ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------------------
NGUYỄN THỊ THÀNH
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------
NGUYỄN THỊ THÀNH
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 603224
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hƣơng
Hà Nội – 2014
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa Lưu
trữ học và Quản trị Văn phòng. Nhờ sự chỉ bảo dạy dỗ tận tình của các thầy
cô trong suốt quá trình học tập rèn luyện tại trường, tôi đã nắm được những
kiến thức cơ bản về chuyên ngành. Đây là nền tảng cho tôi vận dụng sau này.
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương
đã hướng dẫn tôi tận tình, luôn quan tâm, động viên tôi, đưa ra cho tôi những
ý kiến đóng góp xác đáng trong suốt quá trình làm luận văn.
Không chỉ có thế, để thực hiện được luận văn này phải kể đến nguồn tài
liệu mà tôi thu thập được trong quá trình công tác tại Văn phòng Bộ Công an
cũng như quá trình tôi đi khảo sát thực tế tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh,
Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tôi xin được
bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại Văn phòng Bộ Công an, cán bộ
tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III đã giúp đỡ tôi thu thập những tài liệu cần thiết, cũng như
chỉ bảo cho tôi nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn
và tạo điều kiện giúp tôi có thể vừa học vừa làm.
Sau cùng tôi xin cảm ơn gia đình tôi, bạn bè tôi đã động viên, tạo điều
kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
Học viên
Nguyễn Thị Thành
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3
MỤC LỤC ........................................................................................................ 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ...................................................................... 4
DANH MỤC BẢNG ........................................................................................ 5
DANH MỤC HÌNH VẼ .................................................................................. 6
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 7
Chƣơng 1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN .............................................................. 16
1.1. Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu
trữ tại Văn phòng Bộ Công an ..................................................................... 16
1.2. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ...17
1.2.1. Thành phần tài liệu ......................................................................... 19
1.2.2. Nội dung của tài liệu ...................................................................... 21
1.2.3. Giá trị của tài liệu ........................................................................... 21
1.3. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn
phòng Bộ Công an ....................................................................................... 25
1.3.1. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ..... 25
1.3.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại
Văn phòng Bộ Công an. ........................................................................... 29
Chƣơng 2. KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƢU TRỮ VĂN
BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN............. 33
2.1. Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ ........................ 33
2.1.1. Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu .... 33
2.1.2. Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ ................. 36
2.1.3. Quy trình công nghệ số hóa ........................................................... 40
1
2.1.4. Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tử ..................................... 44
2.1.5. Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức . 46
2.2. Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ
Công an. ....................................................................................................... 49
2.2.1. Bước 1: Chuẩn bị về kinh phí ......................................................... 49
2.2.2. Bước 2: Chuẩn bị về công nghệ số hóa .......................................... 52
2.2.3. Bước 3: Chuẩn bị tài liệu ............................................................... 58
2.2.4. Bước 4. Chuẩn bị nhân lực ............................................................. 62
2.2.5. Bước 5: Chuẩn bị môi trường và trang thiết bị .............................. 65
2.2.6.Bước 6: Vận hành và kiểm tra chất lượng ...................................... 67
2.2.7. Bước 7: Chuyển đổi sang Microfilm.............................................. 68
2.2.8. Bước 8: Quản lý CSDL sau số hóa ................................................ 69
2.3. Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng
Bộ Công an. ................................................................................................. 70
2.3.1. Máy chủ .......................................................................................... 70
2.3.2. Máy trạm ........................................................................................ 71
2.3.3. Thiết bị ngoại vi và thiết bị hỗ trợ .................................................. 71
2.4. Phần mềm của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ..................... 73
