Tài liệu Nghệ thuật phê bình trong giao tiếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI: NGHỆ THUẬT PHÊ BÌNH TRONG GIAO TIẾP GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương Lớp: VB18AAD01 Nhóm thực hiện: Nhóm 1 TP.HCM, ngày 21 tháng 2 năm 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI: NGHỆ THUẬT PHÊ BÌNH TRONG GIAO TIẾP Danh sách nhóm: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1 Tăng Mỹ Tiên Lê Anh Thi Trần Minh Đạt Nguyễn Bá Thắng Nguyễn Thị Thủy Tiên Nguyễn Thảo Uyên Ly Nguyễn Doanh MỤC LỤC GIỚI THIỆU ....................................................................................................................................3 NỘI DUNG CHÍNH..........................................................................................................................5 I. ĐỊNH NGHĨA.......................................................................................................................5 II. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC PHÊ BÌNH.....................................................................................5 III. NGHỆ THUẬT PHÊ BÌNH ..................................................................................................5 a. Trước khi phê bình ................................................................................................................5 b. Các nguyên tắc khi phê bình..................................................................................................6 c. Sau khi phê bình ....................................................................................................................9 IV. Nghệ thuật ứng xử với phê bình ............................................................................................ 10 KẾT LUẬN: ................................................................................................................................... 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................... 15 2 GIỚI THIỆU Trong cuộc sống bất kỳ ai cũng không thể khẳng định được rằng mình luôn luôn đúng. Khi làm được một việc gì đó mà ta được khen thì tâm trạng ngay lúc đó cảm thấy rất tuyệt vời và yêu đời. Tuy nhiên, nếu bị chê bai, bị phê bình hay bị mắng vì làm sai… thì lập tức hầu hết mỗi người lại có thói quen phản ứng ngay với những cảm xúc tiêu cực như tức giận, chán nản, thất vọng... thậm chí cảm thấy bế tắc. Trong công việc cũng vậy, làm tốt chưa chắc đã được khen ngay nhưng sai là bị sếp mắng hay phê bình ngay lập tức, thậm chí có thể bị những đồng nghiệp chê bai, dè bỉu… vì sự đố kỵ của họ. Hiện nay, thường có những quan niệm sai lầm trong việc phê bình khiến cho con người dễ mất phương hướng và đi vào tiêu cực nhanh. Mọi người thường nói “Cứ phê bình và chê cho anh (chị) ta tiến bộ, chứ vừa làm tốt được một chút mà khen rồi lại tự phụ…”. Và nếu như cách phê bình không tế nhị sẽ dễ phá hủy một mối quan hệ và làm cho người tiếp nhận đau đớn về mặt tinh thần trong thời gian dài. Chẳng ai muốn mình bị chê hay phê bình, chúng ta nên có khuynh hướng tránh phê bình người khác, nhất là trước đám đông. Nhưng nếu công việc, nhiệm vụ của bạn là chỉ ra những sai sót, lỗi lầm của người khác để họ rút kinh nghiệm và trở nên tốt hơn thì sao? Vấn đề là chúng ta nên phê bình như thế nào để cho người tiếp nhận hiểu vấn đề và cảm thấy thoải mái nhất để thay đổi và phát triển? Sai lầm mà hầu hết những người lịch thiệp đều gặp phải