Tài liệu Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn iso 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Liên Hương Hà Nội - 2011 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 3 LỜI NÓI ĐẦU 5 1. Lý do chọn đề tài 5 2. Mục tiêu của đề tài 7 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7 4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài 10 5. Nguồn tư liệu tham khảo 10 6. Phương pháp nghiên cứu 11 7. Bố cục của đề tài 13 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU 15 CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 1.1. Khái niệm tài liệu điện tử 15 1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document) 15 1.1.2. Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic document) 16 1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 18 1.1.4. Đặc điểm của tài liệu điện tử 22 1.2. Quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.1. Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.2. Nội dung của quản lý tài liệu điện tử 28 1.2.3. Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay 31 1.2.4. Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan đến tài liệu điện tử 33 1.2.5. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở 38 Việt Nam hiện nay 1.3. Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 50 1.3.1. Giới thiệu về tổ chức ISO 50 1.3.2. Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489 51 1.3.3. Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài 56 liệu lưu trữ điện tử 1.3.4. Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ 58 điện tử tại các Lưu trữ lịch sử. CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ 63 TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 2.1. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử 64 2.1.1. Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu 64 2.1.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài 75 liệu lưu trữ điện tử 2.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu 97 lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử 2.2.1. Báo cáo các quá trình quản lý tài liệu điện tử 97 2.2.2. Kiểm tra, giám sát quá trình quản lý tài liệu điện tử 97 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG ISO 15489 VÀO 101 QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 3.1. Đề xuất các bước tổ chức thực hiện 101 3.1.1. Xác định phạm vi áp dụng 101 3.1.2. Xây dựng chính sách và xác định trách nhiệm 102 3.1.3. Xây dựng kế hoạch 104 3.1.4. Triển khai thực hiện 106 3.1.5 Kiểm tra đánh giá 107 3.1.6. Đào tạo 107 3.2. Hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử 109 3.2.1. Xây dựng hệ thống thuật ngữ và từ vựng 109 3.2.2. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về việc áp dụng ISO vào 110 ngành lưu trữ nói chung và ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng 3.3. Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác quản lý tài liệu điện tử 110 3.4. Thống nhất chủ trương của lãnh đạo các cấp trong vấn đề quản lý tài 112 liệu điện tử 3.5. Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 113 3.6. Đầu tư cơ sở vật chất phù hợp 114 3.7. Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý 115 tài liệu điện tử 3.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quá trình áp dụng ISO 116 3.9. Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nước ngoài 116 KẾT LUẬN 119 TÀI LIỆU THAM KHẢO 121 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ICA International Council of Archives Hội đồng Lưu trữ Quốc tế CSDL Cơ sở dữ liệu ISO International Standards Organization LAN Local Area Network TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TLĐT Tài liệu điện tử TLLTĐT Tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc gia VPTW Văn phòng Trung ương LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Ngày nay, sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ của thông tin số đã đem lại những tác động không nhỏ tới mọi mặt đời sống xã hội. Ngành lưu trữ cũng không nằm ngoài sự tác động đó, cũng phải tiếp nhận những yếu tố mới, với những yêu cầu mới, nhiệm vụ mới. Hòa trong xu thế phát triển của kỷ nguyên khoa học hiện đại và xuất phát từ thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, một loại hình tài liệu mới đã được hình thành, đó là tài liệu điện tử. Trong xã hội mới – xã hội thông tin, đôi khi lịch sử được ghi lại bằng phương thức điện tử, quá trình máy tính hoá đã làm thay đổi đáng kể hoạt động của các tổ chức nhà nước và các tổ chức kinh doanh. Trong hàng loạt các tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn bản, giao dịch bằng giấy. Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa. Trên thế giới, các lưu trữ Anh, Mỹ, Úc, Nga, Trung Quốc… đã tiếp cận, nghiên cứu về tài liệu điện tử từ những năm 70 của thế kỷ XX. ở Việt Nam, những vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu, song kết quả thu được còn hạn chế. Trong đó, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử còn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Theo khái niệm của các chuyên gia, hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử là một quy trình khép kín giúp các tài liệu được an toàn và được quản lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ được giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tượng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận). Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế về công tác văn thư ISO 15489:2001, trong tiêu chuẩn này cũng đã đưa ra một chuẩn mực để các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử. Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử. Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện tử tại các kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV và Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài sẽ trở nên thực tế, những lý thuyết được đưa ra không chỉ đơn thuần là lý luận suông, mà trái lại đã được nghiên cứu áp dụng và được minh chứng trong thực tiễn. Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới. Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có điều kiện để liên hệ giữa lý luận và thực tiễn, để so sánh giữa tài liệu điện tử với các loại hình tài liệu khác, để thấy được thuận lợi cũng như khó khăn trong công tác quản lý tài liệu điện tử, trong việc triển khai các nghiệp vụ vưn thư, lưu trữ đối với loại hình tài liệu này… đó sẽ là những kiến thức bổ ích phục vụ cho công việc của chúng tôi sau này Chính vì những lý do trên nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học. 2. Mục tiêu của đề tài Với lí do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu: Một là, đưa ra quan điểm cả tác giả về các vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay. Ba là, trên cơ sở khảo sát thực tiễn, chúng tôi mong muốn đề xuất một số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả nói chung của ngành lưu trữ nước nhà trong thời đại mới. 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu về tài liệu điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004. - Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; Đề tài cấp Bộ của TS. Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước” do ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 900 với các phiên bản đến năm 2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thư của các cơ quan nhà nước. Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Thứ tư, các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (được bảo quản tại tư liệu của Khoa) như: “Quản lý văn bản trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ ng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học - Công nghệ” của sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các TTLTQG” của ThS Nguyễn Thị Chinh năm 2006, đề tài khóa luận tốt nghiệp “Những nghiên cứu về tài liệu điện tử tại Việt Nam “ của tác giả Đ Thu Hiền năm 2011… Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tôi chưa thấy có đề tài khoa học nào tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử. 4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu vấn đề chung nhất về tài liệu điện tử như thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu và nghiên cứu về thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử tại các đơn vị sự nghiệp chính, đó là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Kho Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng. Song bên cạnh đó, chúng tôi cũng tìm hiểu, liên hệ tới các lưu trữ lịch sử tỉnh, các lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan nhất về thực trạng quản lý loại hình tài liệu này. Qua đó, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ điện tử. 5. Nguồn tư liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chính như sau: - Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tìm đọc các sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; các cuốn sách về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử trong và ngoài nước… - Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; các văn bản pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử như Luật Giao dịch điện tử; các bộ tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của 05 cơ quan được chọn để khảo sát trong quá trình làm luận văn… Đây là nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho chúng tôi những thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và các quy định của quốc tế trong công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - đây là những căn cứ để chúng tôi đưa ra được những kiến nghị và giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử… - Các công trình nghiên cứu khoa học, các Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ về các vấn đề có liên quan - được chúng tôi tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. - Một số bài viết, bài nghiên cứu đăng trên các tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước… - Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên internet (các ebook, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…); Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi hoàn thiện được luận văn này. 6. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tôi đã kết hợp sử dụng những phương pháp truyền thống và hiện đại. Những phương pháp mà chúng tôi sử dụng trong đề tài này dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học thể hiện ở ba nguyên tắc: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu chúng tôi có sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan. Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi tham khảo rất nhiều nguồn tài liệu từ cấc công trình nghiên cứu trước. Nhờ phương pháp sử liệu học, chúng tôi xác định độ tin cậy của thông tin nên các kết quả mà chúng tôi sử dụng trong công trình nghiên cứu của mình được thẩm định lại độ chân thực. Để nghiên cứu sâu về thực tiễn quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan, chúng tôi đã áp dụng các phương pháp khác nhau: Trước hết là phương pháp khảo sát tài liệu. Chúng tôi đã tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề trên thông qua các sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học. Kết hợp với phương pháp hệ thống, chúng tôi phân tài liệu thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài. Đồng thời, phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi áp dụng qua việc nghiên cứu tài liệu ở 05 cơ quan và qua phỏng vấn trực tiếp các đối tượng: cán bộ của các Trung tâm, đặc biệt là cán bộ liên quan trực tiếp tới iso, tài liệu điện tử; cán bộ có nhiều đề tài khoa học về iso, tài liệu điện tử. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng tôi phân tích, tổng hợp và so sánh để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu. Chúng tôi cũng sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những điểm khác biệt giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu lưu trữ; nhóm nghiên cứu đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic... cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Các kết quả nghiên cứu được chúng tôi nhìn nhận dưới quan điểm phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. 7. Bố cục của đề tài Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, phần nội dung khoá luận được chia làm các phần chính như sau: Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489. Chương 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay. Trên cơ sở nắm vững lý thuyết ở chương 1, chúng tôi tiến tới khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan: TTLTQG I, II, III, IV và Kho Lưu trữ VPTW Đảng. Trên cơ sở đó, chúng tôi thấy được sự cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử và đưa ra các nội dung áp dụng tiêu chuẩn trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như quản lý lưu trữ đối với tài liệu điện tử. Chương 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Từ thực tế khảo sát, chúng tôi đưa ra các bước tiến hành cũng như đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử. Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thày cô cùng các bạn để làm cho những nhận thức về tài liệu điện tử trở nên đầy đủ và toàn diện hơn. Trên cơ sở đó, nếu có thể, sẽ đưa ra được những giải pháp hiệu quả nhằm thu thập, bảo vệ an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử nói chung. Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn. Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía các cán bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Hội Lưu trữ Việt Nam, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, các thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của TS. Nguyễn Liên Hương, chúng tôi đã có thể hoàn thành được đề tài luận văn này. Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. Hà Nội, ngày…...tháng…..năm 2011 Học viên Nguyễn Thị Thuỳ Linh CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 Trước khi tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu bất cứ khía cạnh nào của một vấn cụ thể, người nghiên cứu đều cần phải làm rõ được các định nghĩa, khái niệm, đồng thời phải nắm hiểu được cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc thống kê, tìm hiểu các quan điểm khác nhau, mà nó còn đòi hỏi người nghiên cứu phải đưa ra quan điểm riêng của mình về đối tượng nghiên cứu, dù đó là quan điểm riêng, có tính sáng tạo hay là sự đồng tình, nhất trí với quan điểm đã được đưa ra trước đó. Trên cơ sở đó, chúng tôi sẽ lần lượt đưa ra những quan điểm về các vấn đề liên quan tới đối tượng nghiên cứu như nêu ra các định nghĩa, khái niệm; giới thiệu khái quát về các đối tượng nghiên cứu… Điều này không chỉ thể hiện cấu trúc logic của một công trình khoa học, mà chúng tôi còn lấy đó làm cơ sở lý luận cho việc triển khai những nghiên cứu về sau. 1.1. Khái niệm Tài liệu điện tử 1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document) Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác. Dưới góc độ tiêu chuẩn, nhiều quan niệm về tài liệu đã được đưa ra. Theo chuẩn quốc gia Australia (Standards Australia, AS-ISO 15489, 2001, Part 1) : ''Tài liệu là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị''. Theo Tiêu chuẩn thiết kế chuẩn cho phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử DoD 5015.2 xuất bản năm 2007 của Bộ Quốc phòng Mỹ : ''Tài liệu là thông tin ghi lại dưới bất kỳ hình thức thể chất hoặc đặc trưng nào. Tài liệu có thể hoặc không gắn với định nghĩa về hồ sơ”. Theo tài liệu MoReq2 (Tiêu chuẩn Châu Âu) xuất bản năm 2002 của Lưu trữ quốc gia Anh : ''Tài liệu là thông tin ghi chép, lưu trữ trên một phương tiện vật chất, mà có thể được giải thích/hiểu trong một ngữ cảnh ứng dụng và được coi là một đơn vị”. Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, ''Tài liệu (Document) là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị". [54,tr.8] (“Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'') Trong môi trường hiện đại ngày nay, tài liệu được các cơ quan, tổ chức sản sinh ra trong quá trình hoạt động có thể là các tài liệu truyền thống, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật tương tự, như: văn bản viết tay hoặc đánh máy chữ, film, ảnh, băng ghi âm hoặc ghi hình bằng kỹ thuật tương tự (analog); và có thể là các tài liệu số, hay cũng thường gọi là tài liệu điện tử, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật số, như các tệp được tạo bởi các phần mềm tin học: phần phần soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình chiếu, phần mềm đồ hoạ, phầm mềm xử lý âm thanh và phầm mềm xử lý hình ảnh động... Song, dù ở bất cứ hình thức nào, tài liệu vẫn phải đảm bảo có 2 đặc trưng: có thông tin và được xử lý như một đơn vị. Vì vậy, trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm của ISO 15489:2001, TCVN 7420:2004. 1.1.2. Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document) Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ, tài liệu điện tử nói chung cũng như khái niệm về tài liệu điện tử nói riêng hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong và ngoài nước. Thuật ngữ “ Tài liệu điện tử” xuất hiện vào năm 1990, trong bộ môn Tài liệu học và được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tư liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”… Trong Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam thì văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự… Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể. Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu nổi bật nhưng không thống nhất như sau: Một là, “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” – Vũ Hồng Mây, “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh”, Đề tài khoa học cấp Ban Đảng, năm 2010. [29, tr.26] Hai là, “Mỗi khi bàn về thuật ngữ TLĐT cần phải lưu ý là tài liệu điện tử trước hết phải là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không còn khả năng tồn tại. Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.” - Cảnh Đương – Đức Mạnh, “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí VTLT.VN, số 8/2008. [14, tr.9] Những khái niệm ban đầu về tài liệu điện tử được đưa ra từ sớm ở một số nước phát triển trên thế giới là nguyên nhân dẫn tới sự bất đồng về quan điểm khi tài liệu điện tử được giới nghiên cứu Việt Nam bước đầu quan tâm tìm hiểu. Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn ISO 15489 để đưa ra khái niệm về tài liệu điện tử. Theo tiêu chuẩn, tài liệu điện tử cũng là tài liệu và Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (borndigital) và các tài liệu số hoá (digitalised). 1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử Toàn bộ lĩnh vực lưu trữ hiện nay được điều chỉnh bởi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành từ năm 2001. Đến nay đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật được ban hành điều chỉnh những vấn đề liên quan đến lưu trữ, nhưng các văn bản đó chưa thật sự đồng bộ và thống nhất với pháp luật lưu trữ. Đồng thời, nhiều quan hệ xã hội mới hình thành mà khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 chưa thể dự liệu. Việc ra đời của luật về lưu trữ là rất cần thiết. Giữa tháng 11/2011, Luật Lưu trữ đã được Quốc hội thông qua trong kỳ họp thứ XIII và đã có những điều chỉnh nhất định về nội dung lưu trữ tì liệu điện tử. Tuy nhiên, do Luật mới ban hành nên các văn bản dưới luật có vai trò hướng dẫn thực hiện Luật vẫn chưa được xây dựng, đồng thời hiệu lực của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 vẫn chưa chấm dứt... Do vậy, có thể coi đây là thời điểm giao thời trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng. Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử là một khái niệm dựa trên cơ sở TLĐT kèm theo giá trị thông tin ở các mức độ khác nhau của tài liệu. Cho tới thời điểm hiện tại – khi Luật Lưu trữ chưa được chính thức có hiệu lực thì TLLTĐT đã được định nghĩa một cách khái quát như sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường điện tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh, “Một vài quan niệm về tài liệu điện tử”. [5, tr.9] Đây là khái niệm không có giới hạn về nơi bảo quản cũng như quyền sở hữu tài liệu. Bất kỳ TLĐT thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân có giá trị về các mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế, khoa học… ở các mức độ khác nhau đều là TLLTĐT. Ngoài ra, mọi tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được lập thành hồ sơ. Tài liệu lưu trũ điện tử cũng cần phải được lập thành các hồ sơ điện tử. Theo ISO 15489-1, ta có các khái niệm sau: - Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và duy trì để làm bằng chứng và báo cáo theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong các giao dịch công việc. - Lĩnh vực quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo lập, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xác định giá trị hồ sơ một cách có hiệu quả và hệ thống, bao gồm cả các quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng thông tin về các hoạt động và giao dịch công việc dưới hình thức hồ sơ. - Hệ thống hồ sơ là hệ thống thông tin nhằm tạo lập, quản lý và đảm bảo sự tiếp cận hồ sơ tài liệu theo thời gian. Các khái niệm này có thể áp dụng cho cả hệ thống hồ sơ tài liệu giấy cũng như hệ thống hồ sơ điện tử. Để nắm hiểu thuật ngữ phục vụ cho việc triển khai các vấn đề ở các nội dung phía sau của luận văn, chúng tôi xin đưa ra cách hiểu chung nhất về hồ sơ điện tử như sau : Hồ sơ điện tử là một hồ sơ tồn tại trên phương tiện lưu giữ điện tử, được tạo ra, được truyền đạt, được duy trì và/ hoặc được khai thác bởi các phương tiện điện tử. Do có những sự khác nhau giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, việc nghiên cứu xác định rõ cấu trúc của hồ sơ điện tử là một một vấn đề quan trọng. Một hồ sơ điện tử cần phải là một hồ sơ có khả năng lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm cả siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn. Qua khảo sát, một số hướng dẫn, tiêu chuẩn quốc tế về Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 15489-1 xác định một cách đầy đủ hơn các đặc trưng (yêu cầu chung và 4 đặc trưng cụ thể) của hồ sơ (trong đó có hồ sơ điện tử) như sau: * Tính xác thực Hồ sơ được chứng minh là có tính xác thực khi hồ sơ đó: - được lập đúng với mục đích đã định; - được lập hoặc gửi đi bởi chính người được giao trách nhiệm đó; - được lập hoặc gửi đi đúng thời hạn đã định. Để đảm bảo tính