Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố đà nẵng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** LÊ THANH HÙNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, năm 2014 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** LÊ THANH HÙNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC PGS, TS. ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội, 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Trong quá trình nghiên cứu có tham khảo một số công trình nghiên cứu có liên quan đã được công bố trước đây. Các thông tin, số liệu trình bày trong luận văn được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính thống. 3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Chữ viết tắt BNV BQP BTC BTNMT BCH CP HĐND HĐTĐKT NĐ NHNN NQ NVTW PL QĐ QH SNV TP TT UBND VTLTNN Nghĩa của chữ viết tắt Bộ Nội vụ Bộ Quốc phòng Bộ Tài chính Bộ Tài nguyên Môi trường Ban Chỉ huy Chính phủ Hội đồng nhân dân Hội đồng Thi đua Khen thưởng Nghị định Ngân hàng nhà nước Nghị quyết Nghiệp vụ Trung ương Pháp lệnh Quyết định Quốc hội Sở Nội vụ Thành phố Thông tư Ủy ban nhân dân Văn thư Lưu trữ nhà nước 4 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1 Chƣơng 1. SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.................................................................................................. 11 1.1. Tổng quan về thành phố Đà Nẵng .............................................. 11 1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng ........................................................................ 12 1.3. Các nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng ....................................................................................... 16 1.3.1. Nguồn tài liệu của HĐND và Uỷ ban nhân dân ......................... 16 1.3.2. Nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố. ................................ 18 1.4. Thành phần tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng ......................................................................................................................... 20 1.4.1. Tài liệu hành chính...................................................................... 20 1.4.2. Tài liệu khoa học công nghệ ....................................................... 20 1.4.4. Tài liệu điện tử ............................................................................ 22 1.5. Nội dung tài liệu ........................................................................... 22 1.6. Ý nghĩa của tài liệu ...................................................................... 23 1.6.1. Trong lĩnh vực chính trị. ............................................................. 23 1.6.2. Trong lĩnh vực kinh tế. ................................................................ 24 1.6.3. Trong lĩnh vực văn hóa xã hội. ................................................... 25 1.6.4. Trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật. .............................................. 26 1.6.5. Trong hoạt động quản lý của cơ quan ......................................... 26 Chƣơng 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .................................................................... 28 2.1. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng. ................................................................................ 28 1 2.2. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng. ...................................................................................... 29 2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng. ...................................................................................... 37 2.3.1. Công tác phân loại tài liệu .......................................................... 37 2.3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ................................................. 49 2.3.3. Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ ...................... 57 2.4. Một số nhận xét, đánh giá về tình hình thu thập bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 60 2.4.1. Những kết quả đạt được .............................................................. 60 2.4.2. Hạn chế ....................................................................................... 61 2.4.3. Một số nguyên nhân .................................................................... 64 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .................................................................... 66 3.1. Về tổ chức lƣu trữ. ....................................................................... 66 3.2. Công tác cán bộ ............................................................................ 67 3.3. Công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản về lƣu trữ ........................................................ 68 3.4. Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính .......................... 69 3.5. Giải pháp thu thập bổ sung tài liệu ............................................ 70 3.6. Thực hiện các biện pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu ........ 72 3.6.1. Phân loại tài liệu .......................................................................... 72 3.6.2. Xác định giá trị tài liệu................................................................ 77 3.6.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................................... 79 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 84 PHỤ LỤC .................................................................... Error! Bookmark not defined. 2 MỞ ĐẦU 1. Mục đích, lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ [4, 6] Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [20] Thực tiễn đã chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc; là “Nguyên liệu” không thể thiếu, trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các luận cứ và kết luận của các công trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây dựng chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác của công dân. Cách đây 67 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương 1 diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [45]. Văn bản này không chỉ góp phần ngăn chặn tình trạng tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà còn nâng cao ý thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, là một trong những văn bản đầu tiên, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam. Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc. Trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 đến nay, ngành Lưu trữ Việt Nam đã phát triển và có những đóng góp quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn; đội ngũ cán bộ ngày càng đảm bảo về số lượng, chất lượng; hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ngày càng được hoàn thiện; cơ sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư xây dựng, mua sắm; hoạt động nghiên cứu khoa học được đẩy mạnh dưới nhiều hình thức và nhiều đối tượng tham gia, sản phẩm nghiên cứu khoa học phong phú, đa dạng; hoạt động hợp tác quốc tế được mở rộng; nhiều tài liệu có giá trị được sưu tầm, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng, mang lại những lợi ích nhất định trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực khác. Để phát huy tiềm năng giá trị to lớn nêu trên, tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác và sử dụng một cách hợp lý. Muốn vậy, các kho lưu trữ cần có các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho được phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của mọi tầng lớp trong xã hội. 2 Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Sau khi tách tỉnh, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng lần lượt được thành lập và đi vào hoạt động. Tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra được lập thành các phông lưu trữ riêng. Tài liệu các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở về trước lập thành các phông lưu trữ riêng do các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng quản lý. Trước yêu cầu của tình hình mới, UBND lâm thời thành phố đã quyết định thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND. Đây cũng là cơ sở hình thành các phông lưu trữ của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng. Sau 15 năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với sự phát triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ, trong đó phải kể đến khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố. Đây là khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh hầu hết các lĩnh vực hoạt động của địa phương. Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng (trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) đang là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố. Do nhiều nguyên nhân khác nhau về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực…nên trong những năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị về nhiều mặt, trong đó có khối tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 và tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay. 3 Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phông lưu trữ còn tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông; tài liệu sau khi phân loại không phản ánh trọn vẹn vần đề được đề cập. Công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo, quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ còn gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới. Để khảo sát, đánh giá thực trạng, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi chọn đề tài “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” làm luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học”. Qua đề tài này, chúng tôi mong góp một phần nhỏ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nói riêng cũng như Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố nói chung, giúp các cơ quan quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đảm bảo nguồn lực thông tin phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, xây dựng, bảo vệ đất nước. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản sau đây: 4 - Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. - Đề xuất các giải pháp phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau: - Giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. - Khảo sát thành phần, nội dung, ý nghĩa, thống kê khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; khái quát hệ thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu. - Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 4. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau: - Nguồn, thành phần, nội dung, ý nghĩa của khối tài liệu hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu khác. - Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị và tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. - Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như: Giải pháp về tổ chức cán bộ; về xây dựng ban hành văn bản; về cơ sở vật chất, tài chính; giải pháp thu thập bổ sung tài liệu và giải pháp nâng cao các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng cong cụ tra cứu khoa học tài liệu. 5. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các đối tượng sau đây: 5 - Các quy định của các cơ quan nhà nước Trung ương và địa phương về tổ chức khoa học tài liệu. - Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng - Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu là một công việc hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nói chung và các kho lưu trữ nói riêng, nên trong thời gian qua đã có nhiều công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu, trao đổi về vấn đề này, trong đó phải kể đến các công trình sau: Thứ nhất, là các giáo trình, bài giảng như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tập thể tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, Thứ hai, là các luận văn thạc sĩ về tổ chức khoa học tài liệu, như “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Minh Sơn;“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Út Trang; “Tổ chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố” của tác giả Hồ Anh Tú; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định” của tác giả Nguyễn Thị Hải Linh; “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” của tác giả Trịnh Thị Năm; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng”; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ” của tác giả Bùi Thị Thu Hà; “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý; “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của tác giả Nguyễn Mai Hương. 6 Thứ ba, là các đề tài nghiên cứu khác có liên quan như: “Lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền; “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm; Ngoài các công trình nghiên cứu nêu trên, trong thời gian qua còn có khá nhiều bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo, bàn hoặc nghiên cứu, trao đổi về nghiệp vụ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu nêu trên các tác giả đã tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình và đề xuất các giải pháp, đáp ứng phần nào yêu cầu về cơ sở lý luận và thực tiễn công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ. Tuy nhiên, hầu hết các công trình nghiên cứu này chỉ đề cập đến công tác tổ chức khoa học hoặc một nghiệp vụ cụ thể trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại một kho, một phông lưu trữ, một loại hình tài liệu cụ thể hoặc chỉ mới giải quyết vấn đề ở mức độ tìm hiểu trong một phạm vi nhỏ hẹp. Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu, đánh giá chính xác thực trạng công tác này. Trên cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu để khắc phục những hạn chế, yếu kém, góp phần làm tốt hơn nữa nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong việc giữ gìn “Di sản của dân tộc”. Điểm khác biệt của đề tài này so với các công trình nghiên cứu trước đó là, nó đề cập đến công tác tổ chức khoa học tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đây là nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều loại hình tài liệu khác nhau. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Để hoàn thành luận văn văn này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau: Một là, các giáo trình, bài giảng, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân 7 Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; các tập bài giảng chuyên đề về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; các tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, Lưu trữ tài liệu Nghe – Nhìn của Khoa Lưu trữ học – trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội. Hai là, các tài liệu về tổ chức bộ máy nhà nước như Hiến pháp, Luật tổ chức HĐND, UBND; Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam; văn bản quy định việc tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Ba là, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của các Bộ, ngành Trung ương nói chung; văn bản của UBND, các Sở, Ban ngành thuộc thành phố Đà Nẵng. Bốn là, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các bài viết, bài nghiên cứu có liên quan đăng trên các tạp chí, các kỷ yếu hội thảo khoa học cấp ngành. Năm là, mục lục hồ sơ các phông lưu trữ, Báo cáo tổng kết công tác Văn thư Lưu trữ của thành phố Đà Nẵng năm 2013. 8. Phƣơng pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập. - Phương pháp sử liệu học, được vận dụng để nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cũng như nguồn gốc, xuất xứ của các loại tài liệu. - Phương pháp phân tích, được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng của vấn đề, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu. 8 - Phương pháp tổng hợp được vận dụng để tổng hợp thông tin, tư liệu viết luận văn khoa học. - Phương pháp hệ thống, được vận dụng để nghiên cứu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; xây dựng bố cục của của luận văn 9. Đóng góp của luận văn Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm phản ánh hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển của khu vực nói riêng và của đất nước nói chung. Đề tài còn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo, áp dụng để tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố khác. Ngoài ra còn có thể dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ hoặc làm tài liệu tham khảo cho cán bộ lưu trữ tại các cơ quan. 10. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn có 03 chương Chƣơng 1. Sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi trình bày tổng quan về thành phố Đà Nẵng; giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Chƣơng 2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi trình bày sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra, còn tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và kết quả khảo sát thực tế công tác 9 tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Đồng thời nêu một số nhận xét, đánh giá, phân tích các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế. Chƣơng 3. Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm các văn bản quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ các cơ quan quản lý lưu trữ thành phố; một số bảng biểu thống kê tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực và một số hình ảnh về công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm. Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài này, tác giả gặp một số khó khăn trong việc khảo sát, thu thập thông tin, tư liệu. Mặt khác do trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế, nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ, góp ý của các thầy, cô, các nhà nghiên cứu và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. Chúng tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, lãnh đạo khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, tập thể lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của PGS, TS Đào Xuân Chúc, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn khoa học này./ 10 NỘI DUNG Chƣơng 1 SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1. Tổng quan về thành phố Đà Nẵng Thành phố Đà Nẵng là trung điểm của cả nước, phía Bắc giáp tỉnh Thừa Thiên - Huế, phía Tây và Nam giáp tỉnh Quảng Nam, phía đông giáp biển Đông. Trung tâm thành phố cách thủ đô Hà Nội 764km về phía Bắc, cách thành phố Hồ Chí Minh 964km về phía Nam, cách thành phố Huế 108km về hướng Tây Bắc. Đây là một thành phố vừa có núi cao, sông sâu, đồi dốc trung du xen kẽ vùng đồng bằng ven biển hẹp. Đà Nẵng nằm ở trung độ của Việt Nam, trên trục giao thông huyết mạch Bắc Nam về cả đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không, là cửa ngõ giao thông quan trọng của cả miền Trung và Tây Nguyên, là điểm cuối của hành lang kinh tế Đông Tây đi qua các nước Myanma, Lào, Thái Lan. Năm 1975, hòa bình lập lại, Đà Nẵng lúc bấy giờ là thành phố thuộc tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng bắt tay vào khôi phục những hậu quả nặng nề của cuộc chiến tranh. Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng công cuộc phục hồi và phát triển thành phố đã đạt được nhiều thành quả, nhất là thời kỳ đổi mới, sau 1986. Năm 1996, Đà Nẵng được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, Đà Nẵng ngày nay đã và đang trở thành một trong những tỉnh, thành phát triển mạnh nhất ở nước ta. Trong những năm qua, cùng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân thành phố đoàn kết một lòng xây dựng cơ sở hạ tầng, chỉnh trang đô thị, xây dựng cơ chế chính sách nhằm thu hút nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước. Tốc độ GDP bình quân tăng cao hơn mức bình quân chung của cả nước, giá trị sản xuất các mặt hàng công nghiệp, nông nghiệp, 11 thủy sản phát triển toàn diện… kim ngạch xuất khẩu tăng, các ngành du lịch thương mại, dịch vụ chuyển biến tích cực. Những tín hiệu đó cho thấy Đà Nẵng sẽ ngày càng phát triển để xứng đáng với vị thế là trung điểm của khu vực miền Trung và Tây Nguyên và của cả nước. 1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Ngay sau khi chia tách tỉnh, đảng bộ, chính quyền, nhân dân thành phố bắt tay vào việc xây dựng, củng cố và hoàn thiện bộ máy chính quyền. Nhiều cơ quan, ban ngành của thành phố được thành lập để giúp UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Đây cũng chính là tiền đề cho sự hình thành các phông lưu trữ, những nguồn bổ sung quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Xuất phát từ nhu cầu cần phải có một cơ quan tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn, ngày 06 tháng 6 năm 1998, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 3128/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực thuộc văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng. Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có chức năng giúp Chánh văn phòng và lãnh đạo UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi thành phố. Trung tâm Lưu trữ có con dấu riêng [33]. Về nhiệm vụ, Trung tâm lưu trữ thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại điểm A, phần II của Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ và thực hiện những nhiệm vụ khác về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ do thành phố giao. Về tổ chức bộ máy, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có Giám đốc phụ trách do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, 01 phó Giám đốc do Chánh văn phòng UBND thành phố bổ nhiệm trên cơ sở thỏa thuận với Ban Tổ chức Chính quyền (nay là Sở Nội vụ) thành phố và có bộ phận quản lý nghiệp vụ chuyên môn giúp việc quản lý kho. 12 Ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Uỷ ban nhân dân (sau đây gọi tắt là Thông tư 21). Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương, ngày 30 tháng 12 năm 2006, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 9357/QĐ-UBND Về việc thành lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trực thuộc Văn phòng UBND thành phố trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng được thành lập tại Quyết định số 3128/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998 của UBND thành phố Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Quyết định 9357). Về chức năng Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp, có chức năng lưu trữ lịch sử, chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh văn phòng UBND thành phố, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu theo quy định và được mở tài khoản để giao dịch. Về nhiệm vụ: Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có những nhiệm vụ sau: - Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của thành phố. - Thực hiện thống kê, báo cáo về tài liệu lưu trữ - Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật - Quản lý tài chính, tài sản, viên chức của Trung tâm theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng UBND thành phố giao. Về cơ cấu tổ chức bộ máy: Trung tâm có Giám đốc, phó Giám đốc và các viên chức nghiệp vụ - Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng UBND thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. 13 - Phó Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm; có nhiệm vụ giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. - Các phòng chuyên môn của Trung tâm gồm có: Phòng Nghiệp vụ, Kho Lưu trữ và phòng Hành chính - Quản trị. Việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, cấp phó các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm do Chánh văn phòng UBND thành phố quyết định theo phân cấp quản lý. Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp do Chánh văn phòng UBND thành phố phân bổ trong tổng số biên chế sự nghiệp được Chủ tịch UBND thành phố giao. Để kiện toàn tổ chức bộ máy của Trung tâm, giúp các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ có căn cứ thực hiện nhiệm vụ được giao, ngày 29 tháng 5 năm 2008, Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 97/QĐVP về việc thành lập và ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ. Ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Uỷ ban nhân dân. Tại điều 6, chương III có quy định tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp tỉnh như sau: “Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh”. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, 14