Tài liệu Nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin HÀ NỘI – 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC GIA HÀNGHỆ NỘI TRƯỜNG ĐẠIQUỐC HỌC CÔNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ • Lê Tiến Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ KHOÁLUẬN LUẬNTỐT TỐTNGHIỆP NGHIỆPĐẠI ĐẠIHỌC HỌCHỆ HỆCHÍNH CHÍNHQUY QUY Ngành: Các hệ thống thông tin Ngành: Công Nghệ Thông Tin Cán Cánbộ bộhướng hướngdẫn: dẫn:TS. TS.Trần TrầnMinh Minh o HÀ NỘI - 2009 HÀ NỘI – 2009 TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử (Electronic Document). Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Việc xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu là một vấn đề không dễ dàng đối với những người học công nghệ thông tin. Điều này càng trở nên khó khăn và phức tạp đối với những người không có chuyên môn về tin học. Yêu cầu bức thiết được đặt ra là phải có một hệ thống cho phép mọi người có thể nhanh chóng sử dụng để lưu trữ và quản lý tài liệu của họ. Hệ quản trị tài liệu (DMS – Document Management System) là một bước tiến trong quá trình xây dựng hệ thống. Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức … em đã nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Đồng thời phát triển hệ thống đó cho phù hợp với việc lưu trữ và quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam. Và hệ thống mã nguồn mở Alfresco đã được em chọn để làm hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Mục lục Mở đầu............................................................................................................ 1 Chương 1. Tổng quan về vấn đề lưu trữ và quản lý tài liệu...................... 3 1.1. Vấn đề lưu trữ văn bản giấy................................................................ 3 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin............................................................ 5 1.3. Lưu trữ văn bản số .............................................................................. 5 1.4. Tổng quan về hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số (Document Management System).............................................................. 7 1.4.1. Tổng quát hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu .............................. 7 1.4.2. Lịch sử hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu .................................. 8 1.4.3. Thành phần hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu ........................... 8 1.5. Giới thiệu một số công nghệ và giải pháp .......................................... 10 Chương 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên nền tảng Alfresco ........................................................................................... 12 2.1. Giới thiệu Alfresco.............................................................................. 12 2.1.1. Tổng quan về Alfresco .................................................................. 12 2.1.2 Kiến trúc mở rộng .......................................................................... 13 2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản .......................................................... 15 2.1.4. Lợi ích của Alfresco ...................................................................... 17 2.1.5. Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu ........................................... 17 2.1.6. Tính năng của Alfresco ................................................................. 18 2.2. Xây dựng và cấu hình hệ thống .......................................................... 19 2.2.1. Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS .......................... 19 2.2.2. Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server ......................... 19 2.2.3. Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, Jboss............................................... 20 2.2.4. Cài đặt trên Linux.......................................................................... 20 2.2.5. Cấu hình ........................................................................................ 21 Chương 3. Lưu trữ và quản lý văn bản tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam......................................................... 22 3.1. Giới thiệu nhiệm vụ, chức năng của Viện .......................................... 22 3.1.1. Giới thiệu....................................................................................... 22 3.1.2. Vị trí, chức năng............................................................................ 23 3.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................. 23 3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam.............................................................................. 25 3.2.1. Tổng quan...................................................................................... 25 3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam.................................................... 26 3.2.2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................ 26 3.2.2.2. Quản lý văn bản đi................................................................... 29 3.3. Mô tả hoạt động quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam ......................................................................... 31 3.3.1. Hoạt động trước đây...................................................................... 31 3.3.2. Hoạt động hiện nay ....................................................................... 32 3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam....................................................... 32 3.4.1. Hệ thống người dùng..................................................................... 32 3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân............................................................. 33 3.4.3. Hệ thống thư mục Viện ................................................................. 34 3.4.3.1. Thư mục User Homes.............................................................. 34 3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng ............................................................... 35 3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển......................................... 36 3.4.3.4. Thư mục P.Dự Án ................................................................... 37 3.4.3.5. Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ............................... 38 3.4.3.6. Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI.............................................................................. 39 3.5. Giới thiệu một quy trình xử lý ............................................................ 39 Chương 4. Phát triển và mở rộng hệ thống................................................. 42 4.1. Các công nghệ Việt Hóa ..................................................................... 42 4.2. Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống .......................................................... 43 4.2.1. Thuộc tính của văn bản đến .......................................................... 43 4.2.2. Thuộc tính của văn bản đi ............................................................. 45 4.2.3. Thuộc tính của hồ sơ ..................................................................... 46 4.3. Thực thi ............................................................................................... 46 4.3.1. Việt Hóa ........................................................................................ 46 4.3.2. Thuộc tính cho từng loại văn bản.................................................. 50 4.3.2.1. Văn bản đến............................................................................. 50 4.3.2.2. Văn bản đi................................................................................ 54 4.3.2.3. Hồ sơ........................................................................................ 57 Kết luận .......................................................................................................... 61 Phụ lục 1 ......................................................................................................... 62 Phụ lục 2 ......................................................................................................... 66 Phụ lục 3 ......................................................................................................... 73 Mở đầu Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức với sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của Internet mà qua đó mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, khai thác và trao đổi thông tin. Làm thế nào để chúng ta có thể lưu trữ tài liệu cũng như quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu khi số lượng tài liệu xuất hiện liên tục và ngày càng nhiều? Đây là câu hỏi lớn đang đặt ra cho các nhà quản lý. Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều phương tiện khác nhưng chủ yếu nhất là bằng văn bản. Đặc biệt là khi nhà nước ra đời thì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành xã hội. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm … Chính vì thế, con người ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại. Con người cần nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó. Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người. Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan, có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau: - Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi cao. - Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn. 1 - Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau. - Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…). - Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhu các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thống chính trị ở nước ta đã làm được. Do đó, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất lớn đối với một cơ quan, tổ chức, cá nhân ….Đối tượng nghiên cứu chính là việc xây dựng hệ thống này dự trên nền tảng Alfresco, nhằm mục đích xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua Internet. Đạt được kết quả nghiên cứu như trình bày ở khóa luận sau đây, em xin được trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình, có hiệu quả của thầy giáo hướng dẫn TS. Trần Minh, các thầy giáo trong Khoa Công Nghệ Thông Tin, thầy chấm phản biện, hội đồng chấm khóa luận và đặc biệt là các giáo viên giảng dạy bộ môn Các Hệ Thống Thông Tin đã quan tâm giúp đỡ và đóng góp các ý kiến quý báu cho em trong quá trình thực hiện khóa luận này. Do thời gian cũng như kiến thức còn có những hạn chế, trong khóa luận khó tránh khỏi còn có những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! 2 Chương 1. Tổng quan về vấn đề lưu trữ, quản lý tài liệu 1.1. Vấn đề lưu trữ văn bản giấy Qua kết quả khảo sát tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam, số lượng công văn, hồ sơ lưu chuyển của một đơn vị trong một năm có thể từ một ngàn đến vài ngàn, tổng số lượng công văn lưu trữ của viện hàng năm lên tới chục ngàn hồ sơ, tài liệu, văn bản. Vấn đề ở đây là với số lượng như vậy dẫn đến tính lưu động thấp với sự đồ sộ, nặng nề của tài liệu giấy, khả năng truy cập, không dễ dàng tìm kiếm, có thể sắp xếp và đánh chỉ mục cho việc tìm kiếm nhưng tốn kém … Xét trong một phạm vi nhỏ, sự lưu trữ văn bản giấy không phải không có những ưu điểm như giấy giá thấp, ít tốn tiền, linh động, dễ di chuyển. Giấy là một người bạn, có thể đọc, viết … nhưng trong phạm vi qui mô lớn, giấy là thiết bị lưu trữ kém, đồ sộ mà mức độ thông tin thấp, khó tìm kiếm do thiếu sức mạnh của máy tính, không dễ dàng phân loại và phục hồi. Tài liệu giấy được lưu trữ dưới nhiều loại hình: - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác. Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; các loại sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển. Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản … Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội) và có khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội. - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất. Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Các loại bản đồ, 3 đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật. - Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình,...): Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước. Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu này bao gồm: + Tài liệu ảnh + Tài liệu phim điện ảnh: + Tài liệu ghi âm: …. - Tài liệu điện tử. Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính. Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy. Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi tính. Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử. Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt cũng như lâu dài. Hiện nay, tài liệu điện tử ở nước ta chưa nhiều nhưng trước những cơ hội và thách thức mới đang mở ra, ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử. Nó có ý nghĩa đối với việc thành lập chính phủ điện tử , giảm các phiền hà sai sót trong việc quản lý hành chính như cấp sổ đỏ, giấy đóng thuế … 4 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin Tầm quan trọng của công nghệ thông tin và truyền thông đối với sự phát triển của các doanh nghiệp với hệ quả là sự thịnh vượng của các quốc gia không còn là vấn đề tranh cãi. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiều. Tuy nhiên, vẫn thấy hầu hết các ứng dụng công nghệ thông tin còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn bản. Trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay chính phủ như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện tử thì còn rất hạn chế. Nghiên cứu của thế giới về vấn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp cũng như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp hóa mới (NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Mục đích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính là làm tăng lượng thông tin và tài liệu được soạn thảo, lưu trữ, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính. Khi đó, các kho tài liệu, công văn, giấy tờ hiện đang tồn tại trong các cơ quan, công sở, trường học ... sẽ dần dần được số hóa, được quản lý, lưu trữ và khai thác một cách hiệu quả, phục vụ cho các cấp lãnh đạo, chuyên viên khi tham mưu, ra quyết định, dần dần thay thế cho cách thức lưu trữ và trao đổi hồ sơ – văn bản truyền thống. 1.3. Lưu trữ văn bản số Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của các doanh nghiệp, em đã tập trung nghiên cứu các công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu cũng như phát triển sản phẩm phần mềm mã nguồn mở Alfresco để hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất. Với đặc tính như sử dụng dễ dàng và thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thật sự là công cụ đắc lực hỗ trợ cho các doanh nghiệp. 5 Chức năng tổ chức quản lý tài nguyên số giúp cho người quản trị có thể quản lý, kiểm soát, xây dựng cấu trúc kho tài nguyên số phục vụ cho người dùng. Việc tổ chức và quản lý tài nguyên số trong hệ thống được xem là một bước khởi đầu quan trọng trong việc hình thành nên một kho tài nguyên số hóa có giá trị. Do đó, hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cho việc tổ chức và quản lý hiệu quả một kho tài nguyên số. Cho đến gần đây, cách thức lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến vẫn ở dạng tập tin, được lưu trữ trong các thư mục trên ổ đĩa cứng của máy tính hay trên ổ đĩa mạng. Cách lưu trữ kiểu cây thư mục là khá đơn giản, và hiệu quả, có thể giải quyết được một số vấn đề tìm kiếm và khai thác văn bản. Tuy nhiên hình thức lưu trữ này chỉ thích hợp cho một phòng ban của cơ quan nhỏ, có số lượng tài liệu hạn chế, hoặc chỉ dùng cho cá nhân, rất khó chia sẻ để dùng chung vì không có cơ chế an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin. Do đó một hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ có các tính năng linh hoạt để phục vụ lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính là rất cần thiết. Có thể liệt kê một vài tính năng mà một Hệ thống quản lý văn bản – hồ sơ cần phải đáp ứng như sau: - Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata - Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm - Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từng trang hoặc toàn bộ tài liệu - Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác - Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CDROM... Mạng Internet và các máy tìm kiếm hiện là một môi trường cho phép lưu trữ, tìm kiếm và truy cập thông tin khá hiệu quả, đã được kiểm chứng trong thực tế. Do đó một hệ thống quản lý văn bản hiện đại không thể không vận hành theo cơ chế truy cập thông tin trên mạng Internet, cho phép truy cập qua trình duyệt web, có khả năng tìm 6 kiếm (kể cả nội dung toàn văn) bằng các máy tìm kiếm mạnh, có cơ chế quản lý việc truy cập được cá nhân hóa cao độ và có cơ chế bảo mật hữu hiệu. 1.4. Tổng quan về hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số (Document Management System) 1.4.1. Tổng quát hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Một hệ thống quản lý tài liệu là một hệ thống máy tính (hoặc thiết lập bởi chương trình máy tính) được sử dụng để theo dõi và lưu giữ các tài liệu điện tử, các hình ảnh của các tài liệu giấy. Thuật ngữ có một số liên quan tới các khái niệm về hệ thống quản lý nội dung và thường được xem như là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp, quản lý nội dung và các hệ thống kỹ thuật số liên quan đến quản lý tài sản, tài liệu hình ảnh, văn bản, hồ sơ…. Hệ thống quản lý tài liệu có thể quản lý nội dung một doanh nghiệp thông qua nhiều cách. Có một số vấn đề liên quan trong quản lý tài liệu, cho dù là một hệ thống thông tin, quảng cáo, học tập ... thì đều phải có hình thức, cấu trúc, tăng cường hệ thống máy tính cho nhiều người trên nhiều văn phòng. Hầu hết các phương pháp cho việc quản lý tài liệu đều tìm đến các lĩnh vực sau đây: - Vị trí: Tài liệu sẽ được lưu trữ ở đâu? Con người cần đến đâu để truy cập tài liệu? - Tập tin: Tài liệu được để như thế nào? Những phương pháp nào được sử dụng để tổ chức hoặc đánh chỉ mục cho tài liệu? Hệ thống quản lý tài liệu sẽ sử dụng 1 cơ sở dữ liệu để chứa thông tin tập tin. - Khai thác – tìm kiếm: Tài liệu được tìm như thế nào? Thông qua trình duyệt để tìm kiếm tài liệu và thông tin cụ thể. - Bảo mật: Tài liệu được giữ an toàn như thế nào? Làm thế nào để ngăn chặn những người không được phép thì không được đọc, sửa chữa hay xóa tài liệu. - Phục hồi: Làm thế nào để tài liệu được phục hồi trong trường hợp bị xóa, hủy. - Thời gian duy trì: Giữ tài liệu trong vòng bao lâu? - Lưu trữ: Vấn đề tài liệu cần bảo tồn trong tương lai. - Phân loại: Giúp người dùng tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng. 7 - WorkFlow: Nếu tài liệu được chuyển từ người này sang người khác thì luật nào được đưa ra để cho sự làm việc của họ được trôi chảy? - Tạo tài liệu: Tài liệu được tạo ra như thế nào? - Xác thực: Có cách nào để xác thực cho một tài liệu? 1.4.2. Lịch sử hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Bắt đầu từ những năm 1980, một số nhà cung cấp đã bắt đầu phát triển các hệ thống đề quản lý tài liệu giấy. Các hệ thống này quản lý tài liệu giấy, trong đó không chỉ bao gồm việc in và xuất bản các tài liệu, mà còn là hình ảnh, bản in … Sau đó, một hệ thống thứ hai đã được phát triển, để quản lý tài liệu điện tử, nghĩa là, tất cả những tài liệu, hoặc tác phẩm, được tạo ra trên máy vi tính, và thường được lưu trữ trên hệ thống tập tin địa phương của người sử dụng. Hệ thống quản lý tài liệu số sớm nhất đã được phát triển để quản lý sở hữu các loại tập tin, hoặc một số giới hạn những định dạng tệp tin. Nhiều hệ thống sau đó đã được gọi tắt là hệ thống tài liệu hình ảnh, bởi vì khả năng chính là nắm bắt, lưu trữ, lập chỉ mục và khai phá định dạng tệp tin hình ảnh. Các hệ thống này cho phép một tổ chức có thể chụp, lưu bản sao của các tài liệu như hình ảnh, và lưu giữ tập tin ảnh trong kho với sự an toàn và tìm kiếm nhanh chóng (tìm kiếm là có thể vì hệ thống xử lý văn bản từ khi nó được chụp, và đánh chỉ mục văn bản cung cấp khả năng tìm kiếm văn bản). Hệ thống quản lý tài liệu số được phát triển, nơi mà hệ thống có thể quản lý bất kỳ loại định dạng tập tin nào mà có thể được lưu trữ trên mạng. Các ứng dụng đã phát triển để chứa đựng các tài liệu điện tử, phối hợp các công cụ, bảo mật, và có khả năng kiểm soát. 1.4.3. Thành phần hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Để giải quyết những vấn đề trên, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu phải bao gồm những thành phần sau: - Metadata thường được đính nhãn trong mỗi tài liệu. Vd: Ngày tài liệu được lưu trữ, tên người dùng lưu trữ nó… - Tích hợp: Tích hợp các hệ thống quản lý tài liệu vào các ứng dụng khác, người sử dụng có thể tải các tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu, thay đổi và lưu nó thành 8 một bản mới… Tất cả không rời ra ngoài ứng dụng. Các kỹ thuật được dùng tới là: ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP… - Chụp, quét: Tài liệu giấy, thông qua scan để thành tài liệu điện tử. Quang ký tự nhận dạng thường được sử dụng. - Đánh chỉ mục: Để theo dõi các tài liệu điện tử, sử dụng đánh chỉ mục để theo dõi các tài liệu định danh duy nhất thường là phức tạp. Cần phân loại qua siêu dữ liệu tài liệu hoặc từ ngữ lập chỉ mục từ nội dung tài liệu. Kỹ thuật dùng ở đây là Index Topology. - Kho lưu trữ: dùng để lưu trữ tài liệu điện tử. Quản lý tài liệu được nhiều người dùng chung. Các vấn đề quan trọng là nơi tài liệu được lưu trữ, trong thời gian bao lâu, lưu trữ từ một nơi này chuyển sang nơi khác, tiêu hủy tài liệu … - Khai thác, tìm kiếm: Khai thác các tài liệu điện tử được lưu trữ mặc dù nghĩ là đơn giản nhưng trong nội dung điện tử thì khá phức tạp và mất công. Tìm kiếm đơn giản một tài liệu cá nhân có thể được hổ trợ bằng cách cho phép người sử dụng đó xác định định dạng tài liệu và có một hệ thống sử dụng chỉ mục cơ bản để tìm tài liệu đó. Để tăng thêm tính linh hoạt, cho phép người sử dụng dùng các thuật ngữ tìm kiếm trong siêu dữ liệu tài liệu (metadata). Điều này thường trả lại một danh sách các tài liệu phù hợp với điều kiện tìm kiếm. Một số hệ thống cung cấp khả năng xác định theo kiểu boolean có chứa nhiều từ khóa hoặc cụm từ mà nó tồn tại trong nội dung tài liệu. Việc này được hổ trợ bởi việc lập chỉ mục trước đó hoặc thông qua nội dung tài liệu để đưa ra một danh sách các tài liệu được tìm thấy. - Kênh phân phối: Một tài liệu dùng chung khi phân phối cần được định dạng để không dễ dàng thay đổi. Một bản gốc để sao ra các tài liệu thường không bao giờ được sử dụng để phân phối mà thường chỉ để lưu trữ. - Bảo mật: Quan trọng trong nhiều ứng dụng quản lý tài liệu. Tuân thủ các yêu cầu đối với một số tài liệu có thể khá phức tạp, phụ thuộc vào loại tài liệu đó. Vd: Health insurance Portability and Accountability Act ra yêu cầu rằng các tài liệu y tế có 1 số yêu cầu về an ninh. Một vài hệ thống quản lý văn bản có quyền quản lý module cho phép quản trị viên truy cập vào các tài liệu cơ bản của một ít người, nhóm người dùng. - WorkFlow là một vấn đề phức tạp. Một vài hệ thống quản lý văn bản xây dựng module trong workflow. Có nhiều loại workflow, cách sử dụng phụ thuộc vào môi trường hệ thống quản lý văn bản số mà nó áp dụng. Hướng dẫn workflow đòi hỏi 9 người sử dụng phải xem các tài liệu và quyết định tài liệu được gửi đến ai. Luật dựa trên workflow cho phép người quản lý tạo ra một quy định mệnh lệnh thông qua lưu lượng của một tổ chức. - Cộng tác: Phối hợp, cộng tác cần được gắn liền trong một hệ thống quản lý văn bản số. Văn bản được truy cập bởi người sử dụng và đang làm việc trên nó thì người dùng khác bị cấm truy cập trong khi công việc đang được thực hiện. - Phiên bản: Kiểm tra trong hay ngoài hệ thống quản lý văn bản, cho phép người dùng lấy phiên bản trước và làm việc từ một điểm được lựa chọn. Rất có ích cho các tài liệu có thay đổi theo thời gian và yêu cầu cập nhật. Nhưng quan trọng là làm sao để quay lại bản sao trước đó? - Xuất bản: Thỉnh thoảng là một công việc buồn tẻ và chán ngắt. bao gồm các thủ tục về việc đọc và sửa bản in thử, đọc kỹ, cho phép in ấn, phê duyệt… những bước đấy cần kiên nhẩn và tư duy logic. Nếu không cẩn thận dẫn đến việc xử lý sai các tài liệu, gây ra hiểu nhầm, nhàm chán cho người sử dụng. 1.5. Giới thiệu một số công nghệ và giải pháp Một hệ thống quản lý văn bản gồm hai phân đoạn chính là: số hóa và quản lý. Trong đó phần số hóa gồm: Phần cứng: Máy scan, Máy chuyên dụng Phần mềm: Các phần mềm tạo file điện tử, đánh chỉ mục, … Và phần quản lý lưu trữ gồm: Phần cứng: Hệ thống máy tính, mạng, máy chủ, máy khách Phần mềm: Các phần mềm quản trị hệ thống. Vậy về cơ bản, phần quan trọng nhất của hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản là công nghệ số hóa, hệ thống quản lý. Giải pháp cho một hệ thống quản lý trên thế giới hiện nay thì có nhiều cách, nhưng mỗi một hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng của nó. Sau đây là một số hệ thống mà em đã tìm hiểu, phân tích và đánh giá: 10 Vì thời gian tìm hiểu không được nhiều nên em chỉ đưa ra một vài nhận xét của riêng em về các hệ thống này: Open Knowledge Management: Hệ thống hiện đang được thử nghiệm trên website của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam http://www.nisci.gov.vn Ưu điểm của hệ thống OpenKM là mã nguồn mở, dễ dàng cài đặt. Nhưng nhược điểm dường như nó chỉ là một công cụ quản lý (chưa đạt tới mức hệ thống), không gồm nhiều chức năng của một hệ thống quản lý tài liệu số đã nêu ở trên … LaserFiche: Hệ thống này cũng đã được tìm hiểu và phát triển bởi phòng Nghiên cứu và phát triển của Viện. Ưu điểm của hệ thống này là phổ biến, chức năng khá đầy đủ của một hệ thống quản lý tài liệu. Được nhiều nơi sử dụng. Nhưng nhược điểm ở chỗ phần mềm có bản quyền, đóng kín khiến cho không thể cấu hình và tùy chỉnh được hệ thống, được cài trên hệ điều hành Windows nên dễ bị virut tấn công, giá thành cao, tốn kém. Alfresco: Hệ thống này được hướng đến như là một hệ thống tiết kiệm, an toàn và đầy đủ chức năng. Hệ thống mã nguồn mở giúp tiết kiệm cho người sử dụng, đồng thời cấu hình và tùy chỉnh theo cấu trúc của từng doanh nghiệp nói riêng và Viện nói chung. Được cài đặt trên hệ điều hành Ubuntu linux nên độ an toàn cao. Các chức năng tương đối đầy đủ. Nhược điểm của hệ thống Alfresco là nó gồm hai loại, một là bản Enterprise trả tiền và một bản Lab dùng thử. Bản trả tiền thì tốn kém nhưng được hỗ trợ, còn bản Lab thì tiết kiệm và không được hỗ trợ. Qua sự phân tích trên, em thấy hệ thống Alfresco là phù hợp và em chọn bản Lab của Alfresco để nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Sau này chỉ cần mua một bản enterprise về phát triển để được sự trợ giúp, hỗ trợ kỹ thuật. phát triển cũng như bảo trì. 11 Chương 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên nền tảng Alfresco 2.1. Giới thiệu Alfresco 2.1.1. Tổng quan về Alfresco Alfresco đã được sáng lập bởi John Newton, đồng sáng lập của Documentum, và John Powell, cựu COO của doanh nghiệp. Những nhà đầu tư bao gồm lãnh đạo các doanh nghiệp Accel Partners và Mayfield Fund. Việc theo dõi các hồ sơ, tính năng trong công nghệ, mã nguồn mở của mô hình kinh doanh, và vốn đầu tư mạo hiểm của các nhóm đã kết hợp tạo ra sự khác nhau trong Alfresco. Tác động nhiều đến quyền lợi của mã nguồn mở. Khách hàng doanh nghiệp có thể giảm chi phí, giảm thiểu các rủi ro kinh doanh, và nhận được lợi thế cạnh tranh bằng cách áp dụng đúng mã nguồn mở dựa trên phần mềm giải pháp kinh doanh. Bạn có thể giảm bớt chi phí cho giải pháp mua lại phần mềm, triển khai, và bảo trì bởi cộng đồng phát triển, hỗ trợ, và xử lý dịch vụ. Alfresco là phần mềm mã nguồn mở hàng đầu thay thế doanh nghiệp để quản lý tài liệu. Các mô hình mã nguồn mở cho phép Alfresco sử dụng công nghệ mã nguồn mở tốt nhất và đóng góp từ cộng đồng mã nguồn mở để có được chất lượng cao hơn các phần mềm khác và tại một chi phí thấp hơn nhiều. Dưới đây là sơ đồ hiển thị tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài như: Hệ thống tập tin ảo, ứng dụng web, Cổng kiến thức, và Dịch vụ Web … 12 Hình 1. Sơ đồ tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài Kho tài liệu là một máy chủ hoặc một tập hợp các dịch vụ được sử dụng để lưu trữ, tìm kiếm, truy cập, và kiểm soát tài liệu. Kho tài liệu cung cấp các dịch vụ này để các ứng dụng tài liệu chuyên gia như quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội dung trang web, lưu trữ hình ảnh và quản lý hệ thống, quản lý hồ sơ, hoặc các ứng dụng khác trong đó có yêu cầu lưu trữ và quản lý một số lượng tài liệu lớn. Các kho tài liệu có các dịch vụ như là tài liệu lưu trữ hoặc import, phân loại nội dung, an toàn trên đối tượng tài liệu, kiểm soát nội dung thông qua check-in và check-out, và dịch vụ truy vấn tìm kiếm tài liệu. Sự phức tạp của các dịch vụ này như một công việc kinh doanh. Kho tài liệu có thể lớn hoặc lớn hơn cơ sở dữ liệu của riêng mình. Hầu như tất cả các kho tài liệu cung cấp giao diện độc quyền tới các yêu cầu chức năng đơn giản. Mặc dù đã cố gắng qua mười năm để chuẩn hóa các giao diện, nhưng chỉ trong hai năm vừa qua đã tạo nên sự tiến bộ. Trong năm 2005, thông qua cộng đồng Java đạt được giao diện chuẩn JSR-170 và kho tài liệu của Alfresco được dựa trên các tiêu chuẩn này. 2.1.2 Kiến trúc mở rộng Điều quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống ECM là các kiến trúc cơ bản. Alfresco hỗ trợ các khía cạnh khác nhau theo định hướng kiến trúc của các mã nguồn mở tiêu chuẩn như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, và JSE5. 13 Các kiến trúc Alfresco hỗ trợ cao cho ứng dụng quan trọng bằng cách gom lại, phân phối đầy đủ bộ nhớ đệm, hỗ trợ và nhân rộng trên nhiều máy chủ. Các tính năng và các kiến trúc lớp này được hiển thị trong các con số sau đây: Hình 2. Tính năng và kiến trúc Alfresco Các kiến trúc được dựa trên các tiêu chuẩn mở, vì vậy việc xây dựng các ứng dụng bằng cách sử dụng Alfresco có thể được triển khai trên tất cả các môi trường như: Windows, Linux, Mac …, có thể sử dụng bất kỳ cơ sở dữ liệu quan hệ nào, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu MySQL, Oracle …, có thể chạy trên nhiều ứng dụng server chẳng hạn như máy chủ ứng dụng Jboss, Apache Tomcat …, có thể làm việc với bất kỳ trình duyệt như Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Flock, Google Chrome …, và có thể tích hợp với bất kỳ cổng như JBoss Portal, Liferay Portal …. Trong một doanh nghiệp bất kỳ, số lượng tài liệu mà bạn sẽ quản lý ngày càng tăng lên. Trong một số tổ chức như là truyền thông, dược phẩm, y tế …, tài liệu tăng hàng năm theo hàm mũ. Do đó quy mô là một vấn đề nghiêm trọng khi đánh giá các giải pháp ECM. Do kiến trúc modular và light-weight nên khả năng Alfresco mở rộng là rất cao. Alfresco cung cấp quy mô theo chiều ngang của mỗi tầng trong kiến trúc được triển khai trên nhiều máy chủ. Tương tự như vậy, Alfresco có thể cung cấp quy mô theo chiều dọc của các phân vùng và cân bằng tải trong một môi trường đa phục vụ. Máy chủ Alfresco có thể phục vụ tìm kiếm thông tin phức tạp bằng cách sử dụng cấu trúc, 14