Tài liệu Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên the fruit republic cần thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM KIM NGÂN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành kế toán tổng hợp Mã số ngành: 52340301 Tháng 8 - 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM KIM NGÂN MSSV: 4114024 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐINH THỊ NGỌC HƯƠNG Tháng 8- 2014 LỜI CẢM TẠ Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ trợ thông tin từ cô Đinh Thị Ngọc Hƣơng - giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trƣờng Đại học Cần Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Ngọc Hƣơnggiáo viên hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện hơn luận văn của mình. Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn! Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Ngƣời thực hiện Phạm Kim Ngân i TRANG CAM KẾT Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Ngƣời thực hiện Phạm Kim Ngân ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP iii MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ........................................................................... 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ..................................................................... 2 1.3.1 Không gian nghiên cứu ........................................................................ 2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu ........................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................... 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................. 3 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ................................ 3 2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình DT ................... 7 2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình CP ................... 12 2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính .......... 16 2.1.5 Tổng quan về phần mềm MISA .......................................................... 19 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................... 20 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 20 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................. 21 2.2.3 Phƣơng pháp kế toán ........................................................................... 21 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ..................................................................................................... 22 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ....................................................................... 22 3.1.1 Giới thiệu chung .................................................................................. 22 3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ........................................... 22 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................... 24 3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty .......................................................................... 24 3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận ....................................................... 25 3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ........................................................... 29 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................... 30 iv 3.4.1 Sơ đồ tổ chức ....................................................................................... 30 3.4.2 Chức năng các bộ phận ........................................................................ 30 3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán ................................................................ 32 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ......................... 34 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .......... 39 3.6.1 Thuận lợi .............................................................................................. 39 3.6.2 Khó khăn .............................................................................................. 39 3.6.3 Định hƣớng phát triển .......................................................................... 40 CHƢƠNG 4 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 41 4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................................................. 41 4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ ................................................................................................ 41 4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ ........................................................................................................ 41 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ............................................................................................ 43 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình DT ........................................ 43 4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình DT .................... 58 4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình DT ...................................... 66 4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ..................................................................................................... 69 4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình CP ......................................... 69 4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP .................... 81 4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình CP ....................................... 86 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................. 89 5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 89 5.1.1 Ƣu điểm ............................................................................................... 89 5.1.2 Nhƣợc điểm ......................................................................................... 91 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ......................... 92 5.2.1 Đối với công tác chứng từ kế toán ....................................................... 92 v 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................. 93 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ......................................................... 93 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ......................................... 94 5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 94 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................. 95 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 95 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................ 95 6.2.1 Đối với Nhà nƣớc ................................................................................ 95 6.2.2 Đối với địa phƣơng .............................................................................. 96 6.2.3 Đối với ngân hàng ................................................................................ 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 97 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 98 vi DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống ..................................................................... 3 Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ........ 7 Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012 .................................................. 20 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban ......................................................... 24 Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................... 30 Hình 3.3 Hình thức kế toán máy vi tính ....................................................... 33 Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 44 Hình 4.1b Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 45 Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách ......................................... 47 Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH ............. 49 Hình 4.4 Lƣu đồ nhận thanh toán từ KH ...................................................... 51 Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình doanh thu ...... 53 Hình 4.6 Lƣu đồ nhận đặt hàng với NCC ..................................................... 71 Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng ......................................................... 73 Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng theo dõi nợ ................ 74 Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC ......................................... 76 Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình chi phí ......... 78 vii DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1: Tình hình hoạt động KD giai đoạn 2011-2013 ............................ 34 Bảng 3.2: Tình hình hoạt động KD 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 ............ 37 Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng .............................................................. 54 Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho .................................................................. 55 Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ....................................................... 56 Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán ............................................................... 57 Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT ....................................................... 58 Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT ............................................. 59 Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình DT .......................................................... 62 Bảng 4.8: Báo cáo tổng DT bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 ...................... 63 Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình DT .................... 66 Bảng 4.10: Tổng giá trị xuất nhập tồn nguyên liệu giai đoạn 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 69 Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp ......................................................... 79 Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho ............................................................... 