Tài liệu Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYẾN THỊ LAN ANH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU TÀI LIỆU PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ (Lưu trữ học và Tư liệu học) Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS. VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN Hà Nội, 2006 1 MỤC LỤC MỞ ĐẦU………………………………………………………………… Tr. 6 1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………….... 6 2. Mục tiêu của đề tài…………………………………………………….. 8 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu……………………………………... 8 4. Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………….. 9 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………….. 9 6. Các nguồn tài liệu tham khảo…………………………………………. 14 7. Phƣơng pháp nghiên cứu……………………………………………… 14 8. Đóng góp của đề tài…………………………………………………… 16 9. Bố cục của đề tài………………………………………………………. 16 NỘI DUNG……………………………………………………………… 18 Chƣơng 1. Bảng thời hạn bảo quản công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.. 18 1.1. Khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu……………………………………………………………………. 18 1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu……………………………. 21 1.3. Tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta………………….. 25 1.3.1. Một số bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc xây dựng, ban hành và áp dụng………………………………………………………………... 25 1.3.2. Ƣu, nhƣợc điểm của các loại bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc xây dựng, ban hành và áp dụng………………………………………….. 26 Chƣơng 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………. 45 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………….. 45 2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………….. 52 2.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………. 59 2.3.1. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu……………….. 60 2.3.2. Các yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản... 64 4 Chƣơng 3. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………………………… 78 3.1. Khái quát về phƣơng pháp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………... 80 3.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…. 80 3.2.1. Hƣớng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………………….. 83 3.2.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh.. 89 KẾT LUẬN………………………………………………………………………... 138 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………… 141 5 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong công tác lƣu trữ, xác định giá trị là một lĩnh vực nghiệp vụ quan trọng. Nhiệm vụ chủ yếu của lĩnh vực nghiệp vụ này là nghiên cứu xác định, lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để tiêu huỷ. Trong số những tài liệu giữ lại để bảo quản, có hai loại giá trị: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn. Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, bản thân giá trị của tài liệu đã cho thấy đây là loại tài liệu phải bảo quản vô thời hạn. Đối với tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn, trƣớc đây, ngành lƣu trữ nƣớc ta thƣờng chia làm 2 mức độ: Tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời. Trong đó, tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và tạm thời chƣa đƣợc xác định số năm bảo quản cụ thể cho từng loại tài liệu. Do vậy, nhiều tài liệu đƣợc bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng, ảnh hƣởng đến chất lƣợng của từng phông lƣu trữ nói riêng và của cả phông lƣu trữ quốc gia nói chung, lãng phí trong việc đầu tƣ kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản những tài liệu không thật sự có giá trị. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia quy định: “Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu; ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở trung ƣơng ban hành bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành” [11,22]. Tuy nhiên, cho đến nay, do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc chƣa ban hành đƣợc bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu theo quy định của Nhà nƣớc, nên các cơ quan còn gặp khó khăn trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho ngành, cho địa phƣơng. Vì vậy, việc xây dựng các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu - công cụ quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu - là 6 một trong những nhiệm vụ cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta nói chung và lƣu trữ các địa phƣơng nói riêng. Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây gọi chung là UBND cấp tỉnh) là cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, có vị trí quan trọng trong hệ thống chính quyền nhà nƣớc. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng theo quy định của Hiến pháp và các văn bản pháp luật, UBND cấp tỉnh hình thành nên một hệ thống các văn bản quản lý nhà nƣớc có khối lƣợng lớn và nội dung phong phú, đa dạng. Những hồ sơ, tài liệu này phản ánh quá trình lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND cấp tỉnh trên mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế, xã hội… ở địa phƣơng. Vì vậy, chúng có giá trị về nhiều mặt: nghiên cứu khoa học, lịch sử và phục vụ thực tiễn công tác chỉ đạo, quản lý của UBND cấp tỉnh. Theo báo cáo hàng năm của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh gửi về Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, trong số các phông tài liệu bảo quản tại kho của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, phông tài liệu của UBND luôn chiếm khối lƣợng lớn nhất, nội dung tài liệu đa dạng, tổng hợp và có số lƣợng ngƣời khai thác, sử dụng nhiều nhất. Điều đó cho thấy khối tài liệu cơ quan UBND trong thành phần tài liệu của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng. Tuy nhiên, chính vì thành phần, nội dung tài liệu đa dạng, phong phú nên khối tài liệu cơ quan UBND cấp tỉnh có những mức độ giá trị khác nhau, do đó cần đƣợc định thời hạn bảo quản phù hợp với từng loại. Đây chính là một vấn đề nghiệp vụ mà các cơ quan lƣu trữ cấp tỉnh quan tâm từ nhiều năm nay, song vẫn còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong việc quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu. Từ góc độ của những ngƣời làm công tác nghiên cứu khoa học về văn thƣ, lƣu trữ, chúng tôi nhận thấy cần phải có sự chỉ đạo thống nhất từ phía cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ về vấn đề này. Mặc dù vậy, đây là một vấn đề quan trọng và phức tạp, cần tiến hành nghiên cứu khoa học thì mới xác định đƣợc chính xác thời hạn bảo quản tài liệu của loại 7 phông tài liệu UBND cấp tỉnh. Và trên cơ sở đó, cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền mới ban hành đƣợc các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm đề tài luận văn cao học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết sau đây: Một là, trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xác định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh; Hai là, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh (có chỉ dẫn số năm bảo quản cụ thể cho từng nhóm tài liệu). 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu Về phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh. Tài liệu của Hội đồng nhân dân, đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh không là đối tƣợng nghiên cứu của đề tài vì theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003, Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nƣớc ở địa phƣơng, đƣợc tổ chức ở các đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Nhƣ vậy, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh là cơ quan độc lập, có đủ điều kiện thành lập phông lƣu trữ, tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh không thuộc thành phần tài liệu của UBND cấp tỉnh. Đồng thời, do mục đích và mục tiêu của đề tài, chúng tôi chỉ nghiên cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh những năm gần đây, không nghiên cứu những tài liệu thuộc phông UBND tỉnh có thời gian hình thành từ các giai đoạn lịch sử trƣớc. 8 Về đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về thời hạn bảo quản của loại hình tài liệu hành chính. Các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm không thuộc đối tƣợng nghiên cứu của đề tài này. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, tác giả đã thực hiện các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu mục đích, ý nghĩa, cấu tạo và cách xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND cấp tỉnh. - Khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh. - Vận dụng các vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định giá trị tài liệu nói chung và việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng. - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ là vấn đề đƣợc quan tâm trong lịch sử ngành lƣu trữ cả trong và ngoài nƣớc. Một trong những nƣớc có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực lƣu trữ mà chúng tôi có điều kiện tìm hiểu là Liên bang Nga đã nghiên cứu vấn đề bảng thời hạn bảo quản và xây dựng các loại bảng thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu lƣu trữ từ nhiều năm nay. Trong “Lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung cho các Viện lƣu trữ nhà nƣớc Liên Xô” do Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô xuất bản năm 1974, lý luận về xây dựng bảng thời hạn bảo quản dựa trên lý luận chung về xác định giá trị tài liệu. Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô và sau đó là Lƣu trữ Liên bang Nga đã xây dựng và ban hành một số loại bảng thời hạn bảo quản các loại tài liệu quản lý nhà nƣớc tiêu biểu, tài liệu chuyên môn, tài liệu của một số cơ quan, tổ chức, nông trƣờng, xí nghiệp…Trong các bảng thời 9 hạn bảo quản đó, các nhóm loại hồ sơ, tài liệu đều đƣợc quy định thời hạn bảo quản bằng số năm cụ thể. Ở nƣớc ta, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu là vấn đề đƣợc nghiên cứu tƣơng đối nhiều ở các mức độ và hình thức nghiên cứu khác nhau. Có thể kể đến các giáo trình giảng dạy, các luận văn, đề tài nghiên cứu, các hội nghị, hội thảo khoa học, các bài viết trên các tạp chí... - Giáo trình đại học Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 và cuốn sách chuyên khảo Công tác lƣu trữ Việt Nam do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học xã hội xuất bản năm 1987 là những cuốn sách trình bày, hƣớng dẫn một cách hệ thống những vấn đề lý luận và thực tiễn, nghiệp vụ cơ bản của công tác lƣu trữ, nên vấn đề bảng thời hạn bảo quản chỉ đƣợc đề cập trong chƣơng xác định giá trị tài liệu dƣới dạng lý luận chung chứ chƣa trình bày những nội dung liên quan đến phƣơng pháp nghiên cứu, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan nói chung và lƣu trữ địa phƣơng nói riêng. Cuốn sách Phƣơng pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan của tác giả Dƣơng Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm 1998 (đƣợc tái bản năm 2002 với tên gọi Xác định giá trị để lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong các cơ quan) tuy có đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn và công cụ xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tập trung mô tả các quy trình xử lý nhằm lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan theo phƣơng pháp đơn giản chứ không giải quyết vấn đề nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu, nhất là các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh. - Đối với hình thức hội thảo khoa học, Hội nghị khoa học Xác định giá trị tài liệu do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1994 đã đề cập đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có các vấn đề nhƣ “Về thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nƣớc” (PGS. Nguyễn Văn Hàm), “Một vài suy nghĩ về xác định thời hạn bảo quản và phạm vi giao 10 nộp hồ sơ các vụ án hình sự” (Hồ Văn Quýnh), “Cơ sở xác định thời hạn bảo quản tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản” (PTS. Nguyễn Cảnh Đƣơng). Ngoài ra, tại các Hội nghị khoa học hàng năm của sinh viên do Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học KHXH &NV tổ chức cũng có một số báo cáo khoa học về vấn đề xác định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo quản, chẳng hạn nhƣ: “Xây dựng các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu - một vấn đề cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta” của Nguyễn Mạnh Cƣờng, năm 2000; “Xác định giá trị tài liệu phông lƣu trữ Bộ Công nghiệp” của Đặng Thị Thu Trang, năm 2004. Các báo cáo này ngoài phần lý luận chung về xác định giá trị tài liệu và công cụ xác định giá trị tài liệu, chủ yếu trình bày các vấn đề liên quan đến việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho một loại tài liệu chuyên ngành hoặc một cơ quan cụ thể. Các vấn đề đƣợc trao đổi chƣa đề cập đến chủ đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu trữ ở địa phƣơng. Chọn vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu làm đề tài khoá luận tốt nghiệp đại học hoặc luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học và quản trị văn phòng, có thể kể đến các khoá luận “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An (từ năm 1991 đến nay)” của Trần Thị Hoài Thanh, năm 2002, khoá luận “Tìm hiểu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan lƣu trữ cấp bộ và cơ quan trung ƣơng” của Nguyễn Thị Dịu, năm 2002, khoá luận “Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Công nghiệp (kèm theo thời hạn bảo quản)” của Trần Ngọc Lan, năm 2003, luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của Tỉnh uỷ và các Ban tham mƣu, giúp việc Tỉnh uỷ” của Nguyễn Thị Hồng Phƣợng, năm 2003. Các đề tài này đã có những đóng góp cơ bản trong việc nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng bảng thời hạn bảo quản. Kết quả nghiên cứu của đề tài là bảng thời hạn bảo quản của một cơ quan cụ thể. Những bảng thời hạn bảo quản này có tác dụng làm cơ sở để cơ quan đó tham khảo, xem xét 11 vận dụng hoặc có thể hoàn thiện, bổ sung để ban hành chính thức. Tuy nhiên, trong số các đề tài nghiên cứu nói trên, chƣa có đề tài nào nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho một loại hình tài liệu phổ biến của những cơ quan có cùng chức năng nhƣ các UBND cấp tỉnh. - Vấn đề bảng thời hạn bảo quản tài liệu cũng đƣợc đề cập trong các bài viết trao đổi về nghiệp vụ đƣợc đăng trên Tạp chí của ngành: Đã có một số bài viết về bảng thời hạn bảo quản nhƣ “Hiện nay ở nƣớc ta nên làm bảng thời hạn bảo quản gì” của tác giả Lê Văn In, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 4/1974), “Giới thiệu một số loại bảng kê đƣợc dùng cho công tác đánh giá tài liệu ở Cộng hoà dân chủ Đức” của tác giả Hà Huề, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1988), “Vai trò của bản thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu” của tác giả Trần Đạo và Thái Hà, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1/1992), “Ý nghĩa quan trọng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành” của tác giả Hà Huề, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4/1993). Các bài viết này nhằm làm sáng tỏ khái niệm, vai trò cũng nhƣ sự cần thiết của bảng thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lƣu trữ của các cơ quan, đồng thời đƣa ra những đề xuất về mặt phƣơng hƣớng tiến hành nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế công tác lƣu trữ nƣớc ta. - Đối với hình thức văn bản nghiệp vụ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu do Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành từ năm 1975 là văn bản mang tính chất chỉ đạo nghiệp vụ, làm căn cứ cho các ngành, các địa phƣơng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, văn bản này đã có nhiều điểm không còn phù hợp với thực tế. Ngoài ra, trƣớc đó, năm 1965, chuyên gia lƣu trữ Liên Xô Kunticôv đã giúp Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng xây dựng dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện tiêu biểu của các cơ quan nhà nƣớc theo mô hình bảng thời hạn bảo quản của Liên Xô. Do có những điểm chƣa thật sự thích hợp với tình hình tài liệu của Việt Nam nên dự thảo này không đƣợc ban hành chính thức. 12 - Ở một số bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng và địa phƣơng, vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã đƣợc nghiên cứu ở hình thức đề tài nghiên cứu khoa học. Có thể kể đến các đề tài nhƣ : “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu để lựa chọn bổ sung vào các kho lƣu trữ thành phố, lƣu trữ UBND quận, huyện, phƣờng, xã”, Chủ nhiệm Lê Văn In, H: 1996, “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản của Phông Quốc hội nƣớc CHXHCN Việt Nam”, Mã số 94-98-108(ĐT), Chủ nhiệm Nguyễn Trọng Thƣ, H:1996, “Bảng thời hạn bảo quản phông lƣu trữ chính quyền thành phố Hà Nội”, chủ nhiệm Nguyễn Thịnh Thành, “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu thuộc phông HĐND, UBND tỉnh và HĐND, UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh Hà Giang”, mã số KX-HG-04(04), chủ nhiệm Hoàng Văn Sún. Những năm 1996, 1997, Văn phòng UBND tỉnh Đắc Lắc, Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi đã chủ trì nghiên cứu đề tài Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản phông lƣu trữ UBND tỉnh. Tuy nhiên, những đề tài này chƣa đƣợc nghiệm thu. Thời gian gần đây, một số bộ, ngành ở trung ƣơng nhƣ Tổng công ty Bƣu chính Viễn thông VN, Bộ Tài chính và một số tỉnh, thành phố nhƣ Hà Nội, Hà Giang, Yên Bái, Vĩnh Long đã tiến hành nghiên cứu, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu trữ của ngành, cơ quan, địa phƣơng hoặc của một phông lƣu trữ cụ thể. Thời gian gần đây, UBND tỉnh Vĩnh Long mới ban hành Bảng xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phông lƣu trữ UBND tỉnh Vĩnh Long, đây có thể coi là tỉnh đầu tiên trong cả nƣớc ban hành chính thức một văn bản mang tính chất hƣớng dẫn nghiệp vụ về thời hạn bảo quản tài liệu trong phạm vi một phông lƣu trữ cụ thể. (Một số bảng thời hạn đã đƣợc nghiên cứu, xây dựng, ban hành và áp dụng sẽ đƣợc trình bày cụ thể ở chƣơng sau) Có thể nói, vấn đề thời hạn bảo quản đã đƣợc nghiên cứu ở các hình thức và góc độ khác nhau, từ nghiên cứu lý luận đến việc vận dụng vào thực tiễn xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản ở một số ngành, cơ quan. Tuy nhiên, nhìn chung các kết quả nghiên cứu vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 13 thực tế cụ thể. Đặc biệt, chƣa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu xây dựng loại bảng thời hạn bảo quản ở dạng mẫu để làm căn cứ xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu phổ biến hình thành với tốc độ ngày càng tăng là tài liệu quản lý nhà nƣớc tại các UBND cấp tỉnh. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các sách lý luận và thực tiễn của Nga và Việt Nam, các đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành, các bài viết trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam; các khoá luận tốt nghiệp cử nhân, các báo cáo khoa học, các luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của nhiều tác giả về đề tài xác định giá trị tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, chúng tôi còn nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu khác nhƣ hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ và những lĩnh vực khác có liên quan, đặc biệt là Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH ngày 26/11/2003 đƣợc ban hành bằng Lệnh số 21/2003/L-CTN ngày 10/12/2003 của Chủ tịch nƣớc, Quy chế làm việc mẫu của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng ban hành kèm theo Quyết định số 53/2006/QĐ-TTG ngày 08/3/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ, Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Ngoài ra, một nguồn tài liệu tham khảo quan trọng đã đƣợc sử dụng là các danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phƣơng pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác - Lênin đƣợc thể hiện ở chủ 14 nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, giúp cho việc xem xét, nghiên cứu vấn đề theo quan điểm chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Chúng tôi đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ phƣơng pháp phân tích chức năng, phƣơng pháp hệ thống, khảo sát thực tế ở một số cơ quan trung ƣơng và địa phƣơng, thực hiện điều tra bằng phiếu điều tra gửi tới các cơ quan lƣu trữ. Chúng tôi cũng đã tìm hiểu những vấn đề lý luận xác định giá trị tài liệu nói chung, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng để đƣa ra những căn cứ cho việc định thời hạn bảo quản cũng nhƣ phƣơng pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh. Vận dụng phƣơng pháp phân tích chức năng và phƣơng pháp hệ thống, chúng tôi tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan UBND tỉnh trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nƣớc và các hệ thống tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND để từ đó xác định tầm quan trọng, ý nghĩa của khối tài liệu này trong thành phần tài liệu của Phông lƣu trữ Quốc gia nói chung và của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh nói riêng. Để có các thông tin, số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn những ngƣời làm công tác lƣu trữ ở một số Trung tâm Lƣu trữ tỉnh mà chúng tôi có điều kiện tiếp xúc trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi còn gửi phiếu điều tra về tình hình xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho 64 Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và đã nhận đƣợc 25 văn bản trả lời chính thức của 25 Trung tâm Lƣu trữ tỉnh. Những văn bản này đã cung cấp khá nhiều thông tin cho việc nghiên cứu đề tài. Chúng tôi cũng đã nghiên cứu, tham khảo và phân tích, so sánh các kết quả nghiên cứu đề tài, các bảng thời hạn bảo quản đƣợc xây dựng, ban hành và áp dụng của một số tỉnh, thành phố. Một phƣơng pháp nghiên cứu nữa mà tác giả đề tài đã sử dụng là trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm về lĩnh vực xác định giá trị tài liệu, hiện đang công tác tại Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, các 15 Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia và các giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. 8. Đóng góp của đề tài Nếu đạt đƣợc những mục tiêu đề ra nhƣ trên, theo chúng tôi, đề tài nghiên cứu của luận văn sẽ có những ý nghĩa chính sau đây: - Về mặt lý luận: Làm rõ đƣợc vai trò, ý nghĩa của bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong việc xác định giá trị tài liệu phông UBND cấp tỉnh, một loại hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn và giá trị cao nhất trong thành phần tài liệu của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. - Về mặt thực tiễn: Do mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xây dựng loại bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng nên nó sẽ có ý nghĩa tham khảo và vận dụng trong xác định giá trị và trong nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cụ thể của từng cơ quan UBND cấp tỉnh, tạo nên sự thống nhất, khoa học và đồng bộ khi sử dụng loại công cụ xác định giá trị tài liệu này ở tất cả các cơ quan UBND cấp tỉnh. - Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài đƣợc áp dụng thì Bảng thời hạn bảo quản mẫu có tác dụng làm cơ sở cho việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, là công cụ hƣớng dẫn việc xác định giá trị những tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan UBND kể từ khi bảng này đƣợc ban hành đồng thời có ý nghĩa tham khảo đối với việc xác định giá trị những tài liệu đã hình thành trƣớc đó, là căn cứ để lập danh mục hồ sơ hàng năm và lập hồ sơ theo danh mục của cán bộ, công chức, viên chức UBND tỉnh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chƣơng. Chƣơng 1 có tên gọi “Bảng thời hạn bảo quản - công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu 16 hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Nội dung Chƣơng 1 chủ yếu đề cập đến khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản, các loại bảng thời hạn bảo quản cũng nhƣ trình bày về tình hình nghiên cứu, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta. Chƣơng 2 của đề tài là “Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh”. Chƣơng này trình bày các vấn đề có liên quan nhƣ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc và quan hệ công tác của UBND tỉnh, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh và đặc biệt là cơ sở khoa học về xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có vấn đề các nguyên tắc, tiêu chí của lý luận xác định giá trị tài liệu và các quy định của Nhà nƣớc và yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Chƣơng 3 của đề tài cũng chính là mục tiêu mà đề tài hƣớng tới là “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh”, loại bảng mẫu để các UBND tỉnh có thể dựa vào đó để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho từng cơ quan UBND. Chƣơng này giới thiệu về nội dung, kết cấu, phƣơng pháp xây dựng và Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh. 17 NỘI DUNG Chƣơng 1 BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN - CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1. Khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu Trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị, thống kê bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu… đều có các công cụ làm căn cứ và phƣơng tiện thực hiện. Mỗi loại công cụ có những vai trò, chức năng riêng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc thống nhất, khoa học. Chẳng hạn, danh mục hồ sơ cơ quan, danh mục các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử là cơ sở để cán bộ lƣu trữ thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phạm vi quản lý và chức năng của lƣu trữ cơ quan hay lƣu trữ lịch sử; phƣơng án phân loại tài liệu giúp cho việc phân loại tài liệu trong từng kho lƣu trữ, phông lƣu trữ cụ thể; các loại mục lục, sổ sách là phƣơng tiện quản lý, thống kê về tình hình tài liệu; để tổ chức sử dụng tài liệu thì có các loại mục lục hồ sơ, thẻ tài liệu chuyên đề… Đối với việc xác định giá trị tài liệu - một trong những nhiệm vụ quan trọng, phức tạp và mang tính khoa học cao của công tác lƣu trữ, việc sử dụng các loại công cụ cũng rất cần thiết và có một vai trò quan trọng. Công cụ xác định giá trị tài liệu là “những phƣơng tiện để thực hiện xác định giá trị đƣợc dễ dàng, chính xác, nhằm lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị bổ sung vào lƣu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ” [2,22]. Các loại công cụ xác định giá trị phổ biến hiện nay bao gồm: Danh mục hồ sơ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử 18 Các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu trên hợp thành một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Mỗi loại công cụ vừa có tính độc lập và tác dụng riêng, vừa có mối quan hệ bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau. Trong số các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu và quan trọng nhất. Trƣớc hết, về khái niệm thời hạn bảo quản, Từ điển Lƣu trữ Việt Nam do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc xuất bản năm 1992 định nghĩa là “khoảng thời gian cần thiết để lƣu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn thƣ. Thời hạn bảo quản chủ yếu áp dụng cho tài liệu ở lƣu trữ cơ quan. Những tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) không là đối tƣợng để xét thời hạn bảo quản” [2,79]. Nhƣ vậy, thời hạn bảo quản là khoảng thời gian đƣợc quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tính từ khi tài liệu kết thúc giai đoạn văn thƣ cho đến khi tài liệu đƣợc xem xét để loại ra tiêu huỷ. Theo định nghĩa này, tài liệu có giá trị lịch sử không là đối tƣợng để quy định thời hạn bảo quản vì những tài liệu này đƣợc bảo quản vĩnh viễn. Tuy nhiên, trên thực tế ở nƣớc ta hiện nay, các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III là các lƣu trữ lịch sử nhƣng vẫn bảo quản cả những tài liệu bảo quản có thời hạn. Đối với các lƣu trữ địa phƣơng, mặc dù đã có Thông tƣ số 21 của Bộ Nội vụ quy định về việc thành lập Phòng Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn tỉnh, còn các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp, song đến thời điểm hiện tại, các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh vẫn vừa là lƣu trữ hiện hành của cơ quan vừa là lƣu trữ lịch sử của địa phƣơng, do đó Trung tâm Lƣu trữ tỉnh vừa bảo quản cả tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn), vừa lƣu giữ tài liệu bảo quản có thời hạn. Trong thực tế, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, nhiều loại văn bản đƣợc hình thành để phục vụ cho việc điều hành, giải quyết công việc. Tuỳ thuộc vào tính chất, yêu cầu của công việc mà tài liệu có những nội dung khác nhau nên giá trị của chúng cũng không giống nhau và cần có thời hạn bảo quản thích hợp. Do đó, để định thời hạn bảo quản cho mỗi loại sao 19 cho phù hợp với giá trị của chúng, cần có bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (còn gọi là bảng kê tài liệu) đƣợc giải thích là “bảng thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của Phông Lƣu trữ Quốc gia, thuộc một thời kỳ lịch sử nhất định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc đƣợc quy định cần hay không cần đƣa vào Nhà nƣớc bảo quản”. [5,119]. Đây là định nghĩa chung nhất về bảng thời hạn bảo quản. Từ định nghĩa trên có thể thấy, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu dùng để xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan. Việc xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu liên quan đến mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn tài liệu giữ lại để bảo quản hoặc tiêu huỷ. Đối với tài liệu giữ lại để bảo quản thì tuỳ thuộc vào giá trị của tài liệu mà định ra thời hạn bảo quản và lựa chọn tài liệu để đƣa vào lƣu trữ lịch sử. Đối với các cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan, bảng thời hạn bảo quản là căn cứ để xác định và ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ công việc ở giai đoạn văn thƣ, giúp cho việc lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ đƣợc dễ dàng. Những hồ sơ đƣợc ghi thời hạn bảo quản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lƣu trữ trong việc lựa chọn đầy đủ hồ sơ, tài liệu bổ sung vào lƣu trữ hiện hành và xử lý những quy trình nghiệp vụ tiếp theo. Đối với lƣu trữ hiện hành, bảng thời hạn bảo quản giúp cho việc chỉ đạo, hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành và thu thập tài liệu đƣợc dễ dàng; xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý đƣợc chính xác; trên cơ sở đó lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Đối với lƣu trữ lịch sử, tài liệu đƣợc thu thập bổ sung trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản sẽ tránh đƣợc tình trạng tiếp nhận những tài liệu ít giá trị, do đó chất lƣợng tài liệu trong lƣu trữ lịch sử đƣợc bảo đảm. Bảng thời hạn bảo quản cũng là căn cứ để xem xét những tài liệu hết giá trị, có thể loại ra để làm thủ tục tiêu huỷ. 20 Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản có thể xây dựng đƣợc các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị khác nhƣ: quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu. Bảng thời hạn bảo quản đƣợc xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc, tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu, đồng thời dựa vào các căn cứ pháp lý cũng nhƣ thực tế hình thành và nhu cầu sử dụng tài liệu. Vì vậy, có thể nói bảng thời hạn bảo quản có đủ giá trị về mặt khoa học, pháp lý và thực tế để hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu ở văn thƣ, lƣu trữ hiện hành cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử. Bảng thời hạn bảo quản còn giúp tránh đƣợc sự chủ quan, phiến diện khi đánh giá giá trị của tài liệu trong một số trƣờng hợp cụ thể, bởi lẽ nó có ý nghĩa nhƣ một phƣơng tiện có tính thống nhất, chuẩn hoá thời hạn bảo quản đối với những loại tài liệu xác định. Sử dụng bảng thời hạn bảo quản cũng tránh đƣợc tình trạng tiêu huỷ tài liệu tuỳ tiện hoặc giữ lại tài liệu không đúng theo giá trị và thời gian cần thiết; bảo đảm cho sự toàn vẹn và chất lƣợng của từng phông lƣu trữ nói riêng và Phông lƣu trữ Quốc gia nói chung. 1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản Nhìn chung, bảng thời hạn bảo quản có ý nghĩa là công cụ để xác định giá trị tài liệu nhƣ đã nêu trên. Tuy nhiên, thực tế hoạt động xã hội có nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau nên chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng khác nhau, từ đó hình thành nên thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu hết sức đa dạng, phong phú, đồng thời giá trị của chúng cũng không đồng nhất. Mỗi loại tài liệu có những giá trị, công dụng riêng, tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu đó và tuỳ thuộc vào mục đích mà tài liệu đƣợc hình thành. Do đó, mỗi loại tài liệu lại có yêu cầu bảo quản để phục vụ sử dụng theo giá trị của chúng và việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan, tổ chức cũng không giống nhau. Xuất phát từ thực tế này, cần có một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu một cách phù hợp. Có thể nêu một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu đƣợc sử dụng phổ biến trong công tác lƣu trữ của nƣớc ta cũng nhƣ một số nƣớc trên thế giới nhƣ sau: Bảng thời 21 hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, bảng thời hạn bảo quản mẫu, bảng thời hạn bảo quản của từng cơ quan. 1.2.1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Có thể nói, tất cả các cơ quan, dù ở ngành nào, cấp nào, trong quá trình hoạt động, bên cạnh những tài liệu chuyên môn, chuyên ngành, đều hình thành các nhóm tài liệu quản lý hành chính. Đó là tài liệu về hoạt động quản lý, chỉ đạo, lập kế hoạch, kiểm tra, tài chính, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lƣơng … mà cơ quan nào cũng ban hành và sử dụng trong quá trình quản lý, điều hành, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Loại tài liệu này có những đặc điểm chung về chức năng, tên gọi, mục đích ban hành... và đƣợc coi là những tài liệu phổ biến. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tài liệu tiêu biểu do cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ban hành. Cấu tạo của bảng này gồm phần hƣớng dẫn về kết cấu, cách sử dụng và phần thống kê các nhóm tài liệu kèm chỉ dẫn về thời hạn bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu đƣợc áp dụng trong hầu hết các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu, các cơ quan tiến hành việc liệt kê và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của cơ quan mình. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu còn đƣợc dùng trong quá trình biên soạn danh mục hồ sơ, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, cũng nhƣ trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của lƣu trữ cơ quan nhƣ thu thập bổ sung, phân loại tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định và tiến hành tiêu huỷ những tài liệu hết giá trị. 1.2.2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Nhƣ trên đã đề cập, tất cả các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đều hình thành một hệ thống tài liệu hành chính . Tuy nhiên, do mỗi cơ quan 22