Tài liệu Nghiên cứu xây dựng hướng dẫn thiết kế và vận hành hiệu quả kho hàng và trung tâm phân phối

BỘ CÔNG THƯƠNG BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HIỆU QUẢ KHO HÀNG VÀ TRUNG TÂM PHÂN PHỐI Cơ quan chủ trì : Trường Đại học Điện lực Chủ nhiệm đề tài : TS. Lê Anh Tuấn HÀ NỘI - 2011 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA STT Họ và tên 1. TS. Lê Anh Tuấn 2. Th.S Nguyễn Thị Vân Anh 3. Th.S Nguyễn Ngọc Thía 4. TS. Phạm Cảnh Huy 5. Th.S Dương Mạnh Cường 6. Th.S Nguyễn Tố Tâm 7. Th.S Dương Trung Kiên 8. Th.S Nguyễn Thị Kim Thanh 9. KS. Đinh Thị Minh Tâm 10. Th.S Nguyễn Thị Việt Ngọc Cơ quan công tác Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Kinh tế & Quản lý - Đại học Bách khoa Hà Nội Khoa Kinh tế & Quản lý - Đại học Bách khoa Hà Nội Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Quản lý Năng lượng - Đại học Điện lực Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực Khoa Quản trị Kinh doanh - Đại học Điện lực MỤC LỤC    PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................................... 11  PHẦN I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO HÀNG ................. 14  1.1  Một số vấn đề về quản lý kho hàng............................................................................ 14  1.2  Các hoạt động của kho hàng ...................................................................................... 15  1.2.1  Nhận hàng ........................................................................................................... 16  1.2.2  Sắp xếp hàng....................................................................................................... 17  1.2.3  Lấy hàng theo đơn đặt hàng ............................................................................... 17  1.2.4  Kiểm tra và đóng gói .......................................................................................... 22  1.2.5  Vận chuyển hàng ................................................................................................ 22  1.3  Hệ thống quản lý kho hàng ........................................................................................ 23  1.3.1  Nhận hàng và vận chuyển hàng .......................................................................... 23  1.3.2  Hệ thống định vị hàng tồn kho ........................................................................... 24  1.3.3  Các đặc tính của hệ thống quản lý kho ............................................................... 24  1.4  Thiết bị lưu kho và vận chuyển.................................................................................. 25  1.4.1  Thiết bị phục vụ quá trình lưu kho hàng hóa. ..................................................... 26  1.4.2  Băng tải ............................................................................................................... 34  1.5  Tổng hợp các vấn đề nghiên cứu về thiết kế và vận hành kho hàng ......................... 35  1.6  Tổng kết ..................................................................................................................... 36  PHẦN II: HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH KHO HÀNG TẠI VIỆT NAM ............................................................................................................................... 37  2.1  Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 37  2.2  Thông tin về các nguồn dữ liệu phân tích .................................................................. 47  2.3  Thông tin về số lượng phản hồi ................................................................................. 48  2.4  ty Vai trò của các kho hàng trong các doanh nghiệp và các đặc tính đơn hàng của công 49  2.4.1  Vai trò của kho hàng trong các doanh nghiệp .................................................... 49  2.4.2  Các đặc tính các đơn hàng của công ty .............................................................. 51  2.5  kho Vấn đề sử dụng hệ thống quản lý kho và việc kiểm soát lộ trình vận chuyển trong 52  2.5.1  Vấn đề sử dụng hệ thống quản lý kho ................................................................ 52  2.5.2  Kiểm soát lộ trình vận chuyển trong kho ........................................................... 53  2.6  Bố trí kho ................................................................................................................... 54  1   2.6.1  Các loại giá kệ sử dụng để lưu giữ hàng trong kho và mã hóa các vị trí trong kho 54  2.6.2  Mã hóa các vị trí và mã hóa hàng hóa trong kho................................................ 55  2.6.3  Bố trí mặt bằng kho ............................................................................................ 56  2.6.4  Vận tải trong kho ................................................................................................ 57  2.7  Vấn đề thiết kế kho và các thông tin đầu vào khi thiết kế kho .................................. 58  2.7.1  Vấn đề thiết kế kho ............................................................................................. 58  2.7.2  Các thông tin đầu vào thiết kế kho ..................................................................... 62  2.8  Một số vấn đề khác về thiết kế kho ........................................................................... 