Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại cục lưu trữ quốc gia lào

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------- Kh¨mph¨n south¨mmav«ng NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Mà SỐ: 60 32 24 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:PGS. TS. ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Luận văn có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu và đã có chú thích. Công trình này chưa được công bố lần nào. TÁC GIẢ KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CCTC Công cụ tra cứu CCTCKH Công cụ tra cứu khoa học CNTT Công nghệ thông tin CV Công văn CSDL Cơ sở dữ liệu Cục VT<NN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước HĐND Hội đồng nhân dân KHKT Khoa học kỹ thuật KPLTT Khung phân loại thông tin KPLTNTTTLLT Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ TT Trung tâm TTKHKT Thông tin khoa học kỹ thuật TTLTQG Trong tâm lưu trữ Quốc gia TW Trung Ương UBHC Ủy ban hành chính UBND Ủy ban nhân dân LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn này tôi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXH và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội. Bên cạnh đó là sự giúp đỡ hết sức quý báu của các cán bộ TTLTQG III và Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Đặc biệt đề tài luận văn của tôi sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người hướng dẫn khoa học của tôi nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp vì những sự giúp đỡ quý báu đó. Hà Nội, tháng 5 năm 2014 TÁC GIẢ KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 1 Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1 2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................3 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 3 4 Lịch sử nghiên cứu ..................................................................................... 4 5 Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 9 6 Nguồn tài liệu tham khảo ........................................................................... 10 7 Đóng góp của đề tài ................................................................................... 12 8 Bố cục của đề tài ........................................................................................ 13 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA 15 HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ NÀY TẠI CỤC LƢU TRỮ NƢỚC CHDCND LÀO 1.1 Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, cơ cấu và yªu cÇu 15 của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .............................. 1.1.1 Kh¸i niÖm ........................................................................................................15 1.1.2 Nguyªn t¾c ........................................................................................................ 17 1.1.3 Yêu cầu ..................................................................................................... 19 1.1.4 Thành phần ................................................................................................ 21 1.1.5 Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ...................................... 23 CHƢƠNG 2: HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA 39 HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO .................... 2.1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña Cục L-u tr÷ Quèc gia Lµo 39 .................................................................................................................... 2.2 Tình hình và giá trị của tµi liÖu l-u tr÷ đang bảo quản tại Cục Lưu 43 trữ Quốc gia Lào. ....................................................................................... 2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ 50 Quốc gia Lào. ............................................................................................ 2.4 Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 56 truyền thống tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. 2.5 T×nh h×nh øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo viÖc x©y dùng c¬ së 62 d÷ liÖu phôc vô thống kê, qu¶n lý vµ tra t×m tµi liÖu tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ....................................................................................... 2.6 Mét sè nhËn xÐt vÒ t×nh h×nh øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo viÖc x©y dùng c¬ së d÷ liÖu tµi liÖu l-u tr÷ hiÖn nay cña 76 Cục L-u tr÷ Quèc gia Lµo. ..................................................................... 2.7 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu TLLT ở 78 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ........................................................................ CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO 81 CHẤT LƢỢNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 3.1 Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về công tác lưu 82 trữ nói chung và hệ thống CCTC nói riêng. ........................................... 3.2 Cần có kế hoạch hoặc dự án về xây dựng hệ thống công cụ tra 91 cứu khoa học tài liệu lưu trữ. ................................................................... 3.3 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 94 đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ........................................... 3.4 Nâng cao chất lượng và bổ sung hệ thống công cụ tra cứu tài liệu 96 lưu trữ truyền thống. .................................................................................. 3.5 Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại ......................................................... 98 3.6 Một số giải pháp hỗ trợ và tối ưu hóa thành phần và nội dung tài 105 liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ................................................ KẾT LUẬN ........................................................................................................ 