PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ

  • Số trang: 107 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 14 |
  • Lượt tải: 0
minhtuan

Đã đăng 15929 tài liệu

Mô tả:

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN HỮU NGUYÊN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 Tháng 08 – 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN HỮU NGUYÊN MSSV: C1200247 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN NGUYỄN THÖY AN Tháng 08 – 2014 LỜI CẢM TẠ Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy đƣợc từ sự truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá trình tiếp cận thực tế tại doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã, tôi đã kết hợp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã”. Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhƣng đó là tất cả sự nỗ lực của bản thân tôi với sự hƣớng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thúy cùng với anh, chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô và cơ quan thực tập để bài luận văn này đƣợc hoàn chỉnh hơn. Trƣớc hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã đã nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn tôi tháo gỡ những thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập. Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thúy An đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập. Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong DNTN cơ khí Thanh Nhã. Chúc thầy cô đạt đƣợc thành tích cao trong giảng dạy. Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao để góp phần giúp cho nƣớc nhà ngày càng phồn vinh và phát triển. Tôi xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 22 tháng 11. năm 2014 Ngƣời thực hiện Nguyễn Hữu Nguyên i TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày 22 tháng 11 năm 2014 Ngƣời thực hiện Nguyễn Hữu Nguyên ii iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………….. iv MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 1 1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 1 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.3.1 Không gian:............................................................................................... 2 1.3.2 Thời gian: .................................................................................................. 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu: .............................................................................. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 3 2.1.1.1. Khái niệm .............................................................................................. 3 2.1.1.2. Chức năng ............................................................................................. 3 2.1.1.3. Phân loại ............................................................................................... 4 2.1.2 Chu trình doanh thu: ................................................................................. 5 2.1.2.1 Khái niệm ............................................................................................... 5 2.1.2.2 Chứng từ ................................................................................................ 5 2.1.2.3 Sổ ........................................................................................................... 7 2.1.2.3 Báo cáo .................................................................................................. 7 2.1.3 Kiểm soát trong chu trình doanh thu ........................................................ 9 2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ .................................................................................... 9 2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán .................................................. 12 2.1.4 Giới thiệu công cụ dùng để mô tả hệ thống thông tin kế toán ................ 15 2.1.4.1 Lƣu đồ .................................................................................................. 15 2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu ............................................................................... 17 2.3 Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 17 v 2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu.................................................................. 17 2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ................................................................ 18 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ ................................................................................... 19 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH .......................................................................... 19 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH .............................................................. 19 3.2.1 Ngành nghề kinh doanh .......................................................................... 19 3.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp ................................................................... 20 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 20 3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN .......................................................... 21 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21 3.4.2 Chính sách áp dụng ................................................................................. 22 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ KINH DOANH ..................................................... 23 3.5.1 Sơ lƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 .......................................................................................... 23 3.5.2 Sơ lƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 6 tháng đầu năm 2014 và 2013 ..................................................................................... 26 3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG ...... 27 3.6.1 Thuận lợi ................................................................................................. 27 3.6.2 Khó khăn ................................................................................................. 27 3.6.3 Định hƣớng phát triển ............................................................................. 28 CHƢƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ ................................................ 29 4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU ............................................... 29 4.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng ........................................................................ 29 4.1.1.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu ........................................................... 29 4.1.1.2 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý...................................... 36 4.1.1.3 Các hoạt động kiểm soát ...................................................................... 38 4.1.2 Hoạt động giao hàng hóa, dịch vụ .......................................................... 41 4.1.2.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu ........................................................... 41 vi 4.1.2.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ......................................... 48 4.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát ...................................................................... 49 4.1.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ ....................................... 52 4.1.3.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu ........................................................... 52 4.1.3.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ......................................... 55 4.1.3.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình ................................................... 55 4.1.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán .............................................................. 57 4.1.4.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu .......................................................... 57 4.1.4.1 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý..................................... 63 4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình ................................................... 64 CHƢƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ......... 68 5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 68 5.1.1 Chu trình doanh thu ................................................................................ 68 5.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu ........................... 69 5.1.3 Hoạt động kế toán trên máy tính............................................................. 70 5.1.4 Nhân viên tham gia chu trình doanh thu ................................................. 70 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU ............. 71 5.2.1 Đối với tổ chức bộ máy kế toán .............................................................. 71 5.2.2 Đối với hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán ......................... 72 5.2.2.1 Chứng từ: ............................................................................................. 72 5.2.2.2 Sổ sách ................................................................................................. 72 5.2.2.3 Báo cáo ................................................................................................ 72 5.2.3 Đối với công tác tổ chức hoạt động kiểm soát ....................................... 72 5.2.4 Đối với việc tin học hóa công tác kế toán............................................... 73 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 78 6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 78 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 80 vii PHỤ LỤC ........................................................................................................ 81 viii DANH MỤC BIỂU BẢNG Bảng 2.1: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu............. 13 Bảng 2.2: Các ký hiệu dùng trong lƣu đồ ........................................................ 16 Bảng 2.3 Các ký hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu ..................................... 17 Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm ............. 24 Bảng 3.2 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm ............. 26 Bảng 4.1 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động nhận đơn đặt hàng ................ 30 Bảng 4.2: Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động nhận đơn đặt hàng ............................................................................................ 39 Bảng 4.3 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động giao hàng .............................. 42 Bảng 4.4 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động giao hàng. ......................................................................................................... 50 Bảng 4.5 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng. ...................................................................................... 55 Bảng 4.6 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động thanh toán………………….55 Bảng 4.7 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động thanh toán ......................................................................................................... 65 Bảng 5.1: Những nhƣợc điểm tồn tại và ảnh hƣởng trong các hoạt động ....... 69 Bảng 5.2 Bảng đánh giá phần mềm kế toán .................................................... 74 ix DANH MỤC H NH Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ............................................... 20 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................... 21 Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại DNTN Cơ khí Thanh Nhã theo hình thức Nhật Ký Chung ................................................................................................ 22 Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu ........................... 29 Hình 4.2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng…… 34 Hình 4.3: Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng .................................................... 41 Hình 4.4 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ .......................................................................................................................... 47 Hình 4.5: Màn hình nhập liệu chứng từ Phiếu giao hàng ................................ 52 Hình 4.6 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng .......................................................................................................................... 54 Hình 4.7 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận tiền thanh toán hợp đồng .......................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 4.8 Màn hình nhập liệu chứng từ phiếu thu ............................................ 67 x DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BP DNTN CSDL GTGT KH KT TNDN HĐBH HĐ GTGT Bộ phận Doanh nghiệp tƣ nhân Cơ sở dữ liệu Giá trị gia tăng Khách hàng Kế toán Thu nhập doanh nghiệp Hợp đồng bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng : : : : : : : : : i CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống thông tin kế toán mạnh và vững vàng. Vì sao, vấn đề minh bạch trong tài chính hiện nay đang rất đƣợc coi trọng, nhà đầu tƣ khi muốn đầu tƣ vào doanh nghiệp nào đều lấy yếu tố minh bạch tài chính ra làm thƣớc đo. Việc thực hiện tốt hệ thống thông tin kế toán hay kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vừa giúp doanh nghiệp hoạt động tốt, vừa giúp doanh nghiệp thu hút đƣợc các nhà đầu tƣ tiềm năng. Hiện nay tại doanh nghiệp vấn đề phân chia trách nhiệm công việc còn gặp một số vƣớng mắc, hàng hóa giao đi hay bị hƣ hỏng mà không có cá nhân nào đứng ra để nhận trách nhiệm. Từ những vấn đề xuất phát trên yêu cầu doanh nghiệp phải có biện pháp thay đổi và cải thiện hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu là về chu trình doanh thu. Do đó nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã. Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã sau một thời gian hoạt động đang có nhu cầu mở rộng và phát triển, nhƣng trong quá trình hoạt động khả năng vận hành của hệ thống kế toán tại công ty gặp nhiều vấn đề. Do đó đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã” chính là một giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu cho công ty. Nó sẽ mang lại lợi ích lớn giúp công ty có thể kiểm soát tốt nguồn lực của mình, kiểm soát đƣợc các hoạt động tránh tình trạng thất thoát mất mát tài sản. Ngoài ra qua quá trình thực tập tôi đƣợc tiếp xúc với hoạt động của doanh nghiệp, qua đó giúp tôi sử dụng đƣợc các kiến thức đã đƣợc giảng dạy trên ghế nhà trƣờng vào thực tiễn. Các kiến thức chuyên ngành đƣợc sử dụng một cách hiểu quả, giúp ích rất nhiều trong công việc tƣơng lai của tôi. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu nghiên cứu là phân tích hệ thống thông tin kế toán đƣợc tổ chức trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã, từ đó đƣa ra các biện pháp cải thiện hai chu trình này giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1 - Phân tích việc tổ chức quá trình xử lý dữ liệu nhƣ thu thập, luân chuyển và lƣu trữ chứng từ của chu trình doanh thu - Phân tích việc tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý đƣợc sử dụng trong chu trình - Đánh giá kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình - Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu tại doanh nghiệp. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian: Nội dung đƣợc thực hiện tại doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã. 1.3.2 Thời gian: Dữ liệu và thông tin đƣợc doanh nghiệp cung cấp từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Thời gian luận văn thực hiện từ 10/8/2014 đến 20/11/2014 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong chu trình doanh thu bao gồm: - Hoạt động nhận đặt hàng - Hoạt động giao hàng, dịch vụ cho khách hàng - Hoạt động lập hóa đơn bán hàng - Hoạt động thu tiền thanh toán 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1. Khái niệm Là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau: - Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp - Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí… - Quy trình xử lý: + Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động + Phân tích ảnh hƣởng tài chính: ghi nhật ký + Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản + Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán + Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán + Truyền thông: truyền đạt những báo cáo đƣợc tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng - Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch… - Con ngƣời: con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trƣờng hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.2. Chức năng Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau: 3 - Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng có liên quan. Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày. - Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời. 2.1.1.3. Phân loại  Phân loại theo đối tƣợng cung cấp thông tin Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài. Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.  Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Thông thƣờng chu trình kế toán gồm có 4 chu trình. Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản chất.  Chu trình doanh thu: bao gồm xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng.  Chu trình chi phí: xử lý hoạt động mua hàng, thanh toán tiền cho ngƣời bán.  Chu trình sản xuất: xử lý các hoạt động sản xuất hay chi phí phát sinh trong quá trình xử lý hoạt động của doanh nghiệp.  Chu trình tài chính: xử lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời xử lý lập báo cáo tổng hợp. Ngoài ra ngƣời ta có thể tách chu trình tiền lƣơng thành một chu trình riêng nhằm theo dõi và tính tiền lƣơng phải trả, các khoản khấu trừ, các khoản thu nhập và thanh toán lƣơng cho nhân viên.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động. Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận 4 chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận đƣợc phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm. Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm. Dòng thông tin đƣợc tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin đƣợc luân chuyển từ đâu tới đâu. Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp cao. 2.1.2 Chu trình doanh thu: 2.1.2.1 Khái niệm Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn họat động chính trong chu trình doanh thu: nhận đơn đặt hàng, giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán, nhận tiền thanh toán. Trong truờng hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trƣờng hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. 2.1.2.2 Chứng từ - Đơn đặt hàng của khách hàng: do ngƣời mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hóa, tên hàng, qui cách, số lƣợng, thời hạn giao hàng, địa điểm cũng nhƣ các yêu cầu khác về bảo hiểm điều kiện giao nhận liên quan. - Lệnh bán hàng: do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết nhƣ ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng. 5 - Phiếu đóng gói hàng, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho: các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã đƣợc phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán. - Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: bộ phận giao hàng hóa lập các chứng từ này để kèm theo hàng hóa đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển để thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán. - Các hoá đơn vận chuyển( nếu thuê dịch vụ vận chuyển) - Hóa đơn bán hàng: Đƣợc lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng nhƣ đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng... Hóa đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho ngƣời mua và nghĩa vụ phải thanh toán của ngƣời mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nƣớc. Trên hóa đơn, ngoài các thông tin đƣợc chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán... cũng đƣợc thể hiện. Hóa đơn phải đƣợc đánh số trƣớc nhằm mục đích kiểm soát. - Giấy báo thanh toán: doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu ngƣời mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hóa đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán. - Biên lai, biên nhận: trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngày, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thƣờng dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền... thay cho các hóa đơn bán hàng. - Thẻ, Vé: là một hình thức đặc biệt khác của chừng từ ghi nhận doanh thu. - Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán.... : các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ. - Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ: báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này đƣợc mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dƣới. - Chứng từ ghi có, phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ nhƣ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông tin về khách hàng, về hàng hóa, số lƣợng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại 6 hoặc cho giảm giá. Một liên của chứng từ này đƣợc gửi cho ngƣời mua trong trƣờng hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. - Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, tồn tại các dạng khác nhau của chứng từ, số lƣợng các liên giảm và luân chuyển qua ít thao tác xử lý hơn. 2.1.2.3 Sổ - Chi tiết: chi tiết tài khoản 131, 511,333, 155, 156, 157, 111, 112 .... -Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112 Trong hệ thống xử lý bằng máy tính không có hình thức sổ mà các dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong các tập tin/ bảng dữ liệu dƣới dạng số. Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và phƣơng thức xử lý dữ liệu. 2.1.2.3 Báo cáo Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.  Báo cáo hoạt động kinh doanh - Bảng kê hoạt động kinh doanh: sẽ tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (đặt hàng, xuất hàng…) và hoạt động xử lý (ghi nhận xuất kho, ghi nhận doanh thu…) trong chu trình doanh thu theo trình tự thời gian. Chu trình doanh thu có các hoạt động đặt hàng, xuất hàng, bán hàng thu tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung. Liên quan đến các hoạt động sẽ có các bảng kê: + Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho + Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn… + Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán + Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã đƣợc xử lý + Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã đƣợc ghi sổ - Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh: Nhóm các báo cáo này đánh giá phân tích việc thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu theo 7
- Xem thêm -