Tài liệu Ngôn ngữ lập trình visualbasic liên kết với csdl access

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân LỜI NÓI ĐẦU Thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ thông tin (CNTT), điều này đã được khẳng định bằng sự phát triển không ngừng của CNTT.khoa học công nghệ, nhân loại ngày càng đạt được những bước tiến quan trọng trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, y học, văn hoá, chính trị, quân sự…Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh tế đã mang lại hiệu quả vô cùng to lớn, Việt Nam cũng không nằm ngoài trường hợp này.Nền kinh tế Việt Nam đã và đang từng bước thay da đổi thịt, để bắt kịp với cơ chế kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp Việt Nam phải có một cách tổ chức và quản lý phù hợp. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mạnh dạn đầu tư những máy móc, thiết bị có công nghệ hiện đại vào sản xuất các loại hàng hoá có chất lượng cao, sử dụng phần mềm vào quản lý. Các nhà quản lý không những muốn thực hiện công việc một cách đơn thuần mà còn muốn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất để đem lại hiệu quả kinh tế tối đa.Trong khi đó việc quản lý cả công ty là một vấn đề rất lớn và phức tạp nên công tác tổ chức và quản lý ở bất kỳ công ty nào cũng cần phải tin học hoá, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất để kịp thời đưa ra các quyết sách phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể. Nước ta trong vài thập kỷ gần đây, CNTT được Nhà nước ưu tiên phát triển hàng đầu với nhiều dự án lớn đầu tư phát triển CNTT. Nhờ sự ưu đãi đặc biệt đó, ngành CNTT đã và đang phát triển cả về chất lượng và quy mô. Trong nước có khoảng 30%-40% các trường đại học, cao đẳng có chuyên ngành đào tạo CNTT. Nhiều ngành nghề nhờ áp dụng những tiến bộ của CNTT đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, tạo nên những thuận lợi trong công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc. 1 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Nói đến CNTT có rất nhiều phân hệ nhỏ. Một trong những phân hệ CNTT được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn đó là tin học quản lý. Tin học quản lý được áp dụng trong nhiều ngành nghề ở nước ta như cơ quan, công sở, trường học và đặc biệt là ở các doanh nghiệp. Hiện nay tin học có rất nhiều ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu như SQL, ACCESS, FOXPRO…Em đã chọn ngôn ngữ lập trình VisualBasic liên kết với CSDL Access để thực hiện đề tài này vì nó có ưu điểm là người dùng được cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý CSDL, chúng có thể hoạt động linh hoạt nhờ công cụ phát triển tổng quát. Công cụ VisualBasic có thể truy xuất tới điều khiển, có thể lập trình được, và có khả năng xác định được hỏi – đáp, tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu. Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Công Uẩn trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống để em có thể hoàn thành được bẳn báo cáo tốt nghiệp này. mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc không thể tránh được những lầm lẫn và sai sốt. vì vậy kính mong nhận dược những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để cuốn báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội ngày 08 tháng 06 năm 2008 Sinh viên thực hiện Võ Đức Dương 2 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân M ục l ục Lời nói đầu ............................................................................................1 Chương 1: Khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Tân Phát........................................................................................................... 1: Khái quát về công ty máy tính Tân Phát............................................3 1.1 Sự hình thành và phát triển công ty........................................... 3 1.2 Chức năng và nhiệm vụ công ty..................................................4 1.3 Bộ máy tổ chức công ty................................................................5 2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Tân Phát................7 2.1 Công tác Quản lý nhân sự tại công ty..........................................7 3. t ính cấp thiết của việc xây dựng bài toán quản lý nhân sự .............10 4. Mục tiêu của việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự...............12 5.Tính khả thi của Phần mềm Quản lý nhân sự ....................................12 6. những công việc đã làm được và chưa làm được..............................13 Chương 2. Cơ Sở Phương pháp luận..............................................14 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................14 2. Chọn hệ quản trị