Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý văn bản tại chi cục thuế huyện sơn động...

Tài liệu Nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý văn bản tại chi cục thuế huyện sơn động

.PDF
76
128
142

Mô tả:

1 DANH MỤC HÌNH ẢNH HÌNH 1.1 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 7 HÌNH 1.2 NỘI DUNG TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI HÌNH 1.3 MẪU DẪU ĐẾN 8 15 HÌNH 1.4 MẪU SỔ DĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 15 HÌNH 1.5 NỘI DUNG BÊN TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 16 HÌNH 2.1 MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 32 HÌNH 2.2 MẪU PHONG BÌ 33 HÌNH 2.3 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 35 HÌNH 2.6 SƠ ĐỒ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG 41 HÌNH 3.1: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL 48 HÌNH 3.2: CHỨC NĂNG XEM NỘI DUNG VĂN BẢN. HÌNH 3.3: CHỨC NĂNG PHÂN LOẠI VĂN BẢN. 49 50 HÌNH 3.4 CHỨC NĂNG BÁO CÁO, THỐNG KÊ TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL. 51 HÌNH 3.5: CHỨC NĂNG LỌC VĂN BẢN. 51 HÌNH 3.6: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN BẰNG MICROSOFT EXCEL……………………………………………………………..53 HÌNH 3.7: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN BẰNG MICROSOFT EXCEL. 54 HÌNH3.8: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG MICROSOFT EXCEL. 55 2 HÌNH 3.9: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL. 56 HÌNH 3.10: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN MICROSOFT EXCEL. 57 3 BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT S Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 VB Văn bản 2 QLVB Quản lý văn bản TT 4 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên hướng dẫn thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong Chi Cục Thuế Sơn Động-Bắc Giang. Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc. Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào. Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật. Chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Khánh Diệp LỜI NÓI ĐẦU Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế, xã hội, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ 5 quan nhà nước, gặp không ít khó khăn,vướng mắc do những yêu cầu phát sinh đặc biệt là vấn đề quản lý văn bản đi – đến đó là mất thời gian tìm kiếm các công văn đến hoặc công văn đi, việc giải quyết một công văn liên quan đến các công văn khác rất mất công, thứ tự giải quyết công văn chưa hợp lý.... Để hoạt động quản lý giải quyết văn bản đến – đi một cách có hiệu quả,nhanh chóng, chính xác không mất thời gian tìm kiếm các công văn đến hoặc công văn đi thì bất cứ một cơ quan nào cũng cần có một phần mền quản lý văn bản, bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để: Quản lý tập trung và thiết lập trật tự lưu trữ các văn bản tại một cơ sở dữ liệu duy nhất đặt trên một máy chủ và cho phép những người khác nhau truy cập tới cơ sở dữ liệu này tại các trạm làm việc khác nhau được kết nối với máy chủ này; Theo dõi được các công văn đi, công văn đến. Kịp thời xử lý và giải quyết các công văn đúng thời hạn và yêu cầu; Giảm bớt thời gian thống nhất các văn bản nội bộ (quyết định, thông báo, quy định...); Phân công người thực hiện công việc và kiểm soát quá trình thực hiện công việc một cách chính xác; Phân quyền cho những người sử dụng theo nhiệm vụ cụ thể của từng người. Nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Chi Cục Thuế sơn Động nói riêng. Chính vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài: “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢNLÝ VĂN BẢN TẠI CHI CUC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG”. Làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý văn bản là hoạt động gắn liền với hoạt động của cơ quan. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức có tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản. Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của đất nước trong quá trình đổi mới và hội nhập quốc tế, công tác quản lý văn bản ngày càng được quan tâm trú trọng, khẳng định vị trí của mình trong bộ máy hoạt động, quản lý. Hiện đại hoá 6 công tác quản lý văn bản và cải cách thủ tục hành chính là những công việc cần tiến hành ngay và đồng bộ từ trung ương tới địa phương. Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản trong quá trình hoạt động quản lý, trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên thành lập khoa Quản trị văn phòng. Nhiệm vụ chính của khoa là: đào tạo cán bộ chuyên nghiệp về văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà nước. Với nỗ lực phấn đấu không ngừng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội. Đây là một sự kiện đánh dấu sự thành công của nhà trường, bắt nhịp yêu cầu của thời đại thông tin bùng nổ, thời đại mà phương tiện giao tiếp bằng văn bản trở nên phổ biến, cấp thiết. Đối với sinh viên năm cuối, việc đi thực tập tốt nghiệp là cơ hội tốt để vận dụng những kiến thức và kỹ năng lĩnh hội được trong quá trình học tập vào thực tế. Em chọn điểm đến là Chi cục thuế Sơn Động, một huyện miền núi nghèo nhất của tỉnh Bắc Giang để thử sức mình với vai trò một cán bộ văn thư. Có thể nói rằng dù ở nông thôn hay thành thị, miền núi hay đồng bằng, cơ quan lớn hay nhỏ thì công tác văn thư vẫn giữ một vị trí trung tâm, là mắt xích nối liền mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Đó chính là lý do mà em chọn chuyên đề này để làm báo cáo tốt nghiệp cuối khoá học của mình. Sau gần hơn một tháng thực tập tại Chi cục Thuế Sơn Động từ 10/4/2016 đến 20/07/2016. Em đã tích luỹ cho mình rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, bên cạnh những thuận lợi cũng có những khó khăn nhất định. Về thuận lợi: Em nhận được sự đón tiếp, giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Chi cục, cán bộ văn thư và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan. Cán bộ văn thư cơ quan là người có năng lực chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm trong công tác văn thư, đã chỉ bảo cho em từng khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. Song bên cạnh đó em cũng gặp không ít khó khăn: Mặc dù đã tốt nghiệp Cao đẳng và đi làm nhưng công việc hiện tại của em lại không liên quan tới lĩnh 7 vực mình đã học nên đây là lần đầu tiên em được trực tiếp làm công tác văn thư vì thế không tránh khỏi những bỡ ngỡ ban đầu. Tuy nhiên nhờ sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Chỉnh – cán bộ văn thư, cùng toàn thể cán bộ trong cơ quan em đã hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thuế để từ đó nắm bắt được các khâu nghiệp vụ một cách cụ thể và nhanh chóng. Trong thời gian thực tập em đã trang bị thêm cho mình những kiến thức thực tiễn rất bổ ích, mở rộng tầm hiểu biết và hiểu biết sâu sắc hơn những kiến thức lý thuyết mà mình đã học. Với sự giúp đỡ của cơ quan đến thực tập và sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành thời gian thực tập của mình theo đúng chủ trương của Nhà trường. Bản báo cáo là những công việc mà em đã làm trong thời gian thực tập. Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, nội dung bản báo cáo được chia làm 3 chương, bố cục như sau: - Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản - Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản của Chi cục Thuế Sơn Động - Chương 3: Ứng dụng phần mềm Micorosoft Excel vào quy trình quản lý văn bản tại Chi Cục Thuế huyện Sơn Động- Bắc Giang Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường đặc biệt là các thầy, cô trong Khoa Hệ thống thông tin - kinh tế, cảm ơn Ban lãnh đạo Chi cục thuế, thầy Nguyễn Văn Giáp giáo viên hướng dẫn đã tạo điều kiện, giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực hiện báo cáo. Em xin chân thành cảm ơn ! 8 Sơn Động, ngày tháng năm Sinh viên Nguyễn Thị Khánh Diệp Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN  Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế. theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo... đều được gọi là văn bản.  Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan. Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp 9 nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài. 1.3 Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 1.3.1. Khái niệm Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng. 1.3.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ. Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan. 10 1.4 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 1.4.1 Khái niệm văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. 1.4.2 Công tác quản lý văn bản đi a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản * Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. * Ghi số và ngày, tháng văn bản - Ghi số của văn bản Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo 11 cáo, v.v…, và nhóm công văn); + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. * Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật * Đóng dấu cơ quan Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. b) Đóng dấu độ khẩn, mật: Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn thư cơ quan đóng theo quy định. c. Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. * Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi 12 mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); Sổ đăng ký công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM……………………. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số………………đến số………… Từ ngày…………….đến ngày……... Quyển sổ: ( Nguồn phòng hành chính Cục thuế Bắc Giang) 13 Hình 1.1 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 14 Nội dung bên trong sổ gồm: Số, ký Ngày tháng Tên loại và Nơi hiệu văn năm văn trích yếu nội nhận bản bản dung văn bản văn bản (1) (2) (3) (4) Số lượng Nơi lưu Ghi văn bản văn bản chú (5) (6) (7) Hình 1.2 Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi Hướng dẫn đăng ký  Ghi số và ký hiệu của văn bản  Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.  Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản.  Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản  Ghi số lượng vản bản phát hành  Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản  Ghi những điều cần thiết khác * Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. d. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi * Làm thủ tục phát hành văn bản 15 - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này). Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. B́ văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). - Trình bày bì và viết bì Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này. - Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). * Chuyển phát văn bản đi - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện 16 tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây: + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này). + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát văn bản mật 17 Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). * Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định; - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. e. Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. 18 Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 1.5 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 1.5.1 Khái niệm văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. 1.5.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và Chánh văn phòng xem xét. Được tổ chức và giải quyết kịp thời 1.5.3 Quy trình quản lý văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. 19 Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến * Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau: - Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. - Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký. - Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức. * Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan