Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống - khách sạn cầu giấy

Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Mục lục PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY .................. 3 I. Đặt vấn đề ................................................................................................................................. 3 II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin ....................................................................... 5 1. Mục tiêu khảo sát ............................................................................................................... 5 2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn .............................................................................. 5 3. Phiếu phỏng vấn: ............................................................................................................... 8 4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn .................................................... 12 5. Hiện trạng hệ thống cũ ................................................................................................... 13 6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới ................................................................... 13 III. Phát biểu bài toán ............................................................................................................ 14 1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy: ............................................................... 14 2. Cơ cấu tổ chức và chức năng : ....................................................................................... 19 3. Mô tả bài toán :....................................................................................................................... 20 PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH SẠN CẦU GIẤY................................... 21 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống. ...................................................................... 21 I. 1. Các chức năng chính của hệ thống. ............................................................................... 21 2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy ................................. 21 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống .................................................... 26 II. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh ....................................................................................... 26 2. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0: .................................................................................. 28 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 ............................................................................................ 30 III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể ........................................................................................... 42 1. Biểu đồ quan hệ thực thể ERD ........................................................................................ 42 2. Thiết kế CSDL vật lí ........................................................................................................... 50 3. Thiết kế giao diện ............................................................................................................... 54 4. Thiết kế kiểm soát cho hệ thống ...................................................................................... 66 5. Thiết kế thực đơn ............................................................................................................... 68 PHẦN III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY .................................................................................................. 69 1 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Lời nói đầu Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tại khách sạn như : việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng. Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính. Nhóm thực hiện: Nhóm 9 2 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY I. Đặt vấn đề H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy H2 : Phòng đơn tại khách sạn 3 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy H3 : Phòng đôi tại khách sạn H4 : Quầy lễ tân tại khách sạn  Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng. Chúng ta đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của đời sống xã hội.  Đặc biệt, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hóa cao. Trong số đómphair nói đến hệ thống quản lí khách sạn. Đó là một công việc khá phức tạp, 4 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy và có một lưu lượng thông tin quản lí lớn. Toàn bộ các hoạt động của khách sạn như đặt trả phòng, quản lí phòng, quản lí nhân viên, quản lí khách, thống kê, kế toán, các hoạt động dịch vụ khác…đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác chất lượng phục vụ cao thì mới đáp ứng được nhu cầu của một khách sạn hiện đại, phù hợp với sự phát triển chung hiện nay.  Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số khách sạn tại Hà Nội, em nhận thấy việc quả lí khách sạn nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lí cũng như của khách hàng. Các khách sạn có số lượng phòng và khách đến nhiều. Số phòng cho thuê có thể lên tới hàng trăm phòng. Có loại phòng giành cho một người, có loại hai người hoặc hơn(phòng ở cho gia đình), do đó số người thuê phòng tối đa có thể lên tới hàng trăm thậm chí hàng nghìn người. Vì vậy cần phải cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựng mô hình mới phù hợp, tiện lợi cho khách sạn nhừm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin 1. Mục tiêu khảo sát  Tìm hiểu hiện trạng hệ thống quản lí khách sạn cũ.  Tìm hiểu các yêu cầu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò : Người quản lí, nhân viên chuyên trách, khách hàng.  Tìm hiểu thông tin ở một số khách sạn hiện đại( đặc biệt là khách sạn nước ngoài) thông qua nhiều hình thức như internet, phim ảnh, báo trí,…  So sánh đối chiếu để tìm ra mặt mạnh mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm đưa ra hướng xây dựng hệ thống mới cải tiến hơn so với cá hệ thống cũ. Mục tiêu của khảo sát được thực hiện theo các quy trình sau : 2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người phỏng vấn: Trần Văn Nam Địa chỉ: 110- Đường Cầu Giấy-Quận Cầu Giấy-Hà Nội Thời gian hẹn: 40’ Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Điện thoại: (04)38.322.951 Thời điểm kết thúc: 8h40’ sáng Đối tượng: - Là quản lý khách sạn Ngày ----------------------------- 5 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Cần thu thập thông tin về: Yêu cầu đối với người phỏng vấn: + Công việc quản lý thông tin + Vai trò:là người trực tiếp phỏng phòng cho thuê và các dịch vụ vấn, ghi chép, thu thập dữ liệu. của khách sạn + Vị trí: Trưởng ban thu thập + Công việc quản lý nhân viên, thông tin và phân tích hệ thống,có quản lý thông tin khách hàng trách nhiệm cung cấp cho ban thuê phòng và sử dụng các thiết kế những dữ liệu cần thiết. dịch vụ của khách sạn + Công việc cho thuê phòng và nhận trả phòng hàng ngày. + Công việc tiếp nhận các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng. + Việc thanh toán cho khách, tổng hợp hàng ngày, hàng tháng. - Cần thoả thuận về: + Các hồ sơ liên quan đến quá trình cho thuê hoặc nhận trả phòng. + Các thông tin về các yêu cầu dịch vụ của khách. + Thời gian rảnh Chương - Giới thiệu tổng quan dự án: trình Dự án xây dựng hệ thống 3’ quản lý khách sạn Cầu Giấy tự động nhằm xây dựng hệ thống thuê trả phòng và quản lý khách sạn một cách tự động trên máy tính. 6 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy 30’ - Xin phép được phỏng vấn, ghi âm Kết thúc Thoả thuận: 5’ Đọc lại bản phỏng vấn Đưa phiếu thăm dò và danh sách câu hỏi để người được phỏng vấn tham khảo Tổng thời gian: 38’ 7 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy 3. Phiếu phỏng vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Người hỏi : Trần Văn Nam Dự án: Quản lý khách sạn Cầu Giấy Ngày : 2/5/2012 Người được hỏi: Nguyễn Đình Phong Sđt: 0914349103 Câu hỏi Câu 1 Ghi chú Anh có thể cho biết khách + Trả lời: sạn mình có những loại - phòng và dịch vụ gì? Khách sạn chúng tôi thuộc khách