Tài liệu Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội, 2013 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS Nguyễn Minh Phƣơng Hà Nội, 2013 2 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 5 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6 5. Các nguồn tài liệu tham khảo 9 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 10 7. Bố cục của đề tài 12 8. Đóng góp của đề tài 13 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG 15 1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu xây dựng 15 1.1. Khái niệm 15 1.2. Đặc điểm của tài liệu xây dựng 18 2. Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công 21 trình xây dựng dân dụng ở nƣớc ta hiện nay 3. Các cấp công trình xây dựng dân dụng 39 4. Các cơ quan tham gia xây dựng công trình 42 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUY ĐỊNH THỜI HẠN 50 BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG 1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng 1.1. Nguyên tắc tính Đảng (Nguyên tắc chính trị) 50 1.2. Nguyên tắc lịch sử 52 1.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp 54 2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng 55 2.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu 55 5 51 2.2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu 58 2.3. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu 60 2.4. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu 62 2.5. Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu 63 2.6. Tiêu chuẩn tình trạng hư hỏng của tài liệu 63 2.7. Tiêu chuân ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu 64 2.8. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong trong bộ tài liệu 65 công trình xây dựng 2.9. Tiêu chuẩn về cấp công trình 66 2.10. Tiêu chuẩn giá trị thẩm mỹ và giá trị văn hóa của công trình 67 2.11. Tiêu chuẩn áp dụng các phương pháp khoa học công nghệ mới 69 2.12. Tiêu chuẩn tính phổ biến và tính độc đáo của công trình 70 2.13. Tiêu chuẩn đạt giải thưởng quốc tế, giải thưởng chất lượng quốc gia 71 2.14. Tiêu chuẩn về hiệu quả kinh tế của việc bảo quản tài liệu 72 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO 74 TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG 1. Phạm vi và đối tƣợng sử dụng bảng thời hạn bảo quản 74 2. Kết cấu bảng thời hạn bảo quản 74 3. Thời hạn bảo quản tài liệu 77 4. Cách sử dụng bảng thời hạn bảo quản 78 5. Bảng thời hạn bảo quản 79 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Bảng phân loại, phân cấp các công trình xây dựng dân dụng 6 102 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, các công trình xây dựng ngày càng xuất hiện nhanh và nhiều tại các đô thị cũng như các vùng ven đô và nông thôn. Điều đó dẫn đến khối lượng tài liệu của các công trình xây dựng tăng lên đáng kể trong các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực xây dựng trong những năm gần đây. Làm thế nào để quản lý khoa học khối tài liệu đó đang là vấn đề đặt ra với cơ quan quản lý ngành xây dựng cũng như các cơ quan lưu trữ. Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu sản sinh trong quá trình xây dựng các công trình được cho vào bao tải, đóng trong các thùng các tông hoặc thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ. Những tài liệu này chưa hề được xử lý sơ bộ về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm khi cần thiết. Trong khi đó, khối lượng tài liệu xây dựng ngày càng nhiều đã và đang lấn chiếm diện tích các phòng làm việc, gây khó khăn cho việc bố trí nơi làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức. Thêm vào đó, để hoàn thành một công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan tổ chức như Ban Quản lý Dự án, đơn vị là chủ đầu tư, đơn vị khảo sát địa chất công trình, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị giám sát thi công, đơn vị thẩm định chất lượng đối với từng hạng mục riêng biệt. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng, tài liệu của một công trình được sản sinh từ nhiều đơn vị khác nhau và sau đó được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau. Điều này đã gây ra sự lãng phí về kho tàng, nhân lực khi mỗi đơn vị tham gia xây dựng công trình bảo quản cùng một tài liệu xây dựng. Từ những phân tích trên chúng ta dễ dàng nhận thấy có rất nhiều vấn đề đang đặt ra với việc lưu trữ tài liệu xây dựng như: Phương án phân loại và tổ chức khoa học tài liệu xây dựng; Xác định giá trị tài liệu của các công trình 7 xây dựng; Quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc lưu trữ và phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các công trình xây dựng …. Để góp phần giải quyết một phần trong những vấn đề nghiệp vụ lưu trữ tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình dân dụng)” làm luận văn cao học của mình. Ngoài ra, từ thực tế công tác lưu trữ tài liệu xây dựng hiện nay có thể thấy việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng là cần thiết và cấp bách, đóng góp vai trò tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu xây dựng. Bởi lẽ Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng được nghiên cứu, xây dựng và ban hành sẽ là cơ sở để các cơ quan, tổ chức làm công tác xây dựng xác định giá trị tài liệu, là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và đồng thời cũng là cơ sở quan trọng để Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ quan xem xét, tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Sự cần thiết của việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng nêu trên cũng là lý do quan trọng giúp tác giả mạnh dạn lựa chọn và thực hiện đề tài nghiên cứu này. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau: - Các loại tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng; - Vai trò của các cơ quan tham gia xây dựng công trình; - Thực tiễn công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng; - Ngoài ra, để nghiên cứu đưa ra các giải pháp hợp lý, mang tính khả thi cho việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây 8 dựng, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp/gián tiếp công tác này tại một số cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng. Do hạn chế về thời gian cũng như kinh nghiệm, phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng. Tài liệu xây dựng của các loại công trình xây dựng khác (công trình công nghiệp, công trình giao thông, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn và công trình hạ tầng kỹ thuật) chúng tôi chưa đủ điều kiện nghiên cứu trong đề tài. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài Đề tài thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu sau: - Nghiên cứu, phân tích nhằm xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng, bao gồm các nguyên tắc và một hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng. - Xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng. Bảng thời hạn bảo quản này phải quy định cụ thể đối với cả 2 loại công trình: công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và công trình xây dựng không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Việc quy định rõ ràng thời hạn bảo quản cho tài liệu xây dựng sản sinh ở từng đơn vị tham gia xây dựng công trình (chủ đầu tư, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng) cũng được quy định ở Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng này. Để đạt được mục tiêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu, khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu về các loại tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng; 9 - Nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm nhằm xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng; - Xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu của công trình xây dựng dân dụng hình thành trong cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, chủ đầu tư, cơ quan sử dụng công trình, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công xây dựng công trình và Lưu trữ lịch sử. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ở nước ta, vấn đề lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu xây dựng nói riêng trong những năm vừa qua đã có nhiều người quan tâm nghiên cứu, thể hiện bằng các bài viết trên tạp chí chuyên ngành văn thư lưu trữ, Website Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số công trình nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Bộ. Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, trên website đã đề cập đến những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: “Một số ý kiến bước đầu về xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ ở Viện thiết kế công trình, kỹ thuật thành phố” (1973) của tác giả Dương Văn Cừ, “Một số ý kiến đánh giá giá trị tài liệu thiết kế xây dựng dân dụng của Viện thiết kế nhà ở và công trình công cộng” của tác giả Lê Thị Thanh Hiền (1983), “Vài ý kiến về đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ kỹ thuật các công trình xây dựng dân dụng” (1976) của tác giả Đỗ Thanh Liêm … Tuy nhiên trong khuôn khổ một bài tạp chí, các vấn đề liên quan đến tài liệu xây dựng đề cập đến chưa sâu, còn sơ sài. Ngoài ra, theo thống kê, những bài viết trên tạp chí, website được viết đã quá lâu, có những vấn đề không còn phù hợp với thực tế lưu trữ tài liệu xây dựng hiện nay nữa. Đến nay, các công trình nghiên cứu khoa học về tài liệu xây dựng vẫn chưa có nhiều. Có thể kể đến đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” 10 do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quốc gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020. Hai đề tài này đã khái quát được những loại tài liệu cơ bản và đưa ra khung phân loại sơ lược. Tuy nhiên, trong phần Bảng thời hạn bảo quản, các tác giả mới chỉ thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến những tài liệu có thời hạn bảo quản khác. Liên quan đến tài liệu xây dựng còn có các báo cáo khoa học, khóa luận, luận văn của các sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại cơ quan Cục Doanh trại - Tổng Cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng” của sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010, Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007, Luận văn Thạc sĩ “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh... Tuy nhiên, những đề tài này chưa chỉ ra được thành phần tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình xây dựng một công trình và xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu đó. Đáng chú ý là Báo cáo tham gia Hội nghị Khoa học Sinh viên năm 2011 “Xây dựng bản hướng dẫn phương án phân loại tài liệu xây dựng cơ bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư Bước I - Đại học Quốc gia Hà Nội” của sinh viên Nguyễn Trang Nhung. Nhưng do cơ quan sản sinh ra tài liệu là Ban Quản lý Dự án đầu tư Bước I - Trường Đại học Quốc gia Hà Nội nên những tài liệu được liệt kê tại đây còn sơ sài, chưa thể hiện được sự đa dạng trong thành phần của tài liệu xây dựng. Hơn nữa, đề tài cũng chưa đề cập đến công tác xác định giá trị của tài liệu xây dựng cũng như xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu này. 11 Thời gian qua, các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác xây dựng đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc lưu trữ tài liệu xây dựng như: - Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, Thông tư cũng mới chỉ quy định thời hạn bảo quản của một số tài liệu quản lý các công trình xây dựng cơ bản, chưa đề cập đến thời hạn bảo quản của những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình. - Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư đề cập đến một số vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: Thông tư số 02/2006/TTBXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng; Thông tư số 27/2009/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2009 về hướng dẫn một số nội dung Quản lý chất lượng công trình xây dựng. Các Thông tư này đã quy định việc lưu trữ tài liệu thiết kế, hồ sơ hoàn công, quy định thành phần tài liệu có trong hồ sơ hoàn công. Tuy nhiên, do được ban hành dưới góc độ là cơ quan quản lý công tác xây dựng (Bộ Xây dựng) nên nhiều điều, khoản trong Thông tư còn bộc lộ những điều chưa phù hợp với quy định của Nhà nước về lưu trữ. Có thể thấy rõ nhất ở thời hạn giao nộp tài liệu. Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu xây dựng vào Lưu trữ cơ quan là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán (Điểm b, Khoản 1, Điều 11). Tuy nhiên, tại Điểm a, Khoản 3 Mục II của Thông tư số 02/2006/TT-BXD lại quy định “chậm nhất 03 tháng kể từ khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp lưu hồ sơ lưu trữ vào cơ quan quản lý nhà nước”. Tại điểm d Khoản 3 Mục II còn quy định “Cơ quan lưu trữ nhà nước phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tư nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc chủ đầu tư phải vận 12 chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định”. Rõ ràng quy định đưa ra không đúng chức năng, thẩm quyền của Bộ Xây dựng, đồng thời trái với Luật Lưu trữ năm 2011. Kế thừa những thành quả đã đạt được nêu trên, chúng tôi đã lựa chọn xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng làm đề tài nghiên cứu. 5. Các nguồn tài liệu tham khảo Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây: - Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng… - Các sách lý luận, giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Tập bài giảng“Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương… - Các bài viết về công tác lưu trữ tài liệu xây dựng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Bàn về các đặc trưng để lựa chọn phương án hệ thống hóa tài liệu thiết kế xây dựng”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 1981, “Các tiêu chuẩn đặc thù làm cơ sở để đánh giá giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 1982…. 13 - Các tài liệu thực tế: hồ sơ tài liệu các công trình xây dựng, báo cáo khảo sát tình hình xác định giá trị tài liệu xây dựng, báo cáo tại các cuộc Hội thảo… Những nguồn tài liệu tham khảo này đều được tác giả thống kê trong phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lê-nin và lý luận, thực tiễn công tác lưu trữ, chúng tôi tiến hành thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau: - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu nhằm nắm vững các kiến thức lý luận về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng. Ngoài ra, để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã tham khảo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây dựng của Trung Quốc, đồng thời, nghiên cứu các công trình nghiên cứu khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài. Nhận thức được việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng phải được giải quyết trên cơ sở nắm vững và vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn giá trị xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói chung nên phương pháp nghiên cứu lý luận được vận dụng ngay từ khi triển khai đề tài nghiên cứu. Trong Chương 1, khi hệ thống các tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình, ngoài việc liệt kê các tài liệu, tác giả còn khái quát được nội dung và nêu lên vai trò của tài liệu đó đối với việc xây dựng công trình, từ đó bằng phương pháp nghiên cứu lý luận, tác giả đã luận giải giá trị bảo quản tài liệu đó ở Chương 2 và cụ thể hóa thành Bảng thời hạn bảo quản tại Chương 3 của đề tài. 14 - Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là một đề tài có tính ứng dụng, do vậy, phương pháp khảo sát thực tế đã được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài. Chúng tôi đã đầu tư khá nhiều thời gian cho việc khảo sát thực tế công tác tổ chức khoa học, xác định giá trị tài liệu xây dựng tại một số cơ quan, tổ chức làm nhiệm vụ xây dựng như: Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư và Thiết kế xây dựng Việt nam - Bộ Xây Dựng (CDC); Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội (HANDICO)… Nội dung khảo sát bao gồm các thông tin liên quan đến các công trình mà cơ quan đó đã và đang xây dựng, tình hình thu thập các tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Đặc biệt, trong quá trình khảo sát, chúng tôi cũng trực tiếp nghiên cứu, tìm hiểu các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình, dự án ở các cơ quan này nhằm xác định cụ thể thành phần tài liệu có trong mỗi hồ sơ. Ngoài ra, để tìm hiểu việc thu thập tài liệu xây dựng vào các lưu trữ lịch sử, chúng tôi cũng đã khảo sát tại Phòng Thu thập - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhằm xác định những khó khăn và thực trạng việc thu thập các tài liệu này trên các phương diện: xác định các công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu tài liệu xây dựng của công trình, tình trạng xác định giá trị tài liệu khi tiến hành nộp lưu… Những kết quả thu được từ việc vận dụng phương pháp khảo sát thực tế đã giúp chúng tôi đưa ra được những nhận định đúng đắn khi tiến hành xác định giá trị cho từng hồ sơ, tài liệu của công trình xây dựng dân dụng. - Phương pháp phân tích, tổng hợp các thông tin: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng. Các thông tin có được về thành phần tài liệu xây dựng của một công trình từ các cơ quan khảo sát khác nhau được chúng tôi tổng hợp một cách có 15 hệ thống về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình. Đồng thời, qua các thông tin đó, chúng tôi cũng nắm được thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng hiện nay để góp phần đưa ra những căn cứ cho việc định thời hạn bảo quản cho các tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình sau này. Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi đặc biệt chú trọng tổng hợp, từ đó nghiên cứu, phân tích nhằm đưa ra các lý giải thuyết phục về việc định thời hạn bảo quản cho tài liệu của một công trình. Ngoài ra, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ các website liên quan đến hoạt động xây dựng như Website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam… hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng, giá xây dựng… để có thêm những thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài. Các phương pháp trên không được tiến hành độc lập mà được thực hiện kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba chương: Chương 1. Những vấn đề chung về tài liệu xây dựng Trong chương này, chúng tôi đi sâu nghiên cứu về tài liệu xây dựng như nội dung, thành phần tài liệu, đặc điểm… Đặc biệt, các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình dân dụng được chúng tôi thống kê chi tiết để thấy được sự đa dạng cũng như vai trò của những tài liệu này. Đồng thời, trong Chương 1, chúng tôi cũng nghiên cứu, tìm hiểu các cấp công trình xây dựng dân dụng và các cơ quan liên quan trong quá trình xây dựng một công trình. Với những nội dung này, chương một có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện các chương tiếp theo của đề tài. 16 Chương 2. Cơ sở lý luận của việc quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng Trên cơ sở kết quả khảo sát tại Chương 1, chúng tôi xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu của công trình xây dựng dân dụng. Đây là chương quan trọng, có ý nghĩa hàng đầu giúp chúng tôi xây dựng và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn đúng đắn nhằm định thời hạn bảo quản cho các loại, các cấp công trình và xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng ở Chương 3. Chương 3. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của công trình xây dựng dân dụng. Căn cứ vào các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình đã được liệt kê tại Chương 1 và cơ sở lý luận đã xây dựng ở Chương 2, tại Chương 3 chúng tôi đã tiến hành xây dựng dự thảo Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng. Đây là chương quan trọng, thể hiện phần lớn kết quả nghiên cứu của đề tài. 8. Những đóng góp của đề tài Kết quả nghiên cứu của Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình dân dụng) có những đóng góp sau: - Trình bày một cách có hệ thống các nhóm, các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động xây dựng các công trình dân dụng ở nước ta hiện nay. - Xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng sản sinh ở các cơ quan liên quan. - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng gồm 13 nhóm tài liệu và 68 loại hồ sơ, tài liệu. Trong đó, 17 những công trình xây dựng dân dụng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử gồm 50/68 loại hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu của những công trình xây dựng dân dụng không có giá trị lịch sử được bảo quản theo tuổi thọ của công trình. - Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và những cá nhân làm công tác lưu trữ tài liệu xây dựng trong việc xác định giá trị của những tài liệu này. Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng nói riêng và tài liệu xây dựng nói chung một loại tài liệu chưa được nghiên cứu nhiều ở nước ta hiện nay. 18 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG 1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu xây dựng Tài liệu xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù cao. Xung quanh khái niệm “tài liệu xây dựng” (tài liệu xây dựng cơ bản) có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra. Trước khi đi sâu vào nghiên cứu các nhóm, các loại tài liệu xây dựng và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu xây dựng đó thì việc nghiên cứu, đưa ra khái niệm, nắm hiểu được các đặc điểm của loại hình tài liệu này là vấn đề cần thiết. Việc nắm chắc khái niệm và các đặc điểm của tài liệu xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận tổng quát về đặc điểm và giá trị của từng loại tài liệu xây dựng. 1.1.Khái niệm Tài liệu xây dựng là một trong những thành phần tài liệu quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Để xác định giá trị cho loại tài liệu này, cần làm rõ khái niệm tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng. Tham khảo Quy định tạm thời về quản lý tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản do Cục Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban kế hoạch Nhà nước Cộng Hòa Nhân dân Trung Hoa ban hành ngày 17 tháng 3 năm 1988 ban hành có nêu ra khái niệm: “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản trong quá trình chuẩn bị, quyết định đến hoàn thành công trình đưa vào sản xuất, sử dụng, bao gồm tài liệu chữ viết, bản vẽ, biểu đồ, tài liệu, kế toán, phim ảnh, dây ghi âm được hình thành trong hoạt động xây dựng cơ bản công trình từ lúc điều tra nghiên cứu, hội thảo, quyết định, kế hoạch, khảo sát, thiết kế, thi công, hoàn công, sản 19 xuất (sử dụng) thử”1. Khái niệm này đã liệt kê được hầu hết các dạng tài liệu hình thành qua các giai đoạn xây dựng một công trình xây dựng. Tuy nhiên, do ban hành đã lâu nên một số thuật ngữ sử dụng trong khái niệm này đến nay đã không còn phù hợp nữa. Ngoài ra, việc định nghĩa “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản” là không hợp lý, bởi lẽ nếu viết như trên, người đọc rất dễ đánh đồng “tài liệu lưu trữ” và “tư liệu công trình xây dựng cơ bản” là một. Tài liệu lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị nhất định trên nhiều phương diện khác nhau, còn tư liệu công trình xây dựng cơ bản lại được hiểu theo nghĩa rộng hơn, là toàn bộ tài liệu, tư liệu liên quan đến công trình đó, dù nó có giá trị lưu trữ hay không. Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam ấn hành năm 2011 có định nghĩa “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản”. Nghiên cứu khái niệm này và các tài liệu tham khảo có liên quan, chúng tôi cơ bản nhất trí với khái niệm này. Tuy nhiên, cần cụ thể hóa khái niệm này để thấy được quá trình hình thành nên tài liệu lưu trữ xây dựng. Cụ thể như sau: Tài liệu xây dựng là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công xây dựng công trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình. Sở dĩ chúng tôi dùng cụm từ “tài liệu xây dựng” vì khái niệm “xây dựng cơ bản” và “công trình xây dựng cơ bản” không còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội hiện nay nữa. Những cụm từ “xây dựng cơ bản” hay 1 Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước cộng hòa nhân dân Trung Hoa 1980-1992, , Bắc Kinh, 1992. 20 “công trình xây dựng cơ bản” được sử dụng nhiều trong những năm 80, 90 của thế kỷ trước, khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, hoạt động xây dựng mới được manh nha, phát triển và xây dựng những công trình cơ bản đầu tiên trong hệ thống hạ tầng cơ sở vật chất của quốc gia. Mặt khác, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực xây dựng, cụm từ “công trình xây dựng cơ bản” không được nhắc đến trong các văn bản này, mà chỉ có công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật. Bên cạnh đó, cũng có ý kiến cho rằng “công trình xây dựng cơ bản” là cụm từ để chỉ các công trình xây dựng hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng cơ sở kinh tế - xã hội có tính chất xây dựng lớn như công trình giao thông, thủy điện, cầu cảng… Những công trình này phần lớn thuộc diện nộp lưu vào các Lưu trữ lịch sử nên cụm từ “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản” là hợp lý. Tuy nhiên, dưới góc độ lưu trữ học, không chỉ những công trình lớn mới có giá trị lưu trữ lịch sử mà những công trình văn hóa, lịch sử cũng thuộc diện nộp lưu. Do vậy, tác giả quyết định sử dụng cụm từ “Tài liệu xây dựng” thay cho “Tài liệu xây dựng cơ bản” trước đây. Từ khái niệm về tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm tài liệu lưu trữ xây dựng như sau: Tài liệu lưu trữ xây dựng là những tài liệu xây dựng có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ. Để đưa ra khái niệm trên, chúng tôi đã tham khảo khái niệm tài liệu lưu trữ được đưa ra trong Luật Lưu trữ trên cơ sở không có sự giới hạn về nơi bảo quản, vật mang tin cũng như quyền sở hữu tài liệu. Bất kỳ tài liệu xây dựng nào có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác, không phân biệt hình thức thể hiện thông tin, quyền sở hữu tài liệu hay nơi bảo quản đều là tài liệu lưu trữ xây dựng. 21 1.2. Đặc điểm của tài liệu xây dựng - Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài. Khác với tài liệu hành chính thông thường, tài liệu xây dựng được hình thành từ khi lập dự án và phê duyệt, khảo sát, thiết kế, trải qua quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán. Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau. Ví dụ: Công trình Sân vận động quốc gia (Mỹ Đình) được khởi công từ năm 2001 và hoàn thành vào năm 2003, như vậy tài liệu của công trình này kéo dài trong thời gian hai năm; Hoặc như công trình Keangnam Hanoi Landmark Tower bắt đầu xây dựng từ năm 2007, đến năm 2012 mới hoàn thành thì tài liệu lại kéo dài hơn là 5 năm. - Tài liệu xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành. Sự đa dạng của tài liệu xây dựng là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với các tài liệu khác. Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, các loại báo cáo, giấy kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh, tài liệu về quản lý vật tư, tài chính…Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy kích thước A4, thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều kích thước giấy không giống nhau. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. Ngoài ra, tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu. Trong một công trình, có cơ quan tham gia phần thiết kế, có công ty tham gia phần thi công, có cơ quan thầu phần lắp đặt thiết bị… Ví dụ: Hồ sơ “Dự toán và bản vẽ thiết kế công trình Thư viện điện tử thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Hội, năm 2003” có những đơn vị sau đây tham gia: + Đơn vị tư vấn thiết kế: Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư và Thiết Kế Xây dựng Việt Nam - Bộ Xây Dựng (CDC). 22