Tài liệu Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN =========== NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THÁC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG HÀ NỘI, 2008 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU TRANG 1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 1 2 Mục tiêu của đề tài 4 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5 6 Nguồn tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu 9 7 Đóng góp của đề tài 10 8 Bố cục của đề tài 10 NỘI DUNG Chương 1 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 1.1 Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Nhà nước 12 Việt Nam 1.1.1 Sự hình thành và kết quả hoạt động của Ngân hàng Nhà nước 12 Việt Nham 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân 23 hàng Nhà nước Việt Nam 1.2 Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành 26 trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 1.3 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài 31 liệu trong hồ sơ 1.3.1 Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Ngân hàng Nhà nước Việt 31 Nam 1.3.2 Ý nghĩa của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 42 Chương 2 Xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.1 Cơ sở lý luận, khoa học cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh 47 mục hồ sơ 2.2 Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ 52 2.3 Nguyên tắc và yêu cầu của việc xây dựng Danh mục hồ sơ và xác 54 định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.3.1 Nguyên tắc của việc lập Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu 55 trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.3.2 Yêu cầu của việc xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu 59 trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.4 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần 62 tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.4.1 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ 62 2.4.2 Phương pháp xây dựng Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành 75 Chương 3 Cấu trúc, cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 3.1 Cấu trúc của Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ 83 hiện hành 3.1.1 Cấu trúc của Danh mục hồ sơ 83 3.1.2 Cấu trúc của Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành 87 Cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ 89 3.2 hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam PHẦN KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1 2 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tổ chức tín dụng NHNN VN TCTD 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Tiến hành cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu và càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thƣơng mại thế giới (WTO) cũng nhƣ để thực hiện mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta là cải cách thể chế hành chính, trong đó tập trung vào khâu đột phá là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Thực vậy, cải cách thủ tục hành chính đã đƣợc Nhà nƣớc quan tâm, thể hiện ở chỗ Thủ tƣớng Chính phủ đã ký Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 Phê duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc giai đoạn 2007-2010. Để triển khai Quyết định số 30 này, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tƣớng Chính phủ đã đƣợc thành lập để thực hiện Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính. Đến nay, Tổ công tác thực hiện Đề án 30 tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã đƣợc thành lập để triển khai các nội dung liên quan đến Đề án. Tổ Đề án 30 của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (NHNN VN) hiện nay cũng đang tích cực triển khai các chỉ đạo của Thủ tƣớng Chính phủ về cải cách thủ tục hành chính. Theo hƣớng dẫn của Tổ công tác chuyên trách của Thủ tƣớng Chính phủ, thủ tục hành chính đƣợc xác định là quy định của cơ quan nhà nƣớc về hồ sơ, trình tự, cách thức để giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức trong một thời hạn nhất định. Nhƣ vậy, trong thủ tục hành chính, thủ tục văn thƣ là phần rất quan trọng. Thủ tục văn thƣ bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, lƣu trữ văn bản để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý. Việc cải cách thủ tục hành chính nhằm xây dựng những quy trình hợp lý, khoa học để cung cấp các dịch vụ công một cách tốt nhất cho ngƣời dân và phục vụ hiệu 2 quả cho hoạt động quản lý. Cải cách thủ tục văn thƣ cũng vậy, đòi hỏi phải xây dựng, chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ văn thƣ (quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; việc lập hồ sơ công việc…) nhằm góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính. Một trong những giải pháp quan trọng để xây dựng đƣợc các quy trình hợp lý, khoa học đó là áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng quốc tế ISO. Việc áp dụng ISO trong công tác quản lý với mục tiêu xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để ngƣời đứng đầu cơ quan hành chính nhà nƣớc kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bƣớc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công (đây chính là mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đƣợc quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc). Việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO có ảnh hƣởng quan trọng đến việc lập hồ sơ - một nội dung công việc quan trọng của công tác văn thƣ. Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bƣớc giải quyết công việc trong quy trình đó đều đƣợc thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ đƣợc kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lƣợng. Nhƣ vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đƣợc lập hồ sơ một cách khoa học sẽ góp phần quan trọng để đạt đƣợc mục tiêu và kết quả của việc áp dụng ISO vào công tác quản lý cũng nhƣ sự thành công của công cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta. Tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác với số lƣợng nhiều là gánh nặng không chỉ đối với các cán bộ văn thƣ, cán bộ lƣu trữ mà cả đối với các cán bộ chuyên môn. Nếu tài liệu không đƣợc tiến hành lập hồ sơ ngay trong quá trình giải quyết công việc qua năm tháng sẽ trở thành những bó, gói 3 tài liệu lộn xộn, lúc đó, càng trở thành gánh nặng và gây ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng, hiệu suất công việc, tới việc quản lý chặt chẽ tài liệu và công tác lƣu trữ. Thực trạng việc lập hồ sơ hiện hành ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, phát huy đƣợc những ý nghĩa thực sự của công tác lập hồ sơ đối với công tác quản lý, và công cuộc cải cách hành chính nhà nƣớc. Đề tài luận văn đƣợc thực hiện không nằm ngoài mục đích, ý nghĩa góp phần cải thiện công tác lập hồ sơ. Lập hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt những công việc này sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng công việc của cán bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thƣ, lƣu trữ. Để công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan đi vào nề nếp, mang tính khoa học, thống nhất cần thiết phải xây dựng bản Danh mục hồ sơ, và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ. NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực quan trọng của đất nƣớc - lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng. Trong quá trình hoạt động, NHNN VN sản sinh ra khối lƣợng văn bản lớn, đa dạng, phong phú về nội dung. Việc quản lý chặt chẽ khối tài liệu này là điều hết sức quan trọng để phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN. Hiện nay, NHNN VN chƣa xây dựng đƣợc bản danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ cũng chƣa có hƣớng dẫn cụ thể dẫn đến tình trạng hồ sơ chƣa đƣợc lập, đƣợc lập nhƣng chƣa hoàn chỉnh, tài liệu rời lẻ, gây ảnh hƣởng rất lớn đến công tác lƣu trữ và việc quản lý chặt chẽ tài liệu. Chính vì vậy, chúng tôi chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt nam để làm luận văn của mình. Xây dựng bản Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ là một giải pháp quan trọng giúp cho công tác lập hồ sơ tại các cơ quan nói chung, tại NHNN VN nói riêng đi vào nề nếp. Khi thực hiện đề tài, chúng tôi có điều kiện tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành của 4 NHNN VN, thấy đƣợc những thuận lợi và tồn tại của công tác này đồng thời khảo sát thực tế tài liệu để từ đó nghiên cứu đề xuất bản Danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN. Thông qua đó, chúng tôi mong muốn góp phần khắc phục những tồn tại trong công tác lập hồ sơ tại Ngân hàng và từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp, góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và nâng cao chất lƣợng công tác hàng ngày của cán bộ, công chức của Ngân hàng. 2. Mục tiêu của đề tài Từ những ý nghĩa trên, đề tài của chúng tôi đƣợc thực hiện nhằm hƣớng tới các mục tiêu sau: - Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc và phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ của NHNN VN. - Nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ sản sinh trong hoạt động đặc thù của NHNN VN. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: với những mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu; các văn bản của Nhà nƣớc, của NHNN VN quy định, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ. - Phạm vi nghiên cứu: NHNN VN là cơ quan lớn thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng trong cả nƣớc. Để thực hiện chức năng đó, cơ cấu tổ chức của NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Vì vậy, để thực hiện tốt mục tiêu của đề tài, chúng tôi đặt trọng tâm nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ cho một số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín dụng, Vụ Quản lý ngoại hối và Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng) thực hiện chức năng tham mƣu về các hoạt động mang tính đặc thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và thành lập, phát triển các ngân hàng) của 5 NHNN VN và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hình thành trong hoạt động của các đơn vị đó mà không đi sâu tìm hiểu những nội dung này ở các đơn vị trực thuộc Ngân hàng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Với những mục tiêu đặt ra, luận văn hƣớng vào giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh mục hồ sơ; - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của NHNN VN; của các đơn vị thuộc phạm vi nghiên cứu. - Khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu. - Tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN; - Xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành của NHNN VN. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ. Chất lƣợng của công tác này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng tài liệu giao nộp vào lƣu trữ cơ quan cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử. Nhƣ vậy, việc lập hồ sơ đƣợc thực hiện một cách khoa học sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện để công tác lƣu trữ phát triển, từ đó từng bƣớc phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ. Với ý nghĩa đó, Nhà nƣớc và cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ đã ban hành các văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành bắt buộc các cơ quan, cá nhân phải thực hiện, trong đó có lập danh mục hồ sơ. Văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên đề cập tới công tác văn thƣ, lƣu trữ, trong đó có những quy định sơ lƣợc về lập hồ sơ đó là Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành theo 6 Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963. Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 do Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành, trong đó có quy định đối tƣợng chịu trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành. Để cụ thể hoá những quy định có tính nguyên tắc nhất về công tác văn thƣ trong Pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thƣ, trong đó có những quy định khá cụ thể chi tiết một số vấn đề về lập hồ sơ hiện hành. Hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cũng đã có các văn bản nhƣ: Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan và Công văn số 344-NV ngày 31/12/1984 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Hướng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lý hành chính ở cơ quan Bộ. Danh mục hồ sơ có ý nghĩa quan trọng góp phần giúp công tác lập hồ sơ đƣợc thực hiện tốt, vì vậy, bản Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành năm 1977 đã có những quy định khá cụ thể các vấn đề liên quan đến lập danh mục hồ sơ. Những văn bản trên của Nhà nƣớc quy định về công tác lập hồ sơ - một hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật - đã đƣợc chú ý để áp dụng trong thực tiễn cũng nhƣ đƣợc chú ý để nghiên cứu, trao đổi trên phƣơng diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình nhƣ: các giáo trình, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, các khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, niên luận của sinh viên chuyên ngành. Trƣớc hết, đó là các cuốn sách dùng để giảng dạy cho sinh viên các hệ chính quy, tại chức ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; dùng trong đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng ngày, nhƣ: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS.TS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006… Các giáo trình này có nội dung bám sát chƣơng trình các môn học về 7 công tác văn thƣ và trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết thực tiễn về công tác này nên thực sự là những nguồn tài liệu bổ ích cho bất cứ ai muốn nghiên cứu tìm hiểu những nội dung liên quan đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ nói riêng. Các bài viết của đông đảo tác giả, cán bộ lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ nhằm trao đổi kinh nghiệm về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ để xây dựng và phát triển lý luận và thực tiễn của công tác này nhƣ: “Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ và công tác lập hồ sơ” của tác giả Nguyễn Xuân Nung (Tập san công tác lƣu trữ số 1 năm 1970); “Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn về công tác lập hồ sơ hiện hành ở nước ta” của tác giả Lê Thị Năm (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1974); “Mấy ý kiến nhỏ xung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ” của tác giả Võ Chiến Thắng (Tập san công tác lƣu trữ số 1 năm 1970)…Những bài viết này đã đề cập đến nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; trao đổi, phổ biến kinh nghiệm về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ. Là một nghiệp vụ quan trọng và khó nên những bài viết về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ đăng trên tập san và tạp chí chuyên ngành đã thực sự có ý nghĩa hƣớng dẫn, phổ biến rộng rãi kinh nghiệm cho các cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, những ngƣời nghiên cứu tham khảo. Nghiên cứu Danh mục hồ sơ cũng đƣợc lựa chọn làm đề tài khoa học cấp Ngành, đó là đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn về danh mục hồ sơ ở các cơ quan” của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh. Thực trạng lập hồ sơ chƣa tốt ở các cơ quan, việc xây dựng danh mục hồ sơ hầu nhƣ chƣa đƣợc các cơ quan thực hiện cho thấy việc nghiên cứu thực tiễn cũng nhƣ xây dựng và phát triển lý luận về vấn đề này là yêu cầu thiết thực. Vì vậy, đề tài cấp ngành của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh đã góp phần khẳng định tầm quan trọng và ý nghĩa của bản danh mục hồ sơ đối với công tác lập hồ sơ hiện hành cũng nhƣ phát triển về mặt lý luận và thực tiễn công tác lập danh mục hồ sơ. 8 Về phía sinh viên, nghiên cứu danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành cũng là đề tài đƣợc quan tâm trong các công trình nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học, niên luận, khoá luận tốt nghiệp). Có thể kể đến nhƣ: Niên luận năm thứ 3 với đề tài “Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Văn phòng đăng ký đất và nhà UBND Quận Thanh Xuân” của Nguyễn Thuỳ Dƣơng; các khoá luận tốt nghiệp: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của Ban Tài chính Kế toán Tổng công ty Điện lực Việt Nam” của tác giả Đặng Thanh Lan; “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông” của tác giả Trần Thị Hằng”…Những đề tài này ở các phạm vi và mục tiêu nghiên cứu khác nhau đã đề cập đến lý luận xây dựng danh mục hồ sơ đƣợc áp dụng đối với cơ quan, đơn vị cụ thể. Có thể nói, từ kiến thức đƣợc đào tạo trong nhà trƣờng về công tác văn thƣ, sinh viên thực hiện các công trình nghiên cứu thực tế nhƣ vậy rất có ý nghĩa để củng cố và nâng cao nhận thức lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; góp phần hoàn thiện lý luận và thực tiễn về công tác này. Đồng thời, đó cũng là các công trình nghiên cứu giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn, phục vụ cho công việc sau này. Nhƣ vậy, tìm hiểu về lập danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ đã đƣợc đề cập không ít trong các công trình nghiên cứu khoa học. Các công trình này tập trung nghiên cứu lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở các cơ quan nói chung, ở một số cơ quan cụ thể nhƣ: UBND Quận, Sở Nội Vụ, cơ quan Cụm Cảng Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông, Tổng Công ty điện lực và chủ yếu đi sâu tìm hiểu nhóm hồ sơ, tài liệu chung hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng quản lý hành chính chung và phổ biến nhất ở hầu hết các cơ quan hành chính nhà nƣớc (nhƣ: tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng, tài liệu tài chính kế toán, tài liệu thi đua khen thƣởng, lao 9 động tiền lƣơng, thanh tra…) mà chƣa đi sâu tìm hiểu các tài liệu quản lý chuyên ngành. NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc về hoạt động tiền tệ, tín dụng, ngân hàng trong cả nƣớc; nhằm ổn định giá trị đồng tiền, kiềm chế lạm phát và tăng trƣởng kinh tế an toàn. Vì vậy, các công trình nghiên cứu đƣợc thực hiện tại NHNN VN đều tập trung làm sáng tỏ vị trí, vai trò, tổ chức hoạt động, chiến lƣợc phát triển ngân hàng và những vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng (vấn đề tạo vốn, thanh toán không dùng tiền mặt…). Trong khi đó, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là phƣơng tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của Ngân hàng thì chƣa đƣợc tìm hiểu đúng mức. Nghiên cứu về văn bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN đã đƣợc tác giả Lƣơng Quang Huy tìm hiểu năm 1996 với đề tài: Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận văn Cử nhân Khoa học chuyên ngành Lƣu trữ-Lịch sử). Nhƣng nghiên cứu giải pháp để các văn bản này đƣợc quản lý một cách chặt chẽ, khoa học, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN thì chƣa có công trình nào nghiên cứu. Xuất phát ý nghĩa thiết thực này, chúng tôi quyết định nghiên cứu việc lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ nhằm đƣa công tác lập hồ sơ tại NHNN VN đi vào nề nếp, thống nhất. 6. Nguồn tài liệu tham khảo và phƣơng pháp nghiên cứu - Nguồn tài liệu tham khảo: + Các văn bản của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ; + Các sách, giáo trình về công tác văn thƣ, lƣu trữ; + Một số đề tài nghiên cứu (Niên luận, Báo cáo khoa học, Khoá luận tốt nghiệp) có liên quan đến đề tài; + Các văn bản của NHNN VN về công tác văn thƣ, lƣu trữ, về hoạt động ngân hàng; 10 + Các tài liệu điều tra thực tế: các hồ sơ lƣu trữ về hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam… - Phƣơng pháp nghiên cứu: Để hoàn thành đề tài, chúng tôi đã vận dụng các phƣơng pháp nghiên cứu: Phƣơng pháp luận thực hiện đề tài: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể: phƣơng pháp khảo sát thực tế, điều tra, thống kê đƣợc áp dụng trong quá trình tìm hiểu về hệ thống văn bản, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động và thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam; phƣơng pháp mô tả, phƣơng pháp phân tích và tổng hợp, thống kê đƣợc sử dụng để phân tích thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng Danh mục hồ sơ; phƣơng pháp hệ thống: đƣợc sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và tài liệu trong một hồ sơ. 7. Đóng góp của đề tài Lập hồ sơ hiện hành là một trong những khâu yếu kém hiện nay của công tác văn thƣ ở hầu hết các cơ quan. Một trong những nguyên nhân của tình trạng này là các cơ quan chƣa xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ mẫu hàng năm, và chƣa có những hƣớng dẫn, tập huấn cụ thể đối với việc áp dụng Danh mục hồ sơ đó. Luận văn nghiên cứu về vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cơ quan hiện chƣa xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu hàng năm, vì vậy, nếu đƣợc sự quan tâm và triển khai áp dụng trong thực tế chắc chắn luận văn sẽ có những đóng góp về mặt thực tiễn nhƣ sau: - Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của NHNN VN từ thí điểm đối với hồ sơ, tài liệu của 04 đơn vị thực hiện chức năng tham mƣu cho Thống đốc về lĩnh vực chủ đạo (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và hoạt động ngân hàng) của Ngân hàng; xây dựng Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ của 11 các đơn vị đó. Đây sẽ là những nghiên cứu thiết thực để xây dựng bản Danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan NHNN VN cũng nhƣ Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng, góp phần nâng cao chất lƣợng của công tác lập hồ sơ hiện hành, việc quản lý chặt chẽ tài liệu và tạo thuận lợi cho khai thác sử dụng tài liệu tại NHNN VN. - Từ nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học và pháp lý, luận văn đƣa ra một số kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ, đối với NHNN VN trong việc chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành. 8. Bố cục của đề tài Bố cục của luận văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Đặc điểm tổ chức, hoạt động; thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu và sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam Trong chƣơng này, chúng tôi trình bày đặc điểm tổ chức, hoạt động; thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN để làm nổi bật vị trí, vai trò của Ngân hàng đối với sự phát triển kinh tế xã hội, đồng thời, từ nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại NHNN, chúng tôi khẳng định sự cần thiết của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN. Chƣơng 2: Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam Ở chƣơng này, chúng tôi tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học, cơ sở pháp lý của lập Danh mục hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu và phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN, kết quả là bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành của NHNN VN. 12 Chƣơng 3: Cấu trúc và cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Trong Chƣơng này, chúng tôi trình bày cấu trúc và cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN. 13 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG; THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của NHNN VN 1.1.1. Sự hình thành, phát triển và kết quả hoạt động của NHNN VN Xây dựng nền tiền tệ và hệ thống ngân hàng độc lập, tự chủ có ý nghĩa quyết định đến cuộc cách mạng giành độc lập dân tộc cũng nhƣ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ vững chắc chủ nghĩa xã hội ở nƣớc ta. Hệ thống ngân hàng Việt Nam nói chung và NHNN VN nói riêng hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của từng thời kỳ đấu tranh cách mạng và công cuộc xây dựng đất nƣớc. Nhƣ chúng ta đều biết, trƣớc cách mạng tháng Tám năm 1945, Việt Nam là nƣớc thuộc địa nửa phong kiến dƣới sự thống trị của thực dân Pháp. Hệ thống tiền tệ, tín dụng ngân hàng đƣợc thiết lập và bảo hộ bởi thực dân Pháp thông qua Ngân hàng Đông Dƣơng. Ngân hàng Đông Dƣơng vừa đóng vai trò là Ngân hàng trung ƣơng trên toàn cõi Đông Dƣơng (Việt Nam, Lào, Campuchia), vừa là ngân hàng thƣơng mại. Ngân hàng này là công cụ phục vụ đắc lực chính sách thuộc địa của chính phủ Pháp và làm giàu cho tƣ bản Pháp. Vì thế một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945 lúc bấy giờ là phải từng bƣớc xây dựng nền tiền tệ và hệ thống ngân hàng độc lập tự chủ. Nhiệm vụ đó đã càng trở nên cấp bách từ năm 1950, thời kỳ công cuộc kháng chiến chống Pháp ngày một tiến triển mạnh mẽ với những chiến thắng vang dội trên khắp các chiến trƣờng và mở rộng vùng giải phóng. Chính sự chuyển biến của cục diện cách mạng đó đòi hỏi lĩnh vực kinh tế, tài chính phải đƣợc củng cố và phát triển theo yêu cầu mới. 14 Trên cơ sở chủ trƣơng chính sách mới về tài chính - kinh tế mà Đại hội Đảng lần thứ II (tháng 2/1951) đã đề ra, ngày 6/5/1951 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 15/SL chuẩn y việc thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Ngân hàng của Nhà nƣớc dân chủ nhân dân đầu tiên ở Đông Nam Á để thực hiện năm nhiệm vụ cấp bách: phát hành giấy bạc, quản lý Kho bạc, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, phối hợp với mậu dịch để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch. Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ra đời là kết quả nối tiếp của quá trình đấu tranh xây dựng hệ thống tiền tệ, tín dụng độc lập, tự chủ, đánh dấu bƣớc phát triển mới, thay đổi về chất trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng ở nƣớc ta. Tại Thông tƣ số 20/VP-TH ngày 21/01/1960 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ký thừa uỷ quyền Thủ tƣớng Chính phủ, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam đƣợc đổi tên thành Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam để phù hợp với Hiến pháp 1946 của nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hoà. Trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam thực hiện những nhiệm vụ cơ bản: củng cố thị trƣờng tiền tệ, giữ cho tiền tệ ổn định, góp phần bình ổn vật giá, tạo điều kiện thuận lợi cho công cuộc khôi phục kinh tế; phát triển công tác tín dụng nhằm phát triển sản xuất lƣơng thực, đẩy mạnh khôi phục và phát triển nông, công, thƣơng nghiệp, góp phần thực hiện hai nhiệm vụ chiến lƣợc: xây dựng nền kinh tế xã hội chủ nghĩa miền Bắc và giải phóng miền Nam. Những năm sau khi miền Nam giải phóng năm 1975, việc tiếp quản Ngân hàng Quốc gia Việt Nam cộng hoà và các Ngân hàng tƣ bản tƣ nhân dƣới chế độ Ngụy quyền Sài Gòn đã mở đầu cho quá trình nhất thể hoá hoạt động ngân hàng toàn quốc theo cơ chế hoạt động ngân hàng của nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Tháng 7 năm 1976, đất nƣớc đƣợc thống nhất về phƣơng diện Nhà nƣớc, nƣớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ra đời. Theo đó, Ngân hàng Quốc gia ở miền Nam đƣợc hợp nhất vào Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam tạo thành hệ thống Ngân hàng Nhà nƣớc duy nhất của cả nƣớc. Đến cuối những năm 80, hệ thống ngân hàng Nhà nƣớc về cơ bản vẫn 15 hoạt động nhƣ là một công cụ ngân sách, chƣa thực hiện các hoạt động kinh doanh tiền tệ theo nguyên tắc thị trƣờng. Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI năm 1986 đã công khai đánh giá một cách trung thực, thẳng thắn và toàn diện về cuộc khủng hoảng nghiêm trọng của đất nƣớc trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, an ninh, xã hội…, đồng thời khởi xƣớng công cuộc đổi mới rộng lớn về cơ chế quản lý chƣa từng thấy trong lịch sử kinh tế Việt Nam. Hạt nhân của công cuộc đổi mới này là việc chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc. Sự chuyển đổi cơ chế quản lý đáp ứng đúng tính khách quan của xu thế phát triển và đã nhanh chóng đi vào cuộc sống, xâm nhập vào mọi cấp, mọi ngành, trong đó ngân hàng đƣợc xem là một trong những ngành đột phá của công cuộc đổi mới vĩ đại này. Cơ chế mới về hoạt động ngân hàng - thực hiện tách dần chức năng quản lý Nhà nƣớc ra khỏi chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng, chuyển hoạt động ngân hàng sang hạch toán, kinh doanh xã hội chủ nghĩa - đã đƣợc hình thành và hoàn thiện dần. Tháng 5/1990, hai Pháp lệnh Ngân hàng ra đời (Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam và Pháp lệnh Ngân hàng , hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính) đã chính thức chuyển cơ chế hoạt động của hệ thống ngân hàng Việt Nam từ 1 cấp sang 2 cấp. Trong đó lần đầu tiên đối tƣợng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của mỗi cấp đƣợc Luật pháp phân biệt rạch ròi: Ngân hàng Nhà nƣớc thực thi nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc về hoạt động ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của một ngân hàng trung ƣơng: là ngân hàng của các ngân hàng và ngân hàng của Nhà nƣớc. Trong điều hành chính sách tiền tệ, lấy nhiệm vụ giữ ổn định giá trị đồng tiền làm mục tiêu chủ yếu và chi phối căn bản các chính sách cụ thể đối với các hệ thống các ngân hàng cấp 2 - cấp ngân hàng kinh doanh thuộc lĩnh vực lƣu thông tiền tệ, tín dụng, thanh toán, ngoại hối và dịch vụ ngân hàng trong toàn nền kinh tế quốc dân. Là một ngành kinh tế huyết mạch và phản ánh đặc trƣng nhất của cơ chế tiền tệ hoá nền kinh tế và thƣơng mại hoá các nguồn vốn, ngành ngân 16 hàng (mà trƣớc hết là NHNN VN - cơ quan quản lý Nhà nƣớc về tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng) phải có trách nhiệm lớn nhất trƣớc đất nƣớc về tăng cƣờng sức mạnh của đồng tiền Việt Nam trong đối nội và đối ngoại. Với những đóng góp của ngành Ngân hàng cho sự nghiệp cách mạng Việt Nam nói chung và sự nghiệp đổi mới kinh tế nói riêng là vô cùng to lớn. Nhƣng trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt khi Việt nam gia nhập tổ chức Thƣơng mại thế giới (WTO), thì đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của nƣớc ta bị tác động không nhỏ, trong đó có ngành Ngân hàng. Để hệ thống ngân hàng Việt Nam có thể hội nhập vào hệ thống ngân hàng quốc tế với năng lực tài chính, công nghệ, trình độ quản lý tốt và hệ hống sản phẩm, dịch vụ ngân hàng đa dạng, có chất lƣợng cao cũng nhƣ cạnh tranh một cách chủ động khi đã là thành viên WTO, việc điều hành chính sách tiền tệ, hoạt động ngân hàng của NHNN VN là hết sức quan trọng. Ở phƣơng diện vĩ mô - là cơ quan quản lý Nhà nƣớc về tiền tệ, tín dụng, hoạt động ngân hàng, NHNN VN cần nhận dạng đúng, đầy đủ những khó khăn, thách thức, để đề ra các chính sách, quy định, biện pháp, trên cơ sở đó toàn hệ thống ngân hàng Việt Nam hoạt động một cách hiệu quả. Một trong những khó khăn mà NHNN VN phải đối mặt, đó là: - Hệ thống pháp luật ngân hàng còn thiếu, chƣa đồng bộ và một số điểm chƣa phù hợp với thông lệ quốc tế. Điều này đặt ra yêu cầu về hoàn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực ngân hàng. - Vị thế và cơ cấu tổ chức của NHNN VN chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu để ngân hàng có thể thực thi hoạt động theo mục tiêu của một Ngân hàng Trung ƣơng. - Hội nhập quốc tế sẽ làm tăng các giao dịch vốn, các luồng chu chuyển vốn sẽ rất phức tạp làm tăng khả năng rủi ro hệ thống ngân hàng. Trong khi đó, các công cụ chủ yếu của chính sách tiền tệ chƣa đƣợc đổi mới kịp thời, năng lực điều hành chính sách tiền tệ cũng nhƣ giám sát hoạt động ngân hàng của Ngân hàng Nhà nƣớc vẫn còn hạn chế, sự phối hợp giữa các bộ, ngành