Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tnhh mtv cảng khuyến lương

  • Số trang: 108 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 8 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24898 tài liệu

Mô tả:

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG KHUYẾN LƢƠNG Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện : Th.S Đặng Minh Tuyền Nguyễn Minh Hiền Mã sinh viên : 09D190175 Lớp: : K45S3 HÀ NỘI – 2013 i Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền LỜI CẢM ƠN Ở nước ta trong những năm gần đây, tin học hóa các hoạt động trong doanh nghiệp đã trở nên phổ biến và trở thành vấn đề cấp thiết nhằm tiết kiệm chi phí quản lý, tận dụng nguồn nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Thêm vào đó, đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa và dịch vụ là đối tượng kinh tế đặc trưng nhất, vì vậy, công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nếu có được một hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hoạt động hiệu quả, nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có những báo cáo sát thực, chính xác để phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tế trên, cùng với tình hình thực trạng quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, em đã quyết định lựa chọn đề tài: ―Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lƣơng” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. Để có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, đầu tiên em xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ths. Đặng Minh Tuyền, Giảng viên bộ môn Tin học, Trường Đại học Thương Mại đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và cho em những lời khuyên quý báu. Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong Phòng Quản lý bán hàng, Phòng Tổng hợp và Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong Công ty. Do năng lực của bản thân em còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của các thầy cô trong khoa và các anh chị, cô chú của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn, nhằm đưa ra hướng giải quyết những vấn đề của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương và các doanh nghiệp thương mại khác. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Minh Hiền ii Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ii MỤC LỤC .................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .......................................................... v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ......................................................................................vii PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ............................................... 1 1.1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lƣơng ............................................................................................................ 1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu .................................................................... 2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ....................................................................... 3 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ................................................. 4 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................ 4 1.6. Kết cấu của khóa luận ..................................................................................... 4 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƢƠNG 5 2.1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ............................ 5 2.1.1. Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin ................................................. 5 2.1.2. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý ........................................................ 9 2.1.3. Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý ..................... 11 2.2. Tổng quan về quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ và thực trạng ứng dụng tin học tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lƣơng.............. 21 2.2.1. Tổng quan về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ................................. 21 2.2.2. Khái quát về Công ty ..................................................................................... 22 2.2.3. Thực trạng triển khai và sử dụng các phần mềm quản lý tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương .............................................................................. 30 2.2.4. Thực trạng của Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương ............................................................... 32 iii Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền PHẦN III: ĐỊNH HƢỚNG ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƢƠNG .................................................................. 34 3.1. Phân tích hệ thống ......................................................................................... 34 3.1.1. Khảo sát yêu cầu............................................................................................ 34 3.1.2. Phân tích chức năng ..................................................................................... 37 3.1.3. Phân tích dữ liệu ........................................................................................... 44 3.2. Thiết kế hệ thống ............................................................................................ 46 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu .................................................................................... 46 3.2.2. Thiết kế giao diện .......................................................................................... 51 3.2.3. Thiết kế kiểm soát .......................................................................................... 58 3.2.4. Thiết kế chương trình ................................................................................... 59 3.3. Kết luận và đề xuất định hƣớng đề tài ......................................................... 64 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 66 PHỤ LỤC 1 .................................................................................................................... a PHỤ LỤC 2 ....................................................................................................................d PHỤ LỤC 3 .................................................................................................................... f iv Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Nội dung Trang 1. Hình 2.1. Quy trình xử lý thông tin 5 2. Hình 2.2. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 6 3. Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến 27 Lương 4. Biểu đồ 2.4. Biểu đồ tăng trưởng Cảng Khuyến Lương giai đoạn 28 1986 – 2010 (đơn vị: 1000 tấn) 5. Bảng 2.5. bảng số liệu hàng hóa ra vào Cảng Khuyến Lương giai 28 đoạn 1986 - 2010 6. Bảng 2.6. Bảng số liệu kết quả kinh doanh của Cảng Khuyến Lương 29 qua hai năm 2008 và 2010 7. Hình 2.7. Mức độ hỗ trợ của các ứng dụng đã triển khai của Công 31 ty đới với công việc 8. Hình 2.8. Mức độ hài lòng của nhân viên với mức độ hỗ trợ của các 32 ứng dụng 9. Hình 3.1. Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống 37 10. Hình 3.2. Mô hình ngữ cảnh hệ thống 38 11. Hình 3.3. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 39 12. Hình 3.4. Mô hình biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng 40 Quản lý kho 13. Hình 3.5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý 41 bán hàng 14. Hình 3.6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý 42 cung cấp dịch vụ 15. Hình 3.7. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo cáo 43 16. Hình 3.8. Mô hình thực thể liên kết 45 17. Hình 3.9. Mô hình quan hệ của bài toán 50 18. Hình 3.10. Giao diện đăng nhập 51 19. Hình 3.11. Giao diện chính của chương trình 52 v Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền 20. Hình 3.12. Giao diện chức năng Quản lý kho 52 21. Hình 3.13. Giao diện Lệnh nhập kho 53 22. Hình 3.14. Giao diện Lệnh xuất kho 54 23. Hình 3.15. Giao diện nhập thông tin hàng hóa 54 24. Hình 3.16. Giao diện quản lý bán hàng 55 25. Hình 3.17. Giao diện quản lý hóa đơn 56 26. Hình 3.18. Giao diện quản lý hợp đồng 57 27. Hình 3.19. Giao diện quản lý khách hàng 57 28. Hình 3.20. Giao diện chức năng Báo cáo – thống kê 58 29. Hình 3.21. Sơ đồ thuật toán đăng nhập 60 30. Hình 3.22. Sơ đồ thuật toán kiểm tra thông tin hàng hóa để in lệnh 61 xuất kho 31. Hình 3.23. Sơ đồ thuật toán tính giá hóa đơn bán hàng 62 32. Hình 3.24. Sơ đồ thuật toán kiểm tra danh sách xe vận chuyển để 63 đáp ứng nhu cầu xếp dỡ của khách hàng vi Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Nghĩa Tiếng Anh STT Từ viết tắt 1. TNHH Trách nhiệm hữu hạn 2. MTV Một thành viên 3. HTTT Hệ thống thông tin 4. CNTT Công nghệ thông tin 7. LAN Local Area Network Mạng cục bộ 8. WIFI Wireless Fidelity Mạng không dây 9. XNLH Xí nghiệp liên hiệp 10. CSDL Cơ sở dữ liệu vii Nội dung Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lƣơng Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường, các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình... Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ... được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng hơn. Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang cố gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với Công ty, đồng thời với sự gợi ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” 1 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý không còn là câu chuyện xa vời với các doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp. Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp:  Ngoài nƣớc: - Vicki A. Benge (20012), Article “The advantages of using System analysis & design to improve business quality”, Chron online newspaper. Bài báo khẳng định những lợi ích mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design and Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”, library.uis.edu. Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung bao gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp.  Trong nƣớc: - Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4”, Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội. Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn; tính tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm; quản lý hàng hóa; quản lý khách hàng; lập báo cáo;… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàng của Công ty một cách hệ thống. Tuy nhiên, hạn chế của bài nghiên cứu trên là khi xây dựng các sơ đồ phục vụ việc thiết kệ hệ thống còn sơ sài, chưa thể đáp ứng được mục đích xây dựng HTTT quản lý như ban đầu đặt ra. 2 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền - Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại. Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng một cách hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở. Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp. Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả trong và ngoài nước. Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương mại đặc biệt là để quản hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính được đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con người có hiệu quả như mong đợi. Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chất lượng quản lý thông tin; cùng với thực trạng của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, đề tài ―Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương‖ sẽ kế thừa ưu điểm của những bài nghiên cứu trước đây, đồng thời cố gắng khắc phục và tránh những nhược điểm mà những bài nghiên cứu này vướng mắc hay còn tồn tại để giúp quá trình quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương được hiệu quả hơn. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Nghiên cứu đề tài: ―Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương‖ nhằm: - Dựa trên tình hình thực trạng vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương để xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống 3 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ giúp nhà quản lý của Công ty có được cái nhìn tổng quát, chính xác về tình hình bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn . 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng các phương pháp và công cụ phân tích và phân tích một HTTT hiện đại vào trong việc xây dựng HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ở công ty. - Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài: ―Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương‖ em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: - Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tin tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tin hữu ích, khá chính xác và đa dạng. - Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất. Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương. - Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cần nghiên cứu một cách thực tế nhất. - Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu, phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng. - Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn. 1.6. Kết cấu của khóa luận Kết cấu của đề tài ―Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương‖ bao gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Phần 2: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng của vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương Phần 3: Định hướng đề xuất phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý công tác bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương 4 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƢƠNG 2.1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 2.1.1. Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin Dữ liệu: là những giá trị phản ánh một sự vật, sự việc hay hiện tượng được biểu diễn dưới nhiều dạng như âm thanh, văn bản, hình ảnh. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. Thông tin: là tri thức về các đối tượng, là ý nghĩa của dữ liệu được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý, mang lại hiểu biết cho con người. Quy trình xử lý thông tin: Thông tin bên ngoài Thông tin bên trong Xử lý các dữ liệu thô Lọc, cấu trúc hóa Lưu trữ DB Xử lý Áp dụng một số quy tắc quản lý Phân tán NSD Hình 2.1: Quy trình xử lý thông tin 5 NSD Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền Hệ thống: là một tập hợp gồm nhiều phẩn tử tương tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua chấp thuận đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra. Hệ thống thông tin: là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác. Các thành phần của hệ thống thông tin: Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính gồm: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người. Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT - Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. 6 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền - Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. - Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:  Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.  Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết đinh Các thành phần của một HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó yếu tố con người là thành phần quan trọng nhất, quyết định đến kết quả của quá trình phân tích, thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống. Sự cần thiết của hệ thống thông tin: - Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ mọi doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một thị trường thay đổi nhanh. - Những hệ thống trên nền Internet đã trở thành một thành phần rất cần thiết để kinh doanh thành công trong môi trường toàn cầu năng động hiện nay. - Công nghệ thông tin đang đóng vai trò ngày càng lớn trong kinh doanh. 7 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền Chức năng của hệ thống thông tin HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp). Vai trò của hệ thống thông tin - Nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...) - Đóng vai trò như một chức năng chính của doanh nghiệp, tương tự như kế toán, tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị, quản trị nguồn nhân lực. - Góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng. - Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân. - Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. - Là động lực, là phần thưởng, là cơ hội thành công cho rất nhiều người. - Một thành phần then chốt trong nguồn lực, hạ tầng, năng lực của doanh nghiệp kinh doanh trên mạng hiện nay. - Đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài. - Có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài - Có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp. - Có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin. Khái quát vòng đời phát triển hệ thống thông tin Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau: - Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phần mềm, xác định chính xác yêu cầu và các rằng buộc của khách hang với sản phẩm phần mềm đó. 8 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền - Pha phân tích: mô tả chức năng của sản phẩm, các input của sản phẩm và các output được yêu cầu: khám phá các khái niệm trong miền quan tâm của sản phẩm và bước đầu đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống. - Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào. Pha thiết kế bao gồm hai mức là thiết kế kiến trúc và thiết kế chi tiết. - Pha cài đặt tích hợp: cài đặt chi tiết và tích hợp hệ thống phần mềm dựa trên kết quả của pha thiết kết. - Pha bảo trì: tiến hành sửa chữa phần mềm khi có các thay đổi. Đây là pha rất quan trọng, tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí nhất trong tiến trình phát triển phần mềm. - Pha loại bỏ: thực hiện loại bỏ phần mềm hoặc thay thế phần mềm bởi một phần mềm hoàn toàn mới. Thông thường hai quá trình không thể thiếu được trong vòng đời phát triển phầm mềm là viết tài liệu và kiểm thử. Các quá trình này không trở thành một pha riêng biệt mà được tiến hành song song với tất cả các pha khác trong tiến trình phần mềm nghĩa là tất cả các pha đều phải viết tài liệu và kiểm thử với các mức độ khác nhau. Có rất nhiều mô hình vòng đời phần mềm, nhưng hai mô hình đơn giản và được sử dụng rộng rãi nhất là mô hình thác nước và mô hình làm bản mẫu nhanh. 2.1.2. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý a. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ). b. Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Các tiêu chí để phân loại HTTT quản lý: - Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Phân loại theo chức năng nghiệp vụ - Phân loại theo quy mô tích hợp 9 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: - Các HTTT ở mức chiến lược có HTTT hỗ trợ điều hành – ESS: là HTTT trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu trúc. ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm thiểu thời gian và công sức nắm bắt thông tin hữu ích cho lãnh đạo. Người dùng hệ thống thường là lãnh đạo cấp cao. - Các HTTT ở mức quản lý: gồm HTTT quản lý MIS và DSS  HTTT quản lý MIS trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết định. Ví dụ: HTTT phân tích năng lực bán hàng, nghiên cứu thị trường.  HTTT hỗ trợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và thường không có quy định trước. Vì vậy, các HTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năng cho hiệu quả cao. - Các HTTT mức tri thức: gồm HTTT quản lý KWS và OAS  HTTT quản lý tri thức KWS là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. HT này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp.  HTTT tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phân phối và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v…v… Người dùng HTTT tự động hóa văn phòng là nhân viên văn phòng. - Các HTTT mức tác nghiệp có HTTT xử lý giao dịch TPS. HTTT này giúp thi hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động của HTTT TPS liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu, nhiệm vụ, quy trình và tài nguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng. TPS giúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một số hoạt động có thể được tự động hóa bởi hệ thống. Ví dụ hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ 10 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phòng bán vé, hệ thống chấm công. Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: - HTTT sản xuất - HTTT marketing - HTTT tài chính kế toán - HTTT quản lý nhân lực Phân loại theo quy mô tích hợp: - HTTT quản lý nguồn nhân lực - HTTT quản lý chuỗi cung ứng - HTTT quản lý quan hệ khách hàng 2.1.3. Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý a. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý Gồm hai bước là phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống: - Khảo sát yêu cầu - Phân tích chức năng (Kết quả xây dựng được biểu đồ nghiệp vụ, biểu đồ luồng DL,… - Phân tích dữ liệu: kết quả xây dựng đươc mô hình ER Thiết kế hệ thống: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế các kiểm soát - Thiết kế cơ sở dữ liệu (Đổi mô hình ER ra mô hình quan hệ, tiến hành chuẩn hóa nếu cần.) - Thiết kế chương trình b. Tìm hiểu phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng Từ trước đến nay, có ba phương pháp phân tích và thiết kế HTTT gồm: phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (phi cấu trúc), phương pháp thiết kế hệ thống bán cấu trúc và hiện đại nhất là phương pháp thiết kế hệ thống có cấu trúc. Phương pháp thiết kế hệ thống có cấu trúc bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổsung, tạo 11 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt. Để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp có cấu trúc, người phân tích thiết kế hệ thống có thể chọn một trong hai hướng là hướng chức năng và hướng đối tượng để triển khai dự án của mình. Mỗi phương án đều có những ưu nhược điểm riêng. Trong khuôn khổ bài khóa luận này, em xin được trình bày các mô hình được sử dụng trong phân tích thiết kế HTTT theo hướng chức năng như: mô hình BFD, DFD,ER , mô hình quan hệ. Xác định chức năng nghiệp vụ: Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. - Định nghĩa: Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Các thành phần:  Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Biểu diễn: Hình chữ nhật Ví dụ: chức năng quản lý hàng hàng hóa được biểu diễn như sau: Quản lý hàng hóa  Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha. Biểu diễn Ví dụ: trong chức năng quản lý hàng hóa bao gồm các chức năng con: tìm kiếm hàng hóa, cập nhật hàng hóa sẽ được biểu diễn như sau: 12 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền - Đặc điểm:  Cung cấp cách nhìn khái quát chức năng  Dễ thành lập  Gần gũi với sơ đồ tổ chức.  Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng. - Mục đích:  Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích  Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp khách quan.  Cho phép phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp.  Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống. - Xây dựng mô hình Nguyên tắc phân rã các chức năng:  Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.  Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng. - Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng:  Bước 1- Xác định chức năng: Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng.  Bước 2 - Phân rã các chức năng : Phân rã có thứ bậc. Thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã. Khi phân rã một chức năng thành các chức 13
- Xem thêm -