Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống - quản lý công ty cổ phần khách sạn du lịch ngôi sao

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN KHÁCH SẠN DU LỊCH NGÔI SAO CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP Chương này giới thiệu đôi nét về công ty CP KS DL TM NGỐI SAO ,tình hình hoạt động diễn ra hàng ngày tại khách sạn và từ đó đề xuất phương thức quản lý mới tự động trên máy tính I-GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT: Công ty CP KS DL TM NGÔI SAO được thành lập trên cơ sỏ cổ phần hóa khách sạn Ngôi sao Hải Phòng trực thuộc công ty du lich Hải Phòng .Theo quyết định số 228/200 QDTCL ngày 19/6/2003 của tổng cục trưởng CTDLVN. Với vị trí nằm ở phía nam thành phố Hải Phòng số 460 Lạch Tray, trong một khuôn viên yên tĩnh, rộng 23.000m2,thoáng mát,sạch sẽ, đã tù lâu khách sạn Ngôi Sao Hải Phòng là nơi ăn nghỉ lý tưởng cho mọi du khách trong nước và quốc tế Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của khách sạn hiện nay là :Kinh doanh lưu trú, ăn uống, giặt là, bể bơi, sân tennis, fax, dịch vụ điện thoại, xe ôtô các loại, lữ hành, kinh doanh mỹ nghệ. Tuy nhiên một số dịch vụ trong khách sạn chưa được triển khai đầy đủ cho nên trong tương lai và bắt đầu ngay bây giờ khách sạn phải tập trung vào khai thác, phát huy các thế mạnh của mình và tạo ra những đổi mới thực sự về chất lượng và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách, giành được uy tín trên thị trường và thành công trong tương lai. *Tai Khách sạn Ngôi Sao có -60 phòng ngủ với trang thiết bị tiện nghi hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế - 2 biệt thự cao cấp khép kín phù hợp với các đối tượng khách nghỉ dài hạn. - Khu lễ tân: Quầy lễ được thiết kế ở tầng một và gần cửa ra vào thuận tiện chko khách vào làm thủ tục, khu sảnh đặt có đặt các bộ salon cho khách nghỉ ngơi và ngồi dợi. *Khu vực nhà hàng; -Nhà hàng hương cảng; Phục vụ các món ăn Âu-Á và đặc sản Việt Nam . Có thể phục vụ cùng một lúc 500 khách với mọi đối tượng. - Nhà hàng Nauy: Là nhà hàng mang phong cách hiện đại ,sang trọng đáp ứng số lượng trên 1000 khách . Có bãi đỗ xe thuận tiện - phục vụ hội nghị hội thảo quốc tế , tiệc cưới , sinh nhật tiệc dã ngoại…. Trung tâm thị trường -Lữ hành ; Nhận làm các tour du lịch trong nước và quốc tế, làm thủ tục hộ chiếu vi za , đặt vé máy bay.. *Các dịch vụ khác : Sân quần vợt- Bể bơi ngoài trời –Bãi đỗ xe -Giặt là cao cấp …. Địa chỉ : số 1 Đường Thiên Lôi – Ngô Quyền - Hải Phòng. Nhân viên trong công ty ; 63 người. Trong ®ã: 1 Giám Đốc: 3 Phó giam đốc: 1Kế toán trưởng: . Tổ trưởng lễ tân . ................. II_CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG Trong khách sạn bao gồm các bộ phận:Ban giám đốc,bộ phận kế toán,bộ phận kinh doanh,lễ tân, quầy bar, buồng bàn,nhà bếp đư HĐ QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC KiÓm so¸t 3 KiÓm so¸t 1 PGĐ TÀI CHÍNH KiÓm so¸t 2 TỔ KẾ TOÁN TỔ BUỒNG TỔ DỊCH VỤ PGĐ KẾ HOẠCH TỔ LỄ TÂN TỔ BẢO VỆ PGĐ THỊ TRƯỜNG TỔ SỬA