Tài liệu Nghiên cứu và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc vào công tác văn bản hành chính tại bệnh viện lao và bệnh viện phổi bắc giang

LỜI CẢM ƠN Sau 2 tháng thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của Giáo viên hướng dẫn Thầy Nguyễn Văn Giáp, tôi đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định. Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ tôitrong quá trình thực tập, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến Bệnh viện. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Văn Giáp đã chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm khóa luận để tôi hoàn thành tốt chương trình và khóa luận tốt nghiệp này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 4 tháng 6 năm 2016 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Ngọc Anh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI BẮC GIANG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên hướng dẫn thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang. Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc. Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào. Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật. Chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 4 tháng 6 năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Ngọc Anh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................1 LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................2 MỤC LỤC...................................................................................................................3 DANH MỤC HÌNH ẢNH ...........................................................................................5 BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................1 LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................1 CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ............3 1.1. Khái niệm văn bản..........................................................................................3 1.2. Quản lý văn bản..............................................................................................3 1.3. Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản......................................3 1.4. Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến ..........4 1.5. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi .............................................4 1.5.1. Khái niệm văn bản đi...................................................................................4 1.5.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.....................................................................4 1.5.3. Công tác quản lý văn bản đi ........................................................................5 1.6. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................15 1.6.1. Khái niệm văn bản đến ..............................................................................15 1.6.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến ................................................................15 1.6.3. Quy trình quản lý văn bản đến...................................................................15 CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI BẮC GIANG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .....................................................................................................................23 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức ........................................................23 2.1.1. Giới thiệu về Bệnh viện.........................................................................23 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ............................................................................23 2.2. Đặc điểm của cơ quan.................................................................................28 2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang............ ................................................................................29 2.3.1. Công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.................................29 2.3.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang ...........................................................................................................29 2.3.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản.........................................................30 2.4. Ưu điểm .......................................................................................................39 2.5. Nhược điểm..................................................................................................40 2.6. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tro g công tác quản lý văn bản........41 CHƯƠNG III. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN...........................................................................................................42 3.1. Giới thiệu về phần mềm................................................................................42 3.1.1. Cập nhật văn bản đến ............................................................................43 3.1.2. Cập nhật văn bản đi ...............................................................................47 3.1.3. Tiện ích ..................................................................................................49 3.2. Hiệu quả đem lại khi sử dụng: ......................................................................56 3.3. Một số kiến nghị đề xuất: .............................................................................56 KẾT LUẬN ...............................................................................................................58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................60 DANH MỤC HÌNH ẢNH Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng văn bản đến từ năm 2011-2015 ............................31 Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản đi từ năm 2011-2015...............................36 Hình 1.1. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi ......................................................................8 Hình 1.2. Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi .............................................................8 Hình 1.3. Mẫu bì thư gửi văn bản ..............................................................................10 Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ..................................................................12 Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác .............................13 Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện .................................................................13 Hình 1.7. Mẫu dấu đến...............................................................................................18 Hình 1.8. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến .................................................................18 Hình 1.9. Nội dung bên trong sổ đăng kí văn bản đến ................................................19 Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang...............................28 Hình 2.2. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến.......................................................32 Hình 2.3. Quy trình quản lý văn bản đi ......................................................................37 Hình 3.1. Giao diện chung của phần mềm..................................................................42 Hình 3.2. Tạo văn bản đến từ văn bản giấy ................................................................43 Hình 3.3. Lựa chọn để đưa văn bản thành văn bản đến ..............................................44 Hình 3.4. Tạo văn bản đến từ email ...........................................................................45 Hình 3.5. Lựa chọn hòm thư ......................................................................................45 Hình 3.6. Cách tạo văn bản đến từ email....................................................................45 Hình 3.7. Thông tin của văn bản đến..........................................................................46 Hình 3.8. Cập nhật các trường thông tin thiếu để hoàn thiện quá trình tạo văn bản đến ..................................................................................................................................47 Hình 3.9. Tạo văn bản đi............................................................................................47 Hình 3.10. Chọn đơn vị nhận văn bản điện tử ............................................................48 Hình 3.11. Tìm văn bản đến.......................................................................................49 Hình 3.12. Tìm văn bản đi .........................................................................................49 Hình 3.13. In sổ văn bản đến .....................................................................................50 Hình 3.14. In sổ văn bản đi ........................................................................................50 Hình 3.15. Thao tác in sổ văn bản đi..........................................................................51 Hình 3.16. Điều chỉnh số văn bản ..............................................................................51 Hình 3.17. Giao diện điều chỉnh số văn bản...............................................................52 Hình 3.18. Thao tác điều chỉnh số văn bản.................................................................52 Hình 3.19. Thống kê báo cáo .....................................................................................52 Hình 3.20. Thống kê số lượng theo thời gian xử lý ....................................................53 Hình 3.21. Thao tác