Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần netnam

LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, hiện nay về cơ bản em đã hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra. Có được kết quả đó là do quá trình phấn đấu và nỗ lực của bản thân, cùng với sự động viên của gia đình, bạn bè và thầy cô. Đó chính là niềm khích lệ lớn giúp em có thể hoàn thành thật tốt khóa luận tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cha mẹ, gia đình đã bên cạnh động viên giúp đỡ em. Em xin gửi lời cảm ơn tới ThS. Nguyễn Quang Trung đã tận tình hướng dẫn và định hướng giúp cho em có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin được gửi lời tri ân tới các Thầy cô giáo Trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cho em có cơ hội học tập và tiếp thu những kiến thức để em có thể chuẩn bị nền tảng tốt cho công việc sau này. Mặc dù có nhiều cố gắng, song do sự eo hẹp về thời gian và sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của các Thầy cô giáo! Kính chúc Thầy cô luôn luôn mạnh khỏe, hạnh phúc! Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2012 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Huyền i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼiv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM 1 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài 1 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu 2 1.3. Mục tiêu của đề tài 3 1.3.1. Mục tiêu tổng quát............................................................................ 1.3.2. Mục tiêu cụ thể................................................................................. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài...................................................... 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài......................................................... 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài 4 1.5.1. Phương pháp thu thập tài liệu......................................................... 1.5.2. Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu................................................ 1.5.3. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài................................................ 1.6. Kết cấu của khóa luận 6 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 7 2.1. Vai trò của HTTT quản lý nhân sự 7 2.1.1. Khái niệm thông tin, HTTT.............................................................. 2.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự............................... 2.1.3. Vai trò của HTTT quản lý nhân sự.................................................. 2.2. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 8 2.2.1. Một số lý thuyết về hệ thống thông tin............................................. 2.2.2. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống............................... 2.2.3. Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với phương pháp hướng cấu trúc................................................................................. 2.3. UML và công cụ phát triển hệ thống 13 2.3.1. Giới thiệu UML.............................................................................. 2.3.2. Các biểu đồ trong UML.................................................................. 2.3.3. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML......................... ii Chương 3: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM 15 3.1. Giới thiệu về công ty cổ phần NetNam 15 3.1.1. Tên giao dịch, địa chỉ trụ sở chính công ty NetNam..................... 3.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP NetNam................... 3.1.3. Cấu trúc tổ chức của công ty cổ phần NetNam............................. 3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của CTCP NetNam 18 3.2.1. Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần NetNam................. 3.2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của CTCP NetNam từ năm 20082011………………………………………………………………….........26 3.3. Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự của CTCP NetNam 19 3.3.1. Tình hình chung hoạt động quản lý nhân sự tại CTCP NetNam 19 3.3.2. Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại CTCP NetNam................. 3.4. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại CTCP NetNam 23 3.4.1. Thành tựu....................................................................................... 3.4.2. Hạn chế........................................................................................... 3.4.3. Các yêu cầu đặt ra.......................................................................... Chương 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM 24 4.1. Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty cổ phần NetNam 24 4.1.1. Khái quát về chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại CTCP NetNam...................................................................................................... 4.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống............................................ 4.2. Phân tích hệ thống 26 4.2.1. Biểu đồ use case.............................................................................. 4.2.2. Biểu đồ lớp...................................................................................... 4.2.3. Biểu đồ tuần tự............................................................................... 4.3. Thiết kế hệ thống 38 4.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu...................................................................... 4.3.2. Thiết kế giao diện........................................................................... KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO vii PHỤ LỤC viii iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1. Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp.......................................8 Hình 2.2. Chức năng của hệ thống thông tin....................................................9 Hình 2.3. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT.....................................10 Bảng 2.1. Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.. .12 Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần NetNam.....................................17 Hình 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP NetNam 2008-2010.......18 Hình 3.3. Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại CTCP NetNam........20 Hình 3.4. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên..................20 Hình 3.5. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật...........21 Hình 3.6. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương..................................21 Hình 3.7. Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo.............................22 Hình 3.8. Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho CTCP NetNam. 22 Hình 3.9. Các chức năng cần có của HTTT quản lý nhân sự tương lai...........22 Bảng 4.1. Bảng xác định các tác nhân, UC và đặc tả vắn tắt..........................26 Hình 4.1. Mô hình Use Case tổng quát............................................................27 Hình 4.2. Mô hình Use Case mức đỉnh tác nhân Nhân viên kế toán................27 Hình 4.2. Mô hình Use Case mức đỉnh tác nhân Nhân viên nhân sự...............28 Hình 4.4. Mô hình Use Case mức đỉnh tác nhân ban lãnh đạo........................28 Hình 4.5. Mô hình Use Case mức đỉnh tác nhân Nhân viên............................28 Hình 4.6. Biểu đồ UC cập nhật hồ sơ nhân viên..............................................29 Hình 4.7. Biểu đồ UC cập nhật hợp đồng lao động.........................................29 Hình 4.8. Biểu đồ UC cập nhật quá trình công tác...........................................29 Hình 4.9. Biểu đồ UC cập nhật quá trình quá trình đào tạo............................29 Hình 4.10. Biểu đồ UC cập nhật hồ sơ khen thưởng – kỷ luật.........................30 Hình 4.11. Biểu đồ UC cập nhật bảng lương...................................................30 Bảng 4.2. Bảng các quan hệ kết hợp giữa các lớp thực thể.............................31 Hình 4.12. Biểu đồ lớp.....................................................................................31 Hình 4.13. Biểu đồ tuần tự chức năng “Thêm hồ sơ nhân viên”.....................32 iv Hình 4.14. Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật quá trình công tác”...........33 Hình 4.15. Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật quá trình KTKL”...............34 Hình 4.16. Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật quá trình đào tạo”.............35 Hình 4.17. Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật bảng lương”......................36 Hình 4.19. Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo cáo thông tin lương”.................36 Hình 4.18. Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo cáo thông tin nhân sự”..............37 Hình 4.20. Biểu đồ dữ liệu quan hệ.................................................................38 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT THUẬT NGỮ CNTT CTCP DSS DV ESS GT HTTT KD KHCNQG KHTN &CNQG KTKL KWS TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT Công nghệ thông tin Công ty cổ phần Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định Dịch vụ Executive Support Sytem Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Gia tăng Hệ thống thông tin Kinh doanh Khoa học công nghệ quốc gia Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia Khen thưởng kỷ luật HTTT quản lý tri thức KnowledgeWork Systems Nghiên cứu và Management Infomation Hệ thống thông tin quản lý phát triểnMIS OAS NC&PT PMQLNS PR QT QTHTTTKT TP HCM TPS Transaction System Officer Automation HTTT tự động hóa văn phòng System Phần mềm quản lý nhân sự Quan hệ quốc tế Quản trị Quản trị hệ thống thông tin kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh HTTT xử lý giao dịch Processing System UC UML Use case Unified Ca sử dụng Modelling Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ Language thống hướng đối tượng vi Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài Việt Nam đang bước vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên của khoa học và công nghệ, kỷ nguyên của thông tin. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của xã hội ngày nay, thông tin được xem như là một nguồn tài nguyên vô cùng quan trọng của mọi tổ chức doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra cho những người làm công tác lãnh đạo và quản lý là thường xuyên phải xử lý khối lượng thông tin khổng lồ để đề ra được các quyết định đúng đắn. Kế hoạch hoạt động tốt cũng như việc quản lý điều hành có hiệu quả thông qua các quyết định đúng đắn đều phải dựa vào nguồn thông tin thường xuyên được cập nhật và có chất lượng cao. Với các yêu cầu về thông tin như vậy làm phát sinh nhu cầu đối với những người lãnh đạo, quản lý là thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận một thành viên mới trong đội ngũ quản lý và xử lý thông tin - đó là HTTT – hệ thống quản lý thông tin, dữ liệu dựa vào máy tính. HTTT là phương tiện quan trọng để cung cấp các thông tin cần thiết cho bất kỳ một tổ chức hoạt động nào. Như vậy, việc xây dựng một HTTT giúp cho việc tự động hóa công tác quản lý là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng HTTT trong quản lý đã trở nên phổ biến ở nước ta, một số tổ chức và doanh nghiệp đã có ứng dụng HTTT vào các việc khác nhau như: quản lý công văn đi – đến; quản lý tài liệu – hồ sơ; quản lý tài chính – kế toán; quản lý nhân lực; quản lý khách hàng; quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ,… Trong đó, HTTT quản lý nhân sự là hệ thống được tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế quan tâm, chú ý đến. HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. 1 Trong thời gian thực tập tại CTCP NetNam, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một HTTT quản lý nhân sự thay cho hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của công ty. Tuy hiện nay trên thị trường có rất nhiều PMQLNS nhưng do các phần mềm này được sản xuất và chào bán chung cho phần đông các cơ quan tổ chức nên không đi sát với các yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Mặt khác, công tác quản lý nhân sự tại CTCP NetNam có một số nét khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác. CTCP NetNam là một công ty chuyên cung cấp và triển khai các dịch vụ mạng. Các cán bộ, nhân viên của công ty thường xuyên phải đi công tác, làm việc theo từng công trình, hay hợp đồng...dẫn đến việc quản lý giờ lao động, chấm công, tính lương...gặp nhiều khó khăn hơn. Chính vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần NetNam” nhằm giúp công tác quản lý nhân sự được nhanh chóng, tiện lợi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần NetNam. 1.2. - Tổng quan các công trình nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế PMQLNS tại mỏ than Cọc Sáu”, Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa QTHTTTKT, Đại học Kinh tế quốc dân. Luận văn tốt nghiệp này đã làm rõ một số lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc. Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiết HTTT và xây dựng được mã chương trình. - Chuyên đề tốt nghiệp: “Xây dựng HTTT quản lý nhân sự UBND huyện Lý Nhân”, Lê Thị Thúy Quỳnh – lớp CNTTK1- Đại học CNTT và truyền thông. Chuyên đề tốt nghiệp của bạn Lê Thị Thúy Quỳnh đã đưa ra những lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó, tiến hành các bước phân tích thiết kế HTTT. Hệ thống được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước thiết kế giao diện cho hệ thống. Hai HTTT trên về cơ bản đã đáp ứng được các nhu cầu của hệ thống nhưng do được xây dựng theo phương pháp hướng cấu trúc nên có một số nhược điểm: 2 + Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế. + Không hỗ trợ sử dụng lại: các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, không thể dùng lại một modul nào đó trong hệ thống này cho hệ thống mới với các yêu cầu về dữ liệu khác. + Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát. Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm liên quan dữ liệu đó. 1.3. Mục tiêu của đề tài 1.3.1. Mục tiêu tổng quát Đề tài “Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại CTCP NetNam” được đề xuất cho doanh nghiệp với mục tiêu khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự tại công ty. Từ đó đưa ra giải pháp thiết kế, xây dựng một HTTT quản lý nhân sự phù hợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý lao động, quản lý các công tác đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, quản lý lương thưởng cho cán bộ nhân viên... 1.3.2. Mục tiêu cụ thể HTTT được xây dựng mới phải đáp ứng được các mục tiêu cụ thể sau: - Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty. - Dễ sử dụng, dễ bảo hành, bảo trì. - Có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai. - Dễ dàng xuất dữ liệu đưa lên web. - Nâng cao tính bảo mật. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty cổ phần NetNam cùng với các hoạt động quản lý nhân sự của công ty. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài - Các lý thuyết cơ bản về thông tin, HTTT, phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng (UML). 3 - Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2008 - 2011 và thực trạng về công tác quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý nhân sự của đơn vị nghiên cứu. - Các bước triển khai phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cụ thể tại đơn vị nghiên cứu. 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài 1.5.1. Phương pháp thu thập tài liệu Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượng cần tìm hiểu. Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần thiết. Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích. Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận này nhằm thu thập được các dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trên website, các bài nghiên cứu, tìm hiểu về công ty cổ phần NetNam…) để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này. - Phương pháp thu thập tài liệu: + Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý nhân sự hiện tại và nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới của công ty. + Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty… + Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty... để tìm hiểu tình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty. + Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống. 1.5.2. Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin 4 quản lý nhân sự tại công ty cổ phần NetNam. Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này. Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài. 1.5.3. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài - Microsoft Access Microsoft Access là phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft office. Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ, nó cho phép phối hợp với các công cụ của Windows, các ứng dụng khác, đặc biệt là nó có giao diện thân thiện với người dùng. Trên file dữ liệu được tổ chức thành bảng có quan hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL. Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy các mẩu tin. Sử dụng các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng. Ngoài ra Microsoft Access cho phép người dùng có thể liên kết cơ sở dữ liệu với các đối tượng OLE trong Excel, Painbush và Word for Windows… - Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: + Gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng đồ hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kết quả qua trong thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. + Có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động, có thể sử dụng các chức năng của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động. Visual Basic có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows qua công nghệ OLE. + Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Dbase,… và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu mẹ giống như Access. Mặt khác, Visual Basic làm 5 cho CSDL dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các ứng dụng vào Internet. - Rational Rose Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML. Rational Rose cho phép tạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ một cách trực quan. Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp thống nhất với các ký hiệu trong UML. Vì những lý do trên nên em quyết định chọn Microsoft Access đê tổ chức cở sở dữ liệu, chọn Rational Rose để mô hình hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để lập trình cho phần mềm này. 1.6. Kết cấu của khóa luận Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành bốn chương: - Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM - Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ - Chương 3: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM - Chương 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTCP NETNAM 6 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2.1. Vai trò của HTTT quản lý nhân sự 2.1.1. Khái niệm thông tin, HTTT - Khái niệm thông tin Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. (Bài giảng Tổ chức HTTT thị trường và thương mại vĩ mô, Đại học Thương mại). Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp. - Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. (Bài giảng Quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương mại). 2.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, v.v..) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. 2.1.3. Vai trò của HTTT quản lý nhân sự Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại, phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý tốt. Việc quản lý nhân sự tốt sẽ tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình. 7 Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực... của từng lao động. Nhờ những thông tin mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác. Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệm sức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo, người quản lý với nhân viên... 2.2. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 2.2.1. Một số lý thuyết về hệ thống thông tin - Phân loại hệ thống thông tin quản lý + Theo mục đích thông tin đầu ra, HTTT được chia thành các loại sau: HT hỗ trợ điều hành ESS - HTTT quản lý HTTT hỗ trợ ra quyết định HT QL tri thức KWS HT tự động hóa VP OAS HT xử lý giao dịch TPS Hình 2.1. Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp 8 (Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT DN, Đại học Thương mại) + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày. + HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau. + HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. HT này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho DN. + Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định. + Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem): là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. ESS hệ thống tương tác cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp. - Chức năng chính của HTTT: Lưu trữ Xử lý Thu thập Phân tích Sắp xếp Tính toán 9 Phản hồi Phân phối Hình 2.2. Chức năng của hệ thống thông tin. (Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương mại) Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. - Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin: Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con người: Hình 2.3. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị 10 tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. 2.2.2. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống - Phương pháp hướng cấu trúc: Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính tành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. - Phương pháp hướng đối tượng Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng 11 cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng. 2.2.3. Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc - So sánh đặc điểm của hai phương pháp Bảng 2.1. Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống. Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng Tập trung vào công việc cần Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào thực hiện. dữ liệu thay vì hàm. Chương trình lớn được chia Chương trình được chia thành các đối tượng. thành các hàm nhỏ hơn. Các hàm truyền thông tin cho Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin nhau thông qua cơ chế truyền qua các hàm với cơ chế thông báo. tham số. Đóng gói chức năng (sử dụng Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể hàm mà không cần biết nội truy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối dung cụ thể). tượng mà phải thông qua các phương thức). Dữ liệu trong hệ thống được Các CTDL được thiết kế để đặc tả được các chuyển động từ hàm này sang đối tượng. Các hàm xác định trên các vùng hàm khác. dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên CTDL đó. Thiết kế chương trình theo Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cách tiếp cận từ trên xuống. - cận từ dưới lên. Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc: + Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết à dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn. + Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định trong đối tượng đó à chương trình an toàn. + Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế. 12 + Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp và mở rộng khả năng sử dụng lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian. + Thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt. 2.3. UML và công cụ phát triển hệ thống 2.3.1. Giới thiệu UML - Khái niệm UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định lien quan đến phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn. - Một số khái niệm cơ bản trong UML + Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó. + Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống. Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong cả hai hướng nhìn. 2.3.2. Các biểu đồ trong UML - Biểu đồ use case: biểu diễn chức năng của hệ thống. Từ tập yêu cầu của hệ thống, biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn các yêu cầu của người dùng hệ thống. Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản. - Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó. 13 - Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đốitượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó. - Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài. Có hai loại: + Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian. + Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt động. Được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp. 2.3.3. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí hiệu UML chia làm hai pha: - Pha phân tích: + Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể. + Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp. + Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó. - Pha thiết kế: + Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích. + Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp. 14