sạn 3 sao với hệ thống phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi. Chúng tôi có 4 loại phòng chính là: Suite, Deluxe, Superio, Standard. Mỗi loại đều có phòng đơn hoặc phòng đôi. - Với tiện nghi trong phòng chúng tôi đều được trang bị thiết bị hiện đại, mỗi phòng đều được kết nối wifi và được phục vụ đồ uống miễn phí như: Trà, Café, nước suối. - Chúng tôi phuc vụ khách hang 24/24h. - Nhà hàng chúng tôi còn phục vụ tiệc cưới hay hội họp, sinh nhật, massage, sân golf… - Dịch vụ an nhinh ở đây là tuyệt đối an toàn, chúng tôi có bãi đỗ xe rộng 500m2 Câu 2 Anh có thể cho biết khách sạn có những qui định gì? + Trả lời: Chúng tôi có một số qui định như sau: - Thời gian nhận phòng từ 13:00 - Thời gian trả phòng: 12:00 - Trường hợp khách trả phòng muộn trước 17h00 tính thêm 50% giá phòng 8 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Trường hợp khách trả phòng sau 17h00 tính 100% giá phòng - Trường hợp khách nhận phòng trước 12h00 tính thêm 50% giá phòng - Miễn phí tiền phòng cho trẻ em dưới 08 tuổi ở cùng giường với người lớn (tối đa 02 trẻ em một phòng). - Thẻ tín dụng thanh toán: American Express, Visa, Master card, JCB card. Câu 3 Anh có thể cho biết khách sạn mình quản lý nhân viên +Trả lời: - thế nào ? Chúng tôi liên tục tuyển những nhân viên có đủ kinh nghiệm và nhiệt tình trong công viêc - Về thông tin nhân viên chúng tôi yêu cầu đầy đủ thông tin để đảm bảo tính an toàn trong công việc và an toàn đối với nhân viên chúng tôi Câu 4 Khách sạn có quản lý lượng +Trả lời: khách đến và đi không ? - Chúng tôi luôn cập nhật lượng khách đến và đi hằng ngày, hằng tuần để đảm bảo tính chính xác trong doanh thu của khách sạn và để báo cáo với cấp trên Câu 5 Quá trình cho thuê phòng + Trả lời: diễn ra như thế nào? - Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân kiểm tra trên máy tính xem còn phòng trống không. Nếu còn thì yều cầu khách xuất trình CMTNN hoặc thẻ VISTA(đối với người ngoại quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng. - Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu và bàn giao thuê phòng cho khách. Câu 6 Khi khách có yêu cầu sử + Trả lời: dụng dịch vụ thì chị xử lý -Chúng tôi sẽ xem các yêu cầu của khách như thế nào? có trong các loại hình dịch vụ mà chúng tôi có không. Nếu có thì quản lý quầy lễ tân sẽ 9 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân viên phục vụ. Nếu không thì thông báo cho khách. Khách sạn có thường xuyên +Trả lời: Câu 7 ưu đãi với khách hàng - Có, như đã đề cập thì chúng tôi miễm phí cho trẻ em dưới 8 tuổi ở cùng người lớn không? - Ngoài ra còn có nhiều ưu đãi cho khách hàng Anh tổng kết số phiếu yêu + Trả lời: Câu 8 cầu và phiếu thanh toán - Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để hàng ngày hay hàng tuần, tính doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho tháng? thuê phòng của khách sạn *Đánh giá chung: - Người được hỏi nhiệt tình. - Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời. - Còn chủ đề chưa đề cập hết. Còn các tình huống sự cố như: Khách làm hư hại các tiện nghi trong phòng.  Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc chúng em có xin phép quay ra và phỏng vấn nhân viên khách sạn để thu thập thêm thông tin hệ thống. PHIẾU PHỎNG VẤN(nhân viên lễ tân) Câu hỏi Câu 1 Ghi chú Khi khách đến thuê phòng thì Trả lời: anh ( chị) phải làm những gì? - Chúng tôi xem còn phòng trống không, nếu còn thì yêu cầu khách hàng điền đầy đủ vào phiếu thuê phòng, yêu cầu cấp CMND (visa với người nước ngoài) và giao phòng cho khách. Nếu không còn phòng thì chúng tôi sẽ phải từ chối cho thuê. Câu 2 Khi khách trả phòng thì anh chị + Trả lời làm những gì? - Chúng tôi liên hệ với nhân viên dọn phòng, đảm bảo phòng không bị hư hại, yêu 10 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy cầu khách thanh toán phòng và trả lại giấy tờ cho khách - Nếu phòng có hư hại thì chúng tôi báo cáo cho trưởng lễ tân đến giải quyết. Câu 3 Nếu khách hàng muốn sử dụng + Trả lời: dịch vụ của khách sạn thì anh - Chúng tôi sẽ miêu tả chi tiết dịch vụ đó chị làm gì? cho khách hàng được rõ, khi khách hàng đồng ý thì chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ mà khác