Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại công ty cp máy tính thành hưng

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến THS.Nguyễn Hằng Giang, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp. Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong hội đồng chấm luận văn đã cho em những đóng góp quý báu để hoàn chỉnh luận văn này. Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty CP máy tính Thành Hưng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công ty. Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty CP máy tính Thành Hưng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc cũng như trong cuộc sống Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Lê Thị Thùy Thắm SVTH: Lê Thị Thùy Thắm i Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………….i MỤC LỤC……………………………………………………………………………..ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ………………………………….…iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT……………………………………………………...…vi LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1 Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA................................................................................................................. 2 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa................................2 1.1.1. Tầm quan trọng của HTTT quản lý hàng hóa.....................................................2 1.1.2. Ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa..................................................................2 1.2. Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa.............................2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.........................................................................3 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài....................................................4 1.5. Phương pháp nghiên cứu đề tài........................................................................4 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu............................................................................4 1.5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu..................................................................................4 1.6. Kết cấu của khóa luận.......................................................................................5 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG.................6 2.1. Cơ sở lý luận chung về HTTT quản lý..............................................................6 2.1.1. Khái niệm cơ bản................................................................................................6 2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa..................................................................8 2.1.3. Phương pháp và công cụ sử dụng trong phân tích, thiết kế................................9 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty CP máy tính Thành Hưng.......................................................................................................12 2.2.1. Giới thiệu về công ty CP máy tính Thành Hưng............................................12 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP máy tính Thành Hưng.………................................................................................................................17 2.2.3. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng…………………...................................................................................................17 SVTH: Lê Thị Thùy Thắm ii Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang 2.2.4. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng……………..........................................................................................................18 Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HT QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG......................................20 3.1. Định hướng phát triển quản lý hàng hóa cho công ty CP máy tính Thành Hưng ........................................................................................................................ 20 3.2. Một số mục tiêu và yêu cấu đối với hệ thống mới...........................................20 3.2.1. Mục tiêu của hệ thống mới...............................................................................20 3.2.2. Yêu cầu của hệ thống mới.................................................................................21 3.3. Đề xuất phát triển HTTT quản lý hàng hóa cho công ty CP máy tính Thành Hưng …………………………………………………………………………………22 3.3.1. Phân tích hệ thống............................................................................................22 3.3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng……………..........................................................................................................32 3.4. Một số kiến nghị..............................................................................................39 KẾT LUẬN................................................................................................................40 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………………...41 PHỤ LỤC 1: BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2010-2012)…………………………………………………...…… PHỤ LỤC 2: MÔ HÌNH QUAN HỆ………………………………………………… PHỤ LỤC 3: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG HÓA…… SVTH: Lê Thị Thùy Thắm iii Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ 1 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP máy tính Thành Hưng 2 Sơ đồ3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống 3 Sơ đồ3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 4 Sơ đồ3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 5 Sơ đồ3.4. đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Quản lý hàng nhập” 6 Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Quản lý hàng xuất” 7 Sơ đồ 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Thống kê kho hàng” 8 Sơ đồ 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Lập tra cứu báo cáo” 9 Sơ đồ 3.9. Mô hình thực thể liên kết 10 Sơ đồ 3.10. Sơ đồ các module chức năng của hệ thống 11 Bảng 3.1 Bảng danh mục hàng hóa 12 Bảng 3.2 Bảng nhóm hàng 13 Bảng 3.3 Bảng phiếu nhập hàng 14 Bảng 3.4 Bảng phiếu xuất hàng 15 Bảng 3.5 Bảng chi tiết phiếu nhập 16 Bảng 3.6 Bảng chi tiết phiếu xuất 17 Bảng 3.7 Bảng nhân viên 18 Bảng 3.8 Bảng bộ phận 19 Bảng 3.9 Bảng phòng ban 20 Bảng 2.2: Bảng số liệu tài chính 3 năm gần đây từ năm 2010 đến năm 2012. Hình 3.1: Mô hình quan hệ 21 Hình 3.2. Giao diện Form đăng nhập hệ thống 22 Hình 3.3. Giao diện hệ thống 23 Hình 3.4. Giao diện from quản lý nhập hàng 24 Hình 3.5. Giao diện from phiếu nhập hàng 25 Hình 3.6. Giao diện from thống kê hàng nhập 26 Hình 3.7. Giao diện from thống kê hàng xuất 27 Hình 3.8. Giao diện from báo cáo nhập xuất tồn 28 SVTH: Lê Thị Thùy Thắm iv Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 TỪ VIẾT TẮT CNTT NGHĨA CỦA TỪ Công nghệ thông tin 2 CP Cổ phần 3 CSDL Cơ sở dữ liệu 4 HT Hệ thống 5 HTTT Hệ thống thông tin 6 TMĐT Thương mại điện tử 7 TT Thông tin SVTH: Lê Thị Thùy Thắm v Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại. Thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và tin học nói riêng. Ở Việt Nam tin học không còn trở lên xa lạ và ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực quản lý. Quản lý là một hoạt động vô cùng quan trọng, bất cứ cấp độ nào cũng đều phải có quản lý. Quản lý bao gồm rất nhiều khía cạnh như quản lý con người, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế, quản lý xã hội… Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanh mà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”. Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại Công ty CP máy tính Thành Hưng ” SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 1 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa 1.1.1. Tầm quan trọng của HTTT quản lý hàng hóa Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng cao, do đó đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiện. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lý sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì số lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác, đồng thời thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công và bán thủ công. Như vậy, em nhận thấy nếu có một hệ thống quản lý hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu của nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của công việc thì đây là một thị trường lớn cho hệ thống quản lý hàng hóa 1.1.2. Ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa Quản lý hàng hóa có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Mọi sự thành công đều có điểm xuất phát. Quản lý hàng hóa của doanh nghiệp tốt sẽ là nền tảng của mọi kế hoạch được thực hiện, bởi nó là nguồn thu nhập chính phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty CP máy tính Thành Hưng, qua quá trình tìm hiểu em thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa cũng như sự bức thiết phải có một hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu, xây dựng đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng”. Với mong muốn góp một phần công sức của mình vào vấn đề phát triển của công ty. 1.2. Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa Trước tiên, hãy xem xét về nghiệp vụ quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp nước ngoài họ quản lý hàng hóa bằng những phần mềm quản lý tiên tiến, hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa sau khi nhập và xuất. Những hệ thống này đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Trên thực tế công tác quản lý hàng hóa ở các DN trong nước hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều thách thức lớn. Một số thách thức hiện nay mà các DN gặp phải như về mặt kỹ thuật thiếu thốn về cả vật chất lẫn trình độ kỹ thuật, nguồn lực tài chính, vốn. Khó SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 2 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang khăn và thách thức lớn nhất đối với các DN trong nước hiện nay không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản lý hàng hóa có hiệu quả. Quản lý thủ công, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý chưa đồng bộ và chưa đem lại hiệu quả thực sự rõ rệt. Hệ thống và các phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lý hàng hóa chưa được khai thác hết các tính năng, các tài nguyên sẵn có. Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế” đề tài này do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 7.0. Nhìn chung đề tài này chỉ đáp ứng được yêu cầu về quản lý xuất, nhập, tìm kiếm thông tin một cách khoa học hơn. Còn ngoài ra các báo cáo và tính bảo mật các thông tin chưa thực hiện được. Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hàng hóa của công ty máy tính Hải Phong” đề tài này do sinh viên Nguyễn Kim Phượng trường Đại học Kinh Tế Quốc Tế Quốc Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Access. Đề tài này đã đáp ứng được các yêu cầu hiện tại. Tuy nhiên, đề tài bị dư thừa về CSDL và cần được hoàn thiện hơn. Tại công ty CP máy tính Thành Hưng hệ thống quản lý hàng hóa của công ty đã giải quyết được tương đối nhiều công việc theo yêu cầu đã đề ra. Tuy nhiên, hệ thống này cũng có phần chưa được tốt trong quá trình cập nhật, theo dõi, thay đổi thông tin nhập, xuất, kiểm kê hàng, quản lý dữ liệu lưu trữ, tìm kiếm thông tin từ dữ liệu lưu trữ chưa thực sự nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy, cần phải có sự phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu mà công ty cần và từ đó có thể đưa hệ thống vào hoạt động của công ty. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Để xây dựng được HTTT quản lý hàng hóa, trước hết em đi tìm hiểu các khái niệm thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, phân loại hệ thống thông tin quản lý, khái niệm phân tích, thiết kế HTTT quản lý và phương pháp, công cụ sử dụng để phân tích, thiết kế HTTT quản lý Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, gồm các nhiệm vụ chính là: Quản lý hàng nhập (phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, dự trù hàng nhập) quản lý hàng xuất (phiếu xuất kho, quản lý hàng tồn), lập các tra cứu báo cáo (nhập, xuất, tồn, chi tiết hàng tồn, chênh lệnh). 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 3 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa - Phạm vi nghiên cứu của đề tài  Không gian: Địa điểm: Tại công ty CP máy tính Thành Hưng. Bộ phận: Bộ phận kho. Đối tượng: Nhân viên kho và nhân viên phòng kinh doanh.  Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 2 năm từ 2010 đến 2012. 1.5. Phương pháp nghiên cứu đề tài 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Mục đích của phương pháp này là thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình quản lý hàng hóa tại công ty. - Phương pháp quan sát hệ thống Tiến hành quan sát các công việc hằng ngày của Bộ phận kho, phòng kinh doanh để hiểu rõ quá trình xuất, nhập hàng hóa tại kho. Việc quan sát sẽ giúp tư vấn viên có được bức tranh khái quát về công ty cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của công ty. - Phương pháp phỏng vấn Nội dung của phương pháp này là tiến hành phỏng vấn các cán bộ trong Bộ phận kho, phòng kinh doanh để hiểu được quá trình quản lý hàng hóa diễn ra như thế nào. 1.5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu - Phương pháp thống kê Phương pháp này nhằm tổng hợp các thông tin điều tra, phỏng vấn chuẩn bị cho quá trình phân tích sau. Tất cả các thông tin cùng loại được tổng kết. - Phương pháp phân tích tổng hợp Các kết quả sau khi thống kê được tổng hợp phân tích, hệ thống hóa thành những thông tin hữu ích trong nghiên cứu vấn đề, nổi bật thực trạng của công ty. 1.6. Kết cấu của khóa luận Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về vấn đề phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính Thành Hưng. Phần 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính Thành Hưng. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 4 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Lê Thị Thùy Thắm GVHD: Nguyễn Hằng Giang 5 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG 2.1. Cơ sở lý luận chung về HTTT quản lý 2.1.1. Khái niệm cơ bản  Hệ thống. Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạt động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi.  Thông tin. Được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Các tính chất của thông tin: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính cục bộ.  Hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồi tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu HTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.  Phân loại hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ. - Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ. - Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức. - Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system - DSS) là một hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định. - Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system - EIS) là một hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 6 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - GVHD: Nguyễn Hằng Giang Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường. - Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system) là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ. - Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên.  Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.  Phân loại HTTT quản lý: Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có bốn cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có bốn hệ thống thông tin quản lý cho bốn cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.  Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý. Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp. - Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định những đường lối phát triển. - Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn. - Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 7 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang 2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa  Hàng hóa Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.  Quản lý hàng hóa Quản lý hàng hóa là việc tổ chức thực hiện những hoạt động mua-bán-dự trữ hàng hóa trong kho. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ.  Yêu cầu quản lý hàng hoá Quản lý hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Quản lý tốt hàng hoá thì có thể tránh rủi ro ảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hoá cũng như thu nhập của toàn doanh nghiệp. Để quản lý hàng hoá tốt thì doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý tốt về các mặt số lương, chất lượng, giá trị. Quản lý về mặt số lượng: Đó là việc phản ánh thường xuyên tình hình nhập xuất hàng hoá về mặt hiện vật để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua và tiêu thụ hàng hoá, qua đó cũng phát hiện ra những hàng hoá tồn đọng lâu ngày tiêu thụ chậm hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Quản lý về mặt chất lượng: Để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì hàng hoá lúc nào cũng đáp ứng được chất lượng thoã mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại, do đó, khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho. Hàng hoá dự trữ trong kho luôn phải kiểm tra bảo quản tốt tránh tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng làm mất uy tín của doanh nghiệp. Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị luôn phải theo dõi giá trị hàng hoá trong kho, và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hoá có giá trị tăng giảm như thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hoá tồn kho. 2.1.3. Phương pháp và công cụ sử dụng trong phân tích, thiết kế  Phân tích hệ thống thông tin: SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 8 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống (Bài giảngHệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 41).  Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại.  Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống (Bài giảngHệ thống thông tin, 2011, Nguyễn Minh Hoàng Ngọc, trang 83).  Ý nghĩa của thiết kế hệ thống - Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt - và vận hành. Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp được sử dụng để tạo ra và duy trì hệ thống thông tin nhằm thực hiện các chức năng cơ bản như lưu trữ và xử lý các thông tin, dữ liệu. Mục tiêu chính của phân tích thiết kế hệ thống là cải tiến hệ thống cấu trúc, điển hình là qua ứng dụng phần mềm, có thể giúp đỡ các nhân viên hoàn tất các công việc chính của doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin được dựa trên : - Sự hiểu biết về các mục tiêu, các cấu trúc và các quy trình của tổ chức. Kiến thức để triển khai công nghệ thông tin nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin bao gồm các lí thuyết, mô hình, phương pháp và các công cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.  Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin Có rất nhiều phương pháp phân tích, thiết kế HTTT: Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng, thiết kế hướng đối tượng… Phương pháp thực hiện đề tài là em sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng .Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là Phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 9 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Các giai đoạn phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng:  Khảo sát hệ thống hiện tại và những hạn chế của hệ thống đó  Phân tích hệ thống: - Phân tích hệ thống về chức năng - Phân tích hệ thống về chức năng xử lý - Phân tích hệ thống về CSDL  Thiết kế hệ thống - Thiết kế tổng thể - Thiết kế chi tiết  Công cụ thực hiện phân tích và xây dựng HT quản lý  Sơ đồ BFD (Sơ đồ phân cấp chức năng): Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Để xây dựng sơ đồ chức năng cần phải xác định được các chức năng của HT  Sơ đồ DFD (Sơ đồ luồng dữ liệu): Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. Sơ đồ này cho biết HT làm như thế nào. Để xây dựng sơ đồ DFD cần phải xác định được: - Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo - một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức - năng nào đó. Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau - đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào. Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn - của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 10 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang  Mô hình ER (Mô hình liên kết thực thể) Là 1 trong các công cụ để mô tả DL của HT & là công cụ để thành lập sơ đồ DL (hay sơ đồ cấu trúc DL). Để xây dựng được Mô hình ER cần phải xác định : - Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó. - Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. - Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể. - Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác. - Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định  Microsoft Access Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin. Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột. Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 11 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực đểnâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL. 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty CP máy tính Thành Hưng. 2.2.1. Giới thiệu về công ty CP máy tính Thành Hưng  Giới thiệu chung về Công ty Công ty CP máy tính Thành Hưng là Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn triển khai hệ thống mạng, cung cấp linh kiện máy tính, máy văn phòng, cài đặt và sửa chữa linh kiện máy tính, máy văn phòng , đổ mực máy in, máy photo. Công ty CP máy tính Thành Hưng cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế và tích hợp các hệ thống CNTT. Công ty luôn mong muốn cùng quý khách hàng xây dựng một tầm nhìn xa hơn về công nghệ với các thiết bị chất lượng tốt và chi phí hợp lý. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG Tên giao dịch: THANHHUNG COMPUTER JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ trụ sở chính: Số 49B Ngõ 651 Minh Khai - Q.Hai Bà Trưng - Hà Nội Địện thoại: 04.39878599 / 39878598 Fax: 04.39878595 Email: [email protected] Website: www.thanhhungpc.com.vn Mã số thuế: 0104768854 Ngày đăng ký: 25/06/2010 Giấy phếp đăng ký kinh doanh số: 0104768854 Cơ quan cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Loại hình doanh nghiệp: Cổ phần  Quá trình phát triển của công ty Công ty CP máy tính Thành Hưng được thành lập vào năm 2010 dưới sự dẫn dắt của giám đốc Nguyễn Bình Khiêm cùng với 15 thành viên đầu tiên. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty có hàm lượng chất xám và công nghệ cao. Năm 2011 Thành Hưng trở thành một trong những Công ty phân phối chính thức của nhiều hãng máy tính như Dell, Compaq tại Việt Nam. Cũng trong năm này Thành Hưng đã đặt những bước chân đầu tiên trên con đường xuất khẩu các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Năm 2011, Doanh thu liên tục tăng sau mỗi tháng và ngày càng được khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Đến năm 2012, Công ty CP máy tính Thành Hưng tự khẳng định mình tạo những dịch vụ tốt nhất, các mặt hàng luôn đảm bảo đúng đủ về chủng loại, mẫu mã, chất lượng cũng như số lượng và được bảo hành chính hãng.  Bộ máy tổ chức SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 12 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang  Về nhân sự Hiện tại Công ty có 5 thành viên trong Hội Đồng quản trị, 2 thành viên trong Ban Kiểm soát, 1 Giám đốc, 2 phó giám đốc và trên 60 nhân viên. Trong đó: - Phòng Kế toán: gồm 1 trưởng phòng và 10 nhân viên kế toán. - Phòng Bán hàng: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 15 nhân viên bán hàng. - Phòng Kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 10 nhân viên. - Phòng Kỹ thuật: gồm 1 trưởng phòng, 3 trưởng bộ phận, 1 phó phòng, 20 nhân viên kỹ thuật - Phòng dịch vụ: gồm 1 trưởng phòng. 1 phó phòng và 5 nhân viên. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 13 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang  Về cơ cấu tổ chức SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP máy tính Thành Hưng  Chức năng của từng bộ phận, phòng ban của Công ty - Hội đồng quản trị: Hội đồng thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của Công ty, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Giám đốc thực hiện Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. - Ban Kiểm soát: Kiểm soát hoạt động của các bộ phận, kiểm soát các hoạt động quản lý của Giám đốc, các trưởng phòng…thẩm định sự chính xác của các báo cáo (báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh…). - Giám đốc điều hành: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền & nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án cung cấp dịch vụ cũng như sửa chữa các thiết bị phần cứng cũng như phần mềm của Công ty. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty như SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 14 Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. - Phó Giám đốc điều hành: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động. - Phòng Kế toán: Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của Công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định của Công ty CP máy tính Thành Hưng và các quy định của Nhà nước. Quản lý toàn bộ các loại quỹ của Công ty theo đúng quy định của Công ty CP máy tính Thành Hưng và của Nhà nước. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm. - Phòng Kinh doanh: Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. - Phòng Cung ứng: Thực hiện việc cung cấp các mặt hàng của Công ty khi các bộ phận có yêu cầu hàng. - Phòng Kỹ thuật: Quản lý hệ thống, các thiết bị của Công ty và sửa chữa thiết bị, lập trình máy vi tính. Hỗ trơ trực tuyến kỹ thuật. - Phòng Dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin và các dịch vụ liên quan đến máy tính, dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị và các dịch vụ về sữa chữa, lắp đặt các thiết bị công nghệ.  Ngành ngề kinh doanh - Nhập khẩu - phân phối, bán buôn, bán lẻ các thiết bị, linh kiện công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng. - Tư vấn, cung cấp các thiết bị, linh kiện, phần mềm công nghệ thông tin. - Sửa chữa, lắp ráp và cài đặt máy tính, mạng internet, tổng đài viễn thông cho các cá nhân, đơn vị, cơ quan và tổ chức. SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 15 Mã SV: 09D190112