Tài liệu Nâng cao quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm bg net office vào quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân xã phong minh, huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè. Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Tiến Sĩ- Nguyễn Lệ Nhung, Cô đã định hướng cho tác giả chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này. Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của UBND xã Phong Minh cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn./. Sinh viên Nguyễn Thị Oanh 1 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao Quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm BG net office vào quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây. Thái nguyên, ngày 2 tháng năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................1 LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2 MỤC LỤC ..........................................................................................................3 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ ...............................................................5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .....................................................................................6 LỜI MỞ ĐẦU .....................................................................................................7 ĐẶT VẤN ĐỀ.....................................................................................................9 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN,TỈNH BẮC GIANG ........ Error! Bookmark not defined. 1.1 Địa giới hành chính .................................. Error! Bookmark not defined. 1.2. Chức năng ............................................... Error! Bookmark not defined. 1.3. Nhiệm vụ quyền hạn................................ Error! Bookmark not defined. 1.4. Cơ cấu tổ chức......................................... Error! Bookmark not defined. 1.5. Chức năng của văn phòng HĐND&UBND trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Phong MinhError! Bookmark not defined. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG .............................................................................32 2.1. Tổ chức công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã ..............39 2.2 Tổ chức quản lý văn bản đi................... Error! Bookmark not defined. 2.2.1. Quản lý văn bản đi............................ Error! Bookmark not defined. 2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đến ...........................................................48 2.2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến được thể hiện qua Lưu đồ: Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến .......................................................49 2.3. Mô tả quy trình phân phối, chuyển giao văn bản:....................................55 2.3.1. Phân phối văn bản ...........................................................................55 2.3.2. Chuyển giao văn bản .......................................................................56 3 2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến...................57 2.4.1. Giải quyết văn bản đến ....................................................................57 2.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ................................57 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG..............................................................................................................62 3.1. Quy trình quản lý văn bản đến bằng phần mềm ......................................62 KẾT LUẬN.......................................................................................................79 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................81 4 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ UBND xã Phong MinhError! Bookmark not defined. Hình 1.2: Bảng tổng hợp chất lượng cán bộ công chức xãError! Bookmark not defined. Hình 2.1: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ................................................................46 Hình 2.2: Hình ảnh bên trong sổ đăng kí văn bản ..............................................47 Hình 2.3: Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ......................................49 Hình 2.4: Hình ảnh mẫu dấu đến .......................................................................52 Hình 2.5: Hình ảnh sổ công văn đến ..................................................................53 Hình 2.6: Bên trong số đăng ký văn bản đến......................................................54 Hình 2.7: Bảng tổng hợp văn bản đi đến............................................................60 Hình 3.1 : Giao diện đăng nhập .........................................................................63 Hình 3.2: Hình ảnh giao diện bên trong của phần mềm......................................64 Hình 3.3 Giao diện phần văn bản đến để xem....................................................65 Hình 3.4: Hình ảnh giao diện văn bản đến của xã .............................................66 Hình 3.5: Hình ảnh văn bản scan do UBND huyện gửi đến ...............................67 5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ATK An toàn khu Chủ tịch Ủy ban nhân dân CT UBND PCT UBND Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân CNTT & TT Công nghệ thông tin & truyền thông HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân 6 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thời đại của khoa học và công nghệ, thời đại của nền kinh tế tri thức, thông tin giữ vai trò quan trọng trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội. Cùng với đó, việc tin học hóa trong việc quản lý văn bản thời kỳ hiện đại đã, đang và sẽ có những tác động và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin đã khẳng định là ngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý văn bản… Các phương pháp pháp quản lý thủ công đã không còn phù hợp và theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, không thường xuyên cập nhật; việc lưu trữ bảo quản khó khăn, không nhất quán, dễ trùng lặp dẫn đến sai sót; mất nhiều thời gian và công sức trong việc thống kê, tổng hợp… Do đó việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian, không gian, đem lại lợi ích về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và mang tính chính xác cao… Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn là một yêu cầu cấp thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức cũng như một quốc gia nào. Trong những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để tiến kịp xu thế đổi mới, phát triển trong khu vực và trên thế giới. Một trong các bước đi đúng đắn của nước ta là việc ưu tiên phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng tin học trong công tác quản lý nói chung và trong từng lĩnh vực cụ thể nói riêng. Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã phần nào hiểu được yêu cầu của công tác quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những ứng dụng cụ thể trong từng công việc. Trên cơ sở bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi thực hiện đề tài: “Nâng cao quy trình quản lý 7 văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tyinhr Bắc Giiang”. Bên cạnh những nội dung đã có, tôi sẽ đi sâu hơn vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh. Với kinh nghiệm thực tế trong công việc và được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp theo đúng thời gian quy định. Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, mặc dù đã rất nỗ lực và cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được sâu nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để đề tài của tôi có thể hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Nguyễn Thị Oanh 8 ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người, nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai. Hiện nay công tác sọan thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước đã được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành đã đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người dân và những người làm công tác văn thư cũng như công việc của cơ quan được thuận tiện. Mặt khác công tác soạn thảo và quản lý văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan hành chính mang tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực cho nên để cho công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy tránh sự phiền hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách nền hành chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010-2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan. Đề tài khóa luận này tôi xin đi sâu vào việc xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang. 9 2. Phạm vi đề tài Đề tài được thực hiện trong phạm vi kiến thức đã học và nghiên cứu thêm các tài liệu tham khảo về công tác quản lý văn bản đi, đến và lĩnh vực công nghệ thông tin. - Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại UBND xã Phong Minh - Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice một cách hiệu quả vào công tác quản lý văn bản tại cơ quan. 3. Mục tiêu đề tài Xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm Bgnet ofice nhằm: - Nâng cao quy trình quản lý văn bản. - Dễ dàng tìm hiểu và theo dõi công tác quản lý văn bản đi, đến - Việc ứng dụng và truy cập vào phần mềm được dễ dàng. 4. Nhiệm vụ của đề tài Nâng cao quy trình quản lý văn bản đi, đến tại UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang. Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại cơ quan. Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp giúp bộ phận văn thư, văn phòng hoạt động có hiệu quả, công tác quản lý văn bản ngày càng khoa học hơn. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần Đặt vấn đề và phần Kết luận, nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Tổng quan về về công tác quản ý văn bản. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang. Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang. Trong quá trình thực hiện khóa luận này, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp vụ mà bản thân có được, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ 10 văn phòng thống kê UBND xã. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình làm báo cáo chắc chắn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường. Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ. Xin chân thành cảm ơn! Phong Minh, ngày ...... tháng ...... năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Oanh 11 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CỒNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Các khái niệm cơ bản. 1.1.1. Khái niệm văn bản. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay. Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã hội. 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, 12 trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ. 1.2. Công tác quản lý văn bản. 1.2.1. Khái niệm a. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ, nhằm tiếp nhận và chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức. b. Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc quản lý văn bản đến: Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua thủ trưởng cơ quan và chánh văn phòng xem xét. Được tổ chức giải quyết kịp thời. c. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi. Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy văn bản đi do các cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc chúng đều được quy định về một đầu mối đó là bộ phận văn thư thuộc văn phòng hoặc phòng hành 13 chính cơ quan. Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. 1.2.2. Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến. Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ… Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan. 1.2.3. Yêu cầu Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng không để chậm việc, sót việc. Quản lý văn bản chặt chẽ, đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ sổ, sách văn thư vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn. 1.2.4. Vai trò. Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau: - Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường. - Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận. 14 - Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa. - Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. 1.2.5. Chức năng của văn bản. Chức năng thông tin. Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau: - Ghi lại các thông tin quản lý. - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài. - Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý. - Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác. Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình. Chức năng quản lý. Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau: 15 - Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý. - Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định. - Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý. Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành. Chức năng pháp lý. Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức. - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức. - Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao. Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành. - Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan. 16 - Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh. Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành. Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức. Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản. 1.2.6. Các giải pháp quản lý văn bản. Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc. Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc bằng Microsoft Excel hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm 17 văn thư. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung. Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới. - Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc, cụ thể: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các đơn vị trực thuộc đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành phải sử dụng để trao đổi: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch; công văn; Sử dụng phối hợp, hệ thống thư điện tử trong quản lý văn bản và điều hành công việc; Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng. - Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác. - Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan; - Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến; 18 - Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin điện tử để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan, phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử. 1.3. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành. Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước: - Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ… - Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư ... - Theo nội dung của văn bản; - Theo mục đích biên soạn và sử dụng; - Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản; - Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y tế; - Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;… - Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử... - Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt... - Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường; ... - Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật; - Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật. 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật a) Khái niệm 19 Văn bản quy phạm pháp luật là sản phẩm của quá trình xây dựng pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. b) Đặc điểm - Đặc điểm về nội dung: Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn điều khoản. Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung không phải là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn nghị luận. - Đặc điểm về hình thức: + Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008. Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch. Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định. + Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND) và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. 20