là nói giảm nói tránh, phê bình người ta một cách hời hợt và cả nể. Ngược lại với khuynh hướng trên, một số người lại chê bai thậm tệ người khác trước đám đông. Đây là điều nên tránh nếu có thể. Ngoài ra, một thiếu sót khác nữa thường gặp phải là chỉ ra lỗi sai của người khác nhưng không trình bày hướng giải quyết phù hợp. Vậy chúng ta cần phải làm thế nào để trở thành một người đóng góp ý kiến tuyệt vời? 3 Câu trả lời là tùy vào từng trường hợp mà sẽ có cách giải quyết riêng. Nội dung của bài tiểu luận ”Kỹ năng phê bình trong giao tiếp” này sẽ đề cập tới những yếu tố mang tính khái quát và gợi ý để mỗi chúng ta sẽ tự ngẫm và tìm ra cách thức phê bình sao cho phù hợp với tình huống của mình nhất và mức độ thành công của bạn chính là cách đón nhận của người bị phê. 4 NỘI DUNG CHÍNH I. ĐỊNH NGHĨA Phê bình là sự quan sát,phân tích,đánh giá để đưa ra ưu và khuyết điểm của một cá nhân hay tập thể trong quá trình giao tiếp. II. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC PHÊ BÌNH Nhằm giúp mọi người nhận ra những sai lầm, khuyết điểm từ đó có hướng cải thiện quá trình làm việc hay có cuộc sống tốt hơn Nhằm động viên, khuyến khích những việc làm đúng, cách ứng xử đẹp, giúp cho người khác biết được ưu điểm của bản than và ngày càng phấn đấu để duy trì và phát huy ưu điểm đó. Ngoài ra những lời phê bình đúng cách và đúng thời điểm sẽ giúp mọi người có thêm động lực về tinh thần để mọi người làm việc tốt hơn.Ngược lại nếu ta phê bình không đúng cách và đúng thời điểm sẽ làm cho tinh thần đi xấu hơn. III. NGHỆ THUẬT PHÊ BÌNH a. Trước khi phê bình 1. Cần thu thập thông tin, tìm hiểu thấu đáo về tình huống, các nguyên nhân dẫn đến đến quyết định, thái độ, hành vi đáng bị phê phán. Việc nắm rõ sự thật là nền tảng cơ bản để bạn có thể đưa ra lời phê bình thoả đáng và lựa chọn cách giải quyết vấn đề phù hợp nhất. Điều đó đảm bảo sự công bằng, thể hiện thái độ trọng dụng của bạn với nhân viên cũng như khả năng giải quyết sự việc chính xác, quyết đoán của bạn. Đừng vì bên trọng bên khinh mà quên mất vai trò “trọng tài” công bằng, thưởng phạt phân minh của người lãnh đạo. Bạn cần có cái nhìn khách quan để xem xét, điều tra nguyên nhân căn bản của vấn đề. Có như vậy, khi bị phê bình, nhân viên mới thực sự “tâm phục khẩu phục” và thêm phần nể phục bạn. 2. Cân nhắc phê bình đúng lúc, đúng chỗ: Luôn nhớ rằng lời góp ý của bạn rất dễ dẫn đến tự ái, bất mãn, hay phản ứng chống đối. Bạn cần phải chọn lựa thời điểm phê bình hợp lý, nhất là lúc đối tác có tâm lý ổn định, vui vẻ, và cởi mở. Hãy nhớ, đừng bao giờ phê bình cấp dưới khi bạn đang quá nóng giận, thất vọng hay vội vàng Bên cạnh đó, tối kị phê phán ai đó trước mặt một người khác, hoặc ở nơi công cộng. Bởi trong thời điểm ấy, nhân viên sẽ có khuynh hướng cho rằng lời phê bình của bạn có mục đích hạ nhục một cá nhân nào đó. Lời khen ở chỗ đông người trở nên “có cánh” hơn, nhưng lời phê bình ở chốn đó sẽ làm cho người bị phê bình bẽ mặt và cay cú. 5 3. Xác định bối cảnh sự việc và đối tượng tiếp nhận phê bình Nhà quản lý cũng cần tìm hiểu tính cách cụ thể của mỗi nhân viên của mình. Từ đó, bạn có thể lựa chọn cách phê bình đích đáng và phù hợp nhất. Phê bình có thể trực tiếp hay gián tiếp, công khai hay gặp mặt riêng với từng người. Tuy nhiên, việc phê bình sẽ trở nên vô cùng “nguy hiểm” nếu bạn không thể kiểm soát cảm xúc nhất thời của bản thân. Cho dù việc này có thể làm bạn tạm thời “hạ hỏa” nhưng về lâu dài, lợi bất cập hại. b. Các nguyên tắc khi phê bình 1. Hãy khen ngợi, trước khi phê bình “Khát vọng sâu xa của mỗi con người là được khen ngợi, được tôn trọng và được quan tâm. Không gì ít tốn kém bằng lời khen và lời cảm ơn và lời xin lỗi.” (Montluc) Chắc chắn rằng mỗi ai trong chúng ta muốn nghe nhất chính là lời khen, và khi một người đã nghe lời khen rồi thì họ cũng sẽ dễ dàng chấp nhận lời chê trách, góp ý hơn. Cho nên, mở đầu bằng cách tìm ra những điểm bạn yêu thích hay đánh giá cao ở người mà bạn chuẩn bị phê bình, thì bạn trước tiên hãy cho họ lời khen về những điều bạn đánh giá cao đó. Việc làm này không chỉ thể hiện bạn là người chân thành mà nó còn giúp người nhận sự phê bình cảm thấy tích cực hơn về những thiếu sót họ được góp ý.Những lời nói nhẹ nhàng, hóm hỉnh trong nhiều trường hợp lại mang hiệu quả hơn nhiều so với những lời chỉ trích nặng nề, gay gắt. Chẳng hạn, một số "ông sếp vui tính” có cách “đặc trị” nhân viên đi làm muộn vô cùng khéo léo: “Cậu làm việc hiệu quả đấy, nhưng cố gắng đến đúng giờ để mọi người không phải chờ lâu nhé”. Khen ngợi trước khi góp ý cũng giống như nha sĩ bắt đầu công việc bằng thuốc tê. Nó sẽ giúp bệnh nhân khỏi bị đau đớn khi bị nhổ răng. Hãy cố gắng giao tiếp với nhân viên theo những cách khiến tự họ cảm thấy thoải mái, được đối xử công bằng, được tôn trọng, không thấy bị sỉ nhục, tức giận hay có cảm giác bị tổn thương. Không nhân viên nào lại cố tình phạm lỗi hoặc không sửa sai dưới sự lãnh đạo tài tình của sếp. 2. Phê bình một cách gián tiếp Ví dụ trong trường hợp nhân viên ăn mặc quá lố lăng đến nơi làm việc, bạn chỉ cần gửi e-mail nhắc nhở chung tất cả mọi nhân viên phải tôn trọng quy định của công ty trong cách ăn mặc. Bạn có thể viết rằng: “Mùa hè đang tới gần và mọi người thường có xu hướng thích mặc đồ mát mẻ. Tuy nhiên, tôi muốn nhắc nhở mọi nhân viên cần tuân thủ nguyên tắc ăn mặc lịch sự tại nơi làm việc”. Hoặc trong trường hợp nhân viên sử dụng nước hoa có mùi rất khó chịu, bạn có thể viết e-mail gửi chung cho toàn thể nhân viên có nội dung như sau: “Một số nhân viên trong công ty mắc chứng dị ứng nặng. Đề nghị mọi người không sử dụng các loại mỹ phẩm, nước hoa nặng mùi và nên giữ vệ sinh cá nhân sạch sẽ tại nơi làm việc”. 6 Con người vốn có bản chất kiêu hãnh tự nhiên. Việc nói thẳng ra rằng người nào đó sai lầm chính là một sai lầm lớn nhất. Việc nhắc nhở một cách gián tiếp như thế này khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và dễ tiếp thu, lại không cảm thấy xấu hổ vì bị “chỉ tận tay, day tận trán”. Nhiều người thường bắt đầu môt lời khen chân thành, tiếp sau đó là từ “nhưng” và kết thúc bằng một nhận xét phê phán. Chẳng hạn, trong khi tìm cách thay đổi thái độ lơ đễnh học tập của con cái, cha mẹ thường có thể nói: “Cha mẹ thực sự tự hào về con, bởi vì con được xếp hạng cao trong học kì này. Nhưng nếu con chăm chỉ hơn nữa với môn toán, các kết quả của con sẽ khá hơn”. Đối với con cái lời khen chỉ xem như một sự chuẩn bị khôn khéo để đi đến một lời phê phán. Thay vì nói điều đó tại sao bạn không thay đổi từ “nhưng” thành từ “và”. Lời nhắc nhở ấy: “Cha mẹ thực sự tự hào về con, bởi vì con được xếp hạng cao trong học kì này. Và nếu con tiếp tục cố gắng chăm chỉ như vậy thì điểm môn toán của con được nâng cao cùng với các môn khác trong học kỳ tới”. Con bạn sẽ chấp nhận lời khen đó vì nó sẽ không kéo theo một lời nhắc nhở thất bại của chúng về môn toán, sẽ làm cho chúng có động lực phấn đấu hơn. Việc người khác gián tiếp chú ý tới những sai sót của mình sẽ làm cho những người nhạy cảm rất cảm kích, trong khi họ cảm thấy rất khó chịu trước những lời phê phán trực tiếp. 3. Nhìn nhận sai lầm của bản thân trước khi phê bình người khác Nhiều người trong chúng ta không phạm sai lầm ngày hôm nay đơn giản chỉ vì chúng ta đã phạm phải những sai lầm này trước đây. Vậy tại sao chúng ta lại có thể bực dọc nhân viên, con cái, người thân hoặc bạn bè của chúng ta khi họ mắc phải những sai lầm như vậy? Bạn hãy bày tỏ sai lầm tương tự của bạn và nói cho họ biết điều bạn mong muốn họ đạt được. Người bạn của tôi đã áp dụng chiến thuật này. Cô ấy nói: “Mỗi ngày tôi đều phạm phải những lỗi nhỏ. Do đó, tôi sẽ chỉ bắt đầu nói về tất cả những điều nhỏ nhặt mà tôi nghĩ tôi có thể làm tốt hơn. Như vậy, anh ấy sẽ nhận ra rằng tôi không mong đợi sự hoàn hảo ở mỗi một người trong chúng ta. Điều này cũng đã tạo cơ hội cho chúng tôi ngồi lại, cùng bàn luận để giải quyết những vấn đề nhỏ nhặt trước khi những vấn đề này trở nên phức tạp, khó giải quyết.” Mặt khác, bạn có thể bắt đầu: “Cách đây ba năm, tôi cũng lâm vào trường hợp tương tự của bạn …” hay “Bạn đã làm rất tốt công việc và còn tốt hơn nữa nếu …”. Lưu ý, ở ví dụ thứ hai, tránh sử dụng từ “nhưng” để nối hai mệnh đề, vì nó ngay lập tức làm người nghe quên đi yếu tố tích cực ở mệnh đề trước. Nếu người phê phán khiêm tốn thừa nhận rằng họ cũng từng phạm lỗi như thế, thì không khó khăn gì khi bạn nghe về lỗi lầm của mình? Khi bạn dám thừa nhận sai lầm đó 7 là lúc bạn đã ghi điểm và điều đó chứng tỏ ta đã khôn ngoan hơn trước. Việc nhìn nhận sai lầm của chính mình - Ngay cả khi chưa kịp sửa gì - có thể giúp ta thuyết phục người khác thay đổi hành vi của họ. Tin tưởng rằng mình có lý và chỉ duy nhất mình là người có lý là biểu hiện của một tầm nhìn hẹp và cố chấp. Một trong những việc khó khăn nhất trên đời là thừa nhận mình sai. Tuy nhiên không có giải pháp nào hiệu quả hơn là thẳng thắn thừa nhận sai lầm của mình. Nếu bạn không ngẩng cao đầu thừa nhận lỗi lầm của mình thì lỗi lầm ấy sẽ khống chế bạn. Việc tự nhận lỗi lầm không chỉ làm cho người khác tôn trọng bạn hơn mà còn phát triển sự tự trọng của bản thân mình (Dale Carnegie.) Vậy nên: HÃY XEM XÉT MÌNH TRƯỚC KHI PHÊ PHÁN, PHÊ BÌNH NGƯỜI KHÁC. 4. Gợi ý, thay vì ra lệnh Không ai muốn người khác ra lệnh cho mình. Bạn có thể gặt hái cùng một kết quả qua việc đặt câu hỏi như việc bạn có thể làm bằng việc ra lệnh. Có lẽ, kết quả thu được có thể như nhau, nhưng cảm xúc và thái độ của người nghe có thể có sự khác biệt lớn, tùy thuộc vào cách tiếp cận của bạn ra sao. Dù có mục đích như thế nào nhưng một câu mệnh lệnh gay gắt có thể gây ra sự căm tức kéo dài. Chẳng hạn như: “Hãy làm việc này!” hay “Đừng làm việc kia!”. Nhưng nếu bạn chỉ đưa ra những câu hỏi gợi ý “Có lẽ bạn muốn xem xét lại vấn đề này?” hay “Bạn thấy làm thế này được không?” với cách hỏi như trên sẽ làm cho nhân viên thấy mình được quan tâm, tôn trọng, từ đó sẽ dẫn tới việc dễ dàng nhận lỗi và tích cực hợp tác hơn. Ra lệnh bằng cách đặt câu hỏi chính là tạo điều kiện cho người nhận lệnh được cùng đưa ra quyết định. Và một khi họ tham gia ra quyết định, họ sẽ chủ động thực hiện quyết định ấy một cách sáng tạo và tích cực nhất. Cho nên, cố gắng đừng làm người khác tổn thương, dù là một câu nói đùa. 5. Tránh so sánh người này với người khác Lấy người này ra làm tấm gương cho người khác thường tạo ra sự phản cảm, bất mãn hơn là động lực để cải tạo bản thân. Mỗi cá nhân có hoàn cảnh khác nhau, mỗi tình huống có nhiều chi tiết đặc thù, việc liên hệ khập khiễng sẽ làm người nghe cảm thấy bạn thiếu thấu hiểu. Thay vì so sánh các cá nhân với nhau, nên chiếu các hành vi, thái độ của người bị phê bình với các mục tiêu và chuẩn mực cụ thể. 6. Tránh công kích đối phương - chỉ trích con người (Giữ thể diện cho người khác) Bạn hãy cẩn thận trong lời lẽ phê bình của mình, đôi khi chỉ là vô tình nói ra những câu: “Anh lúc nào chẳng thế”, “Anh lại định chống đối nữa hả?”…Dù những lời này 8 không có ác ý gì, nhưng chúng sẽ làm nhân viên phật lòng. Hơn nữa, chúng còn để lại ấn tượng xấu cho rằng sếp công kích cá nhân. Đồng thời, nhà quản lý không nên uy hiếp và dồn nhân viên đến chân tường. Khi nhân viên đã biết nhận lỗi, hãy dừng chủ đề phê bình lại và tạo cơ hội để họ có thể sửa sai. Đừng nhắc đi nhắc lại trước mặt mọi người về lỗi lầm của một ai đó, tránh để họ nhầm tưởng rằng sếp lấy việc công để giải quyết thù oán cá nhân. Tập trung vào những điều người đó nói hoặc làm chứ không phải phê bình chung chung nhân cách của họ. Chỉ khi bạn đưa ra những lời góp ý có lý thì người được góp ý mới có khả năng tiếp thu chúng. Giữ thể diện cho người khác là một điều hết sức quan trọng, vì không ai có quyền làm giảm giá trị của một người trong mắt người khác. Điều quan trọng không phải là mình nghĩ gì về anh ta mà anh ta nghĩ gì về chính mình. Chính vì thế, không thể tùy tiện quát nạt, phê phán, chỉ trích, đe dọa, xúc phạm ai đó hay cố bới móc lỗi lầm lầm của ai khác trước đám đông mà không quan tram đến tự trọng mà ai cũng có. 7. Tạo cơ hội cho người khác sửa chữa lỗi lầm Giải thích hậu quả của các hành vi, thái độ đáng phê bình, từ đó tham khảo, gợi ý cách giải quyết, điều chỉnh. Đừng đánh giá bản chất của một người chỉ qua một hoặc hai hành vi cụ thể của họ. Mục đích của phê bình mang tính xây dựng là giải quyết khúc mắc, nâng cao hiệu quả công việc, không phải là lăng mạ, sỉ nhục, hay làm nhụt ý chí của người khác mà khuyến khích làm cho sự việc dễ dàng hơn để họ tin tưởng rằng mình có thể làm được. Chúng ta không thể dạy bảo ai bất cứ điều gì. Chúng ta chỉ có thể giúp họ phát hiện ra những gì còn tiềm ẩn bên trong con người họ. Vậy nên: HÃY KHUYỂN KHÍCH, MỞ ĐƯỜNG CHO NGƯỜI KHÁC SỬA CHỮA LỖI LẦM. c. Sau khi phê bình 1. Kết thúc cuộc nói chuyện một cách thân mật Sử dụng những từ ngữ, cử chỉ bày tỏ sự thấu hiểu và chân thành, kết thúc buổi nói chuyện với gợi ý về cách làm và triển vọng giải quyết vấn đề hay sự tiến bộ của cá nhân người bị phê phán. 2. Kết luận lời phê bình bằng cách nhấn mạnh rằng bạn rất tin tưởng họ sẽ suy ngẫm về lời phê bình của bạn. Kết luận lời phê bình bằng cách nhấn mạnh rằng bạn rất tin tưởng họ sẽ suy ngẫm về lời phê bình của bạn. Đây vừa là một kết luận mang tính tôn trọng, lại vừa là cách tốt nhất để đảm bảo rằng họ sẽ thật sự để tâm tới lời nhận xét của bạn. 9 3. Khen ngợi kịp thời sự tiến bộ Nếu đã dành thời gian để phê bình, bạn hãy dành thêm chút thời gian để khen ngợi họ, thật lòng khen ngợi sự tiến bộ, dù nhỏ nhất ở người khác, vì mọi người đều muốn được khen. Một lời khen, động viên được nói ra đúng lúc có tác động phi thường mà ngay chính bản thân người tạo ra lời khen ấy cũng không ngời đến. Điều này không chỉ giúp đẩy nhanh tốc độ quá trình “cải tạo” nhân viên, mà xa hơn, nếu những lời khen ngợi được đồng hành cùng lời phê bình, nhân viên của bạn sẽ trở nên bình tĩnh tự đánh giá thường xuyên bản thân, công việc của họ mà không phải lo sợ khi nghĩ đến những lời phê bình, rầy la của sếp. Đồng thời, đó cũng là động lực để họ cố gắng sửa sai cũng như phát huy năng lực bản thân tối đa. Lời khen phải cụ thể, rõ ràng, thể hiện sự chân thành chứ không phải lời nói sáo rỗng nghe cho êm tai. IV. Nghệ thuật ứng xử với phê bình Tự ái, tức giận là những trạng thái bình thường khi ai đó phê bình bạn. Những cảm xúc đó khiến bạn rơi vào trạng thái tự vệ, hoặc tìm cách biện minh, đổ lỗi, hay tìm cách đáp trả người phê phán bạn. Bạn phải biết kìm chế cái tôi trong bạn và phải biết làm thế nào để tiếp thu lời phê bình một cách hữu ích nhất, biến những lời phê bình đó thành các động lực hướng tới sự tiến bộ. 1. Chấp nhận rằng mình không hoàn hảo Nếu bạn bắt đầu công việc với suy nghĩ mọi việc sẽ diễn ra tốt đẹp, thì bạn đang tự dối mình. Có thể bạn sẽ phạm những sai lầm nào đó. Sai lầm, thiếu sót là một phần của cuộc sống. Bạn không phải là người duy nhất trên thế giới mắc lỗi. Vấn đề là đôi khi ta không nhận ra được khiếm khuyết, hạn chể của bản thân mình. Hai hậu quả nhãn tiền là: (i) bạn vừa không nhận thức đầy đủ vấn đề; (ii) chính bạn góp phần phá vỡ quan hệ. Vì vậy, điều quan trọng là bạn rút ra được bài học gì từ những khiếm khuyết, hạn chế của bản thân,nên rèn luyện tư duy, bản lĩnh, và văn hóa nhận ra được khiếm khuyết, hạn chế của chính mình. Bởi vì, khi đón nhận những lời phê bình, những góp ý, bạn chỉ có vài giây ngắn ngủi để não bộ hoạt động và ra lệnh cho cơ thể phản ứng theo. Hãy tận dụng khoảng thời gian ngắn này để giữ cho bản thân bạn bình tĩnh nhất có thể. 2. Hãy nghĩ đến những gì bạn nhận được Những lời phê bình, nhắc nhở hay góp ý thường sẽ khiến cho bạn khó chịu. Khi cái tôi của bản thân bị đụng chạm, chúng ta sẽ cảm thấy không thoải mái, giận dữ và khiến chúng ta phản ứng một cách khá gay gắt. Đừng thủ thế hay tìm cách biện minh cho bản thân hoặc đổ lỗi cho ai đó, mà bạn hãy nghĩ đến những gì bạn nhận được khi bị người 10 khác khiển trách. Từ những góp ý của người khác, bạn có thể nâng cao các kỹ năng của mình, cải thiện các mối quan hệ. Sẽ thật khó để đón nhận những lời khuyên từ xung quanh, đặc biệt là khi lời khuyên này lại đến từ những người mà bạn không mấy kính trọng (Bạn bè, đồng nghiệp…). Hãy nghĩ rằng, người kia đang tìm cách giúp bạn tiến bộ. Ngay cả khi, họ ý định bôi nhọ, châm biếm, bạn hãy để ý đến khía cạnh tích cực của phê bình. Nhưng hãy luôn nhớ rằng những lời góp ý đúng đắn và chân thành nhất đôi khi đến từ những nguồn không chính thống. Hãy thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thiện ý của đối tác thay vì nhanh chóng mất tự chủ, nổi cơn lôi đình. 3. Kiểm soát cảm xúc, cử chỉ, hành vi của bạn. Đừng nghiến răng, nắm đấm tay, hay khoanh tay trước ngực. Luôn giữ tư thế ngay ngắn, thoải mái và bình thản khi ai đó đưa ra bình luận về bạn. Điều này giữ cho bạn có được sự điềm tĩnh và giọng nói bình thường. 4. Lắng nghe một cách tích cực Bạn hãy bình tĩnh và kiên nhẫn lắng nghe những điều phê bình, đừng vội vàng giải thích hoặc ngắt lời để tranh cãi, mà thay vì giải thích, biện minh bạn hãy tìm cách đưa ra những câu hỏi để hiểu rõ hơn tình huống và ý đồ của người phê phán cho đến khi người phê bình đồng ý rằng bạn đã hiểu hoàn toàn sự lo ngại của họ. Ví dụ: “Theo cách hiểu của tôi thì, anh / chị lo ngại về…(vấn đề)… và muốn tôi … (giải pháp)… Có đúng như vậy không ?” . Điều này sẽ loại bỏ hiểu lầm, và bạn sẽ nhìn