xác thực của hồ sơ, tổ chức cần thực hiện và lập văn bản về các chính sách và thủ tục kiểm soát đối với việc tạo lập, tiếp nhận, chuyển giao, duy trì và xác định giá trị hồ sơ, nhằm đảm bảo rằng những người lập hồ sơ là những người được xác nhận có thẩm quyền và và các hồ sơ được bảo vệ, tránh việc bổ sung, xoá bỏ, thay đổi, sử dụng và che giấu không được phép. * Tính tin cậy Hồ sơ đáng tin cậy là hồ sơ mà nội dung của nó có thể tin tưỏng khi sử dụng để thể hiện đầy đủ và chính xác các giao dịch, hoạt động hay sự việc được chứng thực và nội dung đó có thể phụ thuộc vào tiến trình của các giao dịch hoặc hoạt động kế tiếp. Hồ sơ phải được lập tại thời điểm diễn ra giao địch hoặc sự việc liên quan. hoặc ngay sau đó bởi những người có hiểu biết trực tiếp về sự việc hoặc bằng những công cụ thường được sử dụng trong phạm vi công việc để tiến hành giao dịch. * Tính toàn vẹn Hồ sơ toàn vẹn là hồ sơ đã hoàn tất và không thay đổi. Hồ sơ cần được bảo vệ tránh sự thay đổi không được phép. Các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ cần quy định rõ những bổ sung hoặc chú giải nào có thể được phép thêm vào hồ sơ sau khi hồ sơ đã được lập, trong bối cảnh nào và ai là người được phép thực hiện. Mọi chú giải, bổ sung hay xóa bỏ được phép đối với hồ sơ đều cần được chỉ rõ và dễ dàng nhận biết. * Tính khả dụng Hồ sơ khả dụng là hồ sơ có thể định vị được, truy tìm được, trình bày được và giải thích được. Hồ sơ phải có khả năng trình bày liên tục do được nối kết trực tiếp với các hoạt động tác nghiệp hoặc giao dịch đã tạo ra nó. Những liên kết hồ sơ theo ngữ cảnh nên có thông tin cần thiết để hiểu được các giao dịch đã tạo ra và sử dụng những hồ sơ này. Hồ sơ cũng phải có khả năng xác định được trong ngữ cảnh những hoạt động và chức năng công việc rộng hơn. Các mối liên kết giữa các hồ sơ là các tài liệu phản ánh trình tự của các hoạt động cũng cần phải được duy trì. “Những hồ sơ có những đặc trưng này sẽ có đầy đủ nội dung, cơ cấu và bối cảnh để cung cấp một sự giải thích hoàn chỉnh về các hoạt động và các giao dịch mà các hồ sơ liên quan, và chúng sẽ phản ánh các quyết định, các hành động, và các trách nhiệm. Nếu những hồ sơ như thế được duy trì theo một cách bảo đảm có thể truy cập được, hiểu được và sử dụng được, thì những hồ sơ đó sẽ có thể h trợ các nhu cầu hoạt động và sẽ được sử dụng cho các mục đích làm chứng lý theo thời gian”. [54, tr.13] 1.1.4. Đặc điểm tài liệu điện tử Trong quá trình nghiên cứ về tài liệu điện tử, chúng tôi nhận thấy, dưới m i góc độ khác nhau thì tài liệu điện tử sẽ bộc lộ những đặc điểm nổi trội khác nhau. Ta lấy ví dụ nhỏ như sau: nếu so sánh giữa tài liệu điện tử và tài liệu giấy, thì đặc điểm nhận biết sự khác biệt đầu tiên của hai loại hình tài liệu chính là phương tiện mang tin và cách ghi tin: giấy – vật mang tin điện tử; chữ viết - ký tự số. Nhưng nếu đứng ở góc độ công nghệ thì tài liệu điện tử lại nổi lên những đặc điểm như: vòng đời tài liệu hoàn toàn nằm trong môi trường mạng; dễ bị virus xâm nhập làm hư hỏng thông tin; chịu ảnh hưởng bởi tính l i thời của công nghệ… Do vậy, để đưa ra những đặc điểm của tài liệu điện tử thì chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu và khái quát những đặc trưng cốt lõi, mang tính gốc rễ mà từ đây sẽ có thể suy luận ra rất nhiều đặc điểm hệ quả phát sinh khác của tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử là một loại tài liệu đặc biệt. Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở các điểm sau: Đầu tiên là đặc điểm về cách biểu diễn thông tin. Thông tin có thể được biểu diễn bằng nhiều cách khác nhau tùy theo mục đích và đối tượng. Để máy tính xử lí thông tin thì thông tin lưu trữ trong máy tính phải được biểu diễn dưới dạng phù hợp. Con người khi trao đổi thông tin với nhau thường dùng các con số trong hệ số thập phân 0-9 và mẫu tự trong ngôn ngữ loài người là A-Z (a-z). Để có thể tiếp cận thông tin giữa người và máy tính, cần phải có một máy dịch từ hệ số thập phân sang hệ số nhị phân. Khi một TLĐT được tạo ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu. Trong máy tính người ta sử dụng dãy bit (còn gọi là dãy nhị phân) để biểu diễn thông tin. Dãy bit bao gồm hai ký hiệu : 0 và 1. Trong đó: + Kí hiệu số 1 ứng với trạng thái có tín hiệu. + Kí hiệu số 0 ứng với trạng thái không có tín hiệu. Ví dụ : Số 10 được biểu diễn dưới dạng dãy bit là 00001010 ; Chữ A được biểu diễn dưới dạng dãy bit là: 01000001... Thông tin đưa vào máy tính sẽ được biến đổi thành dãy bit và kết quả sau xử lí sẽ được biến đổi dưới dạng văn bản, âm thanh hoặc hình ảnh để con người có thể tiếp nhận được. Thông tin được lưu giữ trong máy tính gọi là dữ liệu. Trong hệ thống máy tính, "kích cỡ" của dữ liệu vô cùng nhỏ. Vì vậy, một số lượng rất lớn dữ liệu lại có thể được quản lý không gian tương đối nhỏ so với các hình thức thông tin khác, chẳng hạn như các bản ghi trên giấy. Trong khi tài giấy cần được bảo quản trong nhà kho cố định với diện tích rộng lớn thì số lượng tương đương với thông tin điện tử có thể chỉ cần được quản lý bởi một máy chủ máy tính có kích thước của một chiếc tủ lạnh. Như vậy, kích thước nhỏ làm cho việc lưu trữ dữ liệu điện tử trở nên tương đối "rẻ tiền" và dữ liệu điện tử sẽ được truy cập dễ dàng hơn bởi một số lượng lớn người sử dụng. Điều này tồn tại trong nó cả hai mặt tích cực và hạn chế. Thứ hai là đặc điểm kết nối nội dung và phương tiện mang tin. Không chỉ các thao tác đối với tài liệu điện tử không thể tách rời yếu tố công nghệ, mà ngay ban thân nội dung, cấu trúc của tài liệu điện tử cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Tài liệu điện tử chỉ được đọc và xử lý khi nó gắn với một vật mang tin điện tử (như thẻ nhớ, băng đĩa...) và vật mang tin này tương thích kỹ thuật với môi trường mạng hiện hành. Tuy nhiên, thông tin tài liệu điện tử lại không hề gắn cố định với một vật mang tin cụ thể, mà trái lại, nó hoàn toàn có thể được chuyển đổi từ thiết bị này đến thiết bị khác. Như vậy, cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử là không bất biến. Vấn đề đặt ra ở đây là : khi cấu trúc vật lý của tài liệu thay đổi như vậy thì cần phải có yếu tố gì để đảm bảo cho tính nguyên vẹn thông tin của tài liệu? Đó chính là cấu trúc logic của tài liệu điện tử. Cấu trúc logic như vậy của một TLĐT thường là cấu trúc mà người tạo lập văn bản tạo ra trên màn hình của mình. Để có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc ban đầu, khi chuyển đổi tài liệu trở lại dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc logic của một TLĐT được biểu diễn bởi và được lưu lại dưới dạng ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân). Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hoá đó phải luôn sẵn sàng cho bất kỳ lần truy cập nào. Đặc điểm thứ ba là siêu dữ liệu của tài liệu điện tử (metadata). Hiểu một cách đơn giản thì siêu dữ liệu (metadata) là dữ liệu để mô tả dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người sử dụng, thông tin metadata sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà họ đang có. Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có. Tuỳ thuộc vào từng mục đích sử dụng khác nhau, từng loại dữ liệu khác nhau mà cấu trúc và nội dung dữ liệu metadata có thể có những sự khác biệt. Song, nhìn chung sẽ bao gồm một số loại thông tin cơ bản sau:  Thông tin mô tả về bản thân siêu dữ liệu  Thông tin về dữ liệu mà siêu dữ liệu mô tả  Thông tin về cá nhân, tổ chức liên quan đến siêu dữ liệu và dữ liệu Trên thế giới, thuật ngữ "siêu dữ liệu" đã được nghiên cứu nền tảng và chuẩn hóa trong các tiêu chuẩn như : tiêu chuẩn quốc gia Nga GOST 7.70-2003, tiêu chuẩn quốc tế ISO – 23081, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489... Trong đó, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 định nghĩa siêu dữ liệu như các dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian. Xây dựng siêu dữ liệu là điều cần thiết cho việc bảo quản và sử dụng hồ sơ điện tử, bởi nó cung cấp các thông tin cơ bản cần thiết về cách thức và thời gian dữ liệu được tạo ra, được thu nhận và được định dạng. Đối với tài liệu lưu trữ thì : sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ và như vậy các cơ sở dữ liệu tương ứng là một dạng siêu dữ liệu của cơ sở dữ liệu thông tin cấp 1 của tài liệu lưu trữ. Thực ra trong hoạt động thông tin lưu trữ truyền thống, từ lâu đã có những khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu. Các bản thư mục chứa các dữ liệu mô tả đối tượng như bộ thẻ phông, các bộ thẻ về hồ sơ theo chuyên đề, theo tác giả,... cũng được coi như là một dạng siêu dữ liệu. Với việc tự động hóa công tác biên mục, các bộ thẻ được thay thế bằng biểu ghi thư mục. Như vậy thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ sở dữ liệu quản lý. Với tài nguyên truyền thống trên giấy, thông tin mô tả được bố trí nằm ngoài đối tượng mà nó mô tả (Ví dụ, trên phiếu nhập tin trong biểu ghi của CSDL). Nhờ những yếu tố mô tả như vậy, người ta có thể xác định và tìm kiếm lại được tài liệu một cách chính xác theo một vài yếu tố. Ngoài những đặc điểm bản chất của tài liệu điện tử nêu trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy những đặc điểm hệ quả khác như : bản chất "phù du" và sự l i thời của kỹ thuật, tính bất ổn và sự toàn vẹn thông tin của TLĐT, tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm... Trên cơ sở đó, những đặc điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định tài liệu điện tử:  Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu giữ lúc ban đầu;  Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại;  Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được;  Có tác giả, địa chỉ và người tạo ra;  Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung. Mặc dù tài liệu điện tử có tính đặc biệt như vậy, song nó cũng thực hiện chính các chức năng và có ý nghĩa như các tài liệu truyền thống. Ngày nay, nhiều người vẫn còn cho rằng tài liệu điện tử được coi là nằm ngoài phạm vi điều chỉnh của luật pháp lưu trữ, lý do là tài liệu điện tử trong các hệ thống thông tin có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào. Chính vì lẽ đó mà giá trị của chúng như là bằng chứng pháp lý nhìn chung là yếu, nếu không muốn nói là chúng không được thừa nhận. Tiến bộ liên quan tới sự thừa nhận tài liệu điện tử trong các thủ tục tố tụng pháp lý chỉ có thể đạt được nếu các hệ thống thông tin được thiết kế để giữ lại những bằng chứng tin cậy và an toàn về tất cả các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức. Các phương pháp đặc biệt phải được thực hiện và các quy định quốc tế được thiết lập, nhằm bảo đảm tính xác thực của những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng như Internet. 1.2. Quản lý tài liệu điện tử 1.2.1. Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử Quản lý, theo nghĩa hẹp được hiểu là “trông coi, giữ gìn và theo dõi việc gì” như quản lý hồ sơ, tài liệu… (Đại Từ điển Tiếng Việt – Nguyễn Như Ý chủ biên)[65, tr.1363]. Hiểu theo nghĩa rộng, thì quản lý là một hoạt động thiết yếu của con người nhằm thiết kế và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoài của tổ chức, sao cho nó bảo đảm sự phối hợp những n lực của các cá nhân, các bộ phận để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định, trên cơ sở sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên (bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ và thiên nhiên). Quá trình quản lý được xác định như một chu i các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó các hành động cơ bản là: xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Việc thực hành quản lý cũng đòi hỏi cách tiếp cận theo tình huống, nghĩa là nhà quản lý phải xét tới thực tại của một tình huống cụ thể khi họ áp dụng các lý thuyết, các nguyên tắc hoặc kỹ thuật. Thuật ngữ quản lý tài liệu (Record management) được định nghĩa trong tiêu chuẩn ISO 15489 như là một trong những lĩnh vực quản lý có chức năng kiểm tra thường xuyên và hiệu quả đối với việc lập, tiếp nhận, bảo quản, sử dụng và phổ biến tài liệu, trong đó có các quá trình tập hợp (thu thập) và bảo quản các bằng chứng có tính chất tài liệu và thông tin được tài liệu hoá về hoạt động quản lý và những thao tác quản lý riêng biệt. Nói cách khác, “quản lý tài liệu” đó là chức năng tổ chức của sự quản lý tài liệu nhằm mục đích đảm bảo nhu cầu cấp bách của hoạt động kinh doanh, đảm bảo các yêu cầu của các cơ quan quyền lực và những kỳ vọng của xã hội. Một số quốc gia quan niệm rằng quản lý hệ thống tài liệu được xem là một giai đoạn cao hơn trong sự phát triển của những khái niệm như: “công tác văn thư”, “đảm bảo tài liệu cho quản lý”. Nếu như “công tác văn thư” có vai trò thực hiện chức năng kỹ thuật của quản lý, còn “đảm bảo tài liệu cho quản lý” là chức năng bổ trợ, thì trong điều kiện xã hội thông tin hiện đại, quản lý hệ thống tài liệu trong tổ chức đóng vai trò chức năng cơ bản của quản lý. Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có nghĩa là nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn vào các công việc như xây dựng kế hoạch áp dụng, triển khai thực hiện, đánh giá chất lượng, đào tạo nhân lực… chứ không đơn thuần chỉ là xây dựng một hệ thống tin học để quản lý tài liệu điện tử. Đây là cách mà chúng tôi hiểu thuật ngữ “quản lý” theo nghĩa rộng. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, chúng tôi cũng sử dụng nghĩa hẹp của thuật ngữ quản lý, đó là khi đề cập tới việc tổ chức, lưu