Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nghiên cứu xây dựng các quy trình is0 90012008 áp dụng trong công tác lưu trữ tạ...

Tài liệu Nghiên cứu xây dựng các quy trình is0 90012008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại đại học quốc gia hà nội

.PDF
162
409
112

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội-2013 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội-2013 2 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội CVTLTNN: Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc CVP: Chánh Văn phòng PCVP: Phó Chánh văn phòng TLLT: Tài liệu lƣu trữ TTBSTL: Thu thập, bổ sung tài liệu CLTL: Chỉnh lý tài liệu THTL: Tiêu hủy tài liệu KTSDTL: Khai thác, sử dụng tài liệu TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam 3 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………….4 1.Lý do chọn đề tài……………………………………….................................................................4 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.................................................................................................5 3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………………... .…6 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………………7 5. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………………….8 6.Nguồn tài liệu tham khảo………………………………………………………………………...9 7.Bố cục của đề tài………………………………………………………………………………...10 CHƢƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ĐHQGHN………………….11 1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác lưu trữ ở ĐHQGHN………………………………………………………………...11 1.1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008………………………………………………...11 1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN…………….12 1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN…………………………………………………………………………14 1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào hoạt độngcủa các cơ quan hành chính nhà nƣớc………………………………………………………..14 1.2.2 Quy định về công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ở ĐHQGHN.............................................................15 1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở ĐHQGHN..................................................16 1.3.1 Chủ trƣơng hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của ĐHQGHN..................16 1.3.2. Yêu cầu nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lƣu trữ của ĐHQGHN……………...…18 Tiểu kết chƣơng 1………………………………………………………………………………...25 CHƢƠNG II: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐHQGHN……………………………………………..26 2.1 Khái quát về cách xây dựng bộ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………26 2.1.1 Sổ tay chất lƣợng…………………………………………………………………………….26 2.1.2 Các quy trình chất lƣợng……………………………………………………………………26 2.1.3 Hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu……………………………………………………………..28 2.2 Phương pháp khảo sát và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 về nghiệp vụ lưu trữ ở ĐHQGHN………………………………………………………………………………………….29 4 2.2.1 Nghiên cứu các hƣớng dẫn biên soạn quy trình chất lƣợng…………………………………29 2.2.2 Sƣu tầm, hệ thống các văn bản pháp lý về nghiệp vụ công tác lƣu trữ……………………...35 2.2.3 Khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ trong thực tế tại ĐHQGHN…………………36 2.2.4 Lựa chọn và chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình …………………………………..37 2.3 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo ISO 9001:2008…………………………….39 2.3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ vào kho lƣu trữ ĐHQGHN…………………….40 2.3.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu liệu lƣu…………………………………………………………...51 2.3.3 Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………………………67 2.3.4 Quy trình bảo quản tài liệu lƣu trữ (theo định kỳ hàng năm)………………………………..78 2.3.5 Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ………………………………………..83 Tiểu kết chƣơng 2………………………………………………………………………………...91 CHƢƠNG 3: NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐHQGHN……………………………………………………………………………..92 3.1 Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại ĐHQGHN.........................................................................................................................................92 3.1.1 Những thuận lợi khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN………….92 3.1.2 Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN………….98 3.2 Những điều kiện để áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại ĐHQGHN...............103 3.2.1 Sự thống nhất chủ trƣơng của các cấp lãnh đạo……………………………………………104 3.2.2 Sự nhận thức thống nhất và quyết tâm cao của các cán bộ ĐHQGHN…………………….104 3.2.3 Điều kiện về nhân lực.……………………………………………………………………..106 3.2.4 Điều kiện về cơ sở vật chất…………………………………………………………………107 3.2.5 Điều kiện về kinh phí……………………………………………………………………….108 3.2.6 Thời gian áp dụng thử quy trình đã đƣợc xây dựng………………………………………..109 3.2.7 Triển khai đồng bộ việc thực hiện và áp dụng ISO 9001:2008. …………………………...110 Tiểu kết chƣơng 3……………………………………………………………………………….111 KẾT LUẬN……………………………………………………………………………………....112 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………....114 DANH MỤC PHỤ LỤC………………………………………………………………………...117 5 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày càng gia tăng. Sở dĩ nhƣ vậy là vì, tài liệu lƣu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau nhƣ: mục đích chính trị, mục đích kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý và phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân…. Đại học Quốc gia Hà Nội là Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. Thực tế đã chứng minh, tài liệu lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội chứa đựng những thông tin quá khứ, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong những năm gần đây, công tác lƣu trữ đã nhận đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội và đã đạt đƣợc một số kết quả đáng kể. Tuy nhiên, hiện nay công tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội chƣa đƣợc quản lý một cách đồng bộ để có thể phát huy hết hiệu quả của công tác này đối với hoạt động quản lý tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Đứng trƣớc tình hình đó, lãnh đạo ĐHQGHN đã đặt ra yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính trong đó có vấn đề hiện đại hóa công tác lƣu trữ theo phƣơng pháp quản lý tiên tiến. Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thỏa mãn đƣợc yêu cầu đó. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua thực tế bƣớc đầu đƣợc ứng dụng ở Việt Nam đã thể hiện là một công nghệ quản lý hiện đại, khoa học, có thể ứng dụng vào nhiều lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý hành chính; phù hợp với rất nhiều loại hình cơ quan. Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trƣờng trực thuộc đã và đang nghiên cứu, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001: 2008 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lƣợng này mới chỉ đƣợc triển khai ở các lĩnh vực nhƣ: đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân sự, tài chính…Trong khi đó, các nội dung của công tác lƣu trữ hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên 6 cứu áp dụng. Là cán bộ đang công tác tại Trƣờng Đại học Kinh tế - một trong những đơn vị đi đầu trong việc xây dựng và áp dụng ISO của Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng tôi nhận thấy, nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc sẽ giúp công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN nói chung và Trƣờng Đại học Kinh tế nói riêng đƣợc quản lý một cách đồng bộ và thống nhất hơn, góp phần nâng cao năng suất chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này chúng tôi lựa chọn vấn đề: “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN” làm đề tài luận văn cao học. 2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu * Phạm vi nghiên cứu Công tác lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức nói chung và Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng gồm 2 vấn đề cơ bản: tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ và các nghiệp vụ lƣu trữ. Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội đã xây dựng bộ quy trình ISO 9001:2008 trong đó có một số quy trình về tổ chức, quản lý nói chung và tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ nói riêng. Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi thấy ĐHQGHN chƣa xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cho các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Do đó, phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ công tác lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN. * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu xây dựng tất cả các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ lƣu trữ tại ĐHQGHN. Các nghiệp vụ lƣu trữ tại ĐHQGHN đƣợc nghiên cứu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 trong luận văn này bao gồm: Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ; Quy trình chỉnh lý tài liệu lƣu trữ (áp dụng đối với những tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ từ khâu văn thƣ và đƣợc nộp vào kho lƣu trữ ĐHQGHN); Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quy trình bảo quản 7 định kỳ tài liệu lƣu trữ; Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (hình thức phòng đọc). 3. Mục tiêu và đối tƣợng nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu: Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể sau: - Làm rõ sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ nói chung và nghiệp vụ lƣu trữ nói riêng tại cơ quan ĐHQGHN - Khảo sát và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ của công tác lƣu cơ quan ĐHQGHN - Phân tích các điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 trong lƣu trữ đã đƣợc xây dựng vào thực tế ở ĐHQGHN * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu và giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng nó vào công tác lƣu trữ của ĐHQGHN - Hệ thống các quy định pháp luật của nhà nƣớc và ĐHQGHN về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chính nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng - Khảo sát công tác lƣu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN - Xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 về các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN - Nêu ra và phân tích các điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đã đƣợc xây dựng vào thực tế ở ĐHQGHN 8 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nƣớc nên việc nghiên cứu vấn đề áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào lĩnh vực hành chính đã đƣợc nhiều ngƣời quan tâm. Thông qua các hình thức khác nhau nhƣ đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp.... vấn đề này đã đƣợc nghiên cứu ở một số góc độ sau đây: * Những vấn đề chung về áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính. Ở nội dung này các công trình nghiên cứu đã tập trung làm rõ các vẫn đề lý luận về ISO, lợi ích của việc áp dụng ISO và việc áp dụng ISO vào một số cơ quan cụ thể. Đáng chú ý là một số công trình nghiên cứu nhƣ: - Nguyễn Ngọc Đồng:“Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp”.Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 1 năm 2005 - Cam Anh Tuấn: “Áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính – Một giải pháp,nâng cao hiệu quả phục vụ của các cơ quan nhà nước”, Khóa luận tốt nghiệp, Năm 2001. * Vấn đề áp dụng ISO trong công tác văn thƣ. Ở nội dung này, một số đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp đã nghiên cứu để áp dụng ISO vào công tác lƣu trữ nói chung và một số nội dung cụ thể của công tác văn thƣ nói riêng. Ví dụ: - Nguyễn Trọng Biên: “ Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước”, Đề tài nghiên cứu cấp ngành, Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, Hà Nội, 2005 - Vũ Thị Thu Hoài: “ Tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư tại Bộ Công nghiệp” Khóa luận tốt nghiệp năm 2007. - Trịnh Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ năm 2008. 9 * Vấn đề áp dụng ISO trong công tác lƣu trữ. Vấn đề này hiện nay chƣa đƣợc đề cập nhiều trong các công trình nghiên cứu. Theo khảo sát của chúng tôi, hiện nay mới chỉ có một số công trình nghiên cứu sau: - Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Luận văn thạc sĩ, Năm 2006. Đề tài này đã đi sâu nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào một nghiệp vụ (khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ) ở Trung tâm Lƣu trữ quốc gia mà chƣa đề cập tới tất cả các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Nguyễn Thị Thùy Linh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” Luận văn thạc sĩ, năm 2011. Đề tài này đƣa ra các vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử và nội dung của bộ tiểu chuẩn ISO 15489; khảo sát thực tiễn và đề xuất giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử vào các lƣu trữ lịch sử. Những kết quả nghiên cứu trên đã giúp chúng tôi có những hiểu biết về bộ tiêu chuẩn ISO, khả năng ứng dụng của của nó trong lĩnh vực hành chính, văn thƣ hoặc đi sâu nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong một số nội dung của công tác văn thƣ, lƣu trữ tại một số cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, theo khảo sát của chúng tôi, ngoài những vấn đề khái quát đƣợc trình bày ở đề tài nói trên, cho đến nay chƣa có đề tài nào đề cập nội dung nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN. Do đó, đề tài của chúng tôi có kế thừa nhƣng không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trƣớc. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, ngoài phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin chúng tôi sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: + Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sƣu tầm, hệ thống các nguồn tƣ liệu tham khảo + Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này để trao đổi, phỏng vấn cán bộ lƣu trữ, lãnh đạo Văn phòng; khảo sát công tác lƣu trữ và quan sát quy 10 trình thực hiện nghiệp vụ công tác lƣu trữ ở Đại học Quốc gia Hà Nội để có thể xây dựng quy trình ISO 9001:2008 mang tính khả thi cao. + Phƣơng pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: sách, báo, tạp chí, internet… sau đó chọn lọc và phân loại và xử lý những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu. + Phƣơng pháp tổng hợp: Trên cơ sở xử lý thông tin thu thập đƣợc từ những nguồn khác nhau, chúng tôi tiến hành tổng hợp và hệ thống hóa để có thể đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu. + Phƣơng pháp so sánh: So sánh quy trình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN trong thực tế với các quy định của nhà nƣớc để có thể xây dựng đƣợc các quy trình ISO 9001:2008 phù hợp. + Phƣơng pháp sơ đồ hoá: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để mô tả các bƣớc thực hiện các quy trình nghiệp vụ của công tác lƣu trữ bằng lƣu đồ. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên các nguồn tài liệu sau: * Nhóm tài liệu về hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001: 2008. Ví dụ: Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và các tài liệu tài liệu hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2008 vào cơ quan hành chính nhà nƣớc; một số các quy trình ISO đã đƣợc xây dựng và áp dụng tại ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc…. * Các giáo trình, bài giảng liên quan đến công tác lƣu trữ cũng nhƣ các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. * Các quy định của pháp luật về công tác lƣu trữ. * Nhóm tài liệu về công tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội Ví dụ: Các văn bản quy định về công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN; một số công trình nghiên cứu khoa học về công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN… * Các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ có liên quan đến công tác ISO. * Một số trang web nhƣ: www.quacert.gov.vn; www.tcvn.gov.vn 11 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 phần chính sau: Chƣơng 1: Sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN. Trong chƣơng này, chúng tôi khái quát về hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001: 2008; các nội dung và yêu cầu của quy trình ISO 9001:2008; sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN. Chƣơng 2: Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong nghiệp vụ công tác lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. Dựa trên cơ sở khoa học đã đƣợc nêu ra ở chƣơng 1, chúng tôi nêu ra phƣơng pháp khảo sát và tiến hành biên soạn một số quy trình nghiệp vụ lƣu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại cơ quan ĐHQGHN. Chƣơng 3: Những điều kiện để áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 vào trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN. Trong chƣơng này, chúng tôi nêu ra những thuận lợi và khó khăn của việc nghiên cứu áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN, đồng thời đƣa ra các điều kiện đảm bảo để có thể thực hiện đƣợc công việc này. Trong thời gian thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự quan tâm và giúp đỡ của các thầy cô giáo và bạn bè cũng nhƣ đồng nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS. Nguyễn Lệ Nhung, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng ĐHQGHN, các đồng nghiệp và các thầy cô trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng đã có những góp ý cho tôi trong quá trình hoàn chỉnh luận văn. Do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian thực hiện, luận văn chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong tiếp tục nhận đƣợc những góp ý của thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp. Hà Nội, ngày tháng năm 2013 12 CHƢƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ĐHQGHN 1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN 1.1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ISO- International Organization for Standardization - Là tên viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế đƣợc thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Geneve, Thuỵ sĩ. Tổ chức này (ISO) có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật, có nhiệm vụ biên soạn và ban hành ra các bộ tiêu chuẩn. Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn 12.000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý. Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng đƣợc áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là ISO 9000 do ban kỹ thuật TC-176 ban hành lần đầu vào năm 1987. Hiện nay đã có hơn 120 nƣớc tham gia vào tổ chức quốc tế này (trong đó có Việt Nam). Bộ tiêu chuẩn ISO - 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn. Trong đó tiêu chuẩn chính (gốc) là ISO 9001 có tên “Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu” (Quality Management Systems - Requirements) - đƣợc hiểu là hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên các yêu cầu mà tổ chức cần phải đáp ứng. Đối với nƣớc ta hiện nay Bộ ISO đƣợc coi nhƣ là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm (dịch vụ) có chất lƣợng thỏa mãn lợi ích khách hàng. Bộ ISO 9000 có thể đƣợc áp dụng cho bất kỳ một loại hình tổ chức nào (doanh nghiệp, trƣờng học, bệnh viện, cơ quan hành chính....). Có thể khái quát Quá trình hình thành và phát triển của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhƣ sau: - Năm 1987- Công bố Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Năm 1994- ISO 9000 đƣợc soát xét lại lần 1(kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp hơn). - Năm 2000- ISO 9000 soát xét lại lần 2. 13 - Năm 2008- ISO 9000 soát xét lại lần 31. Tiêu chuẩn ISO 9001 (thuộc Bộ tiêu chuẩn ISO 9000) phiên bản 2008 (từ đây viết tắt là ISO 9001:2008) tập trung vào mục đích: xây dựng phƣơng pháp làm việc khoa học để các cơ quan, tổ chức có thể đảm bảo và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý, nhằm tạo ra sản phẩm có chất lƣợng cao, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng (đối tƣợng sử dụng sản phẩm). Vì thế ISO 9001:2008 đƣợc ví nhƣ là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các cơ quan, tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt đƣợc mục tiêu với hiệu quả cao. 1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại ĐHQGHN Khi áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác lƣu trữ, các quy trình, thủ tục đều đƣợc văn bản hóa, quy định rõ trách nhiệm của cá nhân lãnh đạo cũng nhƣ các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tham gia vào quy trình. Do đó áp dụng ISO 9001:2008 vào các hoạt động của ĐHQGHN nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng sẽ mang lại một số lợi ích sau: Thứ nhất, khi các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ của ĐHQGHN đƣợc xây dựng, các bộ phận quản lý phải nắm vững, mô tả và quy định rõ các nhiệm vụ và từng công việc thuộc trách nhiệm của mình (cùng với các đơn vị, cá nhân liên quan) bằng hệ thống tài liệu bao gồm: Quy trình giải quyết công việc (gồm lƣu đồ giải quyết công việc, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân, yêu cầu cần đạt đƣợc); Sổ tay chất lượng; Các quy định và các Bản hướng dẫn công việc; Hệ thống các biểu mẫu ghi chép thông tin; Phương pháp và cách tổ chức kiểm soát, duy trì hệ thống; Các văn bản, hồ sơ liên quan cần bảo quản và lưu trữ...Sau khi xây dựng và áp dụng, các quy trình sẽ ngày càng đƣợc điều chỉnh cho khoa học và hợp lý; các thủ tục liên tục đƣợc cập nhật và loại bỏ nếu không còn phù hợp. Thứ hai, thông qua hệ thống văn bản trên đây, ISO 9001: 2008 giúp toàn cơ quan ĐHQGHN (mà cụ thể là Bộ máy lãnh đạo và các phòng, ban chức năng, cán bộ 1 Xem thêm TCVN ISO 9001:2008 14 quản lý) nhận biết rõ và nắm vững toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục cần có khi giải quyết các công việc của từng đơn vị và trong toàn cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm toàn bộ các hoạt động thƣờng xuyên; trình tự và mối quan hệ tƣơng tác giữa các bộ phận và cá nhân trong quá trình giải quyết công việc; các chuẩn mực và phƣơng pháp cần thiết để bảo đảm việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực; các nguồn lực (con người, trang thiết bị, công nghệ, phương pháp) và các thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình; các hành động cần thiết để đạt đƣợc kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình. Thứ ba, bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đòi hỏi trong các văn bản (quy trình) phải quy định và phân công rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, của từng phòng, ban, khoa, trung tâm trong giải quyết công việc cụ thể cũng nhƣ trong toàn bộ quá trình hoạt động của ĐHQGHN. Từ đó công việc đƣợc giải quyết dễ dàng hơn, bảo đảm đúng trình tự, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật mà không rƣờm rà, phiền hà. Có thể nói, ISO 9001:2008 không chỉ làm cho hoạt động quản lý đƣợc khoa học, hợp lý mà còn là cơ sở để Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội và thủ trƣởng các đơn vị theo dõi, kiểm tra công việc của các nhân viên dƣới quyền; đồng thời cán bộ, nhân viên có thể biết để tuân thủ và kiểm soát lại cách giải quyết công việc của lãnh đạo và các bộ phận quản lý khác. Từ đó, hình thành thói quen làm việc theo quy trình, giúp cán bộ xác định đúng nhiệm vụ, nâng cao tinh thần trách nhiệm, không ngừng học hỏi để nâng cao nghiệp vụ. Ví dụ: Khi xây dựng đƣợc các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN sẽ giúp giúp bộ phận lƣu trữ cũng nhƣ các ban chức năng thuộc cơ quan ĐHQGHN sẽ năm đƣợc nhiệm vụ và từng công việc thuộc trách nhiệm của mình thông qua lƣu đồ giải quyết công việc và các hƣớng dẫn, biểu mẫu. Điều đó giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc thực hiện một cách hiệu quả, bảo đảm đúng quy định. Tóm lại, áp dụng ISO 9001:2008 vào các hoạt động nói chung, công tác lƣu trữ nói riêng là thiết lập một môi trƣờng làm việc khoa học, hiệu quả nhằm mục đích 15 cuối cùng là đƣa tài liệu lƣu trữ có giá trị phục vụ nhu cầu của độc giả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của ĐHQGHN. Hơn nữa, các quy trình này đáp ứng yêu cầu nhận biết nguyên nhân, đánh giá kết quả áp dụng các biện pháp phòng ngừa khi một số vấn đề đƣa ra bị lỗi thời. Chẳng hạn cùng với sự phát triển của công nghệ, các quy định mới sẽ đƣợc cải tiến, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Nhờ vậy, công tác lƣu trữ của ĐHQGHN sẽ bắt kịp đƣợc với những thay đổi nhanh chóng của thời kỳ hội nhập. Đồng thời, nó còn giúp ĐHQGHN huy động đƣợc sự nhiệt tình, sáng tạo của mỗi thành viên trong cơ quan, phát huy đƣợc sức mạnh tập thể. Đó là điều kiện tiên quyết giúp công tác lƣu trữ của cơ quan vận hành một cách khoa học và hiệu quả. 1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng và áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN 1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam biết đến ISO 9000 từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Ban đầu, ít ngƣời quan tâm đến nội dung của bộ tiêu chuẩn này cũng nhƣ việc áp dụng nó. Sau đó, dƣới sự tác động của quá trình đổi mới kinh tế, các cơ quan quản lý đã thúc đẩy quá trình xây dựng và áp dụng ISO 9000 vào các doanh nghiệp. Đến cuối thập kỷ 90 của thế kỷ XX, việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 đã đƣợc triển khai ở mƣời hai lĩnh vực sản xuất: thực phẩm đồ uống, dệt sợi, may, giấy, than, hóa dầu, dƣợc phẩm, cao su-nhựa, vật liệu xây dựng, kim loại, máy và thiết bị và các sản phẩm chƣa đƣợc xếp loại khác; sáu lĩnh vực kinh doanh dịch vụ: xây dựng, thƣơng mại, vận tải, thông tin, dịch vụ kỹ thuật và các dịch vụ khác chƣa đƣợc xếp loại khác. Trong những năm gần đây, việc áp dụng ISO 9000 đã phát triển sang lĩnh vực hành chính. Việc áp dụng ISO 9000 là một trong những biện pháp quan trọng để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính. Trong các cơ quan nhà nƣớc, ISO 9000 đã đƣợc triển khai trong lĩnh vực quản lý hành chính. Nhiều cơ quan đã áp dụng ISO 9000 thành công nhƣ: Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam, UBND Tỉnh Cần Thơ, Đồng Tháp…Tuy nhiên, việc xây 16 dựng và áp dụng ISO 9000 vào các cơ quan hành chính nhà nƣớc còn thiếu sự đồng bộ, nhất quán và thiếu sự quản lý, chỉ đạo của Nhà nƣớc.2 Do đó, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Sau đó, vào năm 2009, để phù hợp với thực tế khi tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ra đời, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Trong Quyết định này đã thay thể tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong quyết định số 144/2006/QĐ-TTg bằng ISO 9001:2008. Hai quyết đinh này đánh dấu sự ghi nhận của Nhà nƣớc về vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nói chung và tiêu chuẩn ISO 9001 nói riêng. Theo hai quyết định này, các cơ quan hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng đều là đối tƣợng bắt buộc áp dụng ISO 9001. Do đó, ĐHQGHN cũng là một đối tƣợng thi hành quyết định này. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các hoạt động của ĐHQGHN nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng. 1.2.2 Quy định về công tác Văn thư- lưu trữ ở ĐHQGHN Trên cơ sở những quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, Đại học Quốc gia Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23 tháng 8 năm 2013 về việc ban hành Quy định về công tác Văn thƣ - lƣu trữ ở ĐHQGHN. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 2 năm 2010. Văn bản trên ra đời quy định về công tác Văn thƣ - lƣu trữ tƣơng đối đầy đủ, cho thấy Lãnh đạo ĐHQGHN luôn có sự quan tâm và đầu tƣ cho công tác văn thƣ - lƣu trữ tại cơ quan mình. Văn bản này không chỉ quy định một cách tƣơng đối cụ thể, đầy đủ các khâu nghiệp vụ của Công tác lƣu trữ mà còn 2 Xem thêm luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia” năm 2008 17 quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác này: Trách nhiệm của Giám đốc ĐHQGHN, trách nhiệm của Chánh Văn phòng ĐHQGHN, trách nhiệm của thủ trƣởng các đơn vi, các cá nhân, cán bộ, viên chức trong cơ quan ĐHQGHN. Tuy nhiên, để các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả hơn, trên cơ sở quy chế trên, ĐHQGHN cầ n ban hành thêm mô ̣t số quy đinh ̣ cu ̣ thể khác để hƣớng dẫn thƣ̣c hiê ̣n các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ (quy định một cách thống nhất quy trình thực hiện các nghiệp vụ, quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia vào quy trình, thiết lập các biểu mẫu liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ đó...) Do đó, việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN là biện pháp để hƣớng dẫn các nghiệp vụ cụ thể trên cơ sở quy chế văn thƣ lƣu trữ của ĐHQGHN đã đƣợc ban hành. 1.3 Yêu cầu nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN 1.3.1 Chủ trương hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Quốc gia Hà Nội là Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. Với sứ mệnh “Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài; Sáng tạo, nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đỉnh cao; đóng vai trò nòng cốt và đầu tàu đổi mới trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam”3. Với sứ mệnh đó, Đại học Quốc gia Hà Nội đã đề ra mục tiêu chiến lƣợc đến năm 2020 là “trở thành trung tâm đại học nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực đại chuẩn quốc tế, nằm trong nhóm 200 trường đại học hàng đầu Châu Á vào năm 2015, vươn lên nhóm 200 trường đại học tiên tiến trên thế giới vào năm 2020; đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, nghiên cứu khoa học và công nghệ đỉnh cao đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước và xuất khẩu dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học; thu hút các nhà khoa học xuất sắc về làm việc; tiên phong và làm nòng cốt và đầu tàu đổi mới trong hệ thống 3 Xem http://vnu.edu.vn/home/ 18 giáo dục Việt Nam.”4. Để hiện thực hóa sứ mệnh và mục tiêu đề ra, chủ trƣơng đổi mới quản trị đại học đã đƣợc Đại học Quốc gia Hà Nội xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cần có những giải pháp thiết thực, trong đó đổi mới hoạt động quản lý hành chính là căn bản và cốt lõi, vì nó sẽ tác động đến các hoạt động quản lý khác trong nhà trƣờng. Đây chính là giải pháp nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính tại ĐHQGHN, góp phần thực hiện chủ trƣơng cải cách hành chính đang đƣợc triển khai sâu rộng ở nƣớc ta. Trong khi đó, bản chất của Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (từ đây xin gọi tắt là Tiêu chuẩn ISO) là nhằm hƣớng tới mục tiêu giúp các cơ quan, tổ chức xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý hành chính khoa học, minh bạch, hợp lý để có chất lƣợng sản phẩm tốt, phục vụ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Tiêu chuẩn ISO đã đƣa ra một nhận thức mới về quản lý: thay vì chỉ kiểm soát đầu ra của sản phẩm theo cách quản lý trƣớc đây (KCS - Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm) thì ngày nay, cùng với việc xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý hành chính khoa học, minh bạch, hợp lý, các cơ quan, tổ chức cần phải tiến hành kiểm soát đƣợc toàn bộ quá trình quản lý từ đầu đến cuối, để có thể điều chỉnh kịp thời các sai lệch, nhờ vậy sản phẩm đầu ra chắc chắn sẽ đạt chất lƣợng cao, sẽ đƣợc xã hội tin cậy và sử dụng. Với những lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 đã đƣợc phân tích ở trên cũng nhƣ để đẩy mạnh hiện đại hóa quản trị đại học, cải cách hành chính và triển khai Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, Quyết định 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, ĐHQGHN đã xây dựng đề án triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của mình. Cụ thể, ĐHQGHN đã ban hành Quyết định số 2894/QĐ-TCCB ngày 25/8/2009 về việc thành lập Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Sau đó, năm 2012, để đáp ứng với sự thay đổi về cán bộ, ĐHQGHN đã ban hành Quyết định số 1993/QĐ-TCCB ngày 20/6/2012 về việc bổ nhiệm mới các thành viên Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống 4 Xem http://vnu.edu.vn/home/ 19 quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Ban chỉ đạo đã lập kế hoạch, thành lập tổ soạn thảo quy trình tác nghiệp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Đến nay, ĐHQGHN đã ban hành và áp dụng hơn 30 quy trình thuộc hệ thống Quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn - TCVN ISO 9001 tại Văn phòng và các Ban chức năng, bao gồm các quy trình hệ thống, các quy trình tác nghiệp của Văn phòng, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Đào tạo, Ban Khoa học Công nghệ, Ban Hợp tác quốc tế, Ban Kế hoạch tài chính, Ban Xây dựng, Ban Thanh tra. Ở bộ phận Văn phòng mới chỉ có các quy trình tác nghiệp thuộc lĩnh vực văn thƣ, hành chính-quản trị nhƣ: Quy trình quản lý công văn; quy trình quản lý văn phòng phẩm, dụng cụ, thiết bị văn phòng, quy trình xây dựng báo cáo tổng hợp; quy trình đăng ký, sử dụng xe, bảo dƣỡng sửa chữa xe… mà chƣa có các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ. Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN là công việc cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế, thực hiện chủ trƣơng xây dựng và áp dụng ISO vào toàn bộ hoạt động của cơ quan, góp phần thực hiện chủ trƣơng hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của Đại học Quốc gia Hà Nội. 1.3.2 Yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà Nội 1.3.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ tại ĐHQGHN a. Tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đối với hoạt động của cơ quan nên các cấp lãnh đạo của Đại học Quốc gia Hà Nội đã bƣớc đầu quan tâm, chú trọng đến công tác này. Cụ thể là: * Tổ chức và biên chế bộ phận lƣu trữ Bộ phận Lƣu trữ đƣợc tổ chức, quản lý trực tiếp bởi phòng Hành chính thuộc Văn phòng ĐHQGHN. Hiện nay, ĐHQGHN mới chỉ bố trí duy nhất 01 cán bộ phụ trách về công tác lƣu trữ. Cán bộ này có trình độ đại học, tuy nhiên không học chuyên ngành văn thƣ - lƣu trữ, bên cạnh đó còn phải kiệm nhiệm công việc quản lý văn bản đến tại Văn phòng và nhiều công việc khác. 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan