Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

  • Số trang: 64 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 38 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

Báo cáo thực tập 1 Học viện Ngân hàng MỞ ĐẦU  Lý do chọn đề tài Trong thời đại phát triển hiện nay. Công nghệ thông tin đang thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cuộc sống của chúng ta, cũng như trong mọi lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong quản trị nhân lực. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, cũng phải thừa nhận một điều rằng, so với các nước trên thế giới và kể cả trong khu vực, thì việc quản trị doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam vẫn còn tụt hậu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong quản lý nguồn nhân lực. Trong khi đó có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của việc quản trị nguồn nhân lực. Như vậy với cơ sở vật chất hiện đại yêu cầu doanh nghiệp phải có một phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ việc cung cấp các báo cáo thống kê giúp người quản lý đưa ra quyết định, đánh giá đúng thực trạng của chất lượng nguồn nhân lực, huy động nguồn nhân lực vào đúng mục đích, nâng cao hiệu quả quản lý.  Nhu cầu và tính cấp thiết của vấn đề đặt ra - “Nhân sự là chìa khoá mọi thành công của mỗi cơ quan, doanh nghiệp”. Nhưng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thực sự không đơn giản, điều đó đòi hỏi nghệ thuật của người lãnh đạo. Làm sao để vừa có thể kiểm soát được tài nguyên con người vừa có thể khai thác tốt được tiềm năng chất xám trong khi bạn còn “trăm công ngàn việc” của một người quản trị. Trong thời kì trước việc quản lý chủ yếu sử dụng bằng sổ sách, giấy tờ rồi những quyết định điều động, chuyển công tác…có thể chất được hàng “núi”. Việc quản lý cũng như tìm kiếm là rất thủ công mất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả công việc chẳng những không cao mà có khi còn làm mất mát và sai lệch. Do đó việc đòi hỏi có một phần mềm trợ giúp là một nhu cầu tất yếu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức trong công việc. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 2 Học viện Ngân hàng  Tên đề tài chọn, tầm quan trọng và ý nghĩa - Tên đề tài chọn: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC”. - Tầm quan trọng và ý nghĩa: Trợ giúp người quản lý trong vấn đề quản lý nhân sự để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức trong công việc. - Hệ thống mới sẽ là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. - Với đề tài: “phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC” giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và đặc biệt là việc tính lương của từng công nhân, giúp công tác quản lý nhanh chóng, tiện lơi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng chương trình với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty TIC.  Phạm vi nghiên cứu, mô hình, phương pháp và kỹ thuật được sử dụng - Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC - Mô hình, phương pháp: Chuyên đề trình bày quá trình tìm hiểu cách quản lý nhân sự tại phòng tổ chức cán bộ và các khảo sát yêu cầu người sử dụng về chương trình quản lý nhân sự, miêu tả tổng thể bài toán quản lý, các yêu cầu về hệ thống, về chức năng của người sử dụng đối với hệ thống, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống. - Mục đích, yêu cầu:  Phân tích hệ thống quản lý nhân sự hiện tại của công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC từ đó đưa ra ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại.  Phân tích, thiết kế một hệ thống mới ưu việt hơn hệ thống hiện tại. - Kết quả đạt được: Bảng phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự mới của công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 3 Học viện Ngân hàng CHƯƠNG 1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY TIC VÀ BÀI TOÁN ĐẶT RA 1.1. Giới thiệu về bài toán 1.1.1. Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC - Công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC được thành lập theo giấy phép số 0103027979 tháng 11 năm 2008 do UBND Thành phố Hà Nội cấp. - Tên đơn vị: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG. Viết tắt là: TIC Co., Ltd. - Tên giao dịch tiếng Anh: INFORMATICS TRADING AND OFFICES EQUIPMENT COMPANY LIMITED. - MST: 4601010095. - Địa chỉ công ty: Cổng 2 trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên- đường z115 xã Quyết Thắng- Thành phố Thái Nguyên- Tỉnh Thái Nguyên. - Showroom giao dịch : 117 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng đồ họa và website Phòng phần mềm ứng dụng Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng Marketing Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Theo sơ đồ trên, bộ máy quản lý hiện nay của công ty con là quản lý hai cấp theo cơ cấu trực tuyến. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 4 Học viện Ngân hàng Giám đốc công ty: Là người có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiện trước cơ quan nhà nước, trước tập thể công nhân viên. Dưới giám đốc là 2 phó giám đốc, hệ thống các phòng ban giúp việc cho giám đốc và phó giám đốc. Phó giám đốc kinh doanh: Là người dưới quyền giám đốc, giúp giám đốc trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm và công việc hành chính. Phó giám đốc sản xuất kỹ thuật: Là người chịu trách nhiệm về công tác đào tạo kỹ năng lập trình cho nhân viên, bố trí nhân lực, phân công công việc cho nhân viên thực hiện, báo cáo tình hình công việc thường xuyên cho giám đốc. Phòng thiết kế đồ họa và website: Chuyên tư vấn, thiết kế các website tin tức, giới thiệu sản phẩm, bán hàng trực tuyến, diễn đàn giao lưu, trang rao vặt…đăng quản cáo trên website, thiết kế bảng quảng cáo lớn cho khách hàng. Phòng thiết kế phần mềm ứng dụng: Chuyên thiết kế các phần mềm ứng dụng trên nền winform cho khách hàng. Phòng kỹ thuật: Chuyên tư vấn công nghệ, giải pháp, phần cứng cho khách hàng, đồng thời đảm bảo hệ thống mạng, máy trong công ty hoạt động ổn định, kịp thời sửa chữa nếu xảy ra lỗi. Phòng Marketing: chuyên giới thiệu các sản phẩm, phần mềm, dịch vụ tới khách hàng và chăm sóc khách hàng, tìm thị trường cho công ty. Phòng hành chính: Cung cấp thiết bị văn phòng chô công ty, chăm lo đến đời sống tinh thần của nhân viên 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển - Tháng 11 năm 2008: Thành lập công ty - Tháng 5 năm 2009: thành lập các showroom chi nhánh tại Hà Nội - Với hơn 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Tin học, Điện tử , Thiết bị văn phòng Công ty TIC luôn xây dựng và phát triển công ty ngày càng vững mạnh. Chiếm được thị phần trong các lĩnh vực mạng và máy tính cũng như mở rộng hoạt động sang các lĩnh vực có liên quan khẳng định thương hiệu trên thị trường. Đặc biệt là công ty đã, đang và sẽ đem lại niềm tin cho khách hàng và các đối tác liên quan. 1.1.3. cơ cẩu tổ chức và mô hình nghiệp vụ - Sơ đồ tổ chức: SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 5 Học viện Ngân hàng Qua gần 10 năm xây dựng, ổn định và phát triển công ty TIC đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, chặt chẽ, hiệu quả và vững mạnh. Các phòng ban và bộ phận trực thuộc hiệu quả và vững mạnh. Các phòng ban và bộ phận trực thuộc hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ Tổng số cán bộ, nhân viên của công ty hiện nay là: 80 người, trong đó:  Số nhân viên đã tốt nghiệp cao đẳng và đại học chiếm khoảng 90%.  Số nhân viên đã tốt nghiệp trung cấp chiếm khoảng 10%. Đội ngũ nhân viên của TIC là những người trẻ trung, năng động, có chuyên môn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc. 1.1.4. Chức năng, nghiệp vụ, nhiệm vụ của công ty - Công ty hoạt động trong lĩnh vực mạng và máy tính, đặc biệt là trong lĩnh vực tin học, điện tử, thiết bị văn phòng. - Với uy tín, năng lực kinh doanh và quan điểm hợp tác đúng đắn, công ty đã xây dựng được hệ thống bạn hàng và đại lý các công ty tin học lớn, có uy tín trải rộng trên toàn quốc. Mặt khác công ty đã có những thành công đáng kể trong việc phát triển quan hệ với các đối tác cả trong nước và nước ngoài. - Với phương châm kinh doanh luôn đem đến cho khách hàng “giải pháp tối ưuGiá cả hợp lý- Dịch vụ hoàn hảo” và mục tiêu hoạt động là “sự hài lòng của khách hàng”, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cơ quan, doanh nghiệp trong cả nước về lĩnh vực công nghệ thông tin. - Trong những năm hoạt động vừa qua, công ty đã triển khai thành công nhiều hợp đồng, dự án tin học và cung cấp nhiều thiết bị điện tử, văn phòng cho các cơ quan và doanh nghiệp trong cả nước như: 1. Các cơ quan và tổ chức của chính phủ. 2. Các sở, ban ngành trực thuộc UBND các Tỉnh, Thành phố. 3. Các Doanh nghiệp quốc doanh và ngoài quốc doanh trong nước. 4. Các Doanh nghiệp và tổ chức nước ngoài có văn phòng tại Việt Nam. 5. Các gia đình và cá nhân có nhu cầu về thiết bị tin học, văn phòng… “luôn lắng nghe và phục vụ tốt nhất để đạt được sự hài lòng của khách hàng” là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của toàn bộ cán bộ và nhân viên TIC SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 1.2. 6 Học viện Ngân hàng Mô tả hệ thống hiện tại Công ty TIC làm việc theo chế độ 6 ngày (làm cả tuần), nghỉ chủ nhật, một ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tùy theo tình hình công việc mà nhân viên có thể làm thêm ngày chủ nhật, tùy theo sự điều động của ban giám đốc. Tổng số cán bộ, nhân viên của công ty hiện nay là: 80 người, trong đó: - Số nhân viên đã tốt nghiệp đại học, cao đẳng chiếm khoảng 90%. - Số nhân viên đã tốt nghiệp trung cấp chiếm 10%. Đội ngũ nhân viên của TIC là những người trẻ trung, năng động, có chuyên môn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc. Với nhận thức: “Tài năng, phẩm chất và tính chuyên nghiệp của nhân viên là tài sản lớn nhất và quý báu nhất của doanh nghiệp” nên ban lãnh đạo công ty Máy Tính TIC luôn quan tâm và phát triển nguồn nhân lực: - Đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên ngày càng được nâng cao. - Môi trường và điều kiện làm việc ngày càng được cải thiện: “Cởi mở Thân thiện - Đoàn kết – Phát triển”. - Cơ chế hoạt động ngày càng phù hợp và tiên tiến: công ty đã xây dựng và ban hành nội qui lao động, qui chế tiền lương- tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác, đóng BHYT & BHXH cho nhân viên. Hệ thống nhân sự hiện có của công ty cổ phần mạng và máy tính TIC Hiện nay công ty máy tính TIC quản lý vấn đề nhân sự trên cả hệ thống hồ sơ và hệ thống máy tính và có các nghiệp vụ riêng biệt, đó là: - Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật và điều chỉnh hồ sơ nhân viên. Công việc này được lưu trữ trên giấy tờ và mỗi khi thay đổi thì sẽ cập nhật trên hồ sơ, giấy tờ hiện có của công ty. - Quản lý chấm công: cập nhật và điều chỉnh chấm công hàng tháng. Được điều chỉnh bằng máy. - Quản lý tiền lương: tính lương và lập báo cáo hàng tháng. Được tính dựa trên cơ sở chấm công và chế độ đãi ngộ của công ty. Công việc này cũng được thực hiện bằng hệ thống giấy tờ. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 7 Học viện Ngân hàng 1.2.1. Quản lý hồ sơ công nhân Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc vào công ty. Hồ sơ bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân phô tô, giấy khám sức khỏe, bằng tốt nghiệp (giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời), bằng tin học, bằng tiếng anh. Khi được tuyển dụng thì phải thử việc 2 tháng và được hưởng 75% mức lương. Nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì sẽ được làm nhân viên chính thức và hưởng lương như bình thường, nếu không được thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin cần cập nhật bao gồm: họ tên, mã thẻ nhân viên, quê quán, số thẻ nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc, ngày kết thúc. Những thông tin trên được lưu trữ trong sổ “danh sách nhân viên”. Sổ này ghi chi tiết thông tin về nhân viên và theo thứ tự. Ngoài ra còn có những tập hồ sơ riêng của từng nhân viên. Danh sách nhân viên có dạng: STT Mã Nhân Họ Số Ngày Nơi Quê Địa Trình Ngày Tên điện Sinh Sinh Tính Quán Chỉ Độ Vào thoại Hiện Học Làm ……. ……. …… …… Tại ……. ……. Vấn ……. ……. ……. ……. ……. ……. …… ……. …… ……. ……. …… ……. …… ……. ……. Bảng 1.1 Hồ sơ danh sách nhân viên ……. ……. ……. ……. ……. ……. Viên 1 2 3 …. …… ……. ……. ……. …. ……. Giới …… ….. …… ……. ……. ……. 1.2.2. Quản lý chấm công Việc chấm công hàng ngày được trưởng phòng bán hàng theo dõi và đánh dấu vào phần mềm. Sau đó cuối tháng được tổng hợp lại để tính lương. Do doanh nghiệp có 2 loại nhân viên: nhân viên trực tiếp và nhân viên gián tiếp. Nhân viên trực tiếp làm theo ca, còn nhân viên gian tiếp không làm theo ca. Ca 1 và ca 2 điểm công là 1. ca 3 điểm công là 1,5. Nghỉ việc không lý do sẽ bị chấm điểm 0. Nếu nghỉ việc có lý do sẽ tùy theo phần trăm lương sẽ được hưởng. Có hai mức hưởng: nghỉ hưởng 70% lương và nghỉ hưởng 50% lương. Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số ca nhân viên làm việc để tính lương. Đối với nhân viên gián tiếp. Bảng SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 8 Học viện Ngân hàng chấm công cho biết số ngày công trong tháng. Đối với nhân viên trực tiếp cho biết số ngày công ca 1, số ngày công ca 2, số ngày công ca 3 trong tháng. Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, Mã sản phẩm, số lượng sản phẩm. 1.2.3. Quản lý lương Công ty máy tính TIC tính lương cho nhân viên theo từng loại nhân viên (nhân viên trực tiếp, nhân viên gián tiếp). Ngoài ra còn có mức thưởng và mức phạt. * Đối với nhân viên trực tiếp: Do công ty có đưa ra hạn mức doanh thu bán hàng là 350 triệu đồng/người/tháng nên mức thưởng và phạt được tính như sau: Mức phạt: nếu như nhân viên bán hàng không đủ tiêu chuẩn sẽ phạt trừ 10% lương, ngoài ra, nếu nhân viên nghỉ không phép hoặc có phép sẽ theo qui chế như trong bảng chấm công. Mức thưởng: nhân viên bán hàng vượt định mức từ 20% - 50%: được thưởng 15% lương, Từ 50% - 99%: thưởng 20% lương. Từ 100% trở lên được thưởng 30% lương. Công ty cũng có chế độ thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, tết, tổng kết quý, tổng kết năm, hoặc thưởng cho nhân viên có thành tích lao động suất sắc. Nếu như nhân viên liên tục dưới hạn mức thì sẽ tùy từng trường hợp có thể bị cảnh cáo hoặc bị buộc thôi việc, nhân viên có thành tích suất sắc liên tục sẽ được tăng lương hoặc tăng chức. Công thức tính lương như sau: Lương cuối tháng = (lương cứng + thưởng) – phạt – lương tạm ứng Trong đó: - Thưởng, phạt theo qui chế. - Lương tạm ứng: số tiền nhân viên ứng trước trong tháng. * Đối với nhân viên gián tiếp thì không có hạn mức mà lương được tính theo sản phẩm. Nếu có nhân viên làm việc hiệu quả trong một thời gian thì sẽ được xem xét nhận làm nhân viên chính thức (nhân viên trực tiếp). Nếu nhân viên bán được trên 50tr đồng/tháng thì được hưởng 8%. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 9 Học viện Ngân hàng Công thức tính lương như sau: Lương cuối tháng = lương tính theo sản phẩm + thưởng Lương tính theo sản phẩm = (số sản phẩm*giá sản phẩm)*5% Trong đó: - số lượng sản phẩm: số sản phẩm nhân viên gián tiếp bán được. - thưởng: là số tiền mà công nhân xác định nhận được mỗi tháng nếu có thành tích.  Báo cáo lương hàng tháng bao gồm: - Bảng lương tạm ứng: dùng để phát lương tạm ứng giữa tháng - Bảng lương cuối tháng: lương định kỳ trả cho nhân viên cuối mỗi tháng. Sau khi đã tính toán thì số lương công nhân được nhận hàng tháng sẽ được ghi trong sổ sách có dạng: Lương tháng 12/2012 STT Họ Tên Mã nhân Tạm Viên …… …… …… …… Lương Thưởng Phạt Ứng …… …… …….. …… …… …… …….. …… …… …… …….. …… …… …… …….. …… Bảng 1.2 Mẫu lương của công ty 1 2 3 …… …….. …… …… …… 1.3. những vấn đề đặt ra và giải pháp Lương Ký Ghi Tháng …… …… …… …… Chú …… …… …… …… Nhận …… …… …… …… 1.3.1. Những vấn đề đặt ra Hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty máy tính TIC không phải là lớn và số lượng quản lý không nhiều (80 người). Nhưng việc quản lý hiện tại đang còn thủ công, có áp dụng công nghệ thông tin nhưng chỉ sơ sài, không triệt để làm mất nhiều thời gian và quan trọng là có thể gây nhầm lẫn. Việc quản lý nhân sự trong công ty chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám đốc phải xử lý nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đem lại doanh thu hướng tới mục tiêu lợi nhuận cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lương phải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất của công nhân là rất quan trọng vì qua đó có thể lựa chọn những người có năng lực để không lãng phí nguồn tài nguyên. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 10 Học viện Ngân hàng 1.3.2. Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại  Ưu điểm: - Hệ thống sử dụng phương pháp cũ nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc. - Hệ thống có quy mô nhỏ nên không phải đầu tư trang thiết bị máy móc tin học cho cán bộ quản lý. Như vậy hệ thống này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, số lượng công việc ít. Còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, không có đủ khả năng đáp ứng, đòi hỏi phải có cơ cấu hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt phải cố đội ngũ nhân viên để quản lý công việc.  Nhược điểm - Không áp dụng triệt để công nghệ thông tin trong bài toán quản lý nhân sự. Chỉ áp dụng trong việc chấm công. Do vậy thiếu đồng bộ trong việc quản lý. Việc lưu chuyển thông tin lại bất hợp lý do vậy gây ra khó khăn trọng việc tìm kiếm, thu thập, thống kê. Khi tìm kiếm những thông tin về một nhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian. - Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt, chỉnh sửa rất khó khăn vì khi cần chuyển đổi cần phải lưu ý hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ và lưu hồ sơ mới vào. - Khi nhập hồ sơ với số lượng lớn sẽ tạo ra một lượng công việc khổng lồ, ùn tắc và sai lệch sẽ không tránh khỏi. - Cơ cấu tổ chức bất hợp lý. Việc thanh toán tiền lương và các quản lý khác sẽ rất mất thời gian và cồng kềnh. - Không tìm ra được điểm mạnh hay đánh giá được hiệu quả sử dụng lao động. Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về một nhân viên rất phức tạp, phải sử dụng nhiều loại hồ sơ, sổ sách cồng kềnh, không thuận tiện cho việc lưu trữ. Toàn bộ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng quản lý nghiệp vụ. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 11 Học viện Ngân hàng 1.3.3. Giải pháp  Xây dựng một hệ thống mới dựa trên tình hình thực tế của công ty và khắc phục các hạn chế của hệ thống hiện tại. Cụ thể là: - Xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu người dùng, yêu cầu người quản trị cũng như của ban lãnh đạo, phù hợp với công tác quản lý và sự phát triển của công ty. - Giảm được các khâu xử lý thủ công, giảm số lượng cán bộ làm công tác quản lý vào giàm bộ máy cồng kềnh trong bộ máy quản lý nhân sự. Tiết kiệm về cả chi phí lẫn vật chất và con người song vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác. - Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện với người sử dụng, truy cập nhanh, cung cấp các bản biểu với dữ liệu chính các, đầy đủ, kịp thời các yêu cầu phát sinh.  Có các giải pháp sau - Giải pháp 1: Gộp quản lý lương và quản lý chấm công. - Giải pháp 2: Gộp tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên, quản lý công, quản lý lương. - Giải pháp 3: Gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên, quản, thiết lập liên kết giữa quản lý lương và quản lý chấm công.  Cân nhắc về các giải pháp - Giải pháp 1: Tuy gọn về mặt chức năng nhưng sẽ gây khó khăn lớn về mặt kỹ thuật do phải viết lại chương trình mới. Bởi trong bảng chấm công mỗi tháng đã có các ô để tích. Ngoài ra còn bảng chấm công làm đêm, rất khó để tổng hợ gây khó khăn cho việc quản lý dữ liệu. - Giải pháp 2: Đây là một giải pháp khá hay bởi có thể tổng hợp được thông tích hợp được hệ thống. Xong, việc xử lý thông tin là quá nhiều gây khó khăn. - Giải pháp 3: Đây là giải pháp khả thi nhất và cũng là giải pháp được chọn. Vì, tiết kiệm được bộ nhớ và quản lý dễ dàng. Hơn nữa, nó còn thiết lập kênh liên kết dễ dàng để có thể quản lý thông tin. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 12 Học viện Ngân hàng  Ưu điểm của hệ thống mới - Sử dụng máy tính vào việc sử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất thời gian tìm kiếm thông tin - Với sự trợ giúp đắc lự của công nghệ thông tin để hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho người sử dụng. Đặc biệt là việc lập các báo cáo thống kê được chính xác, thuận tiên, nhanh chóng. 1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống cần xây dựng 1.4.1 Những yêu cầu chức năng cần có của hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự mới của công ty sẽ được tin học hóa hoàn toàn bao gồm 4 chức năng chính: - Quản lý hồ sơ - Quản lý chấm công - Quản lý tiền lương - Thống kê, báo cáo 1.4.1.1. - Quản lý hồ sơ nhân viên Thêm mới hồ sơ: Khi có công nhân mới xin vào làm việc. Các thông tin của nhân viên được lấy từ hồ sơ xin việc của nhân viên và được cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, mỗi nhân viên khi được nhận vào sẽ được cấp thẻ nhân viên trong đó cá mã nhân viên (MNV) và thuộc bộ phận nào (bán hàng, kho, quản lý…). Nhân viên có 2 tháng thử việc và vẫn được cập nhật như 1 nhân viên bình thường. Nếu sau 2 tháng không được tuyển dụng thì thông tin sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu. Trong cơ sở dữ liệu gồm các thông tin: Số thứ tự (STT), Mã nhân viên (MaNV), Tên nhân viên (TenNV), Số điện thoại (SĐT), Địa Chỉ (DiaChi), ngày sinh (NgaySinh), Quê quán (QueQuan), Giới tính (GioiTinh), Trình độ học vấn (TrinhDoHV), Phòng ban (PhongBan), Chức vụ (ChucVu), Ngày vào làm (NgayVaoLV). - Xóa hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xóa thông tin nhân viên đó. - Xem thông tin: Báo cáo thông tin của từng công nhân. - Điều chỉnh hồ sơ: cập nhật các thông tin hồ sơ khi cần. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 1.4.1.2. - 13 Học viện Ngân hàng Quản lý chấm công Phần mềm quản lý chấm công được kế thừa trên hệ thống cũ và được thiết kế lại sao cho gần gũi, thân thiện để người quản lý có thể dễ dàng quản lý - Nhập bảng chấm công: chấm công từng nhân viên trong ngày.Thực hiện chấm công theo sản phẩm. Mỗi ngày, nhân viên đó sẽ được cập nhật với tên sản phẩm và số lượng sản phẩm để cuối tháng tổng kết xem nhân viên đó có hoàn thành chỉ tiêu hay không?. - Điều chỉnh bảng chấm công: Điều chỉnh số liệu đã nhập trong bảng chấm công. 1.4.1.3. Quản lý tiền lương - Cuối tháng: Dựa vào bảng chấm công và các chính sách đã ngộ, thưởng, phạt của công ty mà tính lương. - Tạm ứng: Hàng tháng công nhân có thể tạm ứng trước vào đâu hoặc giữa tháng. - Thưởng: Tùy vào chính sách công ty mà có những mức thưởng khác nhau. 1.4.1.4. Thống kê, báo cáo - Người quản lý phải lập báo cáo từng tháng, quý, năm. - Các loại báo cáo bao gồm:  Báo cáo hồ sơ nhân viên: Danh sách nhân viên hiện tại của công ty, danh sách nhân viên nghỉ việc, hết hợp đồng, điều chuyển công tác, điều chuyển trong nội bộ công ty.  Báo cáo tạm ứng: số tiền nhân viên đã tạm ứng trước đó.  Báo cáo chấm công: Chi tiết số sản phẩm làm được và tình hình sơ bộ về chất lượng nhân viên.  Báo cáo lương: Báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên. 1.4.2. Những yêu cầu khác 1.4.2.1. Yêu cầu người dùng: - Quản lý được thông tin nhân viên (tiểu sử, ảnh, bộ phận….). - Dễ dàng thống kê báo cáo về quản lý nhân sự, theo dõi các chính sách đối với người lao động và báo cáo sử dụng lao động theo quy định của nhà nước. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập - 14 Học viện Ngân hàng Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu,hỗ trợ các báo cáo thống kê theo yêu cầu của ban lãnh đạo phân quyền sử dụng. - Hỗ trợ các báo cáo truy xuất số liệu báo cáo thống kê. Cho phép xuất báo cáo ra excel. - Phân cấp bảo mật dữ liệu, phân quyền người dùng. b. Yêu cầu của ban lãnh đạo: - Báo cáo thống kê trong từng thời điểm, thời kỳ. - Đánh giá được hệ thống nhân sự một cách trung thực, chính xác, kịp thời. - Đánh giá được năng lực hoạt động của hệ thống nhân sự, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. tìm kiếm được các cá nhân suất sắc để trọng dụng. 1.4.3. Tính khả thi của hệ thống quản lý nhân sự mới của công ty TIC a. Tính khả thi về kinh tế:  Chi phí: - Phân tích và thiết kế hệ thống: 18 (triệu đồng). - Thiết bị: 2 PC: 22 (triệu đồng). PC do công ty cung cấp, thay thế 1 máy tính cũ do đã sử dụng lâu, tính với giá là giá vốn hàng bán. Ngoài ra còn có máy in không phải thay. - Phần mềm: 15 (triệu đồng). - Đào tạo: 5 (triệu đồng). - Lắp đặt và bảo trì: miễn phí.  Lợi ích: - Tiết kiệm lao động: thay vì đội ngũ quản lý cồng kềnh như trước kia thì với hệ thống quản lý mới chỉ cần 1 người để thực hiện công việc quản lý. - Xử lý nhanh, hiệu quả và có sự đồng nhất. - Có lợi cho việc quản lý. - Giảm sai xót tính toán. - Dễ dàng đưa ra báo cáo, thống kê, nâng cao chất lượng quản lý. b. Tính khả thi về kỹ thuật: - Hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công việc hiện tại và tương lai. - Hoàn chính công tác tính toán, tổng kết với độ chính xác cao. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập - 15 Học viện Ngân hàng Chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn, nhanh hơn hệ thống cũ. c. Tính khả thi về tổ chức: - Công ty có nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý nhân sự: Hệ thống mới được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ để cho người quản lý có thể dễ dàng sử dụng. 1.5. Mô tả mô hình nghiệp vụ 1.5.1. Lập bảng phân tích quy trình quản lý nhân sự Động từ và bổ ngữ Thêm HSNV mới Cập nhật HSNV Xem TTHSNV Xóa HSNV Nhập bảng CC Danh từ HSNV Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo Bàng chấm công HSDL Điều chỉnh CC Quản lý xưởng Ký sổ tạm ứng Bảng tạm ứng Lập phiếu lương Phiếu lương, Bảng lương Lập phiếu thưởng Bảng thưởng BC tạm ứng BC tạm ứng BC chấm công BC chấm công BC lương BC lương Bảng 1.3 Bảng phân tích quy trình nghiệp vụ 1.5.2. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống  Các tác nhân bên ngoài gồm: - Ban lãnh đạo - Quản lý phân xưởng - Nhân viên - Phòng tài chính  Luồng dữ liệu từ các tác nhân ngoài vào hệ thống: - Yêu cầu báo cáo - Bảng chấm công - Thông tin hồ sơ  Luồng dữ liệu từ hệ thống đến các tác nhân ngoài: SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Nhận xét HSDL Tác nhân Tác nhân Tác nhân Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL Báo cáo thực tập - Báo cáo - Thông tin tuyển dụng - Hợp đồng - Thông tin lương 16  Biểu đồ ngữ cảnh BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH Hình 1.2 Biểu đồ ngữ cảnh 1.5.3. Lập danh sách các hồ sơ dữ liệu SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Học viện Ngân hàng Báo cáo thực tập 17 STT a b c d e f g h i Học viện Ngân hàng Danh từ Hồ sơ nhân viên Bàng chấm công Bảng tạm ứng Bảng thưởng Bảng lương Phiếu lương Báo cáo tạm ứng Báo cáo chấm công Báo cáo lương Bảng 1.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu 1.5.4. Ma trận thực thể chức năng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 a C, R U R U b c d e f R C, R,U g h i C, R U C, R,U C, R,U R R R C C R R R Bảng 1.5. Ma trận thực thể chức năng  Ký hiệu hành động trong ma trận thực thể chức năng Ký hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 SV: Nguyễn Thị Vân Ký hiệu hành động Ý nghĩa Thêm HSNV mới Cập nhật HSNV Xem TTHSNV Xóa HSNV Nhập bảng CC Điều chỉnh CC Ký sổ tạm ứng Lập phiếu lương Lập phiếu thưởng Lớp: Htta- k12 C Báo cáo thực tập 18 Học viện Ngân hàng 10 BC tạm ứng 11 BC chấm công 12 BC lương Bảng 1.6. Ký hiệu hành động của ma trận thực thể chức năng 1.5.5. Biểu đồ phân rã chức năng 1.5.5.1. Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty - Thêm mới hồ sơ công nhân. - Xem thông tin hồ sơ. - Cập nhật thông tin - Xóa thông tin - Nhập bảng chấm công - Điểu chỉnh bảng chấm công - Quản lý tiền lương tạm ứng - Quản lý tiền thưởng - Quản lý tiền lương - Báo cáo tạm ứng - Báo cáo chấm công - Báo cáo lương 1.5.5.2. Nhóm dần các chức năng Mô tả các chức năng 1. Thêm HSNV mới 2. Cập nhật HSNV 3. Xem TTHSNV 4. Xóa HSNV 5. Nhập bảng CC 6. Điều chỉnh bảng CC 7. Ký sổ tạm ứng 8. Lập phiếu lương 9. Lập phiếu thưởng 10.BC tam ứng 11. BC chấm công 12. BC lương Nhóm lần 1 Quản lý hồ sơ nhân viên Nhóm lần 2 Hệ thống quản lý nhân sự Quản lý chấm công Quản lý tiền lương Báo cáo Bảng 1.7. Biểu đồ phân rã chức năng dạng bảng. 1.5.5.3. Lập biểu đồ phân rã chức năng SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập 19 Học viện Ngân hàng Bảng 1.8. Biểu đồ phân rã chức năng dạng cây 1.5.6. Phân rã chức năng lá: 1.5.6.1. Quản lý hồ sơ nhân viên 1.5.6.1.1. Thêm hồ sơ mới a. Tên chức năng: Thêm hồ sơ mới b. Các sự kiện kích hoạt: - Nhu cầu việc làm của các sinh viên mới ra trường, sinh viên làm thêm và cả những người đã đi làm là rất lớn. Do môi trường làm việc ở công ty chuyên nghiệp và có nhiều tiềm năng để phát triển nên những đối tượng trên là những người có nhu cầu làm việc tại công ty. - Khi có nhu cầu thêm nhân viên, công ty sẽ thông báo trên website về việc tuyển dụng từ ngày… đến ngày ….Thời gian do công ty quyết định và công bố. c. Trình tự thực hiện - Người có nhu cầu làm việc tại công ty sẽ nộp hồ sơ xin việc cho công ty. Hồ sơ xin việc gồm: CV, sơ yếu lý lịch theo quy định của nhà nước, bản sao giấy khai sinh, bản giấy chứng nhận sức khỏe (Của bệnh viện tương đương cấp huyện trở lên), bằng cấp hoặc bảng điểm, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ. 02 ảnh 3*4, giấy phô tô CMND, bản phô tô hộ khẩu. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12 Báo cáo thực tập - 20 Học viện Ngân hàng Ban tuyển dụng sẽ kiểm tra hồ sơ xin việc và so sánh với các tiêu chí, yêu cầu mà công ty đặt ra. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện thì không được chọn. Nếu đủ điều kiện và được chọn thì lưu lại hồ sơ. - Nhân viên sẽ được thử việc trong 3 tháng. Nếu được chọn tiếp thì sẽ thành nhân viên chính thức. Khi đó, nhân viên sẽ được cấp mã nhân viên và thêm mới thông tin về nhân viên. Thông tin này bao gồm: Họ tên, số điện thoại, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, số cmt, địa chỉ hiện tại và trình độ học vấn. d. Yêu cầu giao diện - Tìm kiếm NV theo hộ tên, mã nhân viên, quê quán, trình độ học vấn, giới tính, địa chỉ hiện tại  NV tìm được hiển thị trên lưới DataGridView. - Yêu cầu có nút thêm, sửa, xóa NV vào giao diện. - Khi kích hoạt nút thêm NV, ở trường MaNV sẽ được thêm tự động, và hiển thị các thông tin còn lại tương ứng. Ngày vào làm cũng được lưu tự động (Ngày + giờ + phút +giây). - Nút thêm, sửa, xóa đều được cập nhật khi ban quản trị cập nhật lại thông tin. - Nút in TTNV cho phép xuất đơn đkí ra file excel. e. Dữ liệu vào - Đọc và nhập thông tin từ bộ hồ sơ NV. - Thông tin của nhân viên bao gồm:  Mã nhân viên  Họ tên  Số điện thoại  Ngày sinh  Nơi sinh  Giới tính  Quê quán  Số cmt  Địa chỉ hiện tại  Trình độ học vấn. SV: Nguyễn Thị Vân Lớp: Htta- k12
- Xem thêm -