Tài liệu Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm microsoft excel 2007 tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi lục nam

LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, được sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương tôi đã thực hiện đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam”. Để hoàn thành khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình hướng dẫn giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện tại trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô giáo hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương đã tận tình chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo các phòng ban và tập thể cán bộ công nhân viên chức Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian học tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất. Song do kiến thức cũng như kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót .Tôi rất mong nhận được góp ý của quý Thầy, Cô giáo để khóa luận được hoàn chỉnh hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, ngày 14 tháng 6 năm 2016 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Thơm LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan, đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam” chuyên ngành quản trị văn phòng là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các tài liệu trong khóa luận được thực hiện tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Các thông tin tài liệu trong khóa luận được ghi rõ nguồn gốc. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Thái nguyên, ngày 14 tháng 6 năm 2016 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Thơm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN....................................................................................................1 LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................2 MỤC LỤC..........................................................................................................1 DANH MỤC HÌNH ẢNH..................................................................................3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................1 LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................1 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ............1 1.1. Khái quát chung về văn bản ............................................................................... 1 1.1.1. Khái niệm về văn bản ............................................................................1 1.1.2. Phân loại văn bản..................................................................................1 1.1.3. Chức năng của văn bản .........................................................................2 1.2. Tổng quan về quản lý văn bản............................................................................ 3 1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản ....................................................................3 1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản...................................................................4 1.3. Quản lý văn bản đến ............................................................................................ 4 1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................4 1.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến ......................................................5 1.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến. ..................................................5 1.3.4. Đăng ký văn bản đến .............................................................................7 1.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. ......................................................12 1.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ................13 1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi...................................................................... 16 1.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản...................................................................................................16 1.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật .......................................17 1.4.3. Đăng ký văn bản đi..............................................................................17 1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi ......20 1.4.5. Lưu văn bản đi.....................................................................................24 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÍ NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI LỤC NAM – BẮC GIANG …………………………………………………………………………………..26 2.1. Giới thiệu về Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam.................. 26 2.1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................26 2.1.2. Nhiệm vụ .............................................................................................26 2.1.3. Tổ chức bộ máy ...................................................................................27 2.1.4. Cơ chế hoạt động.................................................................................31 2.2. Công tác quản lý văn bản tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam ............................................................................................................................. 31 2.2.1. Quản lý văn bản đến tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam ..31 2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi ...............................................................34 2.2.3. Vấn đề tồn tại ......................................................................................36 2.2.4. Hướng giải quyết .................................................................................36 Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 2007 VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ................................................................38 3.1. Vai trò của CNTT trong công tác quản lý văn bản ....................................... 38 3.2. Khái quát về phần mềm Microsoft Excel........................................................ 40 3.3. Chương trình quản lý văn bản tại đơn vị........................................................ 42 3.3.1. Quy trình thiết kế chương trình quản lý văn bản. .................................42 3.3.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi..........................................44 3.3.3. Một số chức năng chính của chương trình quản lý văn bản. ................49 3.3.4. Kết quả đạt được .................................................................................62 KẾT LUẬN......................................................................................................63 TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................64 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1. Mẫu dấu đến. .......................................................................................6 Hình 1.2. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến .......................................8 Hình 1.3. Phần đăng ký văn bản đến....................................................................9 Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư.........................................................................11 Hình 1.5. Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến...................................15 Hình 1.6. Phần đăng ký văn bản đi. ...................................................................19 Hình 1.7. Bì chuyển giao văn bản đi. .................................................................21 Hình 1.8. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi..........................................................23 Hình 2.1. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Xí nghiệp Khai thác công trình thủy lợi Lục Nam ......................................................................................33 Hình 2.2. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Xí nghiệp Khai thác công trình thủy lợi Lục Nam...............................................................................................35 Hình 3.1. Giao diện chính chương trình quản lý văn bản. ..................................43 Hình 3.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi.........................................44 Hình 3.3. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (đã nhập văn bản) ............48 Hình 3.4. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi. ........................................50 Hình 3.5. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (Từ liên kết hiperlink ở giao diện chính) ........................................................................................................54 Hình 3.6. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (liên kết hyperlink tới bản Word) ................................................................................................................54 Hình 3.7. Giao diện bản Word từ liên kết văn bản đi .........................................55 Hình 3.8. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (sử dụng chức năng lọc văn bản) ...................................................................................................................56 Hình 3.9. Giao diện chính của chương trình quản lý văn bản. ............................59 Hình 3.10. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến ....................................60 Hình 3.11. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến (liên kết tới bản word).61 Hình 3.12. Giao diện Bản scan từ liên kết văn bản đến ......................................62 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. 2. 3. 4. 5. BHYT – BHTN: Bảo hiểm y tế - Bảo hiểm tự nguyện. CNTT & TT: Công nghệ thông tin và truyền thông CNV: Công nhân viên ĐH: Đại học TNHH MTV KTCTTL : Trách nhiệm hữu hạn một thành viên khai thác công tình thủy lợi Cầu Sơn 6. UBND: Ủy ban nhân dân 7. PCLB: Phòng chống lụt bão. LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài: Trong công cuộc xây dựng và đổi mới Đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Vì vậy, thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để xây dựng và phát triển đất nước, sánh vai với các cường quốc trên thế giới. Đặc biệt, trong những năm gần đây đất nước ta đang thực hiện cải cách nền hành chính Quốc gia, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Hành chính Văn phòng đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, phát triển đất nước. Xác định được tầm quan trọng của cán bộ làm công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ trong các giai đoạn hiện nay. Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên đã thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước. Trường đã đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ Hành chính Văn phòng, Văn thư và Lưu trữ. Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo những sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công tác quản lý văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của phần lớn các cơ quan hiện nay. Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, ngày nay xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng và công việc sổ sách giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Công tác văn thư đảm bảo ghi lại đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Do đó, công tác văn thư là vấn đề quan trọng tất yếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Được sự phân công của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường ĐH Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên và được sự đồng ý của lãnh đạo Xí nghiệp KTCTTL Lục Nam, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsof Excel 2007 tại cơ quan trong thời gian từ ngày 10/4/2016 đến ngày 14/6/2016. Tôi nhận thấy Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản mang lại nhiều lợi ích góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công cuộc cải cách hành chính. Đồng thời giúp người làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cho đơn vị tìm kiếm và cập nhật văn bản nhanh và chính xác; đổi mới quy trình cách thức làm việc với phong cách hiện đại; giảm chi phí văn phòng phẩm (giấy, bút...). Mục đích: Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Xí nghiệp KTCTTL Lục Nam với các mục tiêu cụ thể: - Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại tại Xí nghiệp KTCTTL Lục Nam. - Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm Microexcel 2007 để quản lý văn bản. - Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử; Theo tôi “Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam” là một đề tài sát với thực tế và công việc tôi đang làm. Thông qua ứng dụng phần mềm Microsoft Excel nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại cơ quan. Nâng cao tri thức và nhận thức cho xã hội và các cán bộ quản lý về vai trò, vị trí của Công nghệ thông tin đưa công nghệ thông tin phục vụ phát triển kinh tế xã hội. CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái quát chung về văn bản 1.1.1. Khái niệm về văn bản Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau. 1.1.2. Phân loại văn bản - Văn bản quản lý Nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước. -Văn bản quản lý hành chính Nhà nước Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành. -Văn bản quy phạm pháp luật Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Văn bản cá biệt Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. 1 - Văn bản hành chính thông thường Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức 1.1.3. Chức năng của văn bản - Chức năng thông tin - Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện. - Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước đặt ra. - Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo. - Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Chức năng pháp lý - Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. - Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ). - Chức năng quản lý - Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. - Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội 2 hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý. - Chức năng văn hóa – xã hội - Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức năng văn hóa. - Văn bản làm chức năng văn hóa bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. - Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu. - Các chức năng khác - Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại. - Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề… - Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức… 1.2. Tổng quan về quản lý văn bản 1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư. Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó. 3 1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức gọi tắt là văn thư. - Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. - Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 1.3. Quản lý văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. 1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu hiệu niêm phong, đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết 4 1.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiện các độ mật. Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ( A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: - Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời. - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản. - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. 1.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán. 5 Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết. Đối với văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có ghi tên loại, dưới trích yếu nội dung đối với công văn hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu đến được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2015 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ĐẾN ............................ Ngày: ....................... ............................ Chuyển: ............................................. Hình 1.1. Mẫu dấu đến. Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên. * Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” -Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. -Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05. 6 Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). - Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./. 1.3.4. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ. + Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau: - Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật). - Sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: - Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương. - Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác. - Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. 7 * Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây. ……….…... (1) …………… ………...... (2) ………….. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20..(3).. Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…... Từ số ...…...... đến số ..........(5).….... Quyển số: ..(6).. Hình 1.2. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến 8 Ghi chú: (1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến (4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6) Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. - Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Số, Ngày Số Tác Ngày đến đến giả ký hiệu (1) (2) (3) (4) tháng (5) Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc Ký Ghi người nhận nhận chú (7) (8) (9) (6) Hình 1.3. Phần đăng ký văn bản đến - Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. 9 Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...). * Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./. *Sổ đăng ký đơn thư. Mẫu sổ đăng ký đơn thư được thực hiện theo mẫu sau: Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm - Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”. -Phần đăng ký đơn, thư Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: 10 Ngày Số Họ tên, địa Ngày đến chỉ người gửi tháng dung (3) (4) (5) (1) đến (2) Trích yếu nội Đơn vị hoặc Ký Ghi người nhận chú (6) nhận (7) (8) Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư. * Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...). 11 Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản. + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thưlưu trữ. + Việc đăng ký cập nhật văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. - Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng. 1.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. - Trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu đến. Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần đựơc ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. - Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu sau: 12