Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống - xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ

ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã đem lại hiệu quả to lớn trong nhiều lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống con người. Một trong những lĩnh vực đó chính là quản lý giáo viên. Với việc quản lý giáo viên trên máy tính, chúng ta sẽ giảm bớt được một khối lượng công việc rất lớn cho những người quản lý, giảm bớt lượng người không cần thiết trong khâu quản lý này. Trước kia, khi tất cả nguồn lực con người còn được quản lý thủ công không chỉ là khó khăn mà còn đẫn đến việc sai xót dữ liệu và viêc cập nhật thêm thông tin là rất chậm. Với đề tài thực tập chuyên môn: “Xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ” . Qua việc đã đi khảo sát trên thực tế tại trường : THCS HẢI ĐÔNG, cũng như những tài liệu thu thập được về hệ thống quản lý giáo viên, đã xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự của trường, mục đích hệ thống sẽ đáp ứng được việc quản lý những dữ liệu về hồ sơ cán bộ giáo viên trong phạm vi của trường. CHƯƠNG I TÌM HIỀU NGÔN NGỮ ACCESS Để giải quyết yêu cầu bài toán quản lý thư viện ra chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như : Foxpro, Visual baisc, Access... Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở đều có những điểm mạnh và cũng sẽ có những hạn chế riêng. Việc chọn công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình. Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, tôi đã mạnh dạn chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 7.0 for Windows, đó là phần mềm ứng dụng mạnh mà dễ dàng, đơn giản trong quá trình làm việc. 1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access : * Giới thiệu về MS Access: MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như quản lý, thống kê, kế toán ... Với MS Access người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh, nếu cần lập trình MS Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu được quản lý theo bảng, bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn - Query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thư tế có thể một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một CSDL có 3 khả năng chính : Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu, kiểm soát dữ liệu. 1.1. Tạo mới tệp Access : Một dự án Access là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó. Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài những tệp có phần mở rộng *.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 tệp thành phần chính trong một tệp : - Tables : Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu. - Queries : Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế. - Form : Nơi chứa mẫu giao diện phần mềm. - Reports : Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế. - Macro : Nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án.. - Modules : Nơi chứa các khai báo các thư viện chương trình con phục vụ dự án. Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên. - Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 1.1.1 tiếp theo để nhận OK, hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và đặt tên tệp Access Chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File name, nhập Create để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo. 2. Bảng (Table) : - Là thành phần cơ bản quan trọng của cơ sở dữ liệu, nó dùng để ghi nhận các số liệu cần thiết. Có thể nói tất cả quá trình xử lý dữ liệu đều dựa trên cơ sở các dữ liệu thô được lưu trữ trong các Table. - Trong 1 Table số liệu được tổ chức thành các cột (fields or columns) và dòng (records). Mỗi cột tương ứng với một mục dữ liệu cần lưu trữ, mỗi dòng chứa dữ liệu một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu trữ. Khi thiết kế các cột cho Table ta có thể ràng buộc điều kiện để Access kiểm tra các record nhập vào không bị sai. - Chính nhờ những Table này mà xây dựng nên được những mối quan hệ trong hệ thống (relationship).  Cấu trúc logic của Table : - Table được tổ chức thành các cột hay còn gọi là trường (file hay colum) và các dòng gọi là mẩu tin (Record). - Mỗi cột tương ứng với một mục dữ liệu mà ta cần lưu trữ. Mỗi cột có một tên và thuộc về một kiểu dữ liệu. - Mỗi dòng chứa dữ liệu về một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu trữ. Ta có thể tạo mới một bảng theo 3 cách sau : + Tạo với sự hướng dẫn của Access (Table wizard). + Tự thiết kế theo ý riêng trên một mẫu bảng trong kiểm xem bảng dữ liệu (Datasheet View). + Tạo trên một mẫu thiết kế (Datasheet View). 3 Query - Truy vấn : Query là công cụ dùng để tính toán và xử lý dữ liệu từ các table và các Query khác có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là Select Query. Bằng loại Query này ta có thể lọc ra những thông tin cần quan tâm từ nhiều bằng dữ liệu khác nhau cua cơ sở dữ liệu, có thể phân tích và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trên bản thân Query hay sử dụng làm cơ sở cho công việc khác. Ngoài ra còn có các loại Query khác như Update Query để cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu cho Table, crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query, Crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu có sơ sót xảy ra cho Table. Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query xóa dữ liệu Delete Query. Query như một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table. * Khái niệm : + Query là công cụ khai thác và sử lý dữ liệu của Microsoft Access, nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu và của các bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu. + Query còn dùng tạo ra nguồn số liệu cơ sở cho các công cụ khác như : Form, Report, kể cả cho một Query khác, thậm trí tạo ra một table khác. Với những thông tin lựa chọn được của Query cũng có thể trực tiếp in ra giấy đáp ứng yêu cầu cao hơn table một mức. 4. Form - biểu mẫu : - Không thể thiếu được trong Access là phần hiển thị ra bên ngoài dành cho người sử dụng. Điểm nổi bật là có thể thiết kế Form thật đẹp và tiện dụng để người sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không bị nhàm chán vì giao diện quá xấu như một số phần mềm khác. Trong một form có thể chứa các Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng một lúc nhập dữ liệu vào nhiều Table khác nhau. Form có thể dùng để nhập mới hay sửa đổi các dữ liệu trên Table, Query, có thể chứa nút lệnh để thực hiện các chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report. Trong Form Access hỗ trợ tất cả những công cụ cần thiết trong Toolbox nhằm trợ giúp ta tại một Form thân thiện nhất cho người sử dụng.  Vì sao phải dùng Form? + Form là một phương tiện giúp ta nhìn số liệu dưới hình ảnh quen thuộc với các ấn chỉ sử dụng hàng ngày, trong khi nhìn số liệu dưới hình thức Table hay Query thì khô khan. Trong các phần mềm ứng dụng quản lý Microsoft Access đặc biệt tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng thiết kế các mẫu Form thông qua chức năng Form Wizard, thậm trú còn cả Auto Form. + Các Form được xây dựng từ một tập hợp các thành phần thiết kế riêng lẻ, có tên là các điều khiển (control) hoặc đối tượng điều khiển. + Các biểu mẫu Access rất linh hoạt, chúng cho phép bạn hoàn thành các công việc mà bạn không thể hoàn thành trong kiểu xem bảng (Table) hoặc kiểu xem bộ (Query). Ta có thể tạo các biểu mẫu liên hợp các biểu mẫu khác, biểu mẫu nằm trong biểu mẫu khác gọi là biểu mẫu con (Sub Form). Các biểu mẫu có thể tín toán các giá trị và hiểu thị các tổng. 5. Module (Đơn thể) : Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic, nhờ mã Access VBA mà bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn, thanh công cụ tùy biến và các tính năng khác. Mã Access VBA cho phép điều khiển theo lập trình nhiều tác vụ và tùy chọn cơ sở dữ liệu mà bạn không thể điều khiển bằng Macro 6. Cơ sở lý thuyết của phân tích và thiết kế hệ thống Nói đến cơ sở dữ liệu, ta lập tức nghĩ đến SQL server, Microsoft Access hay Oracle,v.v…, những nơi chứa rất nhiều cơ sở dữ liệu để ta có thể lưu trữ hay lấy chúng ra một cách tiện lợi và nhanh chóng. Hầu hết các chương trình ta viết đều có truy cập cơ sở dữ liệu, và ta dùng nó như một công cụ để làm việc với rất nhiều dữ liệu, trong khi tập trung vào việc lập trình phần giao diện với người dùng (User). Quy trình chung của việc phân tích thiết kế thường gồm 5 công đoạn như sau: - Khảo sát hiện trạng, xác định mục tiêu, kế hoạch, biện pháp. - Phân tích hệ thống, sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu với các mức khác nhau. - Thiết kế tổng thể. - Thiết kế chi tiết. - Thiết kế chương trình. CHƯƠNG II KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁN BỘ TRƯỜNG THCS HẢI ĐÔNG 1. Nhiệm vụ và mục tiêu : a. Nhiệm vụ: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của trường THCS Hải Đông. - Khảo sát tình hình thực tế của trường THCS Hải Đông. - Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, phần mềm lập trình, để xây dựng chương trình quản lý nhân sự trường THCS Hải Đông. b. Mục tiêu : - Tìm hiểu và nghiên cứu bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Từ đó phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho trường THCS Hải Đông như cập nhật, bổ sung, tra cứu thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác hiệu quả. 2. Sơ lược về trường THCS Hải Đông: a. Địa chỉ : Địa chỉ: Xã Đông Hải - huyện Tiên Yên - tỉnh Quảng Ninh Điện thoại : (0333)745 261. Fax : (0333)745 639. b. Quá trình xây dựng và phát triển của trường : - Được thành lập vào ngày 10 tháng 10 năm 1933 theo quyết định số 5315/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Ninh, trường THCS Hải Đông là trường công lập đầu tiên của Xã Đông Hải. Hiện nay do cô giáo Phạm Thị Ánh làm hiệu trưởng. - Cho đến nay nhà trường đã có 36 phòng học và gồm nhiều phòng chức năng : + 6 phòng học chuyên đề. + 3 phòng thực hành và thí nghiệm(Lý, Hoá, Sinh) + 1 phòng nghe nhìn. + 3 phòng thực hành Tin học. + 1 phòng thư viện… 3. Cơ cấu tổ chức của trường THCS Hải Đông. a. Sơ đồ tổ chức : Chi bộ Hiệu trưởng PHT phụ trách HĐ Tổ hành chính Tổ bảo vệ PHT phụ trách CM Công Đoàn Tổ tạp vụ Tổ Tổ Tổ Tổ Toán Lý Hoá Sinh Tổ VănSửĐịa Tổ Tổ Tổ Ngoại Tin GDC Ngữ Học D Tổ Thể Mỹ KT b. Nghiệp vụ của nhà trường : - Tổ hành chính : chuyên giải quyết các vấn đề về tiền lương cho nhân viên trong trường, cũng như thực hiện các hoạt động liên quan đến vấn đề tài chính mà ban giám hiệu đề xướng. - Tổ công đoàn: chịu trách nhiệm việc thực hiện tổ chức, tham gia, quản lý các vấn đề liên quan đến đoàn. - Tổ bảo vệ : chuyên giải quyết các vấn đề về an ninh trật tự trong nhà trường. - Tổ tạp vụ : đảm nhiệm việc nấu ăn cho nhân viên, bán thực phẩm cho học sinh trong trường, bên cạnh đó là việc giữ gìn vệ sinh trong toàn trường. - Các tổ chuyên môn: chịu trách nhiệm nghiên cứu chuyên ngành của mình, đồng thời phân công và giảng dạy cho các lớp trong toàn trường. * Quản lý nhân sự của trường THCS Hải Đông chia ra làm 2 mảng : Biên chế và hợp đồng TRƯỜNG THCS HẢI ĐÔNG BIÊN CHẾ HỢP ĐỒNG Cán bộ quản lý Giáo viên Giáo viên Nhân viên vụ việc Nhân viên Biên chế Hợp đồng + Cán bộ quản lý - Hiệu trưởng + Nhân viên văn phòng + Nhân viên vụ việc - Phó hiệu trưởng - Bảo vệ - Chủ tịch công đoàn - Giám thị - Bí thư chi đoàn - Vệ sinh - Tổng phụ trách + Nhân viên - Thư viện - Kế toán - Văn phòng + Giáo viên - Tổ toán - Tổ lý - Tổ hoá - Tổ Văn-Sử-Địa - Tổ GDCD - Tổ Thể Mỹ KT + Giáo viên dạy tin học Đặc tả : Hiện nay tại trường THCS Hải Đông, phòng văn thư quản lý việc lưu giữ hồ sơ của nhân viên trong trường. Tức là quản lý theo nguồn lao động bao gồm đặc điểm về lý lich, nhân sự và lao động. Bên cạnh đó việc tìm kiếm theo các tiêu chí cụ thể như : tìm theo họ tên, quê quán… Vào đầu mỗi năm học, nhà trường sẽ đón thêm 1 số giáo viên mới ra trường về tham gia công tác giảng dạy. Sau đó, dựa vào chuyên môn của mình, các giáo viên này sẽ được phân bổ về các tổ chuyên môn. Hiệu trưởng sẽ duyệt thông tin lý lịch của từng cán bộ để đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có của nhà trường. Trong trường hợp nếu phòng giáo dục không thể điều động kịp thời cho 1 số bộ môn bị thiếu giáo viên, thì nhà trường sẽ hợp đồng với 1 số giáo viên bên ngoài để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của các bộ môn đó (Sẽ không có trường hợp 1 giáo viên phụ trách 2 chuyên môn như trước đây, vì theo yêu cầu mới của