Tài liệu Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin giúp ích cho các nhà quản trị làm việc hiệu năng và hiệu quả hơn không

MỤC LỤC Câu 3: Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin giúp ích cho các nhà quản trị làm việc hiệu năng và hiệu quả hơn không? Giải thích và cho ví dụ. I. Đặt vấn đề........................................................................................................................ II. Cơ sở lý thuyết................................................................................................................ 1. Thông tin và công nghệ thông tin.............................................................................. a) Thông tin............................................................................................................... b) Công nghệ thông tin.............................................................................................. 2. Sự phát triển của công nghệ thông tin...................................................................... 3. Công nghệ thông tin trong đời sống hiện nay........................................................... 4. Hiệu năng? Hiệu quả?............................................................................................... III. Giải quyết vấn đề........................................................................................................... 1. Tác động của công nghệ thông tin đến các nhà quản trị............................................ a) Từ quá khứ............................................................................................................ b) Đến hiện tại........................................................................................................... 2. Ví dụ về công nghệ thông tin trong quản trị.............................................................. IV. Tổng kết........................................................................................................................ Nguồn tham khảo................................................................................................................ Câu 3: Ngày nay sự phát triển công nghệ thông tin giúp ích cho các nhà quản trị làm việc hiệu năng và hiệu quả hơn không? Giải thích và cho ví dụ I. Đặt vấấn đềề Sau cuộc cách mạng công nghiệp nổ ra ở Anh cuối thế kỷ 18 đầu thế kỷ 19 con người đã có những bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng khoa học kĩ thuật vào đời sống. Các sản phẩm khoa học sơ khai lần lượt ra đời như máy dệt bằng hơi nước, đầu máy xe lửa, tàu thủy… rồi ngày càng được cải tiến đa dạng và thiết thực hơn như ti vi, điện thoại, máy tính… Năm 1991, Tim Berners Lee ở Trung tâm nghiên cứu nguyên tử châu Âu (Cern) phát minh ra World Wide Web (WWW) dựa theo một ý tưởng về siêu văn bản được Ted Nelson đưa ra từ năm 1985. Có thể nói đây là một cuộc cách mạng trên Internet vì người ta có thể truy cập, trao đổi thông tin một cách dễ dàng.Internet xuất hiện đã kết 1 nối mọi người trên toàn thế giới lại với nhau. Từ đó ngành công nghệ thông tin xuất hiện mang lại rất nhiều tiện ích lớn lao cho con người trong mọi lĩnh vực của đời sống. Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin mà các ngành kinh tế cũng có những bước tiến quan trọng.Nền kinh tế không chỉ là trong từng quốc gia mà dường như kết nối chặt chẽ trong từng khu vực cũng như toàn thế giới. Trong hoàn cảnh nền kinh tế đang biến động và phát triển từng ngày, các nhà quản trị học cũng cần có sự đổi mới trong tư duy để ứng dụng một cách hiệu quả tiện ích lớn lao mà công nghệ thông tin mang lại. Quá trình này cũng cần có sự cân nhắc để có thể mang lại lợi ích kinh tế cao nhất. Giống như một cuộc đua trên thương trường, nhà quản trị nào biết nắm bắt cơ hội, vận dụng tốt những lợi thế sẵn có, mang về cho công ty hiệu năng và hiệu quả công việc tốt nhất thì đó sẽ là người thắng cuộc. I. Cơ sở lý thuyềất 1. Thông tn và Công nghệ Thông tn a) Thông tn Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Những dữ liệu không có ý nghĩa và không được sử dụng thì không được coi là thông tin. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp, nguồn bên trong và bên ngoài, nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng. Nguồn sơ cấp là thông tin chưa có sẵn, cần phải đến hiện trường hay đi tìm hiểu mới có được. Nguồn thứ cấp là những thông tin đã có sẵn, được người ta lưu trữ lại. b) Công nghệ thông tn Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội". Thông tin như một mỏ than lớn và công nghệ thông tin là phương tiện để tìm tòi và khai thác mỏ than đó. Trữ lượng khai thác nhiều hay ít, chất lượng hay không là ở sự phát triển, cải tiến không ngừng của ngành công nghệ thông tin hiện tại và trong tương 2 lai. Chúng bao gồm các công nghệ thông tin truyền thông đã cũ như đài phát thanh, truyền hình, điện thoại, và những công nghệ mới như máy vi tính, vệ tinh, mạng không dây và internet. 1. Sự phát triển của công nghệ thông tn Cuộc cách mạng CNTT đang được tiến hành khá phổ biến ở tất cả các lĩnh vực đời sống.Việc khai thác ánh sáng để có truyền thông tức thời và khả năng dùng vi mạch để xử lí và cất giữ khối lượng thông tin khổng lồ đang làm biến đổi nền kinh tế rõ rệt. Năm 1946, máy tính lập trình được đầu tiên trên thế giới ENIAC, cao hơn ba mét, rộng hơn 450 mét, giá hàng triệu đô la, và có thể thực hiện được 5000 lệnh một giây. Hai mươi lăm năm sau, năm 1971, Intel đóng gói một năng lực xử lí gấp 12 lần ENIAC vào trong một chip 12mm2 với giá bán 200 $. Máy tính cá nhân ngày nay (phần cứng) với bộ xử lí Pentium thực hiện hàng tỉ phép tính trong một giây (MIPS).Mãi đến năm 1980, các cuộc nói chuyện điện thoại chỉ truyền qua dây đồng mà chuyển tải ít hơn một trang thông tin mỗi giây. Ngày nay, một sợi quang mỏng như sợi tóc con người có thể truyền trong một giây khối lượng thông tin tương đương 90 000 tập bách khoa toàn thư. Hàng trăm vệ tinh địa tĩnh cách xa trái đất 36 000 km đem tới việc truyền thông băng thông rộng cho doanh nghiệp, trường học và các cá nhân tại bất kì đâu trên hành tinh này. Từ những năm 1950 đến những năm 1980 thế giới đã chứng kiến những tiến bộ không ngừng trong việc chế tạo ra các công cụ xử lí thông tin tự động, các máy tính điện tử vạn năng. Năng lực tính toán không ngừng tăng lên đi đôi với việc giá thành máy tính liên tục hạ xuống đến mức có thể phổ cập cho từng người dân sử dụng những năng lực tính toán cực mạnh. Từ những năm 1990, sự phát triển của truyền thông và mạng Internet đã liên tục mở rộng và nối hàng trăm triệu máy tính trên toàn cầu vào một hệ thống trao đổi thông tin toàn cầu. Điều này làm cho các xử lí tính toán cục bố đã được kết nối lại để làm cho mạng máy tính không những là công cụ xử lí thông tin của các tổ chức, công ti, mà còn là công cụ truy nhập và thu thập, chia sẻ thông tin của mọi người trên hành tinh. Một môi trường trao đổi và chia sẻ thông tin, phối hợp làm việc của nhiều người, cyberspace - không gian xibe, đã được hình thành, bên cạnh các môi trường trao đổi thông tin truyền thống như ngôn ngữ, văn bản, tiếng nói, hình ảnh. Môi trường mới có khả năng chuyển tải tất cả các dạng biểu diễn thông tin đã có của con người. Toàn cầu hóa những năm 1990 đã làm xuất hiện khuynh hướng xã hội quantrọng, đó là sự chuyển trạng thái từ xã hội công nghiệp sang xã hội kiến thức và trong đó thông tin giữ vai trò trọng yếu. Sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay báo trước một thời kỳ mới với những thay đổi xã hội lớn lao. Công nghệ thông tin như một công nghệ chung xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế xã hội. Công nghệ thông tin xuất hiện ở Việt Nam từ khá sớm, có thể nói là nó xuất hiện gần như cùng lúc với sự xuất hiện của đó là vào năm 1997, nước ta đã biến “giấc mơ Internet” thành hiện thực 3 bằng CNTT trên thế