80 Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình CP ...................................................... 81 Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình CP ......................................................... 82 Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình CP ........................................................ 84 Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình CP .................. 86 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc KD : Kinh doanh TSCĐ : Tài sản cố định GTGT : Giá trị gia tăng DT : Doanh thu LN : Lợi nhuận CP : Chi phí DN : Doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn MTV : Một thành viên STT : Số thứ tự TNDN : Thu nhập doanh nghiệp KH Khách hàng : CSDL : Cơ sở dữ liệu HTK : Hàng tồn kho TK : Tài khoản NCC : Nhà cung cấp ix CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Thực hiện nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nƣớc, phát triển theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa và công cuộc đổi mới của các DN trên toàn thế giới nói chung, các ND tại Việt Nam nói riêng đã có sự phát triển vƣợt bậc. Theo Adam Smith – nhà kinh tế học cha đẻ của lí thuyết kinh tế thị trƣờng thế kỉ XVIII khẳng định rằng “luôn có một bàn tay vô hình thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng” kinh tế luôn luôn phát triển nếu nhƣ không chạy theo kịp chúng ta sẽ thụt lùi tụt dốc. Sau nhiều năm phát triển nền kinh tế thị trƣờng của nƣớc ta đã hội nhập với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới đã và đang mang lại những cơ hội mới cũng nhƣ tạo ra không ít những khó khăn, thách thức lớn cho các DN để tồn tại và đứng vững. Vấn đề cạnh tranh trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng khốc liệt và phức tạp không chỉ đơn thuần cạnh tranh về chất lƣợng mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh quyết liệt về giá cả nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới cung cấp cho thị trƣờng với mức CP hợp lý để đạt đƣợc LN tối đa cho DN. Trong điều kiện đó, các DN cần phải nổ lực hơn nữa trong việc tìm kiếm thị trƣờng cho mình. DN phải nắm đƣợc tình hình tài chính của đơn vị nhƣ thế nào để đƣa ra những phƣơng hƣớng phát triển thật phù hợp. Để có thể nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của đơn vị thì hạch toán kế toán là công cụ hỗ trợ đắc lực. Trong hàng loạt các chính sách kinh tế mới của Đảng và Nhà nƣớc, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật thuế mới… đây là những nhân tố thúc đẩy sự phát triển, hạch toán kế toán là một trong số những chính sách ấy. Hạch toán kế toán ở các DN là một trong những nhiệm vụ chủ yếu. Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt. Một công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững mạnh để quản lí tài sản, vật chất. Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin kế toán. Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán đều rất quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy góp phần đáng kể cho việc quản lý hiệu quả nhanh chóng, gia tăng khả năng cạnh tranh cũng nhƣ tăng năng suất hoạt động KD. Với vai trò kích thích và điều tiết hoạt động KD các 1 thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định. Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ” làm luận văn tốt nghiệp cho mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Luận văn thực hiện với mục tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Phân tích quá trình luân chuyển chứng từ, trình tự giải quyết các nghiệp vụ, sổ sách, báo cáo trong hai chu trình DT và CP tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện từ 08/2014 đến 12/2014. Số liệu sử dụng trong đề tài từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán a) Hệ thống thông tin Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định. Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan. Đầu vào Xử lý Đầu ra (Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Tp Hồ Chí Minh. Nhà xuất bản Thống Kê) Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin trong DN thành: - Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của DN nhƣ hệ thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định trƣớc rõ ràng. - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. 3 Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về KH, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh tranh,…. - Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ HTK, CP sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế. - Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,… - Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,… - Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch. - Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này thƣờng hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian. b) Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất KD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài DN. Từ nhu cầu hoạt động sản xuất KD của DN, hằng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này đƣợc hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lƣu trữ (chứng từ, sổ, thẻ, bảng...). Khi ngƣời sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin. 4 2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có đặc tính nhƣ sau: - Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài DN và sử dụng trong nội bộ DN. - Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh CP,… - Quy trình xử lý như sau: + Thu thập dữ liệu. + Phân tích ảnh hƣởng tài chính. + Ghi chép theo phân loại tài chính. + Kiểm tra đối chiếu. + Tổng hợp lập báo cáo. + Truyền thông. - Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,… - Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính. - Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng). Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài chính, chu trình CP, chu trình DT, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi chu trình kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng. 5 2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán - Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: là thu thập dữ liệu về các hoạt động KD của DN. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài DN, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày. - Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động KD của DN, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác và kịp thời. 2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch LN và thống kê phân tích các tình hình KD. Dựa vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,… Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công việc bảo mật, bảo vệ và bảo trì hệ thống. 6 2.1.1.5 Quá trình lưu chuyển dữ liệu thông tin kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh đều phải đƣợc ghi chép tại bộ phận kế toán DN, bộ phận này kiểm tra các dữ liệu đầu vào đó là các chứng từ, sau đó xử lý tức là tổng hợp, ký duyệt, để có thể đƣa ra những thông tin đầu ra là những bản báo cáo, bảng kê, bảng tổng hợp và cuối cùng là lƣu trữ để khi cần thiết tìm kiếm lại sử dụng. Lƣu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Kiểm soát Thông tin đầu ra Phản hồi (Nguồn: : Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1) Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán 2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán (công nợ KH). Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT: (1) Nhận đặt hàng của KH, (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH, (3) Yêu cầu KH thanh toán, (4) Nhận tiền thanh toán. a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ KH nhận yêu cầu thừ KH, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của KH. Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi KH đƣợc xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của KH nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Nhờ vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ. Chứng từ ghi nhận hoạt động này gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. 7 b) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho KH theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. c) Lập hóa đơn bán hàng Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình DT. Sau khi hàng gửi cho KH, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của KH. d) Nhận tiền thanh toán Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi KH gửi kiểm tra thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thƣ tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận kiểm tra thanh toán và chuyển bảng kê này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền KH thanh toán. 2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ - Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc DN ký duyệt - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình DT cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm: - Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với KH về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… và nhận các đơn đặt hàng của KH, lập “Lệnh bán hàng”. - Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho KH. Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng phải thu 8 theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng KH, xác định dự phòng phải thu khó đòi của DN. - Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm soát cẩn thận. - Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho. - Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho KH, số lƣợng nhận trên phiếu xuất kho. - Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận trên phiếu nhập kho. - Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các Credit Memo. - Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản phải thu của KH, lập các “Báo cáo KH” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”. - Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp. - Bộ phận thư tín: một số DN sử dụng hình thức thanh toán bằng cách gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, DN phải thành lập một bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán. - Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng. b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu Thông thƣờng các DN tổ chức theo dõi phải thu KH theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn. - Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán 9