2.4.1. Phần mềm hệ thống ........................................................................ 73
2.4.2. Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác.......................................... 74
2.4.3. Phần mềm số hóa............................................................................ 79
2.4.4. Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu ................................................. 81
2.4.5. Phần mềm bóc tách thông tin ......................................................... 83
2.5. Hệ thống mạng của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an .............. 84
2.5.1. Vai trò của hệ thống mạng ............................................................. 84
2.5.2. Các thành phần cần thiết của hệ thống mạng ................................. 85
2
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG
BỘ CÔNG AN ............................................................................................... 86
3.1. Giải pháp lưu trữ CSDL........................................................................ 86
3.1.1. Lưu trữ dữ liệu trực tuyến .............................................................. 86
3.1.2. Lưu trữ dữ liệu dự phòng ............................................................... 86
3.2. Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ ................................. 87
3.2.1. Mục tiêu đào tạo ............................................................................. 88
3.2.2. Cấu trúc thời gian học .................................................................... 88
3.3. Bảo mật, bảo đảm an toàn cho thông tin ............................................... 90
3.3.1. Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh bên trong ............................... 90
3.3.2. Hệ thống an ninh cho kết nối mạng diện rộng WAN .................... 91
3.3.3. Xây dựng chính sách an ninh ......................................................... 93
3.4. Khắc phục thảm họa mất dữ liệu .......................................................... 93
3.5. Xây dựng chính sách khai thác, sử dụng CSDL ................................... 95
3.6. Bảo trì CSDL ........................................................................................ 96
KẾT LUẬN .................................................................................................... 97
TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC PHỤ LỤC
3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CSDL
CSDL
LAN
Local Area Network
SAN
Storage Area Network
WAN
Wide Area Network
4
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1. Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Văn
phòng Bộ Công an ........................................................................................... 18
Bảng 1.2. Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra
khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm ...... 27
Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an ..61
Bảng 2.2. chức năng nhiệm vụ của các vị trí tham gia vào quá trình xây dựng
kho hồ sơ số ..................................................................................................... 64
Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao công nghệ số hóa tại Văn phòng Bộ
Công an ........................................................................................................... 88
Bảng 3.2: Các thành phần chính của hệ thống đảm bảo an ninh mạng chiều
sâu.................................................................................................................... 92
5
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Quy trình quản lý và chia sẻ thông tin số ....................................... 48
Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ...................................................... 52
Hình 2.3: Quy trình quét ảnh và đưa vào phần mềm số hóa ........................... 53
Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an .... 66
Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm sẽ được áp dụng tại kho hồ sơ số Văn
phòng Bộ Công an ........................................................................................... 68
../../../Administrator/Desktop/LUANVANTOTNGHIEP/LVTN TRANTRONG THUONG
NGAY 23-12-2012 phien ban cuoi/LuanVanThacSy_TranTrongThuong_23-12-2012.doc _Toc344029455
6
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Theo khái niệm của ngành Công nghệ thông tin thì số hóa là việc biến
đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu). Các
loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các
thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit
mang thông tin dữ liệu, tạo nên những sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao
đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất. Hiện nay, khối kiến thức
khổng lồ của nhân loại hình thành hàng trăm năm, trong đó có cả tài liệu lưu
trữ như: văn bản, sách, hình ảnh…còn hạn chế về khả năng tiếp cận cho
người khai thác sử dụng. Mặt khác những tác động cơ học của con người, môi
trường sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu. Việc số hóa sẽ giúp kéo
dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản
lý và khai thác tập trung. Từ đó các cơ quan lưu trữ có thể tạo điều kiện cho
độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác
và tiện lợi.
Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũng
như kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bản
nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hiện đại hóa công
tác hồ sơ, lưu trữ trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm. Những
văn bản đã được Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CTBCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng
dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh
chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số
05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc chấn
chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới;
Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an
7
về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ
thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo
vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân... gần
đây nhất là chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 về tăng cường chỉ đạo
thực hiện công tác lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân. Theo tinh thần
của những văn bản chỉ đạo trên thì một số dự án về ứng dụng công nghệ
thông tin trong lưu trữ được xây dựng và triển khai, trong đó có Dự án “hiện
đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” đã được tiến hành tại các đơn vị địa phương
trong đó Văn phòng Bộ Công an chủ trì. Tuy nhiên đến nay toàn bộ khối tài
liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho Văn phòng Bộ Công an “khoảng
908m giá” vẫn còn nằm nguyên trên giá, chỉ một số nhỏ được lập hồ sơ hoàn
chỉnh, chưa hề được số hóa. Một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng
này là thiếu những cơ sở khoa học mang tính định hướng. Vì vậy, tôi lựa chọn
đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an”
nhằm nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số một cách tối ưu trên cơ sở khoa học,
thực tiễn và những thành tựu, kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức đã đi
trước, áp dụng một cách hợp lý, sáng tạo vào điều kiện và hoàn cảnh của Văn
phòng Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu góp phần đẩy nhanh và nâng cao hiệu
quả “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” trong Văn phòng Bộ Công an, hỗ
trợ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ Công an, của
lãnh đạo các Vụ, Cục, Phòng/ban trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục
vụ hoạt động của bộ máy hành chính.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Sự ra đời của công nghệ số hóa tài liệu là một tất yếu trong quá trình
phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Trong khuôn khổ
luận văn thạc sỹ, tôi tiến hành nghiên cứu lý luận chung về số hóa tài liệu:
những khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa; ưu và nhược điểm của công
8
nghệ số hóa tài liệu; quy trình số hóa tài liệu; tiêu chuẩn đối với tài liệu điện
tử, nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, trong bài
nghiên cứu của mình, tôi nghiên cứu thực tiễn số hóa và quản lý tài liệu sau
số hóa của một số nước thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế SARBICA. Thông
qua việc nghiên cứu và khảo sát, tôi lựa chọn những công nghệ phổ biến nhất
để áp dụng hợp lý, sang tạo vào khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Văn
phòng Bộ Công an. Do đặc thù lưu trữ của lực lượng Công an nhân dân, đề tài
không nghiên cứu để áp dụng công nghệ số hóa đối với khối tài liệu nghiệp
vụ vì tài liệu nghiệp vụ do Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh và Hồ sơ Nghiệp vụ
Cảnh sát quản lý, không thuộc đối tượng quản lý của Văn phòng Bộ Công an.
3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số đối với tài liệu đang được bảo quản
tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an phục vụ cho việc lưu trữ và khai thác
thông tin từ các tài liệu lưu trữ. Đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện dự án
“Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước” một cách
hiệu quả, góp phần hoàn thành thắng lợi mục tiêu mà Bộ Công an đã đề ra.
Để đảm bảo thực hiện thành công đề tài, tác giả đã đề ra nhiệm vụ
nghiên cứu chủ yếu như sau:
- Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an.
- Lý luận cơ bản về số hóa.
- Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của xã hội và của các cơ quan nhà nước.
- Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số
- Mô hình kho hồ sơ số (phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng).
- Giải pháp quản lý, sử dụng những CSDL.