giới. Một dấu mốc đáng nhớ trong sự phát triển ngành CNTT việc tham gia kết nối vào mạng toàn cầu và tính cho tới thời điểm này, Việt Nam đã trở thành quốc gia có tỷ lệ tăng trưởng Internet nhanh nhất trong khu vực và nằm trong số những quốc gia có tỷ lệ tăng trưởng cao nhất thế giới.Trong số các chỉ số quan trọng, tỉ lệ điện thoại di động tăng tới 78,7%, kết nối băng rộng tăng từ 0,8 lên 2,5/100 dân; Việt Nam cũng đã đạt 6,7 triệu thuê bao Internet và tỉ lệ máy tính xách tay đạt 14,7/100 dân. 2. Công nghệ thông tn trong đời sôấng hiện nay Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội trong thời đại ngày nay.Công nghệ thông tin đã trở thành nhân tố quan trọng, là cầu nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội trong một quốc gia và trên toàn thế giới, của mọi vấn đề. Việc nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa trong sản xuất kinh doanh là vấn đề đang, đã và sẽ luôn được quan tâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp. Ngày nay, con người có nhiều điều kiện tiếp cận với công nghệ thông tin. Hầu như ngành nghề, lĩnh vực hay hoạt động nào trong xã hội hiện nay cũng cần tới sự góp mặt của công nghệ thông tin. Bởi sự đa dạng ấy, đối tượng phục vụ của công nghệ thông tin ngày càng phong phú, từ một cá nhân muốn có chiếc máy vi tính, một công ty muốn xây dựng Website giới thiệu sản phẩm cho tới một quốc gia muốn xây dựng chính phủ điện tử hay cả thị trường rộng lớn trên toàn thế giới.Cho đến nay cái không thể đã thành cái có thể, từ vùng xuôi lên miền ngược, từ vùng núi đến hải đảo xa xôi đã có thể liên lạc với nhau suốt ngày đêm nhờ sóng điện thoại di động, kết nối internet, người người trên khắp thế giới ngồi tại bất cứ một điểm nào có truy cập được internet là có thể nhìn thấy nhau, hàng ngày, hàng giờ, nói chuyện cùng nhau mà không phải tốn thời gian, tiền bạc đi lại… nói như vậy để thấy rằng sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian. Chẳng hạn, Bệnh viện 175 là nơi đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khám chửa bệnh. Bệnh viện đã cơ bản lắp đặt xong hệ thống máy chủ; hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung; lắp đặt hệ thống PACS cho phép lưu trữ và truyền tải hình ảnh y tế tới phòng mổ, khoa hồi sức tích cực và các khoa khác; hoàn thành lắp đặt mạng LAN trong bệnh viện, bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và chỉ tiêu chất lượng theo thiết kế được phê duyệt. Đồng thời xây dựng được ba phần mềm hệ thống gồm: Hệ điều hành mạng Windows Server 2005; Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Microsoft Server 2000; Microsoft Exchange Server 2005, cùng 16 hệ CSDL và phần mềm để phục vụ công tác quản lý ở từng phòng ban cụ thể. Mỗi hệ chương trình đều có nhiều tiện ích cho phép quản lý công việc, quản lý bệnh nhân một cách hiệu quả. 3. Hiệu năng? Hiệu quả? 4 Khái niệm: - Hiệu quả (Effectiveness) là khái niệm chung để chỉ các kết quả hoạt động của các sự vật hiện tượng bao gồm hiệu quả về kinh tế, xã hội, đời sống, phát triển nhận thức....vv. Là mối tương quan giữa đầu vào các yếu tố khan hiếm với đầu ra hàng hóa và dịch vụ. Mối tương quan này có thể đo lường theo hiện vật(physical terms) được gọi là kết quả kĩ thuật (technical efficiency) hoặc theo chi phí (cost terms), được gọi là kết quả kinh tế (economic efficiency). Hiệu quả cao là khi kết quả đạt được lớn hơn chi phí bỏ ra và ngược lại (từ điển kinh doanh Anh-Việt) - Hiệu năng là khả năng có thể mang lại kết quả khi dùng đến.Nếu xét về mối tương quan thì hiệu năng là nguyên nhân, hiệu quả là kết quả. Nếu một sự vật, hiện tượng có hiệu năng thì hiệu quả thu được sẽ cao hơn. Quản trị hiệu quả? Quản trị hiệu quả là khái niệm bao quát chung của mọi mặt trong quá trình quản trị. Nhắc đến hiệu quả quản trị, ta có thể đề cập đến hiệu quả kinh doanh, hiệu quả làm việc, hiệu quả quản lí sử dụng vốn, hiệu quả quản lí nguồn nhân lực…Trong đó bản chất của hiệu quả kinh doanh là phản ánh được trình độ sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu kinh tế - xã hội và nó chính là hiệu quả của lao động xã hội được xác định trong mối tương quan giữa lượng kết quả hữu ích cuối cùng thu được với lượng hao phí lao động xã hội bỏ ra.Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phải được xem xét một cách toàn diện cả về không gian và thời qian, cả về mặt định tính và định lượng.Quản trị được coi là hiệu quả khi có sự thống nhất hài hòa giữa các mặt nói trên đem lại nguồn lợi lớn nhất tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ ra. II. Giải quyềất vấấn đềề. 1. Tác động của công nghệ thông tn đềấn các nhà quản trị: a) Từ quá khứ Trước đây, khi ngành công nghệ thông tin chưa phát triển, con người gặp phải rất nhiều khó khăn trong quá trình quản lý thông tin. Từ thời cổ đại con người bắt đầu biết trao đổi thông tin cho nhau, tuy còn rất sơ khai nhưng nó đã đặt nền móng cho quản trị thông tin sau này. Con người lưu trữ thông tin bằng cách khắc chữ lên đá, lên tre, lên gỗ. Trao đổi thông tin thông qua các tín hiệu như âm thanh, ngọn lửa… Xã hội ngày càng tiến bộ, quản trị thông tin cũng có những bước tiến lớn tuy nhiên lại xuất hiện những khó khăn mới.Đầu tiên là khó khăn trong quá trình thu thập, phần lớn con người sử dụng các phương pháp thủ công như phát phiếu thăm dò đến từng người, trắc nghiệm, nghiên cứu tài liệu…muốn làm điều này đòi hỏi khá nhiều thời gian.Qua quá trình xử lí, cần có người xem xét và phân chia dữ liệu ra các loại, 5 thống kê, sắp xếp từng cái một.Quá trình này không những đòi hỏi khối lượng lớn thời gian mà cần sự tập trung cao bởi nếu có sai sót trong quá trình này thì vẫn còn sẽ rất khó khăn để thực hiện lại. Ngoài ra những phương pháp thủ công này còn có nhược điểm là số lượng thông tin thu thập thuộc quy mô nhỏ, tính chính xác không cao.Vậy hiệu năng của các phương pháp quản lí thông tin này thấp dẫn đến hiệu quả kinh tế không cao. Ở quá trình lưu trữ thông tin, tất cả dữ liệu đều được ghi chép vào sổ sách, mỗi lần cần tìm kiếm hoặc kiểm tra thông tin gì đó sẽ gặp khó khăn là mất thời gian, nó không đảm bảo được tính kịp thời của thông tin và hiệu quả công việc cũng giảm bớt. Khi công nghệ thông tin chưa phát triển, việc trao đổi thông tin cũng rất khó khăn. Khi đó muốn trao đổi thông tin thì phải gặp trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua thư từ, như vậy để thông tin đến được người kia cũng tốn rất nhiều thời gian, đôi khi lại không thể biểu đạt một cách đầy đủ những gì mà mình muốn diễn đạt. Ví dụ như hai công ty, một công ty ở Hà Nội, một công ty ở Hồ Chí Minh cần trao đổi về vấn đề hợp tác làm ăn, họ sẽ cần sắp xếp thời gian để gặp gỡ và bàn bạc với nhau nhưng họ đều là những người bận rộn nên thời gian gặp gỡ có thể bị hạn chế, nếu sau khi họp mà có vấn đề mới phát sinh thì việc gặp gỡ thêm cũng khó khăn.Chưa kể đến nếu đó là hai công ty ở trong nước và nước ngoài thì càng khó khăn hơn.Nền kinh tế gặp nhiều trở ngại trong vấn đề mở rộng, giao lưu kinh tế với các nước trên thế giới. Tuy nhiên bên cạnh những hạn chế, quản trị thông tin trong quá khứ vẫn có những ưu điểm cần xem xét. Do quá trình thu thập thủ công, đến từng người trong từng khu vực cụ thể nên chất lượng thông tin có độ chính xác cao, không có thông tin thất lạc hay giả mạo. Tuy quá trình lưu trữ mất nhiều thời gian nhưng độ bảo mật và an toàn của thông tin khá cao, không có trường hợp bị virut hay hacker xâm nhập và phá hủy một cách dễ dàng. b) Đềấn hiện tại: Nhờ sự phát triển của khoa học kĩ thuật hiện đại, đặc biệt là sự bùng nổ mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin mà quản trị thông tin ngày nay đã khắc phục những nhược điểm của quá khứ một cách hiệu quả.Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong quá trình quản lý thông tin. Nếu trước đây việc thu thập và xử lý dữ liệutốn rất nhiều thời gian và công sức thì nay, chỉ cần ngồi một chỗ, con người cũng có thể thu thập được lượng lớn dữ liệu với quy mô lớn, tiết kiệm thời gian và việc lưu trữ dễ dàng hơn rất nhiều. Trong kho dữ liệu mà ta thu thập được, chỉ cần sử dụng chức năng tìm kiếm (find) ta sẽ tìm được dữ liệu mình cần ngay lập tức mà không cần kiểm tra lại từ đầu, tiết kiệm lượng lớn thời gian và công sức trong quá trình thu nhận thông tin. Lượng thời gian tiết kiệm được mà sự phát triển công nghệ thông tin mang lại cũng chính là tăng hiệu năng làm việc của nhà quản trị bởi cùng một công việc, cùng một đối tượng mà kết quả sau hơn kết quả trước. 6 Nếu trước đây con người chỉcó thể trao đổi thông tin qua fax, điện thoại, điện tín thì giờ với internet và máy tính, chũng ta có thể nhìn thấy nhau, nói chuyện với nhau như đang gặp trực tiếp mặc dù đang ở hai đất nước khác nhau. Người ta nói “Thời gian quý hơn vàng” câu nói này càng đúng hơn đối với các nhà quản trị hiện nay. Tôi từng nghe một câu chuyện của thầy mình về tỷ phú Bill Gates, ông không cúi xuống lượm tờ 100 đô la rơi trên đường bởi vì trong khoảng thời gian ngắn mà ông cúi xuống đó, ông có thể kiếm được gấp mười lần số tiền đó. Như vậy việc rút ngắn thời gian và công sức trong quản trị cũng chính là giảm bớt chi phí kinh doanh bởi trong khoảng thời gian được rút ngắn đó ta có thể làm được nhiều việc quan trọng hơn mang lại nguồn lợi nhuận lớn hơn.Kết quả đạt được lớn hơn chi phí bỏ ra cũng chính là nói hiệu quả công việc đã tăng lên so với trước đây. Sự chuyển đổi nhanh chóng của nền kinh tế, kéo theo nhu cầu gia tăng đột biến về dịch vụ truyền thông và các dịch vụ liên quan đến truyền thông. Công nghệ mới, đặc biệt là truyền hình cáp và internet cũng đang tạo ra những dịch vụ hay ngành nghề truyền thông mới.Trong xu hướng Marketing hiện đại, các hình thức marketing kết nối (Buzz Marketing, Viral Marketing, word- oF-mouth…) lại càng kết hợp chặt chẽ với với Công nghệ thông tin, nhằm xây dựng sự liên kết giữa người tiêu dùng và các doanh nghiệp với cỗ máy truyền thông – marketing.Doanh nghiệp tạo ra những làn sóng thông tin về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ, rồi từ đó tác động lên lượng cầu của người tiêu dùng. Bên cạnh đó, nhu cầu về các hoạt động kinh tế dựa trên truyền thông như quảng cáo, PR, xây dựng nhãn hiệu, tiếp thị, truyền thông tập đoàn trong xã hội đang tăng mạnh.Theo một cuộc khảo sát thị trường gần đây, Việt Nam hiện có hàng trăm doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực PR và quảng cáo, với mức tăng trưởng hằng năm đạt khoảng 30%.Như vậy sự phát triển công nghệ thông tin đã góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế quốc gia.Nhờ đó mà nhà quản trị học không những quản lí công ty dễ dàng hơn, mà còn thúc đẩy nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và lượng hàng hóa lưu thông. Lượng hàng hóa tăng lên mang lại nguồn lợi nhuận cao cho các công ty. Tuy nhiên quản lý thông tin hiện nay vẫn còn một số vấn đề bất cập. Do quá trình thu thập thông tin chủ yếu được làm trên mạng internet nên độ chính xác của thông tin không cao, còn nhiều thông tin và số liệu ảo. Ngoài ra do toàn bộ dữ liệu chủ yếu được lưu trữ trong máy tính nên khi bị virut hay hacker xâm nhập có thể bị mất toàn bộ một cách dễ dàng. Dù còn một số khuyết điểm như vậy tuy nhiên không thể phủ nhận rằng so với những tiện ích mà nó mang lại thì công nghệ thông tin đã đóng góp vị trí rất quan trọng đối với các nhà quản trị.  Như vậy, có thể thấy rằng một trong những yếu tố sống còn để làm nên thành công của một nhà quản trị là quản lý thông tin.Thông tin là cơ sở của quản trị. Để quản trị một cách hữu hiệu, người ta cần thu thập một cách toàn diện những thông tin liên quan đến 7 việc kinh doanh của doanh nghiệp và hoàn cảnh của nó, xử lý thông tin một cách chính xác và kịp thời sử dụng thông tin. Công nghệ thông tin được tìm ra và phát triển, mang đến cho khắp các doanh nghiệp trên toàn cầu một “cứu cánh”, một phương thức mới để truyền đạt thông tin. Theo kết quả cuộc thăm dò của Công ty Nghiên cứu - tư vấn Gartner qua hơn 850 công ty thuộc đủ tầm mức khác nhau ở châu Á cho thấy: có 46% dự kiến sẽ tăng thêm ngân sách cho lĩnh vực công nghệ thông tin ở cơ sở của họ trong năm nay, và chỉ có 15% là sẽ giảm kinh phí cho công nghệ thông tin.Để hiểu rõ thêm về tác động của công nghệ thông tin đối với các nhà quản trị, chúng ta hãy cùng xem xét một vài ví dụ sau. 4. Ví dụ vềề công nghệ thông tn trong quản trị Ví dụ 1: “Ăn kem… cũng cấền công nghệ cao” “Ở một khu phố nọ, kem Haagen Daz của hãng CRA cứ nằm lì cả tuần trong tủ đông lạnh, trong khi ở một khu phố khác, kem không có đủ để bán cho người tiêu dùng. "Chúng tôi rất khó mà theo dõi tình hình, chẳng biết cửa hàng nào cần kem, cửa hàng nào còn dư nhiều kem mà điều phối, đáp ứng cho kịp", ông Richard Yeung, Giám đốc điều hành CRA cho biết”. Sự hạn chế trong ứng dụng thông tin đã làm cho hiệu quả kinh doanh của hãng kem CRA bị giảm sút trông thấy. “Và rồi CRA đã tìm ra được công cụ hoàn hảo giúp công việc tiêu thụ kem của họ đạt hiệu quả như ý. Đó là phương thức quản lý cung ứng - theo dõi hàng hoá bằng kỹ thuật điện tử. Nhờ công nghệ thông tin điện tử, CRA đã thấy doanh thu hằng ngày ở mỗi cửa hàng Circle K của họ tăng 11% trong năm 2002. Chi phí hoạt động thì giảm 2,4%. Nó đã trở thành chìa khoá cho sự sống của CRA và là một sự sống tươi hồng. Lợi nhuận đã tăng 629% trong năm qua sau khi công ty ứng dụng kỹ thuật điện tử vào việc quản lý kinh doanh hằng ngày”. Nhờ có doanh thu tăng cao, uy danh công ty cũng đã trở nên hấp dẫn đối với các nhà đầu tư. Kết quả là khi tiến hành niêm yết trên thị trường chứng khoán Hong Kong hồi đầu năm nay, CRA đã là một câu chuyện thành công.Với 20 triệu USD thu được từ việc bán cổ phần ra cho công chúng, CRA nay đang tiến hành xâm nhập vào thị trường Trung Quốc.Ông Richard Yeung khoe rằng, trong hai năm qua, nhờ công nghệ thông tin mà CRA đã giảm được 6,4 triệu USD chi phí hoạt động của chuỗi 132 cửa hàng trực thuộc.Công nghệ thông tin, theo Richard, cũng đem đến cho khách hàng của CRA một lợi ích quan trọng.Đó là giá cả hàng hoá bày bán trong các cửa hàng Circle K đã giảm được từ 10 đến 14% so với năm 1998”.  Như vậy, có thể nói nếu doanh nghiệp biết ứng dụng công nghệ thông tin một cách hợp lý vào hoạt động kinh doanh của mình, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp thì 8 thành công sẽ là rất lớn, đồng thời sẽ nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường nhờ tiết kiệm được chi phí và thời gian sản xuất. Ví dụ 2: E-business – một phương thức kinh doanh mới. Hiện nay, bán hàng trên mạng internet đang ngày càng phổ biến.Thị trường hàng hóa trong đó cũng rất đa dạng về quy mô và hình thức. Có những trang web riêng về các mặt hàng khác nhau như thời trang, thức ăn, đồ dùng gia đình… nhưng cũng có nhiều trang có thể coi như một siêu thị nhỏ với rất nhiều mặt hàng khác nhau phục vụ mọi nhu cầu của con người. E-business là tất cả các công việc như: xây dựng một trang web, hấp dẫn người xem và giành lấy những đơn hàng.Những tập đoàn lớn và những khách hàng giàu có đều đổ xô vào web giống như những kẻ đổ xô đi đào vàng.Họ thi nhau xây dựng những giao diện người sử dụng và những giỏ mua hàng điện tử, giống như kinh doanh truyền thống.Trong thời gian đầu, E-business đều chỉ dựa vào 5 loại hàng: máy tính, môi giới trực tuyến, du lịch trực tuyến, sách và âm nhạc và bán đấu giá - chiếm 75% doanh thu. Những người tham gia E-business ngày nay hiện đang đầu tư vào năng lực tiềm tàng của thời gian thực để quản lý các đơn hàng, chuyên gia Geri Spieler của GartnerG2 cho biết. Theo ông, việc xử lý đơn hàng thời gian thực có thể tăng năng suất và độ chính xác hoàn thành đơn hàng lên 50%. Như vậy sự phát triển của bán hàng online cũng cho thấy hiệu