ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________
LƢƠNG THỊ TUYẾT TRINH
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ
Hà Nội, 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________
LƢƠNG THỊ TUYẾT TRINH
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ
Mã số : 60 32 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung
Hà Nội, 2014
2
MỤC LỤC
Trang số
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ............................................................................... 4
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 5
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................... 7
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 14
5. Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................................ 15
6. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 15
7. Đóng góp của đề tài......................................................................................... 16
8. Bố cục của đề tài ............................................................................................. 17
Chƣơng 1- CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG DANH
MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP LƢU
VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG ............................................... 18
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu
vào kho lƣu trữ .................................................................................................... 18
1.2. Cơ sở thực tiễn xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu
vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng ..................................................................... 30
Chƣơng 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG ............................................... 41
2.1. Một số nét cơ bản về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng ....................... 41
2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng .................................................................................................................... 52
Chƣơng 3- XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG ... 78
3.1. Xây dựng danh mục nguồn nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng .... 79
3.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng .......................................................................................... 85
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 115
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 118
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 122
3
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
BBT
BCSĐ
BCH
BTV
CNVCLĐ
CCB
ĐTN
KLTTW
LĐLĐ
LHPN
MTTQ
TT
TW
UBND
UBKT
UBTW
VPTW
XHCN
XĐGTTL
Ban Bí thƣ
Ban cán sự Đảng
Ban Chấp hành
Ban Thƣờng vụ
Công nhân viên chức lao động
Cựu chiến binh
Đoàn Thanh niên
Kho lƣu trữ Trung ƣơng
Liên đoàn Lao động
Liên hiệp Phụ nữ
Mặt trận Tổ quốc
Thƣờng trực
Trung ƣơng
Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban Kiểm tra
Uỷ ban Trung ƣơng
Văn phòng Trung ƣơng
Xã hội chủ nghĩa
Xác định giá trị tài liệu
4
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lƣu trữ là di sản văn hóa đặc biệt quý báu của mỗi quốc gia, dân
tộc, có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại
giao, giáo dục, khoa học - công nghệ… đƣợc hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức ở các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đây là nguồn thông tin quan
trọng, đáng tin cậy nhất để nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn
của mỗi dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Do vậy, trong nhiều năm qua,
các cơ quan lƣu trữ ở Việt Nam đã tìm mọi biện pháp để bảo quản an toàn và sử
dụng có hiệu quả di sản văn hóa đặc biệt này. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý
lƣu trữ phải tăng cƣờng hoàn chỉnh thông tin của tài liệu đƣợc đƣa vào các kho
lƣu trữ của nhà nƣớc nói chung và các kho lƣu trữ của Đảng nói riêng.
Việc nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp lƣu vào các kho lƣu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công
tác thu thập, bổ sung tài liệu. Qua đó, giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài
liệu đƣợc tiến hành một cách chủ động, khoa học, đồng thời giúp cho các lƣu trữ
quản lý chặt chẽ, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan để từ đó lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị đƣa vào bảo quản trong
kho lƣu trữ. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nƣớc ta thƣờng xuyên
quan tâm trong việc chỉ đạo công tác lƣu trữ nhƣ ban hành nhiều văn bản pháp
quy nhằm tăng cƣờng việc sƣu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lƣu trữ. Đối với
lƣu trữ đảng, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng là cơ quan quản lý đầu
ngành của lƣu trữ đảng, có trách nhiệm trực tiếp quản lý Kho lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng. Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã có nhiều cố gắng
trong quản lý tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, tài liệu của đại hội
đảng toàn quốc; tài liệu của các cấp uỷ đảng, các cơ quan, tổ chức đảng, các ban
cán sự đảng, đảng đoàn trực thuộc Trung ƣơng; tài liệu của cơ quan Trung ƣơng
các tổ chức chính trị - xã hội. Bên cạnh đó là tài liệu về thân thế, sự nghiệp và
5
hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân
vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà
nƣớc, của các tổ chức chính trị - xã hội.
Tuy nhiên, Văn phòng Trung ƣơng Đảng chƣa ban hành đƣợc quy định về
danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp
lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Trong những năm qua, công tác thu
thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng còn gặp nhiều khó khăn
và bị động, công tác nộp lƣu tài liệu của các cơ quan, tổ chức chƣa đƣợc thực
hiện có nề nếp, tài liệu bị phân tán nhiều nơi, chƣa đƣợc tập trung quản lý đầy
đủ, nhiều tài liệu bị mất mát, thất lạc không có khả năng thu hồi. Việc này đã
ảnh hƣởng không nhỏ đến quá trình thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung,
thống nhất và sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam.
Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng
Đảng (khóa VI) về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chỉ quy định các tài
liệu hình thành trong quá trình lãnh đạo của Đảng ở Văn phòng Trung ƣơng
Đảng, văn phòng các cấp ủy, các ban, các cơ quan khác của Đảng và Đoàn
Thanh niên phải giao nộp vào kho lƣu trữ của cấp ủy Đảng cùng cấp để quản lý.
Nhƣng hiện nay, với sự ra đời của Luật Lƣu trữ do Quốc Hội nƣớc Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam (khóa XIII, kỳ họp thứ hai) thông qua ngày 11/11/2011
và đƣợc Chủ tịch nƣớc ký Lệnh công bố ngày 25/11/2011 và Quy định 210QĐ/TW ngày 06/3/2009 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng về Phông lƣu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam thì thành phần tài liệu đƣợc bổ sung thêm tài liệu của
các tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, để thực hiện Quy định 210-QĐ/TW của
Ban Bí thƣ về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và triển khai cụ thể hoá
Luật Lƣu trữ 2011, vấn đề nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu chủ yếu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ
Trung ƣơng Đảng là một vấn đề cấp bách hiện nay, có nhiều ý nghĩa về mặt lý
luận cũng nhƣ thực tiễn, nó là cơ sở để tham mƣu, giúp Văn phòng Trung ƣơng
6
ban hành Quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào Kho
lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; là cơ sở để Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng chủ động
trong việc thu thập tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lƣu; là cơ sở để hƣớng
dẫn các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng căn
cứ vào đó để chủ động chuẩn bị tài liệu và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đƣợc thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ và đúng thời hạn
quy định.
Xuất phát từ lý do trên, tôi đã chọn vấn đề “Nghiên cứu xây dựng danh
mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
học, với mong muốn góp phần tăng cƣờng hơn nữa hiệu quả công tác thu thập,
bổ sung tài liệu và công tác quản lý tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ
Trung ƣơng Đảng, không ngừng hoàn thiện thành phần tài liệu thuộc Phông lƣu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý, khai
thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ của Đảng.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu
- Xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lƣu vào Kho lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng.
- Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc
diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói
chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào các kho lƣu
trữ nói riêng.
- Khảo sát thực trạng tình hình nộp lƣu tài liệu vào Kho lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng trong những năm qua.
- Nhận xét, đánh giá kết quả đạt đƣợc và những việc chƣa làm đƣợc, sự
cần thiết phải xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức và danh mục thành phần
7
tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
- Nghiên cứu, xác định các phƣơng pháp cụ thể để xây dựng danh mục
các cơ quan, tổ chức, danh mục thành phần tài liệu là nguồn nộp lƣu tài liệu vào
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Từ đó, xây dựng bản danh mục các cơ quan, tổ
chức, danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào Kho lƣu trữ
Trung ƣơng Đảng.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
* Ở nước ngoài
Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn và thành
phần tài liệu trong lƣu trữ để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu
nộp lƣu vào kho lƣu trữ cũng đã đƣợc các nhà lƣu trữ học của nhiều nƣớc đề cập
đến. Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng thuộc diện nộp lƣu
vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng”[19, 03] thì vào những năm 50-60 của thế kỷ
XX, các nhà lƣu trữ Liên Xô đã rất quan tâm đến công tác sƣu tầm, thu thập tài
liệu lƣu trữ, tập trung nghiên cứu về vấn đề xác định các cơ quan, tổ chức và
thành phần tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lƣu trữ để quản lý.
Năm 1960, bản danh mục mẫu các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp có tài liệu nộp
lƣu hoặc không thuộc diện nộp lƣu vào các viện lƣu trữ Nhà nƣớc đƣợc xây
dựng. Trên cơ sở bản danh mục mẫu này, các cơ quan lƣu trữ phải lập danh sách
các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp của cấp mình để xác định các cơ quan là nguồn
nộp lƣu và thành phần thuộc diện nộp lƣu vào các viện lƣu trữ nhà nƣớc. Năm
1973, nhằm nâng cao chất lƣợng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lƣu trữ,
bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào các Viện Lƣu trữ Nhà nƣớc Liên
Xô đƣợc ban hành. Bảng kê này là công cụ để xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp lƣu, trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lƣu trữ
Nhà nƣớc. Năm 1983, theo Tiêu chuẩn quốc gia 16487-83 của Liên Xô, việc xác
định nguồn nộp lƣu tài liệu đƣợc xác định là một hệ thống các biện pháp bổ
sung lƣu trữ, phù hợp với thẩm quyền thu thập của các viện lƣu trữ quốc gia.
8
Theo tiêu chuẩn này, nguồn nộp lƣu tài liệu lƣu trữ là các cơ quan, tổ chức hay
cá nhân có tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào các viện lƣu trữ. Năm 1987, Tổng cục
Lƣu trữ Liên Xô và Viện nghiên cứu văn bản học và công tác lƣu trữ đã ban
hành bản “Hƣớng dẫn xác định nguồn nộp lƣu vào các viện lƣu trữ Nhà nƣớc,
danh mục các cơ quan thuộc diện nộp lƣu tài liệu và không nộp lƣu tài liệu vào
các viện lƣu trữ Nhà nƣớc” [1]. Đây là công cụ đắc lực để giúp các viện lƣu trữ
nhà nƣớc Liên Xô căn cứ vào đó lựa chọn tài liệu nộp lƣu đƣợc dễ dàng, thuận
lợi và chất lƣợng hơn. Ủy ban Trung ƣơng Đảng Cộng sản Liên Xô năm 1984 đã
ban hành “Bảng kê những tài liệu của các cơ quan lãnh đạo và các tổ chức cơ sở
Đảng thuộc diện nộp lƣu vào các cơ quan lƣu trữ Đảng”. Đây là danh mục các
tài liệu chủ yếu của các cơ quan lãnh đạo cao nhất và các cơ quan Trung ƣơng
Đảng Cộng sản Liên Xô do Cục Lƣu trữ Viện Mác - Lênin trực thuộc Ủy ban
Trung ƣơng Đảng Cộng sản Liên Xô và các cơ quan lƣu trữ Đảng trong toàn
Liên bang xây dựng. Đây là một công cụ chỉ đạo và hƣớng dẫn lựa chọn những
tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc diện phải giao nộp vào các lƣu trữ
Đảng, tránh loại huỷ nhầm tài liệu, đồng thời loại những tài liệu không có giá trị
ra khỏi các kho lƣu trữ [2].
Ở Cộng hòa Dân chủ Đức, các tài liệu có giá trị lƣu trữ từ các cơ quan
lãnh đạo và các cơ quan giúp việc Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Xã hội chủ
nghĩa thống nhất Đức đƣợc giao nộp vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng dựa trên
“Bản danh mục tài liệu có giá trị lịch sử của Đảng Xã hội chủ nghĩa Thống nhất
Đức” (ban hành năm 1969). Bản danh mục đƣợc bố cục theo 9 lĩnh vực: những
vấn đề cơ bản và hoạt động lãnh đạo chung; những vấn đề tổ chức và cán bộ, sự
hợp tác với các tổ chức quần chúng; cổ động và tuyên truyền; chính sách khoa
học, giáo dục và văn hóa; chính sách kinh tế; những vấn đề nhà nƣớc; chính
sách quốc tế và kinh tế; chính sách đối ngoại và các quan hệ quốc tế; tài chính
Đảng. Bản danh mục này đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ hƣớng dẫn việc đánh
giá, thu thập, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong các cơ
quan, tổ chức quan trọng của Đảng Xã hội chủ nghĩa thống nhất Đức và phải
9
đƣợc bảo quản vĩnh viễn trong các kho lƣu trữ Đảng [35].
Tại Vƣơng quốc Anh, các nhà lƣu trữ Anh cho rằng giá trị tài liệu trƣớc
hết phụ thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông. Họ nhấn mạnh đến
việc phân biệt giá trị hiển nhiên của tài liệu, đó là những thông tin về cơ cấu tổ
chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị phản ánh
của tài liệu đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể [21].
Ở Cộng hòa Pháp, các nhà lƣu trữ Pháp lại có quan điểm: lựa chọn tài liệu
để nộp lƣu vào các viện lƣu trữ từ các nguồn nộp lƣu không chỉ quan tâm đến
các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá
trị để loại hủy [21].
Hiện nay, rất nhiều nƣớc trên thế giới cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống
lý luận bằng những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập, bổ sung tài liệu
vào lƣu trữ. Nhƣng tựu chung lại, những nghiên cứu đó đều nhằm mục đích là
lựa chọn những tài liệu có giá trị để đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ,
tránh loại hủy nhầm tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu đã hết giá trị.
Những kết quả nghiên cứu trên là những tƣ liệu rất bổ ích để tác giả kế thừa,
tham khảo, vận dụng vào quá trình nghiên cứu của mình.
* Ở trong nước
Đề cập đến việc nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu
vào lƣu trữ đã đƣợc nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu và đã đạt đƣợc những kết
quả nhất định. Đáng chú ý là đề tài “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần
tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc
gia” (chủ nhiệm TS Nguyễn Cảnh Đƣơng, 1993); đề tài “Nghiên cứu xác định
nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” (chủ nhiệm Nguyễn
Quang Lệ, 1993); đề tài “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu
nghe – nhìn nộp vào lưu trữ lịch sử”(chủ nhiệm: ThS Nguyễn Minh Sơn, 2006).
Bên cạnh đó là các đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu
khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, 1995, “Nghiên cứu nguồn và thành
phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, 1997 do TS
10
Nguyễn Minh Phƣơng làm chủ nhiệm.
Hầu hết các công trình nghiên cứu ở trên đều nhằm mục đích chính là để
lựa chọn đƣợc những nguồn tài liệu có giá trị cần thu thập, bổ sung vào các kho
lƣu trữ. Kết quả của các đề tài nghiên cứu trên đƣợc thể hiện bởi việc ra đời một
số văn bản nhƣ Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức –
Cán bộ Chính phủ ban hành “Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lƣu hồ
sơ tài liệu vào các trung tâm lƣu trữ quốc gia” và Hƣớng dẫn số 330-NVĐP,
ngày 02-8-1996 của Cục Lƣu trữ nhà nƣớc về “Danh mục các cơ quan là nguồn
nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng”; Thông tƣ số
04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp”; Quyết định số
115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc ban
hành “Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào
Trung tâm lƣu trữ quốc gia II”; Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày
25/5/2009 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành “Danh mục số 1 các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm lƣu trữ quốc gia
III”.
Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam cũng đề cập
đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu nhƣ bài viết “Một số kinh nghiệm về
công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Trà
(số 3, năm 2005); bài viết “Vài nét về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ đảng
với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử,” của TS. Nguyễn Lệ
Nhung (số 1, 2007).
Một số luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ cũng chọn đề tài xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu để nghiên cứu, nhƣ đề tài “Xác định nguồn
và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu
trữ huyện ủy” của học viên Nguyễn Ngọc Quý, năm 2008; đề tài “Cơ sở khoa
học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu
trữ” của học viên Nguyễn Trọng Biên, năm 2002.
11
Trong các cuốn giáo trình dạy cho sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ bậc
đại học, cao đẳng và trung cấp, nhƣ “Công tác lưu trữ Việt Nam”, do Nhà xuất
bản Khoa học xã hội phát hành năm 1987, “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990
cũng đƣợc đề cập đến vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào
các kho lƣu trữ.
Đối với các cơ quan lƣu trữ của Đảng, vấn đề nguồn và thành phần tài
liệu nộp lƣu đƣợc đề cập trong nhiều văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của Trung
ƣơng nhƣ Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23 tháng 9 năm 1987, Quy định 210QĐ/TW ngày 6 tháng 3 năm 2009 của Ban Bí thƣ về Phông lƣu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam. Những văn bản đó đã có tác dụng rất lớn trong việc tổ chức, thực
hiện công tác thu thập tài liệu vào các kho lƣu trữ cấp ủy từ Trung ƣơng đến địa
phƣơng, đƣa công tác này dần đi vào nền nếp, góp phần tối ƣu hóa thành phần
và nội dung tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Một số đề tài của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã đƣợc
nghiên cứu nhƣ Đề tài "Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho
lưu trữ Trung ương Đảng" (mã số KX-02/VP-1998, chủ nhiệm Nguyễn Lệ
Nhung). Đề tài đã đƣa ra phƣơng pháp luận xác định nguồn nộp lƣu, thống kê
các thành phần tài liệu cơ bản cần thu thập vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Đây là đề tài đề cập khá sâu đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào Kho
lƣu trữ Trung ƣơng Đảng [25]. Tuy nhiên, đến nay theo Luật Lƣu trữ 2011 và
Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thƣ ngày 6 tháng 3 năm 2009 về Phông lƣu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thì thành phần tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam đã đƣợc mở rộng đối với các tổ chức chính trị - xã hội. Đồng thời,
do việc sáp nhập, giải thể của một số cơ quan Đảng cấp Trung ƣơng, giải thể
Đảng Đoàn, ban cán sự một số bộ, ban ngành; chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy, lề lối làm việc của các cơ quan, tổ chức đảng có sự thay đổi. Do đó, nguồn
nộp lƣu và thành phần tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng cần có
sự sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn. Mặt khác, cần cụ thể hóa thành
12
phần tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng cho phù hợp với tinh
thần Luật Lƣu trữ và Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thƣ về Phông lƣu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam.
Bên cạnh đó, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cũng đã tổ chức nghiên
cứu các đề tài, đề án có liên quan đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, nhƣ đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia” (chủ nhiệm ThS. Hoàng Thị Bạch Yến,
2002); đề tài “Nghiên cứu tiêu chí xác định phông lưu trữ cá nhân thuộc diện
quản lý của Kho lưu trữ Trung ương Đảng” (chủ nhiệm Nguyễn Văn Lanh,
2006); đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của
các cơ quan, tổ chức đảng từ trung ương đến địa phương” (chủ nhiệm ThS.
Nguyễn Thị Hồng Phƣợng, 2005); đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu tài liệu chủ yếu của các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung
ương” (chủ nhiệm ThS. Nguyễn Thị Hải Vân, 2012).
Kết quả của các công trình nghiên cứu, các bài viết, các giáo trình
giảng dạy trên đây là nguồn tƣ liệu phong phú để tác giả tham khảo, kế thừa,
vận dụng vào tình hình thực tiễn nghiên cứu để xây dựng Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Đề tài đã kế thừa và công nhận các đề tài nghiên cứu trƣớc về xác định
nguồn và thành phần tài liệu vào các kho lƣu trữ cấp ủy Đảng về phƣơng pháp
luận nghiên cứu, về cách thức tiến hành xác định nguồn và thành phần tài liệu
nộp lƣu vào kho lƣu trữ phù hợp với thẩm quyền thu thập và phạm vi quản lý tài
liệu của kho lƣu trữ. Đề tài có điểm mới và khác đề tài nghiên cứu của Tiến sỹ
Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài): “ Xác định nguồn và thành phần tài liệu
của các cơ quan tổ chức đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng” (mã số KX-02/VP-1998), là xác định thêm một số cơ quan, tổ chức là
nguồn nộp lƣu và thuộc diện bắt buộc nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng để
phù hợp với Luật lƣu trữ 2011 và Quy định 210 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu
13
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; xác định thêm thành phần tài liệu của các tổ chức
chính trị - xã hội thuộc diện phải nộp lƣu tài liệu; xác định thêm thẩm quyền thu
thập tài liệu và phạm vi quản lý tài liệu của Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đƣợc
mở rộng hơn so với trƣớc; Đề tài trƣớc kia mới chỉ dừng ở mức độ nghiên cứu,
đƣa ra phƣơng pháp để xác định nguồn và thành phần nộp lƣu vào Kho lƣu trữ
Trung ƣơng Đảng, chƣa cụ thể hóa thành Danh mục tên cụ thể các cơ quan, tổ
chức là nguồn nộp lƣu và Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức
đó thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, đề tài này đã giải
quyết việc đó; Đề tài trƣớc kia đƣa ra thành phần tài liệu nộp lƣu theo các nhóm
tài liệu theo tất cả các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, đề tài
này đã đƣa ra các nhóm hồ sơ tài liệu theo từng khối các cơ quan, tổ chức Đảng,
tổ chức chính trị xã hội để các cơ quan, tổ chức căn cứ vào các nhóm cơ quan
đó, định hình cơ quan mình ở nhóm cơ quan nào để tổ chức lựa chọn, chuẩn bị
tài liệu nộp lƣu đƣợc đầy đủ, chính xác, dễ dàng, thuận lợi. Đề tài mang tính ứng
dụng trong thực tiễn, áp dụng tại thời điểm hiện nay.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của Kho lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng.
- Kết quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
- Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng.
- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội ở cấp Trung ƣơng thuộc nguồn nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng và các nhóm tài liệu cơ bản (tài liệu hành chính trên chất liệu giấy) hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị
14
- xã hội ở cấp Trung ƣơng. Đề tài chƣa có điều kiện nghiên cứu thành phần tài
liệu thuộc các phông cá nhân và các nhóm tài liệu trên các chất liệu khác nhƣ:
phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử.
5. Nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo các nguồn tƣ liệu sau:
- Các giáo trình nghiệp vụ của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn đang hiện hành của Đảng và Nhà nƣớc
về công tác văn thƣ, lƣu trữ, đặc biệt là một số văn bản quan trọng nhƣ: Luật
Lƣu trữ 2011, Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987, Quy định số 210QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của Ban Bí thƣ về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam.
- Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án liên quan đến
công tác thu thập, bổ sung tài liệu, công tác xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp lƣu.
- Các báo cáo tình hình công tác văn thƣ, lƣu trữ của Đảng hàng năm; báo
cáo thống kê, văn bản hồ sơ phông, mục lục hồ sơ các phông đang bảo quản tại
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc, tổ chức
bộ máy của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung
ƣơng.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài, tác giả đã vận dụng phƣơng
pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Các phƣơng pháp đƣợc sử dụng:
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: đƣợc sử dụng trong việc phân tích
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, sự hình thành tài liệu, thành phần tài liệu
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội để lựa chọn các cơ
quan, tổ chức đồng nhất về chức năng, nhiệm vụ, lựa chọn nhóm các hồ sơ, tài
15
liệu chung nhất, cơ bản nhất cho việc xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng. Phân tích giá trị của tài liệu để lựa
chọn những tài liệu của các cơ quan, tổ chức cần đƣợc đƣa vào bảo quản trong
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
- Phƣơng pháp hệ thống: đƣợc sử dụng trong quá trình khảo sát, đánh giá,
phân tích thực trạng tình hình nộp lƣu tài liệu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng; nghiên cứu hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng; khái quát thành phần, nội dung tài liệu đƣợc hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức
chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế, thống kê: đƣợc sử dụng trong việc khảo
sát, đánh giá các phông tài liệu, các tài liệu chủ yếu trong phông có ở trong Kho
lƣu trữ Trung ƣơng, khảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu đƣợc hình
thành trong quá trình hoạt động của một số cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng.
7. Đóng góp của đề tài
- Giải quyết yêu cầu thực tế về việc xây dựng danh mục nguồn và thành
phần tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
- Kết quả nghiên cứu sẽ là một trong những tiền đề để Cục Lƣu trữ Văn
phòng Trung ƣơng Đảng tham mƣu giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ƣơng ban
hành Quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng; đồng thời là căn cứ để hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng có giao nộp tài liệu lƣu trữ vào
Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đƣợc thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ và đúng phạm vi,
thẩm quyền đã đƣợc quy định.
- Những kết quả đạt đƣợc của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận và thực tiễn về công tác lƣu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài
liệu nói riêng. Đồng thời là một nguồn tài liệu tham khảo đối với học viên, sinh
viên chuyên ngành Lƣu trữ học về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các
16
kho lƣu trữ lịch sử.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận
văn gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ
Trung ƣơng Đảng
Chƣơng 3: Xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện
nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
Để hoàn thành bản luận văn này, tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Ban Giám
hiệu, Phòng Đào tạo Sau đại học, các thầy cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học
Quốc gia Hà Nội, nơi tác giả học tập; cảm ơn lãnh đạo Cục Lƣu trữ Văn phòng
Trung ƣơng Đảng nơi tác giả công tác đã tạo mọi điều kiện để hoàn thành bản
luận văn này. Cảm ơn gia đình, ngƣời thân, bạn bè đã luôn động viên tác giả
trong suốt quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Tiến sĩ
Nguyễn Lệ Nhung đã tận tình hƣớng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu
và hoàn thành luận văn.
Hà Nội, tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn
Lương Thị Tuyết Trinh
17
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG
DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu
nộp lƣu vào kho lƣu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
- Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của nƣớc
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ
chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin [20, 9].
Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam.
- Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc
hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật
lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị xã hội [20, 9 ].
- Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu
lƣu trữ của cơ quan, tổ chức [20, 8].
- Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu lƣu
trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp nhận từ Lƣu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác [20, 8].
- Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử [20, 10].
- Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn,
chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lƣu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã đƣợc Nhà nƣớc quy định [5, 14].
18
Nhƣ vậy, bổ sung tài liệu đã đƣợc xem là cả một hệ thống các biện pháp
có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu và thành
phần tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lƣu tài liệu vào các phòng, kho lƣu trữ.
- Nguồn nộp lƣu : là đối tƣợng thu thập, bổ sung lƣu trữ của một lƣu trữ
nhất định. Nguồn nộp lƣu của lƣu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong
cơ quan đã sử dụng xong ở văn thƣ. Nguồn nộp lƣu của lƣu trữ cố định là tài
liệu của các lƣu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập. Các cơ quan có lƣu
trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ cố định đƣợc khái quát thành
danh mục các cơ quan là nguồn nộp lƣu. Danh mục này thƣờng đƣợc pháp quy
hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lƣu trữ của lƣu trữ
cố định [5; 52, 53].
- Xác định nguồn nộp lƣu là xác định các đối tƣợng thuộc thẩm quyền thu
thập, bổ sung tài liệu của một lƣu trữ nhất định.
- Danh mục nguồn nộp lƣu là bản kê các đối tƣợng thuộc thẩm quyền thu
thập, bổ sung tài liệu của một lƣu trữ nhất định.
Danh mục nguồn nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng là bản kê các
đối tƣợng thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng. Thực chất đây chính là Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng là nguồn nộp lƣu tài liệu vào Kho lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng.
- Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đƣợc tập hợp theo những đặc
trƣng nhất định. Có nhiều đặc trƣng đƣợc sử dụng để phân loại thành phần tài
liệu nhƣ: căn cứ theo nội dung (chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu
của cơ quan sản sinh ra tài liệu), căn cứ theo thể loại văn bản (tên loại văn bản),
căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu (tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi
hình)…
- Danh mục thành phần tài liệu: là bảng kê những nhóm tài liệu chủ yếu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức có giá trị, phản
19
ánh chức năng, nhiệm vụ và những hoạt động chủ yếu của các cơ quan, tổ chức
phải nộp lƣu vào kho lƣu trữ để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
- Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng: là bảng kê những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung
ƣơng có giá trị, phản ánh chức năng, nhiệm vụ và những hoạt động chủ yếu của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ƣơng phải nộp
lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng để bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
- Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên
tắc, tiêu chuẩn của khoa học lƣu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo
quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để huỷ [5, 89].
Xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài liệu trong
lƣu trữ có quan hệ mật thiết với nhau. Việc vận dụng các nguyên tắc, phƣơng
pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong các kho lƣu
trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần phải giao nộp vào các kho
lƣu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy.
- Thời hạn nộp lưu: “Thời hạn quy định nộp tài liệu từ văn thƣ vào lƣu trữ
hiện hành hoặc từ lƣu trữ hiện hành vào lƣu trữ lịch sử” [5, 79].
- Thẩm quyền lưu trữ: “Quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lƣu trữ của
một lƣu trữ cố định trong một khu vực hành chính – lãnh thổ đối với các cơ
quan đƣợc xác định là nguồn nộp lƣu. Thẩm quyền lƣu trữ thƣờng đƣợc pháp
quy hóa để đảm bảo việc thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ có hiệu quả” [5, 76].
Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Ngọc Quý trong đề tài “Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu vào
kho lƣu trữ huyện ủy” [26, 26] thì việc quản lý tài liệu đã đƣợc phân cấp rõ ràng
từ thẩm quyền quản lý tài liệu ở văn thƣ cơ quan, thẩm quyền quản lý tài liệu
của lƣu trữ hiện hành đến thẩm quyền quản lý tài liệu ở lƣu trữ lịch sử. Các cơ
quan là nguồn nộp lƣu trong danh mục đƣợc gọi là khu vực thẩm quyền của lƣu
trữ lịch sử. Lƣu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rất rộng, lƣu trữ lịch sử vừa
20
- Xem thêm -