63  2.8.1  Tích hợp hệ thống phòng cháy chữa cháy trong quá trình thiết kế kho ............. 63  2.8.2  Sử dụng năng lượng trong kho ........................................................................... 64  2.8.3  Các tiêu chí để xác định hiệu quả hoạt động kho ............................................... 65  2.9  Tóm lược và một số vấn đề nghiên cứu ..................................................................... 65  PHẦN III: HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ KHO HÀNG ............................................................... 67  3.1  Vấn đề thiết kế kho và mục tiêu của các nội dung hướng dẫn .................................. 67  3.2  Thủ tục thiết kế .......................................................................................................... 68  3.2.1  Xác định những yêu cầu kinh doanh và các ràng buộc thiết kế ......................... 69  3.2.2  Xác định và thu thập dữ liệu ............................................................................... 70  3.2.3  Xây dựng cơ sở cho lập kế hoạch ....................................................................... 72  3.2.4  Xác định những nguyên tắc vận hành ................................................................ 77  3.2.5  Đánh giá các loại thiết bị .................................................................................... 78  3.2.6  Chuẩn bị bố trí bên trong và bên ngoài .............................................................. 81  3.2.7  Xây dựng các thủ tục ở mức cao và những yêu cầu hệ thống thông tin ............. 87  3.2.8  Đánh giá tính linh hoạt của thiết kế .................................................................... 87  3.2.9  Tính toán số lượng thiết bị.................................................................................. 88  3.2.10  Tính toán số lượng nhân viên ............................................................................. 89  3.2.11  Xác định chi phí đầu tư và chi phí vận hành ...................................................... 89  3.2.12  Đánh giá lại những yêu cầu kinh doanh và các ràng buộc thiết kế .................... 90  3.2.13  Hoàn thiện thiết kế.............................................................................................. 90  3.2.14  Một số vấn đề về thiết kế khác ........................................................................... 91  3.2.15  Các vấn đề thiết kế và vận hành kho theo cấp độ ............................................... 93  3.3  Tóm lược và một số lưu ý .......................................................................................... 94  3.4  Một số ví dụ về một số loại hình kho hàng thực tế .................................................... 95  3.4.1  Kho hàng tại các nước phát triển ........................................................................ 95  3.4.2  Kho hàng tại Việt Nam ....................................................................................... 98  3.5  Tổng kết ................................................................................................................... 103  2   PHẦN IV: HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH HIỆU QUẢ KHO HÀNG ..................................... 104  4.1  Các vấn đề chung về vận hành hiệu quả hệ thống kho hàng ................................... 104  4.2  Bố trí sắp xếp hiệu quả hàng hóa trong kho............................................................. 105  4.2.1  Bố trí mặt bằng kho .......................................................................................... 106  4.2.2  Bố trí hàng hóa theo nhu cầu sử dụng .............................................................. 117  4.2.3  Tối ưu hóa hoạt động lấy hàng ......................................................................... 126  4.2.4  Đánh giá hoạt động kho và bố trí lại hàng hóa ................................................. 134  4.3  Tổng kết ................................................................................................................... 141  PHẦN V: KẾT LUẬN ........................................................................................................... 142  TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................... 143  PHỤ LỤC 1 ............................................................................................................................ 144  PHỤ LỤC 2 ............................................................................................................................ 156  3   DANH MỤC BẢNG Bảng 1. Thời gian của các hoạt động chính của kho hàng ....................................................... 18  Bảng 2. Sáu kích cỡ tiêu chuẩn của palet, tiêu chuẩn ISO 6708: Palet phẳng dùng trong vận chuyển quốc tế - Các kích thước chính và các dung sai. ................................................... 26  Bảng 3. Tổng kết tỷ lệ số phiếu của các doanh nghiệp khảo sát .............................................. 48  Bảng 4. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả vận hành kho hàng ..................................................... 65  Bảng 5. Ma trận các thuộc tính của hệ thống lưu giữ palet (Rushton, Croucher and Baker (2010 ))........................................................................................................................... 79  Bảng 6. Những ví dụ về các quyền chọn thiết kế linh hoạt ...................................................... 88  Bảng 7. Nhu cầu lưu kho của bốn loại sản phẩm ................................................................... 122  Bảng 8. Nhu cầu lưu kho cho các loại sản phẩm lưu ngẫu nhiên ........................................... 123  DANH MỤC HÌNH Hình 1. Vị trí của kho hàng trong chuỗi cung ứng ................................................................... 14  Hình 2. Sơ đồ các hoạt động của hệ thống kho điển hình ........................................................ 15  Hình 3. Công việc lấy hàng theo đơn hàng là hoạt động chiếm nhiều nhân cồng nhất ở phần lớn các kho hàng .............................................................................................................. 16  Hình 4. Hệ thống giá kệ đơn giản ............................................................................................. 28  Hình 5. Các loại kệ Drive-in và Drive-though ......................................................................... 29  Hình 6. Một số loại xe nâng ..................................................................................................... 30  Hình 7. Một số loại xe nâng ..................................................................................................... 31  Hình 8. Hệ thống giá kệ tĩnh .................................................................................................... 32  Hình 9. Hệ thống kệ trượt sử dụng trọng lực............................................................................ 33  Hình 10. Nhìn phía bên của ba loại kệ trượt. Cấu hình (b) và (c) chiếm nhiều không gian theo chiều ngang hơn (a), cấu hình (c) chiếm nhiều không gian theo chiều dọc hơn. ........................................................................................................................................... 34  Hình 11. Kiểm định giả thiết và quá trình nghiên cứu [cập nhật từ (Cooper and Schindler (2003 ))] ................................................................................................................... 38  4   Hình 12. Các bước triển khai .................................................................................................... 40  Hình 13. Thực hiện quá trình thu thập dữ liệu ......................................................................... 42  Hình 14. Vai trò của kho hàng đối với các công ty logistics khảo sát...................................... 49  Hình 15. Vai trò của kho hàng đối với các công ty phân phối và siêu thị khảo sát.................. 50  Hình 16. Vai trò của kho hàng đối với các công ty sản xuất .................................................... 50  Hình 17. Vai trò của kho hàng đối với các công ty dịch vụ ..................................................... 51  Hình 18. Tỷ lệ các loại đơn hàng của các công ty khảo sát...................................................... 52  Hình 19. Vấn đề sử dụng hệ thống quản lý kho tại các đơn vị ................................................. 53  Hình 20. Các thông tin được kiểm soát bởi hệ thống quản lý kho ........................................... 54  Hình 21. Thông tin về các phương pháp mã hóa các vị trí trong kho ...................................... 55  Hình 22. Thông tin về hoạt động bố trí, sắp xếp hàng trong kho ............................................. 57  Hình 23. Thống kê về bố trí các vùng hàng đặc biệt ................................................................ 57  Hình 24. Tỷ lệ các đơn vị tự thiết kế và thuê ngoài.................................................................. 58  Hình 25. Tỷ lệ sử dụng các phương pháp thiết kế kho trong thực tế ....................................... 59  Hình 26. Một số thông tin về quá trình thiết kế kho................................................................. 60  Hình 27. Vấn đề thay đổi thiết kế kho trong tương lai ............................................................. 61  Hình 28. Các công ty và vấn đề kế hoạch mở rộng kho ........................................................... 61  Hình 29. Số lượng các đơn vị sử dụng các loại thông tin đầu vào khi thiết kế kho ................. 62  Hình 30. Vấn đề tích hợp hệ thống phòng cháy chữa cháy trong kho ..................................... 63  Hình 31. Vấn đề thiết kế tiết kiệm năng lượng......................................................................... 64  Hình 32. Thiết kế sử dụng ánh sáng và thông gió tự nhiên ...................................................... 64  Hình 33. Biểu đồ dòng chảy kho hàng ..................................................................................... 73  Hình 34. Dạng khác của biểu đồ dòng chảy ............................................................................. 73  Hình 35. Các dạng cửa vào ra của các kho hàng (R: cửa nhận hàng, S: cửa chuyển hàng) ......................................................................................................................................... 74  Hình 36. Kho hàng kiểu chữ U ................................................................................................. 75  Hình 37. Kho hàng kiểu chữ I (xuyên qua) .............................................................................. 75  5   Hình 38. Biểu đồ dòng hàng hóa với vùng lấy hàng nhanh (fast-pick hay là forward area) ......................................................................................................................................... 76  Hình 39. Biểu đồ Pareto cho số lượng đầu vào và lưu kho ...................................................... 77  Hình 40. Thông tin thời gian về vận hành kho hàng ................................................................ 78  Hình 41. Cây quyết định xác định hệ thống lưu kho ................................................................ 80  Hình 42. Biểu đồ quan hệ giữa các bộ phận ............................................................................. 82  Hình 43. Bộ phận cân bằng mức cửa kho “dock leveler” ......................................................... 83  Hình 44. Một số thiết kế cửa vào cho xe tải ............................................................................. 84  Hình 45. Mặt bằng với hai lối đi chéo ...................................................................................... 86  Hình 46. Mặt bằng kho với các lối đi chéo hình xương cá....................................................... 86  Hình 47. Vị trí để các thiết bị phòng và chứa cháy trong kho .................................................. 91  Hình 48. Hệ thống chiếu sang trong kho hàng ......................................................................... 92  Hình 49. Các quyết định chiến lược của quá trình thiết kế kho ............................................... 93  Hình 50. Các quyết định sách lược của quá trình thiết kế kho ................................................. 93  Hình 51. Các quyết định tác nghiệp của quá trình vận hành kho ............................................. 94  Hình 52. Sơ đồ toàn cảnh kho của công ty Caterpillar Logistics Services, Inc........................ 95  Hình 53. Sơ đồ mặt bằng phân xưởng với dòng vật liệu .......................................................... 96  Hình 54. Sơ đồ mặt bằng với các khu vực để hàng chuyên biệt .............................................. 96  Hình 55. Một số hình ảnh bên trong kho hàng ......................................................................... 98  Hình 56. Kho hàng của công ty VINAFCO tại Thanh Trì ....................................................... 99  Hình 57. Sơ đồ mặt bằng của kho hàng .................................................................................... 99  Hình 58. Sơ đồ mặt cắt kho hàng của công ty ........................................................................ 100  Hình 59. Một số hình ảnh bên trong kho hàng ....................................................................... 100  Hình 60. Một số hình ảnh bên trong kho hàng ....................................................................... 102  Hình 61. Một số hình ảnh về các kho hàng của công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà............. 103  Hình 62. Các hoạt động chủ yếu của các hệ thống kho hàng ................................................. 104  Hình 63. Dòng chảy của phương tiện chất tải hàng của một kho hàng kiểu mẫu .................. 105  6   Hình 64. Các loại hàng xếp trên mặt sàn ................................................................................ 106  Hình 65. Một số loại hàng palet xếp chồng thuận tiện ........................................................... 107  Hình 66. Mặt sàn cần một hàng thẳng bao gồm không gian lưu hàng, và khoảng trống giữa các hàng, và chiều rộng của một nửa lối đi phía trước hàng. ......................................... 108  Hình 67. Bốn vị trí palet cho một sku liên tiếp được sắp xếp khác nhau theo chiều sâu của hàng. Diện tích trống như không sử dụng được đối với một sku là lãng phí. Diện tích được đo bằng các vị trí palet, và a là chiều rộng của lối đi, được đo bằng một phần của chiều sâu của một vị trí palet. .......................................................................................... 109  Hình 68. Sự lãng phí, được đo lường bằng vị trí palet theo ngày trống như lại không sử dụng được, phụ thuộc vào cả chiều sâu của hàng và chiều rộng lối đi. Bốn palet của sku này cần được bố trí hoặc là sâu 2 palet, hoặc là sâu 4 palet, tùy thuộc và chiều rộng lối đi. ....................................................................................................................................... 110  Hình 69. Kệ để hàng thường và kệ để hàng kiểu “trôi” ......................................................... 111  Hình 70. Kệ để hàng kiểu drive-in drive-though và kệ cho các loại thanh dài ...................... 111  Hình 71. Dòng chảy của phương tiện chất tải hàng của một kho hàng kiểu mẫu .................. 112  Hình 72. Các thùng hàng được lấy từ bên dưới – vị trí thuận lợi nhất . Khi vị trí dưới cùng trống thì người chuyển hàng sẽ làm đầy hàng bằng cách hạ một palet từ bên trên xuống. Các palet mới được chuyển đến sẽ được đặt trên cao ((Navy-Department (1985 ))) .................................................................................................................................. 113  Hình 73. Các thùng hàng được lấy từ hệ thống palet trượt theo một hướng vào băng chuyền. Giá trượt được bổ sung hàng từ phía sau ((Navy-Department (1985 ))) .................. 113  Hình 74. Quá trình di chuyển điển hình của các sản phẩm thông qua việc lấy kiện hàng ..... 116  Hình 75. Một số phương pháp gán địa chỉ trong kho ............................................................. 118  Hình 76. Một phương pháp gán địa chỉ khác ......................................................................... 119  Hình 77. Ví dụ về mã vạch ..................................................................................................... 120  Hình 78. Nhãn của một loại hàng được nhập kho .................................................................. 120  Hình 79. Hệ thống lưu kho theo vùng .................................................................................... 122  Hình 80. Hiện tượng rỗ tổ ong................................................................................................ 124  Hình 81. Mô phỏng sự thuận tiện của các vị trí trong kho khi điểm nhận hàng .................... 125  Hình 82. Mô phỏng sự thuận tiện của các vị trí trong kho khi điểm nhận hàng .................... 125  Hình 83. Các phương pháp lấy hàng: a) đơn lẻ; b) dây chuyền ............................................. 127  7   Hình 84. Phân bố thời gian lấy hàng trong kho ...................................................................... 128  Hình 85. Mô hình một mặt bằng kho đơn giản ...................................................................... 129  Hình 86. Phương pháp di chuyển: a) theo hình chữ S; b) theo lối đi rồi trở lại ..................... 129  Hình 87. Phương pháp di chuyển: a) điểm giữa; b) khoảng cách lớn nhất ............................ 130  Hình 88. Phương pháp di chuyển: a) kết hợp; b) tối ưu ......................................................... 130  Hình 89. Mặt bằng kho hàng phức tạp ................................................................................... 131  Hình 90. Phương pháp chữ S .................................................................................................. 132  Hình 91. Phương pháp khoảng cách lớn nhất ......................................................................... 133  Hình 92. Các tệp dữ liệu thông tin trong hệ thống quản lý kho ............................................. 135  Hình 93. Phân bố các sku theo khu vực ................................................................................. 138  Hình 94. Thống kê các loại sku được sử dụng nhiều nhất ..................................................... 138  Hình 95. Thống kê lượng sku được sử dụng theo ngày.......................................................... 139  Hình 96. “Bird eyes view” của một mặt bằng kho .................................................................. 140  Hình 97. “Bird eyes view” thể hiện việc bố trí hợp lý hàng hóa............................................. 140  8   DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ TIẾNG ANH AS/RS : Automated Storage and Retrieval system – Hệ thống lưu giữ và lấy hàng tự động AGV hàng : Automated Guided Vehicle – Xe trở hàng được điều khiển tự động trong kho CAD : Computer Aided Design – Thiết kế với sự trợ giúp của máy tính YMS : Yard Management System – Hệ thống quản lý kho bãi SCM : Supply Chain Management – Quản lý chuỗi cung ứng GMA : Grocery Manufacturer’s Association – Hiệp hội các nhà sản xuất hàng tiêu dùng WMS : Warehouse Management System – Hệ thống quản lý kho RFID : Radio Frequency Indentification Device – Thiết bị nhận dạng sử dụng sóng radio Logistics : Dịch vụ hậu cần, tiếp vận Cross dock: Chuyển chéo hàng giữa các cửa kho mà không lưu hàng trong kho Order line : Một dòng đặt hàng trong đơn hàng Pick line : Một dòng hàng được yêu cầu lấy trong yêu cầu lấy hàng Carton : Thùng/ Hộp/ Kiện cát tông chứa hàng Case : Kiện hàng Broken case (picking): Dỡ kiện cát tông để lấy hàng theo đơn vị nhỏ hơn Split case (picking) : Lấy hàng theo từng phần của kiện Full case (picking) : Lấy hàng nguyên kiện Pick face : Bề mặt lấy hàng, phần bề mặt hàng hóa trên giá hàng hoặc trên bề mặt hàng xếp chồng dưới mặt đất. Pallet hàng) : Palet - Đơn vị chứa hàng tải đơn lớn nhất trong các kho hàng (chứa các kiện SKU hàng hóa : Stock Keeping Unit – Đơn vị chứa hàng nhỏ nhất trong kho hàng của một loại SKU density : Mật độ các sku trong một khu vực chứa hàng Pick density : Mật độ hàng cần lấy trong một khu vực lấy hàng Batch picking : Lấy hàng theo nhóm hàng Wave picking : Lấy hàng kiểu sóng, theo các đợt lấy hàng Pick-by-line : Lấy hàng theo loại hàng Fast moving lines : Các loại hàng có tần xuất luân chuyển cao Sloting : Xếp hàng lên giá hoặc vào các thiết bị chứa hàng 9   Container : Công te nơ chứa hàng Lane : Làn - phần không gian dành để chứa hàng palet xếp trực tiếp trên mặt sàn Lane depth: Độ sâu làn – thể hiện số lượng palet có thể xếp tính theo chiều sâu của làn Aisle : Lối đi giữa các giá/ kệ để hàng trong kho Mezzanine : Thiết bị phân tầng kho hàng để tăng khả năng sử dụng không gian của kho hàng Dock : Phần cửa kho giao tiếp với xe tải Bar code : Mã hóa hàng theo mã vạch Folk lift : Xe nâng Reach truck : Xe nâng với khả năng vươn cao Warehouse profiling : Đánh giá hoạt động kho hàng dựa trên các dữ liệu từ hệ thống quản lý kho 10   PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài Hiện nay, cùng với sự phát triển của thương mại toàn cầu và thương mại điện tử vấn đề nâng cao khả năng và chất lượng phục vụ khách hàng thông qua dịch vụ logistics đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong dịch vụ logistics, hai thành phần cấu thành chủ yếu là dịch vụ vận tải và dịch vụ kho hàng. Trong hai thành phần này, thành phần vận tải thường được quan tâm nhiều hơn. Dịch vụ kho hàng mặc dù cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong thực tế nhưng thường lại không được coi trọng đúng mức nhất là tại các nước đang phát triển như Việt Nam. Tại các nước phát triển, dịch vụ kho hàng chính là một thế mạnh lớn mang lại khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Đối với các công ty bên logistics thứ ba (Third-Party Logistics), kho hàng chính là dịch vụ mang lại giá trị gia tăng lớn cho các doanh nghiệp. Bên cạnh các công ty Logistics bên thứ ba, hoạt động kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với các công ty phân phối, các công ty bán lẻ và các siêu thị. Việc quản lý tốt hệ thống kho hàng sẽ giúp giảm chi phí tác nghiệp và nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Hiện nay, tại Việt Nam hoạt động kho còn chưa có được vai trò xứng đáng, một phần do tốc độ vận chuyển hàng hóa trong nước còn thấp do vấn đề vận tải còn nhiều khó khăn. Bên cạnh đó nhiều doanh nghiệp Việt Nam còn chưa thực sự coi trọng hoạt động kho. Theo một khảo sơ bộ, các kho hàng của các công ty tại Việt Nam khá đơn giản, sử dụng chủ yếu lao động thủ công, thiết bị hiện đại thường dùng trong các kho hàng là các loại xe nâng hoặc xe “reach truck”. Các loại phương tiện vận tải hiện đại hơn như các hệ thống truy hồi tự động (Autonated Storage and Retrieval System - ASRS) hay các hệ thống băng tải rất ít khi được sử dụng. Trong khi các phương tiện vận tải này là các thiết bị điển hình sử dụng trong các kho hàng hiện đại có năng lực luân chuyển hàng cao. Cũng theo đánh giá sơ bộ, năng lực thiết kế và vận hành kho hiệu quả tại Việt Nam còn rất hạn chế. Với các lý do cơ bản trên, nhóm nghiên cứu thấy rằng việc xây dựng hướng dẫn thiết kế và vận hành kho hiệu quả tại Việt Nam là hết sức cần thiết. Để đạt được mục tiêu này, nhóm nghiên cứu cũng đã thực hiện nghiên cứu khảo sát thực tế một số vấn đề quan trọng liên quan tới thiết kế và vận hành kho ở Việt Nam để có thể có được cái nhìn tổng quan và xát thực hơn về hoạt động kho tại Việt Nam. Trong nghiên cứu này, nhóm nghiên cứu chỉ sử dụng thuật ngữ kho hàng mà không đề cập đến thuật ngữ trung tâm phân phối, do trung tâm phân phối là một dạng kho hàng đặc thù. Khi sử dụng thuật ngữ trung tâm phân phối, ta quan tâm nhiều hơn tới tốc độ luân chuyển hàng hóa qua kho. Trung tâm phân phối thường chỉ các kho hàng lớn, phục vụ một số lượng rất lớn các đơn hàng và yêu cầu tốc độ luân chuyển hàng hóa cao. Các dạng kho hàng kiểu này ít phổ biến tại Việt Nam hiện nay. Về cơ bản qui trình thiết kế tổng quan cho kho hàng và 11   trung tâm phân phối không khác nhau. Do vậy ta có thể áp dụng hướng dẫn thiết kế đề xuất trong báo cáo đề tài cho cả các trung tâm phân phối. 2. Mục tiêu nghiên cứu Trong nghiên cứu này, nhóm nghiên cứu tập trung khảo sát một số loại hình kho hàng phổ biến ở Việt Nam, từ đó đề xuất hướng dẫn thiết kế/ cải tiến nâng cao hiệu quả hoạt động của các loại hình kho hàng này. Đề tài tập trung đưa ra được qui trình thiết kế và vận hành kho chung nhất cho các loại kho hàng tại Việt Nam. Các hướng dẫn chi tiết cho các loại kho hàng đặc thù như kho hóa chất hay kho lạnh sẽ được thực hiện trong các nghiên cứu tiếp theo. Các mục tiêu chính của đề tài là: - Nghiên cứu công tác thiết kế/ vận hành tại một số loại hình kho hàng tiêu biểu tại Việt Nam. Xây dựng hướng dẫn thiết kế/ cải tiến nâng cao hiệu quả hoạt động kho. Ở đây nhóm nghiên cứu xác định là sẽ đưa ra được qui trình tổng quan nhất. Đưa ra các phương pháp bố trí sắp xếp hàng hiệu quả và đề xuất các phương pháp tối ưu hoạt động vận chuyển hàng trong kho. 3. Đối tượng và phạm vi - Đối tượng: các loại hình kho hàng trong thực tế trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt động thiết kế và vận hành kho. Phạm vi: o Đề tài chỉ tập trung vào việc đưa ra được qui trình thiết kế tổng quan chưa đi vào thiết kế chi tiết. Việc xây dựng qui trình thiết kế chi tiết sẽ là nhiệm vụ của các đề tài nghiên cứu tiếp theo. o Việc hướng dẫn vận hành hiệu quả chỉ tập trung vào việc đưa ra một số định hướng và biện pháp thực tế nhằm nâng cao hiệu quả của một số hoạt động của kho hàng. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài tập trung chủ yếu vào nghiên cứu lý thuyết, kết quả của đề tài có thể ứng dụng để hỗ trợ quá trình thiết kế kho trong thực tế.   Nghiên cứu lý thuyết: - Nghiên cứu chung về kho hàng và các hệ thống thiết bị sử dụng trong kho hàng, - Nghiên cứu các phương pháp bố trí mặt bằng và sắp xếp hàng trong kho, - Nghiên cứu các phương pháp vận hành hiệu quả hoạt động kho. Nghiên cứu thực tế: 12   - - Nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên cứu đề xuất vào thực tế trong đó có: o Thiết kế kho o Bố trí mặt hàng và sắp xếp hàng trong kho Vận hành kho. 5. Kết quả đạt được (đóng góp chính của đề tài) - - Nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động thiết kế và vận hành hiệu quả kho hàng tại Việt Nam. Tổng hợp các kết quả nghiên cứu mới nhất trong lĩnh vực thiết kế kho hàng để từ đó đề xuất ra được qui trình tổng quan thiết kế kho hàng phù hợp có thể áp dụng tại Việt Nam. Tổng hợp các nghiên cứu mới nhất và một số kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực vận hành kho hàng để đưa ra được một số phương pháp nâng cao hiệu quả vận hành kho tại Việt Nam. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài trình bày theo các chuyên đề chính: - Một số vấn đề chung về hoạt động kho hàng. - Nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động thiết kế và vận hành hiệu quả hoạt động kho tại một số loại hình kho hàng điển hình tại Việt Nam. - Xây dựng hướng dẫn chung về thiết kế kho. - Xây dựng hướng dẫn vận hành hiệu quả hoạt động kho. 13   1 PHẦN I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO HÀNG 1.1 Một số vấn đề về quản lý kho hàng Kho hàng là thành phần không thể thiếu của hầu hết các công ty. Nó là thành phần quan trọng của phần lớn các chuỗi cung ứng hiện đại hiện nay. Kho hàng liên quan tới các giai đoạn khác nhau của quá trình hoạt động của doanh nghiệp như cung hàng đầu vào, sản xuất và phân phối hàng hóa. Các vai trò chính của kho hàng là cân bằng cung cầu, kết hợp hàng hóa và cung cấp giá trị gia tăng cho các quá trình. Hình 1. Vị trí của kho hàng trong chuỗi cung ứng Các loại kho trong chuỗi cung ứng hết sức đa dạng, do vậy ta có thể phân loại các hình kho hàng theo các loại tiêu chí khác nhau: - Theo giai đoạn của chuỗi cung ứng: vật liệu đầu vào, vật liệu trung gian hay sản phẩm cuối; Theo khu vực địa lý: kho phân phối quốc gia, kho phân phối khu vực, kho địa phương; Theo loại sản phẩm: chi tiết nhỏ, chi tiết lắp ráp lớn, đồ đông lạnh, đồ dễ hỏng, đồ an toàn và nguy hiểm; 14   - Theo chức năng: dự trữ và sắp xếp; Theo sở hữu: sở hữu bởi công ty hoặc sử hữu bởi công ty logistics bên thứ ba; Theo công ty sử dụng: kho hàng đặc chủng cho một công ty, hoặc kho hàng chia sẻ cho nhiều công ty trong chuỗi cung ứng; Theo diện tích: từ 100 mét vuông tới nhỏ hơn và kho lớn hơn 100.000 mét vuông; Theo chiều cao: từ cao 3 mét tới các kho hàng cao 45 mét; Theo thiết bị: từ vận hành thủ công tới các kho hàng tự động hóa cao. Các hoạt động chính của các kho hàng chủ yếu liên quan tới việc cất giữ, bảo quản và luân chuyển hàng hóa. Một số loại hình kho hàng có thể thực hiện thêm một số dịch vụ gia tăng như lắp ráp thiết bị hay kết hợp hàng hóa. Hình 2 thể hiện sơ đồ của một hệ thống kho điển hình với các khu vực để hàng chuyên biệt và các dòng luân chuyển hàng chính. Hình 2. Sơ đồ các hoạt động của hệ thống kho điển hình 1.2 Các hoạt động của kho hàng Một kho hàng tổ chức và đóng gói lại sản phẩm. Thông thường sản phẩm khi đến được đóng gói theo dạng mức lớn hơn và được đóng gói chuyển đi dưới dạng nhỏ hơn. Nói cách khác, một chức năng quan trọng của kho hàng là chia tách những khối lớn sản phẩm và phân bổ lại theo những số lượng nhỏ hơn. Ví dụ, như trường hợp những đơn vị hàng tồn kho được người bán hay nhà sản xuất chuyển đến kho dưới dạng palet nhưng lại được xuất đi bán cho khách hàng dưới dạng kiện, trường hợp nữa là các đơn vị hàng tồn kho có thể được chuyển đến dưới dạng kiện nhưng lại được xuất ra theo sản phẩm đơn lẻ hay trường hợp hàng được 15   chuyển đến bằng palet nhưng lại xuất ra theo sản phẩm đơn lẻ. Ở trường hợp như vậy, việc vận hành kho hàng xuôi dòng thường phải sử dụng nhiều nhân công hơn. Điều này vẫn còn đúng hơn khi sản phẩm được xếp dỡ theo từng sản phẩm. Nhìn chung, đơn vị hàng xếp dỡ càng nhỏ thì chi phí xếp dỡ càng lớn. Cần phải yêu cầu nhiều nhân lực hơn rất nhiều để chuyển 10.000 hộp kẹp giấy nếu chúng được đóng 48 hộp/kiện và cần ít nhân lực hơn nếu như 24 kiện hàng đó được đóng vào một palet. Mặc dù các kho hàng có thể sử dụng cho các mục đích khá khác nhau nhưng phần lớn đều chung một mô hình dòng vật chất. Về căn bản, kho nhận những lượng hàng lớn, rồi sắp xếp chúng sao cho có thể tìm thấy hàng nhanh nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tìm hàng, phân loại các đơn vị hàng tồn kho rồi vận chuyển chúng cho khách hàng. Việc tổ chức lại sản phẩm diễn ra thông qua các quy trình xác thực sau (xem Hình 3)   Quá trình nhập kho - Nhận hàng - Sắp xếp hàng Quá trình xuất kho - Lấy hàng theo đơn đặt hàng - Kiểm tra, đóng gói và vận chuyển hàng Hình 3. Công việc lấy hàng theo đơn hàng là hoạt động chiếm nhiều nhân cồng nhất ở phần lớn các kho hàng Một nguyên tắc chung là sản phẩm cần phải nhiều nhất có thể, chảy liên tục theo chuỗi trình tự của các quá trình trên. Mỗi lần hàng được đặt xuống có nghĩa là nó cần được lấy ra ngay sau đó, như vậy là hai lần xử lý bốc xếp hàng/ vận chuyển. Khi hai lần vận chuyển đó có tổng vượt quá hàng chục nghìn đơn vị hàng tồn kho và hàng trăm nghìn cái và/hoặc kiện trong kho hàng thì chi phí sẽ có thể lên đến con số đáng kể. Một nguyên tắc khác là sản phẩm cần phải được kiểm tra tại các tất cả các điểm quyết định mấu chốt để có được “tính rõ ràng của tài sản”, cho phép đáp ứng chính xác nhu cầu khách hàng. 1.2.1 Nhận hàng Việc nhận hàng có thể bắt đầu bằng việc thông báo trước khi hàng đến. Điều này cho phép kho hàng sắp xếp lịch trình nhận và dỡ hàng để liên kết có hiệu quả với các hoạt động 16   khác trong kho. Thông thường thì các kho hàng sắp xếp lịch trình các xe tải đến trong vòng 30 phút. Khi sản phẩm đến nơi, nó được dỡ ra và sắp xếp. Hàng hóa sẽ được quét, ghi nhận khi đến để đảm bảo sự sở hữu, trả tiền và ta sẽ biết các sản phẩm sẵn sàng để