Bộ GD&ĐT, 1 giáo viên chỉ đảm trách chuyên môn của mình, nhằm đảm bảo chất lượng dạy và học của giáo viên và học sinh). Tất cả hồ sơ của các giáo viên này cũng được quản lý như trường hợp của giáo viên thuộc dạng biên chế của nhà trường. Tức là, hồ sơ được đánh mã số riêng và sẽ được đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có của nhà trường. Ngoài việc hợp đồng với 1 số giáo viên, nhà trường phải hợp đồng với 1 số nhân viên như: giám thị, vệ sinh để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần có của nhà trường. Vào cuồi năm học, nhà trường sẽ đưa ra việc thống kê theo 1 số tiêu chí cụ thể để có thể đưa ra được những đánh giá cơ bản và chính xác nhất về tình hình nhân sự của nhà trường. Tiêu chí này được đưa ra dựa vào nhu cầu thực tế, ví dụ như: Thống kê tất cả các cán bộ nhân viên nhà trường, đưa ra danh sách cán bộ nhân viên theo các điều kiện phù hợp với yêu cầu. Qua đó, bài toán này được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý hồ sơ nhân viên của Ban giám hiệu nhà trường, tức là quản lý theo nguồn lao động bao gồm đặc điểm về lý lịch, nhân sự và lao động. Hệ thống sau khi được xây dựng sẽ đưa ra thông tin chính xác nhất về hồ sơ nhân viên, giúp tiết kiệm được thời gian và làm việc hiệu quả. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ của trường : QUẢN LÝ CÁN BỘ TRƯỜNG THCS HẢI ĐÔNG 2.Cập nhật 3.Tìm kiếm 4.Thống kê, in ấn Cập nhật hồ sơ nhân sự (2.1) Tìm theo mã cán bộ (3.1) Thống kê theo tổ (4.1) Cập nhật phòng ban (2.2) Tìm theo họ tên Thống kê theo chức vụ (4.2) Cập nhật chuyên môn (2.3) Tìm theo tổ Cập nhật lương (2.4) CN khen thưởng, kỷ luật (2.5) (3.2) (3.3) Thống kê theo thâm niên (4.3) Tìm theo chức vụ (3.4) Thống kê theo quê quán (4.4) Thống kê theo Công việc quản lý nhân viên của trường THCS Hải Đông bao gồm các chức năng chính là: - Cập nhật. - Tra cứu. - Thống kê. Chức năng: Cập nhật hồ sơ Cập nhật hồ sơ cán bộ: Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi thông tin trong hồ sơ cán bộ. Thông tin được của nhân viên khi nhà trường tiếp nhận thì sẽ được đưa vào trong hồ sơ hệ thống thông qua chức năng này. Cập nhật phòng ban : Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi thông tin phòng ban. Cập nhật chuyên môn : Dùng để tìm kiếm, cập nhật chuyên môn cán bộ. Cập nhật lương : Dùng để tìm kiếm và cập nhật mức lương Cập nhật khen thưởng kỉ luật : Cập nhật quá trình công tác : Chức năng: Tìm kiếm Tìm kiếm theo mã số cán bộ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo mã số hồ sơ. Tìm kiếm theo họ tên: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo họ tên. Tìm kiếm theo tổ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo tổ. Tìm kiếm theo chức vụ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo chức vụ. Chức năng: Thống kê Thống kê theo tổ: Thống kê tất cả những nhân viên thuộc cùng một tổ. Thống kê theo chức vụ: Thống kê tất cả những nhân viên có cùng chức vụ. Thống kê theo thâm niên: Thống kê tất cả các nhân viên theo từng khoảng thời gian công tác. Thống kê theo quê quán: Thống kê tất cả các nhân viên có cùng quê quán. Thống kê theo yêu cầu: Thống kê tất cả các nhân viên theo một số yêu cầu cụ thể. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu : 2.1 Biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Nhân viên Hồsơ lý lịch Trả HS Quản lý cán bộ trường THCS Hải Đông Báo cáo c Ban Giám Hiệu Y/C báo cáo 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : Người sử dụng Cập nhật TT 2.Cập nhật Hồ sơ cán bộ 3.Tra cứu Yêu cầu Báo cáo Ban giám hiệu Kết quả Người sử dụng Yêu cầu Kết quả Điều kiện 4.Thống kê, in ấn Báo cáo 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh : a. Biểu đồ phân rã chức năng Cập Cập Người sử dụng nhật : nhật Cập Cập nhật nhật Người tuyển dụng Cập nhật nộp hồ 2.3 cập nhật 2.2 cập nhật sơ chuyên môn phòng ban 2.1 Cập nhật hồ sơ nhân sư Hồ sơ nhân sự báo Hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự cáo thông 2.4 cập nhật tin lương 2.5 cập nhật khen thưởng kỷ luật báo báo cáo thông tin báo cáo thông tin cáo thông 2.6 Cập nhật Quá trình công tin báo cáo thông tin tác Ban giám hiệu báo cáo thông tin