Tài liệu Phần mềm tra cứu văn bản ngành giáo dục

* Ñaêng kyù Saùng kieán kinh nghieäm naêm hoïc 2005 – 2006. PHAÀN MEÀM TRA CÖÙU VAÊN BAÛN NGAØNH GIAÙO DUÏC Taùc giaû : NGUYEÃN NGOÏC AÂN Ñôn vò : Phoøng Toå chöùc caùn boä, Sôû GD-ÑT An Giang I.- ÑAËT VAÁN ÑEÀ : - Coâng taùc löu tröõ vaên baûn giaáy tôø hieän nay ôû caùc tröôøng khoâng ñoàng ñeàu, nhìn chung laø coøn yeáu keùm, raát khoù khaên trong vieäc tra cöùu, söû duïng. - Trong thôøi gian qua, caùc vaên baûn phaùp qui lieân quan ñeán caùn boä coâng chöùc noùi chung, ngaønh giaùo duïc noùi rieâng ñöôïc ban haønh raát nhieàu, nhöng vieäc cung caáp vaên baûn cho caùc ñôn vò coøn nhieàu haïn cheá, chöa ñaây ñuû vaø kòp thôøi. - Moät soá saùch taäp hôïp caùc vaên baûn phaùp qui ñaõ phaùt haønh coøn truøng laép, mau choùng laïc haäu, giaù mua khaù cao, khoâng ñuû kinh phí mua trang bò cho caùc tröôøng. - Moät soá trang Web coù giôùi thieäu vaên baûn môùi treân maïng, nhöng vieäc saép xeáp thö muïc coøn chöa thuaän tieän, chöa phuïc vuï toát cho vieäc tra cöùu. Vieäc noái maïng Internet cuûa caùc tröôøng cuõng coøn haïn cheá. Maët khaùc, toác ñoä truy caäp taïi caùc trang Web naøy coøn raát chaäm. Töø tình hình treân, vieäc xaây döïng moät phaàn meàm Tra cöùu vaên baûn nhoû, goïn, tieän lôïi, chi phí thaáp ñeå chuyeån giao cho caùc tröôøng laø caàn thieát. II.- CAÙCH THÖÙC TRA CÖÙU VAÊN BAÛN : Maøn hình chính cuûa chöông trình Tra cöùu vaên baûn goàm caùc muïc nhö sau : - Tra cöùu theo naêm phaùt haønh vaên baûn, bao goàm caùc muïc luïc vaên baûn : Tröôùc 1990, töø 1990 - 2005 (moãi naêm coù moät muïc luïc vaên baûn). Ngoaøi ra, coøn coù 1 muïc luïc toång hôïp, lieät keâ toaøn boä vaên baûn coù trong CSDL. Toång coäng coù 18 muïc luïc. - Tra cöùu theo caáp ban haønh vaên baûn, goàm : VB cuûa Trung öông, Caùc cô quan cuûa tænh An Giang, vaø cuûa Sôû GD-ÑT An Giang. Toång coäng coù 3 muïc luïc. - Tra cöùu theo loaïi (hình thöùc vaên baûn), goàm : Luaät-PL, Nghò ñònh-QÑ, Thoâng tö, Quy cheá, VB höôùng daãn, caùc VB loaïi khaùc. Ngoaøi ra coøn coù moät muïc luïc toång hôïp caùc vaên baûn veà caùc cheá ñoä chính saùch trong ngaønh GD-ÑT. Toång coäng coù 7 muïc luïc. - Tra cöùu theo lónh vöïc, coâng vieäc, goàm : Veà cheá ñoä tieàn löông, caùc cheá ñoä phuï caáp, veà toå chöùc - bieân cheá, veà quaûn lyù kinh phí, thanh tra kieåm tra, Thi ñua khen thöôûng,... Toång coäng coù 26 muïc luïc. - Tra cöùu theo Phoøng ban quaûn lyù, bao goàm 8 phoøng ban cuûa Sôû GD-ÑT An Giang, moãi phoøng ban coù 4 muïc luïc, toång coäng coù 32 muïc luïc vaên baûn. Toång coäng toaøn boä chöông trình coù 86 baûng muïc luïc tra cöùu. (Caùc baûng muïc luïc naøy ñeàu xeáp theo thöù töï ngaøy ban haønh vaên baûn). 1/- Tra cöùu theo naêm phaùt haønh vaên baûn : Baïn nhaáp chuoät vaøo moät naêm caàn tra cöùu (ví duï : 1996), maøn hình seõ xuaát hieän baûng muïc luïc vaên baûn phaùt haønh naêm 1996 nhö sau : Baûng muïc luïc lieät keâ goàm 3 coät : Ngaøy ban haønh vaên baûn, Trích yeáu noäi dung vaên baûn, vaø Soá vaên baûn. Baïn choïn tieáp baèng caùch nhaáp chuoät vaøo 1 vaên baûn cuï theå (ví duï : Cheá ñoä coâng taùc vaø phuï caáp cuûa TPT Ñoäi), maøn hình seõ trình baøy noäi dung vaên baûn : 2/- Tra chöùu theo caáp phaùt haønh vaø theo loaïi (hình thöùc) vaên baûn : cuõng töông töï nhö treân : Baïn nhaáp chuoät vaøo moät trong caùc nuùt moâ taû treân maøn hình, seõ xuaát hieän muïc luïc vaên baûn töông öùng, roài choïn vaên baûn caàn tra cöùu. 3/- Phaân loaïi theo muïc coâng vieäc : Maøn hình seõ lieät keâ danh saùch 26 muïc luïc chia theo lónh vöïc nhö sau : PHAÂN LOAÏI THEO MUÏC COÂNG VIEÄC 1.- Cheá ñoä tieàn löông. 2.- Phuï caáp öu ñaõi ngaønh GD. 3.- Caùc phuï caáp, trôï caáp khaùc. 4.- Cheá ñoä Baûo hieåm xaõ hoäi. 5.- Tuyeån duïng, phaân coâng. 6.- Quaûn lyù, söû duïng CC. 7.- Cheá ñoä laøm vieäc, laøm theâm. 8.- Ñieàu ñoäng, thuyeân chuyeån. 9.- Xöû lyù kyû luaät. 10.- Höu, nghæ, tinh giaûn BC. 11.- Toå chöùc b.cheá, haïng tröôøng. 12.- Phan caáp quaûn lyù ngaønh GD. 13.- Coâng taùc Ñaøo taïo, B.döôõng. 14.- Veà Hoïc phí, hoïc boång. 15.- Khoaùn B.cheá, tieàn löông. 16.- Thu, Chi, Quaûn lyù kinh phí. 17.- Xaõ hoäi hoaù giaùo duïc. 18.- Veà Phoå caäp giaùo duïc. 19.- Ngaønh hoïc Maàm non. 20.- Giaùo duïc Tieåu hoïc. 21.- Giaùo duïc Trung hoïc cô sôû. 22.- Giaùo duïc Trung hoïc phoå thoâng. 23.- GGD chuyeân nghieäp, GDTX. 24.- Vaên baûn veà thi cöû. 25.- Vaên baûn keà Thanh tra GD. 26.- Veà Thi ñua, khen thöôûng. Baïn nhaáp chuoät vaøo lónh vöïc muoán tra cöùu (ví duï : Cheá ñoä tieàn löông), maøn hình seõ xuaát hieän baûng muïc luïc sau ñaây : Baïn tieáp tuïc choïn vaên baûn caàn tra cöùu. 4/- Phaân loaïi theo Phoøng quaûn lyù : Maøn hình seõ trình baøy sô ñoà toå chöùc 8 phoøng ban cuûa Sôû nhö sau : Baïn nhaáp chuoät vaøo 1 phoøng ban (ví duï : Phoøng Toå chöùc Caùn boä), maøn hình seõ lieät keâ 4 thö muïc nhö hình sau : Baïn nhaáp chuoät vaøo 1 thö muïc (ví duï "Boài döôõng giaùo vieân"), seõ xuaát hieän baûng muïc luïc lieät keâ caùc vaên baûn lieân quan ñeán coâng taùc ñaøo taïo, boài döôõng GV maø Phoøng TCCB ñang quaûn lyù. Ñoái vôùi caùc Phoøng ban khaùc, baïn cuõng thöïc hieän töông töï. III.- BOÅ SUNG VAÊN BAÛN MÔÙI, CAÄP NHAÄT BOÅ SUNG CAÙC BAÛNG DANH MUÏC : Khi coù moät vaên baûn môùi (baïn coù theå nhaäp baèng Winword hay chuyeån sang Ngoân ngöõ ñaùnh daáu sieâu vaên baûn - HTML), baïn coù theå boå sung vaøo CSDL cuûa chöông trình, baèng caùch löu file ñoù vaøo moät thö muïc thích hôïp (Baïn phaûi xaùc ñònh vaên baûn thuoäc loaïi gì, do phoøng ban naøo quaûn lyù ñeå löu vaøo ñuùng thö muïc cuûa Phoøng ban ñoù). Caáu truùc thö muïc chöùa caùc file vaên baûn goàm coù : Soá Teân Phoøng Ban TT 1 Phoøng GD chuyeân nghieäp 2 Vaên phoøng Sôû 3 Phoøng Taøi chính 4 Phoøng Khaûo thí 5 Phoøng Maàm non - Tieåu hoïc Teân thö Teân caùc thö muïc con muïc chính VB_GDCN CDCS, GDTX, QUYCHE, NGH_VU VB_HCTH LUATPL, NGH_VU, QUYCHE, THIDUA VB_KHTC CDCS, NVKTOA, NVTKKH, QUYCHE VB_KHTH CDCS, NGH_VU, QUYCHE, VBKHAC VB_MNTH CH_MON, CTRINH, QUYCHE, VBKHAC 6 Phoøng GD Trung hoïc VB_TRHO CH_MON, CTRINH, QUYCHE, VBKHAC 7 Phoøng Toå chöùc caùn boä VB_TCCB CDCS, TCCB, QUYCHE, BDGV 8 Phoøng Thanh tra Sôû VB_THTR KHIUTO, NGH_VU, TTRTHI, VBKHAC Sau khi ñaõ löu file vaên baûn vaøo thö muïc thích hôïp, baïn khôûi ñoäng chöông trình ñeå khai baùo vaø caäp nhaät caùc baûng danh muïc cuûa phaàn meàm. Chöông trình caäp nhaät bao goàm caùc muïc nhö sau : - Nhaäp hoà sô vaên baûn môùi vaøo CSDL. - Söûa hoà sô moät vaên baûn. - Xoaù hoà sô moät vaên baûn khoûi CSDL. 1/- Nhaäp hoà sô vaên baûn môùi vaøo CSDL : thöïc chaát ñaây laø vieäc moâ taû caùc thoâng tin cô baûn vaø khai baùo vò trí, teân file löu vaên baûn ñeå chöông trình caäp nhaät caùc baûng muïc luïc. Noäi dung khai baùo bao goàm : - Noäi dung trích yeáu cuûa vaên baûn. - Soá hieäu, ngaøy ban haønh vaên baûn. - Loaïi (hình thöùc) coâng vaên. - Caáp phaùt haønh vaên baûn (Trung öông, Tænh, hay Sôû GD-ÑT) - Phoøng löu tröõ vaên baûn. - Thö muïc löu tröõ file vaên baûn. - Phaân nhoùm lónh vöïc : moät vaên baûn coù theå ñöôïc phaân vaøo töø 1 - 3 nhoùm lónh vöïc (Ví duï vaên baûn Quy cheá BDTX chu kyø III, coù theå khai baùo lieät keâ trong 3 danh muïc : Coâng taùc boài döôõng GV, Quaûn lyù GD Maàm non, Quaûn lyù GD Tieåu hoïc). Nhö vaäy, khi tra cöùu, ta tìm trong baûng muïc luïc cuûa caùc lónh vöïc naøy ñeàu seõ thaáy lieät keâ vaên baûn. - Teân file vaên baûn : Baïn nhaäp teân file vaên baûn, löu yù coù caû phaàn môû roäng (chöông trình coù theå chaáp nhaän caùc loaïi file *.Doc, *.Htm, *.Pdf - Löu yù, teân file theo tieâu chuaån cuûa DOS, daøi toái ña 8 kyù töï). 2/- Söûa hoaëc xoaù hoà sô vaên baûn : khi caàn ñieàu chænh chi tieát moâ taû vaên baûn, hoaëc loaïi boû hoà sô vaên baûn naøy khoûi caùc baûng muïc luïc, baûn coù theå vaøo caùc chöùc naêng neâu treân. Chöông trình yeâu caàu baïn nhaäp soá hieäu cuûa vaên baûn caàn söûa hoaëc xoaù (ví duï : 01/ 2003/NÑ-CP), vaø thöïc hieän caùc yeâu caàu theo höôùng daãn treân maøn hình. 3/- Caäp nhaät caùc baûng muïc luïc : Sau khi thöïc hieän caùc hoaït ñoäng neâu treân, tröôùc khi thoaùt khoûi chöông trình caäp nhaät, chöông trình seõ töï ñoäng taïo laïi 86 baûng muïc luïc theo CSDL môùi ñöôïc ñieàu chænh, boå sung. IV.- ÑAËC ÑIEÅM NOÅI BAÄT CUÛA PHAÀN MEÀM : Do caùch theå hieän caùc vaên baûn phaùp quy cuûa Nhaø nöôùc ta hieän nay thöôøng duøng caùch daãn (aùp duïng) nhieàu vaên baûn coù lieân quan ñaõ ban haønh tröôùc ñoù. Neáu löu tröõ theo kieåu coâng vaên giaáy tôø, thaäm chí vôùi caùc phaàn meàm tra cöùu vaên baûn phaùp quy hieän coù, vieäc tra cöùu ñaày ñuû caùc vaên baûn ñeå aùp duïng laø raát khoù nhoïc. Caùc vaên baûn löu tröõ trong phaàn meàm cuûa chuùng toâi ñeàu ñöôïc theå hieän theo daïng ngoân ngöõ ñaùnh daáu sieâu vaên baûn (HyperText Markup Language - HTML), vôùi chöùc naêng lieân keát maïnh meõ, cho pheùp taùc giaû taïo caùc lieân keát giöõa caùc vaên baûn coù lieân quan. Maët khaùc, vieäc ñieàu chænh, boå sung, thay theá caùc vaên baûn ñaõ ban haønh cuõng dieãn ra khaù thöôøng xuyeân. Chuùng toâi coá gaéng theå hieän caùc thay ñoåi ñoù ñeå ngöôøi duøng tieän aùp duïng. Ví duï : khi nghieân cöùu coâng vaên 288/CV.TCVG cuûa Sôû Taøi chính ngaøy 06/05/1999 veà cheá ñoä trôï caáp ñi hoïc, ñaàu vaên baûn, chuùng toâi coù ghi chuù nhö sau : (Coâng vaên soá 288/CV.TCVG, ngaøy 06/05/1999 cuûa Sôû Taøi chính - Vaät Giaù An Giang) (Khoâng coøn giaù trò thöïc hieän keå töø ngaøy 01/01/2000, vì ñöôïc thay theá baèng coâng vaên soá 241/CV.TCVG ngaøy 27/03/2000 cuûa Sôû Taøi chính Vaät giaù An Giang) Khi baïn nhaáp chuoät vaøo lieân keát 241/CV.TCVG, chöông trình seõ trình baøy vaên baûn thay theá soá 241/CV.TCVG, vôùi phaàn ghi chuù nhö sau : (Coâng vaên soá 241/CV.TCVG, ngaøy 27/03/2000 cuûa Sôû Taøi chính - Vaät Giaù An Giang) (Thay theá coâng vaên soá 288/CV.TCVG ngaøy 06/05/1999 cuûa Sôû Taøi chính - Vaät Giaù An Giang) - (Xem theâm coâng vaên boå sung soá 354/TCVG ngaøy 14/04/2000 vaø coâng vaên 799/CV.TC ngaøy 18/04/2005) Baïn tieáp tuïc nhaáp chuoät vaøo caùc lieân keát soá 354/TCVG hoaëc 799/CV.TC ñeå xem theâm caùc vaên baûn boå sung. Moät soá vaên baûn khoâng thay theá, maø chæ söûa ñoåi moät phaàn vaên baûn cuõ, hoaëc daãn aùp duïng moät ñoaïn ngaén cuûa moät vaên baûn khaùc, chuùng toâi cuõng coá gaéng ghi chuù ñeå ngöôøi tra cöùu tieän söû duïng. Ví duï : Khi nghieân cöùu Thoâng tö soá 15/2001/TTBTCCBCP Höôùng daãn thöïc hieän cheá ñoä hôïp ñoàng theo Nghò ñònh 68 coù ñoaïn : II- KYÙ KEÁT, THÖÏC HIEÄN, THAY ÑOÅI, CHAÁM DÖÙT, THANH LYÙ HÔÏP ÑOÀNG VAØ GIAÛI QUYEÁT TRANH CHAÁP KHI HÔÏP ÑOÀNG CAÙC COÂNG VIEÄC NOÙI TAÏI ÑIEÀU 1 CUÛA NGHÒ ÑÒNH SOÁ 68/2000/NÑ-CP: 1. Moät soá loaïi coâng vieäc theo quy ñònh taïi Ñieàu 1 cuûa Nghò ñònh soá 68/2000/NÑCP ngaøy 17 thaùng 11 naêm 2000 cuûa Chính phuû trong caùc cô quan noùi taïi ñieåm 4 phaàn I cuûa Thoâng tö naøy, ñöôïc thöïc hieän thoâng qua kyù keát moät trong caùc hình thöùc hôïp ñoàng sau ñaây: 1.1. Hôïp ñoàng kinh teá: ñöôïc kyù keát giöõa phaùp nhaân vôùi phaùp nhaân vaø giöõa phaùp nhaân vôùi caù nhaân coù ñaêng kyù kinh doanh theo quy ñònh cuûa Phaùp leänh Hôïp ñoàng kinh teá; 1.2. Hôïp ñoàng lao ñoäng: ñöôïc giao keát tröïc tieáp giöõa ngöôøi lao ñoäng hoaëc ñaïi dieän hôïp phaùp cuûa ngöôøi lao ñoäng vôùi ngöôøi söû duïng lao ñoäng theo quy ñònh cuûa Boä luaät Lao ñoäng; 1.3. Hôïp ñoàng thueâ khoaùn taøi saûn: ñöôïc kyù keát giöõa beân giao taøi saûn vaø beân thueâ taøi saûn theo quy ñònh cuûa boä luaät Daân söï; ............................................................... Chuùng toâi ñaõ taïo caùc ñoaïn ghi chuù ñeå giaûi thích roõ veà caùc loaïi hôïp ñoàng, ví duï : baïn nhaáp chuoät vaøo lieân keát . Hôïp ñoàng thueâ khoaùn taøi saûn:, seõ xuaát hieän ñoaïn ghi chuù sau ñaây : TRÍCH : BOÄ LUAÄT DAÂN SÖÏ II- HÔÏP ÑOÀNG THUEÂ KHOAÙN TAØI SAÛN Ñieàu 503. Hôïp ñoàng thueâ khoaùn taøi saûn : Hôïp ñoàng thueâ khoaùn taøi saûn laø söï thoaû thuaän giöõa caùc beân, theo ñoù beân cho thueâ khoaùn giao taøi saûn cho beân thueâ ñeå khai thaùc coâng duïng, höôûng hoa lôïi, lôïi töùc thu ñöôïc töø taøi saûn ñoù vaø coù nghóa vuï traû tieàn thueâ. Ñieàu 504. Ñoái töôïng cuûa hôïp ñoàng thueâ khoaùn : Ñoái töôïng cuûa hôïp ñoàng thueâ khoaùn coù theå laø ñaát ñai, röøng, maët nöôùc chöa khai thaùc, suùc vaät, cô sôû saûn xuaát, kinh doanh, tö lieäu saûn xuaát khaùc cuøng trang thieát bò caàn thieát ñeå khai thaùc coâng duïng, höôûng hoa lôïi, lôïi töùc, tröø tröôøng hôïp phaùp luaät coù quy ñònh khaùc. ...................................". V.- KEÁT LUAÄN : Phaàn meàm naøy ñaõ ñöôïc taùc giaû thieát keá ban ñaàu vaø giôùi ñöôïc giôùi thieäu trong Hoäi nghò Tin hoïc cuûa Sôû GD-ÑT An Giang naêm 1998, vôùi khoaûn hôn 50 vaên baûn ñöôïc löu tröõ trong CSDL. Caùc danh muïc tra cöùu luùc aáy cuõng coøn haïn cheá, chæ vôùi 2 phöông thöùc laø laäp caùc danh muïc tra cöùu theo naêm phaùt haønh vaên baûn vaø caùc danh muïc theo caùc Phoøng ban, nôi quaûn lyù vaø xöû lyù vaên baûn. Toång soá coù khoaûng gaàn 20 danh muïc. Caùc vaên baûn ñöôïc löu döôùi daïng HTML, söû duïng maõ Tieáng Vieät laø VNI For Windows. Ñeán nay (naêm 2005) phaàn meàm ñaõ ñöôïc taùc giaû boå sung nhieàu tieâu chí tìm kieám, vôùi 86 baûng danh muïc, vaø gaàn 280 vaên baûn chöùa trong CSDL. Caùc baûng muïc luïc ñöôïc chia nhoû seõ giuùp vieäc tra cöùu, tìm kieám deã daøng hôn. Vieäc thieát keá caùc vaên baûn theo daïng HTML cho pheùp taïo caùc lieân keát ñeán nhieàu vaên baûn lieân quan, giuùp vieäc tra cöùu, aùp duïng thuaän lôïi hôn so vôùi caùc phaàn meàm hieän haønh. Noäi dung caùc vaên baûn hieän nay cuõng ñaõ ñöôïc chuyeån sang maõ Tieáng Vieät UNICODE theo quy ñònh cuûa Chính phuû. Vieäc caäp nhaät boå sung vaên baûn môùi vaø caùc baûng muïc luïc ñöôïc thöïc hieän ñôn giaûn, deã daøng phaùt trieån CSDL cuûa phaàn meàm, ñaùp öùng ngaøy caøng toát hôn yeâu caàu nghieân cöùu, aùp duïng trong coâng taùc quaûn lyù ngaønh. NGUYEÃN NGOÏC AÂN