thấy bản chất của sự việc và tìm ra cách giải quyết. Nhớ ghi chép và liên tục nhắc nhở mình về cách khắc phục vấn đề. Bước này là bước khó khăn nhất, vì nó đồng nghĩa với việc bạn phải xoa dịu lòng tự ái của mình và thừa nhận trách nhiệm của mình với những sai sót đó. 5. Ghi nhận kết quả của trao đổi, trình bày ý kiến của bạn Nếu như người phê phán có lý, hãy chấp nhận và nói lời xin lỗi một cách phù hợp. Nếu như bạn không đồng ý với lời phê bình, bạn có thể đưa ra quan điểm của mình và đồng ý sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề đó. Luôn có hơn một cách để đề cập vấn đề. Ví dụ: nếu một vị giáo sĩ hỏi hồng y: “Liệu con có được hút thuốc trong khi cầu nguyện không?”, nhiều khả năng câu trả lời là “không”. Nhưng nếu vị giáo sĩ hỏi: “Liệu con có thể cầu nguyện trong khi hút thuốc không?” thì dễ nhận được câu trả lời là “có”. 6. Làm rõ trắng đen Sau khi lắng nghe để hiểu lời phê bình đồng thời thể hiện tinh thần cầu thị, hãy xem xét các vấn đề mà lời phản biện đề cập tới. Nếu họ có những phản biện không mấy tích cực và bạn hoàn toàn không đồng ý với những phản biện đó thậm chí khó chịu thì hãy 11 cho họ biết về nó, thể hiện quan điểm của mình và chỉ cho họ về “Nghệ thuật phản biện”, nó sẽ giúp bạn tăng cường mối quan hệ, xua tan bầu không khí căng thẳng bao trùm. Nhưng cũng nên chấp nhận rằng người khác có thể nhận ra những điều mà bạn không nhận ra. Có thể vì sự quá tự tin mà ta không nhận thấy các vấn đề tồn tại nhưng người khác có thể nhận ra đó vì thế nếu bạn để sự chủ quan cá nhân xen vào quá nhiều trong việc đánh giá thì có thể bạn đã sai mà không biết. Bạn có thể nêu quan điểm của mình và đồng ý sẽ xem xét lại vấn đề đó để có câu trả lời thích đáng. 7. Quyết định là của chúng ta Sau khi lắng nghe, cân nhắc, xem xét các vấn đề một cách khách quan thì bạn phải đưa ra cách ứng xử phù hợp. Nếu vấn đề thật sự tồn tại thì hãy tập trung vào giải quyết, thể hiện sự cảm kích với những lời phản biện mang tính đóng góp đó. Ngược lại hãy thể hiện chính kiến, khẳng định quan điểm khi những lời phản biện đó không chính xác và mang tính cá nhân cao. Tóm lại, dù chọn cách ứng xử thế nào thì đó cũng là quyết định của bạn vì thể hãy xem xét thật kỹ trên nhiều khía cạnh, lựa chọn phương thức phù hợp và chịu trách nhiệm trước quyết định của mình. Nhớ rằng luôn có hơn một cách để đề cập đến một vấn đề. 12 KẾT LUẬN Phê bình, phản biện chính là động lực cho phát triển của cá nhân và xã hội. Không có phê bình mỗi chúng ta khó có thể nhận thức được sai sót, khuyết điểm của bản thân để từ đó sửa chữa và rút kinh nghiệm. Không có phản biện, chúng ta không thể nhận thức ra các khía cạnh khác nhau của cùng một vấn đề, để từ đó nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều, sâu sắc và hiệu quả. Tất cả chúng ta đều phải phải thừa nhận rằng mình thích nhận được những lời khen ngợi hơn là những lời phê bình. Điều này là do hai nhu cầu quan trọng nhất của chúng ta – nhu cầu được yêu thương và được chứng tỏ bản than. Vấn đề đặt ra không phải là có phê bình hay không phê bình, chấp nhận hay không chấp nhận, mà là làm thế nào để các lời phê bình, phản biện có tính chất xây dựng, dễ được tiếp nhận và ở khía cạnh ngược lại, làm thế nào để tiếp thu lời phê bình một cách hữu ích nhất, biến những lời phê bình đó thành các động lực hướng tới sự tiến bộ. Ở góc độ này, phê bình và tiếp thu phê bình là cả một nghệ thuật. Khi bạn có ý định phê bình thiếu sót, hạn chế của bất kì ai, dù là người thân, bạn bè, đồng nghiệp hay đối tác, hãy cân nhắc bảy quy tắc vàng sau: 1. Thu thập thông tin, tìm hiểu thấu đáo về tình huống, các nguyên nhân dẫn đến đến quyết định, thái độ, hành vi đáng bị phê phán. 2. Cân nhắc phê bình đúng lúc, đúng chỗ: Luôn nhớ rằng lời góp ý của bạn rất dễ dẫn đến tự ái, bất mãn, hay phản ứng chống đối. Vì vậy, cần phải chọn lựa thời điểm phê bình hợp lý, nhất là lúc đối tác có tâm lý ổn định, vui vẻ, và cởi mở. Bên cạnh đó, tối kị phê phán ai đó trước mặt một người khác, hoặc ở nơi công cộng. Lời khen ở chỗ đông người trở nên “có cánh” hơn, nhưng lời phê bình ở chốn đó sẽ làm cho người bị phê bình bẽ mặt và cay cú. 3. Thể hiện sự đồng cảm, thấu hiểu, hoặc nêu nhận xét tốt trước khi đưa ra bình luận có tính chất phê phán: Bạn có thể tỏ bày sai lầm tương tự của bạn và nói cho họ biết điều bạn mong muốn họ đạt được. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu: “Cách đây ba năm, tôi cũng lâm vào trường hợp tương tự của bạn …” hay “Bạn đã làm rất tốt công việc và còn tốt hơn đề, vì nó ngay lập tức làm người nghe quên đi yếu tố tích cực ở mệnh đề trước. 4. Tránh so sánh người này với người khác: Lấy người này ra làm tấm gương cho người khác thường tạo ra sự phản cảm, bất mãn hơn là động lực để cải tạo bản thân. Mỗi cá nhân có hoàn cảnh khác nhau, mỗi tình huống có nhiều chi tiết đặc thù, việc liên hệ khập khiễng sẽ làm người nghe cảm thấy bạn thiếu thấu hiểu. Thay vì so sánh các cá nhân với nhau, nên chiếu các hành vi, thái độ của người bị phê bình với các mục tiêu và chuẩn mực cụ thể. 13 5. Không chỉ trích con người, mà tập trung mổ xẻ hành vi. Đừng đánh giá bản chất của một người chỉ qua một hoặc hai hành vi cụ thể của họ. Mục đích của phê bình mang tính xây dựng là giải quyết khúc mắc, nâng cao hiệu quả công việc, không phải là lăng mạ, sỉ nhục, hay làm nhụt ý chí của người khác. Do đó, thay vì phê bình trực diện “bạn đã làm sai, không tuân thủ quy trình công việc”, bạn có thể nói: “tôi cảm nhận rằng dường như quy trình công việc đã không được tuân thủ một cách nghiêm ngặt”, .. 6. Giải thích hậu quả của các hành vi, thái độ đáng phê bình, từ đó tham khảo, gợi ý cách giải quyết, điều chỉnh. Ví dụ, thay vì mắng mỏ “cậu là người luôn lề mề, chậm chạp, có bản báo cáo mà lúc nào cũng bị muộn”, bạn có thể nói: “Khi báo cáo bán hàng đến muộn một ngày, như đã từng xảy ra trong suốt quý vừa qua, tôi không có đủ thời gian để chuẩn bị cho buổi họp của hội đồng quản trị. Cậu có ý tưởng gì để chúng ta có thể đảm bảo được thời gian không?” Hay gợi ý về cách giải quyết: “Liệu cậu có thể …” thay vì sử dụng mệnh lệnh thức. 7. Kết thúc cuộc nói chuyện một cách thân mật: Sử dụng những từ ngữ, cử chỉ bày tỏ sự thấu hiểu và chân thành,kết thúc buổi nói chuyện với gợi ý về cách làm và triển vọng giải quyết vấn đề hay sự tiến bộ của cá nhân người bị phê phán. 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 2. 3. 4. Phê bình và tự phê bình. Hồ Chí Minh. Đắc nhân tâm. (Trang 263 – 313). Nhà xuất bản trẻ. http://www.saga.vn/phe-binh-nhan-vien-cung-can-co-nghe-thuat~34639. http://www.tinmoi.vn/Nghe-thuat-phe-binh-va-nhan-phe-binh-trong-doanhnghiep-01521198.html. 5. http://careerday.aiesec.vn/tin-tuc/nghe-thuat-phe-binh-va-nhan-phe-binh-trongdoanh-nghiep/. 6. https://ngphungductoan.wordpress.com/2013/09/26/ki-nang-khen-phe-binh-vaquan-ly-mau-thuan/. 7. http://greelux.vn/ky-nang-giao-tiep/cach-cu-xu-khi-don-nhan-mot-loi-phebinh.html. 15