và cơ sở dữ liệu lập trình......................................14 3. Giới thiệu về Visual Basic.................................................................14 4. Giới thiệu về Access.........................................................................16 5. Giới thiệu về ASP..............................................................................25 6. Giới thiệu về ngôn ngữ kịch bản Vbscript.........................................30 3 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 7. Tìm hiểu về Internet Information Server (IIS).................................31 Chương 3: phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát 1. Biểu đồ phân cấp chức năng..................................................................38 2.biểu đồ luồng dữ liệu................................................................................41 2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh.........................................................41 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.........................................................43 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.................................................45 3. Các bảng cơ sở dữ liệu............................................................................52 4. Mô hình liên kết thực thể........................................................................58 5. Các giao diện của form trong trương trình..............................................60 Kết luận.......................................................................................................68 Các sách tham khảo.....................................................................................70 Nhận xét của giáo viên................................................................................71 Ph ụ l ục.......................................................................................................73 4 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương 1 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT 1. Khái quát về công ty TNHH TÂN PHÁT 1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH thành lập và hoạt động được 6 năm, Công ty Tân Phát đã trở thành một công ty dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiện máy tính, máy tính nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi. Tân Phát bắt đầu hoạt động kinh doanh phân phối từ đầu năm 2001, trong 6 tháng đầu, công ty Tân Phát đã đạt được danh hiệu đại lý phân phối uỷ quyền của sản phẩm Intel, ổ cứng Maxtor, Samsung, bo mạch chủ Intel, Gigabyte, MSI, máy in HP và Canon; và nhiều đối tác khác: LG, Samsung. Với sự nỗ lực không ngừng trong quản lý cùng với các chính sách hỗ trợ khách hàng, sau 12 tháng hoạt động, công ty Tân Phát đã đạt được niềm tin với người tiêu dùng và các bạn hàng trong nước, độ tin cậy với các đối tác nước ngoài đặt mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Với một hệ thống bán hàng vững chắc được thiết lập tại hầu hết các tỉnh thành phía Bắc, các tỉnh miền Trung và miền Nam bộ, công ty Tân Phát đã phân phối hàng trăm chủng loại mặt hàng linh kiện máy tính của các hãng lớn trên thế giới. Hiện này công ty Tân Phát có một đội ngũ cán bộ hơn 40 người đạt trên 90% đã tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ thuật và kinh tế. Với một đội ngũ cán bộ trẻ năng động và chuyên nghiệp Công ty Tân Phát đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức vững mạnh. 5 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Trên bước đường phát triển, Công ty Tân Phát không chỉ mở rộng hệ thống phân phối bán buôn mà còn xây dựng một hệ thống bán lẻ cho người tiêu dùng một cách chuyên nghiệp. Khi mua hàng của Tân Phát, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về mọi mặt, bởi Tân Phát đáp ứng được tất cả những mong muốn mà khách hàng cần như: - Giá cả tốt nhất: Giá cả các sản phẩm Tân Phát bán ra được niêm yết đúng theo báo giá. Giá bán lẻ được áp dụng theo giá bán buôn, vì vậy khách hàng yên tâm không sợ mua phải hàng sai giá. - Chất lượng được đảm bảo: Công ty Tân Phát chỉ cung cấp những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ chính hãng, do vậy khách hàng không lo mua phải hàng nhái kém phẩm chất. - Dịch vụ hậu mãi sau bán hàng chu đáo: Tất cả khách hàng đến với công ty Tân Phát được hưởng chế độ dịch vụ bảo hành 1 đổi 1 trong 6 tháng đầu tiên. - Dịch vụ bảo trì miễn phí vào tất cả các ngày trong tuần tại công ty. Đó chính là lý do để Công ty Tân Phát ngày càng phát triển lớn mạnh hơn. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chức năng chính của công ty là phân phối linh kiện máy tính, máy tính nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi. Là một công ty được thành lập và hoạt động chưa lâu, số cán bộ nhân viên viên chưa nhiều, song công ty đã và đang gây được uy tín trên thị trường. 6 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Công ty đang lập chiến lược mở rộng thị phần, chiếm lĩnh thị trường miền Trung và một phần miền Nam. Với doanh thu hàng năm lớn, công ty đã đóng góp 1 phần đáng kể thuế cho Nhà nước, góp phần tạo công ăn, việc làm cho người lao động. Hiện nay, công ty đã có đầy đủ những cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động phân phối kinh doanh : Công ty có trụ sở chính đặt tại Showroom số 20 và số 86 Chùa Bộc, Quận Đống Đa, Hà Nội. 1.3. Bộ máy tổ chức của công ty 1.3.1. Sơ đồ tổ chức công ty Gi¸m §èc Phã Gi¸m §èc Kinh Doanh Phßng Kinh Doanh Phßng KÕ To¸n 7 Phã K Phßng KÜ ThuËt Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1.3.2. Bộ máy quản lý của công ty được phân thành 2 cấp : Đứng đầu là Giám đốc; giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng chức năng. Ban giám đốc: Phụ trách chung cho toàn công ty, gồm giám đốc và Phó giám đốc. Ban giám đốc ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động tiêu chuẩn, … nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ trong hoạt động trong nội bộ công ty, đồng thời đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc các phòng ban, những đơn vị cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động theo những phương thức nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hướng…Giám đốc là người quản lý chung, là người có thẩm quyền ban hành các văn bản, đưa ra những quyết định chung cho toàn thể công ty. Phó giám đốc : Quản lí nhân sự các phòng ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của các sản phẩm của công ty trên thị trường. Phòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. 8 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là tìm hiểu và tiếp cận thị trường với mục đích là thu thập các thông tin cần thiết về báo cáo với trưởng phòng, phó phòng. Trong quá trình kinh doanh, trưởng- phó phòng có nhiệm vụ quản lý và phân công công việc đối với nhân viên trong phòng mình, cụ thể là doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, quảng cáo, việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối với từng nhân viên, sự thoả mãn của người tiêu dùng. Phòng kĩ thuật: Tiếp nhận những chỉ thị, quyết định của ban giám đốc và phổ biến, phân công đến từng người trong đơn vị mình, cụ thể là: loại sản phẩm, chất lượng sản phẩm, số lượng, chi phí cho sản phẩm. Phòng Kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng và các kế toán viên. Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phân phát tiền lương cho toàn thể công ty, đồng thời thực hiện các công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ, lập báo cáo kế toán, phân tích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh đạo, ban giám đốc về công việc sử dụng hiệu quả vốn, nguồn tài chính. Đồng thời đưa ra đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, huy động vốn của công ty. Phòng Bảo Hành : nhiệm vụ chính của phòng là bảo hành các sản phẩm mà công ty đã bán ra theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất. 2. Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát 2.1. Công tác quản lý nhân sự của công ty Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân. 9 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Là một doanh nghiệp kinh doanh, công ty có nhiệm vụ tổ chức việc kinh doanh sao cho có lợi nhất. Vì vậy công ty phải xây dựng, tổ chức quản lý nhân sự một cách có hệ thống và đày đủ từ trên xuống dưới. Đối tượng quản lý là tất cả nhân viên viên trong công ty. Tổng số nhân viên viên trong công ty là 55 người, trong đó có nhiều người có trình độ Thạc sỹ, đại học, cao đẳng, trung cấp. Nội dung quản lý tương đối rộng, do có sự biến đổi khá thường xuyên về nhân viên viên trong công ty. Cụ thể : Tuyển nhân sự: Hàng năm do một số cán bộ chuyển công tác, thôi việc, hết hợp đồng… thì phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tuyển thêm, bổ sung, thay thế nhân viên viên. Sau khi thu hồ sơ xin việc, công ty sẽ triệu tập những người được tuyển và thử việc họ trong vòng 03 tháng, hồ sơ tiếp nhận được lưu vào tệp Hồ sơ hợp đồng. Toàn bộ công việc này diễn ra trong phòng Hành chính-Tổ chức. Sau 03 tháng thử việc, nếu đạt tiêu chuẩn, công ty sẽ chính thức ký hợp đồng dài hạn với nhân viên và phân vào các vị trí cần thiết. Khi đó Hồ sơ hợp đồng sẽ được chuyển lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên. Hồ sơ nhân viên gồm: Sơ yếu lý lịch Đơn xin việc Giấy khám sức khoẻ Văn bằng, chứng chỉ Quyết định tiếp nhận của Giám đốc Quyết định bổ nhiệm của Giám đốc(Nếu có) Hợp đồng lao dộng Quyết định nâng lương của giám đốc(nếu có) 10 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bản tự kiểm điểm cá nhân sau 03 tháng công tác Trong quá trình quản lý nhân sự công ty, phòng Tổ chức –Hành chính có trách nhiệm thêm, cập nhật Hồ sơ nhân viên, sửa các thông tin thay đổi bằng tay. Nếu thêm hồ sơ thì tìm vào tệp Hồ sơ nhân viên, sau đó xếp lại theo đúng vần. Nếu sửa thông tin của nhân viên như thêm bậc lương, thâm niên … thì nhân viên phòng nhân sự phải tìm đến tệp Hồ sơ nhân viên, tra cứu theo đúng tên, sửa lại, đón dấu vào chỗ sửa và xếp lại vào chồng hồ sơ đó. Việc thuyên chuyển, điều động cán bộ nhân viên viên cũng diễn ra hàng năm. Có 2 trường hợp: Thuyên chuyển giữa các phòng, ban trong công ty Nghỉ chế độ, nghỉ việc, chuyển công tác Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên viên cũng được công ty quan tâm. Hàng năm công ty có tổ chức tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho nhân viên viên. Việc khen thưởng- kỉ luật : Cuối mỗi năm, nhân viên phòng Hành chính dựa vào những báo cáo thành tích, năng suất lao động, được tổng hợp từ phòng kế toán, từ các xưởng sản xuất sẽ lập danh sách đề nghị khen thưởng gửi lên ban Giám đốc. Ban giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định khen thưởng cho từng cá nhân hoặc tập thể. Việc khen thưởng kịp thời từng cá nhân hay tập thể sẽ khuyến khích sức làm việc, lao động của nhân viên viên trong toàn công ty. Điều này hoàn toàn tương tự đối với việc kỷ luật cán bộ nhân viên viên. Tuỳ vào mức độ mà mức kỉ luật có thể là khiển trách hoặc đuổi việc. Việc nâng lương cho cán bộ nhân viên viên cũng khá đa dạng. Hàng năm, từ tất cả các phòng ban trong công ty : Phòng Giám đốc, phòng 11 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Kế toán, phòng Kinh doanh, … đều được xem xét, xét duyệt nâng lương tuỳ vào thâm niên và thành tích, năng suất lao động, năng lực làm việc. Trong quá trình quản lý, nếu có quyết định sa thải, buộc thôi việc của nhân viên thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tìm và trả lại Hồ sơ nhân viên. Cuối mỗi năm, Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ kiểm kê, báo cáo danh sách nhân viên đủ năm lao động để xét nghỉ chế độ. Sau khi có quyết định của ban giám đốc, phòng hành chính sẽ trả lại Hồ sơ nhân viên cho những người nghỉ việc. Hồ sơ nhân viên được sắp xếp theo phòng ban, Nếu có sự điều chuyển từ phòng này sang phòng khác về mặt nhân sự thì phòng hành chính sẽ tìm và chuyển Hồ sơ tương ứng. Phòng hành chính cũng cập nhật bảng lương, mức lương của từng nhân viên từ phòng kế toán và lưu vào tệp Bảng lương. Cuối năm, phòng Tổ chức – Hành chính phải có báo cáo về tình hình nhân sự của từng phòng ban, báo cáo về việc luân chuyển giữa các phòng ban, báo cáo lương. Nhìn chung công việc quản lý nhân sự của phòng Hành chính được tổ chức tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Xong công việc này còn hoàn toàn thủ công mặc dù việc sử dụng máy vi tính của công ty được trang bị hoàn thiện: Toàn công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho tất cả các phòng, ban chức năng, cụ thể là : phòng Giám đốc, phòng Hành chính, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Vật tư, phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, phòng KCS. Quy trình quản lý nhân sự của công ty mới chỉ được tin học hoá từng phần. Quá trình quản lý hồ sơ lí lịch được quản lý bằng phần mềm quản lý của công ty, chủ yếu là việc lưu trữ hồ sơ trên đĩa từ. Còn công việc cập nhật và tìm kiếm hồ sơ vẫn còn thủ công. Hiện nay hồ sơ của tất cả 55 cán bộ nhân viên viên trong công ty đều được lưu trữ bằng văn bản, với số lượng nhiều. 12 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Mặt khác không gian lưu giữ rất chật hẹp, điều này nếu kéo dài sẽ rất dễ xảy ra trường hợp mÊt mát và sai lệch về thông tin trong hồ sơ, gây khó khăn trong quản lý. 3. Tính cấp thiết của việc xây dựng bài toán Quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tân Phát Trong thực tế công tác quản lý nhân sự của Công ty TNHH Tân Phát còn có một số bất cập.Việc cập nhật và xử lý hồ sơ còn chồng chéo, thủ công. Nếu số lượng hồ sơ lớn sẽ rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin. Hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ lại chậm. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng văn bản như đã trình bày ở trên sẽ gây ra mất mát và hư tổn thông tin, gây nhiều phiền toái cho công tác quản lý nhân sự. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân viên viên cần phải có sự đổi mới về kĩ thuật, nghiệp vụ, về quy trình, công nghệ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý nhân sự đang là yêu cầu cấp thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ quản lý, tính nhất quán trong dữ liệu, thực hiện việc quản lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu trên máy tính một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo. Vì những lý do trên, em thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất cần thiết.Em quyết định xây dựng xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu xây dưng thành công phần mềm Quản lý nhân sự sẽ có ích lợi sau: 13 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Đảm bảo việc cập nhật chính xác với số lượng không hạn chế Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc. Tránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhân sự của công ty 4. Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự công ty TNHH Tân Phát Phần mềm Quản lý nhân sự được xây dựng nhằm mục đích giải phóng một phần sức lao động của con người, giúp cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty hoạt động tốt và hiệu quả. Với mục đích đó phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát gồm các chức năng : Quản lý nhân viên Cập nhật danh mục quản lý Tra cứu tìm kiếm nhân viên Thống kê, báo cáo. 5. Tính khả thi của phần mềm Quản lý nhân sự Chương trình được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Tân Phát, được xây dựng để quản lý về Hồ sơ các nhân viên theo phòng ban, chức vụ, bảng lương… Toàn bộ các thông tin này ta có thể thu thập được dễ dàng từ các phòng ban trong công ty. 14 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hơn nữa, chương trình được phát triển trong môi trường Visual Basic kết hợp với CSDL Access, giao diện dễ sử dụng và quen thuộc với người dùng. Và đặc biệt, dựa trên cơ sở chương trình quản lý nhân sự sẵn có của công ty. Vì vậy việc xây dựng và phát triển phần mềm Quản lý nhân sự chạy trên máy tính là việc hoàn toàn có thể thực hiện được. Hay nói cách khác là đề tài này có tính khả thi cao. 6. Những công việc đã làm được và hạn chế Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kế hoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước của công ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý. Công ty đã xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như Phòng Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh… Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ. Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinh doanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chức năng. Công ty đã xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Xong bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn những hạn chế. Cụ thể là: Phần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ. Các tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo, chưa thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin. 15 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương 2 Cơ sở phương pháp luận 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.1. Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Dựa trên thực trạng quản lý tại công ty TNHH Tân Phát - nơi đang thực tập và những ngôn ngữ lập trình đã được học, em thấy Visual Basic là ngôn ngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dùng và đặc biệt là phù hợp với khả năng của mình. Đây là lý do chính để em quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình. Một trong những ngôn ngữ hữu ích trợ giúp về cơ sở dữ liệu cho Visual Basic là Microsoft Access. Em chọn Microsoft Access là ngôn ngữ trợ giúp về khâu thiết kế cơ sở dữ liệu. Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của bộ Microsoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trong môi trường Windows dùng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩa khoá một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khoá mà không cần phải lập chương trình kiểm tra. Nó cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng trong bảng và sau đó thông qua biểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu. 16 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễ dàng thiết kế cở sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duy nhất có phần mở rộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu. Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặc biệt là trên môi trường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều người cung truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính được nối mạng và đồng thời có khả năng tổ chức người sử dụng theo từng nhóm. Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. + Định nghĩa dữ liệu: + Xác định cơ sở dữ liệu nào sẽ lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu. + Xử lý dữ liệu: Có sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp để xử lý đối tượng là: Bảng (Table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro và đơn thể (module).  Bảng (table): Bảng là đối tượng được dùng để định nghĩa và lưu giữ dữ liệu, mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định.  Truy vấn: Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng các truy vấn khác. Chỉ với một truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.  Mẫu biểu: Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, 17 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím. Mẫu biểu còn có khả năng quan trọng khác là tổ chức giao diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.  Báo biểu: Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng: - In dữ liệu dưới dạng bảng - In dữ liệu dưới dạng biểu - Sắp xếp dữ liệu trước khi in - Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo. - In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo. Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bầy trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản. Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt các thao tác, macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình.  Đơn thể Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic. Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể bao quát được mọi vấn đề đa dạngcủa thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc hó mà công cụ không thể làm nổi. Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đã quyết định chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của Microsoft Office, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows dùng để tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau nhiều lần trong những bản dữ liệu khác nhau. Nhờ vào mối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được 18 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân tạo ra. Trong số những tính năng mạnh nhất của Access là các thuật đồ có thể dùng để tạo ra các bảng và các danh sách câu hỏi và để tuỳ biến theo kiểu biểu mẫu, biểu báo hoặc trong việc truy nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các thiết bị chuột, bàn phím để xử lý. Một số đặc điểm của Microsoft Access Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access được biết đến với những ưu điểm sau: Hệ định nghĩa khoá của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp mà không cần phải viết chương trình để kiểm. - Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng bảng, sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra sự ràng buộc toàn vện của dữ liệu. - Trường hợp 2 bảng có cùng chung một vùng và trong cơ sở dữ liệu có mối ràng buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này, Access sẽ tự động kiểm tra mối ràng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng chung ấy hoặc khi xoá bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai. - Khả năng vấn tin bằng ví dụ, cung cấp một công cụ gọi là QBE, thực hiện mô tả vấn tin trên cơ sở đồ hoạ. - Cung cấp 2 công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizard giúp người sử dụng chương trình đơn giản hơn trong thiết kế. - Cung cấp một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết các đối tượng tạo ra những ứng dụng khác. - Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu. 19 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3 tính năng : “Nhặt - Gắn - Xuất” - Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người dùng, Access cho phép nhiều người cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu gốc trong một môi trường mạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm ,cụm. 2. Các quy tắc đặt tên bảng Qui tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất Qui tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau ( Số trường tối thiểu đó được gọi là khoá ) Qui tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng( đều này gọi là phụ thuộc hàm) Theo qui tắc trên phải đạt hai yêu cầu: Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường Yêu cầu thứ hai là các trường đó phỉ liên quan đến các khoá cơ bản Qui tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường. Sau khi thiết kế các bảng chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau .Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft access quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn và đồng thời thông qua các mối quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có quan hệ . 3.Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan hệ Nếu ta thiết kế tôt thì các bảng sẽ có mối quan hệ , nhờ mối quan hệ đó mà ta lần ra kết quả khi có yêu cầu. 3.1.Quan hệ 1-n : Là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai. 20