phục vụ khách hàng. Sản phẩm sẽ được kiểm tra và bất kì sự khác biệt nào đều được ghi lại như là hư hỏng, số lượng không chính xác hay sản phẩm không đúng theo mô tả... Thông thường là hàng hóa nhập kho dưới dạng đơn vị lớn như palet từ phía dòng trước và vì vậy mà các yêu cầu về nhân công thông thường không lớn. (Tuy nhiên các palet ghép hàng cần được bốc dỡ ra để chia thành các kiện hàng và các kiện hàng rời cần được đóng thành palet để lưu kho). Nói chung công việc nhận hàng chiếm 10% chi phí vận hành trong một trung tâm phân phối tiêu chuẩn – và RFID (Radio Freaquency Identification Device Công nghệ nhận dạng từ xa bằng sóng radio) đang được trông đợi giúp giảm thời gian này hơn nữa. 1.2.2 Sắp xếp hàng Trước khi sản phẩm được sắp xếp, cần phải xác định được một vị trí lưu trữ phù hợp. Điều này rất quan trọng bởi nơi mà ta lưu sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tốc độ và chi phí lấy hàng sau này cho khách hàng. Điều này yêu cầu việc quản lý kho thứ cấp, không phải sản phẩm mà là các vị trí lưu trữ. Bạn luôn cần biết được các vị trí lưu kho nào luôn sẵn có, kích thước chúng ra sao, chúng có thể chịu được sức nặng là bao nhiêu và v.v. Khi sản phẩm được bố trí, sắp xếp; địa điểm lưu trữ cũng nên được quét/kiểm tra để ghi lại vị trí đặt sản phẩm. Thông tin này sau đó sẽ được dùng xây dựng các danh mục lấy hàng hiệu quả để hướng dẫn những nhân viên lấy hàng theo đơn tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng. Việc sắp xếp hàng có thể đòi hỏi một số lượng nhân công hợp lý bởi sản phẩm chắc chắn cần được di chuyển đến vị trí lưu kho của nó ở một khoảng cách đáng kể. Thông thường việc sắp xếp hàng chiếm 15% chi phí vận hành kho hàng. 1.2.3 Lấy hàng theo đơn đặt hàng Khi nhận được một đơn đặt hàng của khách hàng, phía kho hàng cần thực hiện công tác kiểm tra xem có hàng để xuất hay không. Sau đó, phía kho hàng cần đưa ra các danh mục hàng cần lấy cung cấp cho người lấy hàng. Sau cùng cần in ra các chứng từ vận chuyển cần thiết cũng như lịch trình lấy hàng và vận chuyển đơn hàng. Những công việc này thông thường được thực hiện bởi hệ thống quản ký kho hàng, đó là một hệ thống phần mềm lớn liên kết các hoạt động trong một kho hàng. Trên đây là tất cả công đoạn hỗ trợ để thực hiện công việc gửi hàng cho khách hàng. Việc lấy hàng theo đơn đặt hàng đặc thù chiếm khoảng 55% chi phí vận hành kho hàng và bản thân việc lấy hàng theo đơn đặt hàng sau đó có thể phân tách như bảng sau. 17   Bảng 1. Thời gian của các hoạt động chính của kho hàng Hoạt động Di chuyển Tìm kiếm Xếp hàng/dỡ hàng Chứng từ và các hoạt động khác % thời gian rút hàng theo đơn đặt hàng 55% 15% 10% 20% Lưu ý rằng việc di chuyển chiếm phần lớn nhất trong chi phí của việc lấy hàng theo đơn, do đó là công đoạn có chi phí cao nhất trong các loại chi phí vận hành kho hàng. Phần lớn kế hoạch của quá trình lấy hàng được hướng tới để giảm thiểu khoảng thời gian không sinh lợi này. Các quá trình xuất hàng của kho bắt đầu khi nhận được đơn hàng của khách hàng, ta có thể nghĩ nó giống như một danh mục mua sắm. Mỗi đầu mục trong danh sách đó được xem như một lệnh lấy hàng (order-line) và thông thường bao gồm tên hàng và số lượng yêu cầu. Tiếp theo, hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS) kiểm tra đơn hàng xem có sẵn hàng tồn kho hay không và xác minh bất kỳ sự thiếu hụt nào về hàng hóa. Ngoài ra, hệ thống quản lý kho hàng có thể tổ chức lại danh sách để phù hợp với mặt bằng và sự vận hành của kho hàng để đạt được hiệu quả cao hơn. Ví dụ, nếu một khách hàng đặt 15 sản phẩm, hệ thống quản lý kho hàng có thể kiểm tra để xem các mục hàng này được đóng gói như thế nào. Nếu 12 sản phẩm được đóng trong 1 kiện thì hệ thống quản lý có thể chuyển đổi lệnh lấy hàng cho 15 sản phẩm hàng thành hai dòng hàng cần lấy (pick-lines), một dòng hàng cho một kiện gồm 12 sản phẩm và ba sản phẩm còn lại nằm trong một kiện khác. Ở nhiều kho hàng, việc lấy hàng lẻ theo cái và lấy hàng theo kiện là những quá trình tách biệt nhau và các dòng hàng cần lấy được thay đổi cho phù hợp. Các dòng hàng cần lấy (pick-line) là những chỉ dẫn cho nhân viên lấy hàng, nói cho họ biết lấy hàng gì và lấy ở đâu, với số lượng bao nhiêu cũng như đơn vị tính thế nào. Mỗi dòng hàng cần lấy (hoặc, nói ngắn ngọn hơn là việc lấy hàng hay dòng hàng) đại diện cho một địa điểm cần đến, và bởi quá trình di chuyển hàng tốn nhiều nhân công nhất trong một kho hàng đặc thù nên người ta đã yêu cầu số dòng hàng cần lấy như là một chỉ dẫn cho nhân viên. Lưu ý rằng mỗi pick-line cần lấy có thể yêu cầu hơn một lần lấy hàng nếu như nhiều đơn vị hàng của một đơn vị lưu trữ hàng (Stock Keeping Unit – sku) cần phải lấy cho một đơn hàng. Thông thường, điều này thể hiện một tỷ lệ nhân công nhỏ hơn nhiều bởi nó có thể được kiểm soát bằng việc đóng gói tương ứng (ví dụ, lấy một kiện thay vì lấy 12 sản phẩm). Hệ thống quản lý kho hàng sắp xếp các dòng hàng cần lấy trong các danh sách chọn để đạt được hiệu quả tốt hơn, giúp nhân viên lấy hàng có khả năng tập trung vào một khu vực nhất định của kho hàng và giúp giảm thiểu thời gian di chuyển. Thêm vào đó, hệ thống quản lý kho hàng có thể sắp xếp theo chuỗi trình tự các dòng hàng cần lấy để các vị trí có thể dễ dàng được nhận thấy trong chuỗi trình tự mà ở đó thông thường chúng sẽ được bắt gặp khi nhân viên lấy hàng di chuyển trong kho hàng. 18