112 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 108 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 122 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ của Lào là di sản văn hóa quý giá của dân tộc, là tài sản vô giá không có gì thay thế được, cho nên tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản an toàn và tổ chức xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và phục vụ nhu cầu chính đáng của toàn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc Lào. Hiện nay, những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Côc L-u tr÷ Quèc gia trực thuộc Bộ Nội Vụ Lào, là đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp về lưu trữ. Mặc dù vậy, trong thời gian vừa qua, phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục L-u tr÷ Quèc gia Lào chưa được sử dụng rộng rãi vì chưa có hệ thống công cụ tra cứu tài liệu đầy đủ. Điều đó, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được Nhà nước giao sứ mệnh gìn giữ tài liệu lưu trữ - một trong những nguồn di sản văn hóa quý báu của dân tộc. Chức năng cơ bản của cơ quan lưu trữ là không những phải bảo quản an toàn mà còn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu của xã hội. Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng và văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ. Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biển đối không ngừng của khoa học công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng tang. Do ®ã tài liệu lưu trữ ở Cục Lưu trữ quốc gia Lào đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội Lào. Tuy nhiên tài liệu lưu trữ có được phá huy sử dụng như thế nào, có đáp ứng được lời ích cho xã hội phải phụ thuốc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn đề như: thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ 1 chức khoa học, tổ chức bảo quản, cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong đó liên quan đến hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận tài liệu. Trong đó có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhang chóng nhất và đồng thời cũng là công cụ giúp những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất. Cục Lưu trữ quốc gia Lào là một trung tâm lưu trữ duy nhất và lớn nhất hiện nay tại Lào, đang bảo quản hàng trăm phông lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức doanh nghiệp Nhà nước Lào, và từ các thời kỳ phong kiến thực dân đến thời kỳ Nhà nước CHDC Nhân dân Lào ra đời từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn di sản quý báu phản ánh mọi mặt đời sống chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội - của nhà nước Lào. Gần đây, khu nhà kho và nhà làm việc của Cục Lưu trữ quốc gia Lào mới được xây dựng, hoàn thiện và đưa vào sử dụng do vốn ODA của Chính phủ Việt Nam tài trợ không hoàn lại. Những tài liệu lưu trữ. ở đây được khai thác sử dụng và từng bước đáp ướng các nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối tượng, độc giả. Tuy nhiên, những kết quả khai thác đó chưa tương xứng với tiềm năng thông tin to lớn của khối tài liệu đang được bảo quản. Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân, đó là các công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ còn quá thô sư và nghèo nàn, chưa đáp ứng được nhu cầu tìm tin cũng như chuyển tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới thay đổi cơ cấu tổ chức, Côc Lưu trữ Quốc gia Lào phải tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách trước mắt liên quan đến việc ổn định tổ chức, kho tàng tài liệu, nên chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu và xây dựng hệ thông công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. 2 Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. là một đòi hỏi khách quan cần thiết và cấp bách hiện nay. Trên tinh thần đó với yêu cầu nhiện vụ chuyên môn, nên chúng tôi đã chọn đề tài: “ Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ” làm đề tài luận văn của mìmh. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ (truyền thống và hiện đại) tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Ngoài ra, đề tài còn hướng tới mục tiêu lâu dài là làm cơ sở cho việc xây dựng CSDL phục vụ khai thác rộng rãi trên mạng nội bộ và mạng Internet bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm: - Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận chung, kinh nghiệm về xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ của nước ngoài đặc biệt là của Việt Nam. Trên cơ sở đó rút ra những bài học kinh nghiệm về xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của ngành Lưu trữ Lào. - Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và thực tế xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào. 3 - Trên cơ sở đó tìm ra những ưu điểm, nhược điểm của các công cụ tra tìm tin trong công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, từ đó đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, định hướng và tổ chức triển khai hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. §èi t-îng nghiªn cøu + Đối tượng nghiên cứu của đề tài luËn v¨n là: - Các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như các mục lục phông, mục lục hồ sơ bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào. - Các tài liệu chỉ đạo của Nhà nước Việt Nam về xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án và quản lý dự án công cụ tra cứu khoa học... - Các phương pháp, công nghệ, quy trình xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. - Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học như quá trình xây dựng CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của Việt Nam,... 3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu về việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hành chính về mục lục phông, mục lục hồ sơ trên giấy đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào cùng với hệ thống công cụ tra cứu tài liệu hiện có tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Trên cơ sở đó đề tài sẽ đưa ra các giải pháp để giải quyết, nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu phục vụ tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ. Đề tài này mang tính chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi sâu vào vấn đề kỹ thuật. 4 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nước Xây dựng các loại CCTC là một nghiệp vụ rất quan trọng cña c«ng t¸c lưu trữ, nếu làm tốt nghiê ̣p vu ̣ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, việc nghiên cứu xây dựng CCTC khoa học tài liệu lưu trữ rất cần thiết và có ý nghĩa. Nhận thức được tầm quan trọng của nó, nhiều nước tiên tiến trên thế giới đã tập trung nghiên cứu đầu tư xây dựng hệ thống CCTC khoa học và hiện đại. Tuy nhiên, đối với Lào thì việc nghiên cứu về vấn đề này còn chưa được sự quan tâm và đầu tư đúng mức. Hiện nay, ở Lào chưa có một công trình nghiên cứu hoặc đề tài nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu, xây dựng hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Vì vậy đề tài này là đề tài đầu tiên nghiên cứu về lĩnh vực CCTCKH của ngành Lưu trữ Lào. Có thể nói rằng, nếu đề tài nghiên cứu thành công, kết quả nghiên cứu của đề tài này sẽ góp phần tích cực vào sự phát triển về chuyên môn nghiệp vụ của ngành lưu trữ Lào nói chung và hệ thống công cụ tra tìm tin trong tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng. 4.2. Tình hình nghiên cứu ở Nhà nước Việt nam. Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được tiến hành trong nhiều năm. Tuy nhiên, kết quả còn thiếu và hạn chế. Sở dĩ như vậy là xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều năm chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ quan lưu trữ lúc đó là bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Từ những năm 70-80 trở lại đây, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ mới được đề cập nhiều trên tạp chí chuyên ngành văn thư - lưu trữ, ví dụ như các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [25]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ hệ 5 thống phục vụ tra tìm kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [40]; Giới thiệu việc xây dựng khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở kho lưu trữ UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [81]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và Mạnh Hùng [80]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [66]... Để trang bị cho sinh viên đại học những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dạy đại học cũng như trung học về Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một chương liên quan đến vấn đề này [24], [2]. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành như: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ quốc gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [65]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà v.v... Trong thời gian qua, công cuộc xây dựng và đổi mới đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành lưu trữ. Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ. Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất. Chính vì vậy, trong thời gian qua đã có một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ. 6 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt ra nền móng và có nhiều công trình đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn Khảm. Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên cứu công trình cấp Nhà nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự động lưu trữ Quốc gia [21]. Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác nhau như: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu trữ Quốc gia [11], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia [13], Ứng dụng bộ thẻ phông trung ương tự động hóa vào quản lý tài liệu lưu trữ [15], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ tướng [14], lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [16], Tin học hóa công tác văn thư – lưu trữ và thư viện [20]... Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm 1999 Cục Lưu trữ ban hành bản hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ [78], năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam đã ban hành việc soạn thảo khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau năm 1945 [38], những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III của Việt Nam để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang được Nhà nước cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất [3]. 7 Cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, các Lưu trữ Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam cũng là nơi có sự đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong Lưu trữ Đảng, điển hình là các công cụ tra cứu như các bài viết: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [32]; Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [10]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hương [8]... Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng quan tâm tới việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng Cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu và giá dầu; Trung tâm Thông tin Tổng Cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN- GEODATA) v.v...[70]. Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu trữ văn bản được thực hiện sớm hơn. Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 đã tiến hành xây dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam từ năm 1945 [46]. Đến năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển khai đề tài “Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc” bao gồm một quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [60]. Tương tự, Văn phòng Quốc hội từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ về pháp luật Việt Nam. Năm 8 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài “Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ Quốc hội”. Ngoài các cơ quan nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng... Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài nước là Việt Nam có thể rút ra một số nhận xét như sau: Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển đồng hành với sự phát triển của công tác lưu trữ Việt Nam. Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ do đó vấn đề này luôn được quan tâm và nghiên cứu; Thứ ba, ở nhiều nước đang xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau; Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ ở nhiều nước; Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống đã có; Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ ở địa phương chưa có hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh. Ngoài một số trung tâm lưu trữ có một số bộ thẻ tra tìm truyền thống và các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng chủ yếu chỉ trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành, địa phương. Hiện nay, ở Việt Nam cơ quan chủ quan ngành lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang triển khai đề án “Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ”. Sự thành công của đề án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội. 9 Có thể nói, mặc dù việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ở Việt Nam chưa đầy đủ nhưng những kinh nghiệm của Việt Nam có thể áp dụng ở Lưu trữ Lào. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử để làm kim chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra, chúng tôi còn áp một số phương pháp cụ thể như sau: + Phương pháp phân tích và tổng hợp: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau, ở trong và ngoài nước. Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan. + Phương pháp khảo sát: chúng tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo sát thực tế tình hình tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, quá trình thực hiện nghiệp vụ hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG III ở Việt Nam để thu thập tư liệu thực tế. + Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tương đối đa dạng, cho nên chúng tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự giống và khác nhau các quy trình hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trên cơ sở đó chúng tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế, lựa chọn quy trình xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hợp lý nhất, phù hợp với điều kiện của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. + Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhận nhiệm vụ triển khai hệ thống công cụ tra cứu truyền thống và 10 hiện đại tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác. Đây là nguồn thông tin rất quý báu giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình kết quả trong triển khai hệ thống công cụ tra cứu khoa học của Việt Nam, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quy trình nghiên cứu luận văn của mình. Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô - gic... cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Các phương pháp trên đã giúp chúng tôi nhìn nhận các vấn đề trong quá trình triển khai xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ một cách toàn diện đầy đủ và khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ là vấn đề mới đối với ngành Lưu trữ Lào. Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và rút ra nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. Cho nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu viết bằng tiếng Việt và tiếng Lào về các vấn đề như: + Tài liệu về lý luận: - Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Định Quyền - Nguyễn Văn Thâm, (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội. + Tiếng Lào: - Tập văn bản quan trọng về công tác văn thư - lưu trữ, Cục Lưu trữ, Viêng chăn, năm 1998. - Các báo cáo hàng năm và các văn bản quan trọng khác liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, được bảo quản tại Cục. 11 - (Quyết định số 121/ ພນ ngày 08 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Lào về việc tổ chức hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào) www. moha.gov.la … + Tài liệu quy phạm pháp luật: - Luật Lưu trữ Việt Nam số: 01/2011/QH 13 ban hành ngày 11/11/2011. - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. + Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ : - Lê Khả Phiêu, 1997, “ Nâng cao và nhận thức tăng cường lãnh đạo của các cấp ủy Đảng đối với công tác lưu trữ Đảng”,Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 4 - Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Đỗ Ngọc Phác. Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ. - Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 5/ 1999, tr.1- 4... - Tập văn bản pháp quy về công tác lưu trữ, Hà Nội năm 2010. + Các sách chuyên khảo: Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại TTLTQG I – Hà Nội, NXB Văn hóa – Thông tin, 2001… + Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí khoa học: - Chu Thị Hậu, 2000, “ Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”, Luận văn Tiến sĩ sử học, H. - Dương Văn Khảm, 1991, “ Xây dựng và khai thác CSDL Phông Phủ Thủ tướng ”, Tạp chí Thông tin học, 4. 12 - Hệ thống mục lục hồ sơ các Phông lưu trữ tại TTLTQG III; - Hệ thống các loại sổ sách thống kê, tra cứu tại TTLTQG III; - Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, H, 2001… Ngoài ra, có sử dụng các nguồn tài liệu khác nhau như: ảnh chụp, các thông tin qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong quá trình khảo sát thực tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam. 7. Đóng góp của đề tài Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng: - Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào trong thời gian tới. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn làm cơ sở cho việc nghiên cứu triển khai xây dựng CSDL cho công tác lưu trữ sau này. - Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trên giấy mà còn tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm vi cả nước Lào. - Thứ ba, kết quả nghiên của đề tài sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài liệu trên máy tính hiện đang là vấn đề mới đối với sinh viên. Đặc biệt luận văn cung cấp thêm thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp triển khai xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài liệu ở Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. 13