CHỮA TỔ NHÀ HÀNG ợc mô tả như sau: Trong đó: Hội đồng quản trị : Là tập thể lãnh đạo, trực tiếp điều hành khách sạn, có quyền quyết định về những vấn đề chiến lược kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh của khách sạn, có thể quyết định hoặc phân cấp cho các cấp ban dưới. TỔ LỮ HÀNH Ban giám đốc : Cũng là tập thể lãnh đạo trực tiếp điều hành khách sạn, trong đó giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước khách sạn về kết quả kinh doanh của khách sạn và trước pháp luật. Ban giám đốc có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và đôn đốc các bộ phận trong khách sạn. Giám đốc : Là người chỉ đạo, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh cuả khách sạn , thay mặt khách sạn tiến hành các giao dịch, giải quyết các công việc với cơ quan hữu quan như UBND Thành Phố ,Sở tài chính.Bên cạnh đó giám đốc còn trực tiếp lãnh đạo các phó giám đốc điều hành các bộ phận khác. Phó giám đốc tài chính: Là người giúp đỡ giám đốc và trực tiếp quản lý bộ phận kế toán, bộ phận lễ tân , tổ buồng , nhà hàng và tổ dịch vụ. Phó giám đốc kế hoạch: Là người trực tiếp phụ trách tổ sửa chữa, tổ bảo vệ. Phó giám đốc thị trường : Là người trực tiếp phụ trách phòng lữ hành. Phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới từng tổ, hạch toán tổng hợp toàn khách sạn, có kế hoạch động viên mọi nguồn vốn để đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. thanh toán, kiểm tra, giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận và toàn khách sạn theo đúng quy định pháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong khách sạn. ghi chép và phân tích các nghiệp vụ phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột xuất.Tính toán lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹ lương theo kế hoạch của khách sạn. Tổ lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách,bố trí cho khách ở tại khách sạn .Nếu khách có yêu cầu vê các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách.Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng với khách, tiễn khách, cùng với bộ phận phòng giám sát, kiểm tra trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và khách đi. Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ của các hãng du lịch và khách khác tới khách sạn trong từng thời gian để có biện pháp sắp xếp, bố trí theo yêu cầu của khách .Mở sổ sách theo dõi khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày, đăng ký nghỉ với các cơ quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng quy định. Tổ buồng : Thực hiện chức năng dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu như chuẩn bị buồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị trong phòng thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách. Cung cấp các dịch vụ khách yêu cầu như giặt là , ăn tại phòng, uống tại phòng thông qua việc phối hợp với các bộ phận khác. Nhà hàng : Phục vụ các nhu cầu ăn uống, giải khát và tiến hành thu tiền của khách. Phục vụ mở tiệc đứng, tiệc cưới và các hội nghị có nhu cầu ăn uống, mở sổ sách, chứng từ theo dõi tình hình ăn uống tại nhà hàng.Tiếp thị để đưa khách về ăn uống tại khách sạn. Tổ dịch vụ : Phục vụ đồ giải khát cho khách và bán vé bể bơi, sân tennis, tổ chức quản lý, theo dõi, phục vụ tốt yêu cầu của khách khi tới tham gia các dich vụ bơi , tennis. Tổ sửa chữa : Thực hiện chế độ kiêm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và đột suất đối với mọi cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật trong toàn khách sạn.Bảo đảm cho mọi hoạt động của khách sạn không bị ảnh hưởng do hỏng hóc hay trục trặc trong các khâu cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện, nước. Tổ Bảo vệ : Hướng dẫn cho khách bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và giữ gìn trật tự an toàn trong khách sạn cũng như bảo vệ toàn bộ tính mạng và tài sản của khách sạn cũng như của khách tới ăn, nghỉ và tham gia các dịch vụ tại khách sạn. Phòng lữ hành : Làm nhiệm vụ in ấn các tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh của khách sạn, mở rộng công tác tiếp thị , thị trường trong và ngoài nước để kéo khách về ăn nghỉ tại khách sạn. Ký hợp đồng với các hãng lữ hành và các tổ chức kinh tế, xã hội, tư nhân về việc đưa đón khách đi tham quan du lịch trong và ngoài nước. tổ chức và tham gia các hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với mọi tổ chức thành phần kinh tế, xã hội trong và ngoài nước để quảng cáo các hoạt động kinh doanh của khách sạn. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NGÔI SAO I-MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG Mô tả chi tiết các hoạt động dịch vụ : 1.Hoạt động Thuê phòng Đối với khách hàng có nhu cầu ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn trước khi vào khách sạn phải liên hệ thông qua phòng bảo vệ hoặc có sự báo trước của lễ tân.Khi vào khác sạn khách hàng phải mang theo chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân.khác hàng có thể đăng kí trực tiếp với tổ lễ tân hoặc gián tiếp qua điện thoại Khách hàng có thể đăng kí mọi dịch vụ trước hoặc sau theo cá nhân hoặc theo đoàn.. Sau khi nhận đầy đủ thông tin của Khách hàng Lễ Tân sẽ kiểm tra số lượng phòng trống , đảm nhiệm việc đón tiếp khách, lập phiếu báo ngủ sau đó giao phòng cho Khách bố trí cho khách ở khách sạn. Trong qua trình ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn nếu gặp sự cố thì khách hàng có thể báo cho lễ tân sau đó lễ tân sẽ liên hệ với các bộ phận khác.Nếu khách muốn đăng kí thêm dịch vụ ăn uống thì báo cho bộ phận buồng bàn, sau đó bộ phận này sẽ cử người liên hệ với bộ phận nhà hàng. Khách đến thuê phòng nếu có nhu cầu du lịch theo tua thì sẽ liên hệ với bộ phận lữ hành.Trước khi trả phòng Khách báo trước cho Lễ tân ,Lễ tân cử người nhận phòng trả và kiểm tra sự cố sau đó yêu cầu tổ kế toán lập hóa đơn thanh toán cho khách Nếu có sự cố thì giải quyết và đưa hoá đơn thanh toán cho khách 2. Đăng kí sử dụng Dịch Vụ. Khách hàng có nhu cầu ăn uống, sử dụng tất cả các dịch vụ của khách sạn thì có thể đăng ký với bộ phận lễ tân, sau đó bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu đăng ký dịch vụ và bộ phận này sẽ báo cho bộ phận liên quan để đáp ứng các yêu cầu của khách. Nếu có sự cố xảy ra thì báo cho bộ phận Lễ tân. Khi thanh toán Lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu biên nhận và đưa phiếu thu cho khách. II CÁC PHIẾU & HỒ SƠ 1.BẢNG GIÁ PHÒNG LOẠI PHÒNG GIÁ PHÒNG GIÁ PHÒNG THUÊ GIỜ Phòng Đơn Phòng đôi Phòng ba tiêu 100.000 VNĐ 100.000 VNĐ 120.000 VNĐ 60.000 VNĐ phòng tốt 160.000 VNĐ 160.000 VNĐ 220.000 VNĐ 80.000 VNĐ phòng cao cấp 350.000 VNĐ 350.000 VNĐ 400.000 VNĐ 200.000 VNĐ phong chuẩn 2.PHIẾU BÁO NGỦ 3.PHIẾU BIÊN NHẬN. 4.HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG III.BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH A-Sơ đồ Đăng ký thuê phòng 0 Y/C báo cáo thống kê Giao phòng Kh¸ch KHÁCH Đăng ký dịch vụ Đáp ứng Yêu cầu thanh toán Hệ thống quản lý thuê phòng ở khách sạn Đáp ứng Ngôi Sao Lập hóa đơn thanh toananh to¸n yêu cầu thanh toán thanh toán NGÂN HÀNG LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN Hình 1:Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn B-MÔ TẢ TƯƠNG TÁC KHÁCH:Khi có nhu cầu thuê phòng thì phải đăng ký với hệ thống(khai báo một loại các thông tin cần thiết), hệ thống sẽ kiểm tra đối chiếu để phân phòng cho khách. - Trong khi ở nếu khách co nhu cầu sử dụng dich vụ thì phải đăng kí sử dụng dich vụ với hệ thống để được đáp ứng. - Sau khi kết thúc ở khách sạn,khi rời khách sạn khách phải thanh toán mọi hóa đơn,Hệ thống sẽ cập nhật và thanh toán cho khách, lập phiếu thanh toán và gửi cho khách. LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN:Nếu có nhu cầu cần báo cáo về tình hình hoạt động, doanh thu của khách sạn,hoặc tìm kiếm thông tin thi sẽ được đáp ứng ngay. NGÂN HÀNG: Là tác nhân bên ngoài hệ thống có nhiệm vụ gián tiếp thực hiện việc thanh toán tiền cho khách trong khác sạn. IV.SƠ ĐỒ PHÂN Rà CHỨC NĂNG GỘP Các chức năng quản lý khách sạn có thể mô tả bằng sơ đồ hinh 2: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG Ở KS NGÔI SAO Thuê phòng YC thuê phòng kiểm tra phong trống Lập phiếu báo ngủ Trả phòng Dich vu Yêu cầu trả phòng Sư cố Yêu cầu dịch vụ kiểm tra sự cố Kiểm tra Phòng tiếp nhận phòng Lâp Phiếu biên nhận lập phiếu sụ cố Giao phòng Đáp ứng DV Ghi sổ khách vào Thanh toan cập nhạt Tỷ giá ngoại lập hóa đơn TT lập phiếu thu Báo cáo Doanh thu thuê phòng Doanh thu các dv sự cố Danh sach các phong thuê & con trống HInh 2. Sơ đồ phân tích chức năng gộp của hệ thống giải quyết sụ cố 3. MATRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Qua tìm hiểu về tình hình hoạt động của khách sạn với các loại tài liệu hồ sơ được sử dụng để phục vụ công việc quản lý gồm: D1. Hồ sơ khách D2. Danh mục phòng D3.bảng giá phòng. D4. Phiếu báo ngủ D5. Danh mục dịch vụ D6. Phiếu biên nhận D7. hoá đơn TT D8.Phiếu thu. D9 phiếu sự cố D10. Sổ khách. Các chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý gồm: 1. Cho thuê phòng 2. Phục vụ các dịch vụ 3. tiếp nhận phòng 4. Giải quyết sự cố 5. Thanh toán cho khách 6. Lập báo cáo thống kê mối quan hệ giữa các hồ sơ tài liệu và các chức năng nghiệp vụ được thể hiện bằng ma trận thự thể chức năng sau (C: create, U : update,R: Read) CÁC THỰC THỂ D1.DANH MỤC PHÒNG D2.HỒ SƠ KHÁCH D3.BẢNG GIÁ PHÒNG D4. PHIẾU BÁO NGỦ D5. DANH MỤC DỊCH VỤ D6 PHIẾU BIÊN NHẬN D7 HOÁ ĐƠN TT D8.PHIẾU THU D9 PHIẾU SỰ CỐ D10 SỔ KHÁCH CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1CHO THUÊ PHÒNG R R R C 2PHỤC VỤ DỊCH VỤ 3TIẾP NHẬN PHÒNG 4GIẢI QUYẾT SỤ CỐ R C R R C H×nh 3. Ma trËn thùc thÓ chøc n¨ng 4. MÔ HÌNH PHÂN Rà CHỨC NĂNG CHI TIẾT 4.1 THUÊ PHÒNG A-SƠ ĐỒ: 1.THUÊ PHÒNG 1.1 Yc thuê phòng 1.2 kiểm tra phong tr ống 1.3. l ập phiếu báo ngủ 1.4 giao phòng 1.5 ghi sổ khách vào b) Mô tả chi tiết 1.1 Yêu cầu: Khi khách co nhu cầu thuê phòng khách làm việ với lễ tân và phải thông báo rõ ràng về nhu cầu thuê phòng.Từ đó lễ tân có thể sắp xếp phù hợp cho khách. 1.2kiểm tra phong trống: lế tân có nhiêum vụ kiểm tra xem phòng nào còn trống và sắp xếp phòng cho khách 1.3 lập phiếu báo ngủ : sau khi sắp xếp phòng cho khách lễ tân lập phiếu báo ngủ cho khách 1.4 giao phòng : sau khi lập phiếu báo ngủ lễ tân cử người giao phòng cho khách 1.5 ghi vào sổ khách: sau khi đã giao phòng lễ tân cập nhật danh sách khách và phòng bằng việc ghi vao sổ khách 2.TRẢ PHÒNG 4.2TRẢ PHÒNG : SƠ ĐỒ: 2.1 yêu cầu trả phòng 2.2kiểm tra phong 2.3 tiếp nhận phòng 2.4. ghi vào sổ khách ra B MÔ TẢ 4.1Yêu Cầu Trả phòng: Khi Khách có yêu cầu trả phòng báo lễ tân 4.2 Kiểm tra phòng : Tiếp đó lễ tân báo cho bộ phận buồng bàn kiểm tra các sự cố và tình trạng các tiện nghi.(nếu có ) 4.3 tiếp nhận phòng: sau khi kiểm tra và giải quyết ,bộ phận buồng bàn tiếp nhận phong. 4.4 ghi vào sổ khách ra: sau khi tiếp nhân phòng trả lễ tân cập nhật lại danh sách khách và phòng bằng việc ghi vào sổ khách ra. 4.3 lập hoá đơn TT:. Lễ tân dựa vào hai phiếu báo ngủ và phiếu biên nhận để tổng hợp thanh toán thành tiền. 4.3 lập phiếu thu:. Khi thanh toán với khách 4.3 DỊCH VỤ A-SƠ ĐỒ: 3.D ỊCH V Ụ 3.1 Yc d ịch v ụ 3.2 lập phiếu biên nhận 3.3 đáp ứng DV B- Mô tả chi tiết chức năng 3.1 yêu cầu dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ mà khách sạn có thể đáp ứng(ăn uống,điện thoại,hát karaok,bơi, tenní..)Khách sẽ đăng ký trực tiếp với lễ tân hoạc tổ dịch vụ. 3.2lập phiếu biên nhận : Lễ Tân dựa vào phiếu biên nhận để thanh toán tiền sử dụng dịch vụ của khách sạn. 3.3 đáp ứng DV: sau khi khách đăng kí & lập phiếu biên nhận ứng nhu cầu của khách . 4.4 SỰ CỐ bộ phận dịch vụ sẽ đáp A)SƠ ĐỒ 4.SỰ CỐ 4.1.Kiểm tra sự cố 4.2giải quyết sự cố 4.3.lập phiếu sự cố B) MÔ TẢ: 4.1 Kiểm tra sự cố: 4.2. giải quyết sự cố 4.3 lập phiếu sự cố: 4.5 THANH TOÁN A )SƠ ĐỒ 5. THANH TOÁN 5.1 cập nhật tỉ giá ngoại tệ 5.2.. lập hóa đơn TT 5.3. lập phiếu thu B) MÔ TẢ: 5.1 cập nhật tỉ giá ngoại tệ: 5.2 . lập hóa đơn TT: 5.3. lập phiếu thu: 4.6.BÁO CÁO A)SƠ ĐỒ Báo cáo Doanh thu thuê phòng Doanh thu các dv sự cố