quả lớn lao mà công nghệ thông tin mang lại. Chúng ta có thể ngồi ở nhà và chọn được những mặt hàng mình ưng ý mà không cần tốn thời gian đi lại.Hầu hết công việc quản lí đều được tiến hành tự động thông qua hệ thống máy tính, không những đảm bảo độ chính xác mà còn tiết kiệm thời gian hiệu quả. Ví dụ 3: Trang mua săấm xã hội Boutne. Các nhà sáng lập của các công ty thời trang trẻ cũng sử dụng công nghệ để khai thác mong muốn có diện mạo mới của khách hàng. Thị trường thời trang vốn có tiếng là khó thâm nhập. Ngay cả Gianni Versace cũng phải dành nhiều năm làm thợ học việc cho một người may trang phục trước khi mở thương hiệu lừng danh Gianni Versace của riêng ông. Tuy nhiên, không vất vả như Gianni Versace, các doanh nhân mới nhất trong ngành thời trang không phải đổ mổ hôi trên các bản thảo và mẫu trang phục.Không chỉ hướng tới các sàn diễn thời trang, họ ra mắt bộ sưu tập mới ở chính nơi khách hàng đang hiện diện: trực tuyến. Giống như hầu hết các doanh nghiệp, trang mua sắm xã hội Boutine khởi đầu với một trải nghiệm cá nhân. Nhà sáng lập Pramod Dabir, 28 tuổi , sống cùng vợ và sáu người phụ nữ khác khi cô đang theo học tại Stanford. Anh nhớ lại những người phụ nữ thường chạy vào phòng riêng của nhau và hỏi: “Trông bộ này thế nào? Có hợp không?”. Một cô gái trông thời trang hơn sẽ đưa ra nhiều lời tư vấn về thời trang cho những cô 9 kia. Khi Dabir nhận ra rằng phụ nữ thường quyết định mua sắm dựa trên những lời tư vấn từ những người bạn sành thời trang, anh đã bắt đầu xây dựng một trang web giúp người dùng nhận những phần thưởng có giá trị nếu chia sẻ những hiểu biết về cách ăn mặc và phong cách thời trang của họ.Hiện nay, người dùng nhận khoản hoa hồng 10% cho các sản phẩm mà họ giới thiệu. Dabir cho biết: “Chúng tôi có một thiết bị back- end mạnh mẽ để có thể thực hiện phân chia các khoản hoa hồng và xử lý việc bán hàng. Tôi muốn tạo ra một nơi để phụ nữ chia sẻ tiếng nói của họ về thời trang và nhận được những phần thưởng”.Còn nhân tố nào khác đã khiến Boutine khác biệt so với các công ty thời trang truyền thống khác?Đó là sự gắn kết. Trang web này giúp người dùng trở thành các chuyên gia phong cách- tạo ra các cửa hàng thật của chính họ và giới thiệu các nhà thiết kế và các trang phục lấy ra từ kho hàng của trang web. Nó cũng cho người dùng khả năng phối kiểu trang phục, kéo và thả nhiều món đồ khác nhau trong cửa hàng của họ, xoay chúng theo các góc độ khác nhau và thêm các chi tiết trang trí. Người dùng không nhất thiết phải mua sản phẩm nhưng họ có thể gắn kết với chúng.Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin mà khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn những món hàng mình thích mà không ảnh hưởng tới bất kì ai. Việc tạo sự thoải mái trong việc lựa chọn sản phẩm thời trang chính là một chiêu kích thích cầu hàng hóa rất thông minh bởi vì đôi khi con người mua sắm không phải do nhu cầu mà có thể thư giãn hoặc giải tỏa stress. Ví dụ 4: Vinashin ứng dụng truyềền hình hội nghị vào công tác điềều hành Hệ thống truyền hình hội nghị đã giúp Vinashin gắn kết một cách sâu sắc, hiệu quả các đơn vị thành viên nằm trên toàn quốc của mình như: Văn phòng Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam, Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Bạch Đằng, Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Nam Triệu. Công ty TNHH MTV Đóng tàu Hạ Long, Nhà máy đóng tàu Nha Trang, Công ty TNHH MTV Đóng tàu & CNHH Sài Gòn. Hệ thống truyền hình hội nghị HD X-conference với chất lượng cao cho phép người tham gia có thể nhìn thấy ánh mắt, nét mặt của người đang phát biểu, từ đó thu nhận thông tin một cách triệt để và hiệu quả. Đặc biệt hệ thống này cho phép họp đa điểm, nên cùng một lúc tất cả các đơn vị đều được tham gia. Lần lượt từng đơn vị phát biểu, báo cáo các hạng mục công việc, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhờ có truyền hình hội nghị, đơn vị không chỉ có được chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo mà còn nhận được đóng góp ý kiến của các đơn vị khác nên trí tuệ tập thể được phát huy và nâng cao. Các đơn vị thành viên khi tham gia những cuộc họp chung cũng có được cái nhìn toàn cảnh về Tập đoàn, từ đó đưa ra những giải pháp tối ưu để toàn bộ máy có thể hoạt động đồng bộ và phối hợp chặt chẽ. Ví dụ 5: Ngấn hàng điện tử - giải pháp cho thanh toán hiện đại 10 Ngân hàng điện tử là mô hình cho phép thực hiện các giao dịch không cần tiếp xúc trực tiếp với nhân viên ngân hàng hoặc bên trung gian nào khác. Tính ưu việt của ngân hàng điện tử thể hiện ở chỗ: - Tiết kiệm chi phí, giảm bớt các thủ tục giấy tờ, tạo thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch.Các giao dịch qua kênh điện tử có chi phí vận hành rất thấp.Chi phí chủ yếu là đầu tư ban đầu, ngân hàng không cần đầu tư nhân sự, địa điểm và các chi phí in ấn, lưu chuyển hồ sơ cho việc giao dịch.Khách hàng có thể giao dịch ở mọi nơi không phải đến phòng các giao dịch. Thời gian giao dịch không bị hạn chế trong 8 giờ làm việc mà có thể bất kỳ lúc nào kể cả ban đêm. - Giao dịch thông qua ngân hàng điện tử nhanh hơn so với giao dịch truyền thống. Thông thường giao dịch tại quầy cho một khách hàng chuyển tiền mất khoảng 15 phút không kể thời gian đi lại và chờ đợi, nhưng giao dịch trên Internet, Mobile hoặc qua hệ thống thẻ chỉ qua một vài thao tác đơn giản trong một vài phút. - Với ngân hàng điện tử, các bên liên quan có thể tiến hành giao dịch khi ở cách xa nhau, không bị giới hạn bởi không gian địa lý.Điều này cho phép các khách hàng tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian gặp mặt trong khi mua bán.Với người tiêu dùng, họ có thể ngồi tại nhà để đặt hàng, mua sắm nhiều loại hàng hóa, dịch vụ thật nhanh chóng. - Không phải mang theo nhiều tiền mặt, giảm thiểu rủi ro mất, tiền giả, nhầm lẫn, thời gian kiểm đếm. Tường minh các giao dịch giảm bớt được việc thiếu minh bạch so với giao dịch bằng tiền mặt. III. Tổng kềất Với vai trò là động lực trong nền kinh tế thị trường, công nghệ thông tin đã và đang thể hiện và phát huy hơn nữa sức mạnh của mình. Nhận định đúng đắn về vai trò của công nghệ thông tin đã giúp ích rất nhiều cho nước ta trong quá trình xây dựng nền kinh tế tri thức. Là một nước còn nghèo, Việt Nam phải thực hiện đi tắt đón đầu nhằm đuổi kịp với kinh tế của các nước trong khu vực và thế giới, tránh nguy cơ tụt hậu về kinh tế.Sau một thời gian dài xuất hiện, nó đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong đời sống con người. Đối với các nhà quản trị học thì nó là cánh tay phải đắc lực đã giải quyết rất nhiều khó khăn trong công tác quản trị. Lợi ích lớn nó mang lại không những nâng cao hiệu năng sản xuất mà còn mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nhu cầu con người càng đa dạng thúc đẩy công nghệ thông tin ngày càng hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ. Chúng ta có thể hy vọng trong tương lai con người sẽ làm nên những sản phẩm công nghệ cao để ứng dụng vào đời sống con người làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng và nhẹ nhàng hơn. Và nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản trị trút bỏ một số gánh nặng trong công tác quản lý đòi hỏi sự tập trung, thời gian và nhiều công sức. 11 Nguôền tham khảo: Giáo trình Quản trị học – Giảng viền Đôỗ Văn Khiềm http://vanban.moet.gov.vn/ Khái niệm http://www.hca.org.vn: Công nghệ thông tn và thay đổi tư duy quản lý. http://www.mic.gov.vn: Những kiềấn thức cơ bản vềề công nghệ thông tn – truyềền thông dành cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước. http://ebank.vnexpress.net: Ngấn hàng điện tử. http://biz.cafef.vn: Những doanh nhấn trẻ càn quét thị trường thời trang trực tuyềấn. http://www.misa.com.vn/ : E-business – một phương thức kinh doanh mới. http://www.doanhnhan360.com/:Trang mua săấm xã hộiBoutne 12