4. Lịch sử nghiên cứu
Trong cuốn sách đã được dịch sang tiếng Việt “Ảnh số trong thư viện và
lưu trữ” của trường Đại học Cornell của Mỹ có viết “Kỹ thuật ảnh số đã được
9
biết đến khá lâu nhưng nó mới bắt đầu được sử dụng rộng rãi từ thập niên
1990, khi những tiến bộ kỹ thuật cho ra đời những hình ảnh rõ nét hơn, chi
phí thấp hơn và khả năng truy cập cao hơn” [30, tr2]. Ảnh số cũng như kỹ
thuật số hóa đã hình thành từ sớm nhưng phải tới thế kỷ thứ 21 với sự phát
triển kỳ diệu của máy tính cá nhân, hệ thống mạng rộng lớn có tốc độc cao trở
nên phổ biến, máy quét có độ phân giải cao thì công nghệ đó mới phát triển
nhanh chóng. Vào những năm của thập niên 90 của thế kỷ 20 có nhiều cuộc
nghiên cứu hội thảo về công nghệ số trong lưu trữ. Như ngay từ những năm
1990 trường Đại học Cornell và Tập đoàn Xeorox bắt đầu hợp tác để phát
triển chương trình quét ảnh nhằm lưu giữ một cách có chất lượng với mục
đích giải quyết phần nào sự khủng hoảng trong việc quản lý sách ở Mỹ. Năm
1994, một loạt hội thảo dành cho cán bộ quản lý lưu trữ của bang New York
đã được tổ chức tại trường Đại học Cornell. Năm 1997, hội thảo quốc tế đầu
tiên ở Mỹ với chủ đề “Nghiên cứu tài liệu điện tử” với nhiều vấn đề được bàn
đến như: chính sách, giá trị pháp lý, yêu cầu quản lý, lưu trữ và khai thác. Sau
đó Hội đồng lưu trữ quốc tế thành lập Ủy ban tài liệu điện tử và lưu trữ quốc
gia của nhiều nước bắt đầu triển khai nghiên cứu các đề tài về tài liệu điện tử,
thậm chí thành lập các tổ chức chuyên nghiên cứu về tài liệu điện tử như:
Trung tâm tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ quốc gia Mỹ…Những cuộc hội thảo
và các công trình nghiên cứu này đánh dấu sự phát triển của công nghệ số hóa
trên thế giới.
Trong bài tham luận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo
số hóa tài liệu lưu trữ chia sẻ kinh nghiệm 2009 có viết: “Năm 1993 Cục Lưu
trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ
tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, mộc bản. Một
trong những nội dung chỉnh của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin
10
quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản. Việc thực hiện nội dung này của
Đề án tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia vào năm 1996 đánh dấu sự khởi
đầu của việc số hóa tài liệu lưu tữ ở Việt Nam” [24,tr4]. Năm 1997, Cục Lưu
trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo “Lưu trữ tài liệu điện tử” trong đó tập trung
vào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ tài liệu. Từ đó
nhiều dự án số hóa được tiến hành nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Điều này cũng được đề cập một phần trong
luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Tâm năm 2003 “Các giải pháp bảo
hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”.
Đối với lực lượng Công an việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vào
công tác lưu trữ là một vấn đề khá mới. Đối với khối tài liệu nghiệp vụ thì
ngày 27/12/2010, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký quyết định phê duyệt chủ
trương đầu tư dự án: Trung tâm dữ liệu nghiệp vụ Bộ Công an (DA-DC12/10)
nhằm xây dựng hệ thống tích hợp CSDL nghiệp vụ hiện có, sao lưu dự phòng
cho các CSDL này. Sử dụng hệ thống trung tâm dữ liệu để đảm bảo an ninh
an toàn tối đa cho các dữ liệu nghiệp vụ của Bộ Công an…. Còn đối với khối
hồ sơ do Văn phòng Bộ Công an quản lý ngày 30/10/2009, Bộ trưởng Bộ
Công an ký Quyết định phê duyệt dự án “Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ
văn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an”. Cho đến nay tài liệu
tuy chưa được số hóa nhưng Văn phòng Bộ xây đang xây dựng kế hoạch và
sẽ được số hóa trong tương lai.
Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu và khảo sát các công trình nghiên
cứu, tôi nhận thấy công nghệ số hóa tài liệu còn khá mới mẻ, đặc biệt đề tài
“Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” chưa có
công trình nghiên cứu nào tương tự. Vì vậy đây là một đề tài nghiên cứu hoàn
toàn mới.
11
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã vận dụng phương pháp
như sau:
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên
cứu, tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác
nhau. Phương pháp này được vận dụng để phân tích nội dung cốt lõi
của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ
thống, khách quan.
+ Phương pháp khảo sát: tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo
sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn
phòng Bộ Công an, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu
số của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An Ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thu thập dữ liệu thực tế.
+ Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến số hóa, xây
dựng và quản lý kho hồ sơ số trên lý luận cũng như thực tế có nhiều
điểm khác nhau. Cho nên tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh
sự tương đồng và sự khác nhau về mặt lý luận cũng như thực tiễn của
việc số hóa tài liệu. Trên cơ sở đó tôi rút ra được những ưu điểm và hạn
chế để lựa chọn một mô hình kho hồ sơ số phù hợp nhất với điều kiện
củaVăn phòng Bộ Công an.
+ Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi
đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ
chủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại
Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác. Đây là nguồn thông tin rất
12
quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình, kết quả trong việc triển
khai số hóa, quản lý tài liệu sau khi số hóa, đồng thời rút ra bài học kinh
nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình.
Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũng
được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. N hững
phương pháp nghiên cứu này được vận dụng một cách khoa học dựa trên
những quan điểm mang tính khoa học của chủ nghĩa Mac-Lê nin. Đây thực sự
là công cụ quan trọng để tôi tiến hành nghiên cứu sự vật, hiện tượng trong
phạm vi đề tài, trên cơ sở đó phát hiện ra bản chất của nó và đưa ra giải pháp
để củng cố, giải quyết vấn đề đặt ra một cách khoa học, hợp lý.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham
khảo sau:
- Những bài giảng, giáo án của thầy cô trong khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng, sách tham khảo của nước ngoài về số hóa tài liệu, tài
liệu điện tử…
- Những văn bản, tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về số hóa tài liệu, xây dựng
CSDL điện tử của Nhà nước của nhà nước nói chung cũng như của Ngành
Công an như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH213 ; Nghị đinh số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
của luật Lưu trữ ; Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm
2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và Hướng
dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản
sao sử dụng ; Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ
trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin
phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội
trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ
13
trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực
lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày
6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc tăng cường công tác hồ sơ
nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của
Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ trong lực lượng Công an nhân dân…..
- Tài liệu nghiên cứu về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử đăng
trên các trang báo, tạp chí như: Tạp chí Văn thư – lưu trữ, Tàng thư Thông tin
nghiệp vụ Cảnh sát của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát…
- Những công trình nghiên cứu của sinh viên, học viên khoa Lưu trữ học
và Quản trị Văn phòng.
- Tài liệu liên quan đến Dự án hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn
phòng Bộ công an.
- Tài liệu liên quan đến Dự án xây dựng Trung tâm thông tin về tội phạm
xâm phạm an ninh quốc gia
- Những kết quả khảo sát số liệu thực tế, phỏng vấn trực tiếp cán bộ làm
công tác hồ sơ và công tác số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công
an, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Tất cả những tư liệu tham khảo trên đã được thống kê cụ thể tại danh
mục “Tài liệu tham khảo” sắp xếp ở phần cuối của luận văn này.
7. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì luận văn gồm ba chương như sau:
Chương 1: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an
Trong chương này, trước hết tác giả nghiên cứu về sự hình thành, phát
triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an, nghiên
cứu về thành phần, nội dung và phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng
Bộ Công an. Cuối cùng tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý tài liệu
14
lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an để thấy được những mặt tồn tại, hạn chế
của công tác này.
Chương 2: Kho hồ sơ số, giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn
phòng Bộ Công an.
Chương này tác giả đi sâu nghiên cứu một số khái niệm và thuật ngữ cơ
bản về số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. Từ đó, tác giả phân tích ưu điểm,
nhược điểm của công nghệ số hóa, quy trình công nghệ số hóa, tiêu chuẩn đối
với tài liệu điện tử, nhu cầu của xã hội và của cơ quan nhà nước đối với việc
số hóa văn bản, tài liệu. Tiếp đó tác giả xây dựng quy trình và phương pháp
xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ; các hệ thống phần cứng,
hệ thống phần mềm, hệ thống mạng của một kho hồ sơ số sẽ được xây dựng
trong tương lai.
Chương 3: Giải pháp quản lý, sử dụng CSDL tại Văn phòng Bộ Công an.
Chương này trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với CSDL như :
Giải pháp đối với việc lưu trữ dữ liệu; đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao
công nghệ; bảo mật, đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin ; khắc phục thảm
họa mất dữ liệu; chính sách khai thác, sử dụng CSDL; Bảo trì CSDL.
15
Chƣơng 1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN
1.1. Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu
lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an
Cách đây 55 năm, trước yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật
tự trong tình hình mới, ngày 27/3/1957, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyết
định số 530-VF/NĐ thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phòng Bộ Công
an (tiền thân của lực lượng hồ sơ Công an nhân dân ngày nay). Phòng Hồ sơ
Văn phòng Bộ có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hồ sơ của toàn ngành Công an,
lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, biên soạn tài liệu địch tình, cung cấp và giải
đáp các yêu cầu thông tin có trong hồ sơ tài liệu và thực hiện công tác bảo vệ
bí mật trong ngành Công an. Từ đó đến nay, lực lượng Hồ sơ Công an nhân
dân đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành.
Ngày 08/02/1968, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 23/CP thành
lập Cục Hồ sơ thuộc Bộ Công an, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Công an
nghiên cứu xây dựng các chế độ thể lệ về lưu trữ, thống kê, sử dụng hồ sơ
thuộc ngành Công an; chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, thể lệ, sưu tầm, thu
thập, thống kê, sắp xếp và quản lý kho hồ sơ của cơ quan Bộ; Đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hồ sơ lưu trữ. Công tác hồ sơ lưu
trữ đã trở thành một trong những công tác quan trọng không thể thiếu của
ngành Công an. Năm 1985, trước yêu cầu đổi mới, lãnh đạo Bộ Công an đã
quyết định tách Cục Hồ sơ thành: Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh trực thuộc
Tổng cục An ninh nhân dân và Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát trực thuộc
Tổng cục Cảnh sát nhân dân. Những hồ sơ chung củ Bộ do Cục Tham mưu
tổng hợp (nay là Văn phòng Bộ) quản lý, nhiệm vụ này được Văn phòng Bộ
giao cho Phòng Hành chính đảm nhiệm.
16
Theo Quyết định số 1000/2008/QĐ-X11(X13) ngày 02/6/2008 của Tổng
Cục Xây dựng lực lượng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an, Phòng Hành
chính thuộc Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng
Bộ tổ chức, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ văn
bản, tài liệu có liên quan của Bộ Công an; thống nhất quản lý, chỉ đạo, hướng
dẫn chế độ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật trong Công an nhân
dân theo quy định chung của Bộ; đăng ký, quản lý công văn, tài liệu gửi đi và
tiếp nhận, phân loại, xử lý lưu giữ các công văn , tài liệu gửi đến Bộ Công an
và Đảng ủy Công an Trung ương.
Do đặc thù tài liệu của Bộ Công an chủ yếu là tài liệu mật nên lãnh đạo
Bộ Công an chủ trương sẽ hình thành một trung tâm tài liệu quản lý nhà nước
của Bộ Công an do Văn phòng Bộ Công an quản lý.
Về tổ chức bộ máy, Quyết định 1000 quy định: Phòng Hành chính do
trưởng phòng phụ trách và có từ 02 đến 03 phó phòng giúp việc.
Tổ chức bộ máy của Phòng gồm 03 Đội:
- Đội Văn thư
- Đội Quản lý hồ sơ lưu trữ
- Đội số hóa
Mỗi Đội có 01 Đội trưởng phụ trách, có từ 01 đến 02 phó Đội trưởng
giúp việc.
1.2. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an
Qua khảo sát thực tế tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động Bộ Công
an đã sản sinh ra một khối lượng văn bản, tài liệu tương đối lớn, hiện nay số
tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là 908
m giá. Khối lượng văn bản, tài liệu tại đây phong phú, đa dạng về thành phần,
nội dung và chúng có giá trị về nhiều mặt.
17
- Xem thêm -