Tài liệu Nghiên cứu, xây dựng phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại ủy ban chứng khoán nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ THANH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ THANH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 603224 Người hướng dẫn khoa học: TS.Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2013 Luận văn Thạc sỹ 1 MỤC LỤC Trang số MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG KHOÁN VÀ TÀI 7 LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN STT 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 Chứng khoán và thị trường chứng khoán Chứng khoán Thị trường chứng khoán Tài liệu chuyên ngành chứng khoán Khái niệm, đặc điểm tài liệu Nguồn, thành phần, nội dung tài liệu Giá trị tài liệu 7 7 7 11 11 14 30 CHƢƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC 32 Khái quát về Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Chức năng quản lý thị trường chứng khoán của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Quản lý tài liệu tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Quản lý tài liệu tại các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán Đánh giá công tác tổ chức,quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước 32 32 CHƢƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC 69 Xây dựng phương thức tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Cơ sở xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán Nội dung tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán 69 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 3.1 3.2.1 3.2.2 Hoàng Thị Thanh 35 40 44 44 56 64 69 71 Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 3.2 3.2.1 3.2.2 2 Nghiên cứu phương án tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán Tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Nguồn và thành phần tài liệu LỜI KẾT TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Hoàng Thị Thanh 77 77 78 81 83 86 Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 3 MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Sau gần 15 đi vào hoạt động, thị trường chứng khoán Việt Nam đã có những bước phát triển nhanh chóng cả về quy mô và chiều sâu. Thị trường đã phần nào thực hiện tốt chức năng huy động vốn đầu tư cho nền kinh tế, cung cấp môi trường đầu tư cho công chúng, tạo tính thanh khoản cho các chứng khoán, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp và tạo môi trường giúp Chính phủ thực hiện các chính sách vĩ mô. Ngày 29/6/2006, Luật Chứng khoán số 70/QH 11 được Quốc hội ban hành và sau đó sửa đổi bổ sung ngày 24/11/2010 đã tạo hành lang pháp lý quan trọng cho quá trình phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam; đảm bảo thị trường chứng khoán hoạt động công khai, minh bạch và hiệu quả; tăng cường vai trò quản lý nhà nước đối với nền kinh tế nói chung, ngành chứng khoán nói riêng và góp phần hoàn thiện các định chế pháp luật trong hệ thống pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, sau hơn 3 năm thực hiện, một vấn đề khá nổi cộm làm ảnh hưởng đến tính minh bạch, công khai và sự phát triển bền vững của thị trường đó là công bố thông tin của các đối tượng trên thị trường chứng khoán. Một trong những nguyên nhân liên quan trực tiếp tới tình trạng trên là vấn đề quản lý tài liệu chứng khoán, một hình thức mang tin phổ biến hiện nay. Cùng với những quy định về quản lý thị trường, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đều đề cập đến công tác quản lý, lưu trữ tài liệu chứng khoán nhưng các quy định hiện hành chưa thống nhất, đầy đủ và quản lý có hệ thống. Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) với vai trò là cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực chứng khoán, quản lý trực tiếp toàn bộ hoạt động của thị trường chứng khoán nói chung và hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung nói riêng tại Việt Nam. Tài liệu hình thành từ hoạt động của Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 4 UBCKNN chiếm khối lượng không nhỏ và có ý nghĩa rất quan trọng trong khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán của toàn bộ hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung. Tuy nhiên, thực tế quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán hiện nay chưa được hoàn thiện, chưa có quy củ và hệ thống chặt chẽ. Vì vậy, tài liệu chuyên ngành chứng khoán chưa phát huy tối đa vai trò và giá trị đối