thống kê .....................................................................................53 Hình 3.22. Tạo mới danh bạ.......................................................................................54 Hình 3.23. Nhắc việc .................................................................................................55 BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 QLVB Quản lý văn bản 2 ĐHCV Điều hành công việc LỜI NÓI ĐẦU * Lý do chọn đề tài Hiện nay, văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng là phương tiện quan trọng để các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiến hành mọi hoạt động của mình. Văn bản quản lý nhà nước cũng là tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử hoạt động, phát triển của ngành nói chung và đơn vị nói riêng. Vì vậy, quản lý tốt văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của đơn vị được tốt chính là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đang diễn ra trên toàn cầu, đất nước ta cũng đang trên đường tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, yêu cầu cấp thiết về ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động hàng ngày là hết sức cần thiết. đặc biệt là công tác quản lý văn bản và điều hành công việc. Đứng trước yêu cầu của thời đại mới, mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nghiên cứu, phát triển hoặc ứng dụng những phần mềm, chương trình quản lý văn bản để chuyên nghiệp hóa công việc hàng ngày đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động. Nắm bắt được những nhu cầu trên đồng thời dựa vào tình hình thực tế của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, tôi đã mạnh dạn ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công viêc vào công việc hàng ngày của mình. Hi vọng với kết quả đạt được sau báo cáo này, công tác quản lý văn bản và điều hành công việc tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi sẽ được chuyên nghiệp hóa, chất lượng công việc được nâng cao. * Mục tiêu nghiên cứu: Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính trong công tác văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh vực . Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo.  Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Lao và Bệnh phổi tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. 1 Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp chương trình, tác nghiệp cụ thể. Để hoàn thành đợt thực tập này ngoài những kiến thức mình học hỏi được tôi còn nhận được sự quan tâm tại điều kiện của Ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ, các y bác sĩ … trong bệnh viện, sự hướng dẫn của các thây cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và đặc biệt là của giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Giáp. Do kiến thức và thời gian nghiên cứu có hạn nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp từ các thầy cô cũng như các cán bộ, y bác sĩ của Bệnh viện Lao và bệnh phổi Bắc Giang để công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng hoàn thiện hơn. Bắc Giang, ngày Xin chân thành cảm ơn! tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Ngọc Anh 2 CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế. theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án, công văn, tờ trình, báo cáo... đều được gọi là văn bản. 1.2. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan. Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản được gửi đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài. 1.3. Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản Quản lý văn bản là công tác quan trọng của tất cả các cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân. Do vậy, Nhà nước đã ban hàn rất nhiều các văn bản quy định về quản lý văn bản, công tác văn thư, cụ thể như sau: - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến. - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13. - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư. - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 3 1.4. Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến - Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ. - Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. - Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan. 1.5. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 1.5.1. Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường.... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật. Thứ hai là nhóm văn bản thông thường. Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ. 1.5.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi 4 Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Tất cả văn bản đi đều được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi. 1.5.3. Công tác quản lý văn bản đi 1.5.3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản, vào sổ đăng kí văn bản * Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. * Ghi số và ngày, tháng văn bản - Ghi số của văn bản Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định 5 (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn); + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực. * Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định 1.5.3.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật * Đóng dấu cơ quan Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân. Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung, tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống). Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo). Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của 6 phụ lục. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. * Đóng dấu độ khẩn, mật: Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn thư cơ quan đóng theo quy định. 1.5.3.3. Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. * Đăng ký văn bản đi bằng sổ, lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau: - Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); Sổ đăng ký công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. 7 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM……………………. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số………………đến số………… Từ ngày…………….đến ngày……... Quyển sổ: Hình 1.1. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi Nội dung bên trong sổ gồm: Số, ký hiệu văn Ngày tháng năm văn Tên loại và trích yếu nội Nơi nhận Số lượng Nơi lưu Ghi chú văn bản bản dung văn bản văn bản văn bản bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hình 1.2. Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi Hướng dẫn đăng ký (1) Ghi số và ký hiệu của văn bản (2) Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. (3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản. (4) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (5) Ghi số lượng vản bản phát hành (6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản (7) Ghi những điều cần thiết khác Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng 8 bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo... * Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 1.5.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Nguyên tắc chung Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây: * Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong. Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau: 9 + Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy. + Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau. + Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau. + Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. - Trình bày bì và viết bì: Mẫu trình bày TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: ............................ Website: ……..…….…….. (4) Số: …………………………(5) Kính gửi: ………………………………...……………(6) ………………………………..….………… (7) ………………………………..….………… (7) Hình 1.3. Mẫu bì thư gửi văn bản Viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì. 10 (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./. - Vào bì và dán bì: Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ. Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc. Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. + Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản. Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”: + A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật + B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật + C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật - Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. * Chuyển phát văn bản đi - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, 11 tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây: + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng . Mẫu sổ như sau: Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI” Phần đăng ký bên trong: Ngày Số, ký hiệu văn chuyển bản (1) (2) Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú (3) (4) (5) Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi Cách ghi các cột trong sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước. Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản. Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì... + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan: 12 Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi Ký Đơn vị, Số Ghi hiệu tháng và trích ký nhận nhận người lượng chú văn văn yếu nội văn nhận bản bản bản dung bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Mẫu sổ như sau: Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” Phần đăng ký bên trong: Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Số lượng Ký nhận và dấu Ghi chuyển văn bản bản bì bưu điện chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện Hướng dẫn cách ghi các cột Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên. - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng 13