yêu cầu để chuẩn bị cho khách hàng. Câu 4 Nếu khách hàng đăng ký nhưng muốn hủy đăng ký thì phải làm thế nào? + Trả lời: - Khách hàng liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ hủy dịch vụ. Với các dich vụ như tour du lịch hay hội họp khi khách hàng hủy thì phải chịu phí hủy dịch vụ. PHIẾU PHỎNG VẤN KHÁCH HÀNG Câu hỏi Câu 1 Ghi chú Khi ông(bà) đến thuê phòng thì Khi tôi đến thuê phòng phải qua khu lễ làm những thủ tục gì và như thế tân yêu cầu đặt phòng, khi đó lễ tân sẽ nào? kiểm tra xem xét xem còn phòng trống hay không thì tôi mới được làm tiếp thủ tục. khi có phòng trống tôi đưa ra các yêu cầu về dịch vụ và khi khách sạn đáp ứng được nhu cầu của tôi thì nhân viên lễ tân sẽ làm hợp đồng bàn giao thuê phòng và hóa đơn sử dụng dịch vụ trong khách sạn và phải xuất trình CMTNN(hoặc hộ 11 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy chiếu), kí kết hợp đồng. Câu 2 Trong quá trình ông(bà) sử dụng Khi đó tôi đến khu vực nhân viên lễ tân dịch vụ của khách sạn mà muốn yêu cầu thêm dịch vụ và lê tân sẽ nhập yêu cầu thêm dịch vụ của khách thêm dịch vụ sử dụng của tôi vào hóa sạn thì ông(bà) phải làm gì? Câu 3 đơn sử dụng dịch vụ. Khi ông(bà) không muốn thuê Khi đó tôi gặp nhân viên quản lí và yêu hoặc sử dụng dịch vụ của khách cầu hủy hợp đồng và than toán các sạn mặc dù trong hợp đồng khoản tiền khi sử dụng dịch vụ. chưa hết hạn thì phải làm những thủ tục gì? Câu 4 Khi hết hạn hợp đồng mà Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và làm thủ ông(bà) muốn sử dụng thêm thì tục ra hạn cho hợp đồng. phải làm thủ tục gì? Câu 5 khi hợp đồng hết hạn thì ông(bà) Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và yêu có thủ tục trao trả phòng như cầu trả phòng như trong hợp đồng, nhân thế nào? viên lễ tân hủy hợp đồng và thanh toán các khoản dịch vụ. Nếu tôi chưa đi gặp nhân viên lễ tân để trao trả phòng thì nhân viên lễ tân sẽ trực tiếp thông báo cho tôi yêu cầu trả phòng như hợp đồng đã nêu. 4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn  Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem có còn phòng trống hay không. Nếu còn phòng trống phù hợp với yêu cầu của khách thì sẽ cho phép đặt phòng. Thông tin đặt phòng bao gồm: các thông tin cá nhân của khách hàng, số phòng thuê, thông tin về các phòng được thuê, các dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hóa đơn thống kê tất cả những thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại chi nhân viên của khách sạn.  Nếu có gì thay đổi trong thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại cho nhân viên của khách sạn để cập nhập các thông tin đó(ví dụ như tăng thời gian thuê phòng). Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó.  Khi có một người khách trả phòng, máy tính sẽ tìm thông tin về đặt phòng để đưa ra tờ biên lai thanh toán cho khách hàng và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh toán. Tuy nhiên một khách hàng có thể thuê nhiều phòng và do đó một người có thể đứng ra thanh toán cho nhiều biên lai. 12 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy  Trên mỗi hóa đơn hay giấy thông báo đều ghi rõ : số phòng thuê, giá cả, tên khách hàng, ngày thuê, trả, tổng tiền, mã phòng tên nhân viên lập hóa đơn.  Khi đã hết hạn trả phòng mà khách vẫn chưa trả phòng thì máy tính sẽ sinh ra biên lai thông báo cho khách hàng.  Do việc đặt và trả phòng trong khách sạn là thường xuyên liên tục, nên hệ thống cần phải thiết kế với độ tin cậy cao, để có thể cập nhật và thêm mới lien tục.  Ngoài ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đưa ra những báo cáo thống kê, để đánh giá quá trình hoạt động của khách sạn môt cách trung thực qua các giai đoạn. Công việc này giúp công ty có những chiến lược kinh doanh thích hợp nhằm thu được lợi nhuận cao nhất. 5. Hiện trạng hệ thống cũ  Như đã nói ở trên vấn đề quản lí phòng, quản lí khách thuê phòng, các dịch vụ, thống kê là một công việc khó khan phức tạp. Trong khi đó hiện nay khách sạn vẫn còn hoạt động thủ công rời rạc, kém hiệu quả.  Ở những khách sạn nhỏ thì việc đặt trả phòng thương làm bằng phương pháp thủ công trên giấy tờ. Và có một số khác đã ứng dụng một số trình tiện ích để tăng hiệu quả làm việc như tinh toán, thống kê báo cáo bằng Word, Excel nên đọ tin cậy an toàn không cao, khó khan trong việc quản lí và bảo quản thông tin. Công việc mạng tính thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức.  Ở khách sạn lớn thì đã áp dụng việc quản lí thông tin hoàn toàn bằng máy tính, nhưng quy trình đặt trả phòng, các dịch vụ cung cấp vẫn còn thủ công, khả năng tự động hóa chưa cao. Chưa đáp ứng được yêu cầu của một mô hình khách sạn hiện đại.  Hơn nữa đối với những khách sạn lớn thì hệ thống thì hệ thống có thể nhiều khách sạn khác nhau, việc quản lí đã có tầm mở rộng, vì vậy cần phải có một môi trường quản lí tập trung thống nhất giữa các khách sạn. Nhiều khách sạn vẫn còn khó khan trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin với nhau, trong việc thông tin cho khách hàng, hay trao đổi dịch vụ…  Việc thống kê cập nhật đổi mới, áp dụng công nghệ mới ở nhiều khách sạn còn khó khan. Do hệ thống quản lí khá cồng kềnh. Tóm lại, hệ thống cũ còn gây khó khan trong khâu quản lí thống kê, độ bảo mật an toàn thông tin chưa cao, một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống. 6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới  Hệ thống được thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ hiện nay. 13 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy  Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn như việc nhận, đặt, trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán.  Nhờ các thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác mà chất lượng phục vụ và dịch vụ cho khách hàng tăng lên đáng kể.  Ngoài ra, hệ thông phân tích tái chính doanh thu, báo cáo thống kê nhanh nhạy chính xác, rõ ràng nên thuận tiện cho nhà quản lí để ra các chiến lược quảng cáo, đổi mới, cải tiến các dịch vụ một cách hợp lí.  Hệ thống mới có những ưu điểm sau:  Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời giúp đẩy nhanh tiến độ cải tiến dịch vụ.  Bao quát toàn bộ các dịch vụ phục vụ của hệ thống.  Thiết kế giao diện dễ sử dụng, cho phép các nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin liên quan một cách tự động.  Hệ thống cho phép phân quyền người sử dụng để bảo mật và lựu lại thông tin truy nhập để tiện cho việc kiểm soát quy trách nhiệm dễ dàng  III. Dễ dàng in các bảng biểu, thống kê báo cáo dưới dạng tệp tin trao đổi. Phát biểu bài toán 1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy: Khách sạn được thành lập ngày 11/12/1994 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô khách sạn du lịch và có tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại Hải Phòng cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế. Khách sạn được xây dựng trên khu đất 41000 m² với 6 tầng với 65 phòng nghỉ, ngoài ra còn có phòng họp và tiệc sinh nhật… Địa chỉ : 110- Cầu giấy – Quận Cầu Giấy – Hà Nội Cơ sở vật chất bao gồm: 6 tầng chia thành các phòng để cho thuê gồm 65 phòng khép kín. Các phòng có đầy đủ trang thiết bị của một gia đình nhỏ: máy giặt, tivi, tủ lạnh, bếp ga, các dụng cụ là bếp, bát đĩa, điện thoại, bàn làm việc, bàn trang điểm, ấm đun nước siêu tốc, bồn tắm, máy sấy tóc, wifi… Nhân viên trong khách sạn bao gồm: 126 người. Trong đó: Giám đốc :-----------------------------------Phó giám đốc :-----------------------------Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng Trưởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phương ……………….. Cơ sở vật chất của khách sạn bao gồm: 14 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Có 18 phòng Suite, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 36-40m2. - Có 15 phòng loại Deluxe, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 30m2. - Có 25 phòng loại Superior, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 25m² . - Có 7 phòng loại Standard, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 20m² . - Có một khu tập Gôn(Golf Driving Range) đạt tiêu chuẩn quốc tế gồm 20 bệ Gôn để phục vụ khách luyện tập. - Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tươi đẹp bao quanh với bãi cỏ xanh và hàng dừa. - Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị. - Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 người, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến bởi đầu bếp chuyên nghiệp. - Tổng số phòng họp 02 có sẵn không gian: phòng họp 200m2 với 200 chỗ ngồi, có thiết bị bảng chiếu và màn hình wifi teabreak 24h an ninh. Đặt dịch vụ dịch tiếng Anh, Trung … Các loại dịch vụ mà khách sạn gồm có : 1. Phòng nghi ngơi. 2. Dịch vụ ăn uống. 3. Dịch vụ giải trí. 4. Tổ chức các tour du lịch. 5. Hội họp, sinh nhật... Đặc trưng của khách sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lưu trú, các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí. Và đây là bảng giá phòng của các loại phòng : Giá phòng : Suite Loại phòng Suite Phòng đơn 1.500.000 VNĐ Phòng đôi 1.700.000 VNĐ Hình ảnh 15 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Diện tích 35m2 - Sàn gỗ - Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng : Deluxe Loại phòng Deluxe Phòng đơn 1.300.000 VNĐ Phòng đôi 1.500.000 VNĐ 16 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh - Diện tích 30m2 - Sàn gỗ - Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng : Superior Loại phòng Superior Phòng đơn 1.200.000 VNĐ Phòng đôi 1.400.000 VNĐ 17 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh - Diện tích 25m2 - Sàn gỗ - Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng : Standard Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi Standard 1.100.000 VNĐ 1.300.000 VNĐ 18 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh - Diện tích : 200m2. - Sàn gỗ - Điều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng lạnh - Điện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siê tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi 2. Cơ cấu tổ chức và chức năng : Trong khách sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp,… và được thu gọn theo tổ chức chính như sau : Giám đốc Phòng lễ tân Phòng phục vụ Phòng bảo vệ H5 : Sơ đồ tổ chức hoạt động chung. 19 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Trong đó : Giám đốc : Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin sử lí trong khách sạn. Phòng lễ tân : Tiếp nhận mọi yêu cầu dịch vụ từ khách hàng và báo cáo mọi tình hình cho giám đốc điều hành khách sạn, trả lời mọi yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lí thông tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi khách muốn sử dụng dịch vụ. lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả phòng và lập hóa đơn thanh toán. Phòng phục vụ : Nhân viên phục vụ trông coi và vận chuyển hành lí cho khách, có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi khách yêu cầu, cung cấp các dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng. Phòng bảo vệ : Bảo về có nhiêm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. theo dõi các thiết bị trong khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống áng sáng cũng như các thiết bị khác. 3. Mô tả bài toán : Trước khi khách vào khách sạn phải liên hệ qua bảo vệ để vào cổng hoặc có sự báo trước của lễ tân. Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thư, giấy tờ tuỳ thân, hoặc Visa đối với người nước ngoài. Khách hàng phải đăng ký với lễ tân dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của mình để lễ tân dự kiến và điều phối cho phù hợp. Sau khi nhận được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lại các phòng xem số lượng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách. Nếu khách có nhu cầu tổ chức du lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếp thuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm bảo không để lỡ chuyến đi của khách. Khách hàng có thể đặt trước qua điện thoại, fax, email… Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụng các dịch theo mẫu. Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản. Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thu trong ngày, tình hình khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụ trong khách sạn, các sự cố xảy ra trong ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phương hướng chỉ đạo tiếp theo. Cuối mỗi tháng phải có báo cáo về tình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi năm cũng thế. 20 Đại học công nghiệp Hà Nội