với công tác quản lý thị trường nói riêng và hoạt động của thị trường chứng khoán nói chung. Trước những yêu cầu thực tiễn trên đây, đòi hỏi phải có những nghiên cứu đầy đủ, toàn diện về công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại UBCKNN và trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam. Do đó, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán nhà nước” làm đề tài luận văn thạc sỹ. Những kết quả nghiên cứu từ đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để cơ quan quản lý ngành (UBCKNN) xây dựng biện pháp, chính sách quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại UBCKNN nói riêng và tại các thành viên của hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung. Từ đó, góp phần giúp thị trường chứng khoán hoạt động minh bạch và hiệu quả. Ngoài ra, đề tài nghiên cứu sẽ là tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu liên quan cũng như cho việc bổ sung, hoàn thiện hệ thống lý luận khoa học lưu trữ hiện nay, trong đó đặc biệt là lý luận về lưu trữ tài liệu chuyên ngành. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tiễn, chúng tôi khẳng định hướng nghiên cứu về quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán Việt Nam chưa có đề tài nghiên cứu. Các đề tài nghiên cứu hiện nay mới chỉ đề cập đến hệ thống thông tin ngành chứng khoán nói chung và hoạt động công bố thông tin trên Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 5 thị trường nói riêng. Tuy nhiên quy mô nghiên cứu chỉ dừng ở các nghiên cứu khoa học cấp Ủy ban hoặc cấp Bộ Tài chính như đề tài nghiên cứu khoa học “Hoàn thiện hệ thống công bố thông tin của công ty đại chúng” của TS.Tạ Thanh Bình, mã số UB.11.04 năm 2011; đề tài “…Có thể nói, đây là vấn đề mới, đòi hỏi có những nghiên cứu toàn diện và chi tiết. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Trong luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu đối tượng trong phạm vi sau: Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại UBCKNN nói riêng, trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung và thực tế quản lý khối tài liệu này hiện nay. Từ đó, đề xuất phương pháp quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán hiệu quả, quy củ và thống nhất. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn trong khuôn khổ nghiên cứu về khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung, trong đó UBCKNN giữ vị trí quan trọng tiên quyết đối với công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán của UBCKNN và các thành viên trong hệ thống. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Quá trình nghiên cứu đề tài Luận văn, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin về đặc điểm mô hình hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam và khối tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống cũng như thực tế quản lý khối tài liệu đó hiện nay. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 6 Phương pháp tổng hợp, phân tích thông tin đã thu thập để nghiên cứu, đề xuất phương pháp quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán quy củ, thống nhất và hiệu quả. 5. Cấu trúc của Luận văn Nghiên cứu đề tài trên, chúng tôi tập trung vào một số nội dung được trình bày theo cấu trúc sau: Chương 1: Tổng quan về chứng khoán và tài liệu chuyên ngành chứng khoán Chương 2: Thực tế tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán nhà nước Chương 3: Nghiên cứu xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán nhà nước . Chúng tôi hy vọng những kết quả thu được từ đề tài nghiên cứu này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà nghiên cứu, giảng dạy cũng như các nhà quản lý. Tuy nhiên, do năng lực của bản thân có hạn cũng như thời gian nghiên cứu không nhiều nên Luận văn chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp để hoàn thiện Luận văn trên. Xin chân thành cảm ơn. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 7 CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG KHOÁN VÀ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN 1.1 Chứng khoán và thị trƣờng chứng khoán 1.1.1 Chứng khoán Chứng khoán là một loại hàng hóa của thị trường chứng khoán. Đó là những tài sản tài chính, vì nó mang lại thu nhập và khi cần, người sở hữu nó có thể bán nó để thu tiền về. Theo Luật Chứng khoán, chứng khoán là bằng chứng xác nhận quyền và lợi ích hợp pháp của người sở hữu đối với tài sản hoặc phần vốn của tổ chức phát hành. Chứng khoán được thể hiện dưới hình thức chứng chỉ, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử, bao gồm các loại sau: - Cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ; - Quyền mua cổ phiếu, chứng quyền, quyền chọn mua, quyền chọn bán, hợp đồng tương lai, nhóm chứng khoán hoặc chỉ số chứng khoán. 1.1.2 Thị trƣờng chứng khoán  Khái niệm: Về khái niệm, thị trường chứng khoán trong điều kiện nền kinh tế hiện đại được quan niệm là nơi diễn ra các hoạt động giao dịch mua bán chứng khoán trung và dài hạn. Việc mua bán này được tiến hành ở thị trường sơ cấp khi người mua mua được chứng khoán lần đầu từ những người phát hành, và ở những thị trường thứ cấp khi có sự mua đi bán lại các chứng khoán đã được phát hành ở thị trường sơ cấp. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 8 Như vậy, xét về mặt hình thức, thị trường chứng khoán là nơi diễn ra các hoạt động trao đổi, mua bán, chuyển nhượng các loại chứng khoán, qua đó thay đổi chủ thế nắm giữ chứng khoán.  Về chức năng, thị trường chứng khoán có những chức năng cơ bản sau: - Huy động vốn đầu tư cho nền kinh tế; - Cung cấp môi trường đầu tư cho công chúng; - Tạo tính thanh khoản cho các chứng khoán; - Đánh giá hoạt động của doanh nghiệp; - Tạo môi trường giúp Chính phủ thực hiện các chính sách vĩ mô.  Về nguyên tắc hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán: thị trường hoạt động theo 3 nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc công khai; - Nguyên tắc trung gian; - Nguyên tắc đấu giá.  Về cấu trúc và phân loại cơ bản của thị trường chứng khoán: căn cứ vào những tiêu chí khác nhau, có thể phân loại thị trường chứng khoán thành một số loại sau: - Theo sự luân chuyển các nguồn vốn: + Thị trường sơ cấp: là thị trường mua bán các chứng khoán phát hành lần đầu. Trên thị trường này, vốn từ nhà đầu tư sẽ được chuyển sang nhà phát hành thông qua việc nhà đầu tư mua các chứng khoán mới phát hành. + Thị trường thứ cấp: là nơi giao dịch các chứng khoán đã được phát hành trên thị trường sơ cấp, đảm bảo tính thanh khoản cho các chứng khoán đã phát hành. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 9 - Theo phương thức hoạt động của thị trường: được phân thành thị trường tập trung (Sở Giao dịch chứng khoán) và phi tập trung (thị trường OTC). - Theo hàng hóa trên thị trường: + Thị trường cổ phiếu: là thị trường giao dịch và mua bán các loại cổ phiếu, bao gồm cổ phiếu thường, cổ phiếu ưu đãi; + Thị trường trái phiếu: là thị trường giao dịch và mua bán các trái phiếu đã được phát hành, các trái phiếu này bao gồm cá trái phiếu công ty, trái phiếu đô thị và trái phiếu chính phủ. + Thị trường các công cụ chứng khoán phái sinh: thị trường phát hành và mua đi bán lại các chứng từ tài chính khác như quyền mua cổ phiếu, chứng quyền, hợp đồng quyền chọn….  Các hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán: Căn cứ Luật Chứng khoán năm 2006 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán năm 2010, thị trường chứng khoán có một số hoạt động cơ bản sau: a) Hoạt động quản lý Nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán, gồm có: - Xây dựng khung pháp lý, chính sách quản lý, điều chỉnh thị trường và các thể chế thị trường. Sản phẩm của hoạt động này là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản dưới luật do Chính phủ, Bộ Tài chính, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, 02 Sở Giao dịch Chứng khoán và Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành. - Xây dựng và ban hành chiến lược, quy hoạch, chính sách phát triển thị trường chứng khoán; - Chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, chính sách phát triển thị trường chứng khoán và các chính sách, chế độ để quản lý và giám sát hoạt động về chứng khoán và thị trường chứng khoán. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 10 b) Hoạt động quản lý thị trường chứng khoán, bao gồm: - Giám sát, quản lý hoạt động của Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký chứng khoán và các tổ chức phụ trợ; - Tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký của Sở giao dịch chứng khoán, Trung tâm lưu ký trong trường hợp ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của nhà đầu tư; - Thanh tra, giám sát, xử phạt vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; - Thực hiện thống kê, dự báo về hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán, hiện đại hóa công nghệ thông tin trong lĩnh vực chứng khoán; - Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ về chứng khoán và thị trường chứng khoán; c) Hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn về chứng khoán, gồm có: - Cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; chấp thuận những thay đổi liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; - Cấp giấy phép hành nghề chứng khoán cho các tổ chức kinh doanh chứng khoán; - Tổ chức và điều hành hoạt động giao dịch chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán; - Tạm ngừng, đình chỉ hoăc hủy bỏ giao dịch chứng khoán theo quy định tại Sở giao dịch; - Chấp thuận, hủy bỏ niêm yết chứng khoán và giám sát việc duy trì điều kiện niêm yết chứng khoán của các tổ chức niêm yết tại Sở giao dịch; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 11 - Chấp thuận, hủy bỏ tư cách thành viên giao dịch; giám sát hoạt đông giao dich chứng khoán của các thành viên giao dịch tại Sở giao dịch; - Giám sát hoạt động công bố thông tin của các tổ chức niêm yết, thành viên giao dịch tại Sở giao dịch; - Chấp thuận, hủy bỏ tư cách thành viên lưu ký, giám sát việc tuân thủ quy định của thành viên lưu ký theo quy định; - Cung cấp dịch vụ đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và dịch vụ khác liên quan đến lưu ký chứng khoán theo yêu cầu khách hàng; - Nghiệp vụ kinh doanh của các công ty chứng khoán: môi giới chứng khoán; tự doanh chứng khoán; bảo lãnh phát hành chứng khoán; tư vấn đầu tư chứng khoán; - Nghiệp vụ kinh doanh của các công ty quản lý quỹ: quản lý quỹ đầu tư chứng khoán; quản lý danh muc đầu tư chứng khoán. 2.1 Tài liệu chuyên ngành chứng khoán 2.1.1 Khái niệm và giá trị tài liệu chuyên ngành chứng khoán  Khái niệm: Thực tế hiện nay, chưa có tư liệu nào đề cập hay giải thích thuật ngữ tài liệu chuyên ngành chứng khoán. Do vậy, có thể khẳng định, chưa có một khái niệm cụ thể, chính xác về thuật ngữ này. Căn cứ khái niệm hệ thống thông tin thị trường chứng khoán được trình bày trong cuốn giáo trình Những vấn đề cơ bản về chứng khoán và thị trường chứng khoán của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và Đào tạo chứng khoán thuộc UBCKNN: “Hệ thống thông tin của thị trường chứng khoán là những chỉ tiêu, tư liệu phản ánh bức tranh của thị trường chứng khoán và tình hình kinh tế, chính trị, xã hội liên quan tại những thời điểm hoặc thời kỳ khác Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 12 nhau”. Về bản chất, tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng là một dạng thông tin của hệ thống thông tin thị trường chứng khoán. Ngoài ra, tại Điều 2, Chương I, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có giải thích: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”. Do vậy, tôi tạm đưa ra một khái niệm khái quát về tài liệu chuyên ngành chứng khoán như sau: “Tài liệu chuyên ngành chứng khoán là tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của các cơ quan, tổ chức chứng khoán trên thị trường chứng khoán; phản ánh bức tranh của thị trường chứng khoán tại những thời điểm, thời kỳ khác nhau”.  Đặc điểm tài liệu Xuất phát từ thành phần, nội dung của tài liệu chuyên ngành chứng khoán, khi so sanh với những loại tài liệu khác, chúng tôi nhận thấy tài liệu chuyên ngành chứng khoán có một số đặc điểm nổi trội sau: Một là tài liệu thuộc nhiều loại sở hữu khác nhau. Do tài liệu chuyên ngành chứng khoán là tài liệu thuộc lĩnh vực kinh tế, hình thành từ hoạt động của nhiều đối tượng khác nhau của nền kinh tế thị trường. Những tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước như UBCKNN, các Sở giao dịch, Trung tâm Lưu ký thuộc sở hữu nhà nước. Những tài liệu hình thành từ hoạt động của các tổ chức kinh doanh chứng khoán hay nhà đầu tư thuộc sở hữu tư nhân. Các tổ chức này chỉ cung cấp những loại tài liệu nhất định cho các cơ quan quản lý theo định kỳ hoặc khi có sự cố. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 13 Hai là loại hình tài liệu đa dạng, có những loại văn bản, giấy tờ đặc thù, riêng có. Bên cạnh những tài liệu được trình bày dưới dạng văn bản hành chính như báo cáo, công văn, còn có nhiều loại tài liệu, sổ sách kế toán - tài chính như báo cáo tài chính, sổ cái,..và những tài liệu đặc thù riêng. Ví dụ như Giấy khớp lệnh, Bảng tổng hợp chỉ số giá trong ngày, Lệnh mua, Lệnh bán,… Ba là tài liệu có giá trị sử dụng và thời hạn lưu giữ đa dạng. Có thể tài liệu chỉ có giá trị sử dụng tức thời như đối với các nhà đầu tư, giấy đặt lệnh hay hợp đồng thỏa thuận có thể sẽ hết giá trị nếu quyết định của nhà đầu tư thay đổi liên tục và nhanh chóng. Có thể tài liệu có giá trị sử dụng trong thời hạn nhất định đến khi công việc đó kết thúc ví dụ một công ty chứng khoán dừng nghiệp vụ môi giới thì toàn bộ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ này có thể xem là không còn giá trị. Có thể tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài như đối với hoạt động quản lý điều hành của UBCKNN, Sở Giao dịch,…Cho nên, tùy vào nhu cầu của từng đối tượng khác nhau, cùng một loại tài liệu có thể có những giá trị sử dụng và thời gian lưu giữ khác nhau. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới phương thức quản lý tài liệu tại từng tổ chức chứng khoán. Bốn là tài liệu có giá trị kinh tế cao. Chứng khoán là một loại hàng hóa và thị trường chứng khoán là nơi diễn ra hoạt động mua - bán chứng khoán. Do vậy, tất cả những tài liệu hình thành từ thị trường này đều phục vụ cho việc kinh doanh chứng khoán hay nói cách khác là nó chứa đựng giá trị kinh tế lớn. Cuối cùng là tài liệu có các hình thức mang tin đa dạng. Có những loại tài liệu được trình bày trên chất liệu giấy nhưng cũng có những tài liệu được định dạng điện tử như bảng tin chỉ số gí điện tử các mã chứng khoán. Điều này xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh chứng khoán. Thực tế hiện nay ở Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 14 các công ty chứng khoán luôn lưu giữ thông tin dưới hai dạng: dữ liệu giấy và dữ liệu điện tử. 2.1.2 Nguồn, thành phần, nội dung tài liệu chuyên ngành chứng khoán Căn cứ khái niệm về tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng như những nghiên cứu về thị trường chứng khoán và các hoạt động của thị trường, chúng tôi xin tổng hợp khái quát về một số loại tài liệu chuyên ngành chứng khoán cơ bản trên thị trường với nguồn, thành phần, nội dung như sau:  Nguồn tài liệu: Tài liệu chuyên ngành chứng khoán được hình thành từ các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức tham gia thị trường chứng khoán, gồm có: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước: - 02 Sở giao dịch chứng khoán: - Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam: - Tổ chức kinh doanh chứng khoán: gồm các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ.  Thành phần tài liệu: Căn cứ các hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán, chúng tôi xác định thành phần tài liệu chuyên ngành chứng khoán gồm các nhóm chính sau: - Nhóm tài liệu quản lý thị trường; - Nhóm tài liệu về cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; - Nhóm tài liệu về hoạt động giao dịch chứng khoán; - Nhóm tài liệu về lưu ký, thanh toán, bù trừ chứng khoán; - Nhóm tài liệu về chào bán, đăng ký, niêm yết, phát hành chứng khoán; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 15  Nội dung tài liệu: Một là nhóm tài liệu quản lý thị trường chứng khoán: đây là những tài liệu hình thành từ hoạt động: Quản lý, giám sát hoạt động của các Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký và các tổ chức phụ trợ như tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký của sở giao dịch hoặc trung tâm lưu ký khi có dấu hiệu vi phạm; chấp thuận các quy định, quy chế của sở giao dich, trung tâm lưu ký; chấp thuận đưa vào giao dịch các loại chứng khoán mới, thay đổi và áp dụng phương thức giao dịch mới, đưa vào vận hành hệ thống giao dịch mới,... Thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng khoán trên thị trường; Công bố thông tin của các tổ chức kinh doanh chứng khoán và các công ty đại chúng hoạt động trên thị trường; Báo cáo tình hình hoạt động của các sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng khoán hoặc các phân tích thị trường của sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng khoán,… Đăng ký thành lập, hoạt động, thay đổi điều lệ, vốn chủ sở hữu, địa điểm trụ sở,…của các công ty kinh doanh chứng khoán và các công ty đại chúng,… Hai là nhóm tài liệu về cấp,gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với những cá nhân có nhu cầu hành nghề chứng khoán do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện. Theo Luật Chứng khoán, hồ sơ cấp phép gồm những loại sau: Hồ sơ cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề chứng khoán cho cá nhân hành nghề chứng khoán; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 16 Hồ sơ cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, thành lập, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động của các công ty chứng khoán, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu ký chứng khoán. Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng của các công ty chứng khoán; phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty chứng khoán; Hồ sơ cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động công ty quản lý quỹ; Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký công ty đại chúng, đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty quản lý quỹ, công ty đầu tư chứng khoán; Giấy chứng nhận chào bán Chứng chỉ quỹ đầu tư chứng khoán ra công chúng, giấy đăng ký thành lập quỹ đầu tư chứng khoán; Hồ sơ thẩm định hồ sơ công ty đại chúng, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ và công ty đầu tư chứng khoán; Hồ sơ thẩm định tổ chức phát hành cổ phiếu trả cổ tức, cổ phiếu thường, cổ phiếu theo chương trình lựa chọn của người lao động. Phân tích tình hình hoạt động của công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng khoán và công ty đầu tư chứng khoán. Hai là nhóm tài liệu về đăng ký, chào bán, phát hành và niêm yết chứng khoán: Tài liệu về chào bán chứng khoán: Có hai hình thức chào bán chứng khoán trên thị trường là chào bán riêng lẻ và chào bán ra công chúng. Trong phạm vi của thị trường chứng khoán tập trung, chúng tôi chỉ nghiên cứu và đề cập đến hình thức chào bán ra công chúng. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 17 Chào bán chứng khoán ra công chúng là việc bán chứng khoán rộng rãi ra cho một số lượng lớn công chúng đầu tư, trong đó một tỷ lệ nhất định chứng khoán được phân phối cho các nhà đầu tư nhỏ. Sau khi chào bán trên thị trường, chứng khoán sẽ được giao dịch tại Sở giao dịch chứng khoán nếu đáp ứng được các quy định của Sở giao dịch chứng khoán. Chào bán ra công chúng được phân biệt giữa chào bán cổ phiếu và chào bán trái phiếu. Trường hợp chào bán cổ phiếu ra công chúng, việc chào bán được thực hiện theo một trong hai phương thức: chào bán lần đầu ra công chúng (IPO) và chào bán sơ cấp. Còn chào bán trái phiếu ra công chúng chỉ được thực hiện với hình thức chào bán sơ cấp. Hồ sơ về chào bán chứng khoán gồm những loại hồ sơ sau: - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng của doanh nghiệp thành lập mới thuộc lĩnh vực cơ sở hạ tầng; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của doanh nghiệp mới thuộc lĩnh vực công nghệ cao; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng để thành lập mới tổ chức tín dụng cổ phần; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng tại Việt Nam của doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật nước ngoài; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của công ty cổ phần hình thành sau quá trình hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của cổ đông lớn thực hiện chào bán ra công chúng phần vốn sở hữu trong các công ty đại chúng; - Hồ sơ đăng ký phát hành cổ phiếu để hoán đổi cổ phần; - Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP Luận văn Thạc sỹ 18 - Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu doanh nghiệp có đảm bảo ra công chúng; - Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu chuyển đổi, trái phiếu có kèm theo chứng quyền ra công chúng của công ty cổ phần; - Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu, trái phiếu ra công chúng chung cho nhiều đợt; - Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng của công ty cổ phần hình thành sau quá trình hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp; - Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng tại Việt Nam của doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật nước ngoài; - Hồ sơ phát hành cổ phiếu mới làm cơ sở cho chào bán chứng chỉ lưu ký tại nước ngoài; - Hồ sơ hỗ trợ phát hành chứng chỉ lưu ký tại nước ngoài trên cơ sở số cổ phiếu đã phát hành tại Việt Nam; - Hồ sơ đăng ký và báo cáo kết quả chào mua công khai. Trong đó, thành phần cơ bản của một bộ hồ sơ xin phép chào bán chứng khoán bao gồm: - Đơn xin chào bán; - Bản sao có công chứng giấy phép thành lập hoặc quyết định chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần; - Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; - Điều lệ hoạt động của tổ chức phát hành; - Nghị quyết của Đại hội cổ đông chấp thuận việc chào bán cổ phiếu hoặc Quyết định của Hội đồng quản trị về việc phát hành trái phiếu; - Bản cáo bạch; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP