thông tin tự động hoá (HTT-TĐH) ............................................................50
II. Giới thiệu về phương pháp phân tích MERISE ..................................................53
1. Mặt thứ nhất .....................................................................................................53
2. Mặt thứ hai .......................................................................................................54
3. Mặt thứ ba ........................................................................................................54
III. Cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 ..........................................................................54
IV. Microsoft Visual Studio 2010 .............................................................................57
V. Giới thiệu công cụ hỗ trợ lập trình ......................................................................58
CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN ĐỀ TÀI..........................................................................59
I. Xây dựng cơ sở dữ liệu .......................................................................................59
II. Sơ đồ chức năng chương trình ............................................................................60
III. Giao diện và các chức năng thực hiện được........................................................61
1. Các menu chính của chương trình ...................................................................61
2. Chi tiết từng chức năng của chương trình........................................................66
IV. Hướng dẫn cài đặt chương trình: .........................................................................76
1. Yêu cầu chạy soucre chương trình:..................................................................76
2. Hướng dẫn cài đặt: ...........................................................................................76
-
Tiếp tục click “Next” và chờ quá trình cài đặt hoàn tất....... 78
- Nhấn “Close” để kết thúc quá trình cài đặt: ............................... 78
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN ............................................................... 79
6
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
I. So sánh kết quả so với yêu cầu đề ra ...................................................................79
II. Ưu diểm của chương trình ...................................................................................80
III. Khuyết điểm của chương trình ............................................................................80
IV. Hướng phát triển của chương trình .....................................................................81
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 82
7
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
I. Giới thiệu về công ty CP Máy Tính Hoàn Long
- CP Máy Tính Hoàn Long là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Công Nghệ
Thông Tin tại Việt Nam.
- Chuyên:
o Sản xuất kinh doanh các loại máy vi tính và các loại linh kiện máy vi
tính, công tác phục vụ và thay thế.
o Ráp đặt và xuất khẩu các sản phẩm theo đơn đặt hàng trong và ngoài nước.
o Dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng chu đáo.
- Hiện tại CP Máy Tính Hoàn Long có các chi nhánh sau:
o Trụ sở chính Hoàn Long Cống Quỳnh: Hoàn Long Building. Địa chỉ:
244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh.
o Showroom 1: Hoàn Long Sương Nguyệt Ánh – Tôn Thất Tùng. Địa chỉ:
101 Sương Nguyệt Ánh, P.Bến Thành, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh và 96B
Tôn Thất Tùng, P.Bến Thành, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh.
o Showroom 2: Hoàn Long Nguyễn Thị Minh Khai. Địa chỉ: 410 B-C-D
Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, Tp.Hồ Chí Minh.
o Showroom 3: Hoàn Long Gò Vấp. Địa chỉ: 15 Nguyễn Oanh, P.10, Q.Gò
Vấp, Tp.Hồ Chí Minh.
o Hoàn Long Cần Thơ: 41 – 43 Đường 30/4, P.An Lạc, Q.Ninh Kiều, Tp.Cần Thơ.
8
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
II. Phân tích hiện trạng
- Do quy mô kinh doanh được mở rộng nên công ty có nhiều chi nhánh bán hàng
và mỗi chi nhánh có một kho hàng hoá riêng.
- Nhìn chung, các hoạt động chính của việc quản lí bán hàng là nhập hàng về kho
từ các nhà cung cấp khác nhau; sau đó hàng hoá sẽ được phân loại ra theo từng
nhóm hàng và chuyển hàng từ kho lên quầy. Trong mỗi quầy sẽ trưng bày một
nhóm sản phẩm nhất định để tiện cho việc quản lí và kiểm kê hàng hoá.
- Các sản phẩm được bán lẻ hay bán sỉ cho những khách hàng cần mua, hoặc bán
cho các đại lí khác.
- Hằng ngày nhân viên bán hàng tại các quầy hàng có trách nhiệm thống kê các
sản phẩm bán chạy, sản phẩm không bán chạy… Việc thống kê này chỉ mang
tính tượng trưng vì việc thống kê của nhân viên là dựa vào trí nhớ của họ, khiến
nhà quản lí không nhập hoặc ngừng nhập các loại sản phẩm bán chạy hoặc
không bán chạy. Khiến cho lượng hàng hoá không hoàn toàn đáp ứng được yêu
cầu của khách hàng.
- Khi khách hàng yêu cầu một loại sản phẩm nào đó mà kho của chi nhánh đó
không có hoặc hết hàng thì nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu nhân viên kho lập
phiếu chuyển kho để có hàng hoá phục vụ khách hàng.
9
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
III. Qui trình nghiệp vụ
1. Qui trình xử lí đơn đặt hàng của các đại lí khác
10
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
Sơ đồ nghiệp vụ
Số thứ tự
hồ sơ
Tên – Vai trò
Số thứ tự
công việc
D1
Yêu cầu mua bán dài hạn: khách hàng, hoặc các đại
lí bán lẻ có yêu cầu đặt hàng.
T1
D2
Hợp đồng mua bán: ràng buộc hai bên kí hợp đồng
phải tuân thủ thệo những điều kiện đã ghi trên hợp
đồng.
T1, T2
D3
Đơn đặt hàng phát sinh: khách hàng là các đại lí bán
lẻ đặt hàng có nhu cầu tăng thêm số lượng so với
lần đặt hàng trước.
T2, T3
D4
Đơn đặt hàng: bao gồm những sản phẩm mà công ty
sẽ cung cấp cho các đại lí
T3
D5
Sổ thệo dõi đặt hàng:
T4
Mô tả công việc
STT
công
việc
Mô tả công việc
Vị trí
làm việc
Tần
suất
Hồ sơ
nhập
Hồ
sơ
xuất
T1
Xử lí và thỏa thuận: xuất phát từ yêu
cầu của khách. Soạn thảo các điều
khoản trong hợp đồng. Trao đổi với
khách về các điều khoản để soạn ra
hợp đồng chính thức.
NV bán
hàng
Chỉ
có
khi
yêu
cầu
D1
D2
T2
Xem xét & kí nhận: tiếp nhận hợp
đồng mua bán, xem xét và kiểm tra lại
các qui định trong hợp đồng.
Giám
đốc chi
nhánh
Khi
có
hợp
đồng
D2
D2
T3
Tổng hợp và xử lí: trao đổi liên hệ với
khách hàng chính thức. Photo hợp
đồng thành 2 bản, 1 giữ lại phòng kinh
doanh, 1 đưa cho khách.
NV bán
hàng
Ngay
khi
có
đơn
đặt
hàng
D2,
D3
D4
T4
Tổng kết và lưu trữ: ghi tất cả các đơn
đặt hàng trong ngày, báo cáo khi cần
thiết và lưu trữ lại hồ sơ.
NV bán
hàng
Cuối
ngày
D4
D5
11
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
2. Qui trình bán hàng
12
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
Sơ đồ nghiệp vụ
Số thứ tự
hồ sơ
Mô tả hồ sơ
Số thứ tự
công việc
D4
Đơn đặt hàng: bao gồm những sản phẩm mà công ty sẽ T3, T5
cung cấp cho các đại lí.
D6
Phiếu xuất: cho phép NV bán hàng, hay NV kho xuất T5, T7
hàng theo số lượng yêu cầu
D7
Thẻ kho: cho phép lưu lại các phát sinh của từng kho
D9
Hóa đơn tay: NV bán hàng lập hóa đơn này để khách T3, T5
mang tới bộ phận thu ngân thanh toán những sản phẩm
cần mua với tên và giá của sản phẩm đã được liệt kê.
T7
Mô tả công việc
STT
công
việc
Mô tả công việc
T5
Lập phiếu xuất hàng: căn cứ
vào đơn đặt hàng D4 viết
phiếu xuất cho phép NV bán
hàng hoặc nhân viên kho xuất
kho
T7
T8
Vị trí làm Tần suất Hồ sơ
việc
nhập
Hồ sơ
xuất
Khi có
đơn đặt
hàng
D4
D6
Xuất hàng theo phiếu xuất và NV bán
lưu giữ phiếu xuất
hàng, NV
kho
Khi
nhận
phiếu
xuất từ
NV xuất
hàng
D6
D6
Xác nhận đủ hàng: khách
Khách
hàng hoặc các đại lí sẽ kiểm hàng/ Đại
lí
tra lại hàng thì sẽ kí nhận vào
phiếu xuất
Khi
nhận
được
hàng
D6
D6
NV bán
hàng
13
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
3. Qui trình nhập hàng hóa vào kho
14
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
Sơ đồ nghiệp vụ
STT hồ sơ
Mô tả hồ sơ
STT công
việc
D7
Thẻ kho: cho phép lưu lại các phát sinh của từng kho
T10, T13
D11
Bảng kế hoạch đặt hàng: cho biết kế hoạch nhập hàng
dựa theo tình hình kinh doanh của các chi nhánh.
T10
D12
Sổ theo dõi mua hàng: cho phép ghi lại tất cả các loại
sản phẩm đã mua theo quý, theo tháng, theo tuần.
T10
D13
Đơn hàng: mẫu yêu cầu nhà cung cấp cung ứng các
sản phẩm đã ghi.
T10, T11
D14
Phiếu nhận hàng: do nhà cung cấp qui định. Cho biết
ngày giao, số lượng và đơn giá.
T11, T13
D15
Phiếu nhập kho: do bộ phận cung ứng lập để chuyển
về các kho tương ứng.
T11, T12
D17
Hồ sơ lưu giữ phiếu nhập: lưu giữ tất cả các phiếu
nhập kho để kiểm tra đối chứng.
T12
Mô tả công việc
STT
công
việc
Mô tả công việc
Vị trí
làm
việc
Tần suất
Hồ sơ
nhập
Hồ sơ
xuất
T10
Lập chuyển đơn hàng: viết đơn
hàng gởi đến nhà cung cấp.
Cập nhật ghi lại số lượng hàng
hóa đã đặt mua vào sổ theo dõi.
BP
cung
ứng
Phụ thuộc
kế hoạch
sản xuất
D7,
D11
D12,
D13
T11
Tiếp nhận và kiểm hàng: nhận
hàng từ phía nhà cung cấp và
kiểm tra số lượng hàng hóa.
Lập 2 phiếu nhập kho: 1 bản
giữ lại ở phòng cung ứng, 1 bản
chuyển đến kho.
BP
cung
ứng
Khi nhà
cung cấp
giao hàng
D13
D14,
D15
T13
Cập nhật theo dõi sổ chứng từ:
lưu vào sổ theo dõi chứng từ để
kiểm tra
BP
cung
ứng
Tổng hợp
cuối ngày
D14,
D15
D7
15
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
4. Mô tả và thiết kế qui trình nghiệp vụ
a) Nhập hàng từ nhà cung cấp
- Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng
thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có
sẵn trong danh mục chưa. Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa
được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông
tin của nhà cung cấp và hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà
cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin
còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập
phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng
hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
b) Xuất hàng từ kho lên quầy
- Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên kho chịu trách nhiệm xuất
hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu
xuất hay không. Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành
lập phiếu xuất. Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách
nhiệm đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự
động lưu trữ. Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật.
c) Bán hàng
- Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp
nhận yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không,
nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm
quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành
tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách
hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở
dữ liệu; sau khi xuất hàng, hàng tồn sẽ giảm đi tương ứng.
16
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
d) Kiểm kê hàng hóa
- Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân
viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho hàng hóa cần phải kiểm kê.
Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số
lượng hàng hóa lưu thông như thế nào và có trùng khớp với số lượng thực tế
hay không.
e) Lập các báo cáo thống kê
- Tùy thuộc vào quy định của chi nhánh mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối
tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học
sẽ lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra. Các
loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo
xuất hàng, báo cáo hàng tồn, liệt kê sản phẩm bán chạy... và các tiêu chí báo
cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng
hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức
lập báo cáo phù hợp.
17
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
5. Các biểu mẫu
a. Mẫu phiếu xuất kho (Phiếu báo giá)
Số CT: 10X392
PHIẾU BÁO GIÁ
Ngày: 10/03/2011
Đơn vị: …………………..
Địa chỉ: ………………….
ĐDBH: ………………….
STT
Tên hàng
SL
ĐV
Đơn giá
VAT
T Tiền
Viết bằng chữ:
Phương thức thanh toán: Tiền mặt
*Quý khách vui long kiểm tra tem và thiết bị trước khi rời khỏi quầy
xuất hàng.
ồ
Đã kiểm và nhận đủ hàng
Thủ kho
18
Người giao
Trưởng kho
Khóa luận tốt nghiệp
Trần Thị Thuý An
b. Mẫu phiếu nhập kho
PHIẾU NHẬP
KHO
Số CT: 11CK016
Ngày: 11/03/2011
NHẬP VÀO KHO: ……………………….
STT
Tên hàng
Người giao
ĐV
SL
Người nhận
19
Đơn giá
VAT
T Tiền
Người đề xuất
- Xem thêm -