Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất tại trường đại học công nghiệp việt trì...

Tài liệu Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất tại trường đại học công nghiệp việt trì

.PDF
101
207
63

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ----o0o----- LÊ THỊ DỊU NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP VIỆT TRÌ LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN DANH NGUYÊN HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC MỤC LỤC .................................................................................................................. 1 LỜI CAM ĐOAN .....................................................................................................iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................ v DANH MỤC HÌNH VẼ ...........................................................................................vi DANH MỤC BẢNG BIỂU .....................................................................................vii LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT ........... 4 1.1. Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management) ............... 4 1.2. Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC ............................................. 8 1.3. Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC ....................................... 9 1.3.1. Chức năng của quản lý CSVC.......................................................................... 9 1.3.2. Mục tiêu của QLCSVC .................................................................................. 11 1.4. Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị ................................................. 12 1.4.1. Quản lý hoạt động .......................................................................................... 12 1.4.2. Quản lý không gian (Space management) ..................................................... 14 1.4.3. Quản lý dịch vụ (Management of facilities service) ...................................... 18 1.5. Các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý trang thiết bị ................................ 22 1.5.1. Chi phí ............................................................................................................ 24 1.5.2. Chính sách của chính phủ .............................................................................. 24 1.5.3. Phát triển công nghệ ....................................................................................... 25 1.5.4. Yêu cầu thay đổi và kinh doanh ..................................................................... 25 1.5.5. Yêu cầu linh hoạt hóa cơ sở vật chất.............................................................. 25 1.5.6. Nhu cầu và kỳ vọng của nhân viên ................................................................ 26 1.5.7. Kỳ vọng của khách hàng ................................................................................ 26 1.6. Hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong trường đại học ................................... 26 1.6.1. Khái niệm, phân loại QLCSVC trong trường học ......................................... 26 1.6.2. Vai trò và ý nghĩa của quản lý cơ sở hạ tầng trong trường đại học ............... 29 1.6.3. Yêu cầu đối với quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học .. 32 i 1.6.4. Cơ sở pháp lý của quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học ..................................................................................................................... 32 1.7. Tóm tắt chương I .............................................................................................. 34 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP VIỆT TRÌ .............. 35 2.1. Giới thiệu chung về trường Đại học Công Nghiệp Việt Trì............................. 35 2.1.1. Tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển ........................................................ 35 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ...................................................................... 38 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì ...................................................................................................................... 38 2.2.1. Thực trạng công tác quản lý hoạt động của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì ..................................................................................................................... 38 2.2.2. Thực trạng công tác quản lý không gian của trường Đại học Công Nghiệp Việt trì ..................................................................................................................... 56 2.2.3. Thực trạng quản lý dịch vụ cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp việt trì ..................................................................................................................... 60 2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý trang thiết bị của trường Đại học Công Nghiệp Việt Trì................................................................................................ 63 2.3.1. Yêu cầu phát triển cơ sở hạ tầng .................................................................... 63 2.3.2. Chính sách nhà nước ...................................................................................... 63 2.3.3. Sự thay đổi của môi trường ............................................................................ 64 2.3.4. Yêu cầu nâng cao tính linh hoạt ..................................................................... 64 2.3.5. Người sử dụng dịch vụ ................................................................................... 65 2.3.6. Trình độ chuyên môn và hệ thống quản lý..................................................... 65 2.4. Kết luận chương II............................................................................................ 67 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝCƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP VIỆT TRÌ ................................................................................................................. 69 3.1. Nguyên tắc đề xuất giải pháp ........................................................................... 69 ii 3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa ................................................................... 69 3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo thực tiễn ........................................................................ 70 3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi.................................................................... 70 3.1.4. Nguyên tắc đồng bộ........................................................................................ 70 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý cơ sở vật chất .......................... 71 3.2.1. Giải pháp1: Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì .......................................................................................................... 71 3.2.2. Giải pháp2:Lập kế hoạch quản lý và sử dụng không gian. ............................ 79 3.2.3. Giải pháp 3: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý dịch vụ ............................. 83 3.3. Kết luận chương III .......................................................................................... 85 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 88 PHỤ LỤC .................................................................................................................. 43 PHỤ LỤC 2 ............................................................................................................... 45 iii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1. Những nội dung trong luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn trực tiếp của TS. Nguyễn Danh Nguyên 2. Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố. 3. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. 4. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Tác giả luận văn LÊ THỊ DỊU iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CSVC Cơ sở vật chất ĐH Đại học CNVT Công Nghiệp Việt trì FM Facilities Management TBGD Thiết bị giáo dục OM Operational Management SM Space Management MFS Management of Facilities Service QL Quản lý GV Giáo viên HSSV Học sinh sinh viên GD Giáo dục XDCB Xây dựng cơ bản QLGD Quản lý giáo dục v DANH MỤC HÌNH VẼ   Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất (Nordic 2003) ......................... 6  Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003) .... 8  Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002)............ 11  Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý CSVC (Waardhuizen 1999) .................................................................................................. 14  Hình 1.5: Yêu cầu của quản lý không gian (Ahmadfauzi 2000) .............................. 17  Hình 1.6: Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất (Rakli 2001) ............................................ 20  Hình 1.7: Nội dung cụ thể của quản lý cơ sở vật chất (Nordic FM 2003) ................ 21  Hình 1.8: Áp lực ảnh hưởng đến phát triển FM ........................................................ 23  Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường Đại học Công nghiệp Việt Trì .................... 38 vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Tóm tắt các mục tiêu của quản lý không gian .......................................... 17  Bảng 1.2: Các loại dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau................................................ 20  Bảng 2.1: Số lượng CSVC-TBGD trong nhà trường ................................................ 40  Bảng 2.2 Diện tích làm việc bình quân trên đầu người tại các khoa ........................ 42  Bảng 2.3. Số lượng CSVC-TBGD tại các khoa trong trường................................... 43  Bảng 2.4 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Phân tích .............................................. 44  Bảng 2.5 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Công nghệ môi trường. ........................ 44  Bảng 2.6 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Kinh tế.................................................. 45  Bảng 2.7 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Ngoại ngữ ............................................ 45  Bảng 2.9. Bảng thống kê số lượng và diện tích các phòng học, phòng thực hành .. 48  Bảng 2.10. Bảng thống kê số lượng máy móc, thiết bị phục vụ dạy học ................. 49  Bảng 2.11. Bảng thống kê số lượng máy móc, thiết bị phục vụ cho phòng thí nghiệm ....................................................................................................................... 50  Bảng 2.12: Mức độ sử dụng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường .............. 50  Bảng 2.13: Đánh giá mức độ sử dụng CSVC-TBGD trong nhà trường qua một số học phần .................................................................................................................... 51  Bảng 2.14: Hiệu quả sử dụng CSVC-TBGD theo nhận định của giảng viên ................... 52  Bảng 2.15: Kết quả khảo sát sinh viên ...................................................................... 52  Bảng 2.16: Thống kê SV mong muốn được sử dụng CSVC-TBGD ........................ 53  Bảng 2.17: Thống kê tổng thể diện tích phòng làm việc và lớp học giảng đường .......... 57  Bảng 2.18: Thống kê chi tiết diện tích xây dựng ...................................................... 58  Bảng 2.19 Nguyên giá xây dựng theo sổ sách .......................................................... 59  Bảng 2.20: Thống kê khảo sát công tác phục vụ giảng dạy ...................................... 61  Bảng 2.21: Thống kê thời gian khắc phục sự cố ....................................................... 62  Bảng 3.1: Tổng hợp giải pháp cải tiến hoạt động ..................................................... 71  Bảng 3.2: Tổng hợp giải pháp cải tiến công tác quản lý không gian ........................ 79  Bảng 3.3: Tổng hợp giải pháp quản lý dịch vụ ......................................................... 84 vii LỜI MỞ ĐẦU 1.1 . Tính cấp thiết của đề tài Đất nước ta bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa một cách nhanh chóng và mạnh mẽ với mục tiêu năm 2020 đưa Việt Nam trở thành một quốc gia công nghiệp. Muốn thực hiện được sự nghiệp to lớn đó, chúng ta cần phải thực hiện nhiều công việc quan trọng và đầy khó khăn. Trong đó cơ bản nhất là đào tạo được nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế - xã hội của nền văn minh công nghiệp. Vì vậy Đảng ta đã xác định giáo dục là quốc sách hàng đầu với mục tiêu nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. Để thực hiện mục tiêu đó, giáo dục cần phải có sự đầu tư và đổi mới một cách cơ bản về nhiều mặt. Từ quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ GV, tăng cường CSVC, nội dung, chương trình và phương pháp dạy học và giáo dục……Trong đó việc đầu tư CSVC có vai trò quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng GD&ĐT của nhà trường. Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đào tạo các chuyên ngành về lĩnh vực hóa học, công nghệ hóa học, công nghệ kỹ thuật môi trường, công nghệ kỹ thuật điện, điện tử, cơ khí, ngành công nghệ thông tin, kế toán và quản trị kinh doanh. Quá trình phát triển và trưởng thành, nhà trường có những thuận lợi cơ bản và gặp phải không ít khó khăn. Trong nhưng năm vừa qua được sự quan tâm của bộ giáo dục, các sở ban ngành trong thành phố, đặc biệt với sự cố gắng, quyết tâm của Lãnh đạo cùng tập thể cán bộ giáo viên, nhà trường đã không ngừng cố gắng phấn đấu học hỏi, từng bước đưa nhà trường phát triển đi lên, các ngành nghề mới được mở rộng như ngành Ngôn ngữ Anh, cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ngày dần được cải thiện, số lượng học sinh - sinh viên có nguyện vọng vào học trong nhà trường hàng năm thay đổi liên tục, uy tín của nhà trường được nâng cao. Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đào tạo bậc đại học và cao đẳng song cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu đào tạo của một trung tâm đào tạo về kinh tế, khoa học công nghệ, trong khi đó việc quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục 1 còn nhiều hạn chế. Mặt khác, đội ngũ cán bộ lãnh đạo hiểu biết về khoa học công nghệ còn ít nên rất cần thiết biện pháp quản lí hiệu quả. Qua thực tế công tác tại Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì, tôi lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn nói trên. 1.2 . Mục đích của đề tài Nghiên cứu đề xuất các biện pháp quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục phục vụ tốt cho công tác đào tạo của Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì hiện nay. 1.3 . Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài a. Khách thể nghiên cứu của đề tài Cơ sở vật chất và trang thiết bị giáo dục của Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đang sử dụng trong quá trình đào tạo hiện nay. b. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Công tác quản lý cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục tại Trường Đại học Việt Trì. 1.4 . Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - Tổng quan những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. - Đánh giá thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì. - Đề xuất một số giải pháp tăng cường quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì. 1.5 . Phạm vi nghiên cứu của đề tài Đánh giá thực trạng trong 3 năm từ 2013 đến 2016 và đề xuất một số biện pháp quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì trong khoảng 5 năm tới. 1.6 . Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, so sánh đối chiếu... qua việc hồi cứu tư liệu hiện có. 2 - Phương pháp điều tra khảo sát, tổng kết kinh nghiệm, lấy ý kiến chuyên gia về công tác quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. - Phương pháp xử lý số liệu thống kê. 1.7 . Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương: - Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý cơ sở vật chất. - Chương II: Thực trạng hoạt động quản lý, sử dụng cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì. - Chương III: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT 1.1. Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management) Có nhiều định nghĩa về quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) được các tác giả đưa ra và phát triển qua thời gian. Becker(1999) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như là “các trách nhiệm điều phối tất cả những nỗ lực có liên quan đến công tác lập kế hoạch, thiết kế và quản lý các tòa nhà và hệ thống thiết bị, đồ đạc để tăng cường khả năng của tổ chức giúp cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng”. Định nghĩa về QLCSVC được Hamer (1988) đưa ra cho rằng “QLCSVC là các quy định về kế hoạch, thiết kế, xây dựng và quản lý không gian trong tất cả các loại cấu trúc từ các tòa nhà văn phòng đến các nhà máy, khu vực hoạt động công cộng”. QLCSVC có liên quan đến các kế hoạch phát triển tổ chức thông qua các chính sách về cơ sở vật chất, dự báo, đất đai, không gian, các dự án thiết kế, xây dựng và đổi mới, hoạt động xây dựng và kế hoạch bảo trì đồ đạc thiết bị. Định nghĩa này nhấn mạnh đến việc quản lý không gian trong tổ chức. Tương tự Jim Steinmann (1988) cũng xác định hoạt động quản lý cơ sở vật chất "là phương pháp có hệ thống kiểm kê, lập kế hoạch, thiết kế và duy trì không gian, thiết bị và đồ nội thất cho các cơ sở trong mục đích chung hoặc mục đích đặc biệt có thể cần phải được linh hoạt để thích nghi với sự thay đổi. Định nghĩa này bổ sung thêm vấn đề không gian dự trữ và công nhận QLCSVC như một công cụ để duy trì "sự thay đổi" các chương trình kế hoạch của một tổ chức. Alexander (1996) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như “quá trình mà một tổ chức đảm bảo rằng tòa nhà của mình, hệ thống và dịch vụ hỗ trợ các hoạt động cốt lõi và quy trình cũng như góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức trong điều kiện thay đổi”.Nó tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng để hỗ trợ các vai trò quan trọng của các thành viên trong tổ chức và phấn đấu để không ngừng nâng cao chất lượng, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giá trị.Đây rõ ràng là một chức năng quản lý quan trọng trong mọi tổ chức. 4 Các tổ chức lớn trên toàn thế giới sử dụng QLCSVC như một phần của chiến lược để tái cơ cấu và tạo dựng lợi thế cạnh tranh.Nó cũng có thể đảm bảo rằng các tòa nhà và các dịch vụ hỗ trợ được cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.Alexander cũng nhấn mạnh thực tế là quản lý cơ sở vật chất hoàn toàn là một công cụ cốt lõi giúp hỗ trợ việc kinh doanh của một tổ chức với mục đích làm cho nó hiệu quả hơn. Regterschot (1988) mô tả thiết bị cơ sở vật chất như là “một hoạt động quản lý tích hợp (lập kế hoạch và giám sát), thực hiện linh hoạt và sáng tạo có hiệu quả các mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”. Regterschot cũng cho thấy QLCSVC như là một công cụ để sử dụng không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho tổ chức. Hamer (1988) mô tả QLCSVC như quá trình lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và sử dụng không gian vật lý thích hợp và các dịch vụ cho một tổ chức, đồng thời tìm cách giảm tổng chi phí liên quan. Định nghĩa này giới thiệu nơi làm việc như một công cụ quản lý chiến lược.Ông cho thấy QLCSVC như một công cụ để chiếm không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận có sẵn.Trung tâm quản lý thết bị của Đại học Strathclyde định nghĩa QLCSVC là “quá trình mà tổ chức phân phối và duy trì các dịch vụ hỗ trợ trong một môi trường có chất lượng để đáp ứng nhu cầu chiến lược”. Định nghĩa này là song song với định nghĩa quản lý chất lượng của dịch vụ cho khách hàng vì nhu cầu chiến lược có thể là nhu cầu của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, các nhà đầu tư hoặc thậm chí là nhu cầu của cộng đồng. Một nghiên cứu gần đây của West và Ooi (2001), chỉ ra tám định nghĩa hiện tại và ảnh hưởng của QLCSVC dẫn đến việc xác định các thiết bị quản lý như quản lý tổng hợp của nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Theo Brochner (2003) thìhoạt động quản lý cơ sở vật chất là việc chịu trách nhiệm đảm bảo các chi phí quản lý hiệu quả của việc xây dựng và quản lý các thiết bị liên quan, tạo ra một môi trường hỗ trợ các hoạt động của người sử dụng và kinh nghiệm và kiến thức của họ sẽ cung cấp nền tảng quan trọng để xây dựng các quyết định liên quan. Maas và Pleunis (2001) cũng cho thấy FM như “trách nhiệm điều phối các nỗ lực để đảm bảo rằng các xu hướng công trình, công nghệ, đồ nội thất và tổ chức 5 được đáp ứng phù hợptheo thời gian”. Tuy nhiên, những định nghĩa này không nhấn mạnh đến sự đóng góp, trong đó các cơ sở vật chất được quản lý tốt có thể làm cho một tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Viện quản lý cơ sở vật chất Anh (2000) định nghĩa QLCSVC là tích hợp các hoạt động đa ngành trong môi trường xây dựng và quản lý các tác động của chúng đối với con người và nơi làm việc. Định nghĩa này thừa nhận sự đóng góp của các quy trình, nguyên tắc, pháp luật, lý thuyết và thực tiễn từ các ngành nghề khác nhau và lại lặp đi lặp lại sự cần thiết phải quản lý những tác động to lớn mà cơ sở vật chất thiết bị có thể tác động lên con người và nơi làm việc của các tổ chức. Then (2000)nhận định có sáu lĩnh vực quản lý mà QLCSVC cần phải bao gồm là quản trị chiến lược, quản lý tài sản, quản lý dịch vụ, quản lý sự thay đổi, quản lý con người và quản lý thông tin. FEFC và NAO (1997)cũng đưa ra danh sách những gì được cho là năng lực cốt lõi của quản lý cơ sở vật chất bao gồm quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý tổ chức, đổi mới và quản lý thay đổi và quản lý nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, Nordic (2003) định nghĩa QLCSVC bao gồm các hoạt động chính như hoạt động quản lý tài sản, quản lý hoạt động, quản lý không gian và quản lý dịch vụ. Hình 1.1 thể hiện các hoạt động chính của quản lý cơ sở vật chất. Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất (Nordic 2003) Trong khi các định nghĩa còn xuất hiện đa dạng và khác nhau xoay quanh trọng tâm của mình, thì một kiểm nghiệm gần đây cho thấy rằng có một số chủ đề phổ biến của QLCSVC được thể hiện gồm 4 vấn đề.Đầu tiên, trọng tâm của QLCSVC là nơi làm việc hay không gian làm việc, nơi làm việc trong trường hợp này đề cập đến một nơi mà công việc được thực hiện. Do đó, nó không chỉ hạn chế 6 là các tòa nhà văn phòng thương mại mà nó cũng bao gồm các loại nơi làm việc khác nữa. Thứ hai, QLCSVC áp dụng đối với mọi tổ chức, bởi vì tất cả đều chiếm không gian cho công việc của họ.Thứ ba, QLCSVC đóng vai trò hỗ trợ trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.Cuối cùng, một cách tiếp cận tích hợp là cần thiết trong thực hành QLCSVC. Nói cách khác, quản lý cơ sở vật chất có thể được định nghĩa một cách ngắn gọn là“Các hoạt động quản lý tổng hợp nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức”(Tai & Ooi, 2001). IFMA (2003) cũng mô tả công việc của một người quản lý cơ sở vật chất bao gồm các nhiệm vụ và chức năng sau: - Hoạch định chiến lược và chiến thuật cơ sở vật chất. - Dự báo tài chính và ngân sách. - Mua sắm bất động sản, cho thuê. - Mua sắm đồ nội thất, trang thiết bị và các dịch vụ cơ sở bên ngoài. - Xây dựng công trình, cải tạo và tái sử dụng. - Vấn đề môi trường. - Phát triển các chính sách và thủ tục cơ sở công ty. - Quản lý chất lượng cơ sở vật chất. - Kiến trúc, kỹ thuật lập kế hoạch và thiết kế. - Quy hoạch và quản lý không gian. - Hoạt động xây dựng, bảo trì và kỹ thuật. - Giám sát các dịch vụ kinh doanh, vận chuyển, phục vụ. - Viễn thông. Trong luận án này định nghĩa của QLCSVC (Hình 1.2) sẽ được sử dụng trong đó bao hàm một số phần của tất cả định nghĩa giới thiệu phía trên và tổng quát nhất. TheoLevainen (2001) và Nordic (2003) thì QLCSVC bao gồm quản lý hoạt động, quản lý không gian và quản lý dịch vụ.Quản lý tài sản không được xem xét trong khuôn khổ này vì đây được coi là hoạt động rộng và bậc cao hơn trong phạm vi nghiên cứu này 7 Quản lý công ty bất động sản Quản lý bất động sản Quản lý danh mục đầu tư Quản lý hoạt động Quản lý nhà đất Quản lý tài sản Quản lý không gian Quản lý xây dựng Quản lý dịch vụ Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003) Các định nghĩa khác nhau của QLCSVC vẫn còn tiếp tục phát triển và đổi mới, tuy nhiên nhìn chung QLCSVC mô tả công tác quản lý của tất cả các hoạt động có liên quan đến cơ sở hạ tầng của một tổ chức bao gồm từ quản lý không gian các tòa nhà, quản lý các hoạt động tác nghiệp, và quản lý dịch vụ phục vụ cho người sử dụng. QLCSVC là một công cụ quản lý chiến lược nhằm khai thác tối đa khả năng đáp ứng giữa khu vực làm việc với con người trong tổ chức và các công việc. 1.2. Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC Owen (1995) đã chỉ ra thuật ngữ “quản lý cơ sở vật chất”đầu tiên và bản thân có nguồn gốc trong thế giới máy tính công nghệ cao và đẫ được dần dần đưa vào khu vực môi trường xây dựng thông qua quy hoạch không gian và các nhà sản xuất nội thất văn phòng. Ở đó, nó đã được sử dụng như một phương tiện giao tiếp giữa các chuyên gia không gian nội thất và một loạt các khách hàng hoặc “người sử dụng”. Quản lý cơ sở vật chất đã được công nhận là khái niệm mang tính chất quản lý tại Hoa Kỳ vào đầu những năm 1980 và đã được thực hành ở Anh kể từ khoảng năm 1983. Tất cả các chức năng, mà hiện nay được thành lập theo sự quản lý cơ sở, tồn tại trước khi có sự công nhận của QLCSVC. Những gì QLCSVC đã đạt được đó là đổi mới, là sự hiểu biết về một cách tiếp cận phối hợp và tích hợp một loạt các hoạt động kinh doanh có thể gia tăng thêm giá trị cho quá trình của một tổ chức. Điều này đã được chứng thực bởi Spedding (1999) khi ông nói rằng cái mới trong 8 QLCSVC chính là quan điểm về sự hỗ trợ cho các hoạt động bất động sản có thể thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của một doanh nghiệp cụ thể. Đặc biệt, xu hướng cho các công ty đa quốc gia, với các tòa nhà dịch vụ cao tại các địa điểm thành phố đắt đỏ, để nhấn mạnh vào làm sao tài sản làm việc một cách hiệu quả nhất làm tăng giá trị cho hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Việc thực hành quản lý cơ sở vật chất như một nghề chuyên nghiệp bắt đầu từ thời điểm này. Sự phát triển của các tổ chức thương mại nổi bật nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội Quản lý thiết bị quốc tế (IFMA) - từ khi thành lập vào năm 1980 cho đến năm 1985 đã có đến 1500 và hơn 4.000 thành viên vào năm 1987 là một ví dụ ấn tượng về điều này (Hamer 1988). Spedding (1999) tiết lộ rằng ông đã từng tiếp xúc với các khái niệm về QLCSVC trong cuối những năm 1980. Thời điểm này hoạt động quản lý cơ sở vật chất dần phát triển và được coi như là một trong những khái niệm chiến lược mà các tổ chức sử dụng để duy trì hoạt động và đáp ứng chiến lược đổi mới của họ (Torkildsen 1992).Green và Price (2000), Nutt (1999), Grimshaw (2003),Price và Aklaghi (1999)chỉ ra rằng các doanh nghiệp gần đây và các văn bản học thuật đã nhấn mạnh rằng QLCSVC như là một hình thức quản lý của một tổ chức, phát triển đến một mức độ chiến lược cao hơn hướng đến các tiện tích khách hàng/doanh nghiệp để thu được giá trị tốt nhất từ nó. 1.3. Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC 1.3.1. Chức năng của quản lý CSVC Hamer (1988) phát biểu rằng các chức năng sau đây là những hoạt động thường được thực hiện bởi các nhà quản lý cơ sở vật chất trong quá trình thực hiệnnhiệm vụ bao gồm Quản lý hàng tồn kho, quy hoạch tổng thể, bố trí vị trí và lập kế hoạch, xây dựng, chiến lược bất động sản, phối hợp di chuyển, quản lý và thực hiện dự án, phối hợp mua sắm, lập kế hoạch bảo trì, quản lý trang web và phối hợp hệ thống tổng thể. Sekula (2003) nhấn mạnh rằng sự thành công của quản lý cơ sở vật chất không chỉ được giới hạn vào việc làm cách nào để thực hiện công việc của mình mà còn làm như thế nào đểđánh giá được sự phù hợp và tính linh hoạt của hệ thống cơ sở vật chất đó.Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu được sự tổng thể của tổ chức và 9 văn hóa của nó. Các vấn đề tối quan trọng là những vấn đề ảnh hưởng đến sự an toàn và an ninh của công ty và nhân viên của mình. Vấn đề hoạt động phải được xử lý bao gồm lập kế hoạch tài chính và ngân sách, hoạt động bảo trì, hợp đồng dịch vụ và các nhà cung cấp, không gian làm việc, cơ sở hạ tầng công nghệ, hệ thống quản lý, tổ chức các phòng ban và nhân sự và các phòng họp. Hamer (1988) cũng xác định chính xác các đặc điểm cá nhân được sở hữu bởi hiệu quả quản lý cơ sở vật chất. Sự liên quan của công việc nghiên cứu này là xác định các đặc điểm của con người cho sự thành công của hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Ngoài ra, sự hiện diện của quản lý không gian làm việc trong một tổ chức cho thấy cam kết để quản lý cơ sở vật chất. Thompson (1991) đã cho rằng QLCSVC chủ yếu bao gồm quản lý các dịch vụ hỗ trợ, công nghệ thông tin và quản lý danh mục đầu tư. Điều thú vị là, quản lý danh mục đầu tư là một yếu tố của quản lý tài sản có thể có nghĩa là thay thế quản lý danh mục đầu tư cho quản lý tài sản. Quản lý cơ sở vật chất có thể được tóm tắt gồm các chức năng như tối ưu môi trường cho các chức năng chính của tổ chức, đưa ra một cái nhìn tích hợp của cơ sở hạ tầng kinh doanh và sử dụng nó để cung cấp sự hài lòng cho khách hàng và tối đa hóa giá trị thông qua sự hỗ trợ và tăng cường cốt lõi kinh doanh. Chúng ta có thể phát triển định nghĩa để mô tả quản lý cơ sở vật chất như một cái gì đó mà: (Atkin 2003) - Cung cấp dịch vụ hiệu quả và khả năng đáp ứng. - Cho phép thay đổi, đổi mới trong việc sử dụng không gian trong tương lai. - Tối đa khả năng sử dụng tài sản. - Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. - Nâng cao văn hóa và hình ảnh của tổ chức. Trong nhiều tổ chức thì chức năng của quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management functions) là một chức năng mới cung cấp một sự kết nối giữa các hoạt động cốt lõi và các hoạt động cơ sở vật chất.Các hoạt động cơ sở vật chất cũng có thể được đặt tên cơ sở sản xuất.Vị trí của chức năng của QLCSVC trong việc tổ chức được thể hiện trong hình 1.3 phía dưới.Chức năng của FM có thể được hiểu là 10 bộ phận quản lý cơ sở nội bộ hoặc quản lý cơ sở của một tổ chức thương mại bên ngoài(Wagenberg & Jongenelen năm 2002). Quản lý các cơ sở vật chất có trách nhiệm tạo điều kiện thực hiện giá trị cốt lõi trong kinh doanh.Điều này được thể hiện trong hình 1.3 (Wagenberg & Jongenelen năm 2002). HOẠT ĐỘNG CỐT LÕI PHƯƠNG TIỆN SẢN XUẤT QLC SVC - DỊCH VỤ NỘI BỘ - DỊCH VỤ BÊN NGOÀI HOẠT ĐỘNG Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002). 1.3.2. Mục tiêu của QLCSVC Từ các phân tích bối cảnh trên, các mục tiêu của quản lý cơ sở vật chất là không xa vời.Nó là nhằm mục đích khai tháctiềm năng của các tài sản đến mức tối đa.Hamer (1988) phát biểu rằng nhu cầu chính cho quản lý cơ sở vật chất là để giành quyền kiểm soát và cải thiện tình hình hiện tại.Điều này liên quan đến việc hiểu biết về những người sử dụng, nó phục vụ mục đích gì và bao nhiêu chi phí. Hamer (1988) nhấn mạnh rằng bằng cách thực hiện một chương trình quản lý cơ sở vật chất, người quản lý có thể thực hiện được các mục tiêu sau đây: - Phát triển dự báo có ý nghĩa hơn và chính xác các yêu cầu về không gian trong tương lai, giảm chi phí các nguồn lực. - Chuẩn bị ngân sách vốn tương lai chính xác hơn. - Cung cấp một khuôn khổ để đáp ứng ngân sách thành lập một cách hiệu quả hơn. - Nâng cao tinh thần nhân viên và hiệu quả và cải thiện môi trường tốt hơn đáp ứng với nhu cầu của người lao động. - Khuyến khích nhân viên trong các quyết định quản lý cơ sở vật chất. 11 - Việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề cụ thể được phát triển trong bối cảnh của một kế hoạch tổng thể sử dụng không gian tổng thể. - Cải thiện không gian sử dụng. - Hoãn hoặc tránh công trình xây dựng mới không cần thiết. - Sắp xếp và tái sử dụng một số dự án có thể được giảm. - Quản lý các thông tin và hàng tồn kho của không gian, thiết bị và đồ đạc có thể được kiểm soát. - Kiểm soát các nguồn vốn để hỗ trợ các hoạt động có thể đạt được và phân bổ hiệu quả hơn. - Cải thiện môi trường làm việc tổng thể được thực hiện và phòng chức năng linh hoạt và hiệu quả chi phí được thực hiện tốt hơn. - Xây dựng tiêu chuẩn chức năng cho văn phòng, trạm làm việc, trang thiết bị đặc biệt. - Giảm chi phí mua sắm trung bình. - Tiêu chuẩn hóa quy hoạch nội thất, thiết kế dự án và các thành phần thiết kế. - Giảm tiêu thụ năng lượng. - Phân phối điện, thông tin liên lạc và dịch vụ tương tự đạt được hiệu quả hơn. Do đó một trong những mục tiêu của QLCSVClà để đảm bảo rằng mỗi khoảng trống của không gian trong bất kỳ tổ chức được hạch toán nhằm đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng các mục tiêu đầu tư. 1.4. Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị Như đã trình bày trong (Hình 1.2), nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị và cơ sở hạ tầng bao gồm 3 mảng chính là quản lý hoạt động (Operational management), quản lý không gian (Space management) và quản lý dịch vụ (Management of facilities service). Lần lượt 3 nội dung này sẽ được tác giả trình bày chi tiết hơn sau đây: 1.4.1. Quản lý hoạt động Thông thường người quản lý (Facilities manager) có trách nhiệm cung cấp hiệu quả cơ sở vật chất và dịch vụ để hỗ trợ tổ chức của mình trong việc đạt được mục tiêu đề ra.Điều này có nghĩa có các khía cạnh khác nhau với